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# Ajouter un collaborateur

Créer un collaborateur

Cet écran est disponible depuis la barre de menu Tiers > Collaborateurs > .

Saisir les coordonnées et informations générales

| 1 | Renseignez les champs ci-dessous dans l'onglet Collaborateur :

Section | Description
--- | ---
Photo | Ajoutez la photo du collaborateur en déposant directement l'image dans la zone correspondante.
Identité | Renseignez les informations basiques sur l'identité du collaborateur.
Coordonnées professionnelles | Renseignez les informations basiques sur les coordonnées professionnelles du collaborateur.
Détail | Renseignez les dates d'arrivée dans la société. Renseignez la date de départ de la société si nécessaire.
Types | Renseignez le type ou la nature de l'emploi exercé par le collaborateur. Cochez le statut (Cadre, Externe, etc.). Le statut Générique permet de créer un collaborateur "virtuel" afin de planifier en avance, dans l'attente d'affecter un collaborateur réel. Ce collaborateur ne pourra alors être affecté que sur le planning.
Données organisationnelles | Etablissement : nom de l'établissement auquel le collaborateur est rattaché Resp. hiér. : code de son responsable hiérarchique Service : service responsable du collaborateur. Secteur : secteur commercial rattaché Responsable multi-sociétés : Cochez cette case pour pouvoir définir le collaborateur comme responsable d'affaire (ou d'une pièce de gestion) dans différentes sociétés. Vous aurez ainsi le choix de sélectionner ce collaborateur sur des affaires de différentes sociétés. Cependant, cette option ne s'applique pas pour le choix du responsable hiérarchique.
Informations complémentaires | Affiche les données personnalisées paramétrées pour les collaborateurs, depuis le menu Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Données personnalisées des collaborateurs.
Horaires | Horaire jour : nombre d'heures de travail effectif journalier. Taux occupation : pourcentage du temps que le collaborateur consacre à sa fonction. Coef. de lissage : coefficient qui permet de lisser la valorisation des temps prévus et passés pour ce collaborateur. Semaine type : Sélectionnez la semaine type. Cette information est utilisée dans le contrôle des temps et dans le tableau personnel interactif. La saisie des temps est considérée comme obligatoire si cette rubrique est renseignée. Akuiteo vérifie alors que l'horaire hebdomadaire est respecté.
Fonctions | Fonction : intitulé exact du poste. Compétence : grade du poste.
Choix du mode de saisie des temps et planning | Définissez le mode de saisie des temps et plannings.
TACE | Important Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail project > Libellé Project Target Tace. La règle de gestion `PLG_TACE` doit être activée. La gestion des TACE cibles doit être activée depuis le Portail Paramétrage (voir Paramétrer les TACE cibles). Renseignez le TACE cible du collaborateur. Il s'agit du TACE que le collaborateur doit idéalement atteindre chaque mois. Sur Project, un indicateur mettra en évidence si le TACE du collaborateur est en dessous ou au-dessus de son TACE cible. Référence Pour plus d'informations sur l'indicateur du TACE cible sur Project, voir Utiliser les options d'affichage.
Valorisation | Coût horaire direct : rémunération horaire brute directe versée avant déduction des impôts et cotisations sociales légales à charge des salariés, primes, salaires et traitement en nature, rémunération pour journées non ouvrées et payées ainsi que les congés payés. Coût horaire standard : coût horaire prévisionnel du collaborateur. Coût journalier : coût journalier effectif moyen du collaborateur. Salaire : rémunération mensuelle.
Paramètres Notes de Frais | Renseignez les paramètres de notes de frais comme le code fournisseur associé pour la saisie des notes de frais. Un profil de note de frais est disponible en activant le paramètre depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Note de frais > Profils note de frais (soumis au DMF 041509 ACHATS NOTES DE FRAIS PARAMETRER). Renseignez une Affectation par défaut pour que le Client, l'Affaire, le Lot et le Sous-lot définis soient renseignés automatiquement à chaque fois que le collaborateur saisit une dépense.

| 2 | Sous l'onglet Données personnelles, renseignez les coordonnées du collaborateur (adresse, téléphone, e-mail).

| 3 | Sous l'onglet Coordonnées bancaires, renseignez les coordonnées bancaires telles que Établissement / Guichet / Numéro de compte / Clé (informations venant d'un Relevé d'Identité Bancaire).

