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# Les notes de frais

L'outil de gestion notes de frais permet de saisir les notes de frais pour un collaborateur sur une période donnée. Il permet aussi de transformer une note de frais en une ou plusieurs factures d'achat.

C'est un outil multi-sociétés, multi-devises et multi-affaires. La saisie de la TVA est gérée et permet donc sa récupération.

Le lancement du module affiche toutes les fiches de notes de frais de l'utilisateur connecté pour l'année en cours. Ces notes de frais sont répertoriées dans un tableau. En double-cliquant sur une ligne, la fiche s'ouvre.

Créer une note de frais

Prérequis :

- Avant de saisir des notes de frais, vous devez paramétrer certaines données depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Note de frais.
- La saisie des notes de frais s'effectue frais par frais. La société doit impérativement être mise à jour avant toute création de note de frais. Si ce n'est pas le cas, l'utilisateur prend le risque de saisir une ou plusieurs notes de frais fausses qu'il ne pourra pas modifier.

| 1 | Allez dans Favoris > Ma note de frais > .

| 2 | Dans l'écran de création de note de frais, saisissez le numéro d'ordre de mission qui a donné lieu à des frais et précisez la date de création de la note de frais.

| 3 | Cliquez sur à droite de l'écran pour faire apparaître les champs de saisie.

| 4 | Renseignez les informations suivantes :

