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Démarrer la recherche

# Recherche et consultation

Vous pouvez retrouver rapidement des informations dans votre base de données société grâce au moteur de recherche d'Akuiteo.

Les écrans de recherche et de consultation sont ceux que vous voyez en premier lorsque vous ouvrez une fenêtre, depuis un menu par exemple.

Par défaut ces écrans sont vides lorsque vous les affichez.

Recherche

Dans ce type d'écran, l’utilisateur renseigne un certain nombre d’informations pour effectuer une recherche. Ces écrans ouvrent ensuite un accès direct aux pages recherchées.

Ouvrir l'écran de recherche

Prenons l'exemple d'une recherche de client. Depuis la barre de menu, allez sur Tiers > Clients / Prospects pour ouvrir la fenêtre de recherche.

Des onglets complémentaires vous permettent d'ajouter des informations précises à votre recherche.

Vous pouvez voir qu'il existe plusieurs types de champs.

#### Les champs de saisie libre

Les champs de saisie libre sont des zones de saisie à l’intérieur desquelles l’utilisateur peut rentrer du texte. Ils sont blancs par défaut, et bleus en saisie.

#### Les champs non modifiables

Certains champs d’un objet sont déclarés non modifiables. Ils ne peuvent être renseignés que lors de la création de l’objet. Ces champs sont toujours grisés.

#### Les champs avec liste d’aide

Vous pouvez faire appel à des listes d'aide que vous aurez au préalable personnalisés :

Pour appeler ces listes depuis un écran de recherche :

- repérez les champs de saisie de couleur oranges clairs. Ces champs deviennent jaunes en saisie et sont repérables grâce à une petite ampoule.
- saisissez un caractère spécial comme ?. Ce caractère peut être remplacé depuis vos préférences utilisateurs.
- si vous voulez filtrer la liste d'aide, vous pouvez saisir une partie de votre recherche accompagnée du caractère "?". Ex : 7500? ou ?005 ou 75?05 ou encore ?500? pour une liste d'arrondissements. Vous pouvez aussi filtrer sur les enregistrements qui contiennent une valeur comme ?marc? par exemple.
- utilisez les touches Entrée, Tab ou F2 pour afficher la liste d'aide.

Si un tableau est disponible sous un champ à liste d'aide, cela signifie que c'est un champ d'aide multiple qui vous permet de sélectionner plusieurs lignes :

- laissez la touche Ctrl du clavier enfoncée lors de la sélection et validez avec Entrée.

Les lignes apparaissent ensuite dans le tableau.

#### Les champs de date

Pour la saisie des champs de type date, cliquez sur pour sélectionner la date souhaitée depuis le calendrier.

La date peut également être saisie manuellement, avec 2, 4, 6 ou 8 chiffres :

2 chiffres | Les 2 chiffres renseignés définissent le jour. Le mois et l'année en cours sont complétés automatiquement.
4 chiffres | Les 4 chiffres renseignés définissent le jour et le mois. L'année en cours est complétée automatiquement.
6 chiffres | Les 6 chiffres renseignés définissent le jour, le mois, et les 2 derniers chiffres de l'année. L'année est complétée automatiquement.
8 chiffres | Les 8 chiffres renseignés définissent la date complète.

Note

Les dates peuvent être renseignées avec ou sans le séparateur "/".

Des raccourcis sont également disponibles pour renseigner la date :

- Placez le curseur dans le champ vide et appuyez sur la flèche haut (ou molette de la souris vers le haut) pour renseigner la date du lendemain.
- Placez le curseur dans le champ vide et appuyez sur la flèche bas (ou molette de la souris vers le bas) pour renseigner la date du jour.
- Lorsqu'une date est déjà renseignée, placez le curseur sur le jour, le mois ou l'année et appuyez sur la flèche haut ou bas (ou molette de la souris vers le haut ou vers le bas) pour augmenter ou diminuer d'une unité.
- Renseignez les chaînes de caractères hier, auj et demain pour renseigner respectivement la date d'hier, du jour et du lendemain.

#### Les liens hypertextes

Ces liens permettent d’accéder directement à la fiche de l’objet surligné, sans fermer la fiche ouverte. Ils permettent :

- d'ouvrir la fiche d’un objet dans un nouvel onglet (exemple : le module client),
- d'ouvrir une page internet dans un nouvel onglet (exemple : le site internet d’un client),
- d'ouvrir une fenêtre (exemple : un code affaire).