Planifier des actions automatiques

| 1 | Cliquez sur l'onglet Paramètres.

| 2 | Paramétrez des alertes sur les demandes :

- Mode de transmission : choix du mode de transmission des alertes sur demandes.
- Destinataires pour les cas : inclure le collaborateur comme destinataire pour certains cas précis comme par exemple, pour des alertes ouvertes, résolues, clôturées, etc.

| 3 | Sélectionnez le type de planification.

| 4 | Indiquez les parcs auxquels le collaborateur a accès.

Renseigner l'historique du collaborateur au sein de la société

| 1 | Cliquez sur l'onglet Historique des situations.

| 2 | Cliquez sur et indiquez les dates de début et de fin dans la société, les compétences, le taux horaire et les informations liées à son poste au sein de votre société.

| 3 | Cochez la case Absent seulement si vous avez renseigné une date de fin pour signifier le départ du collaborateur. Cette option est utilisée dans le cas d’un congé sabbatique ou lors du changement de société ou filiale au sein d’un même groupe. Elle permet d’interdire la saisie de temps passés sur des périodes d’absence.

| 4 | Dans la section Horaires, renseignez le modèle de semaine type du collaborateur.

| 5 | Ajoutez l'historique en validant via le bouton .

Renseigner les puissances fiscales autorisées

DMF | 160852 SERVICES COLLABORATEUR VOIR PUISSANCES FISCALES 160853 SERVICES COLLABORATEUR MODIFIER PUISSANCES FISCALES

Prérequis : Les puissances fiscales doivent être paramétrées (voir Puissances fiscales).

| 1 | Allez dans Edition > Paramétrages Complémentaires > Puissances fiscales autorisées (ou Véhicules et puissances fiscales autorisés si le feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule est activé).

L'onglet Puissances fiscales s'ouvre.

| 2 | Passez la fiche collaborateur en modification puis cliquez sur pour ajouter une puissance fiscale :

- Sélectionnez la Puissance depuis la liste d'aide.
- Sélectionnez la Nature de Dépense de type Indemnités kilométriques depuis la liste d'aide.
- Renseignez une Date de désactivation si besoin. Si une date est renseignée, le collaborateur ne pourra pas saisir de dépenses si la date de la dépense est postérieure à la date de désactivation.
- Renseignez le numéro d'Immatriculation du véhicule du collaborateur (soumis au feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule).

| 3 | Enregistrez la fiche collaborateur pour prendre en compte les modifications.

Note

Les puissances fiscales autorisées en fonction des collaborateurs peuvent être recherchées depuis le menu Gestion > Achats > Puissances fiscales autorisées par collaborateur.

Indiquer les compétences du collaborateur

Vous pouvez préciser les compétences professionnelles de chacun de vos collaborateurs et ainsi utiliser ces informations dans vos plannings ou pour rechercher le collaborateur le mieux adapté pour un projet.

#### Paramétrer les types de compétence

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Type de compétence.

| 2 | Cliquez sur et saisissez un code, libellé et numéro d’ordre puis sauvegardez.

#### Paramétrer les compétences

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Compétences.

| 2 | Cliquez sur et indiquez :

- le type de la compétence paramétré auparavant,
- un numéro d’ordre dans la liste,
- un code et libellé,
- un collaborateur déjà attitré si besoin,
- des informations complémentaires,
- une date de fin de validité si cette compétence ne doit durer qu’un certain temps, pour un projet précis par exemple.

| 3 | Sauvegardez.

#### Paramétrer le niveau de compétences

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Niveaux de compétence.

| 2 | Cliquez sur et indiquez :

- le type de la compétence paramétré auparavant,
- un code, libellé et numéro d’ordre,
- une date de fin de validité,
- une couleur pour pouvoir visualiser rapidement le niveau dans le tableau de bord des compétences des collaborateurs.

| 3 | Sauvegardez.

