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# Mettre en place l'offre de formation

Le module Formation Continue est découpé de la manière suivante.

##### Prérequis

Pour utiliser au mieux ce module, vous devez :

- Importer vos données existantes (un archivage est possible). Cette opération s'effectue en collaboration avec votre interlocuteur Akuiteo.
- Créer une fiche Intervenant depuis le menu Formation > Intervenants > . Pour plus d'information, consultez Créer les fiches Intervenant.
- Avoir créé une fiche Contact Stagiaire et une fiche Contact Interlocuteur Formation depuis le module Tiers. Pour plus d'information, consultez Ajouter un contact.
- Paramétrer les lieux de déroulement de la formation. Pour plus d'information, consultez la section Ajouter des lieux de formation.
- Paramétrer les produits vendus de type formation incluant sa famille et sous-famille.

##### Recommandation

Si nécessaire, il vous est possible de créer une opportunité pour définir le besoin en formation. A partir de cette opportunité, vous pouvez ensuite créer automatiquement une affaire et mettre en place votre offre de formation. Le principe est le même que pour les opportunités du module Ventes d' Akuiteo.

Pour créer une opportunité :

- Depuis le module Formation, allez dans Formation > Opportunité et cochez la case Formation pour activer le menu Édition et ainsi créer une nouvelle session inter/intra.
- Depuis une fiche Événement liée à un prospect (ex : rendez-vous téléphonique), allez dans Édition > Créer une pièce de gestion > Créer une opportunité de formation.

Ajouter des lieux de formation
Ajouter un lieu de formation

| 1 | Allez dans Formation > Lieux de formation et salles >.

| 2 | Renseignez le nom d'appel et les coordonnées physique et téléphonique du lieu.

| 3 | Sélectionnez le type de lieu :

- interne : si le lieu fait partie de votre établissement
- externe : si le lieu ne fait pas partie de votre établissement, si vous louez une salle par exemple.

| 4 | Ajoutez des commentaires dans les champs de texte libre puis indiquez les horaires de disponibilité du lieu.

| 5 | Cliquez sur l'onglet Adresses secondaires pour en ajouter si besoin et sauvegardez.

Ajouter une salle de formation

| 1 | Cliquez sur l'onglet Salles > > .

| 2 | Nommez la salle et indiquez sa capacité.

| 3 | Ajoutez un commentaire si besoin et cliquez sur pour ajouter la salle dans la liste.

| 4 | Répétez l'opération pour ajouter de nouvelles salles et sauvegardez.

Réserver une salle

| 1 | Cliquez sur l'onglet Affectation > > .

| 2 | Sélectionnez la salle et les session/partie/séance qui se dérouleront en son sein.

| 3 | Précisez les dates de déroulement de la formation et cliquez sur pour l'ajouter dans la liste :

- Si vous renseignez une séance, les dates de la séance sont automatiquement mises à jour.
- Si vous ne renseignez pas d'UI, toutes les UI comprises entre les dates de début et de fin se dérouleront dans cette salle par défaut.

| 4 | Répétez l'opération si besoin et sauvegardez.

Si vous voulez consulter les salles réservées pour une période donnée :

1. Saisissez les dates dans les champs correspondants.
2. Cliquez sur . La liste des salles s'affiche.

Fermer/Réouvrir un lieu de formation

DMF | 180611 FORMATION CONTINUE CENTRE_FORMATION FERMER LE LIEU DE FORMATION 180612 FORMATION CONTINUE CENTRE_FORMATION REOUVRIR LE LIEU DE FORMATION

Un lieu de formation peut être fermé lorsque ce lieu ne doit plus être utilisé pour des sessions de formation.

| 1 | Depuis la fiche d'un lieu de formation, cliquez sur Edition > Fermer le lieu.

| 2 | Renseignez la Date de fin de validité du lieu.

| 3 | Cliquez sur Valider.

Le lieu de formation est fermé.

Depuis la fiche d'un lieu de formation fermé, cliquez sur Edition > Réouvrir le lieu puis validez pour pouvoir utiliser ce lieu de formation à nouveau.

