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# Vérifier les arriérés client et fournisseur

Important

Les niveaux et les options de relance doivent être paramétrés pour utiliser les relances. Pour plus d'informations, voir Paramétrage général.

Vérifier la balance âgée

À travers votre balance Akuiteo, vous avez accès à tous les comptes client ou fournisseur dont les comptes ne sont pas soldés.

Vous pouvez ainsi relancer vos clients sur les factures impayées selon l’échéance de règlement prévu.

| 1 | Pour lancer la balance, allez dans Tableaux de bord > Trésorerie > Balance âgée client / fournisseur.

| 2 | Dans l'écran de la balance, sélectionnez les informations à afficher, masquer ou regrouper.

| 3 | Appuyez sur Entrée. Un tableau de résultats s'affiche dans lequel vous retrouvez les éléments de votre balance âgée, à savoir :

- Le compte client ou fournisseur
- Le nom et code du client.
- Le détail des opérations (date, n° de pièce comptable, libellé)
- Le nombre de jours qui sépare la date de facture et le jour d’édition de la balance âgée (moins de 30 jours, plus de 30 jours, plus de 60 jours, plus de 90 jours, plus de 180 jours.).
- Le montant de chaque opération.

Relancer manuellement

Il est possible de relancer un ou plusieurs clients avec un mail ou un courrier de relance.

Définir les clients ou les factures à relancer

Pour pouvoir relancer un client, vérifiez que l'option Manuellement est cochée dans la section Relancer de l'onglet Finances. Si l'option n'est pas cochée, allez dans le menu Edition > Suivi comptable > Relance > Activer la relance manuelle. Ainsi, toutes les factures associées au client peuvent être relancées.

Il est possible d'exclure une facture de la relance, temporairement ou non. Depuis la facture, allez dans le menu Edition > Relance et cliquez sur :

- Activer le blocage de la relance manuelle pour cocher l'option Ne pas relancer manuellement dans l'en-tête de la facture.
- Activer le blocage temporaire de la relance pour cocher l'option Ne pas relancer temporairement dans l'en-tête de la facture.

Pour désactiver le blocage de la relance, allez dans le menu Edition > Relance > Arrêter le blocage de la relance manuelle ou Arrêter le blocage temporaire de la relance.

Relancer un client par mail

Important

Ce mode de relance n'incrémente pas automatiquement les niveaux de relance.

Ouvrez une fiche client et allez dans Édition > Suivi comptable > Suivi de l’arriéré.

Sous l'onglet Suivi de l'arriéré, vous retrouvez la liste des contacts du client et la liste des factures non soldées.

Notes

Seuls les contacts marqués comme Décideur, Interlocuteur Financier, Interlocuteur Principal seront visibles dans la liste.

L’e-mail utilisé sera celui défini dans la section Identité ou dans la section Coordonnées chez le client.

Si les deux e-mails sont renseignés, celui de la section Coordonnées chez le client sera pris en compte.

#### Relancer les clients

| 1 | Sélectionnez le ou les contacts ou factures concerné(e)s.

| 2 | Faites un clic droit sur la liste des factures et sélectionnez l'option au choix :

- Relancer par mail les contacts sélectionnés pour relancer votre client.
- Relancer par mail les responsables des factures sélectionnées pour une relance en interne, c'est-à-dire relancer les responsables d’affaire.
- Communiquer par mail les informations de l’arriéré des factures sélectionnées pour une relance en interne.

#### Mettre à jour les informations de l’arriéré

Une fois la relance effectuée, vous devez mettre à jour les informations de l’arriéré pour avoir un suivi. Cette mise à jour peut se faire unitairement ou en lot.

Pour mettre à jour en lot, faites un clic droit sur les lignes et sélectionnez Modifiez les informations d'arriéré en lot.

Pour mettre à jour unitairement, ouvrez la ligne de facture pour en voir le détail.

Note

Les statuts de l’échéance sont paramétrables. À chaque mise à jour des champs commentaire, vous pouvez avoir un historique.

Relancer un ou plusieurs clients par mail

| 1 | Allez dans Gestion > Ventes > Factures et lancez une recherche avec les critères suivants :

- Non soldées
- Relançables manuellement
- Sous la section Libellés, Commentaires, Infos arriérés, cochez la case Afficher les informations arriérés pour afficher les échéances et filtrer sur les dates

Vous obtenez alors la liste des échéances répondant à vos critères, avec la date de la dernière relance, le niveau de relance actuel et les échéances dépassées (en rouge).

| 2 | Depuis ce résultat de recherche, faites un clic droit sur la ou les lignes sélectionnées et cliquez sur Relancer par mail les factures sélectionnées.

