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.Afficher la Table des Matières
Une opportunité représente une affaire en cours pour l'équipe commerciale : par exemple une nouvelle opportunité apportée par un prospect, une opportunité de vente sur parc pour un client existant, etc. Le commercial en charge fait avancer son opportunité parmi différents stades de vente jusqu'à pouvoir marquer cette opportunité comme gagnée ou perdue, le cas échéant.
Les opportunités sont organisées en portefeuilles. Un portefeuille d'opportunités regroupe des opportunités qui appartiennent à la même activité commerciale. Chaque portefeuille comprend des stades de vente différents paramétrés en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise et des processus commerciaux.
Ces stades de vente permettent de faire avancer l'opportunité : lorsqu'une opportunité est créée, celle-ci se retrouve dans le premier stade de vente paramétré. Une fois la première étape du processus de vente effectuée, le commercial peut faire avancer son opportunité au stade suivant, et ainsi de suite jusqu'à ce que tous les stades soient passés et que l'opportunité soit gagnée. À tout moment, si une opportunité ne répond pas aux critères, le commercial peut déclarer cette opportunité comme perdue.
Pour faire avancer une opportunité, le commercial peut réaliser un certain nombre de tâches, appelées des actions. Il peut par exemple appeler son prospect, effectuer une démonstration d'un produit ou encore envoyer une proposition commerciale. Ces actions peuvent être attribuées à une opportunité spécifique ou, plus généralement, à un client, prospect ou contact.
L'opportunité est affichée sous forme de carte dans la vue Kanban du portefeuille des opportunités. Ces cartes affichent quelques informations sur l'opportunité. Depuis la carte, il est possible d'ouvrir la fiche de l'opportunité pour afficher toutes les informations, ainsi que les différents documents, contacts ou actions liés à l'opportunité.
Les opportunités sont gérées depuis le menu Opportunités dans le module CRM.
Le menu Opportunités contient deux vues :
;.Pour basculer d'une vue à l'autre, cliquez sur l'icône correspondante dans l'en-tête.
Dans le calendrier des signatures, il est possible de naviguer d'un mois à l'autre grâce aux flèches gauche et droite. Cliquez sur Mois courant pour revenir au mois en cours.
Note
Les fonctions de recherche et de tri ne fonctionnent que sur les opportunités affichées à l'écran. Akuiteo n'ira donc pas chercher dans toute la base d'opportunités, ce qui s'avère pratique si les opportunités sont nombreuses.
Depuis le champ de recherche 
, renseignez les premières lettres du nom du client ou de l'opportunité. Les opportunités correspondant à la recherche sont mises à jour en temps réel pour vous permettre de trouver rapidement l'opportunité recherchée.
Depuis le portefeuille des opportunités ou le calendrier des signatures, il est également possible de restreindre les opportunités affichées pour faciliter la recherche :
| Champ | Description |
|---|---|
| Portefeuille | Sélectionnez le portefeuille depuis la liste déroulante pour afficher toutes les opportunités contenues dans ce portefeuille. |
| Commercial |
Sélectionnez un collaborateur, une équipe ou un service depuis la liste déroulante pour afficher seulement les opportunités liées à la sélection.
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| Trier par |
Sélectionnez l'ordre de tri depuis la liste déroulante pour trier les opportunités.
|
| 1 | Depuis le portefeuille des opportunités ou le calendrier des signatures, cliquez sur Filtrer. |
Une fenêtre Filtres avancés s'ouvre.
| 2 | Dans la fenêtre, cochez les cases pour les filtres à appliquer. Vous pouvez combiner autant de filtres que nécessaire. |
| 3 | Cliquez sur Appliquer. |
Les opportunités correspondant aux filtres renseignés sont affichées. Les autres opportunités sont masquées.
Pour supprimer les filtres appliqués, cliquez sur Filtrer puis sur Supprimer les filtres.
| 1 | Une opportunité peut être créée : |
à la droite de l'écran.
Une fenêtre de saisie s'ouvre.