#### Associer les compétences au collaborateur

DMF | 160879 SERVICES COLLABORATEUR AFFICHER L'ONGLET COMPÉTENCES

| 1 | Depuis la fiche du collaborateur, allez dans Edition > Paramétrages Complémentaires > Gestion des Compétences.

| 2 | Cliquez sur pour ajouter les compétences souhaitées.

| 3 | Ajoutez les compétences et la date à partir de laquelle elles doivent être prises en compte.

| 4 | Sauvegardez.

#### Rechercher un collaborateur selon ses compétences

DMF | 160879 SERVICES COLLABORATEUR AFFICHER L'ONGLET COMPÉTENCES

Vous souhaitez mettre un consultant parlant anglais sur un projet.

| 1 | Pour cela, allez dans Tiers > Collaborateurs > onglet Compétences.

| 2 | Sélectionnez la compétence principale du collaborateur (ex : consultant) et sa compétence supplémentaire (ex : anglais).

| 3 | Indiquez si besoin le niveau requis.

| 4 | Lancez la recherche pour obtenir la liste des collaborateurs adaptés.

Note

Seule la compétence principale apparaîtra dans les plannings graphiques et permettra de voir les différents regroupements de collaborateurs.

Les compétences secondaires n’apparaissent pas directement dans les plannings, elles servent uniquement à filtrer les recherches sur les collaborateurs.

Créer un code utilisateur

Pour créer un code utilisateur, allez dans le menu Edition > Créer le code utilisateur correspondant.

Modifier un code collaborateur

Pour modifier le code du collaborateur (ex : si celui-ci doit correspondre à un éventuel changement de nom de famille afin d'être compatible avec d’autres logiciels), allez dans le menu Edition > Changer le code du collaborateur.

Associer une fiche fournisseur à un collaborateur

Pour créer une fiche fournisseur associée à la fiche du collaborateur, allez dans le menu Edition > Créer le fournisseur 'Collaborateur'.

Cette association est utilisée pour la saisie des notes de frais.

Associer un fournisseur collaborateur déjà existant

Pour associer au collaborateur un fournisseur collaborateur déjà existant, allez dans le menu Edition > Associer le fournisseur 'collaborateur' correspondant.

Cette association est indispensable pour la création d'une note de frais. Lors de la création d'une note de frais, le collaborateur doit choisir le fournisseur associé à ses dépenses.

Modifier en lot l'historique de situation d'un ou plusieurs collaborateurs

Vous pouvez modifier de nombreux éléments liés à l’historique de situation de plusieurs collaborateurs en même temps.

| 1 | Activez les DMFs 160815 SERVICES COLLABORATEUR MODIFIER EN LOT et 0615** AFFAIRE VALORISATION COUT * (si vous souhaitez modifier les coûts).

| 2 | Lancez une recherche de collaborateurs.

| 3 | Dans le résultat de recherche, sélectionnez les collaborateurs à modifier en lot, puis cliquez sur en haut du tableau.

| 4 | Dans la fenêtre Modifier en lot, cochez et détaillez les informations que vous souhaitez modifier en une seule fois.

| 5 | Modifiez la date à laquelle les modifications prendront effet puis validez.

Vous retrouvez les nouvelles informations sous l'onglet Historique des situations des fiches collaborateur.

Modifier en lot les données personnalisées d'un ou plusieurs collaborateurs

Prérequis : Des données personnalisées doivent être créées pour les collaborateurs (voir Données personnalisées).

Vous pouvez modifier les données personnalisées d'un ou plusieurs collaborateurs en même temps.

| 1 | Allez dans Tiers > Collaborateurs et lancez une recherche de collaborateurs.

| 2 | Dans les résultats de recherche, sélectionnez les collaborateurs pour lesquels vous souhaitez modifier les données personnalisées.

| 3 | Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Modifier les données personnalisées.

| 4 | Cochez les données personnalisées à modifier et renseignez la nouvelle valeur pour chaque élément coché.

| 5 | Cliquez sur Valider.

