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Les demandes internes permettent aux collaborateurs de saisir des demandes spécifiques aux besoins de chaque entreprise. Par exemple, une entreprise peut créer une catégorie de demande interne pour que les collaborateurs puissent demander des journées de travail à distance, un déplacement ou encore faire une demande d'achat. Chaque entreprise peut utiliser autant de catégories de demande interne qu'elle le souhaite pour gérer ses processus internes.
Lorsqu'une demande interne est créée, celle-ci est en état "À demander". Le collaborateur doit ensuite demander l'approbation pour la demande interne afin de transférer cette demande en approbation à son manager ou à une personne habilitée. La demande interne est ainsi en état "À approuver". Les demandes internes approuvées sont affichées dans l'état "Approuvé".
Une demande interne est constituée :
Note
En fonction des données personnalisées, certaines demandes internes peuvent ne pas être exploitables dans le portail.
Dans l'Application Desktop, la demande interne est constituée de plusieurs onglets : un onglet principal qui contient les champs communs à toutes les demandes internes et un nombre indéterminé d'onglets contenant les données personnalisées (entièrement paramétrable en fonction des besoins de l'entreprise). Il est possible d'afficher quelques-unes de ces données personnalisées dans l'onglet principal.
Dans le portail, le nombre de données personnalisées qui peuvent être affichées est limité. Si certaines données personnalisées nécessaires ne sont pas accessibles depuis le formulaire de demande interne du portail, la demande interne ne sera pas exploitable.
Les catégories de demandes internes sont créées et paramétrées depuis l'Application Desktop, mais ces demandes peuvent être exploitées depuis le portail, dans des menus spécifiques du module Collaborateur.
Les demandes internes peuvent être saisies :
| 1 | Depuis le menu correspondant à la catégorie de demande interne souhaitée, cliquez sur Nouveau. |
Un écran de saisie de la demande interne s'ouvre. Cet écran affiche les champs communs à toutes les demandes internes ainsi que les données personnalisées propres à la demande interne.
| 2 | Dans l'écran de saisie, renseignez les champs communs à toutes les demandes internes : |
| 3 | Dans l'écran de saisie, ajoutez un ou plusieurs justificatifs ou documents liés à la demande interne, par exemple une convention de formation pour une demande interne de formation. Pour cela, vous pouvez : |
| 4 | Renseignez les données personnalisées propres à la catégorie de demande interne. |
| 5 | Cliquez sur Sauvegarder. |
La demande interne est créée mais n'est pas encore transférée pour approbation. La demande interne est classée dans la catégorie À demander dans le menu correspondant.
| 1 | Pour créer une demande interne directement liée à des temps : |
.
dans la colonne Actions pour la ligne de temps concernée, puis cliquez sur .
Une fenêtre de saisie de la demande interne s'ouvre. Le client et l'affaire renseignés dans les temps sont repris automatiquement.
| 2 | Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs nécessaires. Pour plus d'informations sur les champs à remplir, voir Saisir une demande interne. |
| 3 | Cliquez sur Valider. |
La demande interne est créée mais n'est pas encore transférée pour approbation. La demande interne est classée dans la catégorie À demander dans le menu correspondant.
Une demande interne existante peut être dupliquée pour créer rapidement une nouvelle demande de la même catégorie.
Il existe deux manières pour dupliquer une demande interne depuis le menu correspondant :
pour la ligne à dupliquer. Confirmez la duplication pour ouvrir l'écran de la demande dupliquée. Modifiez les informations nécessaires puis cliquez sur Sauvegarder.
dans l'en-tête de la demande. Confirmez la duplication pour ouvrir l'écran de la demande dupliquée. Modifiez les informations nécessaires puis cliquez sur Sauvegarder.Depuis le menu correspondant à la catégorie de demande interne, cliquez sur 
pour la ligne souhaitée afin d'ouvrir l'écran de la demande interne. Cet écran permet de gérer la demande interne.
dans l'en-tête pour annuler la demande interne. Cette fonction est seulement disponible pour les demandes à approuver et approuvées.
dans l'en-tête pour envoyer la demande interne par email au manager.
dans l'en-tête pour éditer la demande interne. Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés pour les demandes internes.
dans l'en-tête pour supprimer la demande interne.Depuis l'écran de la demande interne, modifiez les informations souhaitées puis cliquez sur Sauvegarder au bas de l'écran.
Un collaborateur peut ajouter une ou plusieurs dépenses prévues dans une demande interne. S'il s'agit d'un ordre de mission par exemple, le collaborateur peut renseigner les dépenses prévues pour son déplacement (hôtel, transport, repas, etc.).
Les dépenses prévues sont gérées dans la section Dépenses prévues de l'écran d'une demande interne.
| 1 | Depuis la section Dépenses prévues, cliquez sur Ajouter. |
Une fenêtre de saisie s'ouvre. Les informations relatives au client et à l'affaire sont déjà renseignées avec les valeurs de la demande interne.
| 2 | Dans la fenêtre de saisie, renseignez les informations suivantes : |
| Champ | Description |
|---|---|
|
Sélectionnez la nature de dépense prévue depuis la liste d'aide. |
|
Renseignez la quantité et le prix unitaire pour la nature sélectionnée. La devise est renseignée automatiquement en fonction de la devise sélectionnée pour la demande interne. |
|
Renseignez une description pour apporter plus de précisions sur la dépense. |
| Notes de frais | Cochez cette case pour reporter automatiquement la dépense prévue en note de frais à la date de la demande interne. |
| 3 | Cliquez sur Valider. |
La ligne de dépense est ajoutée à la demande interne dans la section Dépenses prévues.
Des modèles de dépenses prévues peuvent être paramétrés afin de simplifier la saisie des dépenses pour les collaborateurs. Un modèle contient une ou plusieurs lignes de dépense déjà renseignées. Ces lignes sont ainsi ajoutées automatiquement à la demande interne et le collaborateur peut seulement modifier les informations nécessaires au lieu de devoir ajouter chaque dépense manuellement.
| 1 | Depuis la section Dépenses prévues, cliquez sur Ajouter depuis modèle. |
Une fenêtre s'ouvre pour afficher la liste des modèles paramétrés.
| 2 | Sélectionnez le modèle souhaité puis cliquez sur Ajouter les lignes. |
Les lignes paramétrées dans le modèle sont ajoutées automatiquement à la demande interne dans la section Dépenses prévues.
Depuis la section Dépenses prévues :
dans la ligne souhaitée pour modifier la dépense prévue. dans la ligne souhaitée pour supprimer la dépense prévue.Lorsqu'une demande interne est créée, cette demande n'est pas automatiquement transférée au manager pour approbation, ce qui permet au collaborateur de modifier et compléter sa demande. Cependant, il faut absolument demander l'approbation du manager pour lui transmettre la demande interne.
| 1 | Depuis le menu correspondant à la catégorie de demande interne souhaitée, ouvrez la catégorie À demander. |
| 2 | Cliquez sur pour la ligne de la demande afin d'ouvrir l'écran de la demande interne. |
| 3 | Cliquez sur Demander l'approbation. |
La demande interne est transférée au manager ou à la personne habilitée pour approbation. La demande interne est classée dans la catégorie À approuver dans le menu correspondant.
Dans les menus correspondant aux demandes internes, la liste des demandes internes est affichée dans différentes catégories. Cette liste permet aux collaborateurs de visualiser rapidement leurs demandes internes afin de connaître leur état. Dépliez chaque catégorie pour afficher la liste des demandes internes correspondantes.
pour sélectionner la date et l'heure de la demande interne.
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