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# Utiliser et gérer les recherches enregistrées

Une recherche enregistrée permet d'enregistrer une certaine combinaison de filtres afin de la réutiliser ultérieurement. L'affichage des colonnes (ordre, catégorisation, tri, mise en forme conditionnelle, etc.) est également conservé dans la recherche enregistrée. L'utilisateur qui crée une recherche enregistrée en devient propriétaire, c'est-à-dire que seul cet utilisateur peut modifier ou supprimer cette recherche enregistrée. Un utilisateur qui se connecte à un portail a uniquement accès à ses propres recherches et ne peut pas voir les recherches de ses autres collaborateurs, sauf si des recherches lui sont partagées. En effet, une recherche enregistrée peut être partagée à des collaborateurs, des profils utilisateur et des groupes de travail pour permettre d'utiliser cette recherche et même de la modifier.

Les recherches enregistrées sont accessibles depuis l'écran de recherche dans la liste déroulante à droite des filtres. Une recherche enregistrée peut être ajoutée en favori pour être également accessible en raccourci depuis le menu Favoris.

Une fois créée, une recherche enregistrée peut être modifiée :

- directement depuis celle-ci sur l'écran de recherche, pour modifier les filtres et l'affichage des colonnes (ordre, catégorisation, tri, mise en forme conditionnelle, etc.).
- depuis le menu Favoris > Administration, pour modifier les options de la recherche, notamment les options de partage.

Note

Les recherches enregistrées sont disponibles uniquement sur Project, le Portail Achats, le Portail Support et le Portail Ventes.

Créer une recherche enregistrée

| 1 | Depuis l'écran de recherche, renseignez les filtres souhaités, que ce soit en accès rapide ou en recherche avancée.

| 2 | Cliquez sur à droite des filtres.

| 3 | Renseignez les informations suivantes :

Champ | Description
--- | ---
Nom de la recherche enregistrée | Renseignez le nom de la recherche enregistrée.
Icône de favori | Pour personnaliser l'icône associée au favori, cliquez sur le bouton de sélection d'icône et cliquez sur l'icône souhaitée. Vous pouvez rechercher une icône en utilisant des mots-clés en anglais ou en cliquant sur une catégorie d'icônes.
(Lancement automatique de la recherche) | Activez cette option () si vous souhaitez que la recherche soit lancée automatiquement lorsque la recherche enregistrée est utilisée. Si l'option n'est pas active (), l'interface de recherche avec les filtres enregistrés sont affichés lorsque la recherche enregistrée est utilisée. Le lancement de la recherche doit se faire manuellement. Dans le cas où la recherche est partagée, cette option est propre à chaque utilisateur et sa modification n'affecte donc pas la recherche pour les autres utilisateurs.
(Recherche ajoutée en favori) | Activez cette option () pour ajouter la recherche enregistrée aux favoris. Cette recherche sera ainsi accessible en raccourci depuis le menu Favoris. Si l'option n'est pas active (), la recherche est uniquement accessible depuis l'icône de l'écran de recherche. Dans le cas où la recherche est partagée, cette option est propre à chaque utilisateur et sa modification n'affecte donc pas la recherche pour les autres utilisateurs.
(Recherche à utiliser comme écran d'accueil) | Activez cette option () si vous souhaitez que la recherche soit affichée automatiquement sur l'écran d'accueil après chaque connexion au portail. Une seule recherche à la fois peut être utilisée comme écran d'accueil et chaque utilisateur peut définir la sienne. Dans le cas où la recherche est partagée, cette option est propre à chaque utilisateur et sa modification n'affecte donc pas la recherche pour les autres utilisateurs. Si vous avez activé le lancement automatique de la recherche (), cette recherche sera lancée automatiquement après la connexion. Sinon, la recherche sera tout de même affichée mais vous devrez la lancer vous-même. Si l'option n'est pas active (), la recherche n'est pas utilisée comme écran d'accueil. Important L'adresse de connexion pour afficher la recherche utilisée comme écran d'accueil est uniquement l'adresse de type https://votredomaine/akuiteo/apps/xxxxx/. Par exemple, si vous accédez au Portail Support par une autre adresse (telle qu'une adresse finissant par #/homepage ou #/issues), la recherche ne sera pas affichée. À la place, l'adresse à utiliser est https://votredomaine/akuiteo/apps/support/

| 4 | Cliquez sur Enregistrer.

