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# Notes de frais

DMF | 1905** PORTAIL NOTES DE FRAIS

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail collaborateur > Libellé Employee Expenses.

Un collaborateur amené à effectuer des dépenses professionnelles doit saisir une note de frais pour être remboursé par son entreprise. Le collaborateur doit donc saisir chaque dépense effectuée ainsi que les informations requises par son entreprise.

Une note de frais est composée de plusieurs lignes de dépense. Lorsqu'une nouvelle note de frais est ouverte et que le collaborateur ajoute des lignes de dépense au fur et à mesure, la note de frais est "en cours". Une fois toutes les dépenses ajoutées, le collaborateur doit terminer sa note de frais. La terminaison de la note de frais permet de l'envoyer aux approbateurs paramétrés ou, si aucune approbation n'est paramétrée, de directement transférer cette note au responsable afin qu'il la valide (ou la refuse). La note de frais est ainsi en état "terminé" et le collaborateur ne peut plus ajouter de dépenses supplémentaires.

Les notes de frais sont gérées depuis le module Collaborateur > menu Notes de frais. Il est également possible d'ajouter des lignes de dépense depuis des temps ou des plannings.

Saisir une dépense dans une note de frais

DMF | 190502 PORTAIL NOTES DE FRAIS MODIFICATION

Une note de frais est composée d'une ou plusieurs lignes de dépense. Par défaut, s'il n'y a aucune note de frais en cours lorsqu'un collaborateur saisit une ligne de dépense, une nouvelle note est créée automatiquement. Si une note de frais est déjà ouverte, la ligne de dépense s'ajoute aux autres lignes de dépense de la note en cours.

Il est possible de contrôler le comportement lors de la saisie d'une nouvelle dépense : selon la date de la dépense, celle-ci sera orientée vers la note de frais du mois ou de la semaine en fonction du paramétrage de la règle de gestion `NDF_PAR_PERIODE`.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage de la règle de gestion `NDF_PAR_PERIODE`, voir Gérer les notes de frais par mois ou par semaine.

Les lignes de dépense peuvent être saisies :

- En créant une nouvelle dépense ;
- À partir des temps, pour reprendre automatiquement tous les champs renseignés dans un bloc de temps et modifier uniquement les valeurs souhaitées ;
- En dupliquant une ligne de dépense existante ;
- Grâce au Smartscan.

En créant une nouvelle dépense

| 1 | Depuis le menu Notes de frais, cliquez sur + Dépense à droite de l'écran.

Un formulaire s'ouvre pour saisir la dépense.

| 2 | Dans le formulaire, renseignez les champs suivants pour la dépense :

