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# Créer des questionnaires d’évaluation

Une fois la formation terminée, vous souhaitez effectuer un sondage auprès des participants ou auprès de vos formateurs au sujet des sessions.

Ces sondages peuvent avoir la forme de QCM, réponses libres ou notes aux formats web et papier.

Exemple

Il est important également de bien comprendre la structure des périodes d'évaluations en fonction des Unités d'Intervention : une rupture d'UI, c'est-à-dire une pause d'au moins un jour entre deux UI, pourra entraîner un découpage en plusieurs périodes d'évaluation.

Prérequis : vous devez déjà connaître les questions et le format souhaité avant de commencer le paramétrage.

Paramétrer les questionnaires
Paramétrer les réponses

En paramétrant les types de réponses attendues en premier, vous pourrez saisir plus rapidement vos modèles de questions par la suite.

| 1 | Allez dans Formation > Paramétrage Formation > Évaluations > Liste de réponses > .

| 2 | Entrez un code et un libellé.

| 3 | Indiquez les langues gérées. Cela permettra de générer un questionnaire dans la même langue que la formation. Voir Gérer les langues des questionnaires.

| 4 | Sous la section Proposition, cliquez sur , indiquez le type de réponses puis sauvegardez.

#### Exemple

##### Exemple 1 : la réponse passera par une case à cocher OUI/NON Sous la section Détail : Code : OUI/NON Libellé : OUI/NON Sous la section Propositions : 1ère proposition Colonne Poids* : 9 Colonne Libellé : OUI 2ème proposition Colonne Poids : 0 Colonne Libellé : NON | ##### Exemple 2 : la réponse passera par une évaluation de 0 à 9 Sous la section Détail : Code : 0/9 Libellé : 0/9 Sous la section Propositions : 1ère proposition Colonne Poids* : 0 Colonne Libellé : 0 2ème proposition Colonne Poids : Colonne Libellé : 1... Et ainsi de suite jusqu’à 9

*Le poids correspond à l'importance que vous voulez donner aux réponses. Plus le poids défini est important, plus la question pèsera dans les états de synthèse des évaluations.

Paramétrer les questions

Vous devez définir le type de questions à poser (QCM/ouvertes) et leur associer les types de réponse paramétrées auparavant.

| 1 | Allez dans Formation > Paramétrage Formation > Évaluations > Question > dans le résultat de recherche, cliquez sur .

| 2 | Entrez un code (ex : Q01).

| 3 | Sélectionnez un type de questionnaire :

- QCMRU : QCM ou évaluation. Si cette option est choisie, le champ Liste de réponses apparaît dans lequel vous devez préciser le type de réponses attendues. Ces réponses sont celles que vous avez paramétrées juste avant.
- Ouvert : question à réponse libre

| 4 | Sélectionnez la catégorie de l’évaluation:

- Générale période : la question est posée dans tous les questionnaires de la session. S'applique aux questionnaires participant et formateur.
- Fin de session : la session peut faire l’objet de multi-évaluations. La question n'est posée que dans la dernière période d'évaluation de la session. S'applique aux questionnaires participant uniquement.
- Unité : la question est posée dans tous les questionnaires de la session. Il y a autant de zones de réponses que d'Unités d’Interventions. S'applique aux questionnaires participant uniquement.
- Formateur : la question est posée dans tous les questionnaires de la session et il y autant de zones de réponses que de formateurs. S'applique aux questionnaires participant uniquement.

| 5 | Indiquez la date après laquelle la question n’est plus posée.

| 6 | Indiquez la langue de la question. Cette information est importante car elle sera reprise et basculera automatiquement le questionnaire dans la langue de la formation. Voir Gérer les langues des questionnaires.

| 7 | Saisissez la question dans la colonne Libellé.

| 8 | Cochez la case Ajout d'un réponse libre si vous voulez que le stagiaire ajoute un commentaire. L’indication Ajouter un commentaire apparaîtra dans le questionnaire.

| 9 | Cochez la case Exclure des éditions de synthèse si vous ne voulez pas retrouver ces questions dans vos analyses.

| 10 | Sauvegardez.

Si vous voulez ajouter une question complémentaire à une question, créez une nouvelle question bis (ex Q15-bis). Elle sera ensuite rapatriée au bon endroit dans le modèle de questionnaire.

Voici une représentation du processus :

Note

Si vous avez beaucoup de questions semblables à saisir, pensez à dupliquer votre première question puis à personnaliser le contenu.

