Batch PlanningExchange

Le batch PlanningExchange permet de transférer dans un agenda Microsoft Exchange les plannings enregistrés dans Akuiteo. Ainsi, sans action de leur part, les collaborateurs peuvent voir leurs plannings facilement dans leur agenda Exchange depuis un smartphone ou une tablette. Cela permet d'alimenter automatiquement les agendas électroniques des collaborateurs tout en gardant la gestion des plannings centralisée directement dans Akuiteo.

Ce batch peut être paramétré par collaborateur afin de cloisonner certains types de plannings à des collaborateurs spécifiques. Ce cloisonnement est facilité grâce à une clé qui est renseignée sur la fiche collaborateur.

Important

Le batch PlanningExchange ne permet pas de transférer les modifications effectuées dans l'agenda Exchange vers Akuiteo. Si un collaborateur modifie un rendez-vous depuis son agenda Exchange, cette modification ne sera pas reportée dans le planning Akuiteo et sera remise à jour par le batch. La donnée de référence reste le planning Akuiteo.

: : Préparer les fiches collaborateurs

Le champ Collab. pris en compte dans les batchs ayant cette clé permet de renseigner une clé de valeur qui peut être utilisée dans le batch PlanningExchange. Ce champ est disponible dans la fiche collaborateur > onglet Collaborateur > section Choix du mode de saisie des temps et planning.

Cette clé peut être attribuée à un ou plusieurs collaborateurs en fonction des besoins et permet de retrouver ces collaborateurs lors du lancement du batch.

Exemple

Vous souhaitez ajouter les plannings Akuiteo dans les agendas des consultants de votre entreprise. Cependant, ces plannings ne sont pas nécessaires pour les autres collaborateurs de l'entreprise.

Vous renseignez la clé BATCH_CONSULT sur la fiche collaborateur de chacun des consultants. Vous utilisez cette clé dans le paramétrage du batch. Ainsi, lorsque le batch est lancé, les collaborateurs avec la clé BATCH_CONSULT sont retrouvés et seuls leurs agendas sont alimentés avec les plannings renseignés dans Akuiteo.

: : Créer le batch

Allez dans Outils > Paramétrage puis ouvrez les menus Batchs > Batch création et modification.

Un écran de résultats s'ouvre et affiche la liste des batchs existant.

Dans l'écran de résultats, cliquez sur

dans la barre d'action.

Dans l'écran Nouveau Batch, renseignez le Code et le Libellé du batch puis sélectionnez PlanningExchange dans la liste déroulante du champ Modèle de batch.

Renseignez les paramètres du batch. Pour connaître le détail des paramètres, voir Paramétrer le batch.

Enregistrez le batch.

Lorsque le batch est lancé, les plannings sont transférés vers Exchange en fonction des paramètres renseignés.

