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# Temps passés

DMF | 1901** PORTAIL AGENDA VUE AGENDA 1903** PORTAIL TEMPS PASSES *

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail collaborateur > Libellé Employee Agenda.

La saisie des temps passés permet à un collaborateur de renseigner son activité quotidienne et de répartir son temps en fonction de ses différentes tâches et des différents projets. Lorsqu'un collaborateur saisit ses temps, il indique qu'il a passé un certain nombre d'heures ou de jours sur une affaire spécifique.

Les temps passés peuvent donc être utilisés pour contrôler les temps réellement effectués par un collaborateur, pour analyser la charge de travail en fonction des critères souhaités (par client, par projet, etc.) ou encore pour suivre les temps effectués sur chaque affaire. Les collaborateurs peuvent également déclarer les demi-journées passées en télétravail pour permettre à l'entreprise de suivre les déclarations de télétravail.

Pour rendre la saisie des temps plus rapide, il est possible d'utiliser les saisies rapides. Une saisie rapide est un modèle créé à partir d'un temps saisi et qui reprend les critères à l'identique. Les collaborateurs ont seulement besoin de modifier les valeurs qui diffèrent pour saisir un nouveau temps, au lieu de devoir ressaisir les mêmes informations.

Les collaborateurs peuvent modifier leurs temps à tout moment, tant qu'ils ne les ont pas terminés. La terminaison des temps applique un verrou aux temps passés pour qu'ils ne soient plus modifiables par le collaborateur et permet de transférer ces temps au manager afin qu'il les valide.

Les temps peuvent être gérés depuis deux menus dans le module Collaborateur :

- le menu Agenda, qui affiche les temps sous forme d'agenda. Ce menu permet également de gérer ses plannings (voir Plannings). Les temps passés sont identifiés grâce à l'icône et les plannings grâce à l'icône .
- le menu Mon activité, qui affiche les temps sous forme de tableau détaillé (voir Mon activité).

Les temps passés sont gérés de la même façon que le planning. Cependant, les temps passés représentent des blocs de temps de travail réellement effectués par le collaborateur alors que le planning est une prévision des journées de travail du collaborateur.

Afficher les temps

DMF | 190119 PORTAIL AGENDA VUE JOUR 190120 PORTAIL AGENDA VUE MOIS

Le menu Agenda affiche les plannings et temps passés et vous permet de les gérer dans une vue hebdomadaire. Les fonctionnalités suivantes sont disponibles en haut de l'écran :

- Pour naviguer d'une semaine à une autre, utilisez les flèches et ou ouvrez le calendrier pour sélectionner la semaine souhaitée.
- Les icônes , et en haut à droite de l'écran permettent de masquer ou d'afficher les plannings non réalisés, les plannings réalisés et les temps passés.
- En dessous du champ de recherche, différentes options d'affichage sont disponibles et chaque option possède ses caractéristiques et fonctionnalités spécifiques.

Affichage en liste

Cliquez sur Liste depuis les options d'affichage pour afficher les éléments de planning et les temps passés en liste. Cette liste comprend un bloc par jour affiché (depuis les préférences) et chaque bloc comprend les éléments de planning et les temps renseignés sur cette journée.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des résultats en vue liste, voir Paramétrer les résultats en vue liste.

Note

Le tri des en-têtes n'est pas disponible sur l'agenda.

Affichage en colonne

Cliquez sur Colonne depuis les options d'affichage pour afficher les éléments de planning et les temps passés en colonne. Cet affichage comprend un bloc par jour affiché (depuis les préférences) et chaque bloc comprend les éléments de planning et les temps renseignés sur cette journée.

En haut à droite des colonnes, les options suivantes permettent de gérer l'affichage du détail des éléments de planning et des temps :

- Vue condensée pour afficher seulement la durée, le client et les indicateurs visuels (par exemple le commentaire ou le statut de validation).
- Vue normale pour afficher toutes les informations de l'élément.
- Vue à l'échelle pour afficher les éléments en bloc dont la hauteur est proportionnelle à la durée de l'élément.