Champ | Description
--- | ---
Collaborateur | Par défaut, le collaborateur connecté est renseigné dans ce champ. Modifiez le collaborateur si vous souhaitez créer la dépense pour un autre collaborateur. Des DMF sont requis pour modifier le collaborateur : Le DMF 190511 PORTAIL NOTES DE FRAIS MODIFIER LA NDF D'UN AUTRE COLLABORATEUR est nécessaire si vous souhaitez renseigner un collaborateur dont vous êtes le responsable. Le DMF 190510 PORTAIL NOTES DE FRAIS CHANGER DE COLLABORATEUR (TOUS LES COLLABORATEURS) est nécessaire si vous souhaitez renseigner n'importe quel collaborateur, même si vous n'en êtes pas le responsable.
Nature | Renseignez les premières lettres de la nature recherchée et sélectionnez-la depuis la liste d'aide. Cette nature représente le type de dépense effectué : une nuit d'hôtel, un repas au restaurant, un péage autoroutier, etc. Référence Pour plus d'informations sur le paramétrage des natures de dépense, voir Natures de dépense. Un profil de note de frais peut être attribué à un collaborateur. Ce profil permet d'indiquer les natures de dépense autorisées pour le collaborateur et permet ainsi de filtrer la liste des natures disponibles lorsque le collaborateur saisit ses notes de frais.
Date | Renseignez la date de la dépense. Par défaut, la date du jour est renseignée.
Quantité | Renseignez la quantité ou le nombre de kilomètres si la nature est de type Indemnités kilométriques. Par défaut, cette quantité est égale à 1. Ce champ est uniquement visible si le paramètre Quantité affichée est coché pour la nature de dépense correspondante.
Kilomètres | Si la nature est de type Indemnités kilométriques, renseignez le nombre de kilomètres associés à la dépense.
Puissance | Si la nature est de type Indemnités kilométriques, sélectionnez la puissance fiscale du véhicule depuis la liste déroulante (sauf si le feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule est activé). Cette liste peut être limitée en fonction des puissances fiscales autorisées sur la fiche du collaborateur.
Véhicule (soumis au feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule) | Ce champ remplace le champ Puissance. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, sélectionnez le véhicule du collaborateur. La liste d'aide affiche les véhicules associés au collaborateur et à la nature sélectionnée.
Km parcourus total (soumis au feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule) | Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le nombre de kilomètres parcouru par le collaborateur est affiché. Il correspond à la somme du nombre de kilomètres renseigné sur la dépense actuelle et du nombre total de kilomètres parcourus par le collaborateur : avec le Véhicule renseigné ; sur la nature de dépense renseignée ; sur l'année de la date de la dépense ; sur la société de connexion.
Montant calculé (soumis au feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule) | Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le montant calculé est affiché et correspond au montant total de la dépense actuelle et des dépenses kilométriques déjà saisies par le collaborateur : avec le Véhicule renseigné ; sur la nature de dépense renseignée ; sur l'année civile de la date de la dépense ; sur la société du collaborateur. Il est calculé selon le tarif défini dans le barème de remboursement lié à la puissance fiscale du véhicule. Référence Pour plus d'informations sur les puissances fiscales, voir Puissances fiscales. Note En cas de passage à un seuil de remboursement supérieur sur la note de frais, le changement de seuil est reflété dans les montants uniquement après avoir terminé la note de frais.
Montant déjà remboursé (soumis au feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule) | Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le montant déjà remboursé est affiché et correspond au montant total des dépenses kilométriques déjà saisies par le collaborateur : avec le Véhicule renseigné ; sur la nature de dépense renseignée ; sur l'année civile de la date de la dépense ; sur la société du collaborateur.
Montant à rembourser (soumis au feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule) | Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le montant à rembourser est affiché et correspond au montant de la dépense actuelle. Il est calculé selon la formule suivante : Montant calculé - Montant déjà remboursé
Montant TTC | Renseignez le montant TTC de la dépense. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante : un montant par défaut peut être renseigné ; ce montant par défaut peut être non modifiable.
Devise | Sélectionnez la devise associée au montant TTC de la dépense depuis la liste déroulante. Par défaut, la devise de la société est renseignée.