: : Paramétrer le batch

Code	Description	Type	Obligatoire	Valeur par défaut
`AFFECTATIONS_VALIDEES`	Lorsque le paramètre est Vrai, seules les affectations validées depuis Akuiteo sont transférées et conservées dans Exchange.	Booléen	Non	Faux
`AJOUTER_VALIDATION`	Lorsque le paramètre est Vrai, les informations de validation sont ajoutées dans le titre et le commentaire du rendez-vous Exchange.	Booléen	Non	Faux
`BATCH_DEBUG_PARAMS`	Lorsque le paramètre est Vrai, le détail des paramètres du batch est affiché dans les logs.	Booléen	Non
`BATCH_LOG_CONSOLE`	Lorsque le paramètre est Vrai, les logs sont affichés dans la console.	Booléen	Non
`BATCH_LOG_FILE`	Nom du répertoire dans lequel le fichier de log est enregistré.	Chaîne Ex : C:\AKUITEO\logs_batch	Non
`BATCH_LOG_ID`	Identifiant du fichier de log.	Chaîne	Non
`BATCH_LOG_LEVEL`	Niveau de log.	Chaîne Ex : LOG;WARN	Non
`BATCH_MAIL`	Adresse email du destinataire des logs en cas d'erreur.	Chaîne Ex : support@akuiteo.com	Oui
`BATCH_MAIL_CC`	Adresse email du destinataire en copie des logs en cas d'erreur.	Chaîne Ex : support@akuiteo.com	Non
`BATCH_MAIL_CCI`	Adresse email du destinataire en copie cachée des logs en cas d'erreur.	Chaîne Ex : support@akuiteo.com	Non
`BATCH_MAIL_FROM`	Adresse email de l'expéditeur des logs en cas d'erreur.	Chaîne Ex : support@akuiteo.com	Non	mail. postmaster
`BATCH_PWD`	Mot de passe de l'utilisateur lançant le batch. Ce mot de passe doit être associé au `BATCH_USER` renseigné.	Chaîne Ex : TECH	Oui
`BATCH_USER`	Identifiant de l'utilisateur technique lançant le batch.	Chaîne Ex : TECH	Oui
`CALENDRIER_DEFINI`	Nom du calendrier Microsoft Exchange utilisé pour transférer les plannings Akuiteo. Si vide, le calendrier par défaut de l'utilisateur Exchange est utilisé. Cela permet aux utilisateurs de séparer leur calendrier personnel de leur calendrier alimenté par Akuiteo dans leur agenda Exchange.	Chaîne Ex : CalendrierCRM	Non
`CATEGORIES`	Ce paramètre permet de faire correspondre un code action Akuiteo avec une catégorie Outlook. Ainsi, lorsque les plannings Akuiteo sont importés dans Exchange, les rendez-vous sont créés en utilisant les catégories qui correspondent en fonction des codes action. Renseignez des paires CODE ACTION/Catégorie séparées par des points-virgules. Exemple INTERNE:Catégorie Rouge;FACTURABLE:Catégorie Violet;TELETFACT:Catégorie Orange Pour voir les catégories dans Outlook, faites un clic droit sur un rendez-vous puis cliquez sur Classer. Les catégories par défaut sont nommées Catégorie Jaune, Catégorie Rouge, Catégorie Bleu, etc. Cependant, ces catégories sont entièrement personnalisables. Notes Vous devez écrire explicitement le nom de la catégorie, en respectant la casse. Dans le paramétrage du batch, si le nom de la catégorie n'est pas strictement identique à la catégorie dans Outlook, le batch ne fonctionnera pas. Les catégories sont paramétrées sur un rendez-vous au moment de la création seulement. Si le code action est modifié, la catégorie devra être modifiée manuellement dans Outlook.	Chaîne	Non
`CODE_COLLAB_EXCLU`	Codes des collaborateurs à exclure du transfert Exchange lors du lancement du batch. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.	Chaîne Ex : AAA;BBB;CCC	Non
`COMMENTAIRE_EXCHANGE`	Codes des champs composant le commentaire Exchange. Chaque code doit être séparé par un point-virgule. Les valeurs suivantes sont possibles : CodeAffaire, NomAffaire, CodeClient, NomClient, CodeLot, LibelleLot, CodeSousLot, LibelleSousLot, Tache, CodeAction, LibelleAction, Lieu, Commentaire Dans le commentaire Exchange, les champs sont affichés de la manière suivante : Libellé du champ 1 : valeur Libellé du champ 2 : valeur Etc.	Chaîne Ex : CodeAffaire;NomClient; CodeAction; Commentaire	Oui
