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# Préférences utilisateur

L'interface est personnalisable par chaque utilisateur. Les modifications d'aspect ainsi apportées ne seront effectives que sur le poste local et n'auront aucun impact pour les autres utilisateurs du produit.

Ouvrez la page de préférences via le menu Edition > Préférences.

Les préférences utilisateurs sont regroupées en deux grandes catégories :

- Préférences générales : concernent la gestion des modules d'Akuiteo. Cette catégorie regroupe notamment les codes couleurs utilisés ainsi que les onglets et les informations à afficher ou masquer.
- Préférences techniques : destinées surtout aux administrateurs, elles portent sur les modules d'Akuiteo dans leur globalité.

D'autres préférences et outils sont aussi accessibles à ce niveau.

- Synchronisation Outlook : Il est possible de synchroniser le planning Akuiteo avec celui proposé par le logiciel Microsoft Outlook. Ainsi, toute modification apportée sur l'un des deux logiciels se répercute automatiquement sur l'autre. L'utilisateur peut choisir quels types d'informations seront synchronisés (notes, tâches, rendez-vous, affectations).
- La zone de saisie permet de filtrer l'affichage des catégories.
- Le bouton Appliquer enregistre les modifications sans fermer l'écran.
- Le bouton Restaurer les valeurs par défaut permet d'annuler toutes les modifications apportées (retour au paramétrage d'origine de l'application).

Astuce

Pour facilement retrouver une préférence spécifique ou faire une recherche plus globale, renseignez les caractères de votre choix dans le champ de recherche en haut à gauche dans la fenêtre des Préférences. Les menus de préférence affichés sont automatiquement filtrés en fonction des caractères renseignés et le filtre s'applique aussi bien sur le nom du menu que sur les préférences contenues dans une page.

Préférences générales

Lorsque vous dépliez le menu Générales, une liste de sous-menu apparaît.

#### Générales

Ce paramètre permet de définir les options suivantes :

- Mon code action par défaut : code action utilisé par défaut dans les modules Planning et Temps passés.
- Catégorie par défaut pour les tâches : type de tâche par défaut pour le module Événement.
- Catégorie par défaut pour les notes : type de note par défaut pour le module Événement.
- Catégorie par défaut pour les rendez-vous : type de rendez-vous par défaut pour le module Événement.
- Catégorie par défaut pour l'agenda : type d'agenda par défaut pour le module Agenda.
- Catégorie par défaut pour les mails : type de mail par défaut pour le module Mails.
- Minimiser l'application... : minimiser l'écran dans la zone de notification de votre ordinateur.
- Ouvrir l'arborescence de... : si l'option est coché, l'arborescence de ces menus est ouverte.
- Mode d'ouverture de la validation des temps... : sélectionner le type de vue par défaut à afficher depuis le tableau de bord interactif dans Mes Favoris.
- Ouvrir les URL dans : permet d'indiquer si, par défaut, un lien hypertexte s'affiche dans votre navigateur ou dans Akuiteo. Cette préférence ne s'active que si vous avez paramétré l'affichage d'URL pour l'écran souhaité depuis le module Paramétrage.
- Dans les exports Excel, forcer la valeur 0 dans les cellules numériques vides.

- Information sur champ : paramétrer sur certains champs une infobulle d’aide contextuelle (icône d'aide), de façon systématique ou à la demande pour éviter au maximum les erreurs de saisie par les collaborateurs, notamment les nouveaux collaborateurs.

#### Administration des achats

Ce paramètre permet de définir :

- les onglets d'une fiche fournisseur à afficher ou masquer.
- les champs et sections disponibles pour une recherche de factures fournisseur.
- les onglets ouverts par défaut et ceux à afficher pour des cotations, commandes, tableaux de facturation, réceptions ou factures.

