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# Foire aux questions

Comptabilité

Comment créer un nouvel exercice ?

Toutes les étapes pour clôturer un exercice et créer un nouvel exercice ou plusieurs exercices en masse sont décrites dans le chapitre Clôturer un exercice.

CRM

Comment gérer des collectifs différents pour des filiales à l'étranger ?

L'onglet Finances des fiches client et fournisseur permet de définir les informations comptables et financières. Ces informations peuvent être saisies en fonction des sociétés. Pour chaque société, Akuiteo permet d'associer des comptes collectifs différents aux fiches client et fournisseur multi-sociétés, en prenant en compte les différences entre les plans comptables.

Pour cela :

| 1 | Activez l'option Activer le paramétrage d'un compte collectif par société pour les tiers paramétrés sur ***** depuis le paramétrage de la numérotation des tiers et collectifs. Voir Numérotation des tiers et collectifs.

| 2 | Assurez-vous d'activer les DMF suivants pour les profils utilisateurs concernés :

- 020158 VÉRIFIER LA COHÉRENCE AVEC LE PLAN COMPTABLE AUXILIAIRE
- 020159 VOIR ONGLET INFORMATIONS MULTI SOCIÉTÉS
- 020160 MODIFIER ONGLET INFORMATIONS MULTI SOCIÉTÉS

| 3 | Créez les clients (ou fournisseurs).

Si le client est associé à la société *****, alors une ligne par société paramétrée (hormis la société *****) sera créée. Les lignes sont considérées comme "non gérées en comptabilité".

Comment mettre en place l'API SIRENE ?

L'interface avec l'API SIRENE permet de remplir automatiquement les champs concernés lors de la création d'un prospect ou d'un client grâce au numéro de SIRET ou de SIREN renseigné. Si le numéro de SIRET ou de SIREN renseigné est reconnu par l'API SIRENE, alors les champs concernés (comme le nom d'appel ou l'adresse) seront renseignés automatiquement.

Pour plus d'informations, voir :

- Configurer la connexion à l'API SIRENE afin de s'interfacer avec l'API SIRENE
- Créer une fiche client / prospect pour utiliser l'API SIRENE dans l'Application Desktop
- Créer un prospect pour utiliser l'API SIRENE dans le Portail Collaborateur

Interface

Comment créer une recherche personnalisée ?

Il est possible de créer et de gérer des recherches personnalisées, c’est-à-dire un type de recherche comprenant des critères précis que vous pouvez lancer en un clic sans avoir à renseigner les mêmes critères à chaque fois. Ces recherches sont disponibles depuis le menu Favoris ou directement depuis l’accueil en les ajoutant en widget.

Pour plus d'informations, voir :

- Recherches personnalisées pour créer et gérer les recherches personnalisées
- Widgets pour ajouter les recherches personnalisées sur la page d'accueil
- Recherche pour revoir les bases sur les recherches dans Akuiteo et Exploiter les résultats en graphique

Comment identifier les recherches personnalisées les plus utilisées et par quels utilisateurs ?

Grâce à l'historique conservé dans Akuiteo, vous pouvez identifier :

- les recherches lancées sur une période donnée ;
- les recherches les plus utilisées depuis leur création ;
- qui a créé les recherches les plus utilisées ;
- qui a créé les recherches lancées sur une période donnée ;
- qui a lancé les recherches pour la dernière fois ;
- les recherches privées.

Dans les deux exemples suivants, la requête permet de récupérer toutes les recherches personnalisées postérieures au 31 octobre 2019 (la date étant à adapter en fonction de chaque requête souhaitée).

##### Version SQL :

SELECT T_P_UTILISATEUR.UTI_CODE AS CREATEUR, R_RECHERCHE.RREC_CODE AS CODE_RECHERCHE, R_RECHERCHE.RREC_NOMAPPEL AS LIBELLE_RECHERCHE, RREC_MAJ_DATE AS DERNIERE_EXECUTION, RREC_NB_EXECUTION AS TOTAL_EXEC FROM R_RECHERCHE

INNER JOIN T_P_UTILISATEUR ON R_RECHERCHE.RREC_UTI_IDENT = T_P_UTILISATEUR.UTI_IDENT

WHERE RREC_MAJ_DATE > convert (datetime, '31/10/2019', 103) ORDER BY RREC_MAJ_DATE DESC;

##### Version Oracle :

SELECT T_P_UTILISATEUR.UTI_CODE AS CREATEUR, R_RECHERCHE.RREC_CODE AS CODE_RECHERCHE, R_RECHERCHE.RREC_NOMAPPEL AS LIBELLE_RECHERCHE, RREC_MAJ_DATE AS DERNIERE_EXECUTION, RREC_NB_EXECUTION AS TOTAL_EXEC FROM R_RECHERCHE

INNER JOIN T_P_UTILISATEUR ON R_RECHERCHE.RREC_UTI_IDENT = T_P_UTILISATEUR.UTI_IDENT

WHERE RREC_MAJ_DATE > to_date ('31/10/2019', 'dd/MM/yyyy') ORDER BY RREC_MAJ_DATE DESC;

Notes

Nous traçons quand une recherche personnalisée a été lancée et/ou modifiée pour la dernière fois : RREC_MAJ_DATE

Nous comptons combien de fois une recherche a été lancée depuis sa création à partir du menu Favoris (l'action de rafraîchir un résultat de recherche ne met pas à jour cet indicateur) : RREC_NB_EXECUTION

Nous traçons qui a lancé et/ou modifié une recherche personnalisée pour la dernière fois : RREC_MAJ_UTI

Nous identifions les recherches privées : RREC_IND_PUBLIC = 0 (privée ou publique)

Le créateur est normalement le seul à lancer l'édition, sauf s'il l'a partagé.

