Pour créer un client/prospect, allez dans Tiers > Clients / Prospects > cliquez sur la flèche à droite de l'icône
> Créer un client ou Créer un prospect.
Note
Lors de la création d'un nouveau client prospect, ce prospect n'est pas directement comptabilisé, c'est-à-dire que son compte auxiliaire n'est pas automatiquement créé. Ce prospect doit être transformé en client pour qu'il soit comptabilisé.
Lors de la création d'un client, celui-ci est directement comptabilisé sauf si l'option Non comptabilisé est cochée depuis l'onglet Finances > section Paramètres Comptables. Dans ce cas, il faudra passer par le menu Edition > Suivi comptable > Gérer le client en comptabilité pour que son compte auxiliaire soit créé.
Saisir les informations générales
|
1
|
Sous l'onglet Général, saisissez le nom d'appel de votre client ou prospect et ses coordonnées. |
|
2
|
Ajoutez le logo de l'entreprise du client ou prospect en le glissant déposant sur la zone Logo. |
|
3
|
Renseignez les N° SIRET / SIREN afin de détecter les homonymes. |
Si l'API SIRENE est configurée, cliquez sur
à la droite du champ pour détecter le numéro de SIRET ou de SIREN et renseigner automatiquement les champs suivants : le nom d'appel, le code APE, l'adresse complète (SIRET seulement), la forme juridique et le SIREN (seulement si le SIRET est renseigné).
|
4
|
Dans la section Coordonnées, renseignez le pays. |
|
5
|
Dans la section Divers, renseignez les informations sur vos équipes amenées à s'occuper du client/prospect, comme : |
- le code de votre société et l'établissement ou l'équipe en interne qui doit s'occuper du client ou prospect.
- le responsable commercial et le responsable compte.
- le statut : hors cible, prospect, court terme...
- les dates d'ouverture et de fermeture du compte client ou prospect.
Saisir les informations financières
|
1
|
Sous l'onglet Finances, saisissez les paramètres comptables comme les numéros de compte : compte général, compte collectif : compte comptable général de rattachement du compte de tiers et Code Interco du client. |
- Groupe si un client/prospect fait partie du même groupe que la société de travail.
- Non comptabilisé si le client/prospect n'est pas comptabilisé.
- Géré en affacturage si le paiement des créances du client/prospect est géré par une société d'affacturage. Cette case est visible uniquement si la société associée au client est ***** ou paramétrée avec le pays FR.
- Dématérialisation des factures si le client/prospect accepte les factures au format électronique.
- Externe / interne / virtuel en fonction du type de client/prospect. Un client interne permet la création des affaires internes. Par exemple, une société peut commander des prestations à une autre société de son groupe.
|
3
|
Indiquez les conditions de règlement et renseignez les informations bancaires, le mode de tarification de la facturation, les devises monétaires et le journal de banque. |
|
4
|
Renseignez le Nombre de jours dans la section Retenue de garantie. Ce nombre de jours permet de calculer la date d'échéance pour les retenues de garantie associées à ce client. Si aucune valeur n'est renseignée, l'information sera cherchée au niveau de la fiche société. |
|
5
|
Renseignez les informations relatives à la TVA : |
- Exonéré : Cochez l'option si le client ou client prospect est exonéré de TVA. Cette option est affichée uniquement si le client est du pays FR (France).
- Exonéré TVA Intracomm. : Cochez l'option si le client ou client prospect intracommunautaire est exonéré de TVA. Cette option est affichée uniquement si le client est intracommunautaire, c'est-à-dire lorsque le pays du client est coché UE.
Note
Si le pays du client n'est ni la France ni un pays intracommunautaire, le client est considéré comme exonéré de TVA.
- N° de T.V.A. : numéro de TVA intracommunautaire.
- Domaine : ce code renvoie à une table permettant de définir des équivalences entre codes TVA pour les clients/prospects. En saisie de pièce, le système pourra modifier la TVA du produit vendu par la TVA définie en équivalence.
|
6
|
Renseignez les champs de la section Règle de génération des échéanciers de paiement si vous souhaitez appliquer automatiquement un échéancier de règlement aux factures du client : |
Important
Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail ventes > Libellé Echeances Auto.
