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# Recevoir une commande client

Votre client a accepté votre devis. Vous pouvez donc le transformer en commande.

Les commandes sont issues :

- Soit de la transformation d’un devis,
- Soit d’une saisie directe de la commande.

Une commande porte les éléments financiers (liée à une affaire ou plusieurs) avec les montants et des dates de facturation prévisionnelles. Ce sont ces éléments qui vont permettre de suivre un tableau de bord de commandes en cours, ventilées dans le temps.

Il peut y avoir plusieurs commandes en cours pour une même affaire (dans le cas d’un avenant par exemple).

Créer une commande à partir du devis

La solution la plus rapide est de créer une commande depuis votre devis. Cela permet de rapatrier les informations du devis sans devoir les ressaisir.

Pré-requis :

- Le devis doit être validé.
- Le paramètre Numérotation des tiers et collectifs doit être activé depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Société sur votre société. Cela permet de transformer automatiquement votre prospect en client.

| 1 | Depuis votre devis, allez dans Édition > Transformer le devis en commande.

| 2 | Dans les boîtes de dialogue successives, indiquez les actions automatiques à réaliser :

- Si le tiers lié au devis n'est qu'un prospect, vous pouvez le transformer en client et l'ajouter à votre liste de client.
- Si vous voulez que le devis n’évolue plus et soit comptabilisé dans le budget, transformez le devis en devis signé.

La commande est créée et s'ouvre dans un nouvel onglet.

La commande (ainsi que toutes celles générées par révision ou réception, les livraisons et les factures) est liée au devis signé, auquel vous pouvez accéder depuis la section Historique.

Note

Si la devise du devis est différente de la devise par défaut (ex : USD et non EUR), Akuiteo utilise automatiquement cette même devise (USD) dans la commande.

Créer une commande client

Vous pouvez créer plusieurs types de commande :

- commande classique
- commande interne : dans le cadre d'échanges de prestations en interne, il peut être nécessaire de formaliser l'offre de prestation faite en interne à travers une commande de type "interne" et obligatoirement émis pour le compte d'un client "interne". Chaque ligne de commande sera nécessairement construite à partir d'un produit vendu associé à un compte de classe 9.
- commande Groupe : si vous faites une commande à destination d'une société externe appartenant au même groupe (de sociétés) que la vôtre, vous devez utiliser cette option. Chaque ligne de commande sera nécessairement construite à partir d'un produit vendu lié au groupe.

La procédure de création reste la même.

Note

Vous pouvez créer une commande depuis une existante en la dupliquant via le menu Édition > Dupliquer la commande.

Saisir les informations générales

| 1 | Allez dans Gestion > Ventes > Commandes > .

| 2 | Sous l'onglet Entête, saisissez les informations suivantes :

- Num interne. : numéro de la commande. S'il n'est pas saisi par l'utilisateur, il est géré automatiquement par Akuiteo.
- Journal : journal de vente associé à la commande. Si un journal de vente est paramétré par défaut pour l'utilisateur connecté, celui-ci est renseigné automatiquement mais peut être modifié.
- Ref. Client : référence de la commande chez le client.
- Date commande : date de création de la commande.
- Date réf. client : date de réalisation de la commande prévue par le client.
- N° Tabfac : numéro du tableau de facturation associé à la commande. Cette information est reportée automatiquement par Akuiteo quand l'utilisateur crée automatiquement le tableau de facturation à partir de la commande.
- Mode tarif : mode de tarification.
- Collaborateurs en charge de la commande.
- Dépôt : dépôt de stockage des produits (si le mode Gestion des stocks est activé).
- Établissement, devise et taux.

| 3 | Saisissez les coordonnées du client.

| 4 | Saisissez les informations sur l'affaire :

- Multi-affaires : coché si le devis est imputable à plusieurs affaires, lots ou sous-lots.
- Mono affaire et multi lots : permet d'imputer la totalité du devis à une subdivision de l'affaire (lot).
- Contrat : date contrat par défaut si elle est renseignée dans l'entête. Correspond à la date à laquelle la société s'engage à réaliser la prestation décrite dans la ligne.
- Prévision : date prévisionnelle de la livraison ou de l'achèvement de la totalité de la prestation.
- Code de l'affaire, du lot et du sous-lot concerné.

| 5 | Saisissez un commentaire au sujet de la commande dans la zone Texte sur commande.

