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# Plannings

DMF | 1901** PORTAIL AGENDA VUE AGENDA 1904** PORTAIL PLANNING *

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail collaborateur > Libellé Employee Agenda.

Le planning permet à un collaborateur d'organiser ses journées de travail à l'avance et de planifier son agenda. Par exemple, un consultant peut utiliser son planning pour organiser ses semaines en fonction de ses clients ou un développeur peut planifier ses journées de maintenance à l'avance pour mieux organiser son agenda. Le planning permet ainsi de visualiser les tâches prévues sur une ou plusieurs affaires ou encore de vérifier le plan de charge d'un collaborateur.

Les collaborateurs peuvent modifier leurs plannings à tout moment jusqu'à ce qu'ils les transfèrent dans leurs temps. Ainsi, un bloc de planning peut être converti en bloc de temps sans que le collaborateur n'ait besoin de saisir ce temps séparément.

Le planning peut être géré depuis deux menus dans le module Collaborateur :

- le menu Agenda, qui affiche le planning sous forme d'agenda. Ce menu permet également de gérer ses temps passés. Les plannings sont identifiés grâce à l'icône et les temps passés grâce à l'icône .
- le menu Mon activité, qui affiche le planning sous forme de tableau détaillé.

Les temps passés sont gérés de la même façon que le planning. Cependant, les temps représentent des blocs de temps de travail réellement effectués par le collaborateur alors que le planning est une prévision des journées de travail du collaborateur.

Afficher les plannings

Le menu Agenda affiche les plannings et temps passés et vous permet de les gérer dans une vue hebdomadaire. Les fonctionnalités suivantes sont disponibles en haut de l'écran :

- Pour naviguer d'une semaine à une autre, utilisez les flèches et ou ouvrez le calendrier pour sélectionner la semaine souhaitée.
- Les icônes , et en haut à droite de l'écran permettent de masquer ou d'afficher les plannings non réalisés, les plannings réalisés et les temps passés.
- En dessous du champ de recherche, différentes options d'affichage sont disponibles et chaque option possède ses caractéristiques et fonctionnalités spécifiques.

Affichage en liste

Cliquez sur Liste depuis les options d'affichage pour afficher les éléments de planning et les temps passés en liste. Cette liste comprend un bloc par jour affiché (depuis les préférences) et chaque bloc comprend les éléments de planning et les temps renseignés sur cette journée.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des résultats en vue liste, voir Paramétrer les résultats en vue liste.

Note

Le tri des en-têtes n'est pas disponible sur l'agenda.

Affichage en colonne

Cliquez sur Colonne depuis les options d'affichage pour afficher les éléments de planning et les temps passés en colonne. Cet affichage comprend un bloc par jour affiché (depuis les préférences) et chaque bloc comprend les éléments de planning et les temps renseignés sur cette journée.

En haut à droite des colonnes, les options suivantes permettent de gérer l'affichage du détail des éléments de planning et des temps :

- Vue condensée pour afficher seulement la durée, le client et les indicateurs visuels (par exemple le commentaire ou le statut de validation)
- Vue normale pour afficher toutes les informations de l'élément
- Vue à l'échelle pour afficher les éléments en bloc dont la hauteur est proportionnelle à la durée de l'élément

Pour trier les éléments affichés au sein de chaque bloc de journée, cliquez sur l'icône à droite du champ de recherche pour afficher les options de tri :

Trier le contenu | Affiche une fenêtre pour gérer les options de tri. La section Colonnes disponibles affiche les différentes valeurs sur lesquelles il est possible d'effectuer un tri. Utilisez le champ de recherche pour retrouver rapidement une colonne. La recherche se lance dès le premier caractère et les colonnes de la section Colonnes disponibles sont filtrées en conséquence. Déplacez vers la section Colonnes triées chaque critère sur lequel effectuer le tri : Si vous appliquez plusieurs critères, définissez l'ordre des critères en sélectionnant et en déplaçant les critères. Pour chaque critère, cliquez sur l'icône de tri pour que le tri soit réalisé par ordre croissant/alphabétique ou par ordre décroissant / alphabétique inverse . Pour supprimer un critère, cliquez sur pour le critère souhaité. Cliquez sur Appliquer pour trier les éléments en fonction des critères définis.
Tris par défaut | Cliquez sur cette option pour revenir aux tris appliqués par défaut.

Affichage en tableau

Cliquez sur Tableau depuis les options d'affichage pour afficher les éléments de planning et les temps passés en tableau. Chaque ligne du tableau correspond à un élément de planning ou de temps.

