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# Réaliser des virements, prélèvements et avances SEPA

Paramétrer les informations SEPA

Vous devez paramétrer les informations suivantes :

Le journal de trésorerie et les prélèvements / virements

Vous devez créer un ou plusieurs journaux de trésorerie par lesquels se feront les prélèvements ou virements.

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Comptabilité générale > Journaux de trésorerie.

| 2 | Depuis l'onglet Journal de trésorerie, mettez à jour les coordonnées bancaires.

| 3 | Depuis l'onglet Virement / Prélèvements, renseignez les informations des prélèvements / virements liés au journal de trésorerie :

- Renseignez le numéro de donneur d'ordre de prélèvement ou virement (donné par la banque).
- Renseignez obligatoirement le prochain numéro de bordereau.
- Indiquez un répertoire dans lequel sera généré le fichier de transfert, sans inclure le nom du fichier dans le chemin d'accès.

Le mandat de prélèvement

Vous devez paramétrer la Référence Unique de Mandat (RUM).

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Société > Numérotation automatique des pièces.

| 2 | Dans le champ Type, saisissez RUM (obligatoire).

| 3 | Dans le champ Préfixe, saisissez un numéro composé de 35 caractères maximum sans espace ni caractère latin.

| 4 | Dans le champ Etat, sélectionnez l'état Actif.

Note

Seuls les mandats actifs peuvent être utilisés dans les prélèvements.

La fiche société

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Société > Société.

| 2 | Dans le champ ICS, indiquez l'Identifiant Créancier SEPA.

La fiche client pour prélèvement

Tous les clients susceptibles de régler par prélèvement doivent avoir leurs conditions de règlement de type Prélèvement et leurs coordonnées bancaires à jour.

| 1 | Ouvrez la fiche de votre client et cliquez sur l'onglet Finances.

| 2 | Sous la section Conditions de règlement, sélectionnez Prélèvement dans la liste déroulante.

| 3 | Mettez bien à jour les coordonnées bancaires de votre client.

La fiche fournisseur pour virement

Tous les fournisseurs susceptibles d’être payés par virement doivent avoir leur mode de règlement de type Virement à jour.

| 1 | Ouvrez la fiche de votre fournisseur et cliquez sur l'onglet Finances.

| 2 | Sous la section Conditions de règlement, sélectionnez Virement dans la liste déroulante.

| 3 | Mettez bien à jour les coordonnées bancaires de votre fournisseur.

Le batch en cas de nombreux prélèvements

Si vous avez un nombre important de prélèvements à réaliser, il est fortement conseillé de paramétrer le batch adéquat. Il permettra de réaliser la génération des règlements en tâche de fond sans impacter la génération du prélèvement.

Pour cela :

| 1 | Activez le pilote BATCH_PRELEV sur la société qui réalisera les prélèvements puis redémarrez Akuiteo.

| 2 | Créez un utilisateur dédié au batch de prélèvement. Ex : USRBATCHPRELVT. Il permettra de bloquer la modification d'une facture en cours de prélèvement.

| 3 | Allez dans Outils > Paramétrage > Batchs > Batch création et modification > > créez votre batch > Sélectionnez GenererPrelevements et insérez le code de l'utilisateur dédié au batch.

Effectuer un prélèvement SEPA
Créer un mandat

Il y a 2 façons de créer un mandat :

#### Créer un nouveau mandat directement

| 1 | Depuis le menu Trésorerie > Mandats > .

| 2 | Renseignez les informations suivantes :

- Client
- Site client : si le mandat doit être rattaché au RIB du site client
- Type de paiement : Récurrent ou Ponctuel
- État : Brouillon (par défaut)/Actif/Désactivé/Révoqué/Expiré
- SDD Core : cochez si le débiteur est un particulier
- Dates du mandat, d’envoi, de signature et d’échéance
- RUM : numéro généré automatiquement par Akuiteo après enregistrement. Vous pouvez aussi le saisir directement si le DMF 08 14 08 est actif.
- Dates d’activation, de désactivation, d’expiration.
- Date de First : premier prélèvement SEPA émis et traité pour ce mandat, même si il y a déjà eu des prélèvements nationaux émis et acceptés pour ce mandat.

