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# Approbation des pièces de gestion

DMF | 1909** PORTAIL APPROBATION *

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail collaborateur > Libellé Employee Manager.

Les collaborateurs peuvent demander l'approbation du manager ou d'une personne responsable pour faire avancer le cycle de vie de certaines pièces de gestion. Par exemple, lorsqu'un collaborateur crée un devis, celui-ci peut avoir à demander l'approbation d'un manager ou d'un responsable avant de pouvoir transformer ce devis en commande.

Un responsable peut approuver plusieurs types de pièces de gestion :

- les devis ;
- les commandes client ;
- les cotations ;
- les commandes fournisseur ;
- les factures fournisseur ;
- les notes de frais ;
- les demandes internes.

Un responsable peut également :

- afficher le détail de la pièce avant de l'approuver ou de la refuser ;
- avoir un aperçu des documents liés à la pièce de gestion ;
- télécharger ces documents ;
- envoyer un mail au collaborateur demandeur ;
- générer le bon à payer dans le cas d'une facture fournisseur.

En fonction du paramétrage des approbations, il est possible que les pièces de gestion doivent être approuvées par plusieurs personnes : il s'agit d'une approbation à plusieurs niveaux.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des approbations, voir Approbations.

Les approbations sont gérées depuis le module Manager > menu Approbations.

Gérer les demandes d'approbation
Approuver une demande d'approbation

| 1 | Cliquez sur Approuver sur la ligne concernée.

Une fenêtre s'ouvre.

| 2 | Renseignez un Commentaire si besoin.

| 3 | Cliquez sur Confirmer.

La demande est approuvée.

Note

Lorsque tous les approbateurs de rangs différents ont approuvé la facture fournisseur, le bon à payer de la facture passe à 100 %. La date de ce dernier correspond à la date de la dernière approbation.

Refuser une demande d'approbation

| 1 | Cliquez sur Refuser sur la ligne concernée.

Une fenêtre s'ouvre.

| 2 | Renseignez un Commentaire.

| 3 | Cliquez sur Confirmer.

La demande est refusée.

Annuler une approbation

Prérequis : La demande concernée doit être en État d'approbation Approuvé ou Refusé.

| 1 | Cliquez sur sur la ligne concernée.

Une fenêtre s'affiche.

| 2 | Cliquez sur Oui.

L'approbation est annulée.

Envoyer un mail au collaborateur demandeur

Depuis l'entête d'une demande d'approbation, il est possible d'envoyer un mail au collaborateur demandeur afin de commenter ou d'échanger au sujet de la demande.

| 1 | Cliquez sur sur la ligne concernée.

| 2 | Cliquez sur Mail au demandeur.

Une fenêtre s'ouvre. L'adresse mail du collaborateur demandeur est automatiquement renseignée pour le destinataire. L'objet et le corps du mail sont également déjà renseignés avec les informations concernant la demande.

| 3 | Modifiez les champs souhaités :

Champ | Description
--- | ---
À | Permet de définir les destinataires du mail. Renseignez les 3 premiers caractères du collaborateur ou du contact recherché. Les collaborateurs et contacts correspondant à la recherche s'affichent directement. Sélectionnez le destinataire souhaité. Il est possible d'ajouter autant de collaborateurs ou de contacts que nécessaire. Si le destinataire n'existe pas dans Akuiteo, renseignez l'adresse mail directement. Astuce Appuyez sur F2 depuis le champ pour ouvrir la liste de tous les collaborateurs et contacts existants.
Cc | Permet de définir les destinataires en copie du mail. Ce champ est visible uniquement si l'option Afficher plus de détail est activée. Renseignez les 3 premiers caractères du collaborateur ou du contact recherché. Les collaborateurs et contacts correspondant à la recherche s'affichent directement. Sélectionnez le destinataire souhaité. Il est possible d'ajouter autant de collaborateurs ou de contacts que nécessaire. Si le destinataire n'existe pas dans Akuiteo, renseignez l'adresse mail directement. Astuce Appuyez sur F2 depuis le champ pour ouvrir la liste de tous les collaborateurs et contacts existants.
Cci | Permet de définir les destinataires en copie cachée du mail. Ce champ est visible uniquement si l'option Afficher plus de détail est activée. Renseignez les 3 premiers caractères du collaborateur ou du contact recherché. Les collaborateurs et contacts correspondant à la recherche s'affichent directement. Sélectionnez le destinataire souhaité. Il est possible d'ajouter autant de collaborateurs ou de contacts que nécessaire. Si le destinataire n'existe pas dans Akuiteo, renseignez l'adresse mail directement. Astuce Appuyez sur F2 depuis le champ pour ouvrir la liste de tous les collaborateurs et contacts existants.
Répondre à | Permet de définir les destinataires en cas de réponse au mail envoyé grâce à cette fonctionnalité. Ce champ est visible seulement si le détail des destinataires est activé. Par défaut, si les destinataires répondent au message envoyé, c'est l'adresse mail de l'utilisateur connecté qui sera utilisée. Si vous souhaitez que la réponse soit envoyée à d'autres destinataires, ajoutez un ou plusieurs collaborateurs ou contacts, ou renseignez les adresses mail directement.
Objet | Renseignez l'objet du mail. Par défaut, le titre de la demande est renseigné. Cependant, vous pouvez modifier l'objet si besoin.
Message | Renseignez le corps du message. Une mention indiquant le nom et l'adresse mail de l'expéditeur est insérée automatiquement dans le corps du mail afin que le destinataire puisse connaître l'expéditeur du mail. Une phrase est également insérée pour indiquer au destinataire qu'il peut répondre directement à l'expéditeur du mail en répondant au mail.

