Filtrer :

Démarrer la recherche

# Lancer la facturation

Akuiteo permet la facturation des contrats de prestation client sous forme de bons de livraison qui pourront être transformés en factures par la suite.

Le principe

Un contrat client contient tous les éléments de facturation :

- Condition de facturation et de règlement,
- Périodicité,
- Détail des produits à facturer,
- Dates de validité,
- Révision des prix par variation d’indice…

La facturation des contrats peut se faire unitairement ou en lots, il en va de même pour la révision des prix par variation d’indice.

Mettre à jour les contrats

Plusieurs étapes sont à prévoir pour mettre à jour correctement les contrats.

Vérifier les contrats

Avant toute mise à jour, vous devez passer en revue le contenu du contrat pour en vérifier l’exactitude.

Réviser les prix et les indices en lot

Akuiteo permet de gérer plusieurs indices (ex : indice Syntec). L’utilisateur peut paramétrer la valeur de référence de cet indice pour chaque mois de l’année civile.

Akuiteo offre également la possibilité de réviser en masse les prix d’une sélection de contrats, à condition que ceux-ci aient été marqués comme "révisables" sur un indice donné :

- Code de l’indice renseigné au niveau d’une prestation du contrat avec la date de prochaine révision des prix
- Valeur de l’indice et la date correspondante sur chaque ligne du contrat,
- On conserve pour mémoire la valeur de l’indice précédent dans la base de données.

La révision des prix peut se faire pour un contrat ou pour un ensemble de contrat, à une date de révision des prix définie.

Note

Pensez bien à définir l’utilisation des indices de révision des prix des contrats au préalable.

#### Exemple :

On a, à une date T, les éléments suivants :

- Un montant MN connu
- Un indice IN connu

Lors du calcul du nouveau montant, ces précédents éléments deviennent N-1 et nous avons alors :

- Un montant MN-1 = au précédent montant MN
- Un indice IN-1 = au précédent indice IN
- Un nouvel indice IN, connu
- Un nouveau montant MN inconnu

Les deux indices étant connus, on peut calculer le rapport R définissant l’évolution : R = IN / IN-1

Sur une prestation, on peut définir un coefficient, compris entre 0 et 1, qu’on nommera C :

Ce coefficient correspond à la part sur laquelle s’applique la révision du prix. Autrement dit, un indice de 1 implique que la révision s’applique sur la totalité du prix. Un indice de 0.8 implique que la révision du prix ne s’applique que sur 80% du prix, les 20% restant ne changeant pas. Ce qui veut aussi dire qu’un indice de 0 signifie que le prix ne variera pas, quelque soit l’évolution de l’indice.

La formule pour calculer le nouveau montant est la suivante :

MN = MN-1 x [ C x (R-1) + 1 ]

Prenons un exemple :

Montant N-1 = 3840

Indice N-1 = 245.10

Indice N = 272

- R = 272/245.10 = 1,10975

Coefficient = 0.8

Le nouveau montant = 3840 x ( 0.8 x ( 1,10975 – 1) + 1 ) = 4177.15

Si on raisonne différemment :

L’indice ne s’applique que sur 80% du montant, donc M = 3840 * 80% * 1.10975 + 3840 * 20% = 4177.15

À propos des périodes et prorata des prix

Akuiteo calcule automatiquement les périodes correspondant au montant de la facture émise, avec un prorata si besoin.

La période est calculée en fonction de :

- La date de prochaine échéance,
- La périodicité de facturation

La date de début de période peut être ajustée en fonction de :

- La date d’effet (en terme échu),
- La date de début de validité d’une ligne de contrat.

La date de fin de période peut être ajustée en fonction de :

- La date de fin de validité du contrat,
- La date de résiliation effective du contrat,
- Le code "Anniversaire", saisit au format "MMJJ" (Mois en 2 chiffres + Jour en 2 chiffres) qui va déterminer la prochaine échéance (correspondant à la date de fin de la facture plus 1 jour),
- La date de fin de validité d’une ligne de contrat.

En fonction de la période calculée sur chaque ligne de contrat, Akuiteo calcule le prix au prorata choisit sur l’onglet prestation du contrat :

- Mois entamé = dû
- Nombre de jours exacts
- Base 360 : considère tous les mois comme des mois de 30 jours
- Mois complet si fin après le 15

Générer les livraisons en lot

Pour générer des livraisons en lot :

| 1 | Lancez une recherche des contrats facturables pour une échéance donnée.

| 2 | Dans le résultat de recherche, sélectionnez les contrats à livrer.

| 3 | Cliquez sur .

Les livraisons sont générées. Vous pouvez les retrouver depuis Gestion > Ventes > Livraisons.

Facturer les livraisons en lot

Prérequis : vérifier bien les montants indiqués dans les livraisons.

Pour facturer en lot les livraisons :

| 1 | Lancez une recherche de livraisons non facturées depuis Gestion > Ventes > Livraisons.

| 2 | Sélectionnez les livraisons à facturer et cliquez sur le bouton .

| 3 | Confirmez la génération et indiquez la date de facturation dans la fenêtre qui s'ouvre.

Valider les factures en lot

Pour valider en lot les factures :

| 1 | Lancez une recherche de livraisons facturées.

| 2 | Faites un clic droit et sélectionnez Valider les factures sélectionnées.

Important

Pensez bien à valider les factures sinon elles ne seront pas prises en compte. Cela va générer les écritures comptables correspondantes et rendra les factures non modifiables.