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# Batch Arkhineo

Important

Pour pouvoir activer le batch Arkhineo et archiver vos PDF originaux, contactez votre chef de projets Akuiteo.

Un PDF original archivé dans le coffre-fort numérique Arkhineo ne peut jamais être supprimé du coffre-fort.

Le batch Arkhineo permet de mettre en place l'archivage à valeur probante des PDF originaux générés par Akuiteo. Ainsi, tous les PDF originaux et cachetés disponibles dans l'entrepôt des documents ou au répertoire indiqué dans le paramétrage du cachetage sont envoyés vers un coffre-fort numérique Arkhineo et sont ainsi archivés.

Les documents cachetés et archivés sont toujours accessibles depuis l'Application Desktop par le client. Cependant, le contenu du coffre-fort n'est pas accessible ni administrable par le client, seul Akuiteo gère ce coffre-fort.

Note

Si vous souhaitez accéder à votre coffre-fort ou récupérer son contenu, par exemple en cas de contrôle fiscal, faites une demande au support d'Akuiteo. Toutes les modalités d'accès et de récupération sont prévues au contrat.

Seuls les documents cachetés sont archivés afin de garantir un archivage à valeur probante.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage et l'activation du cachetage, voir Paramétrer le cachetage des PDF originaux.

Créer le batch

Important

Les paramètres du batch sont différents pour les environnements de production et de test, notamment les identifiants Arkhineo.

Deux types de section sont disponibles chez Arkhineo :

- une section pour l'archivage à 6 ans, conseillé pour les justificatifs de notes de frais,
- une section pour l'archivage à 10 ans, conseillé pour les factures.

Si vous utilisez une section seulement : paramétrez un seul batch Arkhineo en renseignant le ou les types de documents souhaités.

Si vous utilisez les deux sections pour l'archivage de vos documents : paramétrez 2 batchs Arkhineo (un par section) en renseignant les types de documents en fonction de la section d'archivage.

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage puis ouvrez les menus Batchs > Batch création et modification.

Un écran de résultats s'ouvre et affiche la liste des batchs existant.

| 2 | Dans l'écran de résultats, cliquez sur dans la barre d'action.

| 3 | Dans l'écran Nouveau Batch, renseignez le Code et le Libellé du batch puis sélectionnez Arkhineo dans la liste déroulante du champ Modèle de batch.

| 4 | Renseignez les paramètres du batch. Pour connaître le détail des paramètres, voir Paramétrer le batch.

| 5 | Enregistrez le batch.

Lorsque le batch est lancé, Akuiteo scanne l'entrepôt des documents ou les répertoires spécifiques renseignés dans le paramétrage du cachetage. Tous les PDF originaux des types concernés (notes de frais, factures/avoirs client, factures/avoirs fournisseur) qui possèdent un cachet sont récupérés et envoyés vers le coffre-fort numérique Arkhineo.

Note

Si l'utilisateur qui lance le batch est paramétré sur *****, les documents liés aux pièces de gestion sont scannés pour toutes les sociétés confondues.

Si l'utilisateur est paramétré sur une société, un filtre est appliqué et seuls les documents liés aux pièces de la société en question sont scannés.

Une fois qu'un PDF cacheté est archivé, celui-ci ne pourra pas être archivé à nouveau. Dans l'Application Desktop, la fiche d'un document archivé comprend :

- la mention Archivage du document Arkhineo en date du... dans sa Description,
- la date de transmission à Arkhineo dans le champ Transmis le de la section Publication.