TVA | Sélectionnez le code TVA correspondant à la nature de la dépense depuis la liste déroulante. S'il n'y a qu'un seul taux de TVA utilisé, le montant de la TVA est calculé automatiquement en fonction du montant renseigné et est affiché dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Cependant, si le paramètre TVA non modifiable et non affichée est coché pour la nature de dépense correspondante, la TVA ne sera pas visible dans le formulaire. Si plusieurs taux de TVA sont utilisés, le montant du premier taux de TVA doit être renseigné manuellement dans le champ Montant %. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA n'est pas affiché.
TVA 2 | Ce champ est uniquement visible si la nature est de type Restaurant / Triple TVA. Sélectionnez le code du deuxième taux de TVA depuis la liste déroulante. Lorsque plusieurs taux de TVA sont utilisés, il faut renseigner manuellement les montants associés à chaque taux de TVA dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Il est également possible de renseigner un taux à 0 % ou de supprimer le code s'il est inutile. Exemple Un collaborateur saisit une dépense pour un repas au restaurant d'un montant de 20 euros : 15 euros pour son repas, 5 euros pour un verre d'alcool. Il sélectionne donc un premier code de TVA à 10 % et renseigne "1,36" dans le champ Montant % associé. Il sélectionne ensuite le deuxième code de TVA à 20 % et renseigne "0,83" dans le champ Montant % associé. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA 2 n'est pas affiché.
TVA 3 | Ce champ est uniquement visible si la nature est de type Restaurant / Triple TVA. Sélectionnez le code du troisième taux de TVA depuis la liste déroulante. Lorsque plusieurs taux de TVA sont utilisés, il faut renseigner manuellement les montants associés à chaque taux de TVA dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Il est également possible de renseigner un taux à 0 % ou de supprimer le code s'il est inutile. Exemple Un collaborateur saisit une dépense pour un repas au restaurant d'un montant de 35 euros : 14,30 euros pour son repas à emporter, 9,90 euros pour un verre d'alcool, 10,80 euros pour une consommation de type snack. Il sélectionne donc un premier code de TVA à 10 % et renseigne "1,30" dans le champ Montant % associé. Il sélectionne ensuite le deuxième code de TVA à 20 % et renseigne "1,65" dans le champ Montant % associé. Enfin, il sélectionne le troisième code de TVA à 5,5 % et renseigne "0,56" dans le champ Montant % associé. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA 3 n'est pas affiché.
Montant non soumis à TVA | Ce champ est uniquement visible si l'option Inclure un montant non soumis à TVA est cochée pour la nature de dépense. Saisissez le montant non soumis à TVA pour votre ligne de dépense, le cas échéant.
Invités | Renseignez les 3 premières lettres du collaborateur invité. Ce champ est uniquement visible si la nature de dépense est cochée Saisie des invités requises. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec les collaborateurs correspondants. Sélectionnez le collaborateur souhaité depuis la liste d'aide. Pour ajouter un invité externe, saisissez directement l'invité aux formats Prénom Nom (Société) ou Nom (Société), puis appuyez sur la touche Entrée. Si vous saisissez seulement le prénom ou le nom de l'invité externe, la société manquante sera indiquée par (?).
Commentaire | Renseignez un commentaire pour la dépense.
Commentaire (suite) | Si besoin, renseignez une suite pour le commentaire de la dépense. Ce champ est uniquement visible si Suite commentaire affichée est coché dans la nature de dépense.
Client et affectation | Renseignez le Client et les champs de l'affectation à associer au temps : Affaire Lot Sous-lot Tâche Si un client et une affaire/lot/sous-lot sont définis dans le champ Affectation par défaut de la fiche du collaborateur, ils sont renseignés automatiquement (voir Saisir les coordonnées et informations générales). Pour renseigner rapidement l'affectation, cliquez sur à côté du champ Client afin d'ouvrir le champ de recherche permettant de sélectionner une tâche. Si le client est déjà renseigné, les tâches disponibles dans la recherche sont filtrées en fonction de ce client.
Réglée par carte entreprise | Cochez cette case pour marquer la dépense comme "réglée par carte entreprise". La ligne de la dépense sera identifiée par l'icône .
Refacturable | Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir refacturer la dépense au client sélectionné. L'option est masquée si "Refacturable" affiché est décoché sur le paramétrage de la nature de dépense.
Non remboursable | Cochez cette case si la dépense ne doit pas être remboursée.
N° de justificatif | Renseignez le numéro du justificatif ajouté à la dépense. Ce champ est uniquement visible si N° de justificatif affiché est coché dans le paramétrage de la nature de dépense.
N° demande interne | Renseignez le numéro de la demande interne associée à la dépense. Ce champ est uniquement visible si la nature de dépense est paramétrée comme une nature de dépense prévue.