`EXCLURE_AFFAIRE_ABSENCE`	Lorsque le paramètre est Vrai, les affaires d'absence sont exclues du transfert Exchange.	Booléen	Non
`EXCLURE_AFFAIRE_EXTERNE`	Lorsque le paramètre est Vrai, les affaires externes sont exclues du transfert Exchange.	Booléen	Non
`EXCLURE_AFFAIRE_INTERNE`	Lorsque le paramètre est Vrai, les affaires internes qui ne sont pas des absences sont exclues du transfert Exchange.	Booléen	Non
`EXCLURE_COLLAB_EXTERNE`	Lorsque le paramètre est Vrai, les collaborateurs externes sont exclus du transfert Exchange.	Booléen	Non	Vrai
`EXCLURE_COLLAB_NE_PAS_RELANCER`	Lorsque le paramètre est Vrai, les collaborateurs qui ne doivent pas être relancés sur les temps sont exclus du transfert Exchange. Il s'agit des collaborateurs pour lesquels l'option Ne pas relancer sur les temps est cochée dans l'onglet Collaborateur > section Choix du mode de saisie des temps et planning.	Booléen	Non	Vrai
`EXCLURE_PLA_DEVIS`	Lorsque le paramètre est Vrai, les plannings créés sur les devis sont exclus du transfert Exchange.	Booléen	Non
`FILTRE_CLE_COLLAB`	Clé du batch pour filtrer les collaborateurs pris en compte pour le transfert Exchange. Si plusieurs clés sont renseignées, chaque clé doit être séparée par un point-virgule. Si une clé est renseignée, seuls les collaborateurs possédant cette clé sur leur fiche collaborateur sont pris en compte. Si le paramètre est vide, aucun filtre n'est appliqué et tous les collaborateurs sont pris en compte. Référence Pour plus d'informations sur la clé du batch, voir Préparer les fiches collaborateurs.	Chaîne Ex : BATCH_COM	Non
`FILTRE_CODE_COLLAB`	Codes collaborateur pour filtrer les collaborateurs pris en compte pour le transfert Exchange. Si plusieurs codes sont renseignés, chaque code doit être séparé par un point virgule. Si le paramètre est vide, aucun filtre n'est appliqué et tous les collaborateurs sont pris en compte.	Chaîne Ex : AAA;BBB;CCC	Non
`FILTRE_COLLAB_OPERATIONNEL`	Lorsque le paramètre est Vrai, seuls les collaborateurs opérationnels sont pris en compte pour le transfert Exchange.	Booléen	Non	Vrai
`MESSAGE_VALIDATION_COMMENTAIRE`	Message qui sera ajouté dans le commentaire du rendez-vous Exchange si la validation du planning est activée.	Chaîne	Non
`MODE_PURGE`	Lorsque le paramètre est Vrai, la purge des rendez-vous est activée. Cette purge permet de supprimer de l'agenda Exchange tous les rendez-vous transférés avec Akuiteo dans la plage de travail, avant d'effectuer le transfert attendu.	Booléen	Non	Faux
`OBJET_EXCHANGE`	Codes des champs composant l'objet Exchange. Chaque code doit être séparé par un point-virgule. Les valeurs suivantes sont possibles : CodeAffaire, NomAffaire, CodeClient, NomClient, CodeLot, LibelleLot, CodeSousLot, LibelleSousLot, Tache, CodeAction, LibelleAction, Lieu, Commentaire Dans l'objet Exchange, les champs sont affichés l'un après l'autre, séparés par un espace.	Chaîne Ex : CodeAffaire;NomClient; CodeAction; Commentaire	Oui
`PERIODE_NB_JOURS_APRES`	Nombre de jours pris en compte après la date du jour. Cela permet de limiter le nombre de plannings à transférer.	Nombre Ex : 30	Oui	14.0
`PERIODE_NB_JOURS_AVANT`	Nombre de jours pris en compte avant la date du jour. Cela permet de limiter le nombre de plannings à transférer.	Nombre Ex : 10	Oui	0.0
`PREFIXE_VALIDATION`	Préfixe qui sera ajouté dans le titre du rendez-vous Exchange si la validation du planning est activée.	Chaîne Ex : PLA	Non
`SOCIETES`	Codes des sociétés pour filtrer les rendez-vous pris en compte en fonction de la société Akuiteo. Si plusieurs sociétés sont renseignées, chaque société doit être séparée par un point-virgule.	Chaîne Ex : SOCIETE1;SOCIETE2	Oui

