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# Publier et gérer des documents

Akuiteo vous permet de publier et retirer à tout moment des documents.

La publication et la gestion des documents se fait au niveau de l'Application Desktop Akuiteo.

Vous pouvez aussi publier directement depuis le Portail Client.

Publier des documents

Rappel : Pensez bien à associer à vos clients les DMFs liés aux documents. Voir la section Paramétrer le Portail Client.

Depuis l'Application Desktop

Lorsque vous créez ou ajoutez un document depuis l'Application Desktop, vous pouvez le publier, le classer ou le retirer du Portail Client.

#### Depuis une fiche Document

| 1 | Ouvrez une fiche document et passez en mode Modification.

| 2 | [Optionnel] Dans la section Publication, indiquez la période pendant laquelle le document sera accessible depuis le Portail Client. Si vous ne définissez pas de dates, le document sera visible tant que vous ne l'aurez pas retiré du Portail Client.

| 3 | [Optionnel] Entrez le nom de la catégorie et, si besoin, de la sous-catégorie dans le champ Classer dans.

| 4 | Dans la section Tiers lié, associez le ou les client(s) qui aura accès au document depuis le Portail Client.

| 5 | Sauvegardez puis sélectionnez le menu Édition > Publier le document.

#### Depuis l'onglet Document lié

| 1 | Ouvrez une liste de documents depuis l'onglet Documents liés d'une fiche client, fiche affaire, etc.

| 2 | Faites un clic droit sur un ou plusieurs document(s) de la liste du tableau et sélectionnez Publier / Retirer.

#### Depuis un résultat de recherche

| 1 | Lancez une recherche de documents.

| 2 | Faites un clic droit sur un ou plusieurs document(s) de la liste et sélectionnez Publier / Retirer.

#### Classer un document dans une catégorie

| 1 | Ouvrez une liste de documents :

- Soit depuis l'onglet Documents liés d'une fiche client ou une fiche affaire,
- Soit depuis un résultat de recherche de documents.

| 2 | Faites un clic droit sur le document de la liste puis sélectionnez Classer dans.

| 3 | Dans la fenêtre Classer les documents, entrez le nom de la catégorie et sous-catégorie, puis cliquez OK. La mise à jour se fait automatiquement dans le Portail Client. Si vous recréez des catégories et sous-catégories, le contenu des doublons sera automatiquement écrasé.

Important

Les champs de la boîte de dialogue Classer les documents sont sensibles à la casse. Utilisez les majuscules et minuscules de manière cohérente.

#### Retirer un document

| 1 | Ouvrez une liste de documents :

- Soit depuis l'onglet Documents liés d'une fiche client ou une fiche affaire,
- Soit depuis un résultat de recherche de documents,
- Soit depuis une fiche Documents.

| 2 | Faites un clic droit sur le document de la liste et sélectionnez Publier / Retirer.

#### Supprimer un document

Pour supprimer un document que vous avez publié sur le Portail Client, cliquez sur la croix rouge dans la colonne Action.

Lorsque vous supprimez un document depuis le Portail Client, il est automatiquement supprimé de l'Application Desktop Akuiteo. Vous ne pouvez supprimer que les documents que vous avez vous-même publiés

Depuis le Portail Client

L'écran de gestion des documents est accessible depuis le menu Documents.

Rappels

- Il est conseillé de restreindre la taille autorisée d'un document ou d'autoriser seulement certaines extensions de fichiers. Pour cela, vous devez éditer les paramètres Tomcat suivants t9gest.uploadmaxsize, t9gest.allowext et t9gest.disallowext dans les fichiers de configuration. Pour plus d'informations, référez-vous à la documentation sur les paramètres Tomcat.
- Par défaut, un document est publié sans date de fin.
- Un document ajouté via le Portail Client figure au même endroit dans l'Application Desktop Akuiteo.

#### Pour ajouter un fichier depuis un ordinateur :

| 1 | Sélectionnez votre fichier en suivant la méthode que vous préférez :

1. Glissez-déposez votre document sur la zone Déposer un document.
2. Cliquez sur la zone Déposer un document et sélectionnez le fichier.
3. Au dessus de la zone Déposer un document, cliquez sur > Fichier puis sélectionnez votre fichier.

| 2 | Dans la boîte de dialogue Nouveau document, entrez un titre et sélectionnez la catégorie et sous-catégorie existante.

| 3 | Validez en cliquant sur Sauvegarder.

#### Pour ajouter une adresse web :

| 1 | Cliquez sur puis sur Adresse web.

| 2 | Dans l’écran Nouveau document, entrez l'adresse web du site Internet et sélectionnez la catégorie et sous-catégorie.

| 3 | Validez en cliquant sur Sauvegarder.

