Passer une commande au fournisseur
Votre demande de cotation a été acceptée. Vous pouvez donc la transformer en commande fournisseur.
Les commandes sont issues :
- soit automatiquement à partir d'une cotation : transformer une demande de cotation en commande,
- soit manuellement et directement dans le module commande.

La solution la plus rapide est de créer une commande depuis votre cotation. Cela permet de rapatrier les informations de la cotation sans devoir les ressaisir.
Pré-requis : La cotation doit être validée.
1 | Depuis votre cotation, allez dans Édition > Transformer en commande. |
2 | Dans les boîtes de dialogue successives, indiquez les actions automatiques à réaliser : |
- Si le fournisseur renseigné dans la cotation est bien celui à qui la commande est destinée, acceptez la transformation.
- Si vous voulez garder cette cotation, transformez la cotation en cotation signée.
La commande est créée et s'ouvre dans un nouvel onglet.

Vous pouvez créer plusieurs types de commande :
- commande classique
- commande interne : dans le cadre d'échanges de prestations en interne, il peut être nécessaire de formaliser l'offre de prestation faite en interne à travers une commande de type "interne" et obligatoirement émis pour le compte d'un client "interne". Chaque ligne de commande sera nécessairement construite à partir d'un produit associé à un compte de classe 9.
- commande Groupe : si vous faites une commande à destination d'une société externe appartenant au même groupe (de sociétés) que la vôtre, vous devez utiliser cette option. Chaque ligne de commande sera nécessairement construite à partir d'un produit acheté lié au groupe.
- Depuis une commande client en passant par Édition > Créer les commandes fournisseur.
La procédure de création reste la même.
Saisir les informations générales
1 | Allez dans Gestion > Achats > Commandes fournisseurs > |
2 | Sous l'onglet Entête, saisissez les informations suivantes : |
- Numéro de la commande. S'il n'est pas saisi par l'utilisateur, il est géré automatiquement.
- Journal : journal d'achat associé à la commande. Si un journal d'achat est paramétré par défaut pour l'utilisateur connecté, celui-ci est renseigné automatiquement mais peut être modifié.
- Date de création de la cotation.
- Signature prév. : date de signature prévisionnelle.
- Collaborateurs acheteur et demandeur de la commande.
- Établissement : établissement rattaché.
- Devise et taux.
- Référence fournisseur : code de la commande chez le fournisseur.
- Demande support lié éventuelle.
- Tab. Fac. lié à la commande.
- Commande client liée à celle-ci.
- Intitulé / Désignation : nom de la commande.
3 | Saisissez les coordonnées et le contact fournisseur. |
4 | Saisissez les informations sur l'affaire : |
- Multi-affaires : coché si la commande est imputable à plusieurs affaires, lots ou sous-lots.
- Mono affaire et multi lots : permet d'imputer la totalité de la commande à une subdivision de l'affaire (lot).
- Contrat : date contrat par défaut si elle est renseignée dans l'entête. Correspond à la date à laquelle la société s'engage à réaliser la prestation décrite dans la ligne.
- Prévision : date prévisionnelle de la réception ou de l'achèvement de la totalité de la prestation.
- Dépôt : nom du dépôt qui va recevoir la réception.
- Affaire : code de l'affaire, du lot et du sous-lot concerné.
5 | Saisissez un commentaire au sujet de la commande dans la zone Texte sur commande. |
Ajouter des lignes de commande
1 | Cliquez sur l'onglet Lignes puis sur |
2 | Renseignez les champs situés dans la partie basse de l'écran : |
Champ | Description |
---|---|
Regroupement | Regroupement des prestations à mettre dans la commande. |
Référence | Références des produits. |
Quantité | Quantité d'articles vendus et du conditionnement du stock. |
Px unitaire | Prix unitaire de l'article acheté. Si un prix d'achat est associé à l'article sélectionné, il est proposé par défaut. |
Remise | Montant de la remise en pourcentage ou en montant. |
Total H.T. | Montant total H.T. en euros. |
Compte | Numéro du compte comptable. |
Affaire | Code de l'affaire auquel la ligne d'offre fait référence. Cette information ne peut être saisie que si le devis est marqué comme étant multi-affaires / lots / sous-lots (Multi = OUI). |
Lot / Sous-lot | Subdivision de l'affaire (lot) et du lot (sous-lot) à laquelle la ligne d'offre fait référence. Cette information ne peut être saisie que si le devis est marqué comme étant multi-affaires / lots / sous-lots (Multi = OUI). |
Contrat | Date à laquelle prend effet le contrat. |
Prévision | Date prévue et actualisée de réception de la prestation associée à la ligne. |
Période du ... au ... | Date de début et de fin de la commande. |
Ressource | Collaborateur associé à la commande. |
3 | Ajoutez la ligne en cliquant sur |
4 | Si vous voulez dupliquer, éclater ou ventiler une ligne, faites un clic droit sur la ligne et sélectionnez l'option correspondante. |
5 | Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez les périodes et la manière de scinder les lignes. |
6 | Sauvegardez votre commande. |
Une fois sauvegardée, vous pouvez générer des lignes d'acompte en faisant un clic droit sur la ligne et en sélectionnant l'option correspondante.
Vous pouvez ensuite consulter l'historique et les destinataires de la commande à tout moment.
Note
Vous pouvez créer une commande depuis une existante en la dupliquant via le menu Édition > Dupliquer la commande.
Si un produit vendu est relié à un produit acheté et qu’un fournisseur est renseigné sur le produit acheté, vous pouvez créer une commande fournisseur à partir d’une commande client en alimentant les montants avec le dernier prix d’achat (s’il est renseigné sur le produit acheté).