| 3 | Dans le formulaire, ajoutez un ou plusieurs justificatifs de dépense, par exemple la photo d'un ticket de caisse ou le justificatif d'achat d'un billet de train. Pour cela, vous pouvez :

- glisser et déposer les justificatifs souhaités sur l'icône ;
- cliquer sur pour ouvrir l'explorateur de documents et sélectionner les justificatifs souhaités.

Note

Si l'ajout d'un justificatif a été défini comme obligatoire dans le paramétrage de la nature de dépense correspondante, un contrôle sera effectué lors de la sauvegarde de la dépense. Si des justificatifs obligatoires sont manquants, la note de frais ne pourra pas être terminée ou facturée. Les dépenses avec un justificatif obligatoire manquant sont identifiées avec l'icône .

Astuce

Les justificatifs ajoutés à une dépense s'ouvrent à gauche du formulaire de saisie. Vous pouvez donc visualiser le justificatif en même temps que le formulaire pour simplifier la saisie.

| 4 | Cliquez sur Enregistrer.

La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais appropriée dans le menu Notes de frais. Depuis le menu Agenda, une icône et le montant associé indiquent les jours avec des dépenses.

À partir des temps

| 1 | Pour créer une dépense directement liée à des temps :

- Depuis le menu Agenda, cliquez sur depuis le temps concerné par la dépense puis cliquez sur Ajouter une dépense.
- Depuis le menu Mon activité, cliquez sur dans la colonne Actions pour la ligne de temps concernée par la dépense, puis cliquez sur Ajouter une dépense.

Une fenêtre de saisie de la note de frais s'ouvre. Le client et l'affaire renseignés dans les temps sont repris automatiquement.

| 2 | Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs nécessaires.

| 3 | Cliquez sur Enregistrer.

La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais en cours dans le menu Notes de frais. Depuis le menu Agenda, une icône et le montant associé indiquent les jours avec des dépenses.

En dupliquant une ligne de dépense existante

DMF | 190507 PORTAIL NOTES DE FRAIS DUPLIQUER NDF

Une dépense existante peut être dupliquée pour créer rapidement une nouvelle dépense.

Il existe deux manières pour dupliquer une ligne de dépense depuis le menu Notes de frais :

- Cliquez sur depuis la ligne de la dépense souhaitée pour ouvrir le formulaire de saisie puis cliquez sur Dupliquer. Tous les champs de la dépense d'origine sont repris à l'identique. Modifiez les champs souhaités puis cliquez sur Enregistrer pour créer la nouvelle dépense.
- À droite de la ligne de dépense souhaitée en vue Liste, cliquez sur . Tous les champs de la dépense d'origine sont repris à l'identique. Modifiez les champs souhaités puis cliquez sur Enregistrer pour créer la nouvelle dépense.

Grâce au Smartscan

DMF | 190513 PORTAIL NOTES DE FRAIS OCR

Prérequis :

- Le Smartscan doit être activé et configuré depuis la Console d'administration (voir Configurer l'OCR).
- Des natures de dépense externe doivent être paramétrées depuis l'Application Desktop (voir Natures de dépense externes).

Akuiteo intègre un système d'OCR (Optical Character Recognition), ou reconnaissance optique de caractères en français, pour simplifier la saisie des dépenses dans une note de frais. Lorsqu'un justificatif est pris en photo, les caractères sont reconnus automatiquement et sont ainsi ajoutés dans les champs concernés de la dépense.

| 1 | Depuis le menu Notes de frais, cliquez sur le bouton Smartscan à droite du champ de recherche.

| 2 | Sélectionnez le justificatif souhaité depuis l'explorateur de documents.

Le Smartscan reconnaît les caractères dans le justificatif sélectionné. La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais appropriée dans le menu Notes de frais. Depuis le menu Agenda, une icône et le montant associé indiquent les jours avec des dépenses.

Important

Vous devez vérifier la dépense créée et les valeurs détectées par le Smartscan. En effet, certaines valeurs peuvent être erronées et d'autres peuvent manquer si le Smartscan n'a pas pu reconnaître les caractères.

