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# Demandes internes

DMF | 1911** PORTAIL DEMANDE INTERNE *

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail collaborateur > Libellé Employee Custom Requests.

Les demandes internes permettent aux collaborateurs de saisir des demandes spécifiques aux besoins de leur entreprise. Par exemple, une entreprise peut créer une catégorie de demande interne pour que les collaborateurs puissent formuler une demande de travail à distance, de déplacement ou de formation. Chaque entreprise peut utiliser autant de catégories de demande interne qu'elle le souhaite pour gérer ses processus internes.

Lorsqu'une demande interne est créée, celle-ci est en état À demander. Le collaborateur doit ensuite terminer la demande interne afin de la transférer en approbation à son responsable hiérarchique ou à une personne habilitée. La demande interne est ainsi en état À approuver. Les demandes internes approuvées sont affichées en état Approuvé et celles refusées sont affichées en état Refusé.

Une demande interne est constituée :

- d'un socle de champs communs à toutes les demandes internes ;
- de données personnalisées propres à chaque type de demande interne.

Note

Dans l'Application Desktop, la demande interne est constituée de plusieurs onglets :

- un onglet principal qui contient les champs communs à toutes les demandes internes ;
- un nombre indéterminé d'onglets contenant les données personnalisées (entièrement paramétrables en fonction des besoins de l'entreprise). Il est possible d'afficher quelques-unes de ces données personnalisées dans l'onglet principal.

Dans le portail, le nombre de données personnalisées qui peuvent être affichées est limité. Si certaines données personnalisées nécessaires ne sont pas accessibles depuis le formulaire de demande interne du portail, la demande interne ne sera pas exploitable.

Les catégories de demandes internes sont créées et paramétrées depuis l'Application Desktop.Cependant, ces demandes peuvent être exploitées depuis le portail, dans des menus spécifiques du module Collaborateur.

Description des états des demandes internes

Dans les résultats de recherche de demandes internes, les états des demandes internes sont affichés sur la gauche des lignes. Il existe 4 états différents pour les demandes internes :

État | Description
--- | ---
À demander | La demande interne créée par le collaborateur n'est pas encore terminée ni transférée pour approbation.
À approuver | La demande interne créée par le collaborateur est terminée et est transférée pour approbation mais n'a pas encore été approuvée.
Refusé | La demande interne créée par le collaborateur a été refusée par le responsable.
Approuvé | La demande interne créée par le collaborateur a été approuvée par le responsable.

Saisir une demande interne

DMF | 191101 PORTAIL DEMANDE INTERNE NOUVEAU

Les demandes internes peuvent être saisies :

- À partir d'une demande interne vide ;
- À partir des temps, pour reprendre automatiquement tous les champs renseignés dans un bloc de temps et modifier uniquement les valeurs souhaitées ;
- En dupliquant une demande interne existante.

À partir d'une demande interne vide

| 1 | Cliquez sur + Nouveau.

Un formulaire de saisie de la demande interne s'ouvre. Cet écran affiche les champs communs à toutes les demandes internes ainsi que les données personnalisées propres à la demande interne.

| 2 | Dans le formulaire de saisie, renseignez les champs communs à toutes les demandes internes :

Champ | Description
--- | ---
Nom d'appel | Renseignez le nom de la demande interne.
Date | Cliquez sur pour sélectionner la date et l'heure de la demande interne. Exemple Je souhaite effectuer une journée de formation le 3 mars. Lorsque je saisis ma demande interne de formation, je renseigne la date du 3 mars.
Devise | Sélectionnez la devise depuis la liste d'aide. Cette devise sera utilisée si la demande interne implique des dépenses.
Client et affectation | Renseignez le Client et les champs de l'affectation à associer à la demande interne : Affaire Lot Sous-lot Tâche Pour renseigner rapidement l'affectation, cliquez sur à côté du champ Client afin d'ouvrir le champ de recherche permettant de sélectionner une tâche. Si le client est déjà renseigné, les tâches disponibles dans la recherche sont filtrées en fonction de ce client.
Description | Renseignez un commentaire pour apporter plus de précisions sur la demande.