Lancer la recherche

Supposons que vous souhaitez retrouver la liste des clients commençant par la lettre C.

| 1 | Dans le champ Nom d'appel, saisissez C? puis appuyez sur Entrée. Une liste comprenant plusieurs résultats s'affiche.

| 2 | Dans cette liste de résultats, double cliquez sur la ligne de votre choix pour afficher la fiche du client.

Note

Si un seul résultat est trouvé, la page recherchée s'affiche automatiquement.

Exploiter les résultats en graphique

#### Créer un graphique

| 1 | Depuis des résultats de recherche, cliquez sur depuis la barre d'action pour basculer en mode graphique.

| 2 | Dans la fenêtre qui permet de définir les données du graphique, renseignez les champs suivants :

Champ | Description
--- | ---
Mesurer | Sélectionnez la valeur à mesurer depuis la liste déroulante. Cette liste contient toutes les colonnes disponibles dans les résultats de recherche, y compris les données personnalisées. Exemple Je souhaite mesurer le montant HT facturé pour l'année 2018, mois par mois. Depuis les résultats de recherche des factures (du 01/01/2018 au 31/12/2018), je bascule en mode graphique. Dans le champ Mesurer, je sélectionne HT EUR.
Opération | Depuis la liste déroulante, sélectionnez l'opération arithmétique à effectuer pour les valeurs mesurées, c'est-à-dire les valeurs de la colonne sélectionnée dans le champ Mesurer. Les opérations suivantes sont disponibles pour les données numériques seulement : Somme : somme de toutes les valeurs de la colonne. Moyenne : moyenne des valeurs de la colonne. Maximum : valeur maximale parmi toutes les valeurs de la colonne. Minimum : valeur minimale parmi toutes les valeurs de la colonne. Somme HH:MM : somme en heures minutes. Les opérations suivantes sont disponibles pour les données numériques et non numériques : Nombre de valeurs : comptage du nombre de valeurs dans la colonne. Nombre de valeurs distinctes : comptage du nombre de valeurs distinctes dans la colonne. Par exemple, si une même famille de produit est présente six fois dans les valeurs mesurées, elle ne sera comptée que pour une seule occurrence. Exemple Je souhaite mesurer le montant HT facturé pour l'année 2018, mois par mois. Dans le champ Opération, je sélectionne donc Somme pour additionner tous les montants HT des factures.
En milliers | Si l'option est cochée, les valeurs mesurées seront affichées en milliers (arrondies à l'entier le plus proche).
Par | Sélectionnez la dimension sur laquelle analyser la mesure depuis la liste déroulante. Cette liste contient toutes les colonnes disponibles dans les résultats de recherche, y compris les données personnalisées. Si la colonne sélectionnée est de type "date", le champ Regroupement est affiché et permet de préciser le format de la date. Exemple Je souhaite mesurer le montant HT facturé pour l'année 2018, mois par mois. Dans le champ Par, je sélectionne donc Date.
Regroupement | Le regroupement est uniquement affiché si la colonne sélectionnée dans le champ Par est de type "date". Sélectionnez le format de date à utiliser depuis la liste déroulante, par exemple par Date heure ou par Jour semaine. Exemple Je souhaite mesurer le montant HT facturé pour l'année 2018, mois par mois. Dans le champ Regroupement, je sélectionne donc Mois de l'année pour catégoriser les valeurs mesurées en fonction des mois de l'année 2018.
Titre du graphique | Renseignez le titre du graphique. Un titre automatique est renseigné avec les informations sélectionnées pour le graphique, mais ce titre peut être modifié.
Graphique | Cliquez sur une icône pour définir le type de graphique à utiliser. Akuiteo propose quatre types de représentation graphique : Courbe Diagramme en bâtons Diagramme circulaire Indicateur (affiche les données sous forme de compteurs)

| 3 | Cliquez sur Valider.

Les données sélectionnées depuis les résultats de recherche sont affichées en graphique.

#### Gérer le graphique

Depuis les résultats en mode graphique, cliquez sur pour basculer en mode tableau. De même, cliquez sur depuis les résultats en tableau pour basculer en mode graphique.