Gérer les notes de frais

Le menu Notes de frais affiche toutes les notes de frais en cours, terminées ou validées de l'utilisateur connecté en fonction de la recherche effectuée.

Depuis la vue Liste, cliquez sur dans l'entête d'une note de frais pour afficher la liste de ses dépenses ou cliquez sur pour masquer les dépenses et afficher seulement l'entête de la note de frais.

L'entête de la note de frais comprend les informations suivantes :

- Le libellé Note de frais suivi de l'état et de la date de ce changement d'état (par exemple Note de frais terminée le 9 septembre 2023).
- La date et le titre de la note de frais.
- Le numéro de la note de frais.
- Les différentes icônes correspondant aux actions réalisables sur la note de frais.
- Le montant dépensé et le montant à rembourser/remboursé. Survolez cette zone pour obtenir le détail de ces montants :
  - Total dépense NDF - Montant total de toutes les dépenses saisies dans la note de frais
  - Total CB - Si le collaborateur a une carte entreprise de type Débit compte entreprise paramétrée depuis sa fiche collaborateur, les dépenses réglées par carte entreprise ne seront pas remboursées au collaborateur. Le montant des dépenses réglées par carte entreprise est indiqué dans le champ Payé CB dans l’entête de la note de frais. En survolant pour accéder au détail des montants, le montant payé par carte est également indiqué en Total CB.
  - Dont CB - Si le collaborateur a une carte entreprise de type Débit compte du collaborateur paramétrée depuis sa fiche collaborateur, les dépenses réglées par carte entreprise seront remboursées au collaborateur. Dans ce cas, en survolant pour accéder au détail des montants, le montant Dont CB indique la somme des dépenses réglées par carte entreprise, cette somme étant comprise dans le Total à rembourser. Le montant des dépenses réglées par carte entreprise est également indiqué dans le champ Payé CB dans l’entête de la note de frais.
  - Non remboursable - Somme des dépenses non remboursables, par exemple dans le cas d'une dépense marquée comme non remboursable ou d'une dépense refusée
  - Dépassement de plafond - Somme de la valeur de chaque dépassement pour les dépenses dont le plafond de remboursement est dépassé
  - Total à rembourser - Montant à rembourser au collaborateur

Modifier une note de frais

DMF | 190502 PORTAIL NOTES DE FRAIS MODIFICATION

| 1 | En vue Liste, cliquez sur dans l'entête de la note de frais souhaitée puis sur Modifier.

| 2 | Modifiez le Titre et/ou la Date de la note de frais.

| 3 | Cliquez sur Modifier.

Le titre et la date de la note de frais sont modifiés.

Terminer une note de frais

DMF | 190505 PORTAIL NOTES DE FRAIS TERMINER NDF 190506 PORTAIL NOTES DE FRAIS ANNULER LA TERMINAISON NDF

Une fois toutes les dépenses créées pour la note de frais en cours, le collaborateur doit terminer sa note de frais afin d'envoyer les demandes d'approbation aux approbateurs paramétrés ou de la transférer en validation à son manager.

Important

Si l'ajout d'un justificatif a été défini comme obligatoire dans le paramétrage d'une ou plusieurs des natures de dépense utilisées dans la note de frais, un contrôle est effectué lors de la terminaison. Si certains justificatifs obligatoires manquent, il sera impossible de terminer la note de frais.

Les notes de frais contenant des dépenses kilométriques doivent être terminées dans l'ordre. Ainsi :

- Il n'est pas possible de terminer une note de frais contenant une dépense kilométrique si sa date est postérieure à la date d'une autre note de frais non terminée contenant une dépense kilométrique.
- Il n'est pas possible de terminer une note de frais contenant une dépense kilométrique si son numéro est supérieur au numéro d'une autre note de frais non terminée contenant une dépense kilométrique.

| 1 | Dans l'entête de la note de frais souhaitée en vue Liste, cliquez sur le bouton Terminer.

| 2 | Confirmez la terminaison.

