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# Prérequis

Pour pouvoir utiliser le module Achats dans Akuiteo, il faut :

- Disposer d'une affaire externe ou interne pour gérer l'imputation des charges.
- Créer des produits qui seront proposés à l’achat, appelés "produits achetés."
- Paramétrer un journal d'achat pour gérer la numérotation des pièces.
- Vérifier le paramétrage des codes État de l'affaire et des lots autorisant les objets de gestion de la chaîne Achats.

Créer une affaire

Pour plus d'informations sur la création d'une affaire, veuillez vous référer à Créer une affaire.

Créer un produit acheté

Un produit acheté correspond à une prestation achetée (formation, assistance, etc) ou du matériel.

Note

La création de produits achetés est généralement réalisée lors de la reprise de données. Néanmoins, vous pouvez avoir ponctuellement besoin d'en créer d'autres.

#### Saisir les informations générales sur le produit acheté

| 1 | Allez dans Gestion > Achats > Produits achetés > . L'onglet Général s'affiche.

| 2 | Sous la section Principal, ajoutez le logo du produit en le glissant déposant sur la zone Logo et renseignez les champs suivants :

- Établissement : établissement de la société.
- Regroupement : code permettant de regrouper des produits achetés pour aider à la saisie.
- Référence.
- Désignations produit.
- Famille et sous-famille du produit.
- Reconnaissance des charges à l'avancement des revenus : indique le produit acheté comme reconnu en chiffre d'affaires.

| 3 | Ajoutez un commentaire sur le produit.

| 4 | Sous la section Compte CG, renseignez les champs suivants :

- Charge : comptes comptables pour les pièces liées à des fournisseurs situés en France, dans l’union européenne ou hors UE.
- Groupe : compte comptable pour les achats liés à des fournisseurs d'une filiale située en France, dans l’union européenne ou hors UE.
- Abonnement : compte comptable pour les achats à l’intérieur et hors de la France
- Interne : compte comptable pour les achats internes à l’intérieur et hors de la France
- A établir : compte comptable utilisé pour la création d’une « facture à établir ».
- Code T.V.A. : code du taux de TVA qui est proposé par défaut sur une ligne de pièce de la chaîne Achats.

Note

Si la règle de gestion `FF_RETENUE_GAR` est activée, l'option Retenue de garantie est disponible. Lorsque cette option est cochée, le produit acheté est identifié comme Retenue de garantie et toutes les lignes de facture utilisant ce produit acheté seront automatiquement marquées comme Retenue de garantie.

| 5 | Renseignez les champs au sujet de l'article :

- Code article : code sur catalogue fournisseur
- Réf. catalogue : référence au catalogue fournisseur
- Dernier prix d'achat de ce produit. Le dernier prix d'achat des produits (constaté sur les factures) est mémorisé si le paramétrage est activé

| 6 | Renseignez les champs au sujet du parc :

- Type de produit : Type du produit - permet de préciser si le produit est sérialisé. Visible en gestion de stock.
- Classification : classification du produit en type de problème dans le cas où il est aussi un produit stocké. Visible en gestion de stock.
- Marque : marque du produit

| 7 | Sous la section Stock et Conditionnement, renseignez les champs suivants : Nature : type du produit. Permet de préciser si le produit peut être fourni en série. Cette information est visible en gestion de stock. Délais réappro : délai de réapprovisionnement en jour. Unité : quantité du conditionnement. Seuil : stock minimum. Seuil à partir duquel le réapprovisionnement doit être effectué.

| 8 | Sous la section Révision, renseignez les champs suivants :

- Indice : liste d'aide des indices paramétrés.
- Périodicité : définit la périodicité renseignée par défaut pour les lignes de commande associées au produit acheté.

| 9 | Sous la section Dématérialisation factures, renseignez les Mots clés en les séparant par des / (ex : loyer/location/bailleur).

Les mots-clés permettent de déterminer et de renseigner automatiquement le produit acheté sur chaque ligne d'une facture d'achat dématérialisée temporaire lorsque ce mot-clé est détecté dans le libellé de la ligne durant l'import de la Factur-X sur le Portail Achats.

Note

La casse n'a pas d'incidence (ex : loyer/location est équivalent à LOYER/LOCATION).

Les espaces ne sont pas pris en compte tant que les mots-clés sont séparés par des / (ex : loyer/location peut être écrit loyer / location).

Un mot clé peut être une suite de mot (ex : FOURNITURES DIVERSES fonctionnera si le libellé de la ligne contient FOURNITURES DIVERSES).

Chaque mot doit être complet et non pas une partie du mot (ex : le mot-clé PRESTATION au singulier ne fonctionnera pas si le libellé de la ligne contient PRESTATIONS au pluriel).

| 10 | Sauvegardez.

#### Ajouter le tarif du produit acheté

| 1 | Cliquez sur l'onglet Référence fournisseur puis sur à droite de l'écran.

| 2 | Renseignez un code, un libellé et une clé.

| 3 | Remplissez l'intervalle de quantité de produits achetés pour le tarif dans les champs Quantité et Tarif puis sauvegardez.

#### Modifier le produit

| 1 | Depuis la fiche de produit acheté, cliquez dans le menu Edition.

| 2 | Sélectionnez la modification à apporter :

- Dupliquer le produit acheté.
- Éditer le produit acheté.
- Envoyer par mail.
- Modifier le regroupement et la référence : lors d'une modification classique, il n'est pas possible de modifier la référence du produit. Cette fonction permet donc de modifier le code de regroupement ainsi que la référence du produit.
- Modifier la famille / sous-famille : lors d'une modification classique, il n'est pas possible de modifier la famille ni la sous-famille du produit. Cette fonction permet donc de modifier le code de la famille ainsi que celui de la sous famille.
- Supprimer la fiche.
- Créer le produit vendu : à utiliser si vous prévoyez de revendre le produit que vous venez d'acheter. Cette fonction crée une nouvelle fiche du "produit vendu" dans la chaîne Vente d'Akuiteo. Les familles et sous familles du produits doivent être identiques.
- Qtés Cde / Rec / Fact permet de rechercher toutes les commandes, réceptions et factures contenant le produit acheté pour la période renseignée.
- Attendu fournisseur : permet de rechercher toutes les réceptions non validées en attente du produit ainsi que les commandes validées non réceptionnées. A partir de ce tableau de résultat, il est possible de grouper plusieurs réceptions d'un même fournisseur en attente dans une même facture. La fonction associée se nomme "groupage des réceptions dans une facture".
- Afficher l'historique détaillé depuis Edition > Historique détaillé.