Les données personnalisées sont modifiées pour les collaborateurs concernés.

Gérer les droits d'absence

DMF | 160807 SERVICES COLLABORATEUR GESTION DES DROITS ACQUIS

Les compteurs de droits d'absence d'un collaborateur sont gérés depuis la fiche du collaborateur, dans Edition > Paramétrages Complémentaires > Suivi des droits acquis pour les absences.

#### Gérer un compteur d'absences

| 1 | Depuis l'onglet Suivi des droits acquis d'une fiche collaborateur en modification, cliquez sur en haut à droite.

| 2 | Dans la section Description, renseignez les informations suivantes :

Champ | Description
--- | ---
Nature Absence | Sélectionnez la nature d'absence associée au compteur de droits depuis la liste d'aide.
Début de validité et Fin de validité | Renseignez les dates de début et de fin de validité du compteur. Ces dates définissent la période de validité du compteur, c'est-à-dire la période pendant laquelle le collaborateur pourra poser des congés à partir de ce compteur. Note La date de début de validité peut être antérieure à la date d’entrée du collaborateur. De même, la date de fin de validité peut être postérieure à la date de sortie du collaborateur. Cependant, le collaborateur ne pourra pas saisir de demandes d’absence sur des dates en dehors de ses périodes de présence dans l’entreprise.
Début d'acquisition et Fin d'acquisition | Ces champs sont visibles et obligatoires seulement si la nature d'absence sélectionnée est de type Incrément. Renseignez les dates de début et de fin d'acquisition du compteur. Ces dates sont utilisées pour le calcul automatique des droits acquis, réalisé grâce au batch compteurAbsences. Les droits seront calculés à partir de la date de début d'acquisition jusqu'à la date de fin. Le nombre total des droits en fin de période d'acquisition est affiché dans la colonne Droits en fin de période d'acquisition. Ce nombre est calculé en fonction de la durée de la période d’acquisition et de l’incrément mensuel paramétré sur la nature d’absence. Référence Pour plus d'informations sur le batch compteurAbsences et les règles de calcul des droits acquis, voir Batch compteurAbsences.
Droits acquis | Renseignez le nombre de jours d'absence acquis pour le compteur : Si la nature d'absence sélectionnée est de type Fixe et si une Valeur par défaut est paramétrée dans la nature, celle-ci est renseignée automatiquement mais reste modifiable. Si la nature d'absence sélectionnée est de type Incrément, le champ Droits acquis est grisé car non modifiable. Ce champ permet alors d'afficher les droits acquis calculés automatiquement grâce au batch compteurAbsences en fonction de la période d'acquisition renseignée.
Commentaire | Renseignez un commentaire pour décrire le compteur.

| 3 | Cliquez sur en haut à droite pour ajouter le compteur, puis enregistrez la fiche du collaborateur.

Astuce

Les compteurs d'absence peuvent également être créés en lot depuis des résultats de recherche de collaborateurs, en faisant un clic droit sur une sélection > Administration > Initialiser les droits acquis pour une période.

Pour modifier les informations d'un compteur, sélectionnez la ligne concernée depuis la fiche collaborateur en modification, modifiez les valeurs souhaitées puis cliquez sur en haut à droite pour prendre en compte les modifications.

Pour supprimer un compteur, sélectionnez la ligne concernée depuis la fiche collaborateur en modification puis cliquez sur en haut à droite.

#### Ajuster les droits d'un compteur d'absences

Il est possible de modifier les compteurs d'absences afin de corriger à la hausse ou à la baisse les droits acquis. En effet, il est possible qu'une personne des ressources humaines ou de l'administration ait besoin d'impacter un compteur de droits, notamment pour gérer les abattements (en cas d'arrêt maladie ou de congé paternité par exemple).

| 1 | Depuis l'onglet Suivi des droits acquis d'une fiche collaborateur en modification :

- Faites un clic droit sur la ligne concernée et cliquez sur Créer un nouvel ajustement.
- Cliquez sur la ligne concernée puis sur à droite de la section Description.

| 2 | Dans la fenêtre d'ajustement, renseignez les champs suivants :

Champ | Description
--- | ---
Ajustement | Renseignez la valeur de l'ajustement : une valeur positive permet d'ajouter des droits, une valeur négative permet de retirer des droits.
Motif | Renseignez le motif de cet ajustement.

| 3 | Cliquez sur Créer.

