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# Gérer les questionnaires d'évaluation

Lorsqu'une session est terminée, un questionnaire d'évaluation peut être rempli par les participants pour qu'ils fassent part de leurs retours sur la session.

Renseigner les informations d'évaluation sur une session

DMF | 180321 FORMATION CONTINUE SESSION EVALUATIONS

Prérequis :

- Des modèles de questionnaires participant et formateur doivent être créés (voir Évaluations).
- Si vous souhaitez effectuer des relances, des modèles de relance doivent être paramétrés (voir Créer un modèle de relance).
- Si vous souhaitez envoyer des mails d'invitation, des modèles de mail de type Invitation à une évaluation Rptdesign doivent être paramétrés (voir Paramétrer les éditions).

Référence

Pour envoyer des mails d'invitation et des relances, les batchs EvaluationInvitation et EvaluationRelance doivent être paramétrés.

Pour plus d'informations sur ces batchs, voir Batch EvaluationInvitation et Batch EvaluationRelance.

| 1 | Ouvrez la session et cliquez sur dans la barre d'action.

| 2 | Sous l'onglet Evaluation, renseignez les informations :

Champ | Description
--- | ---
Modèle de questionnaire formateur | Renseignez le modèle de questionnaire formateur qui s'applique dans le cadre de l'évaluation de la session. La liste affiche les modèles de questionnaire dans lesquels l'option Formateur est cochée. Par défaut, le modèle renseigné automatiquement est celui pour lequel les options Formateur et Par défaut sont cochées dans la fiche du modèle. Il peut aussi s'agir de l'unique modèle formateur s'il n'en existe qu'un seul. Important Il n'est plus possible de modifier le modèle de questionnaire si l'invitation a été envoyée ou si le participant a déjà répondu au questionnaire.
Modèle de mail d'invitation des participants | Renseignez le modèle de mail envoyé aux participants pour les inviter à remplir le questionnaire. Note Il est possible de cliquer sur pour accéder aux options d'édition et de design du modèle de mail d'invitation des participants.
Heure d'envoi du mail d'invitation | Sélectionnez l'heure à laquelle les mails d'invitation s'envoient. Si le champ n'est pas renseigné, l'heure prise en compte est 00:00. Important Il est nécessaire de créer et paramétrer le batch EvaluationInvitation pour envoyer des mails d'invitation. Sans le batch EvaluationInvitation, les modèles de mail d'invitation et l'heure d'envoi du mail d'invitation renseignés n'ont aucun effet.
Processus de relance participant | Renseignez le modèle de relance participant. La liste affiche les modèles de relance déjà créés dans Akuiteo. Par défaut, le modèle de relance renseigné automatiquement est celui pour lequel l'option Défaut est cochée dans la fiche du modèle de relance. Il peut également s'agir de l'unique modèle de relance s'il n'y en a qu'un seul. Note Il est possible de cliquer sur pour accéder aux options d'édition et de design du modèle de mail de relance des participants.

| 3 | Dans la ligne de la section Périodes d'évaluation, renseignez les informations :

Champ | Description
--- | ---
Questionnaire participant | Renseignez le modèle de questionnaire participant qui s'applique dans le cadre de l'évaluation de la session. La liste affiche les modèles de questionnaire dans lesquels l'option Participant est cochée. Par défaut, le modèle renseigné automatiquement est celui pour lequel les options Participant et Par défaut sont cochées dans la fiche du modèle. Il peut aussi s'agir de l'unique modèle participant s'il n'en existe qu'un seul.
Date proposée | Sélectionnez la date à partir de laquelle débute la période d'évaluation. Par défaut, la date renseignée automatiquement est la date de fin de la session. À partir de cette date, le questionnaire d'évaluation est disponible et les participants et/ou les formateurs peuvent le remplir. La cellule Etat affiche En cours. Avant cette date, le questionnaire n'est pas disponible et la cellule Etat affiche Non ouvert.
Alerte responsable envoyée | Cette colonne concerne le batch EvaluationAvertissement. Si cette colonne affiche Oui, une alerte a été envoyée par le batch au responsable de la session et aux éventuelles personnes qui ont déjà modifié la session afin de signaler que certains participants n'ont pas d'adresse mail renseignée dans leur fiche de contact et qu'ils ne peuvent donc pas recevoir le mail d'invitation à répondre au questionnaire d'évaluation. Si cette colonne affiche Non, aucune alerte n'a été envoyée au responsable. Référence Pour créer et paramétrer le batch EvaluationAvertissement, voir Batch EvaluationAvertissement.
Dernière relance faite | Cette colonne indique la date de la dernière relance envoyée par le batch EvaluationRelance.
Nb de questionnaires P répondus | Cette colonne indique le nombre de participants qui ont répondu au questionnaire d'évaluation sur le nombre total de participants.
Etat | Cette colonne indique l'état de la période d'évaluation : Non ouvert : La période d'évaluation n'a pas commencé. En cours : La période d'évaluation est en cours. Clôturé : La période d'évaluation est terminée et fermée.
Papier uniquement (participant) | Cochez cette case si les participants remplissent leur questionnaire uniquement au format papier. Si cette case est cochée, les relances ne seront pas envoyées aux participants et la cellule Nb de questionnaires P répondus reste à 0.
Libellé | Renseignez le libellé de la période d'évaluation.

| 4 | Dans la barre d'action, cliquez sur .

La session et les informations d'évaluation sont enregistrées.

Envoyer les mails d'invitation à répondre au questionnaire d'évaluation

Pour envoyer les mails d'invitation aux formateurs et aux participants afin qu'ils répondent au questionnaire d'évaluation, il est nécessaire de :

- Renseigner sur les sessions le modèle de mail d'invitation des participants et des formateurs (voir Renseigner les informations d'évaluation sur une session).
- Paramétrer et exécuter le batch EvaluationInvitation (voir Batch EvaluationInvitation).

