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# Actions

Une action représente une tâche à effectuer pour une opportunité en particulier ou pour un client ou prospect en général. Pour avancer dans son travail, un commercial peut réaliser un certain nombre d'actions : il peut par exemple appeler son prospect, effectuer une démonstration d'un produit ou encore envoyer une proposition commerciale. Ces actions sont gérées directement dans le portail afin d'en faciliter le suivi.

Une action est associée à une date : si l'action n'a pas été terminée à la date indiquée, l'action est considérée comme étant en retard. Le commercial peut ainsi organiser son agenda et son travail en fonction des actions à effectuer chaque jour.

Il existe différentes catégories d'actions pour différencier les actions, par exemple une catégorie pour les appels téléphoniques, une autre pour les réunions, etc. Ces catégories sont paramétrées depuis l'Application Desktop. Pour utiliser une catégorie dans le portail et personnaliser l'icône associée, il faut passer par le paramétrage des catégories d'action dans l'Application Desktop.

Chaque action est catégorisée avec une icône différente en fonction de la catégorie. En plus d'être facilement reconnaissables et personnalisables pour chaque entreprise, ces icônes indiquent le statut de l'action grâce à un code couleur :

- Vert pour les actions à effectuer qui ne sont pas en retard ;
- Rouge pour les actions en retard.

Les actions à effectuer peuvent être gérées depuis la fiche d'une opportunité, d'un contact, d'un client et d'un prospect. Elles peuvent également être gérées depuis le menu Actions pour accéder à une interface de liste de tâches à faire.

Créer une action

Une action peut être créée :

- Depuis le portefeuille des opportunités pour que l'action soit directement associée à une opportunité ;
- Depuis une fiche pour associer l'action à une opportunité, mais aussi à un contact, prospect ou client en fonction des besoins ;
- Depuis le menu Actions pour créer rapidement une nouvelle action et la gérer depuis la liste des actions à effectuer.

Notes

Lorsqu'une action est créée sur une opportunité, celle-ci est associée à la société de l'opportunité. Les actions peuvent être gérées par les utilisateurs même si elles ne sont pas créées sur la société de connexion.

Lorsqu'une action est créée sur une opportunité, celle-ci est également visible sur la fiche du client ou du prospect associé à l'opportunité. Cependant, si l'action est créée sur une fiche client ou prospect, elle ne sera pas reportée sur les opportunités associées.

Depuis le portefeuille des opportunités

Le portefeuille des opportunités est accessible depuis le menu Opportunités et affiche toutes les opportunités en fonction des critères de recherche et de filtre utilisés. Chaque opportunité est identifiée par une carte.

Pour chaque opportunité, l'action la plus récente est affichée sous forme d'icône en haut à droite de la carte :

- Les actions à effectuer sont affichées en vert.
- Les actions en retard sont affichées en rouge.
- Si une opportunité ne possède aucune action planifiée, une icône est utilisée.

| 1 | Depuis le portefeuille des opportunités, cliquez sur l'icône en haut à droite de l'opportunité souhaitée.

| 2 | Cliquez sur Nouvelle action. S'il n'y avait aucune action planifiée, la fenêtre s'ouvre directement.

| 3 | Dans la fenêtre de création, renseignez les champs suivants :

Champ | Description
--- | ---
Tâche | Sélectionnez la catégorie d'action depuis la liste déroulante. Le nom de la catégorie est renseigné automatiquement. Modifiez ce nom si besoin. En fonction de la catégorie sélectionnée, les champs à renseigner peuvent être différents.
Début (pour les tâches seulement) | Renseignez la date et l'heure de début de l'action. Une tâche sera en retard si sa date d'échéance est dépassée. Cependant, si la date d'échéance n'est pas renseignée, une tâche sera en retard si la date de début est dépassée.
Échéance (pour les tâches seulement) | Renseignez la date et l'heure d'échéance de l'action. Une tâche sera en retard si sa date d'échéance est dépassée.
Date (pour les notes et les rendez-vous) | Renseignez la date et l'heure de début de l'action. Une note ou un rendez-vous seront en retard si la date de début est dépassée.
Durée (pour les rendez-vous seulement) | Renseignez l'heure de fin de l'action. Cette heure de fin permet de déterminer la durée d'un rendez-vous.
Terminé (pour les tâches et les rendez-vous) | Si la case est cochée, l'action sera considérée comme terminée dès sa création. Cela permet de rapidement créer et terminer des actions déjà effectuées.
Affectée à | Renseignez les premières lettres du collaborateur à mettre en charge de l'action. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec les collaborateurs correspondants. Sélectionnez le collaborateur souhaité depuis la liste d'aide. Par défaut, le collaborateur qui est renseigné est celui qui crée l'action.
Commentaire | Renseignez un commentaire pour apporter plus de précisions à l'action.

| 4 | Cliquez sur Sauvegarder.