| 4 | Cliquez sur Envoyer.

Le mail est envoyé au collaborateur.

Éditer une demande d'approbation

Prérequis : Un modèle d'édition des approbations doit être paramétré.

| 1 | Cliquez sur sur la demande d'approbation concernée puis sur Imprimer.

Une fenêtre s'ouvre.

| 2 | Sélectionnez le modèle d'édition et le format souhaité. Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop pour les demandes d'approbation.

| 3 | Cochez la case Associer le document si vous souhaitez ajouter l'édition dans la liste des documents liés.

| 4 | Cliquez sur Valider.

L'édition de la demande d'approbation est enregistrée sur votre machine et est prête pour l'édition.

Gérer les dépenses
Modifier une dépense

DMF | 190903 PORTAIL APPROBATIONS MODIFIER DÉPENSE

Pour une note de frais à approuver, il est possible de modifier une dépense d'un collaborateur de l'équipe du manager connecté avant d'approuver la dépense. Dans ce cas, les règles, les profils et les plafonds de remboursement utilisés sont ceux appliqués au collaborateur à l'origine de la dépense.

| 1 | Cliquez sur dans la colonne Actions sur la ligne de dépense concernée.

Le détail de la ligne s'ouvre.

| 2 | Modifiez les champs nécessaires.

| 3 | Cliquez sur Enregistrer.

La dépense est modifiée.

Refuser une dépense

Lorsqu'une demande d'approbation correspondant à une note de frais est à approuver, certaines dépenses peuvent être refusées. Une note de frais peut être approuvée même si certaines dépenses ont été refusées. Ainsi, les dépenses approuvées peuvent être remboursées et les dépenses refusées ne seront pas comptées dans le montant total remboursé au collaborateur.

Une dépense sur une demande interne ne peut pas être refusée.

Exemple

La note de frais d'un collaborateur contient une dépense erronée, par exemple des frais de déplacement qui ne sont pas d'ordre professionnel. Cependant, toutes les autres dépenses contenues dans la note de frais peuvent être remboursées.

Dans ce cas, la personne en charge d'approuver cette note de frais peut refuser la dépense en question puis approuver la note de frais.

| 1 | Cliquez sur dans la colonne Actions sur la ligne de dépense concernée.

Une fenêtre s'affiche.

| 2 | Renseignez les raisons du refus.

| 3 | Cliquez sur Confirmer.

La dépense est refusée.

Annuler le refus d'une dépense

| 1 | Cliquez sur dans la colonne Actions sur la ligne de dépense concernée.

Une fenêtre s'affiche.

| 2 | Confirmez l'action.

Le refus de la dépense est annulé, le montant remboursé est mis à jour avec le montant initial de la dépense concernée.

Changer le responsable

Si un responsable possède les droits suffisants ou dans le cas d'une délégation de droits, il est possible de choisir un autre responsable dans l'écran Approbations, afin d'approuver les demandes à la place de ce responsable. Les délégations sont gérées depuis l'Application Desktop dans Favoris > Mes délégations.

Exemple

Le responsable d'un service A prend des congés du 1er au 15 février. Pendant cette période, ses droits sont délégués au responsable du service B.

Lorsque le responsable du service B se connecte au portail, la fonction qui lui permet de changer de responsable lui est accessible. Le responsable peut donc sélectionner le responsable du service A afin d'approuver les demandes d'approbation de l'équipe du service A.

| 1 | Cliquez sur en haut à droite de l'écran.

Une fenêtre s'affiche.

| 2 | Sélectionnez le responsable puis cliquez sur Valider.

L'écran affiche les demandes d'approbation à valider par le responsable sélectionné et l'utilisateur connecté peut donc valider les demandes à la place de ce responsable. Le nom du responsable sélectionné est affiché à côté de l'icône .

Pour désélectionner le responsable, cliquez sur l'icône associée au nom du responsable.