Date dépense | Renseignez la date de la dépense. Par défaut, la date du jour est renseignée.
Nature | Renseignez la nature de dépense. Cette nature représente le type de dépense effectué : une nuit d'hôtel, un repas au restaurant, un péage autoroutier, etc. Référence Pour plus d'informations sur le paramétrage des natures de dépense, voir Natures de dépense. Un profil de note de frais peut être attribué à un collaborateur. Ce profil permet d'indiquer les natures de dépense autorisées pour le collaborateur et permet ainsi de filtrer la liste des natures disponibles lorsque le collaborateur saisit ses notes de frais.
X invité(s) | Si la saisie des invités est requise pour la nature, ajoutez les collaborateurs ou invités externes associés à la dépense. Pour ajouter des invités, cliquez sur le champ pour ouvrir la fenêtre d'ajout.
Devise | Renseignez le code de la devise dans laquelle la dépense a été réalisée. Par défaut, la devise est la monnaie de référence.
P.U.. et Qté | Renseignez le prix unitaire et la quantité de la note de frais. Le champ Qté est uniquement visible si le paramètre Quantité affichée est coché pour la nature de dépense correspondante. Référence Pour plus d'informations sur le paramétrage des natures de dépense, voir Natures de dépense. Grâce à ces informations, les champs de montant sont automatiquement remplis.
Devise | Sélectionnez la devise associée au montant de la dépense. Par défaut, la devise de la société est renseignée.
Puissance et Km / Total (non affiché si feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule activé) | Si la nature est de type Indemnités kilométriques, ces champs apparaissent. À chaque puissance est associé un tarif (montant en devise de référence/km). Exemple Objectif : Automatiser le libellé d'une ligne de note de frais concernant des indemnités kilométriques Vous devez paramétrer Péage entre Villes et Distance entre Villes depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage général pour mettre à jour immédiatement le libellé de la ligne de la note de frais selon la structure suivante lors de la sélection d'une nature de dépense : Si Distance entre Villes A/R => "Trajet Aller-Retour : " + VilleA + " - " + VilleB Aller => "Trajet Simple : " + VilleA + " - " + VilleB Si Péage entre Villes A/R => "Péage Aller-Retour : " + VilleA + " - " + VilleB Aller => "Péage Simple : " + VilleA + " - " + VilleB
Véhicule, Puissance et Kilomètres (soumis au feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule) | Ces champs remplacent les champs Puissance et Km / Total. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, sélectionnez le véhicule du collaborateur et le nombre de kilomètres parcourus dans le cadre de la dépense. La liste d'aide Véhicule ou Puissance affiche les véhicules associés au collaborateur et à la nature sélectionnée.
Km parcourus total (soumis au feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule) | Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le nombre de kilomètres parcourus par le collaborateur est affiché. Il correspond à la somme du nombre de kilomètres renseigné sur la dépense actuelle et du nombre total de kilomètres parcourus par le collaborateur : avec le Véhicule renseigné ; sur la nature de dépense renseignée ; sur l'année de la date de la dépense ; sur la société de connexion.
Montant calculé (soumis au feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule) | Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le montant calculé est affiché et correspond au montant total de la dépense actuelle et des dépenses kilométriques déjà saisies par le collaborateur : avec le Véhicule renseigné ; sur la nature de dépense renseignée ; sur l'année civile de la date de la dépense ; sur la société du collaborateur. Il est calculé selon le tarif défini dans le barème de remboursement lié à la puissance fiscale du véhicule. Référence Pour plus d'informations sur les puissances fiscales, voir Puissances fiscales. Note En cas de passage à un seuil de remboursement supérieur sur la note de frais, le changement de seuil est reflété dans les montants uniquement après avoir terminé la note de frais.
Montant déjà remboursé (soumis au feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule) | Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le montant déjà remboursé est affiché et correspond au montant total des dépenses kilométriques déjà saisies par le collaborateur : avec le Véhicule renseigné ; sur la nature de dépense renseignée ; sur l'année civile de la date de la dépense ; sur la société du collaborateur.
Montant à rembourser (soumis au feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule) | Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le montant à rembourser est affiché et correspond au montant de la dépense actuelle. Il est calculé selon la formule suivante : Montant calculé - Montant déjà remboursé
Client | Renseignez le client associé à la dépense. Si un client par défaut est défini dans le champ Affectation par défaut de la fiche du collaborateur, il est renseigné automatiquement (voir Saisir les coordonnées et informations générales).
Affaire/Lot/Sous-lot | Renseignez l'affaire/lot/sous-lot permettant d'imputer la dépense sur une affaire définie. Si une affaire/lot/sous-lot est définie dans le champ Affectation par défaut de la fiche du collaborateur, elle est renseignée automatiquement (voir Saisir les coordonnées et informations générales).
Demande interne | Renseignez la demande interne associée à la dépense.
Commentaire | Renseignez un commentaire pour la dépense.
Commentaire (suite) | Renseignez la suite du commentaire pour la dépense. Ce champ est uniquement visible si le paramètre Suite commentaire affichée est coché pour la nature de dépense correspondante.
TVA | Sélectionnez le Code TVA correspondant à la nature de la dépense depuis la liste d'aide. S'il n'y a qu'un seul taux de TVA utilisé, le montant de la TVA est calculé automatiquement en fonction du montant renseigné et est affiché dans le champ Montant. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Cependant, si le paramètre TVA non modifiable et non affichée est coché pour la nature de dépense correspondante, la TVA ne sera pas visible dans le formulaire. Si plusieurs taux de TVA sont utilisés, le montant du premier taux de TVA doit être renseigné manuellement dans le champ Montant. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA n'est pas affiché.
TVA 2 | Ce champ est uniquement visible si la nature est de type Restaurant / Triple TVA. Sélectionnez le code du deuxième taux de TVA depuis la liste déroulante. Lorsque plusieurs taux de TVA sont utilisés, il faut renseigner manuellement les montants associés à chaque taux de TVA dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Il est également possible de renseigner un taux à 0 % ou de supprimer le code s'il est inutile. Exemple Un collaborateur saisit une dépense pour un repas au restaurant d'un montant de 20 euros : 15 euros pour son repas, 5 euros pour un verre d'alcool. Il sélectionne donc un premier code de TVA à 10 % et renseigne "1,36" dans le champ Montant associé. Il sélectionne ensuite le deuxième code de TVA à 20 % et renseigne "0,83" dans le champ Montant associé. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA 2 n'est pas affiché.
TVA 3 | Ce champ est uniquement visible si la nature est de type Restaurant / Triple TVA. Sélectionnez le code du troisième taux de TVA depuis la liste d'aide. Lorsque plusieurs taux de TVA sont utilisés, il faut renseigner manuellement les montants associés à chaque taux de TVA dans le champ Montant. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Il est également possible de renseigner un taux à 0 % ou de supprimer le code s'il est inutile. Exemple Un collaborateur saisit une dépense pour un repas au restaurant d'un montant de 35 euros : 14,30 euros pour son repas à emporter, 9,90 euros pour un verre d'alcool, 10,80 euros pour une consommation de type snack. Il sélectionne donc un premier code de TVA à 10 % et renseigne "1,30" dans le champ Montant associé. Il sélectionne ensuite le deuxième code de TVA à 20 % et renseigne "1,65" dans le champ Montant associé. Enfin, il sélectionne le troisième code de TVA à 5,5 % et renseigne "0,56" dans le champ Montant associé. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA 3 n'est pas affiché.
Montant non soumis à TVA | Ce champ est uniquement visible si l'option Inclure un montant non soumis à TVA est cochée pour la nature de dépense. Saisissez le montant non soumis à TVA pour votre ligne de dépense, le cas échéant.
Refacturable | Activez ce champ si vous souhaitez pouvoir refacturer la dépense au client sélectionné. L'option est masquée si "Refacturable" affiché est décoché sur le paramétrage de la nature de dépense.
Non remboursable | Activez cette option si la dépense ne doit pas être remboursée.
Conserver les infos de cette ligne | Activez cette option si vous souhaitez conserver une image de la ligne saisie. Cette "duplication" permet de faciliter la prochaine saisie des notes de frais si les dépenses sont semblables.
Carte entreprise | Activez ce champ pour marquer la dépense comme "réglée par carte entreprise". La ligne de la dépense sera identifiée par l'icône .
N° Mission | Renseignez le numéro de la mission associée à la dépense.
N° de justificatif | Renseignez le numéro du justificatif ajouté à la dépense.

