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# Lancer la facturation

Akuiteo permet la facturation des contrats de prestation client sous forme de bons de livraison qui pourront être transformés en factures par la suite.

Un contrat client contient tous les éléments de facturation :

- Condition de facturation et de règlement,
- Périodicité,
- Détail des produits à facturer,
- Dates de validité,
- Révision des prix par variation d’indice…

La facturation des contrats peut se faire unitairement ou en lots, il en va de même pour la révision des prix par variation d’indice.

Mettre à jour les contrats

Plusieurs étapes sont à prévoir pour mettre à jour correctement les contrats.

Paramétrer les indices de révision

Akuiteo permet de gérer plusieurs indices (ex : indice Syntec). L’utilisateur peut paramétrer la valeur de référence de cet indice pour chaque mois de l’année civile.

Réviser les prix et les indices en lot

La révision des prix peut se faire pour un contrat ou pour un ensemble de contrat, à une date de révision des prix définie.

Note

Pensez bien à définir l’utilisation des indices de révision des prix des contrats au préalable.

#### Exemple :

On a, à une date T, les éléments suivants :

- Un montant MN connu
- Un indice IN connu

Lors du calcul du nouveau montant, ces précédents éléments deviennent N-1 et nous avons alors :

- Un montant MN-1 = au précédent montant MN
- Un indice IN-1 = au précédent indice IN
- Un nouvel indice IN, connu
- Un nouveau montant MN inconnu

Les deux indices étant connus, on peut calculer le rapport R définissant l’évolution : R = IN / IN-1

Sur une prestation, on peut définir un coefficient, compris entre 0 et 1, qu’on nommera C.

Ce coefficient correspond à la part sur laquelle s’applique la révision du prix. Autrement dit, un indice de 1 implique que la révision s’applique sur la totalité du prix. Un indice de 0.8 implique que la révision du prix ne s’applique que sur 80% du prix, les 20% restant ne changeant pas. Ce qui veut aussi dire qu’un indice de 0 signifie que le prix ne variera pas, quelque soit l’évolution de l’indice.

La formule pour calculer le nouveau montant est la suivante :

MN = MN-1 x [ C x (R-1) + 1 ]

Prenons un exemple :

Montant N-1 = 3840

Indice N-1 = 245.10

Indice N = 272

- R = 272/245.10 = 1,10975

Coefficient = 0.8

Le nouveau montant = 3840 x ( 0.8 x ( 1,10975 – 1) + 1 ) = 4177.15

Si on raisonne différemment :

L’indice ne s’applique que sur 80% du montant, donc M = 3840 * 80% * 1.10975 + 3840 * 20% = 4177.15

À propos des périodes et prorata des prix

Akuiteo calcule automatiquement les périodes correspondant au montant de la facture émise, avec un prorata si besoin.

La période est calculée en fonction de :

- La date de prochaine échéance,
- La périodicité de facturation

La date de début de période peut être ajustée en fonction de :

- La date d’effet (en terme échu),
- La date de début de validité d’une ligne de contrat.

La date de fin de période peut être ajustée en fonction de :

- La date de fin de validité du contrat,
- La date de résiliation effective du contrat,
- Le code "Anniversaire", saisit au format "MMJJ" (Mois en 2 chiffres + Jour en 2 chiffres) qui va déterminer la prochaine échéance (correspondant à la date de fin de la facture plus 1 jour),
- La date de fin de validité d’une ligne de contrat.

En fonction de la période calculée sur chaque ligne de contrat, Akuiteo calcule le prix au prorata choisit sur l’onglet prestation du contrat :

- Mois entamé = dû
- Nombre de jours exacts
- Base 360 : considère tous les mois comme des mois de 30 jours
- Mois complet si fin après le 15

Générer les livraisons en lot

Pour générer des livraisons en lot :

| 1 | Dans Support > Contrats > Contrats clients, lancez une recherche de contrats facturables pour une échéance donnée.

| 2 | Dans les résultats de recherche, sélectionnez les contrats à livrer.

| 3 | En haut à droite des résultats de recherche, cliquez sur .

L'écran de génération des livraisons en lot s'affiche et comprend les contrats sélectionnés.

| 4 | Cochez Ouvrir les livraisons générées en résultat de recherche si vous souhaitez que les livraisons générées soient automatiquement affichées sous forme de résultats de recherche à la fin du traitement.

| 5 | Cliquez sur Lancer la génération des livraisons.

Les livraisons sont générées. Vous pouvez les retrouver depuis Gestion > Ventes > Livraisons.

Les cases À traiter, Traité et Echec s'affichent afin de filtrer les lignes en fonction de l'état du traitement.