Paramétrer les modèles de questionnaire

Vous devez créer maintenant des modèles de questionnaire à destination des participants ou à destination des formateurs. Ainsi le formateur peut noter sa formation.

| 1 | Allez dans Formation > Paramétrage Formation > Évaluations > Modèles de questionnaire > .

| 2 | Entrez un code et un libellé et indiquez les langues gérées. Voir Gérer les langues des questionnaires.

| 3 | Indiquez la date après laquelle le questionnaire n’est plus proposé.

| 4 | Sélectionnez le type de destinataire du questionnaire.

| 5 | Cochez la case Par défaut pour que votre choix reste le même.

| 6 | Sous la section Thèmes, cliquez sur et donnez un nom à un sous-ensemble de questions. Cela permet de regrouper plusieurs questions sous une même thématique (ex : Au sujet du formateur).

| 7 | Sous la section Questions, cliquez sur et sélectionnez une question qui doit être contenue dans le questionnaire. Ajoutez-en autant que vous voulez et dans les langues adaptées. Rappel : si vous voulez créer un questionnaire Formateur, seules les questions de type Générale Période sont autorisées, donc pré-remplies.

| 8 | Sauvegardez.

Paramétrer les relances de saisie des questionnaires

Ces relances se font en automatique. Un système de batch est prévu si vous décidez d’utiliser ce système. Veuillez consulter votre correspondant Akuiteo pour plus d’informations sur les batchs.

| 1 | Allez dans Formation > Paramétrage Formation > Évaluations > Relances des participants/formateurs > .

| 2 | Entrez un code et un libellé et saisissez une date après laquelle les relances automatiques cessent.

| 3 | Cochez la case Défaut si ce type de relance doit être sélectionné par défaut sur toutes les sessions (sous l’onglet Évaluation).

| 4 | Indiquez le nombre de jours à attendre, après la dernière relance, pour pouvoir clôturer le questionnaire.

| 5 | Dans la section relance, renseignez les informations suivantes :

- Niveau 1/2/3/4 : cochez 1 si vous ne voulez qu’une seule relance, 1 et 2 si vous voulez en faire 2… etc.
- Nombre de jours : indiquez le nombre de jours après l’invitation à répondre au questionnaire (Niveau 1) ou après la dernière relance (Niveau 2, 3 et 4) pour relancer à nouveau.
- Modèle : sélectionnez le modèle de document à utiliser.
- Sélectionnez le titre du mail (ex : Première relance).

| 6 | Sauvegardez.

Paramétrer les modèles d’édition de questionnaire

Il faut maintenant paramétrer la forme que prendra le questionnaire : web et / ou papier et sa mise en page.

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage des éditions > ouvrez le modèle Formation.

| 2 | Saisissez un code et libellé et indiquez le chemin du fichier (sans l’extension).

| 3 | Indiquez, si besoin, la date après laquelle le questionnaire n’est plus valide.

| 4 | Sélectionnez un type de modèle :

- Fiche individuelle d’évaluation : permet de ressortir les évaluations d’un participant
- Positionnement session : évaluation comparée entre plusieurs sessions
- Mails d’invitation à une évaluation
- Synthèse d’un ensemble de session : permet de générer une moyenne sur plusieurs sessions
- Synthèse des évaluations pour une session : permet de générer une moyenne pour une session
- Synthèse des évaluations : permet de générer une moyenne des sessions évaluées
- Liste pour saisie manuelle : envoi d’un message avec des URLs pour saisir directement les réponses à l’évaluation
- Session : questionnaire d’évaluation de la session
- Relances des participants et formateurs pour leur rappeler de répondre aux questionnaires

Générer les questionnaires

Prérequis : vous devez vous assurer que les séances ont toutes bien été planifiées et que les intervenants ont bien été affectés. Les sessions ne doivent pas être terminées, annulées ou archivées.

Vous pouvez planifier les envois automatiques par batch des évaluations en différents formats. Pour programmer des batchs, merci de contacter votre correspondant Akuiteo.

Liste des batchs disponibles

Nom | Description | Destinataire | À savoir
--- | --- | --- | ---
EvaluationAvertissement | Prévient qu’une évaluation va avoir lieu à partir d’aujourd’hui ou dans quelques jours. | Responsables de la formation | Envoyé lorsque les périodes d’évaluations sont non clôturées. Le Délai permet de définir la date d’envoi du mail.
EvaluationEnvoiSynthesePeriode | Envoie la synthèse de la formation sur une période spécifique. | Responsables de la formation et formateurs | Envoyé lorsque les périodes d’évaluations sont clôturées.
EvaluationEnvoiSyntheseSessionPeriode | Envoie la synthèse de la formation sur toute la session. | Responsables de la formation et formateurs | Envoyé lorsque les périodes d’évaluations sont clôturées
EvaluationInvitation | Invite à répondre aux évaluations. | Participants et formateurs | Envoyé lorsque les périodes d’évaluations sont non clôturées
Evaluationrelance | Envoie un rappel à répondre aux évaluations. | Participants et formateurs | Envoyé lorsque les périodes d’évaluations sont non clôturées. Dépend des niveaux de relances paramétrés.

Principe des évaluations en PDF

Un mail sera envoyé à l’organisateur de la formation pour rappeler que les questionnaires PDF (papier) doivent être fournis au stagiaire.

Dans ce cas, vous pouvez envoyer à chaque participant le document qu’il devra remplir manuellement. Pour utiliser les outils d’analyse tels que ceux présents dans le module Tableaux de bord, vous devrez ensuite saisir les questions manuellement dans Akuiteo. Consultez votre représentant Akuiteo pour plus d'informations.

