Filtrer :

Démarrer la recherche

# Signer électroniquement un document

DMF | 020241 VENTES DEVIS SIGNATURE ELECTRONIQUE 020434 VENTES LIVRAISON SIGNATURE ELECTRONIQUE

Akuiteo s'interface avec les APIs Universign pour permettre d'envoyer par mail des documents générés depuis l'Application Desktop aux contacts d'un client et aux collaborateurs de la société afin que ceux-ci signent électroniquement les documents.

Deux types de documents peuvent être signés électroniquement :

- les devis validés,
- les bons de livraison.

Important

Pour utiliser la signature électronique, la connexion avec Universign doit être configurée et activée depuis la Console d'administration.

Référence

Pour plus d'informations, voir le Guide de paramétrage de la Console d'administration.

Paramétrer la signature électronique

Le paramétrage de la signature électronique permet de définir les pièces de gestion concernées par la signature électronique. Ce paramétrage permet également de définir, en fonction du type de pièce de gestion, le profil de signature à utiliser et si la pièce de gestion doit être transformée une fois signée électroniquement.

Note

Si vous désactivez la signature électronique pour un type de pièce, toutes les demandes de signature en cours pour ce type seront annulées automatiquement.

Le paramétrage pour la signature électronique en fonction du type de document est accessible depuis Paramétrage Général > Transverse > Signature électronique. Cliquez sur l'onglet ***** pour paramétrer la signature électronique sur toutes les sociétés, ou cliquez sur l'onglet de la société pour paramétrer spécifiquement sur cette société.

La section Chaîne vente permet de gérer la signature électronique pour les pièces de gestion de la chaîne vente :

Champ | Description
--- | ---
Devis clients | Sélectionnez cette option pour activer la signature électronique sur les devis client. Si cette option est sélectionnée : Renseignez le Profil de signature à utiliser pour signer les devis client. Si aucun profil n'est renseigné, le profil Universign par défaut est utilisé. Cochez Transformer automatiquement le devis signé en commande pour que, une fois toutes les signatures obtenues (statut de transaction COMPLETED), le devis client soit transformé en commande. La date de signature réelle du devis est mise à jour automatiquement avec la date de signature du dernier signataire.
Bons de livraison | Sélectionnez cette option pour activer la signature électronique sur les livraisons client. Si cette option est sélectionnée : Renseignez le Profil de signature à utiliser pour signer le bon de livraison. Cochez Transformer automatiquement le bon de livraison signé en facture pour que, une fois toutes les signatures obtenues (statut de transaction COMPLETED), le bon de livraison soit transformé en facture. La date de signature du bon de livraison est mise à jour automatiquement avec la date de signature du dernier signataire.

Note

Un profil de signature Universign peut être paramétré pour chaque type de pièce. Ce profil permet de personnaliser, entre autres, le logo affiché, la durée de validité des transactions ou les mails et sms envoyés. Rapprochez-vous de votre chef de projets Akuiteo pour paramétrer les différents profils de signature.

Paramétrer les modèles d'édition

Les modèles d'édition permettent de lier une édition Birt à un type de pièce de gestion dans Akuiteo. Ainsi, si vous souhaitez éditer un devis Akuiteo au format PDF, le modèle d'édition détermine la mise en page et la structure du devis au format PDF.

La signature électronique permet de signer électroniquement les devis et les bons de livraison. Si vous souhaitez paramétrer l'emplacement des signatures, vous devez paramétrer un modèle d'édition spécifique :

| 1 | Depuis le menu de paramétrage Paramétrage des éditions > Communes, ouvrez la fiche d'un modèle existant ou cliquez sur dans la barre d'action pour créer un nouveau modèle.