Le nombre de jours renseignés dans l'ajustement est ajouté aux droits acquis ou retiré des droits du compteur. Pour le compteur concerné, l'icône est ajoutée dans la colonne Régularisation de compteur de la section Liste de Droits. Tout ajustement d'un compteur est historisé.

Note

Si la nature d'absence associée au compteur est de type Incrément et si la date de début d'acquisition des droits est future à la date de l'ajustement, les droits seront ajoutés ou retirés des Droits en fin de période d'acquisition.

Pour consulter l'historique des ajustements réalisés sur un compteur :

- Faites un clic droit sur la ligne concernée et cliquez sur Consulter l'historique des régulations.
- Cliquez sur la ligne concernée puis sur à droite de la section Description.

Lier des collaborateurs entre eux

Si un responsable commercial travaille au quotidien avec un assistant attitré, vous pouvez indiquer cette relation spécifique dans Akuiteo. Ainsi, l’assistant sera indiqué comme contact à privilégier si le commercial n’est pas disponible par exemple.

Pour cela, 2 étapes :

- Le paramétrage depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Type de relation où vous indiquez les liens entre collaborateurs.
- La création du lien depuis la fiche collaborateur principal (dans notre exemple le commercial). Les modifications seront automatiquement répercutées dans la fiche du collaborateur lié (dans notre exemple l’assistant).

Définir un profil de notes de frais

Un profil de notes de frais permet de saisir par catégorie de collaborateurs des natures de dépenses et des plafonds spécifiques.

Le principe consiste à définir des profils de notes de frais (ex : Profil Standard, Profil Assistant, Profil Associé ) par catégorie de collaborateurs et les affecter aux fiches collaborateur.

| 1 | Paramétrez le profil depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Note de frais > Profils note de frais (soumis au DMF 041509).

| 2 | Depuis la fiche collaborateur, ajoutez le profil dans le champ Profil note de frais sous la section Paramètres Notes de Frais de l'onglet Collaborateur.

| 3 | Saisissez une dépense.

La liste des natures de dépenses sera filtrée en fonction du profil de notes de frais. Si un collaborateur n'a pas de profil de notes de frais, toutes les valeurs de natures de dépenses sont disponibles.

Transférer un collaborateur d'une société à une autre

Pour transférer un collaborateur d'une société A à une société B :

| 1 | Ouvrez la fiche collaborateur depuis la société A.

| 2 | Allez dans Edition > Transférer le collaborateur dans une autre société.

| 3 | Indiquez la date de départ du collaborateur de la société A et précisez la nouvelle société B.

| 4 | Validez.

Le collaborateur est en cours de transfert. Cette information sera ensuite disponible sur la fiche du collaborateur dans la société B sous l'onglet Historique des changements de société, à J+1 (J étant la date renseignée). Ainsi, le collaborateur aura le temps nécessaire pour saisir ses derniers temps, notes de frais, etc ... sur la société A.

Ajouter des cartes entreprise

DMF | 160874 SERVICES COLLABORATEUR VOIR CARTES ENTREPRISE 160875 SERVICES COLLABORATEUR MODIFIER CARTES ENTREPRISE

Il est possible d'associer une ou plusieurs cartes entreprise à un collaborateur afin d'importer automatiquement le relevé de cartes entreprise.

| 1 | Allez dans Edition > Paramétrages Complémentaires > Cartes entreprise.