| 3 | Renseignez les données personnalisées propres à la catégorie de demande interne.

| 4 | Ajoutez un ou plusieurs justificatifs ou documents liés à la demande interne. Par exemple, une convention de formation pour une demande interne de formation. Pour cela, vous pouvez :

- Glisser et déposer les justificatifs souhaités dans le cadre ;
- Cliquer sur le cadre pour ouvrir l'explorateur de documents et sélectionnez les justificatifs souhaités.

| 5 | Cliquez sur Enregistrer.

La demande interne est créée mais n'est pas encore transférée pour approbation. La demande interne est en état À demander.

À partir des temps

La création d'une demande interne à partir des temps permet de renseigner automatiquement dans la demande interne le client, l'affectation et la description du temps.

| 1 | Pour créer une demande interne directement liée à des temps :

- Depuis le menu Agenda, positionnez-vous sur le bloc de temps concerné, cliquez sur puis sur Ajouter une demande interne ;
- Depuis le menu Mon activité, cliquez sur dans la colonne Actions pour la ligne de temps concernée, puis cliquez sur Ajouter une demande interne.

Une fenêtre de saisie de la demande interne s'ouvre. Le client, l'affectation et la description renseignés dans les temps sont repris automatiquement.

| 2 | Renseignez les champs souhaités.

Référence

Pour plus d'informations sur les champs communs aux demandes internes, voir À partir d'une demande interne vide.

| 3 | Cliquez sur Enregistrer.

La demande interne est créée mais n'est pas encore transférée pour approbation. Elle est en état À demander.

En dupliquant une demande interne existante

DMF | 191102 PORTAIL DEMANDE INTERNE DUPLIQUER

Une demande interne existante peut être dupliquée pour créer rapidement une nouvelle demande avec les champs repris de la demande d'origine.

| 1 | Cliquez sur à droite de la demande concernée, puis sur Dupliquer.

L'écran de saisie de la demande dupliquée s'ouvre.

| 2 | Effectuez les modifications souhaitées.

| 3 | Cliquez sur Enregistrer.

La demande est dupliquée mais n'est pas encore transférée pour approbation.Elle est en état À demander.

Gérer une demande interne
Modifier une demande interne

DMF | 191103 PORTAIL DEMANDE INTERNE MODIFIER 191107 PORTAIL DEMANDE INTERNE MODIFIER DEMANDE TERMINÉE 191111 PORTAIL DEMANDE INTERNE MODIFIER DEMANDE ARCHIVEE

| 1 | Cliquez sur pour la ligne souhaitée.

| 2 | Modifiez les informations souhaitées.

| 3 | Cliquez sur Sauvegarder.

La demande interne est modifiée.

Envoyer une demande interne par mail

DMF | 191106 PORTAIL DEMANDE INTERNE ENVOYER PAR MAIL

| 1 | Cliquez sur à droite de la ligne concernée, puis sur Envoyer par mail.

La demande interne au responsable hiérarchique par mail.

Éditer une demande interne

DMF | 191105 PORTAIL DEMANDE INTERNE EDITION

| 1 | Cliquez sur à droite de la ligne concernée, puis sur Imprimer.

| 2 | Sélectionnez le Modèle d'édition depuis la liste déroulante puis le format d'édition. Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop pour les temps passés.

| 3 | Cliquez sur Valider.

L'édition des temps est enregistrée sur votre machine et est prête pour l'impression.

Annuler une demande interne

DMF | 191108 PORTAIL DEMANDE INTERNE ANNULER UNE DEMANDE "APPROUVÉE" 191109 PORTAIL DEMANDE INTERNE ANNULER UNE DEMANDE "NON APPROUVÉE" 191110 PORTAIL DEMANDE INTERNE ANNULER UNE DEMANDE "REFUSÉE"

| 1 | Cliquez sur à droite de la ligne concernée, puis sur Annuler.

