Temps passés

La saisie des temps passés permet à un collaborateur de renseigner son activité quotidienne et de répartir son temps en fonction de ses différentes tâches et des différents projets. Lorsqu'un collaborateur saisit ses temps, il indique qu'il a passé un certain nombre d'heures ou de jours sur une affaire spécifique.

Les temps passés peuvent donc être utilisés pour contrôler les temps réellement effectués par un collaborateur, pour analyser la charge de travail en fonction des critères souhaités (par client, par projet, etc.) ou encore pour suivre les temps effectués sur chaque affaire.

Pour rendre la saisie des temps plus rapide, il est possible d'utiliser les saisies rapides. Une saisie rapide est un modèle créé à partir d'un bloc de temps et qui reprend les critères à l'identique. Les collaborateurs ont seulement besoin de modifier les valeurs qui diffèrent pour créer leur nouveau bloc de temps, au lieu de devoir ressaisir les mêmes informations.

Les collaborateurs peuvent modifier leurs temps à tout moment, tant qu'ils ne les ont pas terminés. La terminaison des temps applique un verrou aux temps passés pour qu'ils ne soient plus modifiables par le collaborateur et permet de transférer ces temps au manager afin qu'il les valide.

Les temps peuvent être gérés depuis deux menus dans le module Collaborateur :

le menu Agenda, qui affiche les temps sous forme d'agenda ;
le menu Mon activité, qui affiche les temps sous forme de tableau détaillé.

Les temps passés sont gérés de la même façon que le planning. Cependant, les temps représentent des blocs de temps de travail réellement effectués par le collaborateur alors que le planning est une prévision des journées de travail du collaborateur.

: : Saisir des temps

Les temps peuvent être saisis :

À partir d'un bloc de temps vide ;
À partir d'une saisie rapide, pour reprendre automatiquement tous les champs renseignés dans un bloc de temps et modifier uniquement les valeurs souhaitées ;
En dupliquant des temps existants.

: : À partir d'un bloc de temps vide

Depuis les menus Agenda ou Mon activité, positionnez-vous sur le jour souhaité :

Cliquez sur Aujourd'hui pour afficher la date du jour directement, ou sur les flèches pour naviguer jusqu'au jour souhaité.
Sélectionnez l'affichage en Mois, Semaine ou Jour. Pour l'affichage en mois dans l'agenda, vous ne pouvez pas créer de temps pour un jour précis car l'icône n'est pas affichée.

Cliquez sur

dans l'agenda pour le jour souhaité ou sur Créer depuis la section Actions du panneau de droite.

Une fenêtre de saisie des temps s'ouvre.

Dans la fenêtre de saisie, assurez-vous que l'onglet Temps est sélectionné, puis renseignez les champs suivants pour le travail effectué :

Saisir des temps
Champ	Description
	La date est déterminée par défaut en fonction de la méthode utilisée : Si vous avez cliqué sur pour un jour en particulier, c'est ce jour qui est renseigné. Si vous avez cliqué sur Créer, c'est le premier jour du mois, de la semaine ou le jour en question qui est renseigné, en fonction du filtre choisi (Mois, Semaine ou Jour). Si besoin, cliquez sur le champ pour afficher un calendrier et modifiez la date renseignée.
	Renseignez les premières lettres du client souhaité. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec les clients correspondants. Sélectionnez le client souhaité depuis la liste d'aide.
	Sélectionnez l'affaire depuis la liste d'aide. Si le client sélectionné ne possède qu'une seule affaire, celle-ci est renseignée automatiquement. Si les DMF 190110 jusqu’à 190118 sont activés, cliquez sur pour définir les filtres à appliquer sur les affaires.
Lot	Sélectionnez le lot depuis la liste d'aide. Si l'affaire sélectionnée ne possède qu'un seul lot, celui-ci est renseigné automatiquement.
Sous-lot	Sélectionnez le sous-lot depuis la liste d'aide. Si le lot sélectionné ne possède pas de sous-lot, ce champ n'est pas affiché.
Tâche	Sélectionnez la tâche depuis la liste d'aide. Si le lot sélectionné ne possède qu'une seule tâche, celle-ci est renseignée automatiquement. Cliquez sur pour ouvrir une fenêtre contenant les informations suivantes pour les tâche, lot et affaire sélectionnés : Charge : lue sur l'élément Temps passés : somme de tous les temps passés sur l'élément Planifié : somme de tous les plannings sur l'élément Ecart = Charge - Temps passés - Planifié
et	Sélectionnez les actions de niveau 1 et 2 depuis la liste d'aide. En fonction du paramétrage, l'action 2 peut être facultative et donc non visible.
	Pour renseigner la durée, indiquez une valeur dans le champ ou cliquez sur la roue pour sélectionner la durée souhaitée.
	Renseignez le lieu.
	Renseignez un commentaire pour apporter plus de précisions sur le travail effectué.