Une fois votre commande enregistrée, vous pouvez insérer automatiquement un texte déjà configuré en cliquant sur > Modifier le texte à partir de modèles ou .

Gérer les lignes de la commande

#### Ajouter une ligne à la commande

| 1 | Cliquez sur l'onglet Lignes puis sur l'icône en haut à droite de l'écran.

| 2 | Renseignez les champs situés dans la partie basse de l'écran :

- Regroupement, référence et libellé du produit vendu.
- Référence : références des produits.
- Quantité d'articles vendus et du conditionnement du stock.
- Prix unitaire de l'article vendu. Si un prix de vente est associé à l'article sélectionné, il est proposé par défaut.
- Rem. % : montant de la remise en pourcentage.
- Mode de facturation : Sélectionnez le mode de facturation depuis la liste déroulante.
- Affaire : code de l'affaire auquel la ligne d'offre fait référence. Cette information ne peut être saisie que si le devis est marqué comme étant multi-affaires / lots / sous-lots (Multi = OUI).
- Lot et sous-lot : subdivision de l'affaire (lot) ou du lot (sous-lot)à laquelle la ligne d'offre fait référence. Cette information ne peut être saisie que si le devis est marqué comme étant multi-affaires / lots / sous-lots (Multi = OUI).
- Contrat : date contractuelle de signature de la commande.
- Livraison prév. / Facturation prév. : correspond à la date actualisée de la livraison et de la facturation de la prestation décrite dans la ligne.

| 3 | Si le prix de la ligne est amené à être révisé, renseignez les champs suivants dans la section Révision :

Champ | Description
--- | ---
Indice | Sélectionnez l'indice de révision depuis la liste d'aide. Si un indice est défini sur le produit vendu lié à la ligne , cet indice est renseigné par défaut. Les indices sont paramétrés depuis le menu Paramétrage support > Contrats de prestations > Indices. Les champs suivants ne sont pas affichés si le champ Indice est vide.
Périodicité | Sélectionnez la périodicité depuis la liste déroulante. Si une périodicité est définie sur le produit vendu lié à la ligne , cette périodicité est renseignée par défaut. La périodicité permet de déterminer automatiquement la date de prochaine révision lors de la révision des prix. Exemple Pour une ligne, la date de prochaine révision était renseignée au 01/01 et la périodicité est définie sur Semestrielle. Lors du calcul des prix révisés, la date de prochaine révision sera donc le 01/07.
Prochaine rév. | Renseignez la date de la prochaine révision. Cette date permet de retrouver en question lorsque vous utilisez la fonctionnalité de révision des prix dans les .
Date N-1 | Indique la date de la dernière révision. Ce champ est renseigné automatiquement lorsque le prix de la ligne est révisé. Si le champ est vide, cela indique que le prix de la ligne n'a jamais été révisé.
Valeur N-1 | Indique la valeur de l'indice lors de la dernière révision. Ce champ est renseigné automatiquement lorsque le prix de la ligne est révisé. Si le champ est vide, cela indique que le prix de la ligne n'a jamais été révisé.
PU HT N-1 | Indique le prix unitaire HT de la ligne lors de la dernière révision. Ce champ est renseigné automatiquement lorsque le prix de la ligne est révisé. Si le champ est vide, cela indique que le prix de la ligne n'a jamais été révisé.
Date N | Renseignez la date de référence actuelle de l'indice. En fonction des valeurs renseignées dans le paramétrage de l'indice, cette date de référence permet de déterminer la Valeur N de cet indice. Exemple Le paramétrage de l'indice (fractionnement de type mensuel) indique que la valeur au mois de juin est de 275,0. Si vous renseignez le 10/06 comme Date N de référence, le champ Valeur N sera automatiquement renseigné avec la valeur 275,0.
Valeur N | Indique la valeur actuelle de l'indice en fonction de la Date N de référence renseignée. Cette valeur est renseignée automatiquement et ne peut pas être modifiée.

| 4 | Ajoutez la ligne en cliquant sur puis sauvegardez.

| 5 | Si vous voulez dupliquer, éclater ou ventiler une ligne, faites un clic droit sur la ligne et sélectionnez l'option correspondante.

| 6 | Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez les périodes et la manière de scinder les lignes.

| 7 | Sauvegardez votre commande.

