Signer électroniquement un document
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020241 VENTES DEVIS SIGNATURE ELECTRONIQUE 020434 VENTES LIVRAISON SIGNATURE ELECTRONIQUE |
Akuiteo s'interface avec les APIs Universign pour permettre d'envoyer par mail des documents générés depuis l'Application Desktop aux contacts d'un client et aux collaborateurs de la société afin que ceux-ci signent électroniquement les documents.
Deux types de documents peuvent être signés électroniquement :
- les devis validés,
- les bons de livraison.
Important
Pour utiliser la signature électronique, la connexion avec Universign doit être configurée et activée depuis la Console d'administration.
Référence
Pour plus d'informations, voir le Guide de paramétrage de la Console d'administration.

Pour mettre en place la signature électronique, des données personnalisées doivent être paramétrées afin de stocker les informations transmises par Universign et ainsi suivre le statut des demandes de signature dans l'Application Desktop.
1 | Depuis la fenêtre de paramétrage, allez dans Paramétrage Général > Vente > Données personnalisées des pièces de gestion vente. |
2 | Dans la section Séquences, ajoutez des séquences jusqu'au N° Ordre 9. |
3 | Créez les données personnalisées suivantes : |
Identifiant de transaction |
Libellé : Id de transaction Code Rubrique : Alphanum10 Séquence : 9 Taille Max : 50 |
Date de signature |
Libellé : Date de signature Code Rubrique : Date10 Séquence : 9 |
Statut de la signature |
Libellé : Statut de signature Code Rubrique : Alphanum11 Séquence : 9 Taille Max : 50 |
Collaborateur demandeur de la transaction |
Libellé : Collaborateur demandeur Code Rubrique : Alphanum12 Séquence : 9 Taille Max : 20 |

Les règles de gestion USIGN_DEVIS et USIGN_LIVRAISON permettent de définir les pièces de gestion concernées par la signature électronique :
- Activez la règle USIGN_DEVIS pour activer la signature électronique sur les devis client.
- Activez la règle USIGN_LIVRAISON pour activer la signature électronique sur les livraisons client.
Note
Si vous désactivez l'une de ces règles de gestion, toutes les demandes de signature en cours pour le type de pièce de gestion seront annulées automatiquement.
Ces règles de gestion permettent également de définir le profil de signature à utiliser et si la pièce de gestion doit être transformée une fois signée électroniquement :
Champ | Description |
---|---|
Profil Universign |
Renseignez le profil de signature à utiliser pour signer les devis client ou bons de livraison. Si aucun profil n'est renseigné, le profil Universign par défaut est utilisé. Note Un profil de signature Universign peut être paramétré pour chaque type de pièce. Ce profil permet de personnaliser, entre autres, le logo affiché, la durée de validité des transactions ou les mails et sms envoyés. Rapprochez-vous de votre chef de projets Akuiteo pour paramétrer les différents profils de signature. |
Transformer automatiquement en commande après signature (uniquement pour USIGN_DEVIS) | Cochez Oui pour que, une fois toutes les signatures obtenues (statut de transaction COMPLETED), le devis client soit transformé en commande. |
Facturer automatiquement après signature (uniquement pour USIGN_LIVRAISON) | Cochez Oui pour que, une fois toutes les signatures obtenues (statut de transaction COMPLETED), le bon de livraison soit transformé en facture. |

