Batch RendezVousExchange

Le batch RendezVousExchange permet de transférer dans un agenda Microsoft Exchange les événements de type "Rendez-vous" enregistrés dans Akuiteo. Ainsi, sans action de leur part, les commerciaux ou les collaborateurs itinérants peuvent voir leurs rendez-vous facilement dans leur agenda Exchange depuis un smartphone ou une tablette. Cela permet d'alimenter automatiquement les agendas électroniques des collaborateurs tout en gardant la gestion des rendez-vous centralisée directement dans Akuiteo.

Ce batch peut être paramétré par collaborateur afin de cloisonner certains types de rendez-vous à des collaborateurs spécifiques. Ce cloisonnement est facilité grâce à une clé qui est renseignée sur la fiche collaborateur.

Les informations transférées lors du lancement du batch ne prennent pas en compte :

les pièces jointes liées au rendez-vous Akuiteo ;

les autorisations paramétrées pour le rendez-vous, que ce soit par le biais des droits ou des niveaux d'habilitation.

Important

Le batch RendezVousExchange ne permet pas de transférer les modifications effectuées dans l'agenda Exchange vers Akuiteo. Si un collaborateur modifie un rendez-vous depuis son agenda Exchange, cette modification ne sera pas reportée dans le rendez-vous Akuiteo et sera remise à jour par le batch. La donnée de référence reste le rendez-vous Akuiteo.

: : Préparer les fiches collaborateurs

Le champ Collab. pris en compte dans les batchs ayant cette clé permet de renseigner une clé de valeur qui peut être utilisée dans le batch RendezVousExchange. Ce champ est disponible dans la fiche collaborateur > onglet Collaborateur > section Choix du mode de saisie des temps et planning.

Cette clé peut être attribuée à un ou plusieurs collaborateurs en fonction des besoins et permet de retrouver ces collaborateurs lors du lancement du batch.

Exemple

Vous souhaitez ajouter les rendez-vous Akuiteo dans les agendas des commerciaux de votre entreprise. Cependant, ces rendez-vous ne sont pas nécessaires pour les autres collaborateurs de l'entreprise.

Vous renseignez la clé BATCH_COM sur la fiche collaborateur de chacun des commerciaux. Vous utilisez cette clé dans le paramétrage du batch. Ainsi, lorsque le batch est lancé, les collaborateurs avec la clé BATCH_COM sont retrouvés et seuls leurs agendas sont alimentés avec les rendez-vous renseignés dans Akuiteo.

: : Créer le batch

Allez dans Outils > Paramétrage puis ouvrez les menus Batchs > Batch création et modification.

Un écran de résultats s'ouvre et affiche la liste des batchs existant.

Dans l'écran de résultats, cliquez sur

dans la barre d'action.

Dans l'écran Nouveau Batch, renseignez le Code et le Libellé du batch puis sélectionnez RendezVousExchange dans la liste déroulante du champ Modèle de batch.

Renseignez les paramètres du batch. Pour connaître le détail des paramètres, voir Paramétrer le batch.

Enregistrez le batch.

Lorsque le batch est lancé, les événements de type "Rendez-vous" sont transférés vers Exchange en fonction des paramètres renseignés.

