Filtrer :

Démarrer la recherche

# Batch PlanningExchange

Le batch PlanningExchange permet de transférer dans un agenda Microsoft Outlook les plannings enregistrés dans Akuiteo. Ainsi, sans action de leur part, les collaborateurs peuvent voir leurs plannings facilement dans leur agenda Outlook depuis un smartphone ou une tablette. Cela permet d'alimenter automatiquement les agendas électroniques des collaborateurs tout en gardant la gestion des plannings centralisée directement dans Akuiteo.

Ce batch peut être paramétré par collaborateur afin de cloisonner certains types de plannings à des collaborateurs spécifiques. Ce cloisonnement est facilité grâce à une clé qui est renseignée sur la fiche collaborateur.

Important

Le batch PlanningExchange ne permet pas de transférer les modifications effectuées dans l'agenda Exchange vers Akuiteo. Si un collaborateur modifie un rendez-vous depuis son agenda Exchange, cette modification ne sera pas reportée dans le planning Akuiteo et sera remise à jour par le batch. La donnée de référence reste le planning Akuiteo.

Préparer les fiches collaborateurs

DMF | 160840 VOIR MODES DE SAISIE ET PLANNING 160841 MODIFIER MODES DE SAISIE ET PLANNING

Le champ Collab. pris en compte dans les batchs ayant cette clé permet de renseigner une clé de valeur qui peut être utilisée dans le batch PlanningExchange. Ce champ est disponible dans la fiche collaborateur > onglet Collaborateur > section Choix du mode de saisie des temps et planning.

Cette clé peut être attribuée à un ou plusieurs collaborateurs en fonction des besoins et permet de retrouver ces collaborateurs lors du lancement du batch.

Exemple

Vous souhaitez ajouter les plannings Akuiteo dans les agendas des consultants de votre entreprise. Cependant, ces plannings ne sont pas nécessaires pour les autres collaborateurs de l'entreprise.

Vous renseignez la clé BATCH_CONSULT sur la fiche collaborateur de chacun des consultants. Vous utilisez cette clé dans le paramétrage du batch. Ainsi, lorsque le batch est lancé, les collaborateurs avec la clé BATCH_CONSULT sont retrouvés et seuls leurs agendas sont alimentés avec les plannings renseignés dans Akuiteo.

Fonctionnement du batch

Lors de la création du batch, le modèle de batch à sélectionner dans la liste déroulante Modèle de batch est PlanningExchange.

Lorsque le batch est lancé, les plannings sont transférés vers Exchange en fonction des paramètres renseignés.

Paramétrer le batch

Les paramètres du tableau suivant correspondent seulement aux paramètres spécifiques au batch PlanningExchange.

Référence

Pour consulter les paramètres communs à la plupart des batchs, voir Configurer les paramètres communs.