Code

Description

Type

Obligatoire

Valeur par défaut

AFFECTATIONS_VALIDEES

Lorsque le paramètre est Vrai, seules les affectations validées depuis Akuiteo sont transférées et conservées dans Exchange.

Booléen

Non

Faux

AJOUTER_VALIDATION

Lorsque le paramètre est Vrai, les informations de validation sont ajoutées dans le titre et le commentaire du rendez-vous Exchange.

Booléen

Non

Faux

BATCH_DEBUG_PARAMS

Lorsque le paramètre est Vrai, le détail des paramètres du batch est affiché dans les logs.

Booléen

Non

BATCH_LOG_CONSOLE

Lorsque le paramètre est Vrai, les logs sont affichés dans la console.

Booléen

Non

BATCH_LOG_FILE

Nom du répertoire dans lequel le fichier de log est enregistré.

Chaîne

Ex :
C:\AKUITEO\logs_batch

Non

BATCH_LOG_ID

Identifiant du fichier de log.

Chaîne

Non

BATCH_LOG_LEVEL

Niveau de log.

Chaîne

Ex : LOG;WARN

Non

BATCH_MAIL

Adresse email du destinataire des logs en cas d'erreur.

Chaîne

Ex : support@akuiteo.com

Oui

BATCH_MAIL_CC

Adresse email du destinataire en copie des logs en cas d'erreur.

Chaîne

Ex : support@akuiteo.com

Non

BATCH_MAIL_CCI

Adresse email du destinataire en copie cachée des logs en cas d'erreur.

Chaîne

Ex : support@akuiteo.com

Non

BATCH_MAIL_FROM

Adresse email de l'expéditeur des logs en cas d'erreur.

Chaîne

Ex : support@akuiteo.com

Non

mail.
postmaster

BATCH_PWD

Mot de passe de l'utilisateur lançant le batch. Ce mot de passe doit être associé au BATCH_USER renseigné.

Chaîne

Ex : TECH

Oui

BATCH_USER

Identifiant de l'utilisateur technique lançant le batch.

Chaîne

Ex : TECH

Oui

CALENDRIER_DEFINI

Nom du calendrier Microsoft Exchange utilisé pour transférer les plannings Akuiteo.

Si vide, le calendrier par défaut de l'utilisateur Exchange est utilisé. Cela permet aux utilisateurs de séparer leur calendrier personnel de leur calendrier alimenté par Akuiteo dans leur agenda Exchange.

Chaîne

Ex : CalendrierCRM

Non

CATEGORIES

Ce paramètre permet de faire correspondre un code action Akuiteo avec une catégorie Outlook. Ainsi, lorsque les plannings Akuiteo sont importés dans Exchange, les rendez-vous sont créés en utilisant les catégories qui correspondent en fonction des codes action.

Renseignez des paires CODE ACTION/Catégorie séparées par des points-virgules.

Exemple

INTERNE:Catégorie Rouge;FACTURABLE:Catégorie Violet;TELETFACT:Catégorie Orange

Pour voir les catégories dans Outlook, faites un clic droit sur un rendez-vous puis cliquez sur Classer. Les catégories par défaut sont nommées Catégorie Jaune, Catégorie Rouge, Catégorie Bleu, etc. Cependant, ces catégories sont entièrement personnalisables.

Notes

Vous devez écrire explicitement le nom de la catégorie, en respectant la casse. Dans le paramétrage du batch, si le nom de la catégorie n'est pas strictement identique à la catégorie dans Outlook, le batch ne fonctionnera pas.

Les catégories sont paramétrées sur un rendez-vous au moment de la création seulement. Si le code action est modifié, la catégorie devra être modifiée manuellement dans Outlook.

Chaîne

Non

CODE_COLLAB_EXCLU

Codes des collaborateurs à exclure du transfert Exchange lors du lancement du batch. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Chaîne

Ex : AAA;BBB;CCC

Non

COMMENTAIRE_EXCHANGE

Codes des champs composant le commentaire Exchange. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Les valeurs suivantes sont possibles : CodeAffaire, NomAffaire, CodeClient, NomClient, CodeLot, LibelleLot, CodeSousLot, LibelleSousLot, Tache, CodeAction, LibelleAction, Lieu, Commentaire

Dans le commentaire Exchange, les champs sont affichés de la manière suivante :

Libellé du champ 1 : valeur

Libellé du champ 2 : valeur

Etc.

Chaîne

Ex : CodeAffaire;NomClient;
CodeAction;
Commentaire

Oui

EXCLURE_AFFAIRE_ABSENCE

Lorsque le paramètre est Vrai, les affaires d'absence sont exclues du transfert Exchange.

Booléen

Non

EXCLURE_AFFAIRE_EXTERNE

Lorsque le paramètre est Vrai, les affaires externes sont exclues du transfert Exchange.

