Filtrer :

Démarrer la recherche

# Gérer les factures temporaires d'achat

DMF | 2806** PORTAIL ACHATS FACTURES TEMPORAIRES *

La gestion des factures temporaires est accessible depuis le Portail Achats dans le menu Factures temporaires.

Description de l'écran d'une facture temporaire

L'écran d'une facture temporaire est divisé en plusieurs parties :

- Le Titre ;
- L'Entête ;
- Le Texte sur facture ;
- L'Historique ;
- Les Lignes ;
- À droite, la Visionneuse de la facture temporaire.

Titre

En haut de l'écran, la ligne de titre de la facture temporaire reprend les informations suivantes :

- La société de la facture temporaire ;
- Le numéro de la facture temporaire ;
- Le statut de la facture temporaire, c'est-à-dire si elle est à traiter, validée ou refusée.

Entête

L'entête d'une facture temporaire affiche les informations principales de la facture :

Société | Société d'achat de la facture. Cette société correspond à une société dans Akuiteo. Elle est déterminée et renseignée automatiquement à l'import grâce au numéro SIREN acheteur dans la Factur-X. Lors de l'import, si le numéro SIREN acheteur de la Factur-X ne correspond pas au numéro SIREN d'une société dans Akuiteo, la facture est rejetée et n'est pas importée. Le champ n'est pas modifiable. Référence Pour en savoir plus sur le paramétrage de la société, voir Société.
Journal | Journal de la facture. Si le fournisseur a été renseigné automatiquement durant l'import et qu'un lien journal avec ce fournisseur existe, le journal est renseigné automatiquement. Si aucun lien journal pour ce fournisseur n'existe mais qu'un journal par défaut est paramétré, le journal par défaut est renseigné automatiquement. Le champ est modifiable. La liste d'aide affiche les journaux d'achats en cours de validité sur la société de la facture. Référence Pour en savoir plus sur les liens journal et le journal par défaut, voir Gérer les liens journal.
Date | Date de la facture temporaire. Lors de l'import, ce champ est renseigné automatiquement avec la date du jour de l'import. Le champ est modifiable.
Date fournisseur | Date de la facture chez le fournisseur. Ce champ est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ n'est pas modifiable.
Numéro | Numéro de la facture temporaire. Ce champ est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ n'est pas modifiable.
Type | Le type est Facture ou Avoir : Facture si le Montant HT est positif ; Avoir si le Montant HT est négatif. Le champ n'est pas modifiable.
Fournisseur | Fournisseur de la facture. Pour déterminer le fournisseur renseigné automatiquement lors de l'import, Akuiteo recherche un fournisseur dans l'ordre des étapes suivantes jusqu'à ce qu'il soit trouvé : Fournisseur de la société de la facture ou de la société *****, pour lequel le numéro SIREN correspond au numéro SIREN fournisseur détecté sur la Factur-X. Si aucun fournisseur ne correspond ou si plusieurs fournisseurs possèdent ce numéro SIREN, l'algorithme passe à l'étape suivante. Fournisseur de la société de la facture ou de la société *****, pour lequel un site fournisseur possède le même numéro TVA fournisseur que celui détecté sur la Factur-X. Si aucun site fournisseur ne correspond ou si plusieurs sites fournisseur possèdent ce numéro TVA, l'algorithme passe à l'étape suivante. Fournisseur de la société de la facture ou de la société *****, pour lequel le numéro TVA correspond au numéro TVA fournisseur détecté sur la Factur-X. Si aucun fournisseur ne correspond ou si plusieurs fournisseurs possèdent ce numéro TVA, le fournisseur reste vide par défaut. Le champ est modifiable. La liste d'aide affiche les fournisseurs non fermés sur la société de la facture et la société *****. Référence Pour en savoir plus sur le paramétrage des fournisseurs, voir Ajouter un fournisseur.
Commande | Numéro de la commande liée chez le fournisseur. Cette information est reprise à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ est modifiable.
Ref. client | Référence du client (société d'achat de la facture) chez le fournisseur. Cette information est reprise à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ est modifiable.
Établissement | Établissement de la société. Il n'est pas renseigné automatiquement à l'import. Le champ est modifiable. La liste d'aide affiche les établissements en cours de validité sur la société de la facture et sur lesquels le collaborateur est cloisonné. Référence Pour en savoir plus sur le paramétrage des établissements, voir Établissement.
Devise | Devise de la facture. Cette information est reprise à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ est modifiable.
Taux devise | Taux de conversion entre la Devise de la facture temporaire et la devise de la société. Le champ est affiché uniquement si la Devise de la facture temporaire est différente de la devise de la société. Ce taux est calculé automatiquement en fonction de la date de la facture et de la devise. Le champ n'est pas modifiable.
Montant HT Montant TVA Montant TTC Solde | Montants de la facture temporaire. Ces montants sont repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Si la Devise de la facture temporaire est différente de la devise de la société, les montants sont également affichés dans la devise de la société en tenant compte du Taux devise. Les montants ne sont pas modifiables.

Texte sur facture

Le texte sur facture est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import.

Il s'agit d'informations diverses données par le fournisseur concernant la facture.

Le champ est modifiable si besoin.

Historique

La section Historique donne des informations sur la validation ou le refus de la facture temporaire.

Date réception | Date de réception. Lors de l'import, ce champ est renseigné automatiquement avec la date du jour. Le champ n'est pas modifiable.
Date valid./refus | Date de validation ou de refus. Cette date est renseignée automatiquement avec la date à laquelle la facture temporaire a été validée ou refusée. Le champ n'est pas modifiable.
Par | Personne qui a validé ou refusé la facture temporaire. Le prénom, le nom et l'adresse mail du collaborateur sont affichés automatiquement dans le champ lorsqu'il valide ou refuse la facture temporaire. Le champ n'est pas modifiable.