#### Administration des ventes

Ce paramètre permet de définir :

- le type de charge : Achat, Autres charges ou Main d’œuvre. En fonction de votre sélection, le type de charge sera sélectionné par défaut lors de l'ajout d'une ligne de charge dans un devis.
- les onglets d'une fiche client et de son Tableau de Bord Commercial à afficher ou masquer.
- les champs et sections disponibles pour une recherche de factures clients.
- les onglets ouverts par défaut et ceux à afficher pour des opportunités, devis, commandes, tableaux de facturation, livraisons ou facture.

#### Affaire

Vous pouvez indiquer à cet endroit si vous ne voulez pas afficher les données personnalisées de l'affaire dans le résultat de recherche.

Fiche affaire

Ce paramètre permet de définir :

- les onglets à ouvrir par défaut dans la fiche Affaire et dans l'outil de facturation.
- le code par défaut du contrôle budgétaire et de la synthèse affaire.
- si le début de période d'analyse du réalisé correspond à la date début de l'affaire.
- si la fenêtre de paramètres de lancement doit être masquée par défaut au lancement.

Mémorisation de planning

La mémorisation de planning permet d'historiser un planning à un instant T pour pouvoir ensuite faire des comparaisons.

Ce paramètre permet de définir :

- le seuil en jour de débordement et d'avance.
- le code couleur associé.

Actions

Ce paramètre permet de définir les icônes à afficher par défaut lors de l'édition d'une affaire concernant :

- le contrôle budgétaire.
- l'analyse des plannings.
- l'analyse des temps.
- l'outil de facturation.

Si ces options ne sont pas cochées, ces fonctions sont disponibles uniquement en passant par Edition > Tableau de bord dans la barre de menu.

TDB Commercial

Ce paramètre permet de définir les sections qui doivent rester ouvertes ou fermées par défaut à l'affichage du Tableau de Bord Commercial.

#### Collaborateur

Temps passés

Ce paramètre permet de définir :

- si les temps passés doivent apparaître ou non dans la catégorie Validé.
- si la vue des temps passées doit être axée par client plutôt que par affaire.
- les couleurs utilisées pour le module de contrôle de saisie des temps.

Agenda

Ce paramètre permet de définir :

- les tâches à masquer ou non dans l'agenda.
- l'affichage des événements auxquels le collaborateur est lié.
- l'affichage des événements dont le collaborateur est le propriétaire.
- l'affichage par défaut du planning dans la section Mes Favoris de la page d'accueil.
- les horaires d'ouverture de la société du collaborateur, personnalisable si besoin.

#### Formation

Ce paramètre permet de définir :

- le code couleur représentant les coûts d'interventions traités.
- le code couleur représentant le Tableau de bord des coûts d'intervention. Par défaut, les critères de regroupement sont de couleur noire. L'utilisateur peut modifier les couleurs pour chaque critère.
- le code couleur représentant le Tableau de bord des unités d'intervention. Les critères de regroupement sont de couleur noire. L'utilisateur peut modifier les couleurs pour chaque critère.
- si les participants de la formation doivent être inclus dans les accusés de réception des inscriptions envoyées par e-mail.

#### Comptabilité

Ces options permettent d'ouvrir automatiquement, et à chaque ouverture de fiche, une boîte de dialogue vous demandant de choisir le format d'édition pour imprimer les documents suivants :

- synthèse
- annexes
- grand livre
- balance

#### Support

Nouvelle demande

Ce paramètre permet de définir :

- les onglets ouverts par défaut pour les sites ou les contacts clients.
- les préférences sur les filtres des listes d'aide.
- les ouvertures automatiques de section concernant les demandes clients et fournisseurs.
- les sélections automatiques de client, site, contact, contrat, prestation ou produit unique.
- les contrats à masquer par défaut.

Délais

Ce paramètre permet de définir les délais et échéances d'une demande client considérés comme "courts" tout en leur assignant une durée et un code couleur. Cela impacte le compte à rebours affiché dans la demande.