Code | Description | Type | Obligatoire
--- | --- | --- | ---
`AFFECTATIONS_VALIDEES` | Lorsque le paramètre est Vrai, seules les affectations validées depuis Akuiteo sont transférées et conservées dans Exchange. | Booléen | Non
`AJOUTER_VALIDATION` | Lorsque le paramètre est Vrai, les informations de validation sont ajoutées dans le titre et le commentaire du rendez-vous Exchange. | Booléen | Non
`CALENDRIER_DEFINI` | Nom du calendrier Microsoft Exchange utilisé pour transférer les plannings Akuiteo. Si vide, le calendrier par défaut de l'utilisateur Exchange est utilisé. Cela permet aux utilisateurs de séparer leur calendrier personnel de leur calendrier alimenté par Akuiteo dans leur agenda Exchange. | Chaîne Ex : CalendrierCRM | Non
`CATEGORIES` | Ce paramètre permet de faire correspondre un code action Akuiteo avec une catégorie Outlook. Ainsi, lorsque les plannings Akuiteo sont importés dans Exchange, les rendez-vous sont créés en utilisant les catégories qui correspondent en fonction des codes action. Renseignez des paires CODE ACTION/Catégorie séparées par des points-virgules. Exemple INTERNE:Catégorie Rouge;FACTURABLE:Catégorie Violet;TELETFACT:Catégorie Orange Pour voir les catégories dans Outlook, faites un clic droit sur un rendez-vous puis cliquez sur Classer. Les catégories par défaut sont nommées Catégorie Jaune, Catégorie Rouge, Catégorie Bleu, etc. Cependant, ces catégories sont entièrement personnalisables. Notes Vous devez écrire explicitement le nom de la catégorie, en respectant la casse. Dans le paramétrage du batch, si le nom de la catégorie n'est pas strictement identique à la catégorie dans Outlook, le batch ne fonctionnera pas. Les catégories sont paramétrées sur un rendez-vous au moment de la création seulement. Si le code action est modifié, la catégorie devra être modifiée manuellement dans Outlook. | Chaîne | Non
`CODE_COLLAB_EXCLU` | Codes des collaborateurs à exclure du transfert Exchange lors du lancement du batch. Chaque code doit être séparé par un point-virgule. | Chaîne Ex : AAA;BBB;CCC | Non
`COMMENTAIRE_EXCHANGE` | Codes des champs composant le commentaire Exchange. Chaque code doit être séparé par un point-virgule. Les valeurs suivantes sont possibles : CodeAffaire, NomAffaire, CodeClient, NomClient, CodeLot, LibelleLot, CodeSousLot, LibelleSousLot, Tache, CodeAction, LibelleAction, Lieu, Commentaire Dans le commentaire Exchange, les champs sont affichés de la manière suivante : Libellé du champ 1 : valeur Libellé du champ 2 : valeur Etc. | Chaîne Ex : CodeAffaire;NomClient; CodeAction; Commentaire | Oui
`EXCLURE_AFFAIRE_ABSENCE` | Lorsque le paramètre est Vrai, les affaires d'absence sont exclues du transfert Exchange. | Booléen | Non
`EXCLURE_AFFAIRE_EXTERNE` | Lorsque le paramètre est Vrai, les affaires externes sont exclues du transfert Exchange. | Booléen | Non
`EXCLURE_AFFAIRE_INTERNE` | Lorsque le paramètre est Vrai, les affaires internes qui ne sont pas des absences sont exclues du transfert Exchange. | Booléen | Non
`EXCLURE_COLLAB_EXTERNE` | Lorsque le paramètre est Vrai, les collaborateurs externes sont exclus du transfert Exchange. | Booléen | Non
`EXCLURE_COLLAB_NE_PAS_RELANCER` | Lorsque le paramètre est Vrai, les collaborateurs qui ne doivent pas être relancés sur les temps sont exclus du transfert Exchange. Il s'agit des collaborateurs pour lesquels l'option Ne pas relancer sur les temps est cochée dans l'onglet Collaborateur > section Choix du mode de saisie des temps et planning. | Booléen | Non
`EXCLURE_PLA_DEVIS` | Lorsque le paramètre est Vrai, les plannings créés sur les devis sont exclus du transfert Exchange. | Booléen | Non
`FILTRE_CLE_COLLAB` | Clé du batch pour filtrer les collaborateurs pris en compte pour le transfert Exchange. Si plusieurs clés sont renseignées, chaque clé doit être séparée par un point-virgule. Si une clé est renseignée, seuls les collaborateurs possédant cette clé sur leur fiche collaborateur sont pris en compte. Si le paramètre est vide, aucun filtre n'est appliqué et tous les collaborateurs sont pris en compte. Référence Pour plus d'informations sur la clé du batch, voir Préparer les fiches collaborateurs. | Chaîne Ex : BATCH_COM | Non
`FILTRE_CODE_COLLAB` | Codes collaborateur pour filtrer les collaborateurs pris en compte pour le transfert Exchange. Si plusieurs codes sont renseignés, chaque code doit être séparé par un point virgule. Si le paramètre est vide, aucun filtre n'est appliqué et tous les collaborateurs sont pris en compte. | Chaîne Ex : AAA;BBB;CCC | Non
`FILTRE_COLLAB_OPERATIONNEL` | Lorsque le paramètre est Vrai, seuls les collaborateurs opérationnels sont pris en compte pour le transfert Exchange. | Booléen | Non
`IGNORER_INDICATEUR_JOUR` | Si le paramètre est Vrai, chaque rendez-vous créé sur Outlook à partir d'un élément de planning d'un jour ne sera pas défini comme une journée entière et aura donc un horaire de début et de fin. Ces horaires sont ceux renseignés dans le paramétrage de la semaine type, accessible dans Paramétrage > Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Semaines types. Si le paramètre est Faux ou non renseigné, chaque rendez-vous créé sur Outlook à partir d'un élément de planning d'un jour sera défini comme une journée entière. Exemple Si un élément de planning d'un jour est transféré sur Outlook et que, dans le paramétrage de la semaine type, la journée est définie sur 9h-13h/14h-18h : Si le paramètre est Faux, le rendez-vous créé sur Outlook sera défini comme une journée entière pour cet élément de planning. Si le paramètre est Vrai, le rendez-vous créé sur Outlook sera de 9h à 18h. Note Si l'élément de planning est marqué comme journée entière et réparti sur plusieurs jours, le paramètre n'est pas pris en compte et le rendez-vous créé sur Outlook sera toujours créé sous forme de journées entières sur plusieurs jours. | Booléen | Non
`MESSAGE_VALIDATION_COMMENTAIRE` | Message qui sera ajouté dans le commentaire du rendez-vous Exchange si la validation du planning est activée. | Chaîne | Non
`MODE_PURGE` | Lorsque le paramètre est Vrai, la purge des rendez-vous est activée. Cette purge permet de supprimer de l'agenda Exchange tous les plannings transférés avec Akuiteo dans la plage de travail, avant d'effectuer le transfert attendu. | Booléen | Non
`OBJET_EXCHANGE` | Codes des champs composant l'objet Exchange. Chaque code doit être séparé par un point-virgule. Les valeurs suivantes sont possibles : CodeAffaire, NomAffaire, CodeClient, NomClient, CodeLot, LibelleLot, CodeSousLot, LibelleSousLot, Tache, CodeAction, LibelleAction, Lieu, Commentaire Dans l'objet Exchange, les champs sont affichés l'un après l'autre, séparés par un espace. | Chaîne Ex : CodeAffaire;NomClient; CodeAction; Commentaire | Oui
`PERIODE_NB_JOURS_APRES` | Nombre de jours pris en compte après la date du jour. Cela permet de limiter le nombre de plannings à transférer. | Nombre Ex : 30 | Oui
`PERIODE_NB_JOURS_AVANT` | Nombre de jours pris en compte avant la date du jour. Cela permet de limiter le nombre de plannings à transférer. | Nombre Ex : 10 | Oui
`PREFIXE_VALIDATION` | Préfixe qui sera ajouté dans le titre du planning Exchange si la validation du planning est activée. | Chaîne Ex : PLA | Non
`SOCIETES` | Codes des sociétés pour filtrer les plannings pris en compte en fonction de la société Akuiteo. Si plusieurs sociétés sont renseignées, chaque société doit être séparée par un point-virgule. | Chaîne Ex : SOCIETE1;SOCIETE2 | Non

