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# Gérer les dossiers d'inscription

DMF | 180316 FORMATION CONTINUE SESSION INSCRIPTION

Afin d'inscrire des participants à une session, il est nécessaire de créer un ou plusieurs dossiers d'inscription au préalable.

Un dossier d'inscription peut comporter plusieurs participants.

Créer un dossier d'inscription

Il existe plusieurs manières de créer un dossier d'inscription :

- À partir de la session ;
- Lors de la création d'une session ;
- À partir d'une commande.

À partir de la session

Prérequis : Au moins une session doit être créée.

| 1 | Ouvrez la session.

| 2 | Allez dans Edition > Nouvelle inscription.

| 3 | Renseignez les informations :

Champ | Description
--- | ---
Code dossier | Renseignez le code unique du dossier d'inscription.
Client final, Contact et Adresse | Dans le champ Client final, renseignez le client à inscrire dans la session. Il s'agit du client qui envoie ses employés pour qu'ils suivent la session. Dans les champs Contact et Adresse, renseignez les informations de contact du client. Dans le champ Contact, la liste affiche les contacts qui sont cochés Interlocuteur formation dans leur fiche contact.
Organisateur, Contact et Adresse | Renseignez l'organisateur de l'inscription dans le champ Organisateur. Il s'agit du tiers en charge de la logistique de la formation. Dans les champs Contact et Adresse, renseignez les informations de l'organisateur.
N° de convention | Renseignez le numéro de convention. Note Si la numérotation automatique des pièces est activée pour les conventions, ne renseignez pas ce champ et il se remplira automatiquement lors de l'édition de la convention.
Ref. Client | Renseignez la référence du client.
Etat | Sélectionnez à partir de la liste déroulante l'état du dossier d'inscription. En attente : État par défaut lors de la création d'un dossier d'inscription. Cet état signifie que le dossier est en cours de saisie. Préinscrit : Le dossier est envoyé mais il manque des justificatifs. Inscrit : Le dossier est complet. Annulé :L'organisme de formation a annulé la session. Désistement :Le client s'est désisté de la formation. Admis :Le dossier comporte trop d'inscriptions mais est tout de même pris en compte. Refusé :Le dossier comporte trop d'inscriptions et est refusé.
Nombre de participants nommés | Ce champ affiche le nombre de participants inscrits dans le dossier d'inscription sous l'onglet Participant(s). Ce nombre s'actualise automatiquement et n'est pas modifiable directement dans le champ.

| 4 | Sous la section Inscription, renseignez les informations :

Champ | Description
--- | ---
Info inscription | Renseignez des informations concernant le dossier d'inscription.
Date de la demande | Renseignez la date de la demande. Par défaut, la date du jour est renseignée automatiquement.
N° d'ordre | Le numéro renseigné dans ce champ n'a aucune incidence.
Date d'inscription | Renseignez la date d'inscription. Si le dossier a été ajouté directement lors de la création de la session, la date du jour est renseignée automatiquement.
Date annulation | Renseignez la date d'annulation en cas d'annulation.
Motif | Renseignez le motif d'annulation en cas d'annulation.

| 5 | Dans la barre d'action, cliquez sur .

Le dossier d'inscription est enregistré et l'onglet Participant(s) est ajouté.

Référence

Pour ajouter ou supprimer des participants à la session, voir Gérer les participants d'une session.

Le dossier d'inscription n'est pas rattaché à un document de vente. Pour rattacher le dossier d'inscription à un document de vente, voir Rattacher une ligne de produit de formation à un dossier d'inscription.

Lors de la création d'une session

| 1 | Créez et enregistrez une session dont l'affaire est mono-client.

Une fenêtre propose de créer le dossier d'inscription du client.

| 2 | Cliquez sur Oui.

La session et un dossier d'inscription se créent.

À partir d'une commande

#### Lors de la validation d'une commande

Important

Si vous validez une commande et qu'elle comporte plus d'une ligne de formation, une fenêtre indiquera que vous devez créer manuellement le dossier d'inscription ou la session à partir de la commande. Dans ce cas, il est nécessaire de faire un clic droit sur l'une des lignes de formation et cliquer sur Créer le dossier/la session pour créer le dossier d'inscription (voir À partir d'une commande validée).

Prérequis : Au moins une session doit être créée.

| 1 | Allez dans Gestion > Ventes > Commandes et cliquez sur dans la barre d'action.

| 2 | Sous l'onglet Lignes, cliquez sur et ajoutez une ligne contenant un produit paramétré en tant que formation.

Référence

Pour créer un produit vendu correspondant à une formation, voir Paramétrer un produit vendu de formation.

| 3 | Une fois la commande saisie, cliquez sur dans la barre d'action.

| 4 | Appuyez sur F4 ou allez dans Edition > Valider la commande.

| 5 | Cliquez sur Oui.

Une fenêtre propose de créer une session ou un dossier d'inscription.

| 6 | Cliquez sur Oui.

| 7 | Cochez Créer un dossier.

| 8 | Dans le champ Session, sélectionnez la session sur laquelle le dossier d'inscription sera créé. La liste affiche les sessions déjà créées dans Akuiteo.

| 9 | Cliquez sur Valider.

Le dossier d'inscription est créé et ajouté à la session sélectionnée.

#### À partir d'une commande validée

| 1 | Ouvrez la commande.

| 2 | Sous l'onglet Lignes, faites un clic droit sur la ligne de formation souhaitée et cliquez sur Créer le dossier/la session.

| 3 | Cochez Créer un dossier.

| 4 | Dans le champ Session, sélectionnez la session sur laquelle le dossier d'inscription sera créé. La liste affiche les sessions déjà créées dans Akuiteo.

| 5 | Cliquez sur Valider.