Des contrôles sont effectués en fonction du paramétrage des natures de dépense utilisées dans la note de frais. Si aucune erreur n'est repérée, la note de frais est terminée et est affichée avec l'état terminée le jj/mm/aaaa.

Les dépenses associées à cette note de frais ne sont plus modifiables. Si le collaborateur a fait une erreur dans la saisie et qu'il dispose du DMF 190506, la terminaison peut être annulée en cliquant sur le bouton Annuler la terminaison.

Éditer une note de frais

Prérequis : Un modèle d'édition des notes de frais doit être paramétré.

#### Depuis la vue Liste

| 1 | Depuis l'entête de la note de frais souhaitée, cliquez sur à droite.

| 2 | Sélectionnez un modèle d'édition.

Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop pour les notes de frais.

La note de frais est enregistrée sur votre machine et est prête pour l'édition.

#### Depuis la vue Tableau

| 1 | Depuis une ligne de dépense associée à la note de frais souhaitée, cliquez sur dans la colonne Actions.

| 2 | Sélectionnez un modèle d'édition.

Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop pour les notes de frais.

La note de frais est enregistrée sur votre machine et est prête pour l'édition.

Télécharger les documents liés

| 1 | Dans l'entête de la note de frais souhaitée en vue Liste, cliquez sur .

Une fenêtre s'ouvre avec la liste des documents liés à la note de frais.

| 2 | Cliquez sur l'icône du document souhaité puis cliquez sur Télécharger.

Supprimer une note de frais

Important

La suppression d'une note de frais et de ses dépenses est définitive et supprime également les pièces jointes.

Note

Lorsqu'une note de frais est supprimée, toutes les dépenses contenues dans cette note sont également supprimées.

Depuis le menu Notes de frais en vue Liste, cliquez sur dans l'entête de la note de frais souhaitée puis sur Supprimer et confirmez la suppression.

Gérer les dépenses

Dans le menu Notes de frais, chaque dépense est représentée par une ligne dans une note de frais.

En vue Liste, une ligne de dépense comprend les informations suivantes :

- La date, la nature, l'affectation et le montant de la dépense (si un commentaire est renseigné, celui-ci remplace le libellé de la nature).
- L'icône paramétrée pour la nature de la dépense, le cas échéant.
- Différentes icônes peuvent être affichées à gauche du montant saisi :
  - - Lorsque la présence d'un justificatif est obligatoire pour la nature de la dépense, cette icône indique qu'un justificatif obligatoire est manquant.
  - - Indique la présence d'un ou plusieurs justificatifs, avec le nombre de justificatifs en info-bulle.
  - - Indique que la dépense a été réglée par une carte entreprise.
  - - Indique que la dépense a été refusée.

Consulter les justificatifs

Depuis le menu Notes de frais :

- En vue Liste, cliquez sur dans la ligne d'une dépense pour ouvrir le premier justificatif lié à la dépense.
- En vue Liste ou Tableau, cliquez sur dans la ligne d'une dépense pour ouvrir son détail puis cliquez sur le justificatif souhaité.

Les aperçus des justificatifs liés sont affichés dans une fenêtre à gauche du détail de la dépense. Les actions suivantes sont disponibles depuis cette fenêtre :

- Faire défiler les justificatifs grâce aux flèches gauche et droite.
- Télécharger les justificatifs.
- Zoomer et dé-zoomer un justificatif.
- Faire pivoter l'aperçu d'un document vers la gauche .
- Supprimer un justificatif.

Cliquez sur pour fermer la fenêtre d'aperçu.

Compléter une dépense

Lorsqu'une dépense est créée depuis le portail, tous les champs obligatoires à la création de cette dépense doivent être remplis afin de pouvoir valider cette création.

