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# Organiser une formation

Votre catalogue est prêt et vos sessions sont planifiées. Vous devez maintenant inscrire les participants.

Créer le dossier d’inscription

Note

Le dossier d’inscription est forcément rattaché à une session.

| 1 | Depuis l’arborescence dans le panneau de gauche, faites un clic droit sur la session > Nouvelle inscription ou Édition > Nouvelle inscription.

| 2 | Renseignez les informations générales sur le client :

- Client final : client qui envoie ses employés à la formation.
- Organisateur : tiers en charge de la logistique de la formation.
- Contact : accessible seulement si il est qualifié d'"Interlocuteur formation" dans la fiche Contact.
- Dans le champ Remise appliquée (%), indiquez la remise à appliquer à toutes les lignes de tarif (ex : 10). Cette option ne fonctionne que si la case Remisable est cochée sous l’onglet Tarif de la session.
- Dans le champ N° de convention, indiquez le numéro de convention, soit manuellement, soit en automatique. Dans ce dernier cas, vous ne devez rien saisir dans le champ, il sera rempli une fois le document de convention envoyé.

Note

Pour automatiser cette action, vous devez paramétrer les compteurs de convention depuis Paramétrage général > Société > N° automatique des pièces.

| 3 | Indiquez l’état de l’inscription :

- en attente : saisie du dossier en cours. Valeur par défaut pour toute création de dossier. Une fois le dossier enregistré, vous pouvez accéder au financeur et aux autres états du dossier.
- pré-inscrit : dossier envoyé mais il manque des justificatifs
- inscrit : dossier complet
- annulé : l’organisme de formation a annulé
- désistement : le client s’est désisté
- Admis/refusé : il y a trop d’inscription

| 4 | Cochez la case Multi-financeur si, par exemple, la formation est payée en partie par l’organisme X et en partie par l’organisme Y.

| 5 | Saisissez le nombre de stagiaires présents :

- Nombre de stagiaires présents : nombre de participants sans les nommer. Cas de la formation (ou forfait) comprenant 10 personnes par exemple. On peut saisir le nombre à la main (session INTRA).
- Nombre de participants nommés : un compteur automatique prend la liste des participants indiqués sous le premier onglet. Attention : le nombre de stagiaires saisis dans ces champs a un impact sur l’onglet Participants car il correspond à un nombre limite de stagiaire à saisir (session INTER).

| 6 | Ajoutez les financeurs de la formation dans la section Financement en cliquant sur le bouton + vert.

| 7 | Cliquez sur la loupe pour voir le détail du financement que vous pouvez modifier à la main et sauvegardez.

| 8 | Sauvegardez.

Note

Vous pouvez fusionner deux dossiers ensemble depuis la session via Édition > Fusion de dossier.

Inscrire les participants

Pour inscrire des participants :

| 1 | Depuis le dossier d'inscription, cliquez sur l’onglet Participant(s) > .

| 2 | Dans la zone du dessous, sélectionnez le ou les stagiaires issus de ce client.

| 3 | Si le stagiaire n’existe pas en base, créez-le à la volée en cliquant sur .

| 4 | Dans le champ Partie en absence, sélectionnez les parties auxquelles le participant ne participe pas.

| 5 | Sauvegardez.

Le dossier d'inscription est prêt. Vous pouvez encore préciser certaines informations en utilisant les options du menu Édition :

- Réceptionner le dossier : permet d'indiquer la date de réception du dossier d'inscription
- Encaisser le dossier : permet d’indiquer le montant encaissé et la date d'encaissement pour le dossier d'inscription
- Facturer pro-format : permet d'indiquer le montant à facturer et la date de la facture pour le dossier d'inscription

Envoyer la convention

Pour envoyer la convention:

| 1 | Depuis le dossier d'inscription, cliquez sur Édition > Édition.

| 2 | Dans la boite de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez le modèle de document. Akuiteo fournit plusieurs modèles par défaut.

| 3 | Cliquez sur Imprimer ou Envoi mail. Le numéro de convention est incrémenté automatiquement lors de l’édition.

| 4 | Une fois la convention signée et renvoyée par le client, sélectionnez Inscrit dans le champ déroulant État puis sauvegardez.

Convoquer les participants

Pour envoyer un mail de convocation aux participants :

| 1 | Depuis le dossier d'inscription, cliquez dans Édition > Envoyer une convocation par mail.

| 2 | Dans la boite de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez le modèle de document. Akuiteo fournit plusieurs modèles par défaut. Vous pouvez aussi associer un document au mail, comme un plan du lieu de formation.

| 3 | Les convocations sont alors envoyées et la colonne Convoqué (Oui/Non) sous l’onglet Participant est mise à jour.

Dans la liste de modèles d'édition par défaut, vous avez des modèles de type Refus/Admis. Ils vous permettent de détailler le statut du stagiaire dans le cas où une formation nécessite une pré-sélection à l'entrée.

Modifier ou annuler une formation

Modifier une formation peut se faire de plusieurs manières depuis un dossier ou une session :

Modifier ou supprimer un dossier

- Pour diviser un dossier (cette fonction peut être utile si vous voulez reporter des participants sur une session ultérieure ou si vous avez deux financeurs différents):
  1. Ouvrez le dossier à diviser et allez dans Édition > Diviser le dossier.
  2. Dans la boîte de dialogue Diviser un dossier, sélectionnez les participants pour lesquels un nouveau dossier est créé. Deux dossiers sont alors disponibles dans l'arborescence de gauche.Vous pouvez ensuite reporter le dossier ou modifier le financeur.

- Pour reporter le dossier à une session ultérieure :
  1. Ouvrez le dossier à reporter et allez dans Édition > Reporter le dossier.
  2. Sélectionnez la session où ira le dossier et validez. Le dossier est créé dans la nouvelle session marquée comme Annulé dans la session d'origine.
- Pour supprimer le dossier, ouvrez le dossier à supprimer et allez dans Édition > Supprimer. Le dossier n’apparaît plus dans l’arborescence de gauche.

Modifier ou annuler la session

- Pour reprogrammer la formation, ouvrez la session à reprogrammer et allez dans Édition > Modifier la programmation.
- Pour rapidement programmer de nouvelles sessions car vous n’avez pas pu satisfaire toutes les demandes client, ouvrez la session à programmer à nouveau et allez dans Édition > Sur-programmer la session.
- Pour restaurer la session et ainsi redémarrer une session depuis le début, allez dans Édition > Restaurer la session.
- Pour annuler la session, qu’elle soit pré-facturée ou non, ouvrez la session à annuler et allez dans Édition > Annuler la session. Les modifications sont impossibles après annulation.