Principe des évaluations web

Un mail sera envoyé automatiquement par batch à chaque destinataire.

Vous pourrez ainsi demander à vos stagiaires de se connecter à l’adresse adresse_serveur/akuiteo.formation. Consultez votre administrateur pour plus d'informations.

Le stagiaire devra saisir son identifiant, mot de passe et le code de la session à laquelle il a participé. Pensez bien à lui fournir ce numéro pour rappel.

Un mail envoyé à chaque stagiaire, contenant un lien URL vers le questionnaire sans passer par la case LOGIN, est aussi proposé.

| 1 | Lancez une recherche sur une session à évaluer et ouvrez-la.

| 2 | Allez dans Édition > Gérer les évaluations. L’onglet Évaluation s’ouvre.

| 3 | Sélectionnez le modèle de questionnaire participant ou formateur dans le champ correspondant.

| 4 | Sélectionnez le modèle de mail d’invitation (à répondre au questionnaire) dans le champ correspondant.

| 5 | Indiquez l’heure d’envoi du mail d’invitation.

| 6 | Définissez les Périodes d'évaluation de votre session dans la section correspondante :

- automatiquement : cliquez sur l’icône 30 à droite de l’écran. Par défaut une ligne d’évaluation est générée par rupture d’UI (ex : il y a une semaine de libre entre 2 UI) .
- manuellement : cliquez sur et ajoutez des périodes à la main. Cochez la case Papier uniquement (participant) ou (formateur) si l’évaluation doit être envoyée au format papier et qu'aucun mail ne sera envoyé aux participants ou aux formateurs. Notez que la case Alerte responsable envoyée est à titre informatif et non cliquable.
- Cliquez sur les hyperliens pour voir la liste des participants qui doivent répondre, ou qui ont déjà répondu au questionnaire.
- Cochez sur la case de la colonne État pour indiquer l'état de l'évaluation. Elle doit être clôturée quand toutes les réponses ont été réceptionnées ou qu'on est à la fin du processus de relance.

Important

L'ordre des périodes est important :

- La 1ère ligne de période saisie prendra en compte toutes les UI incluses entre la date de début de session jusqu'à la Date proposée ou date de fin de période d'évaluation.
- La 2ème ligne de période prendra en compte toutes les UI de la 1ère période + 1 jour jusqu'à la Date proposée ou date de fin de période d'évaluation.
- etc...

| 7 | Sauvegardez.

| 8 | Sur la ligne de la session, faites un clic droit et sélectionnez un des deux modèles d'édition de questionnaire pour vérifier le rendu en PDF et le générer manuellement.

Note

Les questionnaires ne sont plus modifiables si l’invitation a été envoyée ou si le participant a répondu au questionnaire.

Clôturer un questionnaire

Si tous les participants (sans les formateurs) ont répondu, alors la période d’évaluation est clôturée automatiquement avec le batch Evaluationrelance.

Pour clôturer chacune des évaluations sélectionnées :

| 1 | Allez sur les évaluations.

| 2 | Pour chaque période, faites un clic droit et sélectionnez Clôturer l'évaluation sélectionnée.

Aucun envoi mail n'est déclenché dans ce cas.

Générer une synthèse des réponses

Ces synthèses permettent d'évaluer la qualité et le succès de vos formations. Ces synthèses peuvent ensuite être éditées et envoyées aux divers responsables formation.

| 1 | Lancez une recherche sur une session à évaluer et ouvrez-la.

| 2 | Allez dans Édition > Gérer les évaluations.

| 3 | L’onglet Évaluation s’ouvre.

| 4 | Cliquez sur l’icône 30 à droite de l’écran.

| 5 | Dans la liste des sessions, sous la section Détail, faites un clic droit sur la session correspondante et sélectionnez un des modèles de synthèse proposés dans le menu.

La synthèse est générée.

Analyser les résultats des évaluations

| 1 | Allez dans le module Tableaux de bord > Formation > TBD des évaluations.

| 2 | Filtrez votre analyse en fonction de la période, des types de question et de l’état de l’évaluation.

| 3 | Sous la colonne Regroupement, sélectionnez les informations à analyser à gauche et placez les à droite.

| 4 | Faites Entrée.

Votre analyse est générée.

Gérer les langues des questionnaires

La langue par défaut du questionnaire est celle de la session. Néanmoins vous pouvez paramétrer des questionnaires dans une autre langue ou en version multilingue.

Par exemple:

- Dans chaque écran de paramétrage, ajoutez l’anglais dans le champ Langues gérées.
- Pour chaque question/réponse/modèle de questionnaire, saisir la version anglaise et la version française.

Important

Vous ne pourrez pas associer une question à un thème multilingue si la question elle-même n’a pas été paramétrée en multilingue. Vous devez vous assurer d’être cohérent : si vous gérer EN et FR dans la réponse, vous devez aussi gérer EN et FR dans la question et dans le modèle de questionnaire.