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# Gérer les sessions de formation

DMF | 1803** FORMATION CONTINUE SESSION *

Une fois le stage créé, il est possible de créer des sessions de formation rattachées au stage. Une session correspond à l'événement planifié durant lequel les participants de la session et le formateur se réunissent pour effectuer la formation. Les dates et les horaires des sessions sont planifiés.

Créer une session de formation

DMF | 180301 FORMATION CONTINUE SESSION INSERER

Il existe plusieurs manières de créer une session de formation :

- À partir du menu Formation ;
- À partir d'un devis validé ;
- À partir d'une commande.

À partir du menu Formation

Prérequis : Un ou plusieurs stages doivent être créés (voir Créer un stage).

Référence

Cette méthode ne permet pas de créer directement un dossier d'inscription à la session.

Pour créer un dossier d'inscription dans la session, voir Créer un dossier d'inscription.

| 1 | Allez dans Formation > Sessions et cliquez sur dans la barre d'action.

| 2 | Sous la section Définition, renseignez les informations :

Champ | Description
--- | ---
Stage | Renseignez le stage auquel la session est rattachée. Lorsque le stage est sélectionné, les informations du stage se reportent automatiquement dans les champs correspondants dans la session.
Code session | Renseignez le code unique de la session. Si la numérotation automatique des pièces est programmée pour les sessions, il est possible de laisser ce champ vide et le code sera créé automatiquement (voir Paramétrer la numérotation automatique).
Libellé session | Renseignez le libellé pour nommer la session. Ce champ se renseigne automatiquement lorsque le champ Stage est renseigné mais il reste modifiable.
Début et Fin | Renseignez les dates de début et de fin de la session.
Commence l'après-midi | Cochez cette case si la session commence l'après-midi et non le matin. Si cette case est cochée, la session durera une demi-journée en moins. Le nombre d'heures de présence ou d'absence des participants varie automatiquement dans l'émargement.
Durée (en jours) et Soit (en heure) | Dans le champ Durée (en jours), renseignez la durée de la session en jours. Lorsque la Durée (en jours) est renseignée, la conversion en heures est renseignée automatiquement dans le champ Soit (en heure). Il est ensuite possible de modifier le champ Soit (en heure) sans influer sur le champ Durée (en jours). Ces champs se renseignent automatiquement lorsque le champ Stage est renseigné mais ils restent modifiables. Lorsque la session sera créée, la charge de la tâche associée correspondra à la Durée (en jours) de la session. Important Deux sessions ne peuvent pas se chevaucher si elles ont le même formateur et que l'option Planifié est cochée sur la fiche du formateur.
Seuil activation | Renseignez le nombre minimal de participants inscrits à partir duquel la session peut avoir lieu.
Probabilité réalisation | Renseignez le pourcentage de probabilité à laquelle la session se tiendra. Exemple 100 veut dire que la session aura bien lieu. 50 veut dire que la session aura peut-être lieu. 0 veut dire que la session n'aura pas lieu.
Inscrits espérés | Renseignez le nombre espéré de participants inscrits à la session. Même si la session comporte un nombre de participants plus bas que le nombre espéré, cela ne bloque pas la tenue de la session. Il s'agit uniquement d'une information renseignée à titre indicatif.
Inscrits Maxi | Renseignez le nombre maximum de participants inscrits à la session. Même si la session comporte un nombre de participants plus élevé que le nombre maximum, cela ne bloque pas la tenue de la session. Il s'agit uniquement d'une information renseignée à titre indicatif. Ce champ se renseigne automatiquement lorsque le champ Stage est renseigné mais il reste modifiable.
Langue | Renseignez la langue dans laquelle la session se tient. Ce champ se renseigne automatiquement lorsque le champ Stage est renseigné mais il reste modifiable.
Niveau formation | Renseignez le niveau de la formation. Cette information alimente le BPF. Ce champ se renseigne automatiquement lorsque le champ Stage est renseigné mais il reste modifiable.
Commentaire | Renseignez un commentaire. Ce champ se renseigne automatiquement lorsque le champ Stage est renseigné mais il reste modifiable.

| 3 | Sous la section Responsables, renseignez les informations :