| 5 | Ajoutez un justificatif ou une facture en glissant-déposant votre document sur l'écran de note de frais. L'onglet Documents liés apparaît contenant le justificatif. Vous pouvez aussi ajouter un justificatif à partir d'une fiche Document depuis Outils > Nouveau document > Pièce de gestion liée > Associer une note de frais.

Note

Si l'ajout d'un justificatif a été défini comme obligatoire dans le paramétrage de la nature de dépense correspondante, un contrôle sera effectué lors de la sauvegarde de la note de frais. Si des justificatifs obligatoires sont manquants, la note de frais pourra tout de même être enregistrée mais elle ne pourra pas être terminée ou facturée. Les dépenses avec un justificatif obligatoire manquant sont identifiées avec l'icône dans la colonne Justificatifs.

| 6 | Cliquez sur en haut à droite de l'écran pour sauvegarder la ligne de dépense.

| 7 | Sauvegardez la note de frais.

Note

En cas d'erreur dans vos notes de frais, il est possible de les dé-valider. Cette fonction est à manipuler avec précaution. Vous devez activer les DMF suivants :

- 041520 ACHATS NOTES DE FRAIS DEVALIDER NDF
- 041521 ACHATS NOTES DE FRAIS ANNULER TERMINAISON NDF

Depuis le menu Edition, l'entrée pour dé-valider ou pour annuler la terminaison est alors disponible.

Gérer les notes de frais par mois ou par semaine

Une note de frais est composée d'une ou plusieurs lignes de dépense. Par défaut, s'il n'y a aucune note de frais en cours lorsqu'un collaborateur saisit une ligne de dépense, une nouvelle note est créée automatiquement. Si une note de frais est déjà ouverte, la ligne de dépense s'ajoute aux autres lignes de dépense de la note en cours.

Il est possible de contrôler le comportement lors de la saisie d'une nouvelle dépense : selon la date de la dépense, celle-ci sera orientée vers la note de frais du mois ou de la semaine en fonction du paramétrage de la règle de gestion `NDF_PAR_PERIODE`.

| 1 | Activez la règle de gestion `NDF_PAR_PERIODE` pour orienter une dépense vers la note de frais correspondant à la date de la dépense.

| 2 | Renseignez l'une des valeurs suivantes dans le champ Info 1 :