Pour trier les éléments affichés au sein de chaque bloc de journée, cliquez sur à droite du champ de recherche pour afficher les options de tri :

Trier le contenu | Affiche une fenêtre pour gérer les options de tri. La section Colonnes disponibles affiche les différentes valeurs sur lesquelles il est possible d'effectuer un tri. Utilisez le champ de recherche pour retrouver rapidement une colonne. La recherche se lance dès le premier caractère et les colonnes de la section Colonnes disponibles sont filtrées en conséquence. Déplacez vers la section Colonnes triées chaque critère sur lequel effectuer le tri : Si vous appliquez plusieurs critères, définissez l'ordre des critères en sélectionnant et en déplaçant les critères. Pour chaque critère, cliquez sur l'icône de tri pour que le tri soit réalisé par ordre croissant/alphabétique ou par ordre décroissant / alphabétique inverse . Pour supprimer un critère, cliquez sur pour le critère souhaité. Cliquez sur Appliquer pour trier les éléments en fonction des critères définis.
Tris par défaut | Cliquez sur cette option pour revenir aux tris appliqués par défaut.

Affichage en tableau

Cliquez sur Tableau depuis les options d'affichage pour afficher les éléments de planning et les temps passés en tableau. Chaque ligne du tableau correspond à un élément de planning ou de temps.

Important

Cet affichage vous permet de gérer les éléments de planning ou les temps déjà créés, mais pas de saisir un nouvel élément. Pour cela, vous devez passer par un affichage en Liste ou Colonne.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des résultats de recherche en vue tableau, voir Paramétrer les résultats en vue tableau.

Affichage en statistiques

Cliquez sur Statistiques depuis les options d'affichage pour afficher différentes statistiques sur les temps passés renseignés. Cet affichage est à but informatif uniquement et ne permet pas de gérer les éléments de planning ou les temps passés.

Ces statistiques ne tiennent pas compte des plannings renseignés.

Saisir des temps passés

Les temps passés peuvent être saisis :

- À partir d'un bloc de temps vide ;
- À partir d'une saisie rapide, pour reprendre automatiquement tous les champs renseignés dans un temps et modifier uniquement les valeurs souhaitées ;
- Dupliquer des temps existants.

À partir d'un bloc de temps vide

| 1 | Positionnez-vous sur la semaine souhaitée puis cliquez sur pour la journée souhaitée depuis l'affichage en Liste ou en Colonne.

Le formulaire de création du temps passé s'ouvre.

| 2 | Renseignez les champs suivants dans le formulaire de création :

Champ | Description
--- | ---
Date | Date associée au temps, qui correspond à la date du jour utilisée pour la création. Si besoin, cliquez sur le et modifiez la date renseignée.
Collaborateur | Collaborateur affecté au temps. Par défaut, le collaborateur associé à l'utilisateur connecté est renseigné. Ce champ n'est pas modifiable.
Client et affectation | Renseignez le Client et les champs de l'affectation à associer au temps : Affaire Lot Sous-lot Tâche Pour renseigner rapidement l'affectation, cliquez sur à côté du champ Client afin d'ouvrir le champ de recherche permettant de sélectionner une tâche. Si le client est déjà renseigné, les tâches disponibles dans la recherche sont filtrées en fonction de ce client.
Code action et Code action 2 | Sélectionnez les codes action de niveau 1 et 2 depuis la liste d'aide. En fonction du paramétrage, le code action 2 peut être facultatif et donc non visible. Ces champs sont grisés si l'affectation n'est pas renseignée.
Durée | Durée du temps. L'unité de saisie dépend de l'unité paramétrée pour la saisie des plannings, depuis Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Main d’œuvre > section Unités > champ Temps passés.
Lieu | Renseignez le lieu. Ce champ est grisé si l'affectation n'est pas renseignée.
Commentaire | Renseignez un commentaire pour apporter plus de précisions sur le travail effectué. Ce champ est obligatoire si la règle de gestion `TPS_COMMENTAIRE` est activée.

| 3 | Cliquez sur Enregistrer.

Un temps est créé dans l'agenda pour la date renseignée. Ce temps est également disponible sous forme de ligne dans le menu Mon activité.

À partir d'une saisie rapide

Une saisie rapide est un modèle créé à partir d'un temps saisi et qui reprend les critères à l'identique. Les collaborateurs ont seulement besoin de modifier les valeurs qui diffèrent pour saisir un nouveau temps, au lieu de devoir ressaisir les mêmes informations.

