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: : Gérer les approbations automatiquement

Il est possible de générer automatiquement les demandes d'approbation lors de la comptabilisation de la facture fournisseur, afin de garantir une cohérence entre les approbations demandées et reçues sur la facture et la réalité de la facture.

Pour mettre en place la génération automatique des approbations, deux éléments doivent être paramétrés :

• Dans le menu Paramétrage Général > Achat > Enregistrement des factures d'achat, l'option suivante doit être à OUI : Si vous souhaitez que le logiciel impose un visa ou un bon à payer [...] ;
• Dans la fiche du fournisseur > onglet Finances > section Paramètres Comptables, l'option BAP doit être cochée.

Les approbations peuvent également être demandées manuellement. Pour plus d'informations, voir Émettre une demande d'approbation.

Quand toutes les demandes d'approbation de rangs différents ont été approuvées, le BAP de la facture passe à 100 %. La date du BAP correspond à la date de la dernière approbation.

: : Comptabiliser et éditer une facture fournisseur

L'étape de comptabilisation est essentielle pour que le règlement de la facture soit prise en compte dans Akuiteo. Une facture comptabilisée ne peut plus être modifiée ni supprimée.

Plusieurs types de comptabilisation sont possibles :

Comptabiliser une facture manuellement

1

Ouvrez une facture.

2

Allez dans Édition > Comptabiliser la facture.

Cette opération s'accompagne d'une comptabilisation de la facture si la gestion intégrée est active. L'écriture générée en comptabilité est automatiquement validée à la date du jour.

Comptabiliser et éditer une facture

1

Ouvrez une facture.

2

Allez dans Édition > Comptabiliser et éditer la facture.

3

Dans la fenêtre d'édition, sélectionnez le modèle à utiliser et validez.

Cette opération s'accompagne d'une comptabilisation de la facture si la gestion intégrée est active. L'écriture générée en comptabilité est automatiquement validée à la date du jour.

Cette fonction permet aussi d'imprimer la facture.

Comptabiliser plusieurs factures en lot

Cette fonction permet de comptabiliser en lot une sélection de factures.

1

Ouvrez une facture.

2

Allez dans Édition > Comptabilisation de la facture en lot.

3

Dans la fenêtre de confirmation, renseignez l'intervalle de temps et de factures à comptabiliser puis confirmez.

Cette opération s'accompagne d'une comptabilisation de la facture si la gestion intégrée est active. L'écriture générée en comptabilité est automatiquement validée à la date du jour.

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