Gérer les clients douteux

Lorsqu’une entreprise approche de sa date de clôture, il convient d’organiser des travaux d’inventaires comptables. Une des tâches de ces travaux de clôture d’exercice consiste à l’évaluation de la valeur d’inventaire de certains éléments, notamment celles des créances clients qui seraient liées à des difficultés de recouvrement.

Le cas échéant, l’entreprise peut décider de passer en douteux la créance concernée puis de constituer une provision.

Pour rappel, les créances douteuses sont des créances certaines dans leur principe (non contestées par le débiteur) possédées par une entreprise à l’encontre de clients qui présentent une solvabilité douteuse ou envers des clients avec lesquels elle est en litige.

Les créances douteuses correspondent au montant des créances que l’entreprise risque de ne pas recouvrer lorsque les clients ne sont pas solvables ou lorsque les factures sont en litige en fin d’exercice comptable.

Par contre, certains clients n’étant plus solvables, la ou les factures contestées par le client ne seront plus payées de manière certaine, la créance devient alors irrécouvrable.

Note

Le statut irrécouvrable passera forcément par l’étape douteux. Il ne sera pas possible à un client de passer directement en irrécouvrable.

Les DMFs suivants doivent être mise en place.

0816** TRESORERIE CLIENTS DOUTEUX *

081601 TRESORERIE CLIENTS DOUTEUX PASSER UN CLIENT EN DOUTEUX

081602 TRESORERIE CLIENTS DOUTEUX SORTIR UN CLIENT DES DOUTEUX

081603 TRESORERIE CLIENTS DOUTEUX CHANGER LE STATUT DU CLIENT

081604 TRESORERIE CLIENTS DOUTEUX PASSER LA FACTURE EN DOUTEUSE

081605 TRESORERIE CLIENTS DOUTEUX SORTIR UNE FACTURE DES DOUTEUSES

081606 TRESORERIE CLIENTS DOUTEUX CHANGER LE STATUT DE LA FACTURE

081607 TRESORERIE CLIENTS DOUTEUX FACTURES DOUTEUSES

081608 TRESORERIE CLIENTS DOUTEUX AVOIRS DOUTEUX

081609 TRESORERIE CLIENTS DOUTEUX ENCAISSEMENT CLIENTS DOUTEUX

081610 TRESORERIE CLIENTS DOUTEUX PASSER UNE FACTURE EN IRRÉCOUVRABLE

081611 TRESORERIE CLIENTS DOUTEUX GESTION DES PROVISIONS

081612 TRESORERIE CLIENTS DOUTEUX PARAMETRAGES

Cette étape permet de déterminer les statuts possibles et les comptes comptables à utiliser lors de la génération des écritures pour ces différents statuts.

Pour cela, allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Comptabilité générale > Clients douteux - Statuts.

Renseignez les informations suivantes :

  • Code
  • Libellé
  • Date de fin : cette date permettra de rendre un statut inactif
  • Le champ Dotation aux provisions pour dépréciation des actifs circulants : liste d’aide proposant les comptes comptables de classe 6.
  • Le champ Reprise sur provisions pour dépréciation des actifs circulants : liste d’aide proposant les comptes comptables de classe 7.
  • Le champ Provision pour dépréciation des comptes clients : liste d’aide proposant les comptes comptables de classe 4.
  • Le champ Perte sur créances irrécouvrables : liste d’aide proposant les comptes comptables de classe 6.
  • Le champ Collectif douteux : liste aide proposant tous les comptes marqués collectif
  • Le champ Journal (type OD) : liste aide proposant les journaux de type OD
  • Le champ Affaire : liste d’aide proposant toutes les affaires internes

Pour utiliser la fonction, vous devez tout d'abord informer Akuiteo des clients douteux :

1 Ouvrez la fiche Client > onglet Finances.
2 Dans la section Statut douteux, renseignez les informations suivantes :
  • Statut pour indiquer le statut (non modifiable)
  • Date de passage en douteux permet d’indiquer la date de son passage de « Douteux » (non modifiable).
  • Date de passage en irrécouvrable permet d’indiquer la date de son passage de « Irrécouvrable » (non modifiable).

Ces informations pourront être utilisées lors de recherche de clients douteux.

Dans le résultat de recherche des clients, vous pouvez effectuer en lot les actions suivantes :

  • Passer en douteux les clients sélectionnés
  • Changer de statut
  • Sortir des douteux les clients sélectionnés

Depuis la fiche du client souhaité, allez dans le menu Edition > Suivi comptable > Client douteux > Passer le client en douteux.

Une fenêtre s’ouvre vous permettant de renseigner le nouveau statut du client ainsi que la date :

  • Statut : liste des statuts de type Douteux.
  • Date : par défaut date de travail mais modifiable.
  • Journal : par défaut celui défini dans le paramétrage du statut.

Dès lors, toutes les nouvelles factures émises sur ce client douteux pointeront vers le collectif douteux.

Cette fonction aura pour conséquence de :

  • Marquer le client en douteux
  • Marquer toutes les factures non soldées en Douteuses.
  • Générer des écritures comptables pour passer le solde du client en douteux

Depuis la fiche du client souhaité, allez dans le menu Edition > Suivi comptable > Client douteux > Changer le statut du client.