Créer les fiches Intervenant

| 1 | Allez dans Formation > Intervenants.

| 2 | Saisissez les coordonnées de l'intervenant.

| 3 | Si c'est un de vos collaborateurs, saisissez son code. Autrement, ne mettez rien. Ses informations sont alors rapatriées automatiquement dans la fiche Intervenant.

| 4 | Dans le champ déroulant Statut, sélectionnez le profil de l'intervenant. Cette information sera contenue dans le Bilan Pédagogique et Financier.

| 5 | Le champ Mode est automatiquement mis à jour en fonction du statut. Modifiez-le si besoin. 3 modes sont possibles :

- SALAIRE : l'intervenant est un collaborateur salarié de l'organisme
- SANS : l'intervenant est bénévole
- PRESTATION : l'intervenant est un prestataire externe. Dans ce cas, on va générer un bon de livraison et des paiements dans la chaîne Achat.

| 6 | Renseignez le produit acheté qui apparaîtra dans le bon de livraison.

| 7 | Cochez la case Planifié pour pouvoir générer le planning de l'intervenant et Consulter les plannings liés à la formation lors de l'affectation d'une intervention sur une Unité d'Intervention.

| 8 | Renseignez le fournisseur dans la section Association située sur la droite afin de générer un bon de livraison automatiquement.

Créer un catalogue de formation

Un catalogue de formation correspond à une offre de stages dans Akuiteo. C’est l’élément le plus haut dans la structure de la formation continue. Il est obligatoire si vous organisez une formation de nature Inter.

| 1 | Allez dans Formation > Stages > .

| 2 | Donnez un code et un libellé à votre stage.

| 3 | Indiquez la nature du stage : inter ou intra.

| 4 | Dans le champ Resp. de stage, renseignez le responsable pédagogique qui a mis en place le stage.

| 5 | Dans le champ Niveau de formation, indiquez le niveau atteint une fois la formation suivie, ce qui permettra d’alimenter le Bilan Pédagogique et Financier (BPF).

| 6 | Renseignez la durée de la formation dans le champ Durée en jours et indiquez la date de fin de stage dans le champ correspondant.

| 7 | Indiquez le nombre d’inscrits dans les champs correspondants.

| 8 | Dans les champs de saisie libre Objectifs, Modalités pédagogiques (pré-requis, TP, atelier, etc) et Programme, indiquez les informations à communiquer au prospect et participant.

| 9 | Dans la section Référentiel analytique, vous pouvez découper le catalogue en domaine/sous domaine.

Le contenu du stage est défini. Pour gagner du temps, vous pouvez saisir des informations tarifaires à ce stade, même si cela n’est pas obligatoire. En effet, le tarif sera repris dans la session.

##### Renseigner un tarif

| 1 | Cliquez sur l’onglet Tarifs > .

| 2 | Indiquez votre type de produit (de formation continue).

| 3 | Donnez un titre à votre ligne de tarif dans le champ Titre et renseignez les montants et devises à utiliser. Le titre sera automatiquement reporté dans la facture et le bon de livraison.

| 4 | Sélectionnez le type de tarif : par unité de formation, par jour, par nombre de participants, etc. En fonction de votre choix, les champs Seuil et Nb unités sont à remplir.

| 5 | Cochez la case Remisable si vous avez prévu d’appliquer des remises sur un ou plusieurs modules.

Une fois votre stage sauvegardé, vous pouvez créer une session de formation.

Planifier des sessions de formation

Une session correspond au stage dont on a planifié la période de déroulement. C’est l'élément pivot car elle structure la formation et son découpage.

Exemple

1ère session Gestion des Ressources Humaines : du 12 au 18 octobre 2013

2ème session Gestion des Ressources Humaines : du 20 au 26 janvier 2014

Comme il a été précisé dans Créer un catalogue de formation, la formation peut être Inter ou Intra. C'est au niveau de la session que cela se définit.