L'action est ajoutée à l'opportunité. Elle est visible directement depuis le portefeuille des opportunités en cliquant sur l'icône en haut à droite pour ouvrir la liste des actions planifiées.

Depuis une fiche

Une action peut être associée à une opportunité, un contact, un prospect ou un client. Les actions planifiées se retrouvent donc dans les fiches correspondantes.

La liste des actions planifiées est affichée dans l'onglet Activités d'une fiche. Les actions sont triées de la plus récente à la plus ancienne. Une nouvelle action peut être créée de deux manières dans une fiche : depuis un cadre dédié dans l'onglet Activités ou en cliquant sur depuis n'importe quel onglet de la fiche.

Pour créer une action depuis l'onglet Activités :

| 1 | Dans le premier cadre à la gauche de l'écran, cliquez sur l'icône correspondant à la catégorie d'action à créer. Survolez chaque icône pour connaître la catégorie correspondante.

Le nom de la catégorie est renseigné automatiquement.

| 2 | Dans le champ Objet, modifiez le nom si besoin.

| 3 | Dans le champ , renseignez la date et l'heure d'échéance de l'action. Une fois cette date dépassée, l'action sera considérée comme en retard si elle n'est pas encore terminée.

| 4 | Cliquez sur Ajouter.

L'action est créée. Elle est visible directement dans la liste des actions depuis l'onglet Activités de la fiche.

Pour créer une action depuis n'importe quel onglet :

| 1 | Cliquez sur à la droite de l'écran.

| 2 | Dans la fenêtre de création, renseignez les champs suivants :

Champ | Description
--- | ---
Tâche | Sélectionnez la catégorie d'action depuis la liste déroulante. Le nom de la catégorie est renseigné automatiquement. Modifiez ce nom si besoin. En fonction de la catégorie sélectionnée, les champs à renseigner peuvent être différents.
Échéance | Renseignez la date et l'heure d'échéance de l'action. Une fois cette date dépassée, l'action sera considérée comme en retard si elle n'est pas encore terminée.
Terminé | Si la case est cochée, l'action sera considérée comme terminée dès sa création. Cela permet de rapidement créer et terminer des actions déjà effectuées.
Affectée à | Renseignez les premières lettres du collaborateur à mettre en charge de l'action. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec les collaborateurs correspondants. Sélectionnez le collaborateur souhaité depuis la liste d'aide. Par défaut, le collaborateur qui est renseigné est celui qui crée l'action.
Commentaire | Renseignez un commentaire pour apporter plus de précisions à l'action.

| 3 | Cliquez sur Sauvegarder.

L'action est créée. Elle est visible directement dans la liste des actions depuis l'onglet Activités de la fiche.

Depuis le menu Actions

Le menu Actions permet de visualiser toutes les actions dans un seul écran, au lieu de devoir passer par le portefeuille d'opportunités ou par une fiche. Le commercial peut donc créer, gérer et terminer ses actions depuis la même interface de "to-do list".

| 1 | Depuis le premier cadre à gauche, renseignez le nom de l'action dans le champ Ma nouvelle action.

| 2 | Dans le champ Comptes & contacts, renseignez les premières lettres du contact, prospect ou client associé à l'action. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec les résultats correspondants. Sélectionnez le contact, prospect ou client souhaité depuis la liste d'aide.

| 3 | Dans le champ Date, renseignez la date et l'heure d'échéance de l'action. Une fois cette date dépassée, l'action sera considérée comme en retard si elle n'est pas encore terminée.

| 4 | Cliquez sur Créer.

Une liste s'ouvre et affiche les différentes catégories d'action disponibles.

| 5 | Sélectionnez la catégorie d'action dans la liste.

L'action est créée. Elle est visible directement dans la liste des actions depuis le menu Actions.

Rechercher et filtrer les actions

Le menu Actions permet de visualiser toutes les actions existantes de l'utilisateur connecté, d'une équipe ou encore d'un autre collaborateur. Ce menu permet également d'afficher les actions en fonction de leur date d'échéance.

Note

Les fonctions de recherche et de tri ne fonctionnent que sur les actions affichées à l'écran. Akuiteo n'ira donc pas chercher dans toute la base d'actions, ce qui s'avère pratique si les actions sont nombreuses.

