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# Gérer sa main d’œuvre

Traiter le suivi des absences

Pour réaliser le suivi des absences de vos collaborateurs, vous devez vous servir du tableau de bord des demandes d'absences.

Cet écran est disponible depuis le menu Tableaux de bord > Main d’œuvre > Temps passés > TBD des demandes d'absences > lancez une recherche.

##### Réaliser le suivi et mettre à jour les demandes d'absence

Votre collaborateur vous soumet une demande d'absence que vous devez valider, refuser ou annuler.

| 1 | Dans la section Suivi des droits, cliquez sur la période souhaitée.

| 2 | Dans la section Suivi des demandes par nature d'absence, double cliquez sur la demande.

| 3 | Dans la section Réponse à droite de l'écran, cliquez sur le bouton Accepter, Refuser ou Annuler. Le statut de la demande d'absence est modifié.

Le responsable peut alors envoyer la demande d'absence mise à jour par mail au collaborateur dont il est responsable.

Le bouton "réactiver" permet de passer de l'état "annulée" à l'état "demandée".

##### Exporter le planning des absences du collaborateur

Cette fonction permet d'exporter le planning des absences sous Excel.

| 1 | Depuis une fiche de demande d'absence, allez dans Édition > Exporter le planning des absences de collaborateurs par responsable.

| 2 | Sélectionnez la période et lancez l'export.

##### Envoyer les demandes par e-mail

Cette fonction permet d'e-mailer la demande au préalable validée ou refusée au collaborateur.

| 1 | Depuis une fiche de demande d'absence, section Suivi des demandes par Nature d'Absence, faites un clic droit sur la ou les demande(s) et sélectionnez Envoyez les demandes par mail.

| 2 | La boite de dialogue qui s'ouvre permet d'ajouter d'autres destinataires en plus du collaborateur concerné.

| 3 | Sélectionnez le modèle d'e-mail et précisez le format de sortie et les pièces jointes. Vous pouvez aussi créer un nouvel e-mail en utilisant l’éditeur intégré BIRT.

Modifier les fiches de temps passés à la volée

Cet écran est disponible depuis Tableaux de bord > Main d’œuvre > Temps passés > validation des temps passés > lancer une recherche

| 1 | Pour valider les temps passés ou changer le code état des fiches sélectionnées, faites un clic droit dans le tableau de résultat de recherche sur la ou les ligne(s) voulue.

| 2 | Sélectionnez Valider ou changer le code état des fiches sélectionnées. Une fenêtre s'ouvre avec les champs suivants :

- Type d'approbation : le détail des différents types d'approbation est situé en bas de la fenêtre, il s'agit du code état des temps facturés.
- Temps à facturer : nombre d'heure à facturer. Une fois validés, les temps disparaissent du tableau.

| 3 | Si vous voulez associer un bon de livraison aux lignes sélectionnées, faites un clic droit sur la ou les ligne(s) du tableau et sélectionnez Associer un bon de livraison aux lignes sélectionnées puis saisissez le numéro du bon de livraison dans le champs de la fenêtre Associer un BL.

| 4 | Si vous voulez modifier un client/une affaire/un lot/un sous lot/une tâche/action d'une ou plusieurs ligne(s) de temps passés, faites un clic droit sur la ou les ligne(s) du tableau et sélectionnez Réaffecter les lignes sélectionnée. Une boîte de dialogue s'ouvre dans laquelle vous devez saisir les informations de la nouvelle affectation.

| 5 | Si vous voulez supprimer une ligne de temps, faites un clic droit sur la ou les ligne(s) du tableau et sélectionnez Supprimer les lignes sélectionnées.

Superviser un planning d'affectation

La liste des plannings des affectations est disponible depuis le menu Tableaux de bord > Main d’œuvre > Plannings > lancez une recherche.

Plusieurs actions sont possibles. Vous pouvez :

##### Ajouter une affectation

Dans la liste de résultat de recherche, cliquez sur . La boite de dialogue Créer l'affectation s'ouvre.

##### Créer une affectation à partir de la ligne sélectionnée

| 1 | Faites un clic droit sur la / les ligne(s) du tableau de résultat et sélectionnez Créer à partir de l'affectation sélectionnée.

| 2 | Saisissez les informations de l'affaire correspondante et l'affectation puis validez.

##### Dupliquer les affectations sélectionnées

| 1 | Faites un clic droit sur la ou les ligne(s) du tableau et sélectionnez Dupliquer les affectations sélectionnées.

| 2 | Saisissez les périodes des lignes à dupliquer Une fenêtre s'ouvre et l'utilisateur peut renseigner les champs suivants :

##### Réaffecter les lignes sélectionnées

| 1 | Faites un clic droit sur la ou les ligne(s) du tableau et sélectionnez Réaffectez les affectations sélectionnées.

| 2 | Saisissez les informations de la nouvelle affectation puis validez. Cette fonction permet de modifier le contenu d'une ou de toutes les composantes des lignes de planning sélectionnées, à l'exception de la date et de la charge.

##### Reporter les affectations sélectionnées

| 1 | Faites un clic droit sur la ligne et sélectionnez Reporter les affectations sélectionnée.

| 2 | Saisissez les informations pour décaler le planning de N années, mois, semaines, jours ou à une date précise puis validez.

##### Transférer les affectations sélectionnées dans les temps :

Faites un clic droit sur la ligne et sélectionnez Transférer les affectations sélectionnées dans les temps.

Lorsque vous avez validé, les temps passés sont automatiquement créés à partir des lignes de planning. Les lignes de planning correspondantes peuvent être détruites automatiquement si l'utilisateur le souhaite. Cette opération est conseillée afin d'éviter de créer plusieurs fois les mêmes lignes de temps. Avant tout transfert, une confirmation est demandée.

##### Supprimer l’affectation du planning

Faites un clic droit sur la ou les ligne(s) du tableau et sélectionnez Supprimer l'affectation sélectionnée.

##### Valider/dé-valider les affectations sélectionnées

Faites un clic droit sur la / les ligne(s) du tableau de résultat et sélectionnez Valider les affectations sélectionnées.

##### Consulter l'historique du planning

Faites un clic droit sur la / les ligne(s) du tableau de résultat et sélectionnez Historique.

Suivre les taux d'occupation

Cette analyse présente par défaut le taux d’occupation constaté et prévisionnel pour une période donnée (mois, trimestres, etc) pour la société, la division, l’établissement ou le service sélectionné. Les collaborateurs présents dans cette analyse sont tous des opérationnels, interne ou externe.

Allez dans Tableaux de bord >Main d’œuvre > Taux d'occupation.

Pour chaque période, les informations suivantes sont disponibles :

- Durée : Total des jours planifiés pour le collaborateur. En cliquant sur cette information, vous accédez dynamiquement au détail du planning.
- Capacité : Il s’agit de la capacité théorique du collaborateur pour le mois considéré .
- Ecart : Écart entre la charge planifiée et la capacité théorique
- Taux % : Taux d’occupation sur contrat (affaire externe et client externe)
- Investissement % : Taux d’occupation sur investissement (affaire externe sur client interne)

Les absences sont exclus du calcul du taux d’occupation.