Note

Cette procédure explique comment saisir des temps en utilisant les saisies rapides. Pour créer des saisies rapides, voir Gérer les saisies rapides.

| 1 | Positionnez-vous sur la semaine souhaitée puis sur la journée souhaitée depuis l'affichage en Liste ou en Colonne.

| 2 | Cliquez sur puis sur la saisie rapide souhaitée.

Le formulaire de création du temps s'ouvre sur la droite de l'écran. Les informations enregistrées dans la saisie rapide sont renseignées automatiquement. Si besoin, modifiez les informations du temps pour ajuster certaines des valeurs pré-renseignées.

Astuce

Si votre saisie rapide comporte une durée, vous pouvez faire Ctrl + clic sur la saisie rapide souhaitée pour créer directement le temps sans passer par le formulaire.

| 3 | Cliquez sur Enregistrer.

Un temps est créé dans l'agenda pour la date renseignée. Ce temps est également disponible sous forme de ligne dans le menu Mon activité.

Dupliquer des temps existants

#### Bloc de temps

Un temps existant peut être dupliqué pour créer rapidement un nouveau temps.

| 1 | Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.

| 2 | Cliquez sur sur la ligne concernée, puis sur Dupliquer.

| 3 | Modifiez les informations souhaitées puis cliquez sur Enregistrer.

Le temps passé est dupliqué.

#### Semaine complète

DMF | 190303 PORTAIL TEMPS PASSES DUPLICATION SEMAINE

Une semaine complète peut également être dupliquée. Cette duplication ne prend pas en compte les absences.

| 1 | Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.

| 2 | Cliquez sur à droite du champ de recherche.

| 3 | Dans la fenêtre de duplication, renseignez les informations suivantes :

- Renseignez le Nombre de semaines concernées par la duplication. Par exemple, si vous renseignez 3 semaines, la semaine de référence sera dupliquée sur les trois semaines suivantes.
- Cochez ou décochez les jours de la semaine pour déterminer les journées de la semaine concernées par la duplication. Cochez ou décochez Tous les jours pour cocher ou décocher tous les jours en une fois.

| 4 | Cliquez sur Valider.

Les temps passés de la semaine de référence sont dupliqués sur le nombre de semaines suivantes.

Modifier un temps

DMF | 190302 PORTAIL TEMPS PASSES MODIFICATION

Note

Les temps terminés ne peuvent pas être modifiés.

Pour modifier un temps :

| 1 | Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.

| 2 | Cliquez sur sur la ligne concernée, puis sur Modifier.

| 3 | Modifiez les informations souhaitées puis cliquez sur Enregistrer pour prendre en compte les modifications.

Pour modifier rapidement la durée d'un bloc de temps :

| 1 | Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.

| 2 | Cliquez sur pour le temps à modifier, puis sur + 30 minutes ou sur - 30 minutes pour ajouter ou retirer 30 minutes à la durée du temps.

Déplacer un temps vers un autre jour

Prérequis : Le temps ne doit ni être validé ni terminé.

| 1 | Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste ou Colonne.

| 2 | Glissez et déposez l'icône du temps vers le jour souhaité.

Le temps est déplacé.

Note

Si le temps est déplacé vers un jour férié, il sera automatiquement déplacé au jour ouvré suivant.

Terminer des temps

Lorsqu'un collaborateur a fini de saisir ses temps pour la semaine ou pour le mois, il doit les terminer pour que ceux-ci soient transférés en validation à son manager.

La terminaison des temps se fait à la semaine ou au mois en fonction des procédures mises en place dans votre entreprise. Avant de terminer vos temps, assurez-vous que ceux-ci soient complets et respectent les règles fixées par votre entreprise. En effet, les temps sont contrôlés avant d'être terminés. Si certains temps ne sont pas conformes, la terminaison ne pourra pas être réalisée.

| 1 | Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.

| 2 | Cliquez sur à droite du champ de recherche, puis sur Terminer la semaine ou Terminer le mois et confirmez la terminaison.

Les temps de la semaine ou du mois sont terminés et ne sont donc plus modifiables. Les temps et les journées terminés sont affichés avec l'icône .

Si vous avez besoin de modifier des temps terminés, cliquez sur à droite du champ de recherche en haut de l'écran, puis sur Annuler la terminaison de la semaine ou Annuler la terminaison du mois et confirmez l'annulation.

Déclarer le télétravail

Le collaborateur peut déclarer ses journées et demi-journées passées en télétravail afin de transmettre cette information à son entreprise.

