Créer un document

: : Créer un document

À savoir :

Les documents sont généralement associés à un tiers ou une pièce de gestion. Pour associer automatiquement une édition à une pièce de gestion, il faut activer la préférence utilisateur correspondante (Édition > Préférences > Générales > Documents).

Dans ce cas, la fiche (affaire, client, etc) comporte un onglet Documents liés depuis lequel vous pouvez afficher le document par un simple clic.

Lorsqu'un document est associé à une fiche tiers (client, fournisseur, etc.) créée sur *****, ce document peut être téléchargé par tous les collaborateurs, peu importe leur société. Cependant, la fiche document peut uniquement être ouverte et modifiée par les utilisateurs de la société du document.

Créer une fiche Document

Allez dans Outils > Nouveau document.

Sélectionnez votre document sur votre poste selon la méthode souhaitée :

Url : indiquez le chemin web ou réseau permettant d'ouvrir le document.
UNC : indiquez le chemin réseau en le sélectionnant.
… : sélectionnez un document et stockez-le dans Akuiteo.

Note

Depuis une fiche autre (client, devis, produits, etc), glissez-déposez un fichier. L'onglet Document lié s'affiche automatiquement à la fiche et une fiche Document est créée en parallèle.

Indiquez le numéro de version du document, la famille et renseignez les propriétés du document comme son titre, la langue ou encore les dates de création ou modification.

Sous la section Publication, indiquez le temps de publication du document et s'il doit être publié sur le Portail Client.

Sous la section Mot clés, saisissez des mots clés contenus dans le document permettant d'en faciliter la recherche.

Sous la section Tiers lié, liez un tiers (collaborateur, client/prospect, fournisseur ou un autre tiers) à l’événement en cliquant sur

. Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous entrez les paramètres selon l'élément à lier :

Collaborateur : trigramme et nom,
Client/Prospect/Site/Contact : nom de la société, du site et des contacts
Fournisseur/Site/Contact : nom de la société, du site et des contacts
Un autre tiers : type (concurrent, partenaire, etc), nom, site

Liez une pièce de gestion de type en cliquant sur

situé sous le tableau des tiers liés:

ventes : opportunité, devis, commande, etc.
achats : cotation, commande fournisseur, etc.
support : contrat de maintenance, demande, etc.
autre : stage, session, pays

Associer plusieurs documents à plusieurs tiers

Prérequis :

DMF 100115 BUREAUTIQUE ECRIRE AJOUTER TIERS CIBLE

Une cible doit exister. Pour plus d'informations sur les cibles, veuillez consulter le Guide Tiers - CRM - section Créer une cible.

Depuis un résultat de recherche de documents :

Dans le résultat de recherche, sélectionnez les documents.

Faites un clic droit et cliquez sur Ajouter les tiers depuis une cible.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez le code de la cible et validez.

Depuis une fiche document nouvelle ou existante :

Créez une fiche document ou ouvrez la fiche de votre choix.

Cliquez sur le bouton à droite .

Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez le code de la cible et validez.

Les documents sont maintenant accessibles aux tiers concernés.

Si vous avez publié ces documents sur le Portail Client, ils sont visibles également sous l’onglet Documents.