Afficher la Table des Matières
Depuis l'Application Desktop, les collaborateurs peuvent demander l'approbation du manager ou d'une personne responsable pour faire avancer le cycle de vie de certaines pièces de gestion. Par exemple, lorsqu'un collaborateur crée un devis depuis le Desktop, celui-ci peut avoir à demander l'approbation d'un manager ou d'un responsable avant de pouvoir transformer ce devis en commande. Ces demandes d'approbation sont centralisées et accessibles depuis le portail pour que le manager puisse approuver rapidement et facilement les différentes pièces de gestion.
Un manager peut approuver six types de pièces de gestion :
Un manager peut afficher le détail de la pièce avant de l'approuver ou de la refuser. Le manager peut également télécharger tous les documents liés à la pièce de gestion ou encore générer le bon à payer dans le cas d'une facture fournisseur. En fonction du paramétrage, les pièces de gestion peuvent être approuvées par plusieurs personnes : il s'agit d'une approbation à plusieurs niveaux.
Les approbations sont gérées depuis le menu Mes Approbations du module Manager.
Le menu Mes Approbations permet de visualiser toutes les approbations existantes de l'utilisateur connecté ou d'un autre collaborateur. Ce menu permet ainsi de visualiser toutes les pièces de gestion ou demandes qui sont en attente d'approbation, qui ont déjà été approuvées ou encore celles qui ont été refusées.
Depuis le champ de recherche 
, renseignez les premières lettres du nom de la demande interne, de la pièce de gestion, du demandeur ou encore de l'affaire. Les approbations correspondant à la recherche sont mises à jour en temps réel pour vous permettre de trouver rapidement l'approbation recherchée.
Depuis l'en-tête de l'écran, il est également possible de restreindre les approbations affichées pour faciliter la recherche :
| Champ | Description |
|---|---|
| Trier par |
Sélectionnez l'ordre de tri depuis la liste déroulante pour trier les approbations.
|
| Approbateur |
Sélectionnez l'approbateur depuis la liste déroulante pour afficher ses approbations. Par défaut, l'utilisateur connecté est sélectionné. |
Les approbations peuvent être filtrées par type (devis, commande, demande interne, etc.) ou par état (à approuver, approuvé, refusé).
| 1 | Depuis la liste des approbations, cliquez sur Filtrer. |
Une fenêtre Filtres avancés s'ouvre.
| 2 | Dans la fenêtre, cochez les cases pour les filtres à appliquer. Vous pouvez combiner autant de filtres que nécessaire. |
| 3 | Cliquez sur Appliquer. |
Les approbations correspondant aux filtres renseignés sont affichées. Les autres approbations sont masquées.
Pour supprimer les filtres appliqués, cliquez sur Filtrer puis sur Supprimer les filtres.
Pour approuver ou refuser une demande d'approbation, il faut ouvrir la demande en elle-même.
Pour cela, cliquez sur la demande souhaitée dans la liste du menu Mes Approbations. Le détail de la demande est affiché à la droite de l'écran.
| 1 | Ouvrez la demande d'approbation et cliquez sur le bouton Approuver. |
Une fenêtre s'ouvre.
| 2 | Dans la fenêtre, renseignez si besoin un Commentaire puis cliquez sur Confirmer. |
La demande est approuvée.
Pour annuler l'approbation, ouvrez la demande approuvée, cliquez sur Retirer l'approbation puis confirmez l'annulation.
Note
Lorsque tous les approbateurs de rangs différents ont approuvé la facture, le bon à payer de la facture passe à 100 %. La date du BAP correspond à la date de la dernière approbation.
| 1 | Ouvrez la demande d'approbation et cliquez sur le bouton Refuser. |
Une fenêtre s'ouvre.
| 2 | Dans la fenêtre, renseignez si besoin un Commentaire pour détailler le refus puis cliquez sur Confirmer. |
La demande est refusée.
Depuis le détail d'une demande d'approbation, cliquez sur 
pour télécharger les documents liés.
Pour éditer une demande d'approbation, un modèle d'édition des approbations doit être paramétré au préalable.
| 1 | Depuis le détail d'une demande, cliquez sur  . |
Une fenêtre s'ouvre.
| 2 | Dans la fenêtre : |
| 3 | Cliquez sur Valider. |
L'édition de la demande d'approbation est lancée et enregistrée sur votre machine.
Important
L'approbation ne peut pas être retirée pour :
Depuis le détail d'une demande approuvée ou refusée, cliquez sur le bouton Retirer l'approbation puis confirmez.
Suivez-nous !