Si le type est Récurrent :

- Encaissement d’ouverture: lien vers l’encaissement ayant généré le FIRST.
- Encaissement de fermeture: lien vers l’encaissement ayant généré le LAST.

Si le type est Ponctuel :

- Encaissement : lien vers l’encaissement (ONE OFF) du mandat.

Il n’est pas possible de créer un nouveau mandat si un mandat brouillon ou actif existe déjà sur le client (ou le site, en fonction du contexte).

#### Créer un mandat depuis la fiche ou le site client

Depuis la fiche client, un onglet mandat vous donnera la possibilité de voir et créer les mandats existants sur ce client (à afficher depuis les préférences utilisateur).

Depuis le site client, un onglet mandat vous donnera la possibilité de voir et créer les mandats existants sur ce client.

Note

Pour pouvoir modifier un mandat, vous devez activer DMF 081403 TRESORERIE / MANDATS / MODIFIER

Pour pouvoir supprimer un mandat, vous devez activer DMF 081404 TRESORERIE / MANDATS / SUPPRIMER (fonction active sur les mandats brouillon uniquement).

Gérer le mandat

#### Activer un mandat

Note

Si le site de facturation de la facture (ou à défaut, le client) ne possède pas de mandat actif, Akuiteo vous le signalera.

Une fois le mandat créé, vous devez l'activer pour pouvoir prélever. Cette fonction n’est active que sur les mandats brouillons.

| 1 | Activez le DMF 081405 TRESORERIE / MANDATS / ACTIVER.

| 2 | Utilisez l'une des fonctions suivantes pour activer le mandat :

- Depuis un mandat, allez dans Édition > Activer le mandat.
- Depuis le résultat de recherche des mandats > clic droit sur une sélection de mandats > Activer les mandats sélectionnés.

Le champ Date d’activation est automatiquement mis à jour à la date courante.

#### Modifier la séquence

Pour les mandats ponctuels, seule la valeur ONE-OFF est disponible pour la séquence.

Pour les mandats récurrents, les valeurs FIRST / RECURRENT / LAST sont disponibles :

- FIRST est appliquée par défaut si le mandat est actif et qu'il n'y a jamais eu de prélèvements.
- RECURRENT est appliquée si le mandat est actif et que la séquence FIRST a déjà été utilisée.
- LAST peut être appliquée manuellement s'il s'agit du dernier prélèvement pour le mandat récurrent.

#### Désactiver un mandat

Cette action permet de désactiver un mandat sans attendre le dernier prélèvement par exemple. Cette fonction n’est active que sur les mandats brouillons.

| 1 | Activez le DMF 081406 TRESORERIE / MANDATS / FORCER DESACTIVATION.

| 2 | Utilisez l'une des fonctions suivantes pour activer le mandat :

- Depuis un mandat > allez dans Édition > Forcer la désactivation du mandat.
- Depuis le résultat de recherche des mandats > clic droit sur une sélection de mandats > Forcer la désactivation des mandats sélectionnés.

La date de désactivation est automatiquement mise à jour à la date courante.

#### Faire expirer le mandat

| 1 | Activez le DMF 081407 TRESORERIE / MANDATS / FORCER DESACTIVATION.

| 2 | Depuis le mandat, allez dans Édition > Faire expirer le mandat.

Rechercher les

Dans cet écran, vous pouvez rechercher les à générer :

| 1 | Allez dans Trésorerie > Editions et traitements en lot > .

L'écran de recherche s'ouvre et une recherche est lancée automatiquement. L'écran des résultats affiche donc la liste de à générer, tous journaux de trésorerie confondus.

| 2 | Renseignez les critères de recherche souhaités :

- Journal de trésorerie : Liste d'aide avec tous les journaux de trésorerie actifs, pour filtrer en fonction du journal lié .
- Collaborateur créateur : Liste d'aide avec tous les collaborateurs actifs, pour filtrer en fonction du collaborateur à l'origine .
- Statut : Permet de filtrer en fonction du statut des (validés ou en cours).

| 3 | Lancez la recherche.

Les résultats de recherche affichent une ligne par correspondant aux critères renseignés.

Astuce

La colonne En-cours affiche, pour chaque ligne, la somme des sur le même journal de trésorerie et à la même date d'opération, pour vous permettre de contrôler que le plafond journalier n'est pas atteint.