Valeur | Description
--- | ---
Champ vide ou SEMAINE | Une nouvelle note de frais est créée pour chaque semaine et il ne peut y avoir qu'une note de frais unique par semaine. L'ensemble des dépenses de la note de frais doit avoir une date comprise entre le 1er jour et le dernier jour de la semaine.
SEMAINE_MOIS | Une nouvelle note de frais est créée pour chaque semaine. Il ne peut y avoir qu'une note de frais unique par semaine, sauf s'il s'agit d'une semaine à cheval sur deux mois. Il peut ainsi y avoir deux notes de frais pour la semaine : la première datée du premier jour de la semaine, la deuxième datée du premier jour du mois. Lorsqu'un collaborateur saisit une dépense sur une semaine à cheval sur deux mois : Si la date de la dépense appartient au mois qui se termine ou au mois qui commence et qu'il existe une note de frais non terminée pour cette période, la dépense est ajoutée à la note de frais correspondante. S'il n'existe pas de note de frais, une nouvelle note de frais est créée en fonction de la date de la dépense. Si la date appartient au mois qui se termine, la dépense est ajoutée à une nouvelle note de frais datée du premier jour de la semaine. Si la date appartient au mois qui commence, la dépense est ajoutée à une nouvelle note de frais datée du premier jour du mois qui commence. Exemple Pour un mois se finissant le mardi 31 : Si le collaborateur saisit une dépense pour le mardi 31, la dépense est ajoutée à la note de frais datée du 30 (ou une nouvelle note de frais est créée en date du 30 si elle n'existe pas). Si le collaborateur saisit une dépense pour le jeudi 2, la dépense est ajoutée à la note de frais datée du 1er (ou une nouvelle note de frais est créée en date du 1er si elle n'existe pas).
MOIS | Une nouvelle note de frais est créée pour chaque mois et il ne peut y avoir qu'une note de frais unique par mois. L'ensemble des dépenses de la note de frais doit avoir une date comprise entre le 1er jour et le dernier jour du mois.

| 3 | Renseignez l'une des valeurs suivantes dans le champ Info 2 :

Valeur | Description
--- | ---
Champ vide ou BLOQUER | Si la date de la dépense ne correspond pas à la semaine ou au mois de la note de frais en cours, il est impossible de sauvegarder cette dépense.
DEPLACER | Si la date de la dépense ne correspond pas à la semaine ou au mois de la note de frais en cours, la dépense est déplacée automatiquement dans la note de frais non terminée pour la période correspondante. Une nouvelle note de frais est créée s'il n'existe pas de note de frais non terminée pour la période correspondante. Dans ce cas, la date réelle de la dépense est ajoutée automatiquement en commentaire.
MULTI | Il est possible d'avoir plusieurs notes de frais en cours pour la même semaine ou le même mois. Si la date de la dépense ne correspond pas à la semaine ou au mois de la note de frais en cours, la dépense est déplacée automatiquement dans la première note de frais non terminée pour la période correspondante.

Gérer les dépenses refusées

DMF | 041534 ACHATS NOTES DE FRAIS REFUSER DEPENSE SUR NDF si la note de frais est terminée et non validée, et n'est pas celle de l'utilisateur 041535 ACHATS NOTES DE FRAIS REFUSER DEPENSE SUR NDF NON TERMINÉE si la note de frais n'est ni terminée ni validée, et n'est pas celle de l'utilisateur 041536 ACHATS NOTES DE FRAIS REFUSER DEPENSE SUR NDF VALIDÉE si la note de frais est terminée et validée, et n'est pas celle de l'utilisateur 041537 ACHATS NOTES DE FRAIS REFUSER DEPENSE SUR SA PROPRE NDF si la note de frais est celle de l'utilisateur et n'est ni terminée ni validée 041538 ACHATS NOTES DE FRAIS MODIFIER UN REFUS FAIT PAR UN AUTRE COLLAB SUR NDF NON VALIDÉE 041539 ACHATS NOTES DE FRAIS MODIFIER UN REFUS FAIT PAR UN AUTRE COLLAB SUR NDF VALIDÉE

Lorsqu'un collaborateur crée une nouvelle note de frais, l'onglet Dépenses refusées peut être affiché si ce collaborateur possède une ou plusieurs dépenses refusées dans ses notes de frais précédentes. En effet, lorsqu'un collaborateur termine une note de frais, celle-ci est envoyée pour approbation aux différents approbateurs paramétrés. Les approbateurs peuvent refuser certaines dépenses tout en approuvant le reste de la note de frais. Ces dépenses refusées sont visibles dans l'onglet Dépenses refusées de la note de frais en cours du collaborateur.

La colonne Raison du refus indique le motif du refus renseigné par l'approbateur.

Note

Si le collaborateur ne possède aucune dépense refusée, l'onglet Dépenses refusées n'est pas affiché.

Les actions suivantes sont disponibles pour gérer les dépenses refusées :

- Cliquez sur et confirmez pour associer la dépense refusée à la note de frais en cours. La dépense est alors reprise à l'identique, justificatifs compris, dans la liste des dépenses de l'onglet Note de frais. La colonne Raison du refus indique que cette dépense a été refusée dans une note de frais précédente.
- Cliquez sur et confirmez pour abandonner la dépense refusée. La ligne de dépense est ainsi supprimée de l'onglet Dépenses refusées. Cette action permet d'attester que le collaborateur a bien lu le refus pour la dépense en question : dans la note de frais d'origine, la dépense refusée est marquée comme lue avec mention de la date dans la colonne Lu.