Une fenêtre s’ouvre vous permettant de renseigner le nouveau statut du client ainsi que la date :

  • Statut : liste des statuts de type Douteux.
  • Date : par défaut date de travail mais modifiable.
  • Journal : par défaut celui défini dans le paramétrage de la fiche client sinon celui du paramétrage du statut.

Dès lors, toutes les nouvelles factures émises sur ce client douteux pointeront vers ce nouveau collectif douteux

Depuis la fiche du client souhaité, allez dans le menu Edition > Suivi comptable > Client douteux > Passer le client en non douteux.

Une fenêtre s’ouvre vous permettant de renseigner le nouveau statut du client ainsi que la date :

  • Date : par défaut date de travail mais modifiable
  • Journal : par défaut celui défini dans le paramétrage de la fiche client sinon celui du paramétrage du statut

Cette fonction aura pour conséquence de :

  • Démarquer le client en douteux
  • Démarquer toutes les factures non soldées en Douteuses
  • Extourner les écritures comptables pour passer le solde du client en non douteux

Ouvrez la fiche Facture > onglet Information, renseigner les informations de la section Statut douteux.

  • Un champ Statut
  • Un champ Date de statut
  • Montant provision
  • Date Irrécouvrable

Depuis la fiche de la facture souhaitée, allez dans le menu Edition > Client douteux > Passer la facture en douteuse.

Ceci n'est valable que si la facture n’est pas entièrement soldée.

Cette fonction aura pour conséquence de :

  • Marquer toutes les factures non soldées en « Douteuses »
  • Générer des écritures comptables pour passer le solde du client en douteux

Depuis la fiche de la facture souhaitée, allez dans le menu Edition > Client douteux > Passer la facture en non douteuse

Cette fonction aura pour conséquence d’ouvrir une fenêtre qui permet de renseigner :

  • Date : par défaut date de travail mais modifiable
  • Journal : par défaut celui défini dans le paramétrage de la fiche client sinon celui du paramétrage du statut

Une écriture sera générée par facture non réglée avec un lien hypertexte pour ouvrir l’écriture.

Cette fonction aura pour conséquence de :

  • Démarquer toutes les factures non soldées en Douteuses
  • Démarquer toutes les factures non soldées en Douteuses
  • Extourner les écritures comptables pour passer le solde du client en non douteux

Depuis la fiche de la facture souhaitée, allez dans le menu Edition > Client douteux > Changer le statut de la facture.

Cette fonction aura pour conséquence d’ouvrir une fenêtre qui permet de renseigner le nouveau statut de la facture ainsi que la date :

  • Statut : liste des statuts de type Douteux
  • Date : par défaut date de travail mais modifiable
  • Journal : par défaut celui défini dans le paramétrage de la fiche client sinon celui du paramétrage du statut.

Toutes les nouvelles factures émises sur ce client douteux pointeront vers ce nouveau collectif douteux.

Lors de la création de factures sur un client topé douteux, toutes les lignes de ma facture de vente doivent pointer vers le collectif douteux.

Ainsi les écritures générées se feront sur le collectif douteux.

Les factures devront porter le statut douteux du client et la date de passage en Douteux sera égale à la date de facture.

La gestion des provisions (dotations et reprises) est accessible depuis le menu Comptabilité > Travaux périodiques > Gestion des provisions.

Depuis les résultats de recherche, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

Il est possible de mettre à jour unitaire ou en lot le % de provisionnement.

Ce taux permet de définir le montant de la créance à provisionner.

Par défaut elle est de 100%.

Le résultat de recherche propose une colonne en standard saisissable avec par défaut le montant de la provision de la dernière situation.

Un clic droit sur une ou plusieurs lignes donne accès aux fonctions Mise à jour en montant et Mise à jour en %.

La fonction Mise à jour en montant vous donne la possibilité de saisir un montant en euros. A l’enregistrement la valeur saisie vient mettre à jour la colonne Montant à provisionner dans le résultat de recherche.

La fonction Mise à jour en % vous donnera la possibilité de saisir un %. A l’enregistrement, Akuiteo calcule le nouveau montant de la provision qui met à jour la colonne Montant à provisionner dans le résultat de recherche.

Dans le tableau, vous pouvez saisir un montant en euros. A l’enregistrement la valeur saisie met à jour la colonne Montant de la provision dans le résultat de recherche.

Depuis l’entête du tableau de résultat de recherche, vous pouvez valider les provisions, ce qui permettra d’historiser les informations saisies dans le tableau et de générer les écritures comptables.

Lors de la validation, un écran de contexte apparaît permettant de choisir :

  • Une date d’écriture
  • Un journal. Le champ journal est associé à la liste des journaux d’OD tous types confondus.
  • Une affaire

Note

Vous pouvez éditer les lignes sélectionnées.

Seules les créances douteuses peuvent passer en irrécouvrable. Deux étapes sont à respecter :

Etape 1 : Passage en irrécouvrable

Cette action peut être effectuée de différentes manières :

  • Depuis la fiche client, via le menu Edition > Client Douteux > Passer en irrécouvrable
  • Depuis un résultat de recherche de clients, via la fonction Passer en irrécouvrable 
  • Depuis la facture client, via le menu Edition > Client Douteux > Passer en irrécouvrable
  • Depuis un résultat de recherche de factures clients, via la fonction Passer en irrécouvrable. 

Choisissez une date d’écriture et un journal. Le champ journal est associé à la liste des journaux de type OD.

Etape 2 : reprise des provisions

Cette étape doit avoir lieu uniquement si une provision existe.