Créer

Pour créer qui contiendra les :

| 1 | Cliquez sur dans la barre d'action des résultats de recherche des , ou sur dans la barre d'action de l'écran de recherche .

| 2 | Renseignez les champs suivants :

Champ | Description
--- | ---
Libellé | Renseignez le libellé .
Journal de trésorerie | Sélectionnez le journal de trésorerie lié depuis la liste d'aide. Le journal de trésorerie sélectionné doit être correctement paramétré pour les virements et prélèvements.
Date d'opération | Renseignez la date d'opération .

| 3 | Cliquez sur Valider.

vide est créé et est affiché automatiquement à l'écran.

Saisir des

Depuis l'écran des résultats de recherche, sélectionnez les que vous souhaitez saisir puis cliquez sur dans la barre d'action pour ouvrir l'écran de saisie des . Vous pouvez sélectionner et afficher jusqu'à 5 différents, appartenant à des journaux de trésorerie et des créateurs différents.

Dans l'écran de saisie, chaque est affiché séparément dans son propre tableau, dont les lignes représentent les concernés par . Si le tableau est vide, vous devez alors rajouter les souhaités.

Pour effectuer , vous devez :

1. ajouter les souhaités dans ,
2. valider ,
3. générer le fichier SEPA,
4. générer les afin de et de générer l'écriture de règlement dans le journal de trésorerie.

#### Gérer les

Les fonctions disponibles pour gérer les sont accessibles en haut à droite de chaque tableau :

Fonction | Description
--- | ---
DMF |
Note ne peut pas être modifié. Permet de modifier le libellé, le journal de trésorerie ou la date d'opération . Si vous modifiez l'entête , l'écran de saisie est mis à jour pour afficher uniquement modifié.
| Permet d'ajouter . Référence Pour plus d'informations, voir .
ou |
DMF |
Permet de valider ou de dévalider .
DMF |
Note Le fichier peut seulement être généré si est validé. Permet de générer le fichier SEPA, qui comprend les ajoutés dans le tableau correspondant. Vous devez sélectionner l'emplacement pour enregistrer le fichier généré. Il est possible de regénérer ce fichier SEPA si besoin.
| Note Le fichier SEPA doit être généré avant de pouvoir générer les . Permet de générer les pour les concernés. Lorsque les sont générés : une écriture de règlement est générée dans le journal de trésorerie.
DMF |
Note ne peut pas être supprimé. Permet de supprimer et de retirer automatiquement de l'écran de saisie.

Note

L'ajout de lignes à est uniquement disponible pour les non validés.

| 1 | Depuis l'écran de saisie des , cliquez sur en haut à droite du tableau pour concerné.

| 2 | Renseignez les critères de recherche souhaités puis lancez la recherche.

La liste des résultats affiche les lignes correspondant aux critères de recherche.

Note

Dans la colonne Statut :

- L'icône est affichée pour les qui ne sont pas déjà dans .
- L'icône est affichée et la ligne est en rouge si le BIC et l'IBAN ne sont pas correctement renseignés dans la fiche du . Dans ce cas, la ligne peut tout de même être ajoutée .
- L'icône est affichée et la ligne est en gras si cette ligne a déjà été ajoutée à . Dans ce cas, la ligne .

| 3 | Cochez ou les à ajouter puis :

- cliquez sur dans la barre d'action.
- faites un clic droit dans le tableau et cliquez sur .

Les lignes cochées sont ajoutées concerné.

#### Gérer les

Note

Si est validé, les fonctions suivantes ne sont plus disponibles.

Depuis un clic droit sur une ou plusieurs lignes dans :

Fonction | Description
--- | ---
Supprimer les lignes sélectionnées | Permet de supprimer la ou les lignes sélectionnées .
Associer une adresse de règlement | Permet de modifier l'adresse du site à utiliser comme adresse de règlement pour la ligne sélectionnée : S'il y a plusieurs adresses, cochez la ligne souhaitée. S'il n'y a qu'une seule ligne, c'est cette adresse qui est sélectionnée sans autre choix possible. Les adresses disponibles correspondent aux adresses des sites liés et pour lesquels dans la section Utilisation du site. Cette fonction est également accessible en double-cliquant sur la ligne souhaitée.
Transférer |
DMF |
Permet de transférer une ou plusieurs lignes vers de l'écran de saisie. Dans la fenêtre, sélectionnez cible depuis la liste déroulante. Cette liste déroulante affiche en cours (non validés) qui sont affichés en plus source dans l'écran de saisie.