Une fenêtre s'affiche.

| 2 | Confirmez l'action.

La demande interne est annulée.

Note

Cette fonction est seulement disponible pour les demandes en état À approuver et Approuvé.

Gérer les dépenses prévues

Un collaborateur peut ajouter une ou plusieurs dépenses prévues dans une demande interne. S'il s'agit d'un ordre de mission par exemple, le collaborateur peut renseigner les dépenses prévues pour son déplacement (hôtel, transport, repas, etc.).

Ajouter une ligne de dépense

DMF | 191112 PORTAIL DEMANDE INTERNE CRÉER NOTE DE FRAIS

| 1 | Cliquez sur + Ligne à droite de la ligne concernée.

Une fenêtre de saisie s'ouvre. Les informations relatives au client et à l'affectation sont déjà renseignées avec celles de la demande interne.

| 2 | Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs suivants :

Champ | Description
--- | ---
Nature prévue | Sélectionnez la nature de dépense prévue depuis la liste d'aide.
PU | Renseignez la quantité et le prix unitaire pour la nature sélectionnée. La devise est renseignée automatiquement en fonction de la devise sélectionnée pour la demande interne.
Commentaire | Renseignez une description pour apporter plus de précisions sur la dépense.
Notes de frais | Cochez cette case pour reporter automatiquement la dépense prévue en note de frais à la date de la demande interne.

| 3 | Cliquez sur Enregistrer.

Une icône apparaît sur la ligne de la demande avec le montant associé. Une ligne est également ajoutée sous la demande interne reprenant les informations renseignées lors de la saisie de la dépense.

Ajouter des dépenses depuis un modèle

Des modèles de dépenses prévues peuvent être paramétrés dans l'Application Desktop afin de simplifier la saisie des dépenses pour les collaborateurs. Un modèle contient une ou plusieurs lignes de dépense déjà renseignées. Ces lignes sont ajoutées automatiquement à la demande interne et le collaborateur peut seulement modifier les informations nécessaires au lieu de devoir ajouter chaque dépense manuellement.

| 1 | Cliquez sur + Ligne à droite de la ligne concernée, puis sur Ajouter depuis un modèle.

Une liste déroulante affiche la liste des modèles paramétrés.

| 2 | Cliquez sur le modèle désiré.

| 3 | Remplissez les informations nécessaires dans la fenêtre dédiée puis cliquez sur Ajouter.

Une icône apparaît sur la ligne de la demande avec le montant associé. Une ligne est également ajoutée sous la demande interne.

Modifier une dépense

| 1 | Cliquez sur à droite de la ligne concernée.

| 2 | Effectuez les modifications souhaitées.

| 3 | Cliquez sur Enregistrer.

La dépense est modifiée.

Supprimer une dépense

| 1 | Cliquez sur à droite de la ligne concernée.

| 2 | Confirmez la suppression.

La dépense est supprimée.

Demander l'approbation

Lorsqu'une demande interne est créée, elle est en état À demander. Cette demande n'est pas automatiquement transférée au responsable pour approbation, ce qui permet au collaborateur de modifier et compléter sa demande. Cependant, il faut nécessairement demander l'approbation du responsable pour lui transmettre la demande interne.

| 1 | Cliquez sur à droite de la ligne concernée.

| 2 | Confirmez l'envoi en approbation.

La demande est terminée. Elle est en état À approuver et est à valider par votre responsable.

Supprimer une demande interne

DMF | 191104 PORTAIL DEMANDE INTERNE SUPPRIMER

Important

La suppression d'une demande interne est définitive et supprime également les pièces jointes.

Prérequis : La demande ne doit pas être en état À approuver ou Approuvé.

| 1 | Cliquez sur à droite de la ligne concernée, puis sur Supprimer.

Une fenêtre s'affiche.

| 2 | Confirmez la suppression.

La demande interne est supprimée.