: : Paramétrer le batch

Code	Description	Type	Obligatoire	Valeur par défaut
`BATCH_DEBUG_PARAMS`	Lorsque le paramètre est Vrai, le détail des paramètres du batch est affiché dans les logs.	Booléen	Non
`BATCH_LOG_CONSOLE`	Lorsque le paramètre est Vrai, les logs sont affichés dans la console.	Booléen	Non
`BATCH_LOG_FILE`	Nom du répertoire dans lequel le fichier de log est enregistré.	Chaîne Ex : C:\AKUITEO\logs_batch	Non
`BATCH_LOG_ID`	Identifiant du fichier de log.	Chaîne	Non
`BATCH_LOG_LEVEL`	Niveau de log.	Chaîne Ex : LOG;WARN	Non
`BATCH_MAIL`	Adresse email du destinataire des logs en cas d'erreur.	Chaîne Ex : support@akuiteo.com	Oui
`BATCH_MAIL_CC`	Adresse email du destinataire en copie des logs en cas d'erreur.	Chaîne Ex : support@akuiteo.com	Non
`BATCH_MAIL_CCI`	Adresse email du destinataire en copie cachée des logs en cas d'erreur.	Chaîne Ex : support@akuiteo.com	Non
`BATCH_MAIL_FROM`	Adresse email de l'expéditeur des logs en cas d'erreur.	Chaîne Ex : support@akuiteo.com	Non	mail. postmaster
`BATCH_PWD`	Mot de passe de l'utilisateur lançant le batch. Ce mot de passe doit être associé au `BATCH_USER` renseigné.	Chaîne Ex : TECH	Oui
`BATCH_USER`	Identifiant de l'utilisateur technique lançant le batch.	Chaîne Ex : TECH	Oui
`CALENDRIER_DEFINI`	Nom du calendrier Microsoft Exchange utilisé pour transférer les rendez-vous Akuiteo. Si vide, le calendrier par défaut de l'utilisateur Exchange est utilisé.	Chaîne Ex : CalendrierCRM	Non
`CATEGORIE_EXCHANGE`	Lorsque le paramètre est Vrai, la catégorie du rendez-vous Akuiteo est copiée dans la catégorie du rendez-vous Exchange.	Booléen	Oui	Vrai
`CATEGORIES_A_EXCLURE`	Nom des catégories de rendez-vous Akuiteo qui ne doivent pas être transférées vers Exchange lors du lancement du batch.	Chaîne Ex : PROSPECT	Non
`CATEGORIES_RDV`	Nom des catégories de rendez-vous Akuiteo qui doivent être transférées vers Exchange lors du lancement du batch. Si vide, toutes les catégories de rendez-vous qui existent dans Akuiteo sont transférées, sauf celles renseignées dans `CATEGORIES_A_EXCLURE`.	Chaîne Ex : RDV;DEMO;REU	Non
`COL_LIES_EXCHANGE`	Lorsque le paramètre est Vrai, les rendez-vous seront créés dans les agendas Exchange des collaborateurs liés (liste des tiers liés) au rendez-vous Akuiteo.	Booléen	Oui	Vrai
`COMMENTAIRE_EXCH_PIECES`	Lorsque le paramètre est Vrai, la liste des pièces présentes dans le tableau Objets akuiteo liés du rendez-vous Akuiteo est ajoutée dans le commentaire Exchange.	Booléen	Oui	Faux
`COMMENTAIRE_EXCH_TIERS`	Lorsque le paramètre est Vrai, la liste des tiers présents dans le tableau Tiers liés du rendez-vous Akuiteo est ajoutée dans le commentaire Exchange.	Booléen	Oui	Faux
`COMMENTAIRE_EXCHANGE`	Codes des champs composant le commentaire Exchange. Chaque code doit être séparé par un point-virgule. Les valeurs suivantes sont possibles : CATEGORIE, PROPRIETAIRE, OBJET, PRIORITE, DATE_DEBUT, DATE_FIN, DATE_RAPPEL, NOTE, CODE_AFFAIRE, NOM_AFFAIRE, NOM_CLIENT Dans le commentaire Exchange, les champs sont affichés de la manière suivante : Libellé du champ 1 : valeur Libellé du champ 2 : valeur Etc. Notes Pour le code PROPRIETAIRE, le nom et le prénom du propriétaire sont affichés. Pour le client et l'affaire, le premier client ou la première affaire est affiché(e), suivi(e) d'un "+" s'il y a plusieurs clients ou affaires.	Chaîne Ex : CATEGORIE;OBJET; DATE_DEBUT; DATE_FIN	Oui
`EXCLURE_COLLAB_EXTERNE`	Lorsque le paramètre est Vrai, les collaborateurs externes sont exclus du transfert vers Exchange.	Booléen	Non	Faux
`EXCLURE_COLLAB_NON_OPERATIONNEL`	Lorsque le paramètre est Vrai, les collaborateurs non opérationnels sont exclus du transfert Exchange.	Booléen	Non	Faux
`EXCLURE_EVT_ARCHIVES`	Lorsque le paramètre est Vrai, les rendez-vous archivés sont exclus du transfert Exchange.	Booléen	Non	Faux
`EXCLURE_EVT_AUTO`	Lorsque le paramètre est Vrai, les rendez-vous créés automatiquement sont exclus du transfert Exchange.	Booléen	Non	Faux
`EXCLURE_EVT_SUPPORT`	Lorsque le paramètre est Vrai, les rendez-vous issus du module Support sont exclus du transfert Exchange.	Booléen	Non	Faux
`FILTRE_CLE_COLLAB`	Clé du batch pour filtrer les collaborateurs pris en compte pour le transfert Exchange. Si plusieurs clés sont renseignées, chaque clé doit être séparée par un point-virgule. Si une clé est renseignée, seuls les collaborateurs possédant cette clé sur leur fiche collaborateur sont pris en compte. Si le paramètre est vide, aucun filtre n'est appliqué et tous les collaborateurs sont pris en compte. Référence Pour plus d'informations sur la clé du batch, voir Préparer les fiches collaborateurs.	Chaîne Ex : BATCH_COM	Non
`OBJET_EXCHANGE`	Codes des champs composant l'objet Exchange. Chaque code doit être séparé par un point-virgule. Les valeurs suivantes sont possibles : CATEGORIE, PROPRIETAIRE, OBJET, PRIORITE, DATE_DEBUT, DATE_FIN, DATE_RAPPEL, NOTE, CODE_AFFAIRE, NOM_AFFAIRE, NOM_CLIENT Dans l'objet Exchange, les champs sont affichés l'un après l'autre, séparés par un espace. Notes Pour le code PROPRIETAIRE, le nom et le prénom du propriétaire sont affichés. Pour le client et l'affaire, le premier client ou la première affaire est affiché(e), suivi(e) d'un "+" s'il y a plusieurs clients ou affaires.	Chaîne Ex : CATEGORIE;OBJET	Oui
`PERIODE_NB_JOURS_APRES`	Nombre de jours pris en compte après la date du jour.	Nombre Ex : 30	Oui	60.0
`PERIODE_NB_JOURS_AVANT`	Nombre de jours pris en compte avant la date du jour.	Nombre Ex : 10	Oui	5.0
`SOCIETES`	Codes des sociétés pour filtrer les rendez-vous pris en compte en fonction de la société Akuiteo. Si plusieurs sociétés sont renseignées, chaque société doit être séparée par un point-virgule.	Chaîne Ex : SOCIETE1;SOCIETE2	Oui
`UNIQUEMENT_EVT_CRM`	Lorsque le paramètre est vrai, seuls les rendez-vous Akuiteo visibles sur le Portail CRM sont pris en compte pour le transfert Exchange. Pour qu'un rendez-vous soit visible sur le Portail CRM, la case Visible dans le portail CRM doit être cochée dans le paramétrage de la catégorie d'événement liée au rendez-vous.	Booléen	Oui	Faux