Effectuer un virement SEPA
Rechercher les

Dans cet écran, vous pouvez rechercher les à générer :

| 1 | Allez dans Trésorerie > Editions et traitements en lot > .

L'écran de recherche s'ouvre et une recherche est lancée automatiquement. L'écran des résultats affiche donc la liste de à générer, tous journaux de trésorerie confondus.

| 2 | Renseignez les critères de recherche souhaités :

- Journal de trésorerie : Liste d'aide avec tous les journaux de trésorerie actifs, pour filtrer en fonction du journal lié .
- Collaborateur créateur : Liste d'aide avec tous les collaborateurs actifs, pour filtrer en fonction du collaborateur à l'origine .
- Statut : Permet de filtrer en fonction du statut des (validés ou en cours).

| 3 | Lancez la recherche.

Les résultats de recherche affichent une ligne par correspondant aux critères renseignés.

Astuce

La colonne En-cours affiche, pour chaque ligne, la somme des sur le même journal de trésorerie et à la même date d'opération, pour vous permettre de contrôler que le plafond journalier n'est pas atteint.

Créer

Pour créer qui contiendra les :

| 1 | Cliquez sur dans la barre d'action des résultats de recherche des , ou sur dans la barre d'action de l'écran de recherche .

| 2 | Renseignez les champs suivants :

Champ | Description
--- | ---
Libellé | Renseignez le libellé .
Journal de trésorerie | Sélectionnez le journal de trésorerie lié depuis la liste d'aide. Le journal de trésorerie sélectionné doit être correctement paramétré pour les virements et prélèvements.
Date d'opération | Renseignez la date d'opération .

| 3 | Cliquez sur Valider.

vide est créé et est affiché automatiquement à l'écran.

Saisir des

Depuis l'écran des résultats de recherche, sélectionnez les que vous souhaitez saisir puis cliquez sur dans la barre d'action pour ouvrir l'écran de saisie des . Vous pouvez sélectionner et afficher jusqu'à 5 différents, appartenant à des journaux de trésorerie et des créateurs différents.

Dans l'écran de saisie, chaque est affiché séparément dans son propre tableau, dont les lignes représentent les concernés par . Si le tableau est vide, vous devez alors rajouter les souhaités.

Pour effectuer , vous devez :

1. ajouter les souhaités dans ,
2. valider ,
3. générer le fichier SEPA,
4. générer les afin de et de générer l'écriture de règlement dans le journal de trésorerie.

#### Gérer les

Les fonctions disponibles pour gérer les sont accessibles en haut à droite de chaque tableau :

Fonction | Description
--- | ---
DMF |
Note ne peut pas être modifié. Permet de modifier le libellé, le journal de trésorerie ou la date d'opération . Si vous modifiez l'entête , l'écran de saisie est mis à jour pour afficher uniquement modifié.
| Permet d'ajouter . Référence Pour plus d'informations, voir .
ou |
DMF |
Permet de valider ou de dévalider .
DMF |
Note Le fichier peut seulement être généré si est validé. Permet de générer le fichier SEPA, qui comprend les ajoutés dans le tableau correspondant. Vous devez sélectionner l'emplacement pour enregistrer le fichier généré. Il est possible de regénérer ce fichier SEPA si besoin.
| Note Le fichier SEPA doit être généré avant de pouvoir générer les . Permet de générer les pour les concernés. Lorsque les sont générés : une écriture de règlement est générée dans le journal de trésorerie.
DMF |
Note ne peut pas être supprimé. Permet de supprimer et de retirer automatiquement de l'écran de saisie.

Note

L'ajout de lignes à est uniquement disponible pour les non validés.

| 1 | Depuis l'écran de saisie des , cliquez sur en haut à droite du tableau pour concerné.

| 2 | Renseignez les critères de recherche souhaités puis lancez la recherche.

