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## Natures de dépense

Les natures de dépense permettent de qualifier et de catégoriser les dépenses saisies dans une note de frais. Une dépense peut, par exemple, être de nature "Repas au restaurant", "Billets de train" ou encore "Péage".

Chaque nature de dépense peut être paramétrée différemment de sorte que le formulaire de saisie d'une dépense sera différent en fonction de la nature sélectionnée.

Exemple

Pour la nature de dépense "Repas au restaurant", il est possible de rendre la saisie des invités obligatoire et d'appliquer une triple TVA. Pour la nature de dépense "Billets de train", ces deux paramètres ne seront pas nécessaires.

Le paramétrage pour les natures de dépense est accessible depuis Paramétrage Général > Notes de frais > Nature de Dépense. Une fenêtre de résultats de recherche affiche la liste de toutes les natures de dépense paramétrées pour la société de l'utilisateur connecté. Pour modifier les natures de dépense en lot, faites un clic droit sur une sélection de natures et sélectionnez Modifier en lot les natures sélectionnées.

Cliquez sur dans la barre d'action pour créer une nouvelle nature ou double-cliquez sur une nature pour ouvrir sa fiche.

Paramétrer la nature

Dans la section Nature, paramétrez les champs suivants :

Champ | Description
--- | ---
Code | Renseignez le code unique de la nature de la dépense.
Date de fin | Si besoin, renseignez une date de fin pour la nature de dépense. Lorsque la date est atteinte, la nature ne peut plus être utilisée.
Libellé | Renseignez le libellé de la nature de la dépense.
Icône | Associez une icône à la nature de dépense. Cette icône sera visible sur l'Application Desktop et sur le Portail Collaborateur. Pour ajouter une icône : Cliquez sur pour ouvrir le catalogue d'icônes. Sélectionnez l'icône souhaitée puis cliquez sur Ok. Cliquez sur RAZ pour retirer l'icône sélectionnée.
Type | Sélectionnez le type de dépense associé à la nature : Cochez Normal si la dépense ne possède aucune particularité. Cochez Indemnités kilométriques pour que le montant de la nature soit quantifié en nombre de kilomètres et en fonction de la puissance fiscale. Cochez Péage pour utiliser les péages paramétrés afin de déterminer le prix unitaire. Cochez Restaurant / Triple TVA permet d'activer les deuxième et troisième taux de TVA lors de la saisie d'une dépense pour un repas.
Quote-part ticket restaurant | Renseignez le montant à déduire si vous devez prendre en compte les tickets restaurant. Ce champ est visible uniquement si le type Restaurant / Triple TVA est coché.
Par défaut, refacturer au client | Sélectionnez le comportement lors de la refacturation au client : Cochez le montant remboursé pour refacturer au client seulement le montant remboursé au collaborateur. Si une partie du montant de la dépense n'est pas remboursable, cette partie ne sera pas refacturée au client. Le champ Refacturable est coché par défaut sur la dépense. Cochez le montant saisi pour refacturer la totalité du montant saisi par le collaborateur, y compris les montants non-remboursables. Le champ Refacturable est coché par défaut sur la dépense. Cochez ne rien refacturer si aucun montant ne doit être refacturé au client. Le champ Refacturable n'est pas coché par défaut sur la dépense.
Ne pas relancer (TBI) | Lorsque la case est cochée, un contrôle est effectué dans le tableau de bord personnel interactif sur les notes de frais terminées mais non validées sur cette nature de dépense et qui appartiennent à l'utilisateur connecté. Lorsque la case n'est pas cochée, ce contrôle n'est pas effectué.
Saisie des invités requise | Lorsque la case est cochée, l'ajout d'un ou de plusieurs invités est obligatoire lors de la saisie d'une dépense sur cette nature. Lorsque la case n'est pas cochée, la saisie des invités est optionnelle.
Justificatif requis | Lorsque la case est cochée, il est obligatoire d'ajouter au moins un justificatif pour les dépenses créées sur cette nature. Sans justificatif, la note de frais ne pourra ni être terminée ni validée. Lorsque la case n'est pas cochée, l'ajout d'un justificatif est optionnel.

Paramétrer les éléments comptables

Dans la section Éléments comptables, paramétrez les champs suivants :

Champ | Description
--- | ---
Produit acheté | Sélectionnez le produit acheté depuis la liste d'aide à associer à la nature de dépense. C'est par le biais de cette association qu'Akuiteo peut générer une ou plusieurs factures d'achat à partir d'une note de frais.
TVA 1 | Sélectionnez le code de TVA pour le premier taux de TVA. Ce taux sera utilisé par défaut pour les dépenses créées sur cette nature.
TVA 2 | Sélectionnez le code de TVA pour le deuxième taux de TVA. Ce champ est visible uniquement si le type Restaurant / Triple TVA est coché.
TVA 3 | Sélectionnez le code de TVA pour le troisième taux de TVA. Ce champ est visible uniquement si le type Restaurant / Triple TVA est coché.
TVA non modifiable et non affichée | Lorsque la case est cochée, les collaborateurs ne peuvent pas modifier la TVA et celle-ci est masquée, sauf pour les utilisateurs disposant du DMF 041543 ACHATS NOTES DE FRAIS MODIFIER 'TOUJOURS TVA'. Lorsque la case n'est pas cochée, la TVA est visible et peut être modifiée lors de la saisie d'une dépense sur cette nature. Ce champ est grisé si le type Restaurant / Triple TVA est coché.