Code

Description

Type

Obligatoire

Valeur par défaut

BATCH_DEBUG_PARAMS

Lorsque le paramètre est Vrai, le détail des paramètres du batch est affiché dans les logs.

Booléen

Non

BATCH_LOG_CONSOLE

Lorsque le paramètre est Vrai, les logs sont affichés dans la console.

Booléen

Non

BATCH_LOG_FILE

Nom du répertoire dans lequel le fichier de log est enregistré.

Chaîne

Ex :
C:\AKUITEO\logs_batch

Non

BATCH_LOG_ID

Identifiant du fichier de log.

Chaîne

Non

BATCH_LOG_LEVEL

Niveau de log.

Chaîne

Ex : LOG;WARN

Non

BATCH_MAIL

Adresse email du destinataire des logs en cas d'erreur.

Chaîne

Ex : support@akuiteo.com

Oui

BATCH_MAIL_CC

Adresse email du destinataire en copie des logs en cas d'erreur.

Chaîne

Ex : support@akuiteo.com

Non

BATCH_MAIL_CCI

Adresse email du destinataire en copie cachée des logs en cas d'erreur.

Chaîne

Ex : support@akuiteo.com

Non

BATCH_MAIL_FROM

Adresse email de l'expéditeur des logs en cas d'erreur.

Chaîne

Ex : support@akuiteo.com

Non

mail.
postmaster

BATCH_PWD

Mot de passe de l'utilisateur lançant le batch. Ce mot de passe doit être associé au BATCH_USER renseigné.

Chaîne

Ex : TECH

Oui

BATCH_USER

Identifiant de l'utilisateur technique lançant le batch.

Chaîne

Ex : TECH

Oui

CALENDRIER_DEFINI

Nom du calendrier Microsoft Exchange utilisé pour transférer les rendez-vous Akuiteo.

Si vide, le calendrier par défaut de l'utilisateur Exchange est utilisé.

Chaîne

Ex : CalendrierCRM

Non

CATEGORIE_EXCHANGE

Lorsque le paramètre est Vrai, la catégorie du rendez-vous Akuiteo est copiée dans la catégorie du rendez-vous Exchange.

Booléen

Oui

Vrai

CATEGORIES_A_EXCLURE

Nom des catégories de rendez-vous Akuiteo qui ne doivent pas être transférées vers Exchange lors du lancement du batch.

Chaîne

Ex : PROSPECT

Non

CATEGORIES_RDV

Nom des catégories de rendez-vous Akuiteo qui doivent être transférées vers Exchange lors du lancement du batch.

Si vide, toutes les catégories de rendez-vous qui existent dans Akuiteo sont transférées, sauf celles renseignées dans CATEGORIES_A_EXCLURE.

Chaîne

Ex : RDV;DEMO;REU

Non

COL_LIES_EXCHANGE

Lorsque le paramètre est Vrai, les rendez-vous seront créés dans les agendas Exchange des collaborateurs liés (liste des tiers liés) au rendez-vous Akuiteo.