Demandes et interventions

Ce paramètre permet de définir les options suivantes :

- Ouvrir par défaut la section... : définit les sections ouvertes par défaut dans la fiche de demande et d'intervention.
- Actions : définit les icônes à afficher dans les demandes et interventions. L’indication Commune pour certaines cases à cocher signifie que les icônes seront accessibles à la fois pour les demandes et les interventions.
- Bandeau : définit les entêtes des demandes et interventions à faire apparaître dans les documents.
- Couleur : couleurs à sélectionner pour identifier des actions sur des demandes et interventions.
- Envois : indiquer s'il faut inclure ou non automatiquement le demandeur au destinataire lors d'un envoi de mails.
- Critères demandes : permet d’initialiser les critères de recherche de demandes.

- Critères interventions : permet d’initialiser les critères de recherche d’interventions.

Tableau de bord

Ce paramètre permet de définir :

- l'ouverture et le rafraîchissement automatique du tableau de bord.
- le type de recherche lancée par défaut.
- les critères de recherche par défaut d'une demande.
- les critères de recherche par défaut d'une intervention.

#### Contrats

Ce paramètre permet de définir :

- l'onglet à afficher par défaut lors de l'ouverture d'un contrat client et fournisseur.
- l'ouverture automatique de la fiche contrat du client si le résultat de la recherche est unique.

#### Parc

Ce paramètre permet de définir les options suivantes :

- Couleur parc : sélection des couleurs des produits maintenus.
- Recherche parc : sélection du type de tiers coché par défaut : client / fournisseur / interne.

#### Planning

Planning

Ce paramètre permet de désactiver la catégorisation à l'ouverture du planning.

Mon planning

Ce paramètre permet de définir :

- les informations à afficher à gauche dans l'arborescence du planning.
- le type d'affichage sur une ligne et l'ordre de tri.
- le nombre de semaines à visualiser avant et après la date du jour.

Planning d'affaires

Ce paramètre permet de définir le type de tri (code affaire, nom d'affaire ou client) que vous voulez voir affiché dans le planning de tâches d'affaires.

Planning des affectations

Ce paramètre permet de définir les options suivantes :

- Planning des affectations : indiquer s'il faut afficher ou non les événements (tâche et rendez-vous), les seuils de "sur et sous-planification" et les interventions du support.
- Intervalles : définir les informations visibles sur les affectations du planning.
- Tooltip des Intervalles : définir le type de contenu à retrouver dans les bulles d'information des intervalles du planning.

Couleurs du planning

Ce paramètre permet de définir le code couleur du planning pour les événements, tâches et affectations sur affaire.

#### Documents

Ce paramètre permet de définir :

- si vous voulez associer à chaque fois les éditions aux pièces de gestion.
- si chaque document généré depuis le réseau doit s'ouvrir automatiquement.

#### Bureautique

Ce paramètre permet de définir les outils en interaction avec Akuiteo comme les outils de bureautique, de messagerie, comptes e-mail ou agendas électroniques.

#### Envois

Ce paramètre permet de définir :

- le type de pièces jointes à envoyer par e-mail (fichiers DOC, PDF, HTML ou XLS).
- le format de l'e-mail lui-même (contenu en HTML, texte ou vide).

#### Langue

Ce paramètre permet de définir la langue de l'application. Le changement n'est effectif qu'après redémarrage de l'application. Les langues disponibles sont celles qui ont été préalablement paramétrées.

#### Login

Ce paramètre permet de définir les options suivantes :

- Configuration de l'authentification : Demande ou Automatique.
- Données utilisateur : login et mot de passe de l'utilisateur.
- Données serveur : permet de préciser la mise à jour automatique de l'application et de modifier les données concernant le serveur.

Préférences techniques

Lorsque vous dépliez le menu Technique, une liste de sous-menus apparaît.