Une fois sauvegardée, vous pouvez générer des lignes d'acompte en faisant un clic droit sur la ligne et en sélectionnant l'option correspondante.

Vous pouvez ensuite consulter les plannings de livraison et les destinataires de la commande à tout moment.

#### Dupliquer une ligne de commande

| 1 | Modifiez la fiche de la commande souhaitée.

Note

La commande ne doit pas déjà être validée.

| 2 | Depuis l'onglet Lignes, sélectionnez une ou plusieurs lignes de la commande, faites un clic droit sur la sélection puis cliquez sur Dupliquer les lignes sélectionnées.

| 3 | Dans la fenêtre de duplication, sélectionnez le type de duplication :

Type | Description
--- | ---
Duplication simple | Sélectionnez Duplication simple pour dupliquer la ou les lignes sélectionnées à l'identique un certain nombre de fois. Pour cela, renseignez le nombre de duplications dans le champ associé. Exemple Si vous dupliquez deux lignes 3 fois, 6 nouvelles lignes seront créées : 3 lignes identiques à la première ligne dupliquée, 3 autres identiques à la deuxième ligne dupliquée.
Répétition par période | Sélectionnez Répétition par période si vous souhaitez répéter la ou les lignes dupliquées selon une période (année, trimestre, mois, semaine ou jour) et un nombre de fois défini par l'utilisateur. Pour cela, renseignez le nombre de répétitions dans le champ associé et sélectionnez le type de période depuis la liste déroulante. Exemple Vous dupliquez une ligne dont toutes les dates sont renseignées au 31/08/2020. Pour la duplication, vous renseignez 2 fois par Année. 2 nouvelles lignes seront créées : une première ligne dont toutes les dates sont renseignées au 31/08/2021, une deuxième ligne dont toutes les dates sont renseignées au 31/08/2022.

| 4 | Cliquez sur Valider.

La ou les lignes sélectionnées sont dupliquées dans la commande.

Signer une commande

Si vous souhaitez mettre en place une étape d'approbation avant validation de votre pièce de gestion, vous pouvez utiliser la fonction de demandes d'approbation.

Pour plus d'informations, veuillez vous référer à la section Approuver des pièces de gestion.

Valider et éditer une commande

Avant de valider une commande, vous pouvez mettre à jour le planning ou éclater les lignes de facturation pour préciser les dates de livraison et de facturation. Une commande validée ne peut être ni modifiée, ni supprimée.

Vous pouvez simplement valider la commande ou la valider et l'éditer en même temps.

Pour valider la commande , depuis la commande, allez dans Édition > Valider la commande. La commande passe de l'état "Brouillon" à l'état "Validé".

Pour valider la commande et l'éditer :

| 1 | Depuis la commande, allez dans Édition > Valider et éditer la commande. La commande passe de l'état "Brouillon" à "Validé" et la fenêtre d'édition s'ouvre.

| 2 | Sélectionnez le modèle d'édition de la commande. Akuiteo propose plusieurs modèles d'éditions :

- Commande : permet d'éditer une commande classique
- Bon de commande : permet d'éditer une commande sous la forme d'un bon de commande. Le client reçoit ainsi un bon de commande.
- Commande sous forme de facture pro forma

À savoir :

- La date de validation est automatiquement renseignée avec la date du jour.
- Valider la commande permet de démarrer la livraison et la facturation. De plus, seules les commandes validées sont prises en compte dans les flux initiaux et prévisionnels.

Réviser et historiser une commande

##### Réviser la commande

Une commande validée doit faire l'objet d'une révision plutôt que d'une modification.

| 1 | Depuis la commande validée, allez dans Édition > Réviser la commande. La commande révisée est classée.

| 2 | Dans l'écran de révision, saisissez un nouveau numéro de commande ou laissez par défaut le numéro automatiquement incrémenté.

| 3 | Entrez la date de la nouvelle commande et validez.

Une copie de cette commande à l'état "Non validée" est créée comprenant un lien hypertexte vers le devis initial et la commande d'origine. Vous devrez ensuite répéter l'opération de validation.