Générer un échéancier de paiement sur les factures
|
Cochez la case pour activer l'échéancier de règlement sur les factures du client.
L'échéancier sera calculé et ajouté quelle que soit la méthode de création de la facture (manuellement, à partir d'une commande, refacturation intra-groupe, etc.).
Les échéances sont affichées dans l'onglet Echéances des factures.
|
Nombre d'échéances
|
Renseignez le champ pour définir en combien d'échéances le montant de chaque facture sera réglé. |
Périodicité
|
Sélectionnez le rythme des échéances (mensuelle, trimestrielle, etc.). |
Fin de mois
|
Cochez la case si vous souhaitez que les dates d'échéances soient toujours fixées au dernier jour du mois. |
Note
Lorsque l'échéancier est paramétré à la fois sur les contrats, les clients et/ou les affaires, Akuiteo détermine l'échéancier à prendre en compte selon l'ordre de priorité suivant :
- L'échéancier paramétré sur le contrat si la facture est issue d'un contrat pour lequel un échéancier est paramétré ;
- Sinon, l'échéancier paramétré sur la fiche affaire ;
- Sinon, l'échéancier paramétré sur la fiche client.
L'échéancier paramétré sur une affaire ne peut pas être utilisé si la facture est multi-affaires. Dans ce cas, l'échéancier paramétré sur le client sera pris en compte s'il est paramétré.
Saisir les informations Marketing
|
1
|
Sous l'onglet Marketing, saisissez les informations statistiques comme : |
- Famille et sous-famille de classification du client ou prospect.
- Profession, catégorie professionnelle, code de regroupement et secteur du client ou prospect.
- Type : Sélectionnez dans la liste d'aide le type désiré. Si la case SIREN obligatoire est cochée dans le paramétrage du Type client et fournisseur sélectionné, il est alors nécessaire de remplir le champ N° SIREN dans l'onglet Général avant d'enregistrer la fiche client.
Important
Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Transverse > Libellé Obligation Siren.
- Codes exclusion : codes/mots clés (séparateur au choix) permettant d'exclure le client de certains états de suivi et d'analyse.
- Mots clés pour rechercher un client ou prospect.
|
2
|
Renseignez les informations juridiques et ajoutez des informations complémentaires. |
[Client seulement] Saisir les informations à bloquer s'il y a dépassement du plafond autorisé
|
1
|
Cliquez sur l'onglet Règles de blocage > . |
|
2
|
Après avoir renseigné le montant
de l'en-cours comptable ou global, indiquez les fonctions à bloquer dès le
dépassement du plafond. |
Astuce
Par défaut, l'onglet En cours n'est pas disponible. Pour rendre disponible cet onglet, désactivez la préférence Ne pas afficher l'onglet "En cours" dans Edition > Préférences > Ventes > Clients.
Associer des commerciaux à votre client
|
1
|
Cliquez sur l’onglet Commerciaux > > . |
|
2
|
Sous la section Collaborateur, sélectionnez le commercial principal et cliquez sur l’icône à droite de l'écran pour l'ajouter. |
|
3
|
Répétez l'opération pour associer des commerciaux complémentaires. |
|
4
|
Sauvegardez votre fiche client ou prospect en cliquant l’icône en haut à gauche de l'écran. |
Indiquer le niveau de fiabilité du client
Vous pouvez utiliser un système de code couleur pour indiquer la fiabilité de votre client. Cela vous aidera lorsque vous créerez vos pièces de gestion.
Pour cela :
|
1
|
Activez la règle de gestion CLIPRO_COULEUR depuis Outils > Paramétrage > Paramètre général > Paramètres spécifiques > Règles de gestion. |
|
2
|
Depuis la fiche client, double cliquez sur les cases à coté du nom de votre client et sélectionnez le niveau de fiabilité du client. Cette information sera présente sur toutes les pièces de gestion de la chaîne Ventes que vous allez créer pour ce client. |