Terminer une note de frais

Une fois la note de frais créée et sauvegardée par le collaborateur, elle doit être terminée pour pouvoir ensuite passer en validation par le responsable hiérarchique.

Important

Si l'ajout d'un justificatif a été défini comme obligatoire dans le paramétrage d'une ou plusieurs des natures de dépense utilisées dans la note de frais, un contrôle est effectué lors de la terminaison. Si certains justificatifs obligatoires manquent, il sera impossible de terminer la note de frais.

Les notes de frais contenant des dépenses kilométriques doivent être terminées dans l'ordre. Ainsi :

- Il n'est pas possible de terminer une note de frais contenant une dépense kilométrique si sa date est postérieure à la date d'une autre note de frais non terminée contenant une dépense kilométrique.
- Il n'est pas possible de terminer une note de frais contenant une dépense kilométrique si son numéro est supérieur au numéro d'une autre note de frais non terminée contenant une dépense kilométrique.

| 1 | Ouvrez l'écran de saisie de la note de frais.

| 2 | Cliquez sur Edition > Terminer la note de frais.

La note de frais est terminée. En fonction du paramétrage, la note de frais est envoyée pour approbation aux différents approbateurs afin qu'ils puissent approuver la note de frais et refuser des dépenses si besoin.

Si vous pensez avoir fait une erreur dans la saisie, vous pouvez encore rectifier en allant dans Edition > Annuler la terminaison.

Terminer des notes de frais en lot

DMF | 041542 ACHATS NOTES DE FRAIS TERMINER NDF EN LOT

Important

Les notes de frais contenant des dépenses kilométriques doivent être terminées dans l'ordre. Ainsi :

- Il n'est pas possible de terminer une note de frais contenant une dépense kilométrique si sa date est postérieure à la date d'une autre note de frais non terminée contenant une dépense kilométrique.
- Il n'est pas possible de terminer une note de frais contenant une dépense kilométrique si son numéro est supérieur au numéro d'une autre note de frais non terminée contenant une dépense kilométrique.

Les notes de frais des collaborateurs peuvent être terminées en lot. Cette terminaison en lot permet de générer les demandes d'approbation pour chaque note de frais. Si les approbations ne sont pas paramétrées pour les notes de frais, cette terminaison en lot permet d'envoyer les notes de frais en validation.

La terminaison en lot est disponible :

- dans le menu Gestion > Achats > Notes de frais, depuis les résultats de recherche ;
- dans le menu Favoris > Mes notes de frais.

| 1 | Sélectionnez les notes de frais à terminer.

| 2 | Cliquez sur dans la barre d'action ou faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Terminer en lot.

| 3 | Confirmez la terminaison.

Les notes de frais sélectionnées sont terminées. Si les approbations sont paramétrées, les notes de frais sont envoyées aux différents approbateurs afin qu'ils puissent les approuver et refuser certaines dépenses si besoin.

Astuce

Depuis une note de frais, cliquez sur Edition > Terminer en lot pour ouvrir automatiquement une fenêtre de résultats de recherche de notes de frais. Ces résultats affichent toutes les notes de frais non validées et à l'état de brouillon.

Approuver une note de frais

Une note de frais peut être approuvée par un ou plusieurs approbateurs en fonction des paramétrages. Lorsqu'une note de frais est approuvée, cela signifie que l'approbateur a vérifié les dépenses ajoutées et que celles-ci peuvent être remboursées au collaborateur.

Note

Les approbations ne sont pas obligatoires pour les notes de frais. Si aucun paramétrage n'est effectué, la note de frais peut toujours être validée ou refusée.

Pour une note de frais à approuver, il est possible de refuser certaines dépenses tout en approuvant la note de frais. Ainsi, les dépenses approuvées peuvent être remboursées et les dépenses refusées ne seront pas comptées dans le montant total remboursé de la note de frais.

Exemple

La note de frais d'un collaborateur contient une dépense erronée, par exemple un frais de déplacement qui n'est pas d'ordre professionnel. Cependant, toutes les autres dépenses contenues dans la note de frais peuvent être remboursées.