Booléen

Oui

Vrai

COMMENTAIRE_EXCH_PIECES

Lorsque le paramètre est Vrai, la liste des pièces présentes dans le tableau Objets akuiteo liés du rendez-vous Akuiteo est ajoutée dans le commentaire Exchange.

Booléen

Oui

Faux

COMMENTAIRE_EXCH_TIERS

Lorsque le paramètre est Vrai, la liste des tiers présents dans le tableau Tiers liés du rendez-vous Akuiteo est ajoutée dans le commentaire Exchange.

Booléen

Oui

Faux

COMMENTAIRE_EXCHANGE

Codes des champs composant le commentaire Exchange. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Les valeurs suivantes sont possibles : CATEGORIE, PROPRIETAIRE, OBJET, PRIORITE, DATE_DEBUT, DATE_FIN, DATE_RAPPEL, NOTE, CODE_AFFAIRE, NOM_AFFAIRE, NOM_CLIENT

Dans le commentaire Exchange, les champs sont affichés de la manière suivante :

Libellé du champ 1 : valeur

Libellé du champ 2 : valeur

Etc.

Notes

Pour le code PROPRIETAIRE, le nom et le prénom du propriétaire sont affichés.

Pour le client et l'affaire, le premier client ou la première affaire est affiché(e), suivi(e) d'un "+" s'il y a plusieurs clients ou affaires.

Chaîne

Ex : CATEGORIE;OBJET;
DATE_DEBUT;
DATE_FIN

Oui

EXCLURE_COLLAB_EXTERNE

Lorsque le paramètre est Vrai, les collaborateurs externes sont exclus du transfert vers Exchange.

Booléen

Non

Faux

EXCLURE_COLLAB_NON_OPERATIONNEL

Lorsque le paramètre est Vrai, les collaborateurs non opérationnels sont exclus du transfert Exchange.

Booléen

Non

Faux

EXCLURE_EVT_ARCHIVES

Lorsque le paramètre est Vrai, les rendez-vous archivés sont exclus du transfert Exchange.

Booléen

Non

Faux

EXCLURE_EVT_AUTO

Lorsque le paramètre est Vrai, les rendez-vous créés automatiquement sont exclus du transfert Exchange.

Booléen

Non

Faux

EXCLURE_EVT_SUPPORT

Lorsque le paramètre est Vrai, les rendez-vous issus du module Support sont exclus du transfert Exchange.

Booléen

Non

Faux

FILTRE_CLE_COLLAB

Clé du batch pour filtrer les collaborateurs pris en compte pour le transfert Exchange. Si plusieurs clés sont renseignées, chaque clé doit être séparée par un point-virgule.

Si une clé est renseignée, seuls les collaborateurs possédant cette clé sur leur fiche collaborateur sont pris en compte. Si le paramètre est vide, aucun filtre n'est appliqué et tous les collaborateurs sont pris en compte.

Référence

Pour plus d'informations sur la clé du batch, voir Préparer les fiches collaborateurs.

Chaîne

Ex : BATCH_COM

Non

OBJET_EXCHANGE

Codes des champs composant l'objet Exchange. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Les valeurs suivantes sont possibles : CATEGORIE, PROPRIETAIRE, OBJET, PRIORITE, DATE_DEBUT, DATE_FIN, DATE_RAPPEL, NOTE, CODE_AFFAIRE, NOM_AFFAIRE, NOM_CLIENT

Dans l'objet Exchange, les champs sont affichés l'un après l'autre, séparés par un espace.

Notes

Pour le code PROPRIETAIRE, le nom et le prénom du propriétaire sont affichés.

Pour le client et l'affaire, le premier client ou la première affaire est affiché(e), suivi(e) d'un "+" s'il y a plusieurs clients ou affaires.

Chaîne

Ex : CATEGORIE;OBJET

Oui

PERIODE_NB_JOURS_APRES

Nombre de jours pris en compte après la date du jour.

Nombre

Ex : 30

Oui

60.0

PERIODE_NB_JOURS_AVANT

Nombre de jours pris en compte avant la date du jour.

Nombre

Ex : 10

Oui

5.0

SOCIETES

Codes des sociétés pour filtrer les rendez-vous pris en compte en fonction de la société Akuiteo. Si plusieurs sociétés sont renseignées, chaque société doit être séparée par un point-virgule.

Chaîne

Ex : SOCIETE1;SOCIETE2

Oui

UNIQUEMENT_EVT_CRM

Lorsque le paramètre est vrai, seuls les rendez-vous Akuiteo visibles sur le Portail CRM sont pris en compte pour le transfert Exchange.

Pour qu'un rendez-vous soit visible sur le Portail CRM, la case Visible dans le portail CRM doit être cochée dans le paramétrage de la catégorie d'événement liée au rendez-vous.

Booléen

Oui

Faux