Lancer la facturation

Akuiteo permet la facturation des contrats de prestation client sous forme de bons de livraison qui pourront être transformés en factures par la suite.

Un contrat client contient tous les éléments de facturation :

  • Condition de facturation et de règlement,
  • Périodicité,
  • Détail des produits à facturer,
  • Dates de validité,
  • Révision des prix par variation d’indice…

La facturation des contrats peut se faire unitairement ou en lots, il en va de même pour la révision des prix par variation d’indice.

Plusieurs étapes sont à prévoir pour mettre à jour correctement les contrats.

Akuiteo permet de gérer plusieurs indices (ex : indice Syntec). L’utilisateur peut paramétrer la valeur de référence de cet indice pour chaque mois de l’année civile.

La révision des prix peut se faire pour un contrat ou pour un ensemble de contrat, à une date de révision des prix définie.

Note

Pensez bien à définir l’utilisation des indices de révision des prix des contrats au préalable.

Exemple :

On a, à une date T, les éléments suivants :

  • Un montant MN connu
  • Un indice IN connu

Lors du calcul du nouveau montant, ces précédents éléments deviennent N-1 et nous avons alors :

  • Un montant MN-1 = au précédent montant MN
  • Un indice IN-1 = au précédent indice IN
  • Un nouvel indice IN, connu
  • Un nouveau montant MN inconnu

Les deux indices étant connus, on peut calculer le rapport R définissant l’évolution : R = IN / IN-1

Sur une prestation, on peut définir un coefficient, compris entre 0 et 1, qu’on nommera C.

Ce coefficient correspond à la part sur laquelle s’applique la révision du prix. Autrement dit, un indice de 1 implique que la révision s’applique sur la totalité du prix. Un indice de 0.8 implique que la révision du prix ne s’applique que sur 80% du prix, les 20% restant ne changeant pas. Ce qui veut aussi dire qu’un indice de 0 signifie que le prix ne variera pas, quelque soit l’évolution de l’indice.

 

La formule pour calculer le nouveau montant est la suivante :

MN = MN-1 x [ C x (R-1) + 1 ]

 

Prenons un exemple :

Montant N-1 = 3840

Indice N-1 = 245.10

Indice N = 272

  • R = 272/245.10 = 1,10975

Coefficient = 0.8

Le nouveau montant = 3840 x ( 0.8 x ( 1,10975 – 1) + 1 ) = 4177.15

Si on raisonne différemment :

L’indice ne s’applique que sur 80% du montant, donc M = 3840 * 80% * 1.10975 + 3840 * 20% = 4177.15

Akuiteo calcule automatiquement les périodes correspondant au montant de la facture émise, avec un prorata si besoin.

La période est calculée en fonction de :

  • La date de prochaine échéance,
  • La périodicité de facturation

La date de début de période peut être ajustée en fonction de :

  • La date d’effet (en terme échu),
  • La date de début de validité d’une ligne de contrat.

La date de fin de période peut être ajustée en fonction de :

  • La date de fin de validité du contrat,
  • La date de résiliation effective du contrat,
  • Le code "Anniversaire", saisit au format "MMJJ" (Mois en 2 chiffres + Jour en 2 chiffres) qui va déterminer la prochaine échéance (correspondant à la date de fin de la facture plus 1 jour),
  • La date de fin de validité d’une ligne de contrat.

En fonction de la période calculée sur chaque ligne de contrat, Akuiteo calcule le prix au prorata choisit sur l’onglet prestation du contrat :

  • Mois entamé = dû
  • Nombre de jours exacts
  • Base 360 : considère tous les mois comme des mois de 30 jours
  • Mois complet si fin après le 15

Pour générer des livraisons en lot :

1 Lancez une recherche des contrats facturables pour une échéance donnée.
2 Dans le résultat de recherche, sélectionnez les contrats à livrer.
3 Cliquez sur .

Les livraisons sont générées. Vous pouvez les retrouver depuis Gestion > Ventes > Livraisons.

Prérequis : vérifier bien les montants indiqués dans les livraisons.

Pour facturer en lot les livraisons :

1 Lancez une recherche de livraisons non facturées depuis Gestion > Ventes > Livraisons.
2 Sélectionnez les livraisons à facturer et cliquez sur le bouton .
3 Confirmez la génération et indiquez la date de facturation dans la fenêtre qui s'ouvre.
1 Depuis la fenêtre de résultats de recherche de factures client (Gestion > Ventes > Factures), sélectionnez les factures et avoirs souhaités puis faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Comptabiliser les factures / avoirs sélectionnés.

L'écran de comptabilisation en lot s'ouvre et comprend les factures et avoirs sélectionnés.

2 Dans la section Paramètres, renseignez les informations suivantes :
Champ Description
Choix du modèle Factures

Sélectionnez le modèle d'édition à utiliser pour les factures depuis la liste déroulante. La liste affiche tous les modèles d'édition paramétrés pour le type Liste de factures de vente dans les éditions communes.

Ce champ est affiché uniquement si la sélection contient des factures.
Choix du modèle Avoirs

Sélectionnez le modèle d'édition à utiliser pour les avoirs depuis la liste déroulante. La liste affiche tous les modèles d'édition paramétrés pour le type Liste d'avoirs client dans les éditions communes.

Ce champ est affiché uniquement si la sélection contient des avoirs.
Fusionner dans un seul document (uniquement si PDF) Lorsque cette case est cochée, les factures éditées dans un modèle d'édition au format PDF sont fusionnées dans un seul document, à la suite les unes des autres.
Ajoute une page vierge après les éditions impaires recto verso

Cette case est seulement disponible si l'option Fusionner dans un seul document (uniquement si PDF) est cochée.

Lorsque cette case est cochée, des pages blanches sont ajoutées dans le document fusionné afin que chaque facture commence sur une page impaire.
Imprimer

Cette option est seulement disponible si l'option Fusionner dans un seul document (uniquement si PDF) est cochée.

Sélectionnez cette option pour imprimer le document fusionné après la comptabilisation.
Aperçu

Cette option est seulement disponible si l'option Fusionner dans un seul document (uniquement si PDF) est cochée.

Sélectionnez cette option pour ouvrir le document fusionné après la comptabilisation.
3 Cliquez sur Lancer la comptabilisation et confirmez le lancement.

Les factures et avoirs sélectionnés sont comptabilisés. Les écritures comptables correspondantes sont créées et les factures et avoirs ne sont plus modifiables.

Important

Pensez bien à comptabiliser les factures sinon elles ne seront pas prises en compte.