La liste des résultats affiche les lignes correspondant aux critères de recherche.

Note

Dans la colonne Statut :

- L'icône est affichée pour les qui ne sont pas déjà dans .
- L'icône est affichée et la ligne est en rouge si le BIC et l'IBAN ne sont pas correctement renseignés dans la fiche du . Dans ce cas, la ligne peut tout de même être ajoutée .
- L'icône est affichée et la ligne est en gras si cette ligne a déjà été ajoutée à . Dans ce cas, la ligne .

| 3 | Cochez ou les à ajouter puis :

- cliquez sur dans la barre d'action.
- faites un clic droit dans le tableau et cliquez sur .

Les lignes cochées sont ajoutées concerné.

#### Gérer les

Note

Si est validé, les fonctions suivantes ne sont plus disponibles.

Depuis un clic droit sur une ou plusieurs lignes dans :

Fonction | Description
--- | ---
Supprimer les lignes sélectionnées | Permet de supprimer la ou les lignes sélectionnées .
Associer une adresse de règlement | Permet de modifier l'adresse du site à utiliser comme adresse de règlement pour la ligne sélectionnée : S'il y a plusieurs adresses, cochez la ligne souhaitée. S'il n'y a qu'une seule ligne, c'est cette adresse qui est sélectionnée sans autre choix possible. Les adresses disponibles correspondent aux adresses des sites liés et pour lesquels dans la section Utilisation du site. Cette fonction est également accessible en double-cliquant sur la ligne souhaitée.
Transférer |
DMF |
Permet de transférer une ou plusieurs lignes vers de l'écran de saisie. Dans la fenêtre, sélectionnez cible depuis la liste déroulante. Cette liste déroulante affiche en cours (non validés) qui sont affichés en plus source dans l'écran de saisie.

Effectuer une avance SEPA
Rechercher les

Dans cet écran, vous pouvez rechercher les à générer :

| 1 | Allez dans Trésorerie > Editions et traitements en lot > .

L'écran de recherche s'ouvre et une recherche est lancée automatiquement. L'écran des résultats affiche donc la liste de à générer, tous journaux de trésorerie confondus.

| 2 | Renseignez les critères de recherche souhaités :

- Journal de trésorerie : Liste d'aide avec tous les journaux de trésorerie actifs, pour filtrer en fonction du journal lié .
- Collaborateur créateur : Liste d'aide avec tous les collaborateurs actifs, pour filtrer en fonction du collaborateur à l'origine .
- Statut : Permet de filtrer en fonction du statut des (validés ou en cours).

| 3 | Lancez la recherche.

Les résultats de recherche affichent une ligne par correspondant aux critères renseignés.

Astuce

La colonne En-cours affiche, pour chaque ligne, la somme des sur le même journal de trésorerie et à la même date d'opération, pour vous permettre de contrôler que le plafond journalier n'est pas atteint.

Créer

Pour créer qui contiendra les :

| 1 | Cliquez sur dans la barre d'action des résultats de recherche des , ou sur dans la barre d'action de l'écran de recherche .

| 2 | Renseignez les champs suivants :

Champ | Description
--- | ---
Libellé | Renseignez le libellé .
Journal de trésorerie | Sélectionnez le journal de trésorerie lié depuis la liste d'aide. Le journal de trésorerie sélectionné doit être correctement paramétré pour les virements et prélèvements.
Date d'opération | Renseignez la date d'opération .

| 3 | Cliquez sur Valider.

vide est créé et est affiché automatiquement à l'écran.

Saisir des

Depuis l'écran des résultats de recherche, sélectionnez les que vous souhaitez saisir puis cliquez sur dans la barre d'action pour ouvrir l'écran de saisie des . Vous pouvez sélectionner et afficher jusqu'à 5 différents, appartenant à des journaux de trésorerie et des créateurs différents.

Dans l'écran de saisie, chaque est affiché séparément dans son propre tableau, dont les lignes représentent les concernés par . Si le tableau est vide, vous devez alors rajouter les souhaités.

Pour effectuer , vous devez :

1. ajouter les souhaités dans ,
2. valider ,
3. générer le fichier SEPA,
4. générer les afin de et de générer l'écriture de règlement dans le journal de trésorerie.