L'onglet Cartes entreprise s'ouvre.

| 2 | Passez la fiche collaborateur en modification et cliquez sur pour ajouter une nouvelle carte entreprise.

| 3 | Renseignez les champs suivants :

Champ | Description
--- | ---
Numéro | Renseignez le numéro de la carte bancaire d'entreprise. Important Ce numéro sera crypté après l'enregistrement de la carte entreprise. Seuls les quatre derniers chiffres seront visibles pour identifier le numéro dans le relevé de cartes entreprise.
Libellé | Donnez un nom à la carte entreprise pour l'identifier dans Akuiteo.
Type | Sélectionnez le type de carte entreprise depuis la liste déroulante : Débit compte du collaborateur - La carte est liée à un compte bancaire personnel du collaborateur. Lorsque cette option est sélectionnée, les dépenses réglées par carte entreprise seront remboursées au collaborateur. Débit compte entreprise - La carte est liée à un compte bancaire de l'entreprise. Lorsque cette option est sélectionnée, les dépenses réglées par carte entreprise ne seront pas remboursées au collaborateur.
Date de fin | Renseignez une date de fin de validité.

| 4 | Cliquez sur OK pour ajouter la carte entreprise puis enregistrez la fiche collaborateur pour prendre en compte les modifications.

Pour dupliquer une carte entreprise existante, faites un clic droit sur la carte souhaitée puis cliquez sur Dupliquer. Sélectionnez la carte créée à l'identique pour modifier les informations nécessaires, puis cliquez sur OK.

Pour supprimer une carte entreprise, faites un clic droit sur la carte souhaitée puis cliquez sur Supprimer, ou sélectionnez la carte et cliquez sur en haut à droite du tableau.

Créer un planning collaborateur
Créer et consulter le détail d'une affectation de planning

| 1 | Allez dans Favoris > Mon planning graphique.

| 2 | Depuis le panneau Détail à gauche de l'écran, renseignez les informations nécessaires à la création du planning.

| 3 | Cliquez sur pour ajouter le planning.

Modifier les tâches d'un planning

Depuis l'onglet Planning, utilisez les différentes icônes du planning pour le modifier. Elles sont aussi accessibles par un clic droit sur une tâche du planning :

- L’icône permet de réaffecter les lignes de planning en fonction de l'affaire ou du collaborateur.
- L’icône permet de marquer la tâche sélectionnée comme réalisée.
- L’icône permet de marquer la tâche sélectionnée comme non réalisée.
- L’icône permet de dupliquer les lignes de planning par période, date et de valider ou non les lignes.
- L’icône permet d'éclater des lignes sélectionnées en une ou plusieurs autres lignes par mois, semaine ou jour.
- L’icône permet de reporter les lignes de planning par période, date et de valider ou non les lignes.
- L’icône permet de transférer les lignes sélectionnées dans les temps passés.
- L’icône permet de valider les tâches sélectionnées.
- L’icône permet d'annuler les tâches validées.
- L’icône permet d'associer le planning à une demande support.
- L'icône permet de publier (ou retirer) un planning sur le Portail Client.
- L’icône permet de supprimer une tâche.
- L’icône permet d'exporter le planning sur une période de temps prédéfinie au format Excel.
- L’icône permet de faire une capture d'image du planning visible à l'écran.
- L’icône permet de faire une capture d'image du planning des ressources génériques visible à l'écran.
- L’icône permet de rafraîchir le planning après une modification.

Consulter le tableau de statistiques

| 1 | Cliquez sur l'onglet Tableau de statistiques.

| 2 | Indiquez les dates de début et dates de fin pour afficher le planning.

| 3 | Utilisez les icônes de droite pour afficher le tableau en fonction de l'activité du collaborateur :

- L’icône permet de masquer les lignes des collaborateurs en activité normale.
- L’icône permet de masquer les lignes des collaborateurs en sous-affectation.
- L’icône permet de masquer les lignes des collaborateurs en sur-affectation.
- L’icône permet de rafraîchir le tableau.

Générer un planning ou des temps passés depuis une recherche

| 1 | Lancez une recherche de collaborateurs.

| 2 | Faites un clic droit sur le collaborateur de votre choix et sélectionnez Administration > Générer le planning ou les temps passés des jours non travaillés.

| 3 | En bas de la fenêtre qui s’ouvre, cochez les options en fonction du type de génération souhaité (planning ou temps) et validez.

