Filtrer :

Démarrer la recherche

# Validation des notes de frais

DMF | 1908** PORTAIL VALIDATION NOTES DE FRAIS * 190801 PORTAIL VALIDATION NOTES DE FRAIS EQUIPE 190802 PORTAIL VALIDATION NOTES DE FRAIS EQUIPES

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail collaborateur > Libellé Employee Manager Expenses.

Lorsqu'un collaborateur fait une note de frais depuis le module Collaborateur ou depuis l'Application Desktop, le responsable doit ensuite traiter la demande du collaborateur afin qu'il la valide (ou la refuse).

Un responsable peut afficher le détail de la note de frais avant de la valider ou de la refuser. En fonction des responsabilités du responsable, celui-ci peut valider les notes de frais de plusieurs équipes ou même valider ses propres notes de frais.

Les validations des notes de frais sont gérées depuis le module Manager > menu Notes de frais.

Gérer les notes de frais

Important

Si l'ajout d'un justificatif a été défini comme obligatoire dans le paramétrage d'une ou plusieurs des natures de dépense utilisées dans la note de frais, un contrôle est effectué lors de la validation. Si certains justificatifs obligatoires manquent, il sera impossible de valider la note de frais. Il est cependant toujours possible de la refuser.

Important

L'approbation d'une note de frais contenant plusieurs lignes doit être validée ou refusée dans sa globalité. Il n'est pas possible d'approuver seulement une ligne et d'en refuser une autre depuis ce menu. Pour refuser une ligne dans une note de frais, voir Refuser une demande d'approbation

En fonction des procédures mises en place par l'entreprise, une note de frais doit être terminée par le collaborateur pour être disponible à la validation.

Dépliez un collaborateur pour afficher ses notes de frais.

À tout moment, cliquez sur à la droite de la barre de recherche pour mettre à jour la liste affichée.

Valider une note de frais

DMF | 190805 PORTAIL VALIDATION NOTES DE FRAIS VALIDER UNE NDF NON TERMINEE

| 1 | Depuis l'entête de la note de frais souhaitée en vue Liste, cliquez sur Valider.

| 2 | Cliquez sur Oui.

La note de frais est validée.

Refuser une note de frais

| 1 | Depuis l'entête de la note de frais souhaitée en vue Liste, cliquez sur dans la colonne Actions.

Une fenêtre s'ouvre.

| 2 | Renseignez un Commentaire.

| 3 | Cliquez sur Valider.

La note de frais est refusée.

Annuler la validation ou le refus d'une note de frais

Prérequis : La note de frais doit être à l'état Validée ou Refusée.

| 1 | Depuis l'entête de la note de frais souhaitée en vue Liste, cliquez sur Annuler la validation.

| 2 | Confirmez l'annulation.

La validation ou le refus est annulé. la note de frais revient à l'état d'origine.

Note

L'annulation est uniquement possible pour les notes de frais validées ou refusées.

Éditer une note de frais

Prérequis : Un modèle d'édition des notes de frais doit être paramétré.

#### Depuis la vue Liste

| 1 | Depuis l'entête de la note de frais souhaitée, cliquez sur à droite.

| 2 | Sélectionnez le modèle d'édition et le format souhaité.

Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop pour les notes de frais.

| 3 | Cliquez sur Valider.

La note de frais est enregistrée sur votre machine et est prête pour l'édition.

#### Depuis la vue Tableau

| 1 | Depuis une ligne de dépense associée à la note de frais souhaitée, cliquez sur dans la colonne Actions.

| 2 | Sélectionnez le modèle d'édition et le format souhaité.

Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop pour les notes de frais.

| 3 | Cliquez sur Valider.

La note de frais est enregistrée sur votre machine et est prête pour l'édition.

Gérer les dépenses

Dans le menu Notes de frais, chaque dépense est représentée par une ligne dans une note de frais.

En vue Liste, une ligne de dépense comprend les informations suivantes :

- La date, la nature, l'affectation et le montant de la dépense (si un commentaire est renseigné, celui-ci remplace le libellé de la nature).
- L'icône paramétrée pour la nature de la dépense, le cas échéant.
- Différentes icônes peuvent être affichées à gauche du montant saisi :
  - - Lorsque la présence d'un justificatif est obligatoire pour la nature de la dépense, cette icône indique qu'un justificatif obligatoire est manquant.
  - - Indique la présence d'un ou plusieurs justificatifs, avec le nombre de justificatifs en info-bulle.
  - - Indique que la dépense a été réglée par une carte entreprise.
  - - Indique que la dépense a été refusée.