Cependant, lorsqu'une dépense est saisie depuis l'application Akuiteo Mobile, celle-ci peut être créée sans que tous les champs obligatoires soient remplis. Dans ce cas, la dépense peut être complétée directement depuis l'application mobile, mais également depuis le menu Notes de frais dans le module Collaborateur du portail.

Référence

Pour plus d'informations sur la saisie de notes de frais depuis l'application Akuiteo Mobile, voir Saisir une dépense.

Dans la vue Liste, les dépenses à compléter contiennent l'icône . En passant le curseur sur celle-ci, les champs manquants sont affichés en tooltip. Pour compléter une dépense, cliquez sur depuis la ligne de la dépense pour ouvrir le formulaire de saisie, complétez les champs nécessaires puis cliquez sur Enregistrer.

Modifier une dépense

DMF | 190502 PORTAIL NOTES DE FRAIS MODIFICATION

Les dépenses saisies peuvent être modifiées à tout moment tant que la note de frais contenant ces dépenses est en cours.

Pour modifier une dépense depuis le menu Notes de frais en vue Liste ou Tableau, cliquez sur depuis la ligne de la dépense souhaitée.

Note

Depuis la vue Tableau, une dépense d'une note de frais terminée ne peut pas être modifiée.

Déplacer une dépense

Important

Cette fonctionnalité est disponible seulement si la règle de gestion `NDF_PAR_PERIODE` est activée.

Une dépense peut être déplacée d'une note de frais en cours vers une autre note en cours, par exemple s'il y a eu une erreur sur la date de la dépense et que cette dépense doit se trouver dans une autre note de frais.

| 1 | En vue Liste, cliquez sur dans la ligne de la dépense souhaitée.

Une fenêtre s'ouvre avec la liste de toutes les notes de frais en cours pour l'utilisateur connecté.

| 2 | Renseignez la Nouvelle date de la dépense pour qu'elle corresponde à la note de frais vers laquelle la dépense sera déplacée.

| 3 | Cliquez sur la note de frais vers laquelle la dépense doit être déplacée ou cliquez sur Nouvelle note de frais pour créer une note de frais à la volée.

| 4 | Cliquez sur Déplacer.

La dépense est déplacée vers la note de frais sélectionnée avec la date de dépense indiquée.

Reprendre ou abandonner une dépense

Les dépenses d'une note de frais peuvent être rejetées par l'approbateur depuis le module Manager > Approbations. Les dépenses approuvées sont remboursées mais les dépenses refusées ne sont pas comptées dans le montant total remboursé de la note de frais.

La ligne d'une dépense rejetée est identifiée en rouge avec l'icône .

#### Reprendre une dépense

Une dépense rejetée peut être reprise, c'est-à-dire que la dépense sera ajoutée à la note de frais en cours la plus récente. Le collaborateur peut ainsi modifier les informations nécessaires et soumettre à nouveau la dépense pour remboursement.

| 1 | En vue Liste, cliquez sur depuis la ligne de la dépense rejetée.

| 2 | Confirmez la reprise.

La dépense est reprise dans la note de frais en cours la plus récente.

#### Abandonner une dépense

Une dépense rejetée peut être abandonnée, c'est-à-dire que le collaborateur accepte le refus de cette dépense et que celle-ci ne lui sera pas remboursée.

| 1 | En vue Liste, cliquez sur dans la ligne de la dépense rejetée.

| 2 | Confirmez l'abandon.

La dépense est toujours marquée comme refusée mais ne peut plus être reprise.

Supprimer une dépense

Important

La suppression des dépenses est définitive et supprime également les pièces jointes.

Les dépenses saisies peuvent être supprimées à tout moment tant que la note de frais contenant ces dépenses est en cours. Lorsque la note de frais est terminée, les dépenses ne peuvent plus être supprimées.

Depuis le menu Notes de frais en vue Liste ou Tableau, cliquez sur depuis la ligne de la dépense souhaitée et confirmez la suppression.