Booléen

Non

EXCLURE_AFFAIRE_INTERNE

Lorsque le paramètre est Vrai, les affaires internes qui ne sont pas des absences sont exclues du transfert Exchange.

Booléen

Non

EXCLURE_COLLAB_EXTERNE

Lorsque le paramètre est Vrai, les collaborateurs externes sont exclus du transfert Exchange.

Booléen

Non

Vrai

EXCLURE_COLLAB_NE_PAS_RELANCER

Lorsque le paramètre est Vrai, les collaborateurs qui ne doivent pas être relancés sur les temps sont exclus du transfert Exchange.

Il s'agit des collaborateurs pour lesquels l'option Ne pas relancer sur les temps est cochée dans l'onglet Collaborateur > section Choix du mode de saisie des temps et planning.

Booléen

Non

Vrai

EXCLURE_PLA_DEVIS

Lorsque le paramètre est Vrai, les plannings créés sur les devis sont exclus du transfert Exchange.

Booléen

Non

FILTRE_CLE_COLLAB

Clé du batch pour filtrer les collaborateurs pris en compte pour le transfert Exchange. Si plusieurs clés sont renseignées, chaque clé doit être séparée par un point-virgule.

Si une clé est renseignée, seuls les collaborateurs possédant cette clé sur leur fiche collaborateur sont pris en compte. Si le paramètre est vide, aucun filtre n'est appliqué et tous les collaborateurs sont pris en compte.

Référence

Pour plus d'informations sur la clé du batch, voir Préparer les fiches collaborateurs.

Chaîne

Ex : BATCH_COM

Non

FILTRE_CODE_COLLAB

Codes collaborateur pour filtrer les collaborateurs pris en compte pour le transfert Exchange. Si plusieurs codes sont renseignés, chaque code doit être séparé par un point virgule.

Si le paramètre est vide, aucun filtre n'est appliqué et tous les collaborateurs sont pris en compte.

Chaîne

Ex : AAA;BBB;CCC

Non

FILTRE_COLLAB_OPERATIONNEL

Lorsque le paramètre est Vrai, seuls les collaborateurs opérationnels sont pris en compte pour le transfert Exchange.

Booléen

Non

Vrai

MESSAGE_VALIDATION_COMMENTAIRE

Message qui sera ajouté dans le commentaire du rendez-vous Exchange si la validation du planning est activée.

Chaîne

Non

MODE_PURGE

Lorsque le paramètre est Vrai, la purge des rendez-vous est activée. Cette purge permet de supprimer de l'agenda Exchange tous les rendez-vous transférés avec Akuiteo dans la plage de travail, avant d'effectuer le transfert attendu.

Booléen

Non

Faux

OBJET_EXCHANGE

Codes des champs composant l'objet Exchange. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Les valeurs suivantes sont possibles : CodeAffaire, NomAffaire, CodeClient, NomClient, CodeLot, LibelleLot, CodeSousLot, LibelleSousLot, Tache, CodeAction, LibelleAction, Lieu, Commentaire

Dans l'objet Exchange, les champs sont affichés l'un après l'autre, séparés par un espace.

Chaîne

Ex : CodeAffaire;NomClient;
CodeAction;
Commentaire

Oui

PERIODE_NB_JOURS_APRES

Nombre de jours pris en compte après la date du jour. Cela permet de limiter le nombre de plannings à transférer.

Nombre

Ex : 30

Oui

14.0

PERIODE_NB_JOURS_AVANT

Nombre de jours pris en compte avant la date du jour. Cela permet de limiter le nombre de plannings à transférer.

Nombre

Ex : 10

Oui

0.0

PREFIXE_VALIDATION

Préfixe qui sera ajouté dans le titre du rendez-vous Exchange si la validation du planning est activée.

Chaîne

Ex : PLA

Non

SOCIETES

Codes des sociétés pour filtrer les rendez-vous pris en compte en fonction de la société Akuiteo. Si plusieurs sociétés sont renseignées, chaque société doit être séparée par un point-virgule.

Chaîne

Ex : SOCIETE1;SOCIETE2

Oui