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# Ajouter un utilisateur

Un utilisateur peut être un simple utilisateur, un collaborateur ou encore un client.

Pour que vos collaborateurs ou clients puissent utiliser Akuiteo, vous devez leur créer une fiche utilisateur en précisant les droits et restrictions spécifiques à chaque utilisateur. Vous pouvez aussi leur associer un profil utilisateur.

Ajouter un utilisateur collaborateur

Cet écran est disponible depuis la barre de menu Tiers > Gestion des utilisateurs > > Créer un utilisateur collaborateur.

Renseigner les données utilisateur

| 1 | Cliquez sur l'onglet Utilisateur.

| 2 | Indiquez si l'utilisateur est secondaire en cochant la case. Si c'est le cas, indiquez aussi l'utilisateur principal.

Utilisateurs principaux et secondaires :

- Certains de vos collaborateurs ont besoin de plusieurs login et mots de passe. Par exemple, un collaborateur peut être directeur commercial dans une société et directeur général dans une autre. Il peut donc avoir besoin de 2 profils de droits différents dans 2 sociétés différentes.
- Les utilisateurs « traditionnels » sont considérés comme principaux. Vous pouvez leur rattacher plusieurs utilisateurs secondaires (qui peuvent être liés à un seul et même collaborateur) avec leurs droits et cloisonnements associés.
- Vous pouvez ainsi vous identifier avec le login et mot de passe de l’utilisateur principal et « changer d’utilisateur » sans vous déconnecter dans la boîte de dialogue de modification du contexte (CTRL+J).
- Ce système peut être utilisé pour se substituer à un autre utilisateur, dans le cas d’une délégation par exemple.

| 3 | Entrez un code utilisateur nécessaire à la connexion à Akuiteo.

| 4 | Renseignez le code, nom et prénom du collaborateur. Ce lien est notamment utilisé par le tableau de bord interactif.

| 5 | Entrez le mot de passe associé au code de l’utilisateur (crypté), puis entrez-le à nouveau pour le confirmer.

| 6 | Indiquez la société à laquelle l'utilisateur sera automatiquement associé dès sa connexion à Akuiteo.

| 7 | Renseignez les différents journaux (d'achat, de vente, de trésorerie et d'OD) auxquels l'utilisateur sera automatiquement associé dès sa connexion.

| 8 | Indiquez la date de sortie de l'utilisateur. Cela correspond à l'arrêt d'utilisation du code. Notez qu'un utilisateur n'est jamais supprimé car son identifiant est associé à tous les objets de gestion qu’il a créé ou modifié.

| 9 | Indiquez le niveau d'habilitation de l'employé par un chiffre entre 0 et 999. Ce chiffre sera réutilisé lors de la création d’événements par exemple.

| 10 | Cochez Lancement du TBI au démarrage si vous voulez que le tableau de bord interactif se lance automatiquement lorsque l'utilisateur se connecte à Akuiteo.

Restreindre l'accès de l'utilisateur

| 1 | Cliquez sur l'onglet Cloisonnement.

| 2 | Précisez la ou les sociétés auxquelles est rattaché l'utilisateur. Si vous voulez que l'utilisateur n'accède qu'aux informations liées aux sociétés renseignées, cochez la case Cloisonnement par la société de l'utilisateur.

| 3 | [Optionnel] Précisez l'établissement auquel est rattaché l'utilisateur et sélectionnez les options suivantes :

- Affichage de l'établissement courant : renseigne automatiquement l'établissement courant de l'utilisateur dans le champ Etablissement du contexte de l'utilisateur. L'utilisateur peut modifier ce contexte.
- Préaffichage systématique de l’établissement de l'utilisateur : lorsque l'utilisateur crée une pièce de gestion, renseigne automatiquement l'établissement de l'utilisateur dans le champ Etablissement de la pièce, même si un établissement différent est renseigné dans le contexte de l'utilisateur.
- Cloisonnement par établissement.
- Pas de cloisonnement par établissement.
- Détermination du journal de vente ou d'achat en fonction de l'établissement.

| 4 | Indiquez si l'utilisateur peut mettre à jour les différents types de plannings proposés. Précisez le type de contrôle effectué : message d'avertissement ou interruption totale de l'action.

Préciser les droits de l'utilisateur

| 1 | Cliquez sur l'onglet Droits.

| 2 | Si vous souhaitez appliquer un profil déjà paramétré, renseignez-le dans le champ Profil.

Ajouter un utilisateur externe

L'utilisateur extranet est généralement un contact client / contact collaborateur ou un contact fournisseur. Il a accès aux interfaces web comme le Portail Client.

Cet écran est disponible depuis la barre de menu Tiers > Gestion des utilisateurs > > Créer un utilisateur extranet.

Pour créer directement un utilisateur extranet depuis une fiche contact, vous devez posséder le DMF 090133 ADMINISTRATEUR PARAMETRAGE GESTION DES UTILISATEURS EXTRANET.

Renseigner les données utilisateur

| 1 | Cliquez sur l'onglet Utilisateur.

| 2 | Entrez un code utilisateur nécessaire à la connexion à Akuiteo. Le numéro identifiant doit être unique et positif.

| 3 | Entrez le nom, prénom et mot de passe associés au code de l’utilisateur (crypté), puis entrez-le à nouveau pour le confirmer.

| 4 | Indiquez la date de sortie de l'utilisateur. Cela correspond à l'arrêt d'utilisation du code. Notez qu'un utilisateur n'est jamais supprimé car son identifiant est associé à tous les objets de gestion qu’il a créé ou modifié.

Préciser les droits de l'utilisateur

| 1 | Cliquez sur l'onglet Droits.

| 2 | Si vous souhaitez appliquer un profil déjà paramétré, renseignez-le dans le champ Profil.

Créer un utilisateur extranet depuis un résultat de recherche

Lancez une recherche de contacts.

| 1 | Sélectionnez le ou les contacts et faites un clic droit.

| 2 | Cliquez sur Créer des utilisateurs extranet.

| 3 | Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez le type de mot de passe à utiliser pour la connexion aux divers portails web.

| 4 | Sélectionnez les profils de droit à associer à l’utilisateur et validez.