Champ | Description
--- | ---
Responsable session | Renseignez le responsable de la session. La liste affiche tous les collaborateurs actifs et génériques.
Responsable commercial | Renseignez le responsable commercial de la session. La liste affiche tous les collaborateurs actifs et génériques.
Responsable financier | Renseignez le responsable financier de la session. La liste affiche tous les collaborateurs actifs et génériques.
Responsable production | Renseignez le responsable production de la session. La liste affiche tous les collaborateurs actifs et génériques.
Formateur | Renseignez le formateur de la session. Il s'agit de la personne qui anime la session. La liste affiche tous les formateurs créés dans Akuiteo. Référence Pour créer un formateur, voir Créer un formateur. Si l'option Planifié est cochée dans la fiche du formateur, le planning se retrouvera automatiquement dans l'agenda du formateur.

| 4 | Sous la section Référentiel analytique, renseignez les champs Affaire principale, Lot et Sous-lot.

| 5 | Sous l'onglet Complément, cochez Participation d'une PSH si une personne en situation de handicap participe à la session.

Note

Sous cet onglet, les champs sont renseignés automatiquement grâce à ce qui est renseigné sous l'onglet Modalités pédagogiques du stage associé. Il est tout de même possible de modifier les champs automatiquement renseignés.

| 6 | Dans la barre d'action, cliquez sur .

Note

Si l'affaire sélectionnée est mono-client, une fenêtre propose de créer le dossier d'inscription du client automatiquement. Il est possible de cliquer sur Oui ou sur Non.

La session est créée.

À partir d'un devis validé

Prérequis : Au moins un stage doit être créé (voir Créer un stage).

| 1 | Allez dans Gestion > Ventes > Devis et cliquez sur dans la barre d'action.

| 2 | Sous l'onglet Lignes, cliquez sur et ajoutez une ligne contenant un produit paramétré en tant que formation.

Référence

Pour créer un produit vendu correspondant à une formation, voir Paramétrer un produit vendu de formation.

| 3 | Une fois le devis rempli, cliquez sur dans la barre d'action.

| 4 | Appuyez sur F4 ou allez dans Edition > Valider le devis.

| 5 | Cliquez sur Oui.

| 6 | Sous l'onglet Lignes, faites un clic droit sur une ligne de formation et cliquez sur Créer la session de formation.

| 7 | Renseignez les informations :

Champ | Description
--- | ---
Stage | Renseignez le stage auquel la session est rattachée. Lorsque le stage est sélectionné, les informations du stage se reportent automatiquement dans les champs correspondants dans la session. Vous pouvez toutefois modifier les champs renseignés automatiquement si besoin.
Code session | Renseignez le code unique de la session. Si la numérotation automatique des pièces est programmée pour les sessions, il n'est pas nécessaire de renseigner le code. Il sera généré automatiquement.
Libellé session | Renseignez le libellé pour nommer la session. Ce champ reprend le code du stage, mais il est tout de même possible de le modifier.
Date de début et Date de fin | Renseignez les dates de début et de fin de la session. Ces champs se renseignent automatiquement à partir des dates renseignées dans les champs Période du... au dans la ligne du devis.
Nb Inscrit | Si besoin, renseignez le nombre de personnes à inscrire dans la session.

| 8 | Cliquez sur Valider.

La session et un dossier d'inscription rattaché à celle-ci se créent.

Astuce

Pour ouvrir le dossier d'inscription à partir du devis, cliquez sur le lien à côté de Dossier d'inscription dans la section Détails de la ligne de formation.

À partir d'une commande

Il est possible de créer une session :

- Lors de la validation d'une commande ;
- À partir d'une commande validée.

#### Lors de la validation d'une commande

Important

Si vous validez une commande et qu'elle comporte plus d'une ligne de formation, une fenêtre indiquera que vous devez créer manuellement le dossier d'inscription ou la session à partir de la commande. Dans ce cas, il est nécessaire de faire un clic droit sur l'une des lignes de formation et cliquer sur Créer le dossier/la session pour créer la session (voir À partir d'une commande validée).

Lors de la validation d'une commande, il est possible de créer une session. Cette méthode permet de créer dans la session un dossier d'inscription directement rattaché à la commande.