Planifier une session Inter

##### Créer une session Inter

| 1 | Allez dans Formation > Sessions > cliquez sur la flèche de l'icône > Nouvelle session Inter.

| 2 | Indiquez le stage dans lequel se trouve la session. Les données du stage saisies en amont sont alors rapatriées automatiquement.

| 3 | Donnez un code à la session. Il est conseillé d’utiliser la même codification que l’affaire de formation créée auparavant.

| 4 | Si votre session comporte plusieurs parties, cochez la case Multi parties. Si vous ne cochez pas cette case, vous ne pourrez pas créer plus d’une partie par la suite dans l’écran de création de parties.

| 5 | Indiquez les dates de formation, la durée en jours et heures, les inscrits et toute autre information importante de votre formation.Cette information est obligatoire et pourra être reprise au niveau de la convention.

| 6 | Indiquez le niveau que le participant aura atteint une fois sa formation validée.

| 7 | Dans la section Responsables, indiquez les personnes en charge de la session.

| 8 | Dans la section Référentiel analytique, indiquez l’affaire liée à la session.

| 9 | Sauvegardez. La session est créée et une nouvelle partie est ajoutée automatiquement par défaut.

##### Renseigner un tarif (obligatoire)

| 1 | Cliquez sur l'onglet Tarifs puis suivez la procédure décrite dans la section Renseigner un tarif d'un stage.

| 2 | Si vous avez plusieurs lignes de tarif, sélectionnez la tarification a appliquer à cette ligne (ex : PUBLIQUE ou FAFIEC) et répétez l'opération.

Si votre session est prévue pour contenir plusieurs modules ou parties, vous pouvez revenir plus tard dans cet écran afin d’associer votre session à des parties. Vous pourrez ainsi facturer par module pour plus de souplesse.

Les autres onglets servent à la consultation des informations.

Planifier une session Intra

Note

Pour créer une session Intra, vous n’êtes pas obligé de créer un stage.

| 1 | Allez dans Formation > Sessions > cliquez sur la flèche de l'icône > Nouvelle session Intra OU depuis une opportunité, allez dans Édition > Nouvelle session Intra.

| 2 | Suivez la même procédure décrite pour créer une session Inter et pour saisir le tarif.

| 3 | Sauvegardez. La session est créée et une nouvelle partie accompagnée d'un dossier d'inscription sont ajoutées automatiquement par défaut

À propos du statut des sessions

Tout au long de la formation, la session passe par plusieurs états. Un batch paramétré avec vos représentants Akuiteo vous permettra de passer automatiquement en en cours / terminées / archivées grâce aux périodes de temps saisies.

Inter | Intra | Mise à jour
--- | --- | ---
Programmée | Proposée | Manuelle
Activée | Abandonnée | Manuelle
| Refusée | Manuelle
Confirmée | Commandée | Manuelle
En cours | En-cours | Batch automatique
Terminée | Terminée | Batch automatique
Archivée | Archivée | Batch automatique
Annulée | Annulée | Manuelle

En fonction du statut des sessions, certaines actions sont autorisées :

Statut | Inscription | Facturation
--- | --- | ---
Programmée |  |
Activée |  |
Confirmée |  |
En cours |  |
Terminée |  |
Archivée |  |

Astuce

Pour gagner du temps, vous pouvez dupliquer les sessions (c'est-à-dire la structure entière de la session) depuis le menu Édition > Dupliquer la session. Une nouvelle session sera alors créée avec un nouveau code et de nouvelles dates tout en gardant le planning des intervenants sur une UI.

Créer le programme détaillé de la formation

Le programme d’une formation est découpé en plusieurs parties, c’est-à-dire en modules ou thématiques spécifiques.

Exemple

Session Formation élargie au SIRH

Vous avez une Partie avec les modules suivants :

Module 1 : Les problématiques du SIRH

Module 2 : La couverture progicielle des processus RH

Chacune des parties ou sous-parties sont composées d'éléments détaillés appelés Unités d’Intervention comme :

Module 1 : Les problématiques du SIRH

- UI 1 : L’évolution du SIRH
- UI 2 : Approche par processus
- UI 3 : Urbanisation et externalisation
- UI 4 : L’organisation du SIRH

Module 2 : La couverture progicielle des processus RH

- UI 1 : Développement RH
- UI 2 : Gestion administrative
- UI 3 : Politique RH (poste et emploi, compétence, mobilité)
- UI 4 : Diffusion et communication (e-RH, organigramme)

Créer une partie

Rappel : vous pouvez créer plusieurs parties seulement si la session est multi-partie (bien cocher la case Multi-parties dans la session).