Une nouvelle dépense peut être créée grâce au bouton + Dépense.

Référence

Pour plus d'informations sur la création de dépense, voir En créant une nouvelle dépense.

Une dépense ne peut pas être déplacée, dupliquée ou supprimée depuis le module Manager.

Consulter les justificatifs

Depuis le menu Notes de frais :

- En vue Liste, cliquez sur dans la ligne d'une dépense pour ouvrir le premier justificatif lié à la dépense.
- En vue Liste ou Tableau, cliquez sur dans la ligne d'une dépense pour ouvrir son détail puis cliquez sur le justificatif souhaité. Les dépenses terminées ne peuvent pas être ouvertes depuis la vue Tableau.

Les aperçus des justificatifs liés sont affichés dans une fenêtre à gauche du détail de la dépense. Les actions suivantes sont disponibles depuis cette fenêtre :

- Faire défiler les justificatifs grâce aux flèches gauche et droite.
- Télécharger les justificatifs.
- Zoomer et dé-zoomer un justificatif.
- Faire pivoter l'aperçu d'un document vers la gauche .
- Supprimer un justificatif.

Cliquez sur pour fermer la fenêtre d'aperçu.

Modifier une dépense

Les dépenses saisies peuvent être modifiées à tout moment tant que la note de frais contenant ces dépenses est en cours.

Pour modifier une dépense depuis le menu Notes de frais en vue Liste ou Tableau, cliquez sur depuis la ligne de la dépense souhaitée.

Note

Depuis la vue Tableau, une dépense terminée ne peut pas être modifiée.

Reprendre ou abandonner une dépense

Les dépenses d'une note de frais peuvent être rejetées par l'approbateur depuis le module Manager > Approbations. Les dépenses approuvées sont remboursées mais les dépenses refusées ne sont pas comptées dans le montant total remboursé de la note de frais.

La ligne d'une dépense rejetée est identifiée en rouge avec l'icône .

#### Reprendre une dépense

Une dépense rejetée peut être reprise, c'est-à-dire que la dépense sera ajoutée à la note de frais en cours la plus récente. Le collaborateur peut ainsi modifier les informations nécessaires et soumettre à nouveau la dépense pour remboursement.

| 1 | En vue Liste, cliquez sur depuis la ligne de la dépense rejetée.

| 2 | Confirmez la reprise.

La dépense est reprise dans la note de frais en cours la plus récente.

#### Abandonner une dépense

Une dépense rejetée peut être abandonnée, c'est-à-dire que le collaborateur accepte le refus de cette dépense et que celle-ci ne lui sera pas remboursée.

| 1 | En vue Liste, cliquez sur dans la ligne de la dépense rejetée.

| 2 | Confirmez l'abandon.

La dépense est toujours marquée comme refusée mais ne peut plus être reprise.

Changer le responsable

Si un responsable possède les droits suffisants ou dans le cas d'une délégation de droits, il est possible de choisir un autre responsable dans l'écran Notes de frais, afin de valider les notes de frais à la place de ce responsable. Les délégations sont gérées depuis l'Application Desktop dans Favoris > Mes délégations.

Exemple

Le responsable d'un service A prend des congés du 1er au 15 février. Pendant cette période, ses droits sont délégués au responsable du service B.

Lorsque le responsable du service B se connecte au portail, la fonction qui lui permet de changer de responsable lui est accessible. Le responsable peut donc sélectionner le responsable du service A afin de valider les notes de frais de l'équipe du service A.

| 1 | Depuis l'écran Notes de frais, cliquez sur en haut à droite de l'écran.

Une fenêtre s'affiche.

| 2 | Sélectionnez le responsable puis cliquez sur Valider.

L'écran affiche les notes de frais à valider par le responsable sélectionné et l'utilisateur connecté peut donc valider les documents à la place de ce responsable. Le nom du responsable sélectionné est affiché à côté de l'icône .

Pour désélectionner le responsable, cliquez sur l'icône associée au nom du responsable.