Prérequis : Au moins un stage doit être créé (voir Créer un stage).

| 1 | Allez dans Gestion > Ventes > Commandes et cliquez sur dans la barre d'action.

| 2 | Sous l'onglet Lignes, cliquez sur et ajoutez une ligne contenant un produit paramétré en tant que formation.

Référence

Pour créer un produit vendu correspondant à une formation, voir Paramétrer un produit vendu de formation.

| 3 | Une fois la commande saisie, cliquez sur dans la barre d'action.

| 4 | Appuyez sur F4 ou allez dans Edition > Valider la commande.

| 5 | Cliquez sur Oui.

Une fenêtre propose de créer une session ou un dossier d'inscription.

| 6 | Cliquez sur Oui.

| 7 | Laissez l'option Créer une session cochée.

| 8 | Renseignez les informations :

Champ | Description
--- | ---
Stage | Renseignez le stage auquel la session est rattachée. Lorsque le stage est sélectionné, les informations du stage se reportent automatiquement dans les champs correspondants dans la session. Vous pouvez toutefois modifier les champs renseignés automatiquement si besoin.
Code session | Renseignez le code unique de la session. Si la numérotation automatique des pièces est programmée pour les sessions, il n'est pas nécessaire de renseigner le code. Il sera généré automatiquement.
Libellé session | Renseignez le libellé pour nommer la session. Ce champ reprend le code du stage, mais il est tout de même possible de le modifier.
Date de début et Date de fin | Renseignez les dates de début et de fin de la session. Ces champs se renseignent automatiquement à partir des dates renseignées dans les champs Période du... au dans la ligne du devis.
Nb Inscrit | Si besoin, renseignez le nombre de personnes à inscrire dans la session.

| 9 | Cliquez sur Valider.

La session et un dossier d'inscription associé à celle-ci se créent.

#### À partir d'une commande validée

| 1 | Ouvrez la commande.

| 2 | Sous l'onglet Lignes, faites un clic droit sur la ligne de formation souhaitée et cliquez sur Créer le dossier/la session.

| 3 | Laissez l'option Créer une session cochée.

| 4 | Renseignez les informations :

Champ | Description
--- | ---
Stage | Renseignez le stage auquel la session est rattachée. Lorsque le stage est sélectionné, les informations du stage se reportent automatiquement dans les champs correspondants dans la session. Vous pouvez toutefois modifier les champs renseignés automatiquement si besoin.
Code session | Renseignez le code unique de la session. Si la numérotation automatique des pièces est programmée pour les sessions, il n'est pas nécessaire de renseigner le code. Il sera généré automatiquement.
Libellé session | Renseignez le libellé pour nommer la session. Ce champ reprend le code du stage, mais il est tout de même possible de le modifier.
Date de début et Date de fin | Renseignez les dates de début et de fin de la session. Ces champs se renseignent automatiquement à partir des dates renseignées dans les champs Période du... au dans la ligne du devis.
Nb Inscrit | Si besoin, renseignez le nombre de personnes à inscrire dans la session.

| 5 | Cliquez sur Valider.

La session et un dossier d'inscription associé à celle-ci se créent.

Créer un élément de planning depuis la session

Pour qu'un élément de planning se crée automatiquement pour chaque création de session, il est nécessaire de :

- Renseigner le formateur dans le champ Formateur de la session.
- Cocher Planifié dans la fiche du formateur.
- Créer un code action de formation (voir Créer un code action de formation).

Si ces conditions sont réunies, chaque création de session ajoute un élément de planning sur l'agenda du formateur. De plus, une nouvelle tâche se crée sous l'élément de planning correspondant et est insérée dans l'affaire de la session.

Important

Si une tâche de formation a déjà été créée en amont sur l'affaire, la nouvelle tâche de formation qui se crée automatiquement à partir d'une session ne peut pas se fusionner avec la tâche déjà existante. Dans ce cas, deux tâches différentes seront visibles. Il faut alors manuellement adapter la charge ou le reste à faire de la tâche déjà existante.

#### Correspondances entre l'élément de planning et l'Application Desktop

Les informations d'un élément de planning sont alimentés par les informations renseignées dans la session correspondante.