Rechercher les actions

Depuis le champ de recherche , renseignez les premières lettres du nom de l'action, du client, du commercial affecté, etc. Les actions correspondant à la recherche sont mises à jour en temps réel pour vous permettre de trouver rapidement l'action recherchée.

Depuis l'en-tête de l'écran ou la liste des actions, il est également possible de restreindre les actions affichées pour faciliter la recherche :

Champ | Description
--- | ---
Affectées à | Sélectionnez un collaborateur, une équipe ou un service depuis la liste déroulante pour afficher seulement les actions liées à la sélection. Moi - vos actions Tous - toutes les actions confondues Mon équipe N - vos actions et les actions des collaborateurs ayant le même responsable hiérarchique que vous Mon équipe N-1 - les actions des collaborateurs dont vous êtes le responsable hiérarchique Mon équipe N-1 + moi - vos actions et les actions des collaborateurs dont vous êtes le responsable hiérarchique Mon équipe N-n - les actions des collaborateurs dont vous êtes le N+1, N+2 ou N+3 Mon équipe N-n + moi - vos actions et les actions des collaborateurs dont vous êtes le N+1, N+2 ou N+3 Mon service - vos actions et celles de votre service Autres collaborateurs - les actions du collaborateur sélectionné
Date d'échéance | Sélectionnez les actions à afficher en fonction de leur date d'échéance : En retard - les actions non terminées dont la date d'échéance est dépassée Aujourd'hui - les actions planifiées pour le jour-même Cette semaine - les actions planifiées pour la semaine en cours La semaine prochaine - les actions planifiées pour la semaine suivante Les semaines futures - les actions planifiées pour la suite Toutes - toutes les actions, peu importe leur date d'échéance Le nombre d'actions est affiché entre parenthèses pour chaque catégorie.
Trier par | Sélectionnez l'ordre de tri depuis la liste déroulante pour trier les actions. Date - tri en fonction de la date d'échéance, par ordre croissant ou décroissant Nom Client - tri en fonction du client, par ordre alphabétique ou inversé Commercial - tri en fonction du collaborateur associé à l'action, par ordre alphabétique ou inversé

Filtrer les actions

| 1 | Depuis la liste des actions, cliquez sur Filtrer.

Une fenêtre Filtres avancés s'ouvre.

| 2 | Dans la fenêtre, cochez les cases pour les filtres à appliquer. Vous pouvez combiner autant de filtres que nécessaire.

| 3 | Cliquez sur Appliquer.

Les actions correspondant aux filtres renseignés sont affichées. Les autres actions sont masquées.

Pour supprimer les filtres appliqués, cliquez sur Filtrer puis sur Supprimer les filtres.

Gérer une action

Note

Les actions peuvent être gérées depuis plusieurs points d'accès et les fonctionnalités disponibles dépendent du point d'accès utilisé. Les fonctionnalités communes à tous les points d'accès sont décrites dans cette partie. Pour plus d'informations sur les fonctionnalités spécifiques au menu Actions, voir Gérer une action depuis le menu Actions.

Ouvrir une action

Pour modifier une action ou y ajouter des éléments, il faut ouvrir l'action en elle-même :

- Cliquez sur l'action souhaitée dans la liste du menu Actions.
- Depuis la fiche d'une opportunité, d'un contact, d'un prospect ou d'un client, cliquez sur l'onglet Activités puis sur le nom de l'action souhaitée.
- Depuis le portefeuille des opportunités ou le calendrier des signatures dans le menu Opportunités, cliquez sur l'icône en haut à droite de la carte d'une opportunité puis cliquez sur l'action souhaitée.

Modifier une action

Depuis le détail d'une action, modifiez les valeurs nécessaires puis cliquez sur Sauvegarder.

Tous les champs d'une action sont modifiables à tout moment. Il est donc possible de modifier les informations renseignées au moment de la création, mais également de changer les comptes et contacts associés, les collaborateurs concernés ou les opportunités liées.

Ajouter un document à une action

Un document peut être ajouté à une action depuis le détail de cette action :

- En cliquant sur le cadre Déposer un document.
- En glissant et déposant le document dans le cadre Déposer un document.

Les documents ajoutés à une action sont visibles depuis le détail. Lorsqu'un document est associé à une action, celui-ci est créé sur la société de l'action.

Ce document peut être visualisé depuis l'Application Desktop dans les documents liés à l'action (si l'utilisateur a les DMF correspondants) ou grâce à une recherche de documents.

Pour consulter un document, cliquez sur le document souhaité pour le télécharger.