##### Historiser la commande

Historiser une commande permet de conserver l'image de la commande initiale. Il faut effectuer ce type d'archivage avant livraison de la commande si elle n'est pas issue d'un devis historisé.

Rappel : Historiser une commande n'est possible que si la commande n'a pas fait l'objet au préalable d'un devis, lui-même historisé (devis "signé", code état 4).

Depuis la commande validée, allez dans Édition > Historiser la commande. La commande est automatiquement ajoutée à l'historique des commandes.

Réviser les prix d'une commande

DMF |

Selon la durée , vous pouvez être amené à devoir réviser les prix des prestations en fonction de la valeur de l'indice de révision concerné.

Important

Pour pouvoir réviser les lignes , vous devez au préalable avoir renseigné la section Révision pour les lignes concernées.

doit être validé mais non livré.

#### Rechercher les révisables

| 1 | Cliquez sur le menu Gestion > Ventes > Réviser les prix > .

L'écran de recherche s'ouvre. Cet écran est identique à celui pour la recherche des , avec un onglet Révision des prix supplémentaire.

| 2 | Renseignez les critères de recherche souhaités. Dans l'onglet Révision des prix, renseignez les critères suivants :

Critère | Description
--- | ---
Date de référence | Renseignez la date de référence qui sera utilisée pour mettre à jour les prix dans les lignes de , en fonction de la valeur de l'indice à cette date. Par défaut, la date du jour est renseignée. Exemple Le paramétrage de l'indice (fractionnement de type mensuel) indique que la valeur au mois de juin est de 275,0. Si vous renseignez le 10/06 comme date de référence, c'est la valeur 275,0 qui sera utilisée pour réviser les prix.
Indice | Sélectionnez l'indice recherché depuis la liste d'aide. Les indices sont paramétrés depuis le menu Paramétrage support > Contrats de prestations > Indices.
À réviser entre le ... et le ... | Renseignez la période de révision, qui correspond à la date de prochaine révision renseignée dans les lignes de .

| 3 | Lancez la recherche.

Les validés et révisables correspondant aux critères de recherche sont affichés dans la fenêtre des résultats.

#### Calculer les prix révisés

La fonction de calcul des prix révisés permet d'effectuer une simulation des nouveaux prix des lignes de révisables, en fonction de la valeur de l'indice à la date de référence sélectionnée. L'affichage des valeurs dans le tableau est ainsi mis à jour mais les données ne sont pas modifiées.

Depuis la liste des résultats des révisables, cliquez sur en haut à droite de l'écran pour afficher le calcul des prix révisés pour les lignes du tableau :

- Les valeurs des colonnes Date N, Valeur N et PU HT N sont déplacées respectivement dans les colonnes Date N-1, Valeur N-1 et PU HT N-1.
- La colonne Date N affiche désormais le premier jour du mois pour la date de référence renseignée (par exemple, pour une date de référence renseignée au 20/06/2020, la colonne Date N affiche 01/06/2020).
- La colonne Valeur N affiche désormais la valeur de l'indice à la Date N.
- La colonne PU HT N affiche désormais le prix unitaire de la ligne de , calculé avec la Valeur N de l'indice.
- La colonne Prochaine rév. affiche la nouvelle échéance, calculée en prenant la date de prochaine révision d'origine et en ajoutant la Périodicité associée.

Exemple

Pour une ligne, la date de prochaine révision était renseignée au 01/01 et la périodicité est définie sur Semestrielle. Lors du calcul des prix révisés, la date de prochaine révision sera donc le 01/07.

#### Mettre à jour les prix

Depuis la liste des résultats des révisables, cliquez sur puis confirmez la révision des prix. Toutes les lignes affichées sont révisées, en fonction de la valeur de l'indice à la date de référence sélectionnée. Les données liées à la révision sont ainsi modifiées.

Note

La liste des résultats est mise à jour. En fonction des critères renseignés dans l'écran de recherche, les lignes de peuvent ne plus être affichées, par exemple si vous avez renseigné une période pour le critère À réviser entre le ... et le ... et que la nouvelle date de prochaine révision n'est plus comprise dans cette période.

Modifier une commande

Remarque : Les commandes validées et les commandes annulées ou livrées ne peuvent être ni modifiées ni supprimées. La mise à jour d'une commande validée passe par la révision préalable de cette commande.