La fenêtre qui s'affiche vous donne la liste des échéances qui seront relancées :

- Niveau de relance : définit le niveau de relance appliqué à l’échéance
- Date de relance : date de la dernière relance

| 3 | Vous pouvez ensuite, en faisant un clic droit sur une ou plusieurs lignes :

- Décrémenter le niveau de relance
- Incrémenter le niveau de relance
- Effacer de la liste de recherche

| 4 | Cliquez sur Valider.

| 5 | Dans la fenêtre Relancer par mail, renseignez les champs suivants :

Champ | Description
--- | ---
Collaborateur | Sélectionnez un collaborateur depuis la liste d'aide pour l'ajouter à la liste des expéditeurs. Il est possible d'ajouter autant de collaborateurs que nécessaire. Le collaborateur sélectionné est ajouté automatiquement dans le tableau : Cochez De pour expédier le mail avec l'adresse mail du collaborateur. Cochez Cc pour ajouter l'adresse mail du collaborateur en copie du mail. Cochez Cci pour ajouter l'adresse mail du collaborateur en copie cachée du mail.
E-Mail | Renseignez une adresse mail puis appuyez sur la touche Tab pour l'ajouter à la liste des expéditeurs. Il est possible d'ajouter autant d'adresses email que nécessaire. L'adresse est ajoutée automatiquement dans le tableau : Cochez De pour expédier le mail avec l'adresse mail renseignée. Cochez Cc pour ajouter l'adresse mail renseignée en copie du mail. Cochez Cci pour ajouter l'adresse mail renseignée en copie cachée du mail.

| 6 | Cliquez sur :

- Envoyer pour envoyer directement les mails de relance.
- Ouvrir Outlook pour ouvrir les mails de relance depuis l'interface d'Outlook afin de vérifier chaque mail avant de l'envoyer.

Relancer les clients par courrier

| 1 | Allez dans Gestion > Ventes > Factures et lancez une recherche avec les critères suivants :

- Non soldées
- Relançables manuellement
- Sous la section Libellés, Commentaires, Infos arriérés, cochez la case Afficher les informations arriérés pour afficher les échéances et filtrer sur les dates

Vous obtenez alors la liste des échéances répondant à vos critères, avec la date de la dernière relance, le niveau de relance actuel et les échéances dépassées (en rouge).

| 2 | Depuis ce résultat de recherche, faites un clic droit sur la ou les lignes sélectionnées et cliquez sur Générer des lettres de relance automatique.

La fenêtre qui s'affiche vous donne la liste des échéances qui seront relancées :

- Niveau de relance : définit le niveau de relance appliqué à l’échéance
- Date de relance : date de la dernière relance

| 3 | Vous pouvez ensuite, en faisant un clic droit sur une ou plusieurs lignes :

- Décrémenter le niveau de relance
- Incrémenter le niveau de relance
- Effacer de la liste de recherche

| 4 | Sélectionnez l'Extension depuis la liste déroulante puis cliquez sur Valider.

Les courriers de relance sont ouverts dans le format de l'extension sélectionnée.

Relancer automatiquement
Définir les clients ou les factures à relancer

Pour pouvoir relancer un client, vérifiez que l'option Automatiquement est cochée dans la section Relancer de l'onglet Finances. Si l'option n'est pas cochée, allez dans le menu Edition > Suivi comptable > Relance > Activer la relance automatique. Ainsi, toutes les factures associées au client peuvent être relancées.

Il est possible d'exclure une facture de la relance, temporairement ou non. Depuis la facture, allez dans le menu Edition > Relance :

- Activer le blocage de la relance automatique pour cocher l'option Ne pas relancer automatiquement dans l'en-tête de la facture.
- Activer le blocage temporaire de la relance pour cocher l'option Ne pas relancer temporairement dans l'en-tête de la facture.

Pour désactiver le blocage de la relance, allez dans le menu Edition > Relance > Arrêter le blocage de la relance automatique ou Arrêter le blocage temporaire de la relance.

Programmer un batch

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Batchs > Batch création et modification.

| 2 | Créez un batch et sélectionnez le modèle RelancesAutomatiques.

Veuillez contacter votre référent Akuiteo pour plus d 'informations sur les batchs.

Lancer les relances

Pour toutes les échéances non-réglées sur les factures client, le batch déterminera à partir de la date d’échéance le niveau de relance à utiliser à l’aide des bornes min et max paramétrées. Il vérifiera que le niveau inférieur a bien été utilisé la fois d’avant.

Les destinataires :

- Les contacts topés Décideur, Interlocuteur Financier, Interlocuteur Principal sur le client.
- Les destinataires en copie sont ceux définis dans le paramétrage du batch.

Nombre d'e-mails reçus :

- Si les clients à facturer ET destinataires ET copies ET niveaux sont les mêmes, vous obtiendrez un même mail.
- Sinon il y aura un mail par facture.

Une fois le mail envoyé :

- Le niveau de relance sera mis à jour dans l’échéance.
- La date de relance sera positionnée dans le champ Dernière relance.
- Le commentaire dans l’échéance sera mis à jour avec la phrase Relancé automatiquement par mail le DD/MM/YYYY.