#### Pour ajouter un fichier depuis une Dropbox :

| 1 | Cliquez sur puis sur Dropbox.

| 2 | Depuis la page Dropbox, connectez-vous à votre compte et sélectionnez votre fichier. Pensez à autoriser le partage de votre document.

| 3 | Dans l’écran Nouveau document, entrez un titre et sélectionnez la catégorie et éventuellement la sous-catégorie existante. L'URL du document est partagée.

#### Pour ajouter un fichier depuis Google Drive :

1ère étape : configurer Google Drive

Pour des raisons de compatibilité, vous devez associer Akuiteo à Google Drive.

| 1 | Depuis votre navigateur web, allez sur https://console.developers.google.com/project et connectez-vous avec votre compte Google.

| 2 | Cliquez sur Create project et entrez le nom du projet (ex : Portail Client) mais ne changez rien dans le champ Project ID.

| 3 | Acceptez les conditions et validez. Vous pouvez voir la création de votre projet en bas à droite de l'écran.

| 4 | Cliquez sur Projects puis sur le nom de votre projet.

| 5 | Depuis le menu à gauche, sélectionnez APIS & auth > APIs.

| 6 | Recherchez Google Picker API dans la liste et cliquez sur le bouton OFF.

| 7 | Acceptez les conditions. Le bouton OFF devient un bouton vert ON.

| 8 | Depuis le menu à gauche, cliquez sur Credentials > Create new Client id.

| 9 | Dans l'écran Create Client ID, laissez Web application sélectionné :

- Dans la zone Authorized JavaScript origins, entrez l'url du serveur web, par exemple : http://localhost:8380/
- Dans la zone Authorized redirect URI, saisissez par exemple : http://localhost:8380/oauth2callback

| 10 | Cliquez sur le bouton Create Client ID. Vous obtenez des informations dont vous vous resservirez plus tard.

| 11 | Cliquez sur Create new key > Browser key > Create (ne saisissez rien dans l'écran). Vous obtenez des informations dont vous vous resservirez plus tard.

2ème étape : paramétrer l'Application Desktop Akuiteo

| 1 | Dans l'Application Desktop Akuiteo, allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Paramètres spécifiques > Pilotes applicatifs.

| 2 | Dans le résultat de recherche, créez le pilote GOOGLE_DRIVE.

| 3 | Dans la zone Liste des paramétrages associés, saisissez les informations que vous avez gardées et sauvegardez :

- Dans la colonne Info 1 : entrez le code du Client ID (de la zone Client ID for web application) sur la console.
- Dans la colonne Info 2 : entrez le code de l'API key (de la zone Key for browser applications).

| 4 | Sauvegardez et redémarrez le serveur web pour prendre en compte les changements.

3ème étape : ajouter le fichier depuis le Portail Client

| 1 | Cliquez sur puis sur Google Drive.

| 2 | Depuis la page Google Drive, connectez-vous à votre compte et sélectionnez votre fichier. Pensez à autoriser le partage de votre document.

| 3 | Dans l’écran Nouveau document, entrez un titre et sélectionnez la catégorie et sous-catégorie. L'URL du document est partagée.

#### Gérer l'affichage de la liste

En bas de page, les icônes suivantes sont disponibles :

- L'icône permet d'exporter au format Excel la liste. Un fichier est automatiquement téléchargé sur votre ordinateur.
- L'icône ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez configurer les colonnes affichées à l'écran.
- L'icône permet de rafraîchir la liste.

Rechercher des documents

Vous pouvez rechercher depuis l'Application Desktop les documents déjà publiés ou chercher directement des documents depuis le Portail Client.

Depuis l'Application Desktop

Les collaborateurs ont accès aux documents du Portail Client en fonction de leurs droits.

| 1 | Allez dans Outils > Documents.

| 2 | Lancez la recherche en fonction des tiers, date de publication, mot-clef, propriétaire...

Les documents publiés sont visibles dans le résultat de recherche grâce à l'icône .

Depuis le Portail Client

Pour retrouver rapidement un document depuis le Portail Client, vous pouvez :

- saisir du texte dans la zone de recherche située en haut à droite : la recherche se fait sur le texte visible à l'écran (nom du document, du fichier, de la personne qui a publié, etc) et non sur le contenu du document.
- filtrer des documents : dans la partie gauche de l'écran, des champs de filtre sont disponibles. Vous pouvez filtrer par documents lus / non lus, catégories, sous-catégorie, contacts qui ont publié ou périodes de publication.
- faire défiler le tableau en cliquant sur les flèches de défilement en bas de la page.

Télécharger un document

Pour télécharger un document depuis le Portail Client, publié par vous-même ou par un autre contact :

- Cliquez sur le titre du document ou sur le nom du fichier dans le tableau.
- Ou cliquez sur .

Le fichier est téléchargé sur votre disque dur et l'action est automatiquement enregistrée dans l'historique de la fiche document consultable depuis l'Application Desktop Akuiteo.