Paramétrage

Comment paramétrer une nature de dépense avec une option de refacturation par défaut ?

Il existe plusieurs possibilité de refacturation d’une dépense à paramétrer depuis chaque nature de dépense (Paramétrage Général > Note de frais > Natures de dépense) :

- Si vous souhaitez que la nature de dépense soit cochée Refacturable par défaut, sélectionnez une option de refacturation au client sur le montant remboursé ou le montant saisi.
  - Si l'option 'Refacturable' non modifiable est cochée dans le paramétrage de la nature, la dépense apparaîtra toujours dans la refacturation des temps et des frais au client.
  - Si l'option 'Refacturable' non modifiable n’est pas cochée dans le paramétrage de la nature, vous laissez la possibilité aux collaborateurs de décocher cette case. Dans ce cas, la dépense n’apparaîtra pas dans la refacturation des temps et des frais au client, sauf si l’affaire prévoit une refacturation des notes de frais aux frais réels (ce qui a pour effet de cocher obligatoirement l'option Refacturable).
- Si vous souhaitez que la nature de dépense ne soit pas cochée Refacturable par défaut, sélectionnez l'option de refacturation au client ne rien refacturer :
  - Si l'option 'Refacturable' non modifiable est cochée dans le paramétrage de la nature, la dépense n’apparaîtra jamais dans la refacturation des temps et des frais, sauf si l’affaire prévoit une refacturation des notes de frais aux frais réels (ce qui a pour effet de cocher obligatoirement l'option Refacturable). Dans ce cas, le montant refacturé serait à 0 et un message vous informe qu’un paramétrage de nature de dépense n’est peut-être pas cohérent avec la refacturation souhaitée.
  - Si l'option 'Refacturable' non modifiable n’est pas cochée dans le paramétrage de la nature, vous laissez la possibilité aux collaborateurs de cocher cette case. Dans ce cas, la dépense apparaîtra dans la refacturation des temps et des frais au client mais le montant refacturé sera à 0. Un message vous informe qu’un collaborateur a fait une erreur de saisie ou a souhaité changer ce paramétrage pour en étudier la cause.

Comment puis-je passer en mode paramétrage ?

Le mode paramétrage permet de modifier, masquer ou créer de nouveaux contrôles paramétrables ou encore de visualiser le nom des champs en base de données.

Pour passer en mode paramétrage, utilisez les raccourcis clavier suivants :

- CTRL + Alt + P sous Windows

- CTRL + options + P sous Mac

Comment rendre effective une activation/désactivation de déclencheurs depuis le paramétrage ?

Depuis l'écran de paramétrage des déclencheurs (Paramétrage Général > Paramètres spécifiques > Déclencheurs), il est possible d'activer ou de désactiver un ou plusieurs déclencheurs :

| 1 | Depuis l'écran de recherche des déclencheurs, renseignez les critères souhaités puis lancez la recherche.

| 2 | Sélectionnez un ou plusieurs déclencheurs dans la liste des résultats, faites un clic droit sur la sélection puis cliquez sur Activer les déclencheurs / Désactiver les déclencheurs.

| 3 | À nouveau depuis l'écran de recherche, cliquez sur dans la barre d'action pour recharger tous les déclencheurs.

Important

Le rechargement en cas d'activation/de désactivation est obligatoire, même pour un seul déclencheur. Sans ce rechargement, les opérations effectuées ne seront pas prises en compte.

Support

Comment paramétrer les délais contractuels pour ne lancer qu'un seul compteur (GTI ou GTR) ?

Depuis le paramétrage des délais contractuels (Paramétrage support > Demandes et interventions > Délais contractuels), renseignez 0.0 (J ou H) dans les champs Délai d'intervention ou Délai de résolution permet de laisser vide le compteur respectif de GTI ou GTR dans une demande support.

Ainsi, le compteur de GTI ou de GTR n'est pas initialisé et aucun décompte n'est affiché.

Ventes

Comment mettre en place la signature électronique des devis et bons de livraison ?

Akuiteo s'interface avec les APIs Universign pour permettre d'envoyer par mail des devis et bons de livraison générés depuis l'Application Desktop aux contacts d'un client et aux collaborateurs de la société afin que ceux-ci signent électroniquement les documents.

Pour plus d'informations, voir :

- Configurer la signature électronique pour se connecter aux APIs Universign
- Signer électroniquement un document pour paramétrer et gérer la signature électronique

Comment mettre en place l'archivage à valeur probante ?

Important

Pour pouvoir activer le batch Arkhineo et archiver vos PDF originaux, contactez votre chef de projets Akuiteo.

Le batch Arkhineo permet de mettre en place l'archivage à valeur probante des PDF originaux générés par Akuiteo. Ainsi, tous les PDF originaux et cachetés disponibles dans l'entrepôt des documents ou au répertoire indiqué dans le paramétrage du cachetage sont envoyés vers un coffre-fort numérique Arkhineo et sont ainsi archivés.

Pour plus d'informations, voir :

- Batch Arkhineo pour paramétrer le batch permettant de mettre en place l'archivage à valeur probante des PDF originaux générés par Akuiteo
- Documents - Gestion des PDF originaux par type de document pour paramétrer et activer le cachetage des PDF originaux