La personne en charge d'approuver cette note de frais peut ainsi refuser la dépense en question puis approuver la note de frais.

Refuser une ligne de dépense

| 1 | Depuis une note de frais qui n'est pas en modification, identifiez la dépense qui doit être refusée dans le tableau des dépenses de l'onglet Note de frais.

| 2 | Pour la ligne de dépense, cliquez sur dans la colonne Refusée puis confirmez le refus.

| 3 | Dans la fenêtre de refus, renseignez les raisons de ce refus dans le champ puis cliquez sur Ok.

La dépense est refusée. La ligne est affichée en rouge et la colonne Raison du refus affiche le message renseigné au moment du refus. Pour cette dépense refusée, le montant remboursé passe à zéro.

Refuser plusieurs lignes de dépense

| 1 | Depuis une note de frais qui n'est pas en modification, sélectionnez les dépenses qui doivent être refusées dans le tableau des dépenses de l'onglet Note de frais.

| 2 | Faites un clic droit puis cliquez sur Refuser les lignes sélectionnées.

| 3 | Dans la fenêtre de refus, renseignez les raisons de ce refus dans le champ puis cliquez sur Ok.

Les dépenses sélectionnées sont refusées. Les lignes sont affichées en rouge et la colonne Raison du refus affiche le même message renseigné au moment du refus.

Annuler le refus d'une dépense

Pour annuler le refus d'une ou de plusieurs dépenses :

- Cliquez sur dans la colonne Refusée puis confirmez l'annulation.
- Faites un clic droit et cliquez sur Annuler le refus des lignes sélectionnées, puis confirmez l'annulation.

Lorsque le refus d'une dépense est annulé, le montant remboursé est mis à jour avec le montant initial de la dépense concernée.

Valider ou refuser une note de frais

Une fois la note de frais terminée par le collaborateur, la personne en charge de la validation doit vérifier si la note de frais est valide ou non.

- Si elle est valide, cliquez sur Edition > Valider la note de frais.
- Si elle n'est pas valide, cliquez sur Edition > Refuser la note de frais.

Important

Si l'ajout d'un justificatif a été défini comme obligatoire dans le paramétrage d'une ou plusieurs des natures de dépense utilisées dans la note de frais, un contrôle est effectué lors de la validation. Si certains justificatifs obligatoires manquent, il sera impossible de valider la note de frais. Il est cependant toujours possible de la refuser.

Dans les deux cas, un écran de description vous permet de justifier la validation ou le refus.

Vous pouvez contrôler l'autorisation de valider une note de frais non terminée. Pour cela, vous devez utiliser le DMF 041527 : (ACHATS / NOTES DE FRAIS / VALIDER UNE NDF NON TERMINÉE) qui vous permettra de valider ou d'empêcher la validation d'une note de frais depuis le Portail Client et/ou l'Application Desktop.

Lorsque les approbations sont paramétrées pour les notes de frais, vous pouvez forcer la validation d'une note de frais si les approbateurs ne peuvent pas effectuer cette étape d'approbation. Le DMF 041541 ACHATS NOTES DE FRAIS FORCER LA VALIDATION est requis pour forcer la validation. Si des approbations sont en attente pour une note de frais et qu'un utilisateur habilité clique sur Valider la note de frais, un message de confirmation est affiché pour signaler que les approbations en cours seront supprimées.

Note

Vous pouvez annuler la validation d'une note de frais et ainsi la corriger depuis Edition > Dévalider. Cette option est à utiliser avec précaution.

Cette option est soumise aux DMF suivants :

- 041520 ACHATS NOTES DE FRAIS DEVALIDER NDF
- 041521 ACHATS NOTES DE FRAIS ANNULER TERMINAISON NDF

Valider des notes de frais en lot

DMF | 041540 ACHATS NOTES DE FRAIS VALIDER NDF EN LOT 041541 ACHATS NOTES DE FRAIS FORCER LA VALIDATION

Les notes de frais des collaborateurs peuvent être validées en lot si la personne en charge de la validation souhaite valider plusieurs notes de frais en un clic.

Lorsque les approbations sont paramétrées pour les notes de frais, vous pouvez forcer la validation des notes de frais si les approbateurs ne peuvent pas effectuer cette étape d'approbation. Le DMF 041541 ACHATS NOTES DE FRAIS FORCER LA VALIDATION est requis pour forcer la validation.