Le tableau suivant établit les correspondances entre les informations du planning créé automatiquement sur le Portail Project et les informations de la session dans l'Application Desktop :

Donnée dans le planning | Donnée correspondante dans l'Application Desktop
--- | ---
Champ Date début sur le Portail Project Champ Début sur l'Application Desktop | Champ Début dans la fiche de la session.
Champ Durée | Champ Durée (en jours) dans la fiche de la session.
Champ Collaborateur sur le Portail Project Champ Ressource sur l'Application Desktop | Champ Formateur dans la fiche de la session.
Champ Commentaire | Champ Libellé session dans la fiche de la session.
Champ Action | Code action. Le code action du planning peut différer : Le code action du planning est le code action paramétré en tant que formation. Si plusieurs codes action de formation existent, le code action du planning est le premier code action de formation trouvé selon le numéro Ident. Si aucun code action de formation n'existe, le code action du planning sera le premier code action trouvé de type Autre selon le numéro Ident. Référence Pour créer un code action de formation, voir Créer un code action de formation.
Champ Client | Client correspondant au champ Affaire principale de la session si l'affaire est mono-client.
Champs mentionnant l'affaire, le lot et le sous-lot sur le Portail Project. Champs Affaire, Lot et Sous-lot sur l'Application Desktop | Champs Affaire principale, Lot et Sous-lot dans la fiche de la session.
Champ Libellé de la tâche sur le Portail Project Champ Tâche sur l'Application Desktop | Champ Code session suivi du champ Libellé session dans la fiche de la session.

Modifier une session

DMF | 180302 FORMATION CONTINUE SESSION MODIFIER

| 1 | Ouvrez la session et cliquez sur dans la barre d'action.

| 2 | Effectuez les modifications souhaitées.

| 3 | Dans la barre d'action, cliquez sur .

La session est modifiée.

Modifier l'état d'une session

L'état d'une session est une information qui indique le stade dans lequel la session se situe en ce qui concerne sa programmation.

L'état d'une session dans le champ Etat de la session peut être modifié manuellement grâce aux options de programmation d'une session (voir Gérer la programmation d'une session).

Cependant, les état En cours, Terminée et Archivée ne peuvent pas être appliqués manuellement à partir de la session et nécessitent l'exécution du batch ChangementEtatSession.

Référence

Pour paramétrer le batch ChangementEtatSession, voir Batch ChangementEtatSession.

#### Signification des états

Le tableau suivant indique les états disponibles et leur signification :

État | Description
--- | ---
Programmée | Indique que la session est prévue mais n'est pas encore confirmée. Il s'agit de l'état appliqué par défaut lors de la création d'une session. Sous cet état, il est impossible de démarrer la période d'évaluation. Si l'état de la session n'est plus en Programmée, il est possible d'appliquer cet état de nouveau en allant dans Edition > Réinitialiser la session > Oui.
Confirmée | Indique que la session va bien avoir lieu. Sous cet état, il est possible de démarrer la période d'évaluation. Il est possible d'appliquer cet état en allant dans Edition > Confirmer la session> Oui.
Annulée | Indique que la session ne va pas avoir lieu. Il est possible d'appliquer cet état en allant dans Edition > Annuler la session.
En cours | Indique que la session se situe entre sa date de début et sa date de fin. Cet état peut uniquement être appliqué par le batch ChangementEtatSession.
Terminée | Indique que la session a passé sa date de fin. Il n'est plus possible d'inscrire des participants dès lors que cet état est appliqué. Cet état peut uniquement être appliqué par le batch ChangementEtatSession.
Archivée | Indique que la session a passé le délai d'archivage après la date de fin de la session. Il n'est plus possible de modifier une session ou d'y inscrire des participants dès lors que cet état est appliqué. Pour modifier la session de nouveau, il est nécessaire de la passer sous un autre état. Cet état peut uniquement être appliqué par le batch ChangementEtatSession.

Modifier en lot les données personnalisées

DMF | 180328 FORMATION CONTINUE SESSION MODIFIER EN LOT

La modification des données personnalisées en lot permet de modifier les données personnalisées de plusieurs pièces de gestion à la fois.

| 1 | Lancez une recherche et sélectionnez les résultats à modifier.

| 2 | Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Modification des données personnalisées.