Paramétrer l'interface avec Exchange 365 pour les réunions en visioconférence

L'interface avec Exchange 365 doit être paramétrée si vous souhaitez que les plannings marqués comme Réunion visio dans Akuiteo soient déclarés comme des réunions Teams dans un agenda Outlook lorsque le batch PlanningExchange est exécuté.

Note

Les participants doivent être ajoutés manuellement dans Outlook pour chaque réunion créée par le batch. En cas de modification d'un élément de planning dans Akuiteo, l'ancienne réunion est supprimée dans Outlook et une nouvelle réunion est créée, avec un nouveau lien Teams généré.

Paramétrer Azure Active Directory

#### Accéder au portail Azure

| 1 | Dans un navigateur web, entrez l'adresse https://portal.azure.com/ et connectez-vous en tant qu'administrateur.

| 2 | Sur la page d’accueil, cliquez sur Azure Active Directory.

#### Déclarer Akuiteo comme application de l'annuaire Azure AD

| 1 | Cliquez sur Inscriptions d'applications dans le menu de gauche, puis cliquez sur Nouvelle inscription.

| 2 | Renseignez le Nom de cette nouvelle inscription (par exemple Akuiteo Exchange 365) et laissez l'option Comptes dans cet annuaire d'organisation uniquement (XXX uniquement - Locataire unique) cochée. Cliquez ensuite sur S'inscrire.