Important

Le modèle d'édition doit être de l'un des types suivants : Devis ou Livraison client.

| 2 | Cliquez sur l'onglet Universign.

| 3 | Pour ajouter des nouvelles coordonnées de signature, cliquez sur l'icône + en haut à droite du tableau.

| 4 | Dans la fenêtre Saisie des coordonnées, renseignez les champs suivants :

Champ | Description
--- | ---
Page | Renseignez le numéro de la page sur laquelle la signature doit être ajoutée. Pour ajouter la signature sur la dernière page, renseignez -1.
X | Renseignez la coordonnée X (abscisse) en pixels pour placer la signature verticalement sur la page. Cette coordonnée doit être renseignée en pixels sur une base de résolution à 72 dpi.
Y | Renseignez la coordonnée Y (ordonnée) en pixels pour placer la signature horizontalement sur la page. Cette coordonnée doit être renseignée en pixels sur une base de résolution à 72 dpi.
Index du signataire | Renseignez l'index du signataire pour définir l'ordre des signatures en fonction de leurs coordonnées. Pour le premier signataire, renseignez 0. Exemple Dans le modèle d'édition, vous ajoutez des coordonnées pour deux signatures. Ces deux signatures sont ajoutées sur la dernière page du document et doivent être alignées au bas de la page. Pour la première signature, vous attribuez l'index 0 et vous positionnez le cartouche en bas à gauche de la page. La seconde signature a un index de 1 et est positionnée en bas à droite. Lorsque vous enverrez le document à signer électroniquement : le premier signataire dans la liste des destinataires signera à l'emplacement sur la gauche (index 0), le deuxième signataire signera à l'emplacement sur la droite (index 1).

| 5 | Cliquez sur Valider.

Les coordonnées de signature sont ajoutées. Vous pouvez ajouter autant de coordonnées que nécessaire pour paramétrer le modèle d'édition.

Envoyer un document pour signature électronique

| 1 | Depuis la fiche du devis en état Validé ou de la livraison, cliquez sur Edition > Éditer et envoyer pour signature électronique.

| 2 | Dans la fenêtre d'envoi, renseignez les informations suivantes :

Champ | Description
--- | ---
Collaborateur | Sélectionnez un collaborateur de la société ou un contact du client depuis la liste d'aide afin de l'ajouter à la liste des destinataires pour la signature électronique. Il est possible d'ajouter autant de collaborateurs ou contacts que nécessaire. Cochez les options correspondantes pour chaque destinataire ajouté : A pour ajouter le collaborateur ou contact en tant que signataire. L'ordre dans lequel les collaborateurs et contacts sont ajoutés correspond à l'ordre d'envoi du document en signature électronique. Lorsque plusieurs destinataires sont renseignés, la demande de signature est envoyée d'abord au premier signataire dans la liste. Une fois que ce premier signataire a signé le document, la demande est envoyée au second signataire, et ainsi de suite. Cc pour ajouter le collaborateur ou contact en copie pour l'envoi final du document signé. Cci pour ajouter le collaborateur ou contact en copie cachée pour l'envoi final du document signé. Note Les destinataires renseignés dans l'onglet Destinataires du devis ou du bon de livraison sont renseignés automatiquement dans la liste des signataires.
Contact client
Modèle | Sélectionnez le modèle d'édition du devis ou bon de livraison depuis la liste déroulante. Ce modèle doit être paramétré au préalable. Si le modèle d'édition sélectionné a été paramétré pour la signature électronique, les signatures seront placées en fonction. Si les cartouches sont destinés à des signataires spécifiques, l'ordre des signataires doit correspondre à l'ordre indiqué par l'index du signataire. Si vous sélectionnez plus de signataires qu'il n'y a de cartouches paramétrés, les signatures supplémentaires seront placées en bas de la dernière page, de droite à gauche. Lorsqu'il y a 2 signatures sur la même ligne, les signatures suivantes sont ajoutées sur la ligne au-dessus, et ainsi de suite. Référence Pour plus d'informations, voir Paramétrer les modèles d'édition. Si le modèle d'édition sélectionné n'a pas été paramétré avec des coordonnées pour les signatures, la première signature est ajoutée en bas à droite de la dernière page du document. La signature suivante est ajoutée sur la gauche. Lorsqu'il y a 2 signatures sur la même ligne, les signatures suivantes sont ajoutées sur la ligne au-dessus, et ainsi de suite.