Cliquez sur pour ouvrir la fenêtre Graphique. Les champs sont renseignées avec les valeurs en cours. Vous pouvez modifier les valeurs et cliquez sur Valider pour mettre à jour en direct le graphique et les données mesurées.

Cliquez sur pour exporter le graphique. Trois options sont disponibles :

- Enregistrer sous : pour enregistrer le graphique sur votre ordinateur au format .png.
- Copier l'image : pour copier le graphique au format .png dans le presse-papiers.
- Imprimer : pour imprimer le graphique.

Astuce

Depuis tous les types de graphique, cliquez sur une mesure pour ouvrir le détail des données sous forme de tableau dans une nouvelle fenêtre.

Par exemple, depuis un diagramme en bâtons, cliquez sur un bâton pour ouvrir les résultats de recherche associés dans une nouvelle fenêtre.

Note

La présentation des résultats d'une recherche enregistrée peuvent être sauvegardée en mode graphique, afin d'afficher les résultats directement en graphique lorsque la recherche est lancée. Ce type de recherche enregistrée peut également être ajouté en widget sur l'écran d'accueil.

Fermer la recherche

Vous remarquez que des icônes en forme de loupe sont affichées en bas à droite de l'écran. Ce sont des raccourcis vers le résultat de recherches.

Pour fermer définitivement les résultats de recherche, il y a plusieurs manières :

- Faites un clic droit sur une loupe et cliquez sur Fermer.
- Cliquez sur la croix située dans l'onglet de la recherche.
- Faites un clic droit sur la croix d'un onglet pour fermer tous les résultats ou les autres résultats de recherche.

Il est conseillé de ne pas laisser plusieurs recherches ouvertes à la fois afin d'éviter de ralentir Akuiteo.

Consultation

Un écran de consultation fait suite à une recherche. Vous pouvez remarquer les éléments suivants :

- Les champs sont grisés et ne sont donc pas éditables.
- Vous pouvez cliquez sur les icônes de réseaux sociaux ou de cartes interactives pour en savoir plus sur votre client.
- Des icônes dans la barre de menu sont disponibles pour vous permettre de modifier la fiche ou en créer une nouvelle à tout moment.
- Pour fermer un écran de consultation, il suffit de cliquer sur la croix située dans l'onglet de l'écran ou faire un clic droit pour fermer plusieurs écrans à la fois.

Présentation d'Akuiteo Search

Akuiteo fournit un outil d’indexation qui vous permet de rechercher des données au sein de votre ERP.

Il suffit de saisir votre recherche dans le champ dédié pour obtenir la liste des pièces de gestion et documents en lien avec votre recherche.

#### Types de fichiers qui peuvent être indexés

Il est possible, en complément des objets akuiteo, d’indexer les documents suivants :

- HTML, HTM
- XML
- TXT
- RTF
- PDF
- DOC, DOT, DOCX, DOCM,
- ODT, ODS, ODP, ODG
- XLS, XLT, XLA, XLSX, XLSM, XLTM
- PPS, PPT, POT, PPA
- PPTX, POTX, PPSX, PPTM, POTM, PPSM
- SQL

Utiliser Akuiteo Search

##### Depuis tous les écrans d’Akuiteo

| 1 | Dans le champ de recherche en haut à droite de votre Application Desktop, saisissez du texte.

| 2 | Appuyez sur Entrée. La liste des pièces de gestion, documents ou tout autre élément indexé apparaît.

| 3 | Cliquez sur les entrées sur la gauche pour filtrer le contenu en fonction de votre sélection. Ces catégories d’objets sur lesquels vous pouvez cliquer vous permettent de filtrer la vue de droite. Après avoir cliqué sur Catégorie d’objets, vous constatez que vous pouvez ensuite cliquer sur des types puis sur des pièces.

| 4 | Double cliquez sur l’élément à ouvrir.

Rappel : les résultats sont filtrés selon les droits d’accès des utilisateurs (DMF).

##### Depuis l’écran de saisie de nouvelle demande

| 1 | Allez dans Support > Nouvelle demande.

| 2 | Dans le champ Nouvelle demande Rapide, saisissez l’élément à rechercher parmi les suivants :

- Client
- Contact
- Contrat
- Produit
- Site