La recherche enregistrée est créée. L'icône de la recherche devient verte pour indiquer qu'une recherche enregistrée est affichée.

Pour retrouver cette recherche, ouvrez la liste déroulante à droite des filtres. Si la recherche a été ajoutée en favori, celle-ci sera également accessible depuis le menu Favoris.

Modifier une recherche enregistrée

| 1 | Sélectionnez la recherche enregistrée souhaitée.

L'icône de la recherche devient verte .

| 2 | Effectuez les modifications souhaitées. Vous pouvez modifier :

- Le nom et l'icône de la recherche ;
- Les options , et (ces options sont enregistrées automatiquement à chaque modification) ;
- Les critères de recherche ;
- Les catégories ;
- L'ordre et le tri des colonnes ;
- Les règles de mise en forme conditionnelle.

L'icône de la recherche devient pour indiquer que la recherche affichée comprend des modifications.

| 3 | Cliquez sur et modifiez les informations de la recherche enregistrée.

| 4 | Cliquez sur :

- Enregistrer pour prendre en compte les modifications. Ce bouton est affiché uniquement si la recherche n'est pas partagée.
- Enregistrer pour tous pour prendre en compte les modifications. Ce bouton est affiché uniquement si la recherche est partagée et que l'utilisateur a le droit de modifier la recherche. Le propriétaire de la recherche est indiqué dans la fenêtre.
- Nouvelle recherche pour dupliquer la recherche actuelle et enregistrer les modifications sous une nouvelle recherche. Pour pouvoir cliquer sur Nouvelle recherche, vous devez avoir modifié le nom de la recherche.

La recherche enregistrée est modifiée ou la nouvelle recherche est créée.

Administrer les recherches enregistrées

L'administration des recherches enregistrées permet de gérer, modifier et partager toutes les recherches enregistrées créées. Cet écran permet également de modifier l'ordre d'affichage des recherches et/ou favoris.

Pour accéder à l'administration des recherches, ouvrez le menu Favoris > Administration.

Favori à utiliser comme écran d'accueil | Le champ Favori à utiliser comme écran d'accueil permet de faire en sorte qu'une recherche enregistrée soit affichée automatiquement sur l'écran d'accueil après chaque connexion au Portail Support. Pour définir une recherche comme écran d'accueil, renseignez-la dans le champ. Une seule recherche à la fois peut être utilisée comme écran d'accueil et chaque utilisateur peut définir la sienne. Si vous avez activé le lancement automatique de la recherche , cette recherche sera lancée automatiquement après la connexion. Sinon, la recherche sera tout de même affichée mais vous devrez la lancer vous-même. Important L'adresse de connexion pour afficher la recherche utilisée comme écran d'accueil est uniquement l'adresse de type https://votredomaine/akuiteo/apps/xxxxx/. Par exemple, si vous accédez au Portail Support par une autre adresse (telle qu'une adresse finissant par #/homepage ou #/issues), la recherche ne sera pas affichée. À la place, l'adresse à utiliser est https://votredomaine/akuiteo/apps/support/
Liste des favoris | La partie Liste des favoris, sur la gauche de l'écran, affiche toutes les recherches enregistrées créées. L'ordre d'affichage de ces recherches correspond à l'ordre des recherches enregistrées dans la liste déroulante à droite des filtres, mais également à l'ordre d'affichage des recherches ajoutées en favoris. Dans cette liste : L'icône permet d'identifier les recherches partagées. L'icône permet d'activer le lancement automatique de la recherche pour l'utilisateur connecté. Lorsque cette fonction est activée, l'icône devient foncée . Dans le cas où la recherche est partagée, cette option est propre à chaque utilisateur et sa modification n'affecte donc pas la recherche pour les autres utilisateurs. Référence Pour en savoir plus sur le lancement automatique de la recherche, voir Créer une recherche enregistrée. L'icône permet de définir la recherche en favori pour l'utilisateur connecté. Lorsque la recherche est en favori, l'icône devient foncée et la recherche est ainsi accessible en raccourci depuis le menu Favoris. Dans le cas où la recherche est partagée, cette option est propre à chaque utilisateur et sa modification n'affecte donc pas la recherche pour les autres utilisateurs. Pour modifier l'ordre des recherches, sélectionnez la recherche puis faites-la glisser vers l'emplacement souhaité dans la liste. Astuce Utilisez le champ de recherche pour retrouver rapidement une recherche dans la Liste des favoris. La recherche se lance dès le premier caractère saisi et filtre automatiquement les recherches correspondantes.
Paramétrage | La partie Paramétrage, sur la droite de l'écran, affiche le détail d'une recherche sélectionnée depuis la Liste des favoris. Pour chaque recherche enregistrée, il est possible de modifier les informations renseignées à la création, mais également de définir les options de partage. Référence Pour plus d'informations sur le partage d'une recherche enregistrée, voir Partager une recherche enregistrée. Modifiez les informations souhaitées puis cliquez sur Enregistrer pour prendre en compte ces modifications. Cliquez sur Supprimer puis confirmez la suppression pour supprimer la recherche.