Astuce

Si vous avez ajouté un collaborateur ou un contact client par erreur dans la liste des destinataires, décochez sa case dans la colonne A pour ne pas lui envoyer le document à signer électroniquement.

| 3 | Cliquez sur Valider.

Un mail contenant un lien Universign vers le document à signer est envoyé au premier destinataire pour signature électronique. Chaque signataire dispose d'un certain délai en nombre de jours pour signer le document, délai qui est déterminé lors du paramétrage du compte chez Universign.

Suivre les signatures électroniques du document

Lorsqu'un devis ou bon de livraison est envoyé pour signature électronique, l'onglet Signatures est ajouté dans la fiche de la pièce de gestion concernée. Cet onglet affiche le tableau des signatures, regroupées d'abord par transaction puis par signataire. Lorsqu'un document est envoyé pour signature électronique, cela correspond à une transaction et donc à une ligne dans le tableau de suivi. Si la transaction est annulée et le document envoyé à nouveau pour signature, une deuxième ligne de transaction est ajoutée dans le tableau. Dépliez une ligne de transaction pour afficher les différents signataires et le statut de chaque signature.

Important

Une fois que tous les signataires ont signé, le document signé est ajouté dans l'onglet des Documents liés. Le document est verrouillé et n'est donc ni modifiable ni supprimable.

Pour chaque signataire, les informations suivantes sont disponibles :

- Les informations concernant la transaction, c'est-à-dire l'envoi en signature électronique. Ces champs sont mis à jour au fur et à mesure des signatures grâce aux informations transmises par Universign.

Note

À chaque changement de statut d'une signature, un mail automatique est envoyé au demandeur, c'est-à-dire à l'adresse mail de l'utilisateur à l'origine de la demande de signature et renseigné dans la colonne Demandeur de la Transaction.

- Les coordonnées du signataire (nom, prénom, adresse mail).
- Le statut de la signature, qui peut être :
  - Invité à signer = Le document a été envoyé pour signature mais le signataire n'a pas encore signé
  - En attente = Le signataire recevra la demande de signature une fois les signatures précédentes obtenues
  - Signé = Le signataire a signé le document
  - Annulé = L'utilisateur a annulé la demande de signature ou l'un des signataires a refusé de signer le document
  - Expiré = Le délai pour signer le document est dépassé et la signature électronique n'est plus disponible
- La date de signature.
- Le motif de refus si le contact ou le collaborateur a refusé de signer le document.

Relancer une demande de signature électronique

Note

Une demande de signature électronique annulée ou expirée ne peut pas être relancée.

Lorsqu'une demande de signature électronique a déjà été envoyée pour un devis ou une livraison, il est possible de relancer le signataire. Lorsqu'une demande est relancée, le délai d'expiration de la transaction est réinitialisé. La relance permet par exemple de donner un délai supplémentaire à un signataire et d'éviter qu'une demande de signature électronique n'expire.

Pour relancer une demande, cliquez sur Edition > Relancer la demande de signature électronique depuis la fiche du devis ou de la livraison. Le signataire en cours, c'est-à-dire la ligne avec le statut Invité à signer, reçoit un mail de relance.

Annuler une demande de signature électronique

Note

Une demande de signature électronique expirée ne peut pas être annulée. L'annulation est également impossible si tous les signataires ont déjà signé le document.

Lorsqu'une demande de signature électronique a déjà été envoyée pour un devis ou une livraison, il est possible d'annuler cette demande.

Depuis la fiche du devis ou de la livraison, cliquez sur Edition > Annuler la demande de signature électronique et confirmez l'annulation de la demande. La demande est annulée pour tous les signataires.