La fenêtre Modifier les données personnalisées s'ouvre.

| 3 | Cochez les données personnalisées à modifier et renseignez la nouvelle valeur pour chaque élément coché.

| 4 | Cliquez sur Valider.

Les données personnalisées sont modifiées pour les pièces de gestion concernées.

Gérer la programmation d'une session
Confirmer une session

DMF | 180306 FORMATION CONTINUE SESSION CHANGER ETAT

La confirmation d' une session permet d'indiquer que la tenue de la session est confirmée et d'appliquer l'état Confirmée à la session. Sous cet état, il est possible d'ouvrir la période d'évaluation.

| 1 | Ouvrez la session souhaitée.

| 2 | Allez dans Edition > Confirmer la session.

| 3 | Cliquez sur Oui.

La session est confirmée. Le champ Etat de la session indique Confirmée.

Annuler une session

DMF | 180306 FORMATION CONTINUE SESSION CHANGER ETAT

L'annulation d'une session permet d'indiquer qu'elle n'aura pas lieu.

| 1 | Ouvrez la session souhaitée.

| 2 | Allez dans Edition > Annuler la session.

| 3 | Renseignez la date et le motif puis cliquez sur Valider.

La session est annulée. Le champ Etat de la session indique Annulée.

Note

Sous l'onglet Complément, la date et le motif d'annulation s'affichent dans les champs Date annulation et Motif annulation.

Programmer une session annulée

DMF | 180307 FORMATION CONTINUE SESSION REACTIVER

Il est possible de reprogrammer une session :

- si vous avez annulé une session et que la session va en réalité avoir lieu ;
- si vous avez confirmé une session et qu'elle pourrait en réalité ne pas avoir lieu.

| 1 | Ouvrez la session souhaitée.

| 2 | Allez dans Edition > Réinitialiser la session.

| 3 | Cliquez sur Oui.

La session est reprogrammée. Le champ Etat de la session indique Programmée.

Sur-programmer une session

DMF | 180309 FORMATION CONTINUE SESSION SURPROGRAMMER

L'action de sur-programmer une session permet de dupliquer la session tout en choisissant le ou les dossiers d'inscription à conserver. Il est utile de sur-programmer lorsque le nombre maximal de participants à la session a été dépassé et qu'il devient donc nécessaire de réaliser deux sessions.

Important

La sur-programmation d'une session ne permet pas de conserver les données personnalisées de la session d'origine vers la nouvelle session.

| 1 | Ouvrez la session souhaitée.

| 2 | Allez dans Edition > Surprogrammer la session.

| 3 | Renseignez le code et les dates de début et de fin de la nouvelle session.

| 4 | Sélectionnez les lignes des dossiers d'inscription à inclure dans la nouvelle session.

| 5 | Cliquez sur Valider.

Une nouvelle session est créée. La case Reprogrammée de la nouvelle session est cochée.

Modifier la programmation d'une session

La modification de la programmation permet de modifier la date de début d'une session sans changer le nombre de jours de la session ni sa durée. Cette action reste possible même si l'émargement a été ouvert.

| 1 | Ouvrez la session souhaitée.

| 2 | Allez dans Edition > Modifier la programmation.

| 3 | Renseignez la nouvelle date de début souhaitée.

| 4 | Cliquez sur Valider.

Les dates de la session sont modifiées.

Éditer une session

Prérequis : Au moins un modèle d'édition des sessions doit être créé. Les types de modèle d'édition possibles pour les sessions sont Accusé Rptdesign, Certificat Rptdesign, Convention Rptdesign, Convocation Rptdesign, Emargement Rptdesign et Fiche de paiement Rptdesign.

Référence

Pour créer et paramétrer les modèles d'édition de formation, voir Paramétrer les éditions.

| 1 | Depuis la session, cliquez sur dans la barre d'action.

| 2 | Cliquez sur le modèle d'édition souhaité.

| 3 | Cliquez sur Aperçu, Imprimer ou Envoi mail.

La session s'édite.

Supprimer une session

DMF | 180303 FORMATION CONTINUE SESSION SUPPRIMER

Important

La suppression d'une session est définitive.

La suppression d'une session est impossible si un ou plusieurs dossiers d'inscription y sont rattachés.

Depuis la session, cliquez sur dans la barre d'action et confirmez la suppression.