Facturer les livraisons en lot

Prérequis : Les montants indiqués dans les livraisons doivent être vérifiés.

| 1 | Dans les résultats de recherche de livraisons depuis Gestion > Ventes > Livraisons, sélectionnez les livraisons non facturées que vous souhaitez facturer.

| 2 | En haut à droite des résultats de recherche, cliquez sur .

| 3 | Renseignez la Date de facturation.

| 4 | Cochez Ouvrir les factures générées en résultat de recherche si vous souhaitez que les factures générées soient automatiquement affichées sous forme de résultats de recherche à la fin du traitement.

| 5 | Cliquez sur Lancer la facturation.

Les factures sont générées. Vous pouvez les retrouver depuis Gestion > Ventes > Factures.

Les cases À traiter, Traité et Echec s'affichent afin de filtrer les lignes en fonction de l'état du traitement.

Mettre à jour les dates de prochaine facturation en lot

Pour les contrats qui ne disposent d'aucune ligne facturable, les livraisons ne peuvent pas être générées. La date de prochaine facturation n'est donc pas mise à jour automatiquement à la prochaine échéance pour ces contrats.

Cette date est visible :

- depuis le contrat simplifié dans l'onglet Facturation > champ Prochaine échéance.
- depuis le contrat classique dans l'onglet Contrat client > section Entête > champ Prochaine facturation.

Dans ce cas, les dates de prochaine facturation peuvent être mises à jour en lot afin de décaler la date de facturation des contrats souhaités à la prochaine échéance, en se basant sur la périodicité de chaque contrat.

| 1 | Dans Support > Contrats > Contrats clients, lancez une recherche de contrats qui ne disposent d'aucune ligne facturable.

Important

Cette fonction ne tient pas compte de la présence ou non de lignes facturables sur les contrats sélectionnés. La date de prochaine facturation sera mise à jour à la prochaine échéance même pour les contrats sélectionnés qui contiennent des lignes facturables.

| 2 | Sélectionnez les contrats souhaités puis faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Calculer la date de prochaine facturation.

| 3 | Cliquez sur Oui.

Les dates de prochaine facturation des contrats sélectionnés sont mises à jour à la prochaine échéance.

Comptabiliser les factures en lot

| 1 | Depuis la fenêtre de résultats de recherche de factures client (Gestion > Ventes > Factures), sélectionnez les factures et avoirs souhaités puis faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Comptabiliser les factures / avoirs sélectionnés.

L'écran de comptabilisation en lot s'ouvre et comprend les factures et avoirs sélectionnés.

| 2 | Dans la section Paramètres, renseignez les informations suivantes :

Champ | Description
--- | ---
Choix du modèle Factures | Sélectionnez le modèle d'édition à utiliser pour les factures depuis la liste déroulante. La liste affiche tous les modèles d'édition paramétrés pour le type Liste de factures de vente dans les éditions communes. Ce champ est affiché uniquement si la sélection contient des factures.
Choix du modèle Avoirs | Sélectionnez le modèle d'édition à utiliser pour les avoirs depuis la liste déroulante. La liste affiche tous les modèles d'édition paramétrés pour le type Liste d'avoirs client dans les éditions communes. Ce champ est affiché uniquement si la sélection contient des avoirs.
Ouvrir les factures comptabilisées en résultat de recherche | Lorsque cette case est cochée, les factures comptabilisées seront automatiquement affichées sous forme de résultats de recherche. Astuce Cette option permet notamment de directement télécharger les documents originaux des factures comptabilisées par clic droit sur les résultats de recherche > Télécharger les documents originaux.
Fusionner dans un seul document (uniquement si PDF) | Lorsque cette case est cochée, les factures éditées dans un modèle d'édition au format PDF sont fusionnées dans un seul document, à la suite les unes des autres.
Ajoute une page vierge après les éditions impaires recto verso | Cette case est seulement disponible si l'option Fusionner dans un seul document (uniquement si PDF) est cochée. Lorsque cette case est cochée, des pages blanches sont ajoutées dans le document fusionné afin que chaque facture commence sur une page impaire.
Imprimer | Cette option est seulement disponible si l'option Fusionner dans un seul document (uniquement si PDF) est cochée. Sélectionnez cette option pour imprimer le document fusionné après la comptabilisation.
Aperçu | Cette option est seulement disponible si l'option Fusionner dans un seul document (uniquement si PDF) est cochée. Sélectionnez cette option pour ouvrir le document fusionné après la comptabilisation.

| 3 | Cliquez sur Lancer la comptabilisation et confirmez le lancement.

Les factures et avoirs sélectionnés sont comptabilisés. Les écritures comptables correspondantes sont créées et les factures et avoirs ne sont plus modifiables.

Important

Pensez bien à comptabiliser les factures sinon elles ne seront pas prises en compte.