Lignes

Le détail des lignes d'une facture temporaire peut être consulté dans la section Lignes de la facture.

Il est possible de cliquer sur à gauche d'une ligne pour déplier les champs de la ligne et éventuellement les modifier.

Regroupement et Référence | Regroupement et référence correspondant au produit acheté. Ces champs sont renseignés automatiquement si un mot-clé est défini sur une fiche de produit acheté de la société de connexion ou de la société ***** et qu'il est détecté dans le libellé de la ligne lors de l'import de la facture. Cependant, les champs ne sont pas renseignés automatiquement si ce même mot-clé est renseigné sur plusieurs fiches de produit acheté. Les champs sont modifiables. La liste d'aide affiche les produits achetés en cours de validité sur la société de la facture et la société *****. Référence Pour en savoir plus sur le paramétrage du produit acheté, voir Créer un produit acheté.
Libellé | Libellé de la ligne. Ce champ est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ est modifiable.
Quantité | Quantité du produit acheté. Ce champ est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ est modifiable.
Prix unitaire | Prix unitaire du produit acheté. Ce champ est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ est modifiable.
Remise | Montant de la remise sur la ligne. Ce champ est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ est modifiable.
Total H.T. | Montant HT de la ligne. Il est calculé automatiquement à partir de la Quantité, du Prix unitaire et de la Remise renseignés sur la ligne. Le champ n'est pas modifiable.
TVA | Code TVA de la ligne. Il est renseigné automatiquement lors de l'import de la Factur-X uniquement s'il existe un seul code de TVA disposant du taux de TVA détecté à l'import et dont la période couvre la date de la facture. Le champ est modifiable. La liste d'aide affiche les codes de TVA en cours de validité sur la société de connexion et la société *****.
Montant TVA | Montant de TVA de la ligne. Il est calculé automatiquement à partir du taux TVA renseigné sur la ligne. Le champ est modifiable. La case Tva forcée est cochée automatiquement dès lors que le champ est modifié manuellement.
Tva forcée | Cette case est cochée automatiquement lorsque le montant de TVA est modifié. Cochez cette case si vous souhaitez renseigner librement le Montant TVA sans qu'il soit calculé à partir du taux TVA de la ligne. Si la case est décochée, le Montant TVA sera calculé automatiquement à partir du taux TVA lors de l'enregistrement de la ligne si ce taux est mis à jour. Note Sur la facture définitive associée, la case TVA forcée sera cochée si elle était cochée sur la facture temporaire et inversement.
Compte | Compte comptable de la ligne. Il est renseigné automatiquement durant l'import à partir du produit acheté de la ligne. Le champ est modifiable.
Compte collectif | Compte collectif du fournisseur. Il est renseigné automatiquement durant l'import par le compte collectif principal du fournisseur de la facture. Le champ est modifiable.
Affaire, Lot et Sous-lot | Affaire, lot et sous-lot de la ligne. L'affaire, le lot et le sous-lot sont renseignés automatiquement à l'import si un lien affaire existant s'applique. Si aucun lien affaire pour cette ligne ne s'applique, l'affaire/lot/sous-lot par défaut sont renseignés automatiquement. Si l'affaire/lot/sous-lot par défaut ne sont pas paramétrés, les champs restent vides. Les champs sont modifiables. Les listes d'aide des champs Affaire, Lot et Sous-lot affichent les affaires/lots/sous-lots en cours de validité sur la société de la facture et ayant un code état autorisant la saisie de factures d’achats. Référence Pour en savoir plus sur les liens affaire et l'affaire/lot/sous-lot par défaut, voir Gérer les liens affaire. Note La facture définitive sera toujours multi-affaires, même si l'affaire est identique sur toutes les lignes.
Texte | Texte en complément du libellé de la ligne. Ce champ est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ est modifiable.
Période du Au | Période de facturation de la ligne. Ce champ est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Les champs sont modifiables.

Visionneuse

La visionneuse de la facture temporaire se trouve à droite de l'écran. Elle permet notamment de visualiser le PDF de la Factur-X importée, ainsi que d'imprimer ou de télécharger la Factur-X.

Modifier une facture temporaire

DMF | 280602 PORTAIL ACHATS FACTURES TEMPORAIRES MODIFIER

Note

Une facture temporaire validée ou refusée ne peut plus être modifiée.

Depuis la facture temporaire, effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur Enregistrer en bas de l'écran.

Ajouter une ligne sur une facture temporaire

DMF | 280602 PORTAIL ACHATS FACTURES TEMPORAIRES MODIFIER

Prérequis : La facture temporaire doit être à l'état À traiter.

| 1 | Depuis la section Lignes de la facture temporaire, cliquez sur + Ligne.

| 2 | Renseignez les champs de la ligne.

Référence

Pour plus d'informations sur les champs de la ligne, voir Lignes.

| 3 | Enregistrez.

La ligne est ajoutée à la facture temporaire.

Supprimer des lignes d'une facture temporaire

DMF | 280603 PORTAIL ACHATS FACTURES TEMPORAIRES SUPPRIMER LIGNES DE FACTURE TEMPORAIRE

Prérequis : La facture temporaire doit être à l'état À traiter.

| 1 | Depuis la section Lignes de la facture temporaire, cochez les lignes à supprimer puis cliquez sur .

| 2 | Cliquez sur Oui et enregistrez.

Les lignes sont supprimées de la facture temporaire.