Important

Cet affichage vous permet de gérer les éléments de planning ou les temps déjà créés, mais pas de saisir un nouvel élément. Pour cela, vous devez passer par un affichage en Liste ou Colonne.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des résultats de recherche en vue tableau, voir Paramétrer les résultats en vue tableau.

Affichage en statistiques

Cliquez sur Statistiques depuis les options d'affichage pour afficher différentes statistiques sur les temps passés renseignés. Cet affichage est à but informatif uniquement et ne permet pas de gérer les éléments de planning ou les temps.

Ces statistiques ne tiennent pas compte des plannings.

Saisir un planning

Le planning peut être saisi :

- À partir d'un bloc de planning vide ;
- En dupliquant un planning existant.

À partir d'un bloc de planning vide

| 1 | Depuis le menu Agenda, positionnez-vous sur la semaine souhaitée puis cliquez sur pour la journée souhaitée depuis l'affichage en Liste ou en Colonne.

Le formulaire de création de l'élément de planning s'ouvre sur la droite de l'écran.

| 2 | Renseignez les champs suivants dans le formulaire de création :

Champ | Description
--- | ---
Collaborateur | Collaborateur affecté à l'élément de planning. Par défaut, le collaborateur associé à l'utilisateur connecté est renseigné. Ce champ n'est pas modifiable.
Date début / Date fin | Date et heure de début de l'élément de planning. Si la règle de gestion `PLG_HORODATE` est activée et que vous utilisez donc l'agenda horodaté, le champ Date fin est également disponible. Dans ce cas, renseignez les date et heure de fin de l'élément de planning. Si vous planifiez avec une heure de début et de fin, le temps réel entre la date et heure de début et la date et heure de fin sera décompté.
Durée | Note Si la règle de gestion `PLG_HORODATE` est activée, ce champ est affiché à titre informatif et n'est pas modifiable Durée de l'élément de planning. L'unité de saisie dépend de l'unité paramétrée pour la saisie des plannings, depuis Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Main d’œuvre > section Unités > champ Planning. La durée peut être renseignée avec 2 décimales (par exemple 1/4 de jour = 0,25). La durée du planning prend en compte les jours non travaillés paramétrés pour la société. Exemple Vous créez un planning d'une durée de 4 jours à partir du lundi. Sur la semaine concernée, le mercredi est un jour férié. Deux blocs de planning seront ajoutés : un premier bloc de 2 jours du lundi au mardi et un second bloc de 2 jours du jeudi au vendredi. La planification est possible sur les jours non travaillés désignés dans la semaine type du collaborateur associé au planning. Le décompte des charges se fait à partir de cette durée. Exemple Sur une journée avec 7h42 de travail, vous ajoutez un planning d'une durée de 1 heure soit 0,14 jour. Le reste à planifier d'une tâche d'une journée passerait donc à 0,86.
Journée entière | Note Ce champ est uniquement disponible si la règle de gestion `PLG_HORODATE` est activée. Cochez l'option Journée entière si vous souhaitez définir la planification en journées entières. Dans ce cas, les dates de début et de fin de l'élément sont toujours saisissables, mais les heures sont données à titre indicatif et ne sont pas modifiables. Dans ce cas : Cochez Termine à midi si vous souhaitez planifier un élément de planning de plus d'une journée qui se termine en fin de matinée. Cochez Commence l'après-midi si vous souhaitez planifier un élément de planning de plus d'une journée qui commence en début d'après-midi. Exemples Vous souhaitez planifier un élément sur la journée du lundi 25 : vous planifiez du 25 au 25 et cochez Journée entière. L'élément créé a une durée d'1 jour. Vous souhaitez planifier 2 jours et demi, du lundi 25 au mercredi 27 : vous planifiez du 25 au 27 et cochez Journée entière. Si vous cochez Termine à midi, l'élément sera planifié du lundi matin au mercredi midi. L'élément créé a une durée de 2 jours et demi. Si vous cochez Commence l'après-midi, l'élément sera planifié du lundi en début d'après-midi au mercredi soir. L'élément créé a une durée de 2 jours et demi. Si vous cochez à la fois Commence l'après-midi et Termine à midi, l'élément sera planifié du lundi en début d'après-midi au mercredi midi. L'élément créé a dans ce cas une durée de 2 jours.
Client et affectation | Renseignez le Client et les champs de l'affectation à associer à l'élément de planning : Affaire Lot Sous-lot Tâche Pour renseigner rapidement l'affectation, cliquez sur à côté du champ Client afin d'ouvrir le champ de recherche permettant de sélectionner une tâche. Si le client est déjà renseigné, les tâches disponibles dans la recherche sont filtrées en fonction de ce client.