La validation en lot est disponible :

- dans le menu Gestion > Achats > Notes de frais, depuis les résultats de recherche ;
- dans le menu Favoris > Mes notes de frais.

| 1 | Sélectionnez les notes de frais à valider.

| 2 | Cliquez sur dans la barre d'action ou faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Valider en lot.

| 3 | Dans l'écran de validation, cliquez sur Lancer la validation. Si des approbations sont en attente pour une ou plusieurs notes de frais, confirmez la suppression de ces approbations pour pouvoir valider.

Les notes de frais sélectionnées sont validées.

Astuce

Depuis une note de frais, cliquez sur Edition > Valider en lot pour ouvrir automatiquement une fenêtre de résultats de recherche de notes de frais. Ces résultats affichent toutes les notes de frais non validées.

Facturer une note de frais

DMF | 041508 ACHATS NOTES DE FRAIS FACTURER

La note de frais a été validée. Elle peut maintenant passer en facturation et ainsi se transformer en facture fournisseur. Les lignes de dépense refusées ne sont pas prises en compte dans la facture fournisseur.

| 1 | Depuis la note de frais, allez dans Edition > Facturer et éditer la note de frais.

| 2 | Dans l'écran de création de la facture fournisseur, renseignez les informations suivantes :

Champ | Description
--- | ---
Exercice | Renseignez l'exercice impacté par la note de frais.
Etablissement | Renseignez l'établissement impacté par la note de frais.
Journal | Renseignez le journal d'achat impacté la note de frais. Par défaut, le journal paramétré avec le code NF est renseigné et, s'il n'y a pas de journal NF paramétré, c'est le journal d'achat paramétré par défaut qui est utilisé. Pour renseigner un autre journal par défaut, activez le pilote applicatif `NDF_JOURNAL_DEFAUT` et renseignez le code de ce journal dans le champ Info 1.
Date de facturation | Renseignez la date de facturation pour la facture fournisseur. Par défaut, la date du jour est renseignée.
Date facture achat = date de saisie de la note de frais | Lorsque la case est cochée, la date de la facture fournisseur sera la même que la date de saisie de la note de frais et la Date de facturation renseignée ne sera pas prise en compte.
Règlement prévu le | Renseignez la date de règlement prévu pour la facture fournisseur.
Choix du modèle | Ce champ est disponible seulement si l'option Génération d'un PDF original est sélectionnée pour les notes de frais dans le paramétrage des PDF originaux (voir Documents - Gestion des PDF originaux par type de document). Sélectionnez le modèle d'édition depuis la liste déroulante. La liste affiche tous les modèles d'édition paramétrés pour le type Note de frais dans les éditions communes.
Fusionner les justificatifs | Ce champ est coché par défaut et est disponible seulement si l'option Génération d'un PDF original est sélectionnée pour les notes de frais dans le paramétrage des PDF originaux. Lorsque la case est cochée, tous les justificatifs associés à la note de frais sont ajoutés à l'édition générée (une page par justificatif).

| 3 | Validez.

L'écran de la facture fournisseur s'ouvre déjà pré-rempli. La note de frais ne peut plus être modifiée.

Notes

Si la note de frais est multi-devises, Akuiteo crée autant de factures que de devises.

Si une dépense de la note de frais contient deux ou trois taux de TVA, la facture comprend autant de lignes pour la dépense que de taux de TVA.

La note de frais comporte désormais un lien direct vers la facture d'achat. À l'inverse, la facture d'achat contient un hyperlien vers la note de frais.

Vous pouvez aussi facturer en lot plusieurs notes de frais depuis le menu Edition > Facturer en lot.

Lorsque vous faites un clic droit sur la ligne de note de frais, vous pouvez réaliser plusieurs actions :