1 | Depuis la fiche du devis en état Validé ou de la livraison, cliquez sur Edition > Éditer et envoyer pour signature électronique. |
2 | Dans la fenêtre d'envoi, renseignez les informations suivantes : |
Champ | Description |
---|---|
Collaborateur |
Sélectionnez un collaborateur de la société depuis la liste d'aide afin de l'ajouter à la liste des destinataires pour la signature électronique. Il est possible d'ajouter autant de collaborateurs que nécessaire. |
Contact client | Sélectionnez un contact du client depuis la liste d'aide afin de l'ajouter à la liste des destinataires pour la signature électronique. Il est possible d'ajouter autant de collaborateurs que nécessaire. |
Modèle |
Sélectionnez le modèle d'édition du devis ou bon de livraison depuis la liste déroulante. Ce modèle doit être paramétré au préalable. Note Lorsqu'un devis ou bon de livraison est signé, la première signature est ajoutée en bas à droite de la dernière page du document. La signatures suivante est ajoutée sur la gauche. Lorsqu'il y a 2 signatures sur la même ligne, les signatures suivantes sont ajoutées sur la ligne au-dessus, et ainsi de suite. |
Astuce
Si vous avez ajouté un collaborateur ou un contact client par erreur dans la liste des destinataires, décochez sa case dans la colonne A pour ne pas lui envoyer le document à signer électroniquement.
3 | Cliquez sur Valider. |
Un mail contenant un lien Universign vers le document à signer est envoyé au premier destinataire pour signature électronique.
Chaque signataire dispose d'un certain délai en nombre de jours pour signer le document. Ce délai est déterminé lors du paramétrage du compte chez Universign.
Note
Lorsque plusieurs destinataires sont renseignés, la demande de signature est envoyée d'abord au premier signataire. Une fois que ce premier signataire a signé le document, la demande est envoyée au second signataire, et ainsi de suite. Pour l'ordre des signataires, le document est d'abord envoyé aux collaborateurs afin d'être signé en interne avant d'être envoyé aux clients.
Une fois que tous les signataires ont signé, le document signé est ajouté dans l'onglet des Documents liés. Le document est verrouillé et n'est donc ni modifiable ni supprimable.

Une fois le devis ou bon de livraison envoyé pour signature électronique, l'onglet Signatures est ajouté dans la fiche de la pièce de gestion concernée. Cet onglet affiche le tableau des signatures, où chaque ligne correspond à un signataire.
Pour chaque signataire, les informations suivantes sont disponibles :
- les coordonnées du signataire (nom, prénom, adresse mail) ;
- le statut de la signature, qui peut être :
- Invité à signer = Le document a été envoyé pour signature mais le signataire n'a pas encore signé
- En attente = Le signataire recevra la demande de signature une fois les signatures précédentes obtenues
- Signé = Le signataire a signé le document
- Annulé = L'utilisateur a annulé la demande de signature ou l'un des signataires a refusé de signer le document
- Expiré = Le délai pour signer le document est dépassé et la signature électronique n'est plus disponible
- la date de signature ;
- le motif de refus si le contact ou le collaborateur a refusé de signer le document.
Dans l'onglet des données personnalisées paramétrées pour Universign, les champs ID de transaction, Date de signature et Statut de signature sont mis à jour au fur et à mesure des signatures grâce aux informations transmises par Universign. Ces données personnalisées permettent ainsi de suivre le statut des demandes de signature Universign dans l'Application Desktop.
Note
À chaque changement de statut d'une signature, un mail automatique est envoyé au demandeur, c'est-à-dire à l'adresse mail de l'utilisateur à l'origine de la demande de signature qui est renseigné dans la donnée personnalisée Collaborateur demandeur.

Note
Une demande de signature électronique annulée ou expirée ne peut pas être relancée.
Lorsqu'une demande de signature électronique a déjà été envoyée pour un devis ou une livraison, il est possible de relancer le signataire. Lorsqu'une demande est relancée, le délai d'expiration de la transaction est réinitialisé. La relance permet par exemple de donner un délai supplémentaire à un signataire et d'éviter qu'une demande de signature électronique n'expire.
Pour relancer une demande, cliquez sur Edition > Relancer la demande de signature électronique depuis la fiche du devis ou de la livraison. Le signataire en cours, c'est-à-dire la ligne avec le statut Invité à signer, reçoit un mail de relance.

Note
Une demande de signature électronique expirée ne peut pas être annulée. L'annulation est également impossible si tous les signataires ont déjà signé le document.
Lorsqu'une demande de signature électronique a déjà été envoyée pour un devis ou une livraison, il est possible d'annuler cette demande.
Depuis la fiche du devis ou de la livraison, cliquez sur Edition > Annuler la demande de signature électronique et confirmez l'annulation de la demande. La demande est annulée pour tous les signataires.