Paramétrer le batch

Code | Description | Type | Obligatoire | Valeur par défaut
--- | --- | --- | --- | ---
`ALWAYS_SEND_MAIL` | Lorsque le paramètre est Vrai, le log du batch est envoyé par mail même si l'exécution du batch s'est déroulée sans erreur (statut completed). Le mail est envoyé à l'adresse renseignée dans le paramètre `BATCH_MAIL`. | Booléen | Non |
`ARKHINEO_WEB_SERVICE_LOGIN` | Login pour se connecter au web service Arkhineo, fourni par Akuiteo. | Chaîne | Oui |
`ARKHINEO_WEB_SERVICE_PASSWORD` | Mot de passe associé au login pour se connecter au web service Arkhineo, fourni par Akuiteo. | Chaîne | Oui |
`ARKHINEO_WEB_SERVICE_URL` | URL pour se connecter au web service Arkhineo, fournie par Akuiteo. | Chaîne | Oui |
`BATCH_DEBUG_PARAMS` | Lorsque le paramètre est Vrai, le détail des paramètres du batch est affiché dans les logs. | Booléen | Non |
`BATCH_LOG_CONSOLE` | Lorsque le paramètre est Vrai, les logs sont affichés dans la console. | Booléen | Non |
`BATCH_LOG_FILE` | Nom du répertoire dans lequel le fichier de log est enregistré. | Chaîne Ex : C:\AKUITEO\logs_batch | Non |
`BATCH_LOG_ID` | Identifiant du fichier de log. | Chaîne | Non |
`BATCH_LOG_LEVEL` | Niveau de log. | Chaîne Ex : LOG;WARN | Non |
`BATCH_MAIL` | Adresse mail du destinataire des logs en cas d'erreur. | Chaîne Ex : support@akuiteo.com | Oui |
`BATCH_MAIL_CC` | Adresse mail du destinataire en copie des logs en cas d'erreur. | Chaîne Ex : support@akuiteo.com | Non |
`BATCH_MAIL_CCI` | Adresse mail du destinataire en copie cachée des logs en cas d'erreur. | Chaîne Ex : support@akuiteo.com | Non |
`BATCH_MAIL_FROM` | Adresse mail de l'expéditeur des logs en cas d'erreur. | Chaîne Ex : support@akuiteo.com | Non | mail. postmaster
`BATCH_MAIL_REPLY_TO` | Adresse mail à qui la réponse au mail contenant les logs doit être adressée. | Chaîne Ex : support@akuiteo.com | Non |
`BATCH_PWD` | Mot de passe de l'utilisateur lançant le batch. Ce mot de passe doit être associé au `BATCH_USER` renseigné. | Chaîne | Oui |
`BATCH_USER` | Identifiant de l'utilisateur lançant le batch. | Chaîne | Oui |
`CODE_CLIENT` | Code du client, fourni par Akuiteo. Si le code client n'est pas renseigné, le code C2181 est utilisé par défaut. | Chaîne | Non |
`DATE_CREATION` | Permet de renseigner une date de début de traitement pour le batch. Si une date est renseignée, le batch traitera uniquement les PDF cachetés à partir de cette date. Si aucune date n'est renseignée, tous les PDF cachetés non traités depuis la dernière exécution du batch seront traités. | Date | Non |
`IDENTIFIANT_COFFRE` | Identifiant du coffre Arkhineo dans lequel les documents sont archivés. Cet identifiant est fourni par Akuiteo. | Chaîne | Oui |
`IDENTIFIANT_COMPARTIMENT` | Identifiant du compartiment client qui se trouve dans la section de destination dans laquelle les documents sont archivés. Cet identifiant est fourni par Akuiteo. | Chaîne | Oui |
`IDENTIFIANT_SECTION` | Identifiant de la section du coffre Arkhineo dans laquelle les documents sont archivés. Cet identifiant est fourni par Akuiteo. | Chaîne | Oui |
`TYPES_DOCUMENTS_PRIS_EN_COMPTE` | Renseignez le ou les types de documents à archiver lors du lancement du batch. Chaque type de document doit être séparé par un point-virgule. Les valeurs suivantes sont disponibles : `NDF` pour les notes de frais `FACCLI` pour les factures et avoirs client `FACFOU` pour les factures et avoirs fournisseur Un type de document ne peut être paramétré qu'une seule fois dans un seul batch. | Chaîne Ex : NDF;FACCLI;FACFOU | Oui |