#### Gérer les

Les fonctions disponibles pour gérer les sont accessibles en haut à droite de chaque tableau :

Fonction | Description
--- | ---
DMF |
Note ne peut pas être modifié. Permet de modifier le libellé, le journal de trésorerie ou la date d'opération . Si vous modifiez l'entête , l'écran de saisie est mis à jour pour afficher uniquement modifié.
| Permet d'ajouter . Référence Pour plus d'informations, voir .
ou |
DMF |
Permet de valider ou de dévalider .
DMF |
Note Le fichier peut seulement être généré si est validé. Permet de générer le fichier SEPA, qui comprend les ajoutés dans le tableau correspondant. Vous devez sélectionner l'emplacement pour enregistrer le fichier généré. Il est possible de regénérer ce fichier SEPA si besoin.
| Note Le fichier SEPA doit être généré avant de pouvoir générer les . Permet de générer les pour les concernés. Lorsque les sont générés : une écriture de règlement est générée dans le journal de trésorerie.
DMF |
Note ne peut pas être supprimé. Permet de supprimer et de retirer automatiquement de l'écran de saisie.

Note

L'ajout de lignes à est uniquement disponible pour les non validés.

| 1 | Depuis l'écran de saisie des , cliquez sur en haut à droite du tableau pour concerné.

| 2 | Renseignez les critères de recherche souhaités puis lancez la recherche.

La liste des résultats affiche les lignes correspondant aux critères de recherche.

Note

Dans la colonne Statut :

- L'icône est affichée pour les qui ne sont pas déjà dans .
- L'icône est affichée et la ligne est en rouge si le BIC et l'IBAN ne sont pas correctement renseignés dans la fiche du . Dans ce cas, la ligne peut tout de même être ajoutée .
- L'icône est affichée et la ligne est en gras si cette ligne a déjà été ajoutée à . Dans ce cas, la ligne .

| 3 | Cochez ou les à ajouter puis :

- cliquez sur dans la barre d'action.
- faites un clic droit dans le tableau et cliquez sur .

Les lignes cochées sont ajoutées concerné.

#### Gérer les

Note

Si est validé, les fonctions suivantes ne sont plus disponibles.

Depuis un clic droit sur une ou plusieurs lignes dans :

Fonction | Description
--- | ---
Supprimer les lignes sélectionnées | Permet de supprimer la ou les lignes sélectionnées .
Associer une adresse de règlement | Permet de modifier l'adresse du site à utiliser comme adresse de règlement pour la ligne sélectionnée : S'il y a plusieurs adresses, cochez la ligne souhaitée. S'il n'y a qu'une seule ligne, c'est cette adresse qui est sélectionnée sans autre choix possible. Les adresses disponibles correspondent aux adresses des sites liés et pour lesquels dans la section Utilisation du site. Cette fonction est également accessible en double-cliquant sur la ligne souhaitée.
Transférer |
DMF |
Permet de transférer une ou plusieurs lignes vers de l'écran de saisie. Dans la fenêtre, sélectionnez cible depuis la liste déroulante. Cette liste déroulante affiche en cours (non validés) qui sont affichés en plus source dans l'écran de saisie.

À savoir

##### Puis-je modifier mes coordonnées bancaires si un mandat existe ?

Afin de simplifier les prélèvements SEPA dans Akuiteo, il n'est pas possible de modifier les coordonnées bancaires d’un client ou d’un site lorsqu’il existe un mandat actif.

La solution est donc de créer un nouveau mandat à chaque modification de coordonnées bancaires du débiteur.

##### Lorsque je génère les prélèvements, le client sort en FIRST alors que j'ai déjà opéré des prélèvements SEPA sur ce client. Il devrait pourtant être en RECURRENT ?

L'encaissement du premier prélèvement FIRST a été supprimé manuellement. Ceci a mis la date du FIRST à vide.

En forçant manuellement la date du FIRST sur le mandat, le prochain prélèvement sera bien RECURRENT.

##### Que signifie le message "la séquence doit être la même pour tous les prélèvements" ?

Les banques refusent la mixité dans un même prélèvement. C’est pourquoi il faut d’abord générer un fichier pour les FIRST et ensuite pour le RECURRENT.