Le dossier d'inscription est créé et ajouté à la session sélectionnée.

Modifier un dossier d'inscription

Prérequis : Au moins un dossier d'inscription doit être créé.

| 1 | Ouvrez la session sur laquelle le dossier d'inscription est rattaché.

| 2 | Dans le menu Détail à gauche, double-cliquez sur le dossier d'inscription souhaité.

| 3 | Dans la barre d'action, cliquez sur et effectuez les modifications souhaitées.

| 4 | Dans la barre d'action, cliquez sur .

Le dossier d'inscription est modifié.

Rattacher une ligne de produit de formation à un dossier d'inscription

Il est possible de rattacher une ligne de produit de formation à un dossier d'inscription. Un même document commercial peut comporter plusieurs lignes, dont chacune est rattachée à un dossier d'inscription différent.

Important

Il n'est pas possible de rattacher une ligne de produit de formation si elle est dans un devis.

Prérequis :

- Au moins une pièce de vente doit être créée et contenir une ou plusieurs lignes de formation.
- Au moins un dossier d'inscription doit être associé à une session.

| 1 | Ouvrez la pièce de vente la plus récente contenant la ligne de formation.

| 2 | Faites un clic droit sur la ligne de formation et cliquez sur Rattacher à un dossier d'inscription.

| 3 | Dans le champ Session, renseignez la session sur laquelle se trouve le dossier d'inscription.

| 4 | Cliquez sur Valider.

La ligne est rattachée au dossier d'inscription.

Copier un dossier d'inscription vers une autre session

Il est possible de copier un dossier d'inscription pour conserver les mêmes participants d'une session à une autre.

| 1 | Ouvrez le dossier d'inscription à copier.

| 2 | Allez dans Edition > Reporter le dossier.

| 3 | Renseignez la session dans laquelle le dossier sera copié.

| 4 | Cliquez sur Valider.

Le dossier d'inscription est copié vers la session renseignée.

Diviser un dossier d'inscription

Il est possible de diviser un dossier d'inscription et ses participants en deux dossiers distincts.

| 1 | Ouvrez le dossier d'inscription à diviser.

| 2 | Allez dans Edition > Diviser le dossier.

| 3 | Sélectionnez les participants à déplacer dans le nouveau dossier d'inscription.

| 4 | Cliquez sur Valider.

Un nouveau dossier d'inscription incluant les participants sélectionnés se crée.

Fusionner des dossiers d'inscription

Il est possible de fusionner plusieurs dossiers d'inscription ensemble pour n'en former qu'un seul.

Prérequis :

- Au moins deux dossiers d'inscription doivent être créés sur une même session.
- Les dossiers d'inscription à fusionner doivent avoir le même état et le même client final.

| 1 | Depuis la session, allez dans Edition > Fusion de dossier.

| 2 | Sélectionnez les dossiers à fusionner.

| 3 | Cliquez sur Valider.

Les dossiers sélectionnés sont fusionnés.

Éditer un document lié à un dossier d'inscription

Il est possible d'éditer plusieurs types de documents à partir d'un dossier d'inscription tels que des convocations et des conventions à envoyer aux participants.

Prérequis : Au moins un modèle d'édition des dossiers d'inscription doit être paramétré. Les types de modèle d'édition possibles pour les dossiers d'inscription sont Accusé Rptdesign, Certificat Rptdesign, Convention Rptdesign et Convocation Rptdesign.

Référence

Pour créer et paramétrer les modèles d'édition de formation, voir Paramétrer les éditions.

| 1 | Depuis le dossier d'inscription, cliquez sur dans la barre d'action.

| 2 | Cliquez sur le modèle d'édition souhaité.

| 3 | Cliquez sur Aperçu, Imprimer ou Envoi mail.

Le document s'édite.

Envoyer une convocation par mail

Il est possible d'éditer et d'envoyer une convocation par mail au client.

Prérequis : Au moins un modèle d'édition de type Convocation Rptdesign doit être paramétré.

| 1 | Depuis le dossier d'inscription, allez dans Edition > Envoyer une convocation par mail.

| 2 | Renseignez les informations :

Champ | Description
--- | ---
Collaborateur | Renseignez un collaborateur à ajouter dans la liste des destinataires, en copie ou non.
E-mail | Renseignez l'adresse mail du destinataire de la convocation.
Modèle | Renseignez le modèle d'édition de la convocation.
Format du corps du mail | Renseignez le format du corps du mail.
Corps du mail | Renseignez le mot-clé à inclure dans le corps du mail. La liste affiche les mots-clés déjà créés dans Akuiteo.
Format de la pièce jointe | Renseignez le format du fichier de la convocation à joindre avec le mail.
Joindre le fichier | Cochez cette case si vous souhaitez que la convocation soit jointe automatiquement au brouillon du mail de convocation.
Associer le document à la pièce de gestion | Cochez cette case si vous souhaitez que la convocation éditée s'ajoute sous l'onglet Documents liés de la session.

| 3 | Cliquez sur Ouvrir Outlook.

Le brouillon du mail se crée dans Outlook. Il est ensuite possible d'envoyer le mail.

Supprimer un dossier d'inscription

Important

La suppression d'un dossier d'inscription est définitive.

Depuis le dossier d'inscription, cliquez sur dans la barre d'action et confirmez la suppression.