#### Technique

Ce paramètre permet de définir les options suivantes :

- Nombre maximum de résultats avant levée d'une alerte : au lancement d'une recherche, au-delà du nombre indiqué dans ce champ, une boîte de dialogue apparaît vous demandant si vous voulez affiner votre recherche ou charger la totalité des résultats.
- Limite de résultat pour l'affichage lazy (0 pour désactiver) : cette option avancée concerne l'affichage des tableaux dans Akuiteo. Si vous désactivez le mode lazy en mettant 0, alors l'affichage se fera plus rapidement mais votre utilisation par la suite sera ralentie. A l'inverse, le mode lazy charge lentement les données mais vous permet ensuite d'utiliser rapidement vos données du tableau.
- Choix du format de la date : indique le format de date pour toutes les dates rencontrées dans l'application.
- Choix du format de saisie des nombres : Sélectionnez le format pour la saisie des nombres depuis la liste déroulante. Il est possible de choisir entre le format Français, où le séparateur des milliers est le point et le séparateur décimal est la virgule, et le format Américain où le séparateur des milliers est la virgule et le séparateur décimal est le point.

#### Liste d'aide

Ce paramètre permet de définir :

- le caractère qui ouvre la liste d'aide après tabulation. Par défaut, le caractère est "?".
- la largeur de la liste d'aide pop-up. Par défaut cette largeur est définie à 800 pixels.
- la longueur de la liste d'aide pop-up. Par défaut cette longueur est définie à 600 pixels.
- sauvegarder les changements de taille de la liste d'aide pop-up.

#### Liste d'aide avec filtres affaires

Ce paramètre permet de définir le type d'affaires à afficher dans les listes d'aide.

Par exemple, pour filtrer les affaires sur lesquelles saisir des temps passés :

1. Cochez la ou les cases de filtre. Ex : Affaires planifiées du mois puis validez.
2. Allez dans Favoris > Mes temps passés et ajoutez une ligne de temps.
3. Faites F4 pour ouvrir la fenêtre de filtre.
4. Cliquez sur le lien Affaires planifiées du mois. La liste des affaires correspondantes s'affichent.

La même fonction est disponible dans le Portail Collaborateur via des DMFs. Veuillez vous référer à la documentation du Portail Collaborateur.

#### Table Pref.

Ce paramètre permet de définir :

- l'ajustement des colonnes et lignes d'un tableau à son ouverture.
- le nombre de caractères à afficher dans le tableau.
- la hauteur et la largeur en pixels du planning graphique par défaut.

Mettre en place des modèles de préférences

Pour vous permettre de travailler dans un environnement adapté et commun à tous vos employés, et ainsi retrouver vos marques à chaque connexion, vous pouvez facilement sauvegarder vos préférences d’affichage et d’utilisation.

Prérequis : La règle de gestion `PREF_SAUV_BDD` doit être activée.

Préparer les Préférences à exporter

Un utilisateur dédié doit personnaliser :

- Les colonnes de résultats de recherche (factures, clients, affaires, etc.)
- Les options Préférences depuis le menu Edition > Préférences.

Mémoriser son travail dans un modèle

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Paramètres spécifiques > Préférences > Export Préférences.

| 2 | Dans la boîte de dialogue Export des préférences, saisissez un code et un libellé puis validez.

Appliquer ce modèle à vos utilisateurs

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Paramètres spécifiques > Préférences > Modèles Préférences.

| 2 | Lancez la recherche.

| 3 | Sélectionnez le modèle souhaité et passez en modification.

| 4 | Dans le champ Utilisateur, sélectionnez les utilisateurs et appuyez sur Entrée pour valider la sélection.

Mettre à jour le modèle de préférences

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Paramètres spécifiques > Préférences > Export Préférences.

| 2 | Dans la fenêtre de saisie du code, saisissez le code existant.

| 3 | Cliquez sur OK pour accepter d'écraser le modèle de préférences.

Retirer un utilisateur d’un modèle de préférences

| 1 | Ouvrez le modèle de préférences et cliquez sur .

| 2 | Sélectionnez les utilisateurs et cliquez sur .

| 3 | Enregistrez.

Important

Si un utilisateur modifie lui-même ses colonnes, à sa prochaine connexion, son travail sera écrasé par le Modèle de préférences auquel il est lié. Il faut donc retirer l’utilisateur de ce modèle si il souhaite utiliser ses propres préférences utilisateur. L’utilisateur peut aussi utiliser les recherches mémorisées.