Créer les factures définitives
DMF | 2806** PORTAIL ACHATS FACTURES TEMPORAIRES * |
Après avoir été importées, les factures temporaires sont dans un état À traiter. L'utilisateur ayant les droits doit ensuite les valider pour qu'elles passent à l'état Validée et que les factures définitives d'achat soient générées dans Akuiteo.
Avant de valider la facture temporaire, il est possible de sélectionner préalablement des lignes existantes de commandes, de réceptions ou de tableaux de facturation, afin de les facturer/réceptionner automatiquement lors de la validation de la facture temporaire (fonctionnalité soumise au feature flag Reconciliation Pieces Achat).
Il est également possible de refuser une facture temporaire afin de ne pas générer de facture définitive, par exemple en cas d'erreur ou d'information manquante. La facture temporaire passera alors à l'état Refusée.

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280612 PORTAIL ACHATS FACTURES TEMPORAIRES FACTURER LES COMMANDES 280613 PORTAIL ACHATS FACTURES TEMPORAIRES FACTURER LES RÉCEPTIONS 280614 PORTAIL ACHATS FACTURES TEMPORAIRES FACTURER LES TABLEAUX DE FACTURATION |
Important
Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail achats > Libellé Reconciliation Pieces Achat.
Si des lignes de commandes, de réceptions ou de tableaux de facturation qui correspondent à la facture temporaire existent déjà dans Akuiteo, vous pouvez sélectionner préalablement ces lignes avant la validation de la facture temporaire. Elles seront ainsi facturées/réceptionnées automatiquement lors de la validation de la facture temporaire.
En haut de la facture temporaire, les options suivantes sont affichées :
Champ | Description |
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Permet de renseigner les quantités ou les montants de lignes de commandes à réceptionner et facturer. Les lignes de commandes affichées sont celles qui respectent toutes les conditions suivantes :
Pour chaque ligne de commande que vous souhaitez réceptionner et facturer :
Note Vous pouvez renseigner un Montant à réceptionner uniquement si la Quantité de la ligne est 1.
Astuce Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement les lignes souhaitées. Lors de la validation de la facture temporaire :
Note Si la réception de la commande est partielle, une nouvelle commande approvisionnée contenant les lignes facturées est générée et la commande initiale conserve uniquement les lignes de reliquat. |
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Permet de sélectionner les réceptions à facturer. Les lignes de réceptions affichées sont celles qui respectent toutes les conditions suivantes :
Cochez chaque ligne de réception que vous souhaitez facturer et cliquez sur Enregistrer pour prendre en compte votre sélection. Astuce Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement les lignes souhaitées. Lors de la validation de la facture temporaire :
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Permet de sélectionner les lignes de tableaux de facturation à facturer. Les lignes des tableaux de facturation affichées sont celles qui respectent toutes les conditions suivantes :
Cochez chaque ligne de tableau de facturation que vous souhaitez facturer et cliquez sur Enregistrer pour prendre en compte votre sélection. Astuce Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement les lignes souhaitées. Lors de la validation de la facture temporaire :
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Important
La validation d'une facture temporaire est irréversible.
Prérequis :
- Tous les champs obligatoires de la facture temporaire doivent être renseignés.
- La somme des montants de TVA des lignes doit être égale au montant de TVA de l'entête.
- La somme des montants HT des lignes doit être égale au montant HT de l'entête.
Si une facture temporaire ne réunit pas ces conditions, elle devra être complétée et/ou corrigée (voir Description de l'écran d'une facture temporaire). Sinon, elle ne pourra pas être validée et la facture définitive ne sera pas générée.
Lorsqu'une facture temporaire est validée, elle ne peut plus être modifiée.
Note
Une facture définitive générée depuis le Portail Achats possède les particularités suivantes dans l'Application Desktop > Gestion > Achats > Factures :
- Elle est comptabilisée.
- Elle est cochée Multi affaires dans l'entête.
- Elle est cochée Interface dans l'entête.
- Toutes ses lignes sont cochées TVA forcée.
- La Factur-X est jointe en tant que document lié de la facture définitive dans l'onglet Documents liés.

DMF | 280608 PORTAIL ACHATS FACTURES TEMPORAIRES CREER FACTURE DÉFINITIVE |
Prérequis : La facture temporaire doit être à l'état À traiter.
1 | Depuis la facture temporaire, cliquez sur Créer la facture définitive dans l'entête. |
2 | Confirmez la validation de la facture. |
L'écran de recherche s'ouvre. La facture temporaire passe à l'état Validée et la facture définitive est générée.
Dans le cas où la validation n'a pas fonctionné, un message d'erreur s'affiche et les champs obligatoires non renseignés sont mis en évidence.

DMF | 280610 PORTAIL ACHATS FACTURES TEMPORAIRES VALIDER EN LOT |
Prérequis : Les factures temporaires doivent être à l'état À traiter.
1 | Lancez une recherche de factures temporaires. |
2 | Cochez les factures temporaires à valider. |
3 | En haut des résultats, cliquez sur Valider et confirmez la validation. |
Note
Le bouton Valider est grisé si une ou plusieurs des factures temporaires cochées ont déjà été validées ou refusées.
Les factures temporaires passent à l'état Validée et les factures définitives sont générées avec leurs Factur-X en tant que documents liés.
Dans le cas où des factures temporaires n'ont pas pu être validées, un message d'erreur affiche le numéro des factures temporaires concernées.

Important
Le refus d'une facture temporaire est irréversible.
Le responsable peut refuser une facture temporaire :
- Lorsqu'elle présente une erreur qui nécessite une modification, par exemple une erreur sur un montant. Le fournisseur devra donc transmettre soit une facture rectificative qui annule et remplace la facture initiale soit un avoir. Cette nouvelle Factur-X pourra être réimportée dans le Portail Achats. Une référence à la facture initiale devra être mentionnée dans la facture rectificative ou l'avoir.
- Lorsqu'elle présente une erreur d'adressage, c'est-à-dire une erreur sur l'adresse de la société d'achat. Le fournisseur devra donc transmettre la facture avec l'adresse corrigée sous le même numéro de facture. Cette nouvelle Factur-X pourra être réimportée dans le Portail Achats.
Lorsqu'une facture temporaire est refusée, elle ne peut plus être modifiée.

DMF | 280609 PORTAIL ACHATS FACTURES TEMPORAIRES REFUSER FACTURE TEMPORAIRE |
Prérequis : La facture temporaire doit être à l'état À traiter.
1 | Depuis la facture temporaire, cliquez sur |
2 | Confirmez le refus de la facture. |
L'écran de recherche s'ouvre. La facture temporaire passe à l'état Refusée.

DMF | 280611 PORTAIL ACHATS FACTURES TEMPORAIRES REFUSER EN LOT |
Prérequis : Les factures temporaires doivent être à l'état À traiter.
1 | Lancez une recherche de factures temporaires. |
2 | Cochez les factures temporaires à refuser. |
3 | En haut des résultats, cliquez sur |
Note
Le bouton est grisé si une ou plusieurs des factures temporaires cochées ont déjà été validées ou refusées.
Les factures temporaires passent à l'état Refusée, sans générer de factures définitives.