La page de l'application est affichée.

| 3 | Passez la souris sur le champ ID de l'annuaire (locataire) puis cliquez sur l'icône permettant de copier l'information dans le presse-papiers. Conservez cette information dans un document à part.

Note

Le champ ID de l'annuaire (locataire) correspond à l'authority.

#### Créer un "secret client" pour identifier le serveur Akuiteo

| 1 | Cliquez sur Certificats & secrets dans le menu de gauche, puis cliquez sur Nouveau secret client.

| 2 | Renseignez une Description (par exemple Client Secret Batch Exchange Akuiteo) et sélectionnez la Date d’expiration de la clé en fonction de votre politique de sécurité. Cliquez ensuite sur Ajouter.

Important

Une fois la date d'expiration passée, vous devrez créer un nouveau "secret client".

| 3 | Passez la souris sur les champs Valeur et ID puis cliquez sur le bouton permettant de copier l'information dans le presse-papiers. Conservez ces informations dans un document à part.

Note

Le champ Valeur correspond au secret client et le champ ID correspond au client id.

Important

Vous devez copier ces valeurs juste après la création du secret client car l'information ne sera plus accessible par la suite et vous devrez regénérer un nouveau secret client.

#### Demander les autorisations d'API

| 1 | Depuis le menu API autorisées, cliquez sur Microsoft Graph puis sur Autorisations de l'application.

| 2 | Ouvrez la catégorie Calendars puis cochez la valeur Calendars.ReadWrite puis cliquez sur Ajouter des autorisations.

| 3 | Répétez la même opération pour :

- OnlineMeetings > OnlineMeetings.ReadWrite.All
- User > User.ReadWrite.All

| 4 | Depuis la page Autorisations configurées, cliquez sur le bouton Accorder un consentement d'administrateur pour XXX, puis cliquez sur Oui pour confirmer.

Paramétrer Akuiteo

#### Créer le fichier de connexion

Ce fichier contient les informations de connexion au serveur Exchange 365.

| 1 | Sur le serveur hébergeant le serveur Akuiteo, créez un fichier texte dans le répertoire souhaité.

| 2 | Renseignez 4 lignes dans le fichier texte :

Ligne 1 | `vault.msgraph.authority=https://login.microsoftonline.com/XXX/` Remplacez `XXX` par la valeur authority récupérée depuis Azure AD.
Ligne 2 | `vault.msgraph.client_id=XXX` Remplacez `XXX` par la valeur client id récupérée depuis Azure AD.
Ligne 3 | `vault.msgraph.client_secret=XXX` Remplacez `XXX` par la valeur client secret récupérée depuis Azure AD.
Ligne 4 | `vault.msgraph.scope=https://graph.microsoft.com/.default`

Exemple

Dans notre exemple le fichier s’appelle akuiteo.vault et est stocké dans le répertoire c:\akuiteo.

Le fichier `akuito.vault` contient :

`vault.msgraph.authority=https://login.microsoftonline.com/fa82f36d-2016-45e5-af01-5c283df43f73/`

`vault.msgraph.client_id=4d45786d-87a6-4e2f-af67-07203526c50c`

`vault.msgraph.client_secret=rs~Ge4-OnPFM3H_1Us2IDrJlv5RXk_.5JJ`

`vault.msgraph.scope=https://graph.microsoft.com/.default`

| 3 | Enregistrez le fichier texte.

#### Paramétrer le serveur Tomcat

##### Serveur Windows

| 1 | Depuis la console d'administration du serveur Tomcat, ouvrez l'onglet Java > Java Options.

| 2 | Ajoutez le paramètre `-Dvault.path=XXX` et remplacez XXX par le chemin et le nom du fichier texte créé.

Exemple

Dans notre exemple, le paramètre sera : `-Dvault.path=c:\akuiteo\akuiteo.vault`

| 3 | Cliquez sur OK puis redémarrez le serveur.

##### Serveur Unix

| 1 | Depuis le fichier de paramétrage du serveur Tomcat, ajoutez le paramètre `-Dvault.path=XXX` et remplacez XXX par le chemin et le nom du fichier texte créé.

Exemple

Dans notre exemple, le paramètre sera : `-Dvault.path=/akuiteo/akuiteo.vault`

| 2 | Enregistrez le fichier puis redémarrez le serveur.