Pour créer une partie (et une unité d’intervention) :

| 1 | Ouvrez votre session > faites un clic droit sur le nom de la session dans l’arborescence de gauche > Créer une partie.

| 2 | Définissez le nom de la partie ou du module, horaires et dates. Ces dates doivent être cohérentes par rapport à celles de la session.

| 3 | Dans le champ Durée en heure, saisissez le nombre d'heures de la partie..

| 4 | Précisez les affaires auxquelles la partie doit être rattachée :

- Affaire de réalisation
- Affaire de charge

Utiliser différentes affaires permet de ventiler une partie du chiffre d’affaires sur une affaire autre que l’affaire principale d'une session. Cela implique :

- que la partie peut être rattachée à la même affaire et au même lot que la session ou à une affaire et à un lot différent.
- que l'affaire de réalisation sera utilisée pour la facturation des clients.
- que l'affaire de charge sera utilisé pour la facturation des intervenants.
- de définir une clé de répartition : définir le pourcentage du chiffre d’affaires à affecter sur l'affaire secondaire et définir les parties sur lesquelles la ventilation se fera. Pour un % de répartition différent de 100%, le reliquat est affecté à la dernière partie liée à l’affaire principale.

Exemple :

Session A : affaire principale X

Partie 1 : 3 jours et rattachée à une affaire secondaire Y

Partie 2 : 3 jours et rattachée à une affaire principale X

Tarif : 6000 euros rattachés aux parties 1 et 2 avec une clé de répartition de 40% par jour.

Résultat dans le dossier de facturation :

Tarif sur la partie 1 au prorata du nombre de jours : (6000 x 3/6) x 40 % = 1200 euros

Tarif sur la partie 2 au prorata du nombre de jours : prorata du tarif sur la partie 2 + reliquat du tarif sur la partie 1

Résultat : (6000 x 3/6) + [(6000 x 3/6) – 1200] = 4800 euros

| 5 | Renseignez les informations obligatoires comme le responsable de la formation, l’établissement et le lieu de formation.Vous pouvez cliquez sur le lien Lieu de formation.

| 6 | Sauvegardez. De nouveaux onglets s’affichent, dont celui des Unités d’Intervention.

| 7 | Répétez l'opération si vous êtes en session multi-partie.

Une fois toutes les parties créées, vous pouvez voir leur liste sous l'onglet Liste des parties de la session. Si une icône warning s'affiche, cela signifie que la partie n'est pas valide (la somme des UI ne correspond pas au nombre d'heures dans la partie).

Créer une Unité d’Intervention

Pour renseigner l’Unité d’Intervention :

| 1 | Cliquez sur l’onglet Unités d’intervention > > .

| 2 | Pour chaque UI créée, renseignez les périodes de formation, durée, nombre de séances puis validez en cliquant sur l’icône . Cela servira au calcul des coûts de l'intervenant :

- Type d’Unité d'Intervention : permet de payer l'intervenant en fonction du type de formation délivrée
- Date de début /fin : jours à compter pour payer l'intervenant par jour
- Durée : à renseigner seulement si l'intervenant est payé à l’heure
- Nb séances : à renseigner seulement si l'intervenant est payé par séance

| 3 | Une fois la ligne créée, double-cliquez dessus pour ouvrir la boite de dialogue Séance.

| 4 | Allouez l’intervenant en utilisant le bouton + et précisez dans le champ Action le code correspondant si vous voulez utiliser le planning Akuiteo.

| 5 | Ajoutez des commentaires sur la salle dans les zones de saisie libre puis validez.

Note

En général, on indique un intervenant par séance mais il est possible d'en avoir 2 ou plus par séance (ex : binôme).

Calculer les coûts d'intervention

Pour calculer les coûts, vous devez définir les coûts d’intervention.

| 1 | Cliquez sur l’onglet Coût d’intervention. Si l’intervenant (que vous avez alloué sous l'onglet Unités d'intervention), est bénévole, il n'apparaît pas dans la liste des coûts d’intervention. Vous pouvez paramétrer cette fonction depuis Paramétrage > Paramétrage formation > Administratif > Mode de paiement.

| 2 | Cliquez pour voir les détails des coûts.

| 3 | Indiquez la base de calcul puis validez. Le champ Montant à payer se met à jour automatiquement.

| 4 | Si besoin, vous pouvez aussi :

- modifier le tarif unitaire sous la section Détail pour chaque ligne d'UI.
- ajouter un tarif forfaitaire.
- forcer le montant global.

| 5 | Validez.