- Pour modifier une commande, allez dans Édition > Modifier la commande.
- Pour supprimer la commande, allez dans Édition > Supprimer.

#### Annuler une commande

Dans certains cas (ex: projet stoppé en cours en raison d'un litige avec un client), les reliquats de commande doivent être annulés car les prestations ne seront ni réalisées ni facturées. Elles doivent donc être retirées des prévisions de vente.

Annuler une commande passe le statut de la commande de l'état "Validée" à l'état "Livrée" et génère une copie de cette commande aux montants négatifs à l'état "Livrée".

| 1 | Depuis la commande, allez dans Édition > Annuler la commande.

| 2 | Saisissez la date d'annulation.

#### Modifier les destinataires

Si vous souhaitez modifier les destinataires de la commande rapidement, vous pouvez le faire depuis le menu Édition > Modifier les destinataires.

#### Changer le client à facturer

Si vous souhaitez modifier le client à facturer rapidement, vous pouvez le faire depuis le menu Édition > Changer le client à facturer.

#### Créer le tableau de facturation

Cette fonction permet, en une seule opération de :

- créer un tableau de facturation, à l'image de la commande
- associer le tableau de facturation ainsi créé à la commande, par mention du numéro de ce tableau dans l'entête de la commande.

Pour cela, allez dans Édition > Créer le tableau de facturation.

#### Actualiser l'entête de la commande

Une commande validée ne peut pas être modifiée (elle doit être révisée). Toutefois, certaines rubriques (non financières) peuvent être mises à jour en actualisant l'entête de la commande. C'est notamment le cas des dates, qu'elles soient contractuelles ou de livraison, mais aussi du numéro de tableau de facturation.

| 1 | Allez dans Édition > Actualiser l'entête de la commande.

| 2 | Cliquez sur l'onglet Lignes, sélectionnez une ligne puis cliquez sur .

| 3 | Dans la fenêtre Reporter les dates, mettez à jour les dates contractuelles et de livraison des lignes puis validez.

| 4 | Cliquez sur pour afficher l'écran d'actualisation des lignes, modifiez puis validez.

| 5 | Sauvegardez vos modifications.

#### Reporter les dates des lignes de la commande

DMF | 020316 VENTES COMMANDES ACTUALISER

Vous pouvez éclater des lignes de commande rapidement.

| 1 | Depuis l'onglet Lignes, sélectionnez la ligne à reporter et faites un clic droit.

| 2 | Sélectionnez Reporter les dates des lignes sélectionnées.

| 3 | Dans la fenêtre de report, indiquez :

- Les dates de début et fin de période de la prestation
- Dates contractuelles
- Dates de livraison prévisionnelle
- Dates de facturation prévisionnelle.

| 4 | Validez.

Rappel : Pensez à vérifier la bonne cohérence des dates de livraison et facturation.

#### Actualiser les informations de récurrence des lignes de commandes

DMF | 020333 VENTES COMMANDES ACTUALISER RECURRENCE

Pour les lignes d'une commande avec une récurrence, il est possible d'actualiser les informations de récurrence de plusieurs lignes en une fois et de visualiser directement l'impact de cette récurrence sur les dates des lignes.

| 1 | Depuis l'onglet Lignes d'une commande, sélectionnez les lignes souhaitées.

Important

Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les lignes avec une récurrence.

| 2 | Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Actualiser la récurrence des lignes sélectionnées.

| 3 | Dans la fenêtre d'actualisation, modifiez les champs souhaités :

- Si vous sélectionnez une Périodicité autre que Unique, les champs de la section Informations de récurrence sont modifiables. Dans la section Dates, les champs ne peuvent pas être modifiés et ont une visée informative : les dates sont mises à jour automatiquement en fonction des informations de récurrence renseignées.
- Si vous sélectionnez Unique pour le champ Périodicité, les autres champs de la section Informations de récurrence ne peuvent plus être modifiés mais ceux de la section Dates sont désormais modifiables. Dans ce cas, les lignes sélectionnées ne seront plus récurrentes.

| 4 | Cliquez sur Valider.

Les informations de récurrence des lignes sélectionnées sont actualisées dans la commande.