Paramétrer le montant de la dépense

Dans la section Montant de la dépense, paramétrez les champs suivants :

Champ | Description
--- | ---
Montant par défaut | Renseignez un montant par défaut, qui sera renseigné automatiquement lors de la saisie d'une dépense sur cette nature.
Montant non modifiable | Lorsque la case est cochée, le Montant par défaut renseigné n'est pas modifiable par les collaborateurs lors de la saisie d'une dépense. Lorsque la case n'est pas cochée, le Montant par défaut est renseigné mais peut être modifié par les collaborateurs lors de la saisie d'une dépense.
Non remboursable | Lorsque la case est cochée, les dépenses saisies sur cette nature seront cochées par défaut comme non-remboursables.
Inclure un montant non soumis à TVA | Lorsque la case est cochée, le champ Montant non soumis à TVA est disponible lors de la saisie d'une dépense. Ce champ est visible uniquement si les types Normal ou Restaurant / Triple TVA sont cochés. Le champ Montant non soumis à TVA permet de saisir dans une seule dépense un montant non soumis à TVA et le ou les montants soumis à TVA (par exemple une taxe de séjour pour un séjour dans un hôtel).

Paramétrer l'affichage sur le Portail Collaborateur et dans l'application Mobile

Dans la section Affichage Portail et Mobile, paramétrez les champs suivants :

Champ | Description
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Commentaire obligatoire | Lorsque la case est cochée, l'ajout d'un commentaire est obligatoire lors de la saisie d'une dépense sur cette nature depuis le Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile.
'Non remboursable' non modifiable | Lorsque la case est cochée, la case Non remboursable ne peut pas être modifiée lors de la saisie d'une dépense sur cette nature depuis le Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile. Si le paramètre Non remboursable est coché pour cette nature, les collaborateurs ne pourront pas décocher cette case dans le formulaire de saisie.
'Refacturable' non modifiable | Lorsque la case est cochée, la case Refacturable ne peut pas être modifiée lors de la saisie d'une dépense sur cette nature depuis le Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile. Si le paramètre Par défaut, refacturer au client est positionné sur ne rien refacturer, les collaborateurs ne pourront pas cocher la case Refacturable dans le formulaire de saisie.
Quantité affichée | Lorsque la case est cochée, le champ Quantité est affiché dans le formulaire de saisie depuis le Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile. Lorsque la case n'est pas cochée, la quantité est réglée automatiquement sur 1 et le champ Quantité est masqué.
N° de justificatif affiché | Lorsque la case est cochée, le champ N° justificatif est affiché dans le formulaire de saisie depuis le Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile. Lorsque la case n'est pas cochée, ce champ est masqué.
Suite commentaire affichée | Lorsque la case est cochée, le champ Commentaire (suite) est affiché dans le formulaire de saisie depuis le Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile. Lorsque la case n'est pas cochée, ce champ est masqué.
"Refacturable" affiché | Lorsque la case est cochée, le champ Refacturable est affiché dans le formulaire de saisie depuis l'Application Desktop, le Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile. Lorsque la case n'est pas cochée, ce champ est masqué. Important Si cette option est désactivée, la case Refacturable n'est plus visible mais une dépense peut toujours être considérée comme refacturable. Ainsi, dans le paramétrage de la nature de dépense : Si Par défaut, refacturer au client est défini sur le montant remboursé ou le montant saisi, la case Refacturable n'est pas visible lors de la création d'une dépense mais sera tout de même considérée cochée. Si Par défaut, refacturer au client est défini sur ne rien refacturer, la case Refacturable n'est pas visible lors de la création d'une dépense et sera considérée décochée.

Paramétrer les plafonds de remboursement

Dans la section Plafonds, paramétrez les champs suivants :

Champ | Description
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Plafond par dépense | Renseignez le montant du plafond à appliquer pour chaque dépense saisie sur cette nature. Le montant du remboursement pour chaque dépense ne pourra pas excéder le plafond renseigné.
Plafond journalier pour ces dépenses | Renseignez le montant du plafond journalier à appliquer pour chaque dépense saisie sur cette nature. Le montant du remboursement par jour ne pourra pas excéder le plafond renseigné, peu importe le nombre de dépenses saisies avec cette nature. Lorsqu'un collaborateur saisit plusieurs dépenses pour une journée : Si le montant cumulé ne dépasse pas le plafond journalier, toutes les dépenses lui seront remboursées. Si le montant cumulé dépasse le plafond journalier, les dépenses lui seront remboursées à hauteur du montant du plafond et toute autre dépense saisie pour ce jour ne sera pas remboursée.
Pas de TVA si dépassement | Lorsque la case est cochée, la TVA est forcée à 0 et ne peut pas être modifiée si le montant de la dépense dépasse le plafond. Si le montant est modifié pour être inférieur au plafond, la TVA redevient modifiable.