Cliquez sur Valider.

Un bloc de couleur bleue est créé dans l'agenda pour la date renseignée. Ce bloc correspond aux temps renseignés. Ces temps sont également disponibles sous forme de ligne dans le menu Mon activité.

: : À partir d'une saisie rapide

Note

Cette procédure explique comment saisir des temps en utilisant les saisies rapides. Pour créer des saisies rapides, voir Gérer les saisies rapides.

Depuis les menus Agenda ou Mon activité, positionnez-vous sur le jour souhaité :

Cliquez sur Aujourd'hui pour afficher la date du jour directement, ou sur les flèches pour naviguer jusqu'au jour souhaité.
Sélectionnez l'affichage en Mois, Semaine ou Jour.

Depuis le panneau de droite, affichez la section Saisies rapides.

Sélectionnez puis faites glisser la saisie rapide souhaitée et déposez-la sur le jour souhaité.

Un bloc de couleur bleue est créé dans l'agenda pour le jour souhaité. Ce bloc correspond aux temps renseignés avec la saisie rapide. Si besoin, modifiez ce bloc de temps pour ajuster certaines des valeurs pré-renseignées. Ces temps sont également disponibles sous forme de ligne dans le menu Mon activité.

: : En dupliquant des temps existants

Bloc de temps

Un bloc de temps existant peut être dupliqué pour créer rapidement un nouveau bloc.

Il existe deux manières pour dupliquer un bloc de temps depuis le menu Agenda :

Sélectionnez un bloc de temps en gardant la touche CTRL appuyée, puis déposez le bloc sur le jour souhaité.
Cliquez sur le bloc pour ouvrir la palette Temps passés puis cliquez sur . Modifiez les informations souhaitées dans la fenêtre de saisie puis cliquez sur Valider pour créer le nouveau bloc de temps.

Depuis le menu Mon activité, cliquez sur dans la colonne Actions pour la ligne de temps à dupliquer, puis cliquez sur . Modifiez les informations souhaitées dans la fenêtre de saisie puis cliquez sur Valider pour créer la nouvelle ligne de temps.

Semaine complète

Une semaine complète peut également être dupliquée. Cette duplication ne prend pas en compte les absences. La duplication des temps pour une semaine écrase les éventuels temps déjà renseignés sur la semaine de destination.

Depuis les menus Agenda ou Mon activité, positionnez-vous sur la semaine à dupliquer (vue Semaine).

Depuis la section Actions du panneau de droite, cliquez sur Dupliquer semaine (temps).

Renseignez le nombre de semaines concernées par la duplication. Par exemple, si vous renseignez 3 semaines, la semaine de référence sera dupliquée sur les trois semaines suivantes.

Cliquez sur Valider.

Les temps passés de la semaine de référence sont dupliqués sur le nombre de semaines suivantes.

: : Modifier des temps

: : Depuis le menu Agenda

Pour modifier un bloc de temps, cliquez sur le bloc pour ouvrir la palette Temps passés puis cliquez sur .

Si vous souhaitez déplacer un bloc d'un jour à l'autre, glissez et déposez le bloc sur le jour souhaité.

Si vous souhaitez rapidement modifier la durée d'un bloc, sélectionnez le bord haut ou bas du bloc, puis glissez le curseur vers le haut ou vers le bas. La durée du bloc est directement modifiée.

Pour annuler la validation d'un bloc déjà validé, cliquez sur le bloc pour ouvrir la palette Temps passés puis cliquez sur .

: : Depuis le menu Mon activité

Pour modifier une ligne de temps, cliquez sur pour la ligne souhaitée.

Pour annuler la validation d'une ligne déjà validée, cliquez sur dans la colonne Actions pour la ligne de temps puis cliquez sur .

: : Éditer des temps

Pour éditer des temps, un modèle d'édition des temps doit être paramétré au préalable.