Lieu | Lieu prévu pour l'élément de planning. Ce champ est en saisie libre et est à visée informative uniquement.
Réunion visio | Lorsque la case est cochée, l'élément de planning est prévu à distance grâce à un outil de visioconférence. Cette option permet de transférer un rendez-vous en visio dans un agenda Outlook grâce au batch PlanningExchange. Référence Pour plus d'informations sur le batch PlanningExchange, voir Batch PlanningExchange.
Couleur | Permet de personnaliser unitairement la couleur d'affichage de l'élément de planning.
Commentaire | Commentaire renseigné pour l'élément de planning. Ce champ peut être rendu obligatoire en activant la règle de gestion `PLG_COMMENTAIRE`.
Descriptif | Description de l'élément de planning. Ce champ est seulement disponible si la règle de gestion `PLG_DESCRIPTIF` est activée.
Action | Action associée à l'élément de planning. Les actions disponibles dans la liste déroulante dépendent de l'affaire du planning. Si l'affaire sélectionnée n'est associée qu'à un seul code action, ce code est renseigné automatiquement.
Ligne de commande | Lignes de commande associées à l'affaire du planning. Ce champ est seulement disponible si la règle de gestion `PLG_CMDCLI` est activée.
Validé | Lorsque la case est cochée, l'élément de planning est considéré comme validé. L'élément est considéré comme non validé lorsque la case n'est pas cochée. Cette case ne peut pas être cochée ou décochée manuellement. Pour valider un élément de planning, voir Valider ou dévalider un élément de planning.
Quart de journée | Note Ce champ n'est pas affiché si la règle de gestion `PLG_HORODATE` est activée. Cliquez sur le quart de journée souhaité pour modifier automatiquement l'heure de début de l'élément. Les quarts de journée sont déterminés en fonction de la semaine type du collaborateur affecté au planning. Exemple Le collaborateur affecté au planning a une semaine type avec 7 heures de travail par jour, de 9:00 à 12:30 puis de 13:30 à 17:00. Pour un élément de planning : 1er quart = l'heure de début sera à 9:00 2ème quart = l'heure de début sera à 10:45 3ème quart = l'heure de début sera à 13:30 4ème quart = l'heure de début sera à 15:15 Note Si la règle de gestion `PLG_8EME_JRNEE` est activée, ce sont alors des huitièmes de journée et non des quarts de journée qui sont affichés.
Autoriser les samedis | Note Si la règle de gestion `PLG_HORODATE` est activée, ces champs sont masqués. Permet de définir si les jours non travaillés du collaborateur doivent être pris en compte ou non, par exemple pour planifier des astreintes. Exemple Vous créez un élément de planning d'une durée de 10 jours avec une date de début au lundi 5 octobre. Vous cochez l'option Autoriser les samedis mais l'option Autoriser les dimanches n'est pas cochée. L'élément de planning créé sera donc planifié du lundi 5 au jeudi 15 octobre. La règle de gestion `PLG_AUTORISER_LES` permet de cocher ces options par défaut lors de la création, la duplication ou le report d'un élément de planning. Dans le cas du planning horodaté, ces options sont cochées automatiquement et par défaut si l'option Journée entière n'est pas cochée.
Autoriser les dimanches
Autoriser les jours fériés
Tags | Renseignez le premier caractère du tag recherché pour ouvrir la liste des tags correspondants puis cliquez sur le tag pour l'ajouter à l'élément de planning. Cette liste affiche uniquement les tags de type Planning. Vous pouvez ajouter autant de tags que nécessaire. Pour créer un nouveau tag directement :
| 1 | Dans le champ Tags, renseignez le libellé du nouveau tag puis cliquez sur la touche Tab ou sur un autre champ.
| 2 | Renseignez les champs nécessaires dans la fenêtre Nouveau Tag.
Référence Pour plus d'informations sur les tags et les champs à renseigner, voir Tags.
| 3 | Cliquez sur Enregistrer.
Le tag est créé et est ajouté automatiquement à l'élément de planning. Les tags sont également affichés sous forme d'icône colorée dans le bloc de planning et sont détaillés dans le tooltip de chaque élément. Pour modifier un tag, cliquez sur ce tag depuis le formulaire d'un planning, modifiez les informations souhaitées puis cliquez sur Enregistrer.

| 4 | Cliquez sur Enregistrer.

Un élément de planning est créé dans l'agenda pour la date renseignée. Ce planning est également disponible sous forme de ligne dans le menu Mon activité.