Gérer les différents rythmes de travail

Les rythmes de travail au sein d’une même société peuvent différer selon les collaborateurs, leur société ou leur lieu d'affectation (temps partiel, filiale à l’étranger, etc).

Akuiteo permet de gérer ces différences à travers un paramétrage simple et cohérent, permettant ainsi une saisie des temps adaptée au rythme de travail de chaque collaborateur, à savoir :

- Paramétrer les différents rythmes de travail d'un collaborateur de façon historisée.
- Dans le transfert de planning en temps, se baser sur la durée exacte de chaque journée ou demi-journée de travail.
- Avoir un contrôle de saisie des temps précis (terminaison et validation).
- Dans les analyses sur la MOE (Planning et temps passés), gérer un ratio entre Planning en jours et Temps passés (le champ Horaire Jour est égal à la somme des heures travaillées chaque jour divisée par le nombre de jours travaillés).

Paramétrer le calendrier

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Paramètres régionaux > Calendrier > .

| 2 | Indiquez le code et le libellé du calendrier.

| 3 | Cochez la case si ce calendrier doit être utilisé par défaut pour chaque collaborateur.

| 4 | Cochez les jours non travaillés (ex : samedi et dimanche).

| 5 | Indiquez les autres jours précis non travaillés (ex : jours fériés comme le 01/01 pour le jour de l’an).

Astuce

Pour ajouter facilement les jours fériés, cliquez sur . Dans la fenêtre, renseignez l'année souhaitée dans le champ Année, cliquez sur puis sur Valider.

| 6 | Sauvegardez.

Paramétrer la société

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramètre Général > Société > Société.

| 2 | Dans la fiche de votre société, indiquez le calendrier à appliquer dans le champ Calendrier.

| 3 | Sauvegardez.

Note

Lors du changement de société, le calendrier sera automatiquement appliqué.

Paramétrer la semaine type

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramètre Général > Ressources et Main d’œuvre > Semaines type > .

| 2 | Indiquez le code et le libellé de la semaine type.

| 3 | Cochez la case si cette semaine doit être utilisée par défaut pour chaque collaborateur.

| 4 | Indiquez une date de fin de validité et un numéro d’ordre si besoin.

| 5 | Cochez les jours non travaillés sous Repos Hebdo.

| 6 | Cochez les cases concernant les temps partiels du matin et/ou de l’après-midi.

| 7 | Indiquez le nombre d’heures travaillées le matin et/ou l’après-midi sous Nb Heures.

| 8 | Renseignez les Plages Horaires type pour le matin et l'après-midi pour définir les périodes horaires disponibles pour la planification. Les plages horaires sont obligatoires pour les jours travaillés.

| 9 | Cochez les cases Warning ou Bloquant si vous voulez qu’un message d’alerte ou que toute action soit impossible si l’horaire maximum est dépassé lors de la saisie des temps passés.

| 10 | Sauvegardez.

Notes

Si une semaine type est utilisée par des collaborateurs, certains champs comme les heures travaillées ne sont plus modifiables. Il faut donc en créer une nouvelle.

Pour les semaines type déjà utilisées, cliquez sur le lien Collaborateurs associés pour ouvrir la liste des collaborateurs qui utilisent la semaine type.

Configurer la fiche collaborateur

Ouvrez une fiche collaborateur et indiquez la semaine type à appliquer sous la section Horaires de l'onglet Collaborateur. La semaine type va initialiser la durée journalière et hebdomadaire du collaborateur.

Les informations concernant les horaires types sont disponibles sous l’onglet Historique des situations.

Exemples

#### Exemple avec temps partiel

Le collaborateur Y travaille 8 heures tous les jours sauf le vendredi.