Répondre à un questionnaire d'évaluation
Depuis le Portail Formation

Prérequis : La période d'évaluation doit être en cours.

| 1 | Allez sur le Portail Formation.

| 2 | Connectez-vous grâce à vos identifiants de connexion.

| 3 | Répondez au questionnaire.

| 4 | Cliquez sur Valider.

Le questionnaire est validé.

Sur format papier

DMF | 180321 FORMATION CONTINUE SESSION EVALUATIONS

Prérequis :

- La période d'évaluation doit être en cours.
- Au moins un modèle d'édition de type Questionnaire participant et/ou Questionnaire intervenant doit être paramétré (voir Paramétrer les éditions).

Il est possible d'éditer le questionnaire d'évaluation sous format papier afin que les répondants puissent le remplir à la main.

| 1 | Ouvrez la session puis l'onglet Evaluation de la session.

| 2 | Sous la section Périodes d'évaluation, faites un clic droit sur la ligne de la période d'évaluation.

| 3 | Cliquez sur Editer le questionnaire participant ou Editer le questionnaire intervenant.

| 4 | Cliquez sur le modèle d'édition souhaité.

| 5 | Cliquez sur Imprimer.

Le questionnaire s'imprime. Les participants ou le formateur peuvent y répondre à la main.

Clôturer une période d'évaluation

Clôturer une période d'évaluation permet de faire en sorte que les participants et/ou le formateur ne puissent plus répondre au questionnaire lié à la période d'évaluation.

Clôturer grâce à un batch

Les batchs EvaluationRelance et EvaluationEnvoiSyntheseSessionPeriode peuvent clôturer une période d'évaluation.

La clôture peut s'effectuer :

- Lorsque le batch EvaluationRelance s'exécute et que le délai après la dernière relance renseigné dans le modèle de relance est achevé.
- Lorsque le batch s'exécute et que le délai paramétré dans le batch après la date d'évaluation est achevé.
- Lorsque le batch s'exécute et que tous les participants ont déjà répondu au questionnaire d'évaluation, même si le formateur n'a pas encore répondu.

Référence

Pour paramétrer le batch EvaluationRelance, voir Batch EvaluationRelance.

Pour paramétrer le batch EvaluationEnvoiSyntheseSessionPeriode, voir Batch EvaluationEnvoiSyntheseSessionPeriode.

Clôturer manuellement

DMF | 180322 FORMATION CONTINUE SESSION CLOTURER EVALUATION

Il est possible de clôturer manuellement la période d'évaluation.

| 1 | Ouvrez la session puis l'onglet Evaluation de la session.

| 2 | Sous la section Périodes d'évaluation, faites un clic droit sur la ligne de la période d'évaluation souhaitée.

| 3 | Cliquez sur Clôturer l'évaluation sélectionnée.

| 4 | Cliquez sur Oui.

La période d'évaluation est clôturée.

Éditer une synthèse des évaluations

Prérequis :

- Des personnes doivent avoir répondu à des questionnaires d'évaluation.
- Un modèle d'édition de type Synthese ensemble session, Synthèse par période d'évaluation ou Synthèse par session doit être paramétré.

La synthèse des évaluations est un fichier PDF qui permet de visualiser les détails et les statistiques des questionnaires d'évaluation auxquels les participants et/ou formateurs ont répondu.

À partir du tableau de bord des évaluations

DMF | 180707 FORMATION CONTINUE EDITION TBD EVALUATIONS 180321 FORMATION CONTINUE SESSION EVALUATIONS

| 1 | Allez dans Tableaux de bord > Formation > TDB des évaluations.

| 2 | Sélectionnez les filtres et les critères de regroupement souhaités pour les résultats de recherche et appuyez sur Entrée.

| 3 | Si vous souhaitez intégrer plusieurs périodes d'évaluation, sélectionnez la ou les lignes à intégrer dans la synthèse des évaluations.

| 4 | Faites un clic droit sur le ou les résultats de recherche souhaités.

| 5 | Cliquez au choix sur l'une des options :

Option | Description
--- | ---
Editer la synthèse des périodes sélectionnées | La synthèse des évaluations portera sur l'ensemble des périodes d'évaluation correspondant aux lignes sélectionnées dans les résultats de recherche.
Editer la synthèse pour la session | La synthèse des évaluations portera sur une seule session correspondant à la ligne sélectionnée.
Editer la fiche individuelle d'évaluation | La synthèse portera sur les réponses d'un seul participant correspondant à la ligne sélectionnée.

| 6 | Sélectionnez le modèle d'édition souhaité.

| 7 | Cliquez sur Aperçu, Imprimer ou Envoi mail.

La synthèse des évaluations s'édite.

À partir de la session

DMF | 180321 FORMATION CONTINUE SESSION EVALUATIONS

| 1 | Ouvrez la session puis l'onglet Evaluation de la session.

| 2 | Sélectionnez une ou plusieurs lignes à intégrer dans la synthèse des évaluations.

| 3 | Faites un clic droit sur les lignes d'évaluation souhaitées.

| 4 | Cliquez au choix sur l'une des options :

Option | Description
--- | ---
Editer la synthèse des périodes sélectionnées | La synthèse des évaluations portera sur l'ensemble des périodes d'évaluation correspondant aux lignes sélectionnées dans les résultats de recherche.
Editer la synthèse pour la session | La synthèse des évaluations portera sur une seule session correspondant à la ligne sélectionnée.

| 5 | Sélectionnez le modèle d'édition souhaité.

| 6 | Cliquez sur Aperçu, Imprimer ou Envoi mail.

La synthèse des évaluations s'édite.