Partager une recherche enregistrée

Lorsqu'un utilisateur crée une recherche enregistrée, il en devient propriétaire, c'est-à-dire que seul cet utilisateur peut modifier ou supprimer cette recherche enregistrée. Une recherche enregistrée peut cependant être partagée à des collaborateurs, des profils utilisateur et des groupes de travail pour permettre d'utiliser cette recherche et même de la modifier.

Le partage d'une recherche enregistrée est défini depuis l'administration des recherches, dans le menu Favoris > Administration.

| 1 | Cliquez sur une recherche enregistrée depuis la partie Liste des favoris à gauche.

| 2 | Dans la partie Paramétrage, renseignez les champs de la section Partage :

Champ | Description
--- | ---
Collaborateurs | Sélectionnez les collaborateurs souhaités depuis la liste d'aide. La recherche sera ainsi partagée avec tous les collaborateurs renseignés. Renseignez au moins 3 caractères du collaborateur recherché pour afficher les collaborateurs correspondants dans la liste d'aide. Appuyez sur F2 pour afficher la liste de tous les collaborateurs disponibles. Cliquez sur à droite d'un collaborateur pour le retirer du partage.
Profils utilisateur |
DMF | 160304 SERVICES RECHERCHE LIER PROFIL
Sélectionnez les profils utilisateur souhaités depuis la liste d'aide. La recherche sera ainsi partagée avec tous les collaborateurs associés aux profils utilisateur renseignés. Renseignez au moins 3 caractères du profil recherché pour afficher les profils correspondants dans la liste d'aide. Appuyez sur F2 pour afficher la liste de tous les profils disponibles. Cliquez sur à droite d'un profil pour le retirer du partage.
Groupes de travail | Ce champ est disponible uniquement sur le Portail Support. Sélectionnez les groupes de travail souhaités depuis la liste d'aide. La recherche sera ainsi partagée avec tous les collaborateurs appartenant aux groupes de travail renseignés. Renseignez au moins 3 caractères du groupe recherché pour afficher les groupes correspondants dans la liste d'aide. Appuyez sur F2 pour afficher la liste de tous les groupes disponibles. Cliquez sur à droite d'un groupe pour le retirer du partage.
Autoriser la modification | Activez l'option Autoriser la modification pour permettre aux collaborateurs de modifier cette recherche enregistrée partagée. Ils pourront modifier les filtres ou l'affichage des résultats (ordre, catégorisation, tri, mise en forme conditionnelle, etc.). Chaque modification qu'un collaborateur effectue sur la recherche enregistrée s'applique pour tous les collaborateurs. Si la modification n'est pas autorisée, les collaborateurs ayant accès à la recherche partagée peuvent uniquement accéder à la recherche, depuis la liste déroulante à droite des filtres, depuis les favoris ou encore depuis l'administration des recherches. Ils ne pourront cependant faire aucune modification sur cette recherche, que ce soit au niveau des filtres ou au niveau de l'affichage des résultats.

| 3 | Cliquez sur Enregistrer pour prendre en compte les modifications.

La recherche enregistrée est partagée avec tous les collaborateurs définis. Si la recherche enregistrée est ajoutée en favori, ce favori est également partagé. Dans la partie Liste des favoris, la recherche partagée est identifiée avec l'icône .

Supprimer une recherche enregistrée

Important

La suppression d'une recherche enregistrée est définitive.

Seul l'utilisateur qui a créé une recherche partagée peut la supprimer.

Affichez la recherche enregistrée souhaitée, que ce soit depuis la liste déroulante à droite des filtres ou en cliquant sur une recherche depuis le menu Favoris, cliquez sur puis sur et confirmez la suppression.

Une recherche enregistrée peut également être supprimée depuis le menu Favoris > Administration.