Option | DMF requis
--- | ---
Marquer les lignes sélectionnées comme refacturables Marquer les lignes sélectionnées comme non-refacturables | 041546 ACHATS NOTES DE FRAIS MARQUER LIGNE REFACTURABLE et/ou 041502 ACHATS NOTES DE FRAIS MODIFIER
Marquer les lignes sélectionnées comme facturées Marquer les lignes sélectionnées comme non facturées | 041547 ACHATS NOTES DE FRAIS MARQUER LIGNE FACTUREE et/ou 041502 ACHATS NOTES DE FRAIS MODIFIER
Marquer les lignes sélectionnées comme non re-facturées | 041548 ACHATS NOTES DE FRAIS MARQUER LIGNE REFACTUREE
Marquer les lignes sélectionnées comme remboursables Marquer les lignes sélectionnées comme non-remboursables | 041549 ACHATS NOTES DE FRAIS MARQUER LIGNE NON REMBOURSABLE et/ou 041502 ACHATS NOTES DE FRAIS MODIFIER
Marquer les lignes sélectionnées comme validées | 041550 ACHATS NOTES DE FRAIS MARQUER LIGNE VALIDE

#### Cas spécifiques

- Si le paramètre Justificatif requis est activé pour certaines natures de dépense utilisées dans la note de frais, vérifiez que ces dépenses possèdent bien un justificatif. Un contrôle est effectué pour vérifier la présence d'un justificatif sur les natures où le justificatif est obligatoire. La facturation sera impossible s'il manque un justificatif obligatoire.
- Si l'option Génération d'un PDF original est sélectionnée pour les notes de frais dans le paramétrage des PDF originaux, un PDF est édité à partir du modèle d'édition sélectionné et est marqué comme Original lors de la facturation.
- Si la case Verrouiller les autres documents liés est cochée pour les notes de frais dans le paramétrage des PDF originaux, tous les justificatifs liés à la note de frais sont désormais verrouillés. Ces justificatifs pourront uniquement être modifiés ou supprimés si l'utilisateur possède le DMF 100122.
- Si l'option Contrôle de la présence d'un PDF original est sélectionnée pour les notes de frais dans le paramétrage des PDF originaux, un contrôle est effectué au moment de la facturation. Si la note de frais ne possède pas de PDF original, la facturation ne pourra pas être effectuée.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des PDF originaux, voir Documents - Gestion des PDF originaux par type de document.

Facturer des notes de frais en lot

DMF | 041508 ACHATS NOTES DE FRAIS FACTURER

Les notes de frais des collaborateurs peuvent être facturées en lot si la personne en charge de la facturation souhaite facturer plusieurs notes de frais en un clic.

La facturation en lot est disponible :

- dans le menu Gestion > Achats > Notes de frais, depuis les résultats de recherche ;
- dans le menu Favoris > Mes notes de frais.

| 1 | Sélectionnez les notes de frais à facturer.

| 2 | Cliquez sur dans la barre d'action ou faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Facturer en lot.

| 3 | Dans l'écran de facturation en lot, renseignez les champs nécessaires. Ces champs sont les mêmes que pour Facturer une note de frais.

| 4 | Cliquez sur Facturation en lot des notes de frais.

Les notes de frais sélectionnées sont facturées.

Astuce

Depuis une note de frais, cliquez sur Edition > Facturer en lot pour ouvrir automatiquement une fenêtre de résultats de recherche de notes de frais. Ces résultats affichent toutes les notes de frais non facturées.

Modifier une note de frais

Important

Une dépense kilométrique sur une note de frais terminée ne peut pas être modifiée (soumis au feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule).

Depuis une note de frais via le menu Edition, vous pouvez :

- modifier la note de frais,
- supprimer la note de frais,
- éditer une ou plusieurs lignes de notes de frais au format PDF, ou encore les envoyer par e-mail. Vous pouvez aussi éditer en lot plusieurs notes de frais.
- Annuler une note de frais : lorsque vous annulerez la note de frais erronée, une neutralisation de la facture liée sera également effectuée (dévalidation ou écriture inverse générée).

Notez que cette fonction ne s'appliquera que dans les cas suivants :

- La note de frais est en état Facturée
- La facture d'achat est en état Comptabilisée
- Une écriture comptable a été générée
- La facture d'achat et la note de frais sont imputées sur l'exercice en cours
- La note de frais n'a pas été réglée et n'est pas en cours de règlement

Cette fonction est soumise au DMF 041528 ACHATS NOTES DE FRAIS ANNULER NDF

Consulter toutes les notes de frais

Pour afficher la liste de toutes les notes de frais saisies par l'utilisateur connecté :

- Cliquez sur Favoris > Mes notes de frais. La liste de toutes les notes de frais de l'utilisateur s'affiche.

Depuis cet écran, vous pouvez soit ouvrir une note de frais existante, soit en créer une nouvelle en cliquant sur depuis la liste de résultat.