Si vous voulez mettre en place une étape de signature avant validation de votre pièce de gestion, vous pouvez utiliser la fonction Signature.
Pour plus d'informations, veuillez vous référer

Une commande validée ne peut être ni modifiée, ni supprimée.
Vous pouvez simplement valider la commande ou la valider et l'éditer en même temps.
Pour valider la commande, depuis la commande, allez dans Édition > Valider sans éditer. La commande passe de l'état "Brouillon" à l'état "Validé".
Pour valider la commande et l'éditer :
1 | Depuis la commande, allez dans Édition > Valider et éditer. La commande passe de l'état "Brouillon" à "Validé" et la fenêtre d'édition s'ouvre. |
2 | Sélectionnez le modèle d'édition de la commande. Akuiteo propose plusieurs modèles d'éditions : |
- commande : permet d'éditer une commande classique
- bon de commande : permet d'éditer une commande sous la forme d'un bon de commande.
- commande sous forme de facture pro forma
A savoir :
- La date de validation est automatiquement renseignée avec la date du jour.
- Valider la commande permettra de démarrer la réception et le paiement de la facture. De plus, seules les commandes validées sont prises en compte dans les flux initiaux et prévisionnels.

Réviser la commande
Une commande validée ne peut pas être modifiée. Elle doit faire l'objet d'une révision.
1 | Depuis la commande validée, allez dans Édition > Réviser la commande. La commande révisée est classée. |
2 | Dans l'écran de révision, saisissez un nouveau numéro de commande. Une copie de cette commande à l'état "Non validée" est créée comprenant un lien hypertexte vers la cotation d'origine. |
Historiser la commande
Historiser une commande permet de conserver l'image de la commande initiale. Il faut effectuer ce type d'archivage avant livraison de la commande si elle n'est pas issue d'une cotation historisée.
Rappel : Historiser une commande n'est possible que si la commande n'a pas fait l'objet au préalable d'une cotation, elle-même historisée.
Depuis la commande validée, allez dans Édition > Historiser la commande. La commande est automatiquement ajoutée à l'historique des commandes.

A savoir
Les commandes validées et les commandes annulées ou réceptionnées ne peuvent être ni modifiées ni supprimées. La mise à jour d'une commande validée passe par la révision préalable de cette commande :
- Pour modifier une commande, allez dans Édition > Modifier.
- Pour supprimer une commande, allez dans Édition > Supprimer.
Annuler une commande
Dans certains cas (ex: projet stoppé en cours en raison d'un litige avec un fournisseur), les reliquats de commande doivent être annulés car les prestations ne seront ni réalisées ni facturées.
Annuler une commande passe le statut de la commande de l'état "Validée" à l'état "Annulée" et génère une copie de cette commande aux montants négatifs à l'état "Annulée".
1 | Depuis la commande, allez dans Édition > Annuler la commande. |
2 | Saisissez la date d'annulation. |
Relancer les destinataires de la commande
Vous pouvez envoyer des emails de relance aux fournisseurs ou aux collaborateurs responsables. Vous pouvez notamment :
- Générer des emails de relance vers les fournisseurs en cas de non réception des commandes,
- Générer des emails de confirmation des dates prévisionnelles de réception des commandes.
1 | Activez les DMF suivants : |
- 040324 ACHATS/COMMANDE/ENVOYER AUX FOURNISSEURS
- 040325 ACHATS/COMMANDE/RELANCER LES FOURNISSEURS
- 040326 ACHATS/COMMANDE/ENVOYER EN INTERNE
2 | Depuis une fiche Commandes fournisseur, allez dans Édition > Envoyer aux fournisseurs / Relancer les fournisseurs. |
3 | Depuis plusieurs commandes : |
- Lancez une recherche de commandes fournisseurs en cours et non réceptionnées.
- Dans le résultat de recherche, faites un clic droit sur les commandes à relancer et sélectionnez le système de relance souhaité.
- Dans l’écran d’édition qui s’affiche, précisez le destinataire et le modèle d’édition à utiliser.
Vous pouvez également rechercher des fournisseurs à relancer ou non depuis l’onglet Critères complémentaires > section Relance.
Modifier les destinataires
Si vous souhaitez modifier les destinataires de la commande rapidement, vous pouvez le faire depuis le menu Édition > Modifier les destinataires.
Changer le fournisseur à facturer
Si vous souhaitez modifier le fournisseur rapidement,
1 | Allez dans Édition > Changer le fournisseur à facturer. |
2 | Dans la fenêtre des fournisseurs liés, sélectionnez le tiers correspondant et validez. |
Créer le tableau de facturation
Cette fonction permet, en une seule opération de :
- créer un tableau de facturation, à l'image de la commande
- associer le tableau de facturation ainsi créé à la commande, par mention du numéro de ce tableau dans l'entête de la commande.
Pour cela, allez dans Édition > Créer le tableau de facturation.
Actualiser l'entête de la commande
Une commande validée ne peut pas être modifiée (elle doit être révisée). Toutefois, certaines rubriques (non financières) peuvent être mises à jour en actualisant l'entête de la commande. C'est notamment le cas des dates, qu'elles soient contractuelles ou de livraison, mais aussi du numéro de tableau de facturation.
Allez dans Édition > Actualiser l'entête de la commande.