Depuis les menus Agenda ou Mon activité, ouvrez le panneau de droite.

Cliquez sur Temps passés dans la section Actions.

En fonction de vos paramétrages, une fenêtre Paramètres de l'édition peut s'ouvrir. Renseignez les champs puis cliquez sur Télécharger.

L'édition des temps est lancée et enregistrée sur votre machine.

: : Gérer les saisies rapides

Pour créer une saisie rapide :

Depuis les menus Agenda ou Mon activité, cherchez le bloc de temps à utiliser pour créer la saisie rapide.

Ouvrez la section Saisies rapides dans le panneau de droite.

Sélectionnez le bloc souhaité, faites-le glisser vers la section Saisies rapides puis déposez-le dans le cadre Glissez ici votre nouvelle saisie rapide.

Important

Pour déposer le bloc, assurez-vous que le cadre apparaisse en pointillés. Sinon, la saisie rapide ne sera pas créée.

Une fenêtre Nouvelle saisie rapide s'ouvre. Les informations propres au bloc sélectionné sont pré-remplies dans les champs de la fenêtre.

Renseignez le libellé de la saisie rapide. Ce libellé n'est plus modifiable une fois la saisie rapide créée. Pour modifier le libellé d'une saisie rapide existante, il faut la supprimer puis la recréer avec le nouveau libellé.

Modifiez les champs nécessaires. Ces champs seront repris automatiquement et à l'identique lorsque vous créerez des temps avec cette saisie rapide.

Cliquez sur Valider.

La saisie rapide est créée et est disponible depuis la section Saisies rapides du panneau de droite.

Pour supprimer une saisie rapide :

Depuis les menus Agenda ou Mon activité, cherchez la saisie rapide dans la section Saisies rapides du panneau de droite.

Survolez la saisie rapide puis cliquez sur

Confirmez la suppression.

La saisie rapide est supprimée.

Référence

Pour saisir des temps en utilisant les saisies rapides, voir À partir d'une saisie rapide.

: : Terminer des temps

Lorsqu'un collaborateur a fini de saisir ses temps pour la semaine ou pour le mois, il doit les terminer pour qu'ils soient transférés en validation à son manager.

La terminaison des temps se fait à la semaine ou au mois en fonction des procédures mises en place dans votre entreprise. Avant de terminer vos temps, assurez-vous que ceux-ci soient complets et respectent les règles fixées par votre entreprise. En effet, les temps sont contrôlés avant d'être terminés. Si certains temps ne sont pas complets, la terminaison ne pourra pas être réalisée.

Depuis les menus Agenda ou Mon activité, ouvrez la section Actions dans le panneau de droite.

Cliquez sur Terminer la semaine ou Terminer le mois.

Cliquez sur Valider pour confirmer la terminaison.

Les temps sont terminés et ne sont donc plus modifiables. Les temps terminés sont affichés avec une icône en forme de cadenas.

Note

Si vous avez besoin de modifier des temps terminés, demandez à votre manager d'annuler la terminaison de vos temps. Une fois les modifications effectuées, vous devrez terminer à nouveau ces temps.

: : Voir la liste des temps

Le menu Mon activité affiche les temps et les plannings sous forme de tableau détaillé. Cette vue permet aux collaborateurs de visualiser plus rapidement le détail de leurs temps et plannings pour le mois, la semaine ou le jour, principalement si le collaborateur saisit de nombreuses lignes différentes.

Les fonctionnalités disponibles depuis le menu Agenda se retrouvent dans le menu Mon activité. Il est également possible d'effectuer les actions suivantes grâce aux trois icônes disponibles en bas de l'écran Mon activité :

: Exporter le tableau des lignes de temps et de planning au format Excel. L'export dépend de la date affichée et de la vue Mois / Semaine / Jour sélectionnée.
: Gérer les colonnes affichées dans le tableau ainsi que l'ordre de ces colonnes.
: Mettre à jour le tableau.

: : Supprimer des temps

Important

La suppression des temps est définitive.

Note

Les temps terminés ou validés ne peuvent pas être supprimés.

Depuis le menu Agenda, cliquez sur le bloc pour ouvrir la palette Temps passés, puis cliquez sur et confirmez la suppression.

Depuis le menu Mon activité, cliquez sur dans la colonne Actions pour la ligne de temps, puis cliquez sur et confirmez la suppression.

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