Il doit donc paramétrer sa semaine type de la façon suivante :

Jour | Matin | Après-midi
--- | --- | ---
Lundi | 4h | 4h
Mardi | 4h | 4h
Mercredi | 4h | 4h
Jeudi | 4h | 4h
Vendredi | 0h | 0h

##### Conséquences :

- Quand il saisira ses temps sur ses journées travaillées, Akuiteo ne le relancera pas sur la journée non travaillée du vendredi.
- Dans l’écran de contrôle de saisie des temps, le responsable peut ainsi obtenir un affichage calculé sur le paramétrage de la semaine type.
- De plus, pour chacun des collaborateurs ayant une semaine type, le taux de planification sera considéré comme complet depuis l’onglet Tableau de statistiques du planning graphique.

#### Exemple avec horaires différents

Le collaborateur Y travaille 8 heures tous les jours sauf le vendredi 7h.

Il doit donc paramétrer sa semaine type de la façon suivante :

Jour | Matin | Après-midi
--- | --- | ---
Lundi | 4h | 4h
Mardi | 4h | 4h
Mercredi | 4h | 4h
Jeudi | 4h | 4h
Vendredi | 4h | 3h

Dans ce cas-là, si 1 journée a été planifiée le vendredi, 7h seront bien affectées dans les temps passés (et non 8h).

#### Exemple d'analyse des temps sur affaire

Le collaborateur Y travaille 8 heures tous les jours sauf le vendredi 7h (voir tableau précédent).

Dans le TDB de suivi des temps d’une affaire, Akuiteo se basera bien sur l'horaire journalier.

On obtiendra par exemple :

Collaborateur | Réalisé Heures | Réalisé Jours | Ratio
--- | --- | --- | ---
X | 12,00 | 1,5 | 7,45
Y | 10,00 | 1,30 | 7

Mémoriser un planning collaborateur

Vous pouvez mémoriser les plannings à un instant donné afin de les comparer aux temps réalisés et au planning réactualisé.

Une mémorisation du planning depuis la fiche collaborateur et/ou à partir du résultat de recherche de collaborateurs est possible.

Cette fonction est principalement utilisée par le responsable hiérarchique.

#### Prérequis

Pour utiliser les fonctionnalités liées à l’historisation de planning, les DMF suivants doivent être attribués, à répartir en fonction des rôles et profils des utilisateurs :

- 060225 AFFAIRE PLANNING HISTORISATION PLANNING : RECHERCHE
- 060226 AFFAIRE PLANNING HISTORISATION PLANNING: CONSULTATION
- 060227 AFFAIRE PLANNING HISTORISATION PLANNING: SUPRESSION
- 060228 AFFAIRE PLANNING HISTORISATION PLANNING: VALIDATION
- 060229 AFFAIRE PLANNING HISTORISATION PLANNING: GENERATION COLLAB
- 060230 AFFAIRE PLANNING HISTORISATION PLANNING: GENERATION AFFAIRE
- 060231 AFFAIRE PLANNING MANAGER DES TEMPS ET PLANNING
- 060232 AFFAIRE PLANNING IMPORTER
- 060233 AFFAIRE PLANNING HISTORISATION PLANNING: GESTION ARRETE

Mémoriser le planning

Pour mémoriser un planning depuis une recherche de collaborateurs :

| 1 | Faites un clic droit sur un ou plusieurs collaborateurs.

| 2 | Allez dans Administration > Mémoriser les plannings des collaborateurs sélectionnés.

| 3 | Dans la boîte de dialogue Mémorisation de planning, saisissez les informations suivantes et validez :

- un code et un nom de 20 caractères maximum chacun,
- un type,
- une période si vous ne souhaitez pas historiser tout le planning (sans période, Akuiteo historise 100% du planning des collaborateurs sélectionnés),
- une date d’arrêté.

Pour mémoriser un planning depuis une fiche collaborateur :

| 1 | Allez dans Edition > Mémorisation de planning > Mémoriser le planning.

| 2 | Suivez les étapes indiquées ci-dessus.

Consulter du planning mémorisé

Depuis une fiche collaborateur, allez dans Edition > Mémorisation de planning > Plannings mémorisés.

Depuis une recherche de collaborateurs, faites un clic droit sur un ou plusieurs collaborateurs > Tableau de bord > Plannings mémorisés.