En dupliquant un planning existant

Un élément de planning existant peut être dupliqué pour créer rapidement un nouveau planning.

| 1 | Depuis le menu Agenda, positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.

| 2 | Cliquez sur pour l'élément de planning à dupliquer, puis sur Dupliquer.

| 3 | Modifiez les informations souhaitées dans le formulaire puis cliquez sur Enregistrer pour créer le nouveau planning.

Modifier un planning

DMF | 190402 PORTAIL PLANNING MODIFICATION

Note

Les plannings validés ne peuvent pas être modifiés.

| 1 | Depuis le menu Agenda, positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.

| 2 | Cliquez sur pour l'élément de planning à modifier, puis sur Modifier.

| 3 | Modifiez les informations souhaitées dans le formulaire puis cliquez sur Enregistrer pour prendre en compte les modifications.

Valider ou dévalider un élément de planning

DMF | 250116 PLANNING WEB PLANNING ASSOCIER LE COLLABORATEUR À L'AFFAIRE / TÂCHE

La validation d'un élément de planning permet de cocher la case Validé dans le formulaire de l'élément. Cette case ne peut pas être cochée manuellement dans le formulaire. Une fois validé, un élément de planning ne peut plus être modifié ou supprimé.

Il est impossible de valider un élément si le collaborateur affecté n'est pas une ressource associée à l'affaire. Cependant, si le planificateur dispose du DMF 250116, le collaborateur est automatiquement ajouté en ressource à l'affaire lors de la création d'un élément de planning et il est ainsi possible de valider l'élément par la suite.

| 1 | Depuis le menu Agenda, positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau

| 2 | Cliquez sur pour l'élément de planning souhaité, puis sur Valider.

L'élément de planning sélectionné est validé et est identifié grâce à l'icône . L'élément de planning ne peut désormais plus être modifié ni supprimé.

Pour annuler la validation, cliquez sur de la ligne concernée, puis sur Dévalider.

Note

Lorsque vous affichez le menu contextuel pour un élément de planning seulement, seule une option est disponible pour la validation : Valider si l'élément n'est pas validé et Dévalider si l'élément est validé.

Transférer les plannings dans les temps

DMF | 190406 PORTAIL PLANNING TRANSFERT TPS PASSES

Le planning peut être transféré dans les temps afin de reprendre automatiquement les informations du planning sans avoir à tout ressaisir pour créer les temps. En fonction de la durée contractuelle par jour, le planning en pourcentage est converti en heures minutes.

#### Élément de planning

| 1 | Cliquez sur :

- dans l'entête de la journée concernée si vous souhaitez transférer tous les éléments de planning de la journée en une fois, puis confirmez le transfert. Cette fonctionnalité n'est pas disponible depuis l'affichage en Tableau.
- si vous souhaitez transférer un élément de planning unitairement, puis sur Transférer dans les temps passés et confirmez le transfert.

L'élément de planning est converti en bloc de temps.

#### Semaine complète

DMF | 190306 PORTAIL TEMPS PASSES TRANSFERER PLANNING DE LA SEMAINE DANS LES TEMPS

Il est également possible de transférer dans les temps tous les éléments de planning sur une semaine complète.

| 1 | Cliquez sur à droite du champ de recherche depuis le haut de l'écran et confirmez le transfert.

Tous les plannings de la semaine concernée sont convertis en temps.

Déplacer un planning vers un autre jour

| 1 | Depuis le menu Agenda, positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste ou Colonne.

| 2 | Glissez et déposez l'icône du planning vers le jour souhaité.

L'élément est déplacé.

Note

Si le planning est déplacé vers un jour férié, il sera automatiquement déplacé au jour ouvré suivant.

Éditer un planning

DMF | 190404 PORTAIL PLANNING IMPRIMER

Pour éditer un planning, un modèle d'édition des plannings doit être paramétré au préalable.

| 1 | Cliquez sur à droite du champ de recherche en haut de l'écran puis sélectionnez Editer les plannings.

| 2 | Sélectionnez le Modèle d'édition depuis la liste déroulante puis le format d'édition.

| 3 | En fonction du paramétrage du modèle d'édition choisi, renseignez les champs disponibles puis cliquez sur Valider.

L'édition du planning est lancée et enregistrée sur votre machine.

Supprimer un planning

DMF | 190403 PORTAIL PLANNING SUPPRESSION

Important

La suppression d'un planning est définitive.

Note

Les plannings validés ne peuvent pas être supprimés.

| 1 | Cliquez sur dans la colonne Actions de la ligne concernée, puis sur Supprimer.

Une fenêtre s'affiche.

| 2 | Confirmez la suppression.

L'élément de planning est supprimé.