Note

Les déclarations de télétravail ne sont plus modifiables si les temps de la période sont terminés ou validés.

Déclarer manuellement les journées de télétravail

| 1 | Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste ou en Colonne.

| 2 | Dans l'en-tête de la journée souhaitée, cliquez sur :

- pour déclarer la matinée en télétravail,
- pour déclarer l'après-midi en télétravail,
- les deux icônes pour déclarer la journée complète en télétravail.

Le télétravail est déclaré pour la demi-journée ou journée souhaitée et les icônes de télétravail deviennent respectivement et .

Pour annuler le télétravail, cliquez sur et pour revenir aux icônes grisées.

Mettre en place une récurrence pour le télétravail

Le collaborateur peut créer une saisie hebdomadaire type pour déclarer son télétravail et l'appliquer sur une période donnée pour l'exercice en cours.

Exemple

Pour une durée de 6 mois, un collaborateur doit déclarer ses journées du mardi, mercredi et jeudi en télétravail. Il crée alors une récurrence pour son télétravail, en cochant les journées souhaitées et en définissant une période de 6 mois. Lorsqu'il valide sa récurrence, ses journées de télétravail sont déclarées automatiquement pour les 6 prochains mois.

| 1 | Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.

| 2 | Cliquez sur à droite du champ de recherche situé en haut de l'écran.

| 3 | Dans la fenêtre de déclaration récurrente de télétravail, renseignez les informations suivantes :

- Dans les champs Pour la période du XXXX au YYYY, renseignez la période concernée par la récurrence du télétravail. La date de fin de l'exercice courant est renseignée par défaut pour la date de fin de la période mais reste modifiable.

Note

Si des déclarations manuelles de télétravail sont déjà présentes sur la période de la récurrence, celles-ci seront remplacées.

- Cochez les cases correspondantes pour déclarer vos demi-journées de télétravail en fonction des jours de la semaine.

| 4 | Cliquez sur Valider.

Les demi-journées sélectionnées sont automatiquement déclarées en télétravail sur la période renseignée. Cette déclaration est uniquement réalisée sur les jours travaillés du calendrier de la société.

Astuce

La récurrence saisie n'est pas gardée en mémoire et ne peut donc ni être modifiée ni supprimée. Si besoin, annulez manuellement chaque demi-journée de télétravail ou créez une récurrence "vide" (aucune case cochée) sur la période concernée pour annuler le télétravail.

Gérer les saisies rapides
Créer une saisie rapide

| 1 | Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.

| 2 | Cliquez sur sur la ligne concernée, puis sur Créer une saisie rapide.

Une fenêtre s'affiche.

| 3 | Renseignez le Libellé de cette saisie puis cliquez sur Valider.

La saisie rapide est créée et peut désormais être utilisée pour saisir des temps. Les informations propres au temps d'origine sont enregistrées avec la saisie rapide et seront ainsi pré-remplies lors de la création d'un temps à partir d'une saisie rapide.

Modifier ou supprimer une saisie rapide

| 1 | Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.

| 2 | Cliquez sur à droite du champ de recherche puis sélectionnez la saisie rapide souhaitée.

| 3 | Dans la fenêtre de modification de la saisie rapide :

- Modifiez les informations souhaitées de la saisie rapide puis cliquez sur Valider pour prendre en compte la modification.
- Cliquez sur Supprimer puis confirmez la suppression si vous souhaitez supprimer cette saisie rapide.

Éditer des temps

DMF | 190304 PORTAIL TEMPS PASSES IMPRIMER

Prérequis : Un modèle d'édition des temps doit être paramétré.

| 1 | Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.

| 2 | Cliquez sur à droite du champ de recherche puis sélectionnez Editer les temps passés.

| 3 | Sélectionnez le Modèle d'édition depuis la liste déroulante puis le format d'édition. Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop pour les temps passés.

| 4 | Cliquez sur Valider.

L'édition des temps est enregistrée sur votre machine et est prête pour l'impression..

Supprimer un temps

Important

La suppression d'un temps est définitive.

Note

Les temps terminés ou validés ne peuvent pas être supprimés.

| 1 | Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.

| 2 | Cliquez sur dans la colonne Actions de la ligne concernée, puis sur Supprimer.

Une fenêtre s'affiche.

| 3 | Confirmez la suppression.

Le temps est supprimé.