Pour retirer un document, cliquez sur puis sur Supprimer.

Terminer une action

Lorsqu'un commercial effectue une action planifiée, par exemple rappeler un prospect, il peut terminer son action pour indiquer que cette action est faite et qu'il peut désormais passer à l'étape suivante.

Depuis le détail d'une action, cochez la case Terminé puis cliquez sur Sauvegarder pour marquer l'action comme étant terminée. Depuis le menu Actions, vous pouvez également cocher la case à la droite d'une action depuis la liste.

Lorsqu'une action est terminée, elle disparaît de la liste des actions du menu Actions et n'est plus visible dans la carte d'une opportunité depuis le menu Opportunités. Cependant, les actions terminées peuvent être retrouvées grâce aux critères de filtre du menu Actions et sont toujours visibles dans le fil d'actions de l'onglet Activités pour tous les types de fiches.

Gérer une action depuis le menu Actions

Le menu Actions permet d'effectuer les actions de base pour gérer une action : création, modification, terminaison, etc. Cependant, ce menu apporte des fonctionnalités supplémentaires afin d'aider le commercial à mieux gérer son agenda et à gagner en efficacité et rapidité.

Note

Les actions peuvent être gérées depuis plusieurs points d'accès et les fonctionnalités disponibles dépendent du point d'accès utilisé. Les fonctionnalités spécifiques au menu Actions sont décrites dans cette partie. Pour plus d'informations sur les fonctionnalités communes, voir Gérer une action.

Créer une action à la volée

Lorsqu'un commercial souhaite terminer ou supprimer une action effectuée, il peut créer une nouvelle action à la volée qui reprend les informations de l'action d'origine. Ainsi, le commercial n'a pas besoin de ressaisir les mêmes informations et peut seulement modifier ce qui est nécessaire : la date d'échéance, la catégorie de l'action, etc.

| 1 | Depuis le menu Actions :

- Sélectionnez et faites glisser l'action souhaitée puis déposez-la dans le cadre Terminer et créer une nouvelle action ou Supprimer et créer une nouvelle action.
- Cliquez sur l'action souhaitée pour ouvrir le détail. Cliquez sur en haut à droite du détail puis cliquez sur Terminer et créer une nouvelle action ou Supprimer et créer une nouvelle action.

| 2 | Confirmez la terminaison ou la suppression.

L'action est terminée ou supprimée et n'est donc plus visible dans la liste. Une nouvelle action est créée automatiquement avec une date d'échéance correspondant à la date du jour. Les autres champs de la nouvelle action sont repris de l'action d'origine.

Reporter une action

La date d'échéance d'une action peut être reportée.

Depuis le menu Actions :

- Sélectionnez et faites glisser l'action souhaitée puis déposez-la dans l'un des cadres Reporter à. Les dates proposées sont mises à jour automatiquement en fonction de la date du jour et de la date d'échéance.
- Cliquez sur l'action souhaitée pour ouvrir le détail. Cliquez sur en haut à droite du détail puis cliquez sur Reporter à .... Sélectionnez une nouvelle date d'échéance puis cliquez sur Valider.

La date d'échéance de l'action est mise à jour. En fonction des critères de recherche et de filtre, il est possible que l'action ne soit plus visible dans la liste.

Réaffecter une action

Le collaborateur affecté à une action peut être modifié.

| 1 | Depuis le menu Actions :

- Sélectionnez et faites glisser l'action souhaitée puis déposez-la dans le cadre Réaffecter à ....
- Cliquez sur l'action souhaitée pour ouvrir le détail. Cliquez sur en haut à droite du détail puis cliquez sur Réaffecter à ....

| 2 | Dans le champ Collaborateur, renseignez les premières lettres du collaborateur à mettre en charge de l'action. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec les collaborateurs correspondants. Sélectionnez le collaborateur souhaité depuis la liste d'aide.

| 3 | Cliquez sur Valider.

Le collaborateur est mis à jour. En fonction des critères de recherche et de filtre, il est possible que l'action ne soit plus visible dans la liste.

Supprimer une action

Important

La suppression d'une action est définitive.

Depuis la fiche de l'action, cliquez sur Actions dans l'en-tête puis cliquez sur Supprimer et confirmez la suppression.

Depuis le menu Actions :

- Sélectionnez et faites glisser l'action souhaitée puis déposez-la dans le cadre Supprimer. Confirmez la suppression.
- Cliquez sur l'action souhaitée pour ouvrir le détail. Cliquez sur en haut à droite du détail puis cliquez sur Supprimer. Confirmez la suppression.