| 2 | Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs suivants : |
| Champ | Description |
|---|---|
|
Renseignez les premières lettres du client ou prospect associé à l'opportunité. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec les comptes correspondants. Sélectionnez le compte souhaité depuis la liste d'aide. Si l'opportunité est créée depuis une fiche client ou prospect, le compte est renseigné automatiquement. Si le client ou le prospect n'existe pas déjà, renseignez le nom complet puis cliquez sur Créer. Cela permet de créer automatiquement un nouveau prospect. |
|
Renseignez le nom d'appel de l'opportunité. Ce nom permet d'identifier l'opportunité et peut être utilisé pour les recherches. |
|
Renseignez le montant associé à l'opportunité. Ce montant est une estimation qui pourra être détaillée tout au long de la vie de l'opportunité. |
| Devise | Sélectionnez la devise depuis la liste déroulante. Cette devise sera appliquée au montant renseigné. |
| Nombre de jours | Renseignez le nombre de jours associés à l'opportunité. Ce nombre est une estimation qui pourra être détaillée tout au long de la vie de l'opportunité. |
| Commercial |
Renseignez les premières lettres du collaborateur à mettre en charge de l'opportunité. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec les collaborateurs correspondants. Sélectionnez le collaborateur souhaité depuis la liste d'aide. Par défaut, le collaborateur qui est renseigné est celui qui crée l'opportunité. |
|
Renseignez les premières lettres du contact associé à l'opportunité. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec les contacts correspondants. Sélectionnez le contact souhaité depuis la liste d'aide. Les informations propres au contact sélectionné sont renseignées automatiquement : les numéros de téléphone, la fonction et l'adresse email. Si le contact n'existe pas déjà, renseignez le nom complet puis cliquez sur Créer. La fiche contact est créée automatiquement. |
 et  |
Cliquez sur pour renseigner un numéro de téléphone portable ou sur pour un téléphone fixe. |
| Fonction | Renseignez la fonction du contact au sein de son entreprise. |
|
Renseignez l'adresse email du contact. |
|
Renseignez une date de signature prévisionnelle. L'opportunité sera classée à cette date dans le calendrier des signatures. |
| Description | Renseignez une description pour apporter plus de précisions sur l'opportunité. |
| 3 | Cliquez sur Sauvegarder. |
L'opportunité est créée. La carte de l'opportunité est ajoutée dans le premier stade de vente du portefeuille des opportunités. La carte est également visible dans le calendrier des signatures à la date de signature prévisionnelle indiquée.
Le menu Opportunités permet de visualiser les cartes des opportunités dans une vue Kanban ou dans un calendrier. Depuis ce menu, vous pouvez par exemple faire avancer une opportunité d'un stade de vente à un autre, mais vous ne pouvez pas directement modifier le contenu de l'opportunité.
Pour cela, il faut ouvrir la fiche d'une opportunité :
Les informations relatives à l'opportunité sont affichées dans la colonne de gauche. Modifiez les valeurs nécessaires puis cliquez sur Sauvegarder dans le bandeau en bas de l'écran.
Référence
Les champs affichés dans l'opportunité dépendent de la personnalisation paramétrée. Pour plus d'informations sur la personnalisation d'une opportunité, voir Personnaliser les champs d'une fiche.
L'onglet Montants permet d'estimer les montants liés à une opportunité. Par exemple, s'il s'agit d'une opportunité liée à un prospect, le commercial peut estimer le montant du devis qui sera envoyé au prospect. Il peut également faire une estimation plus détaillée en renseignant les montants estimés pour la formation, pour la maintenance ou encore pour le support.
Il existe deux niveaux d'estimation : une estimation générale et une estimation détaillée. Ces deux niveaux ne peuvent pas être combinés, c'est-à-dire que l'opportunité possède soit une estimation générale soit une estimation détaillée.
Les estimations sont renseignées à titre informatif et ne peuvent pas être exploitées par d'autres modules.
| 1 | Depuis l'onglet Montants, cliquez sur l'option Estimation. |
| 2 | Renseignez une estimation du Nb de jours et du Montant puis sélectionnez la Devise dans la liste déroulante. |
| 3 | Cliquez sur  pour valider l'estimation. |
Cette estimation peut être modifiée à tout moment : modifiez les valeurs directement puis validez les modifications.
| 1 | Depuis l'onglet Montants, cliquez sur l'option Estimation détaillée. |
Le tableau Estimation détaillée est affiché. Si une estimation générale était renseignée au préalable, les informations sont affichées dans la ligne récapitulatives. Cette ligne affiche le total des estimations pour toutes les lignes renseignées.
| 2 | Dans la première ligne de l'estimation, renseignez les champs suivants : |
| Champ | Description |
|---|---|
| Type |
Sélectionnez le type dans la liste déroulante. Il s'agit des types de vente des opportunités, paramétrés depuis l'Application Desktop. Le type de vente sélectionné conditionne les champs à remplir. En effet, il existe trois options différentes pour le paramétrage des types de vente :
|
| Intitulé | Renseignez le nom de la ligne. |
| Quantité | En fonction du type de vente, renseignez la quantité. |
| Prix unitaire |
En fonction du type de vente, renseignez le prix unitaire associé à la quantité. La devise est indiquée entre parenthèses dans le nom du champ. Pour la modifier, cliquez sur la devise dans la ligne de TOTAL, sélectionnez une nouvelle devise dans la liste déroulante puis cliquez sur Valider. |
| Nb de jours | En fonction du type de vente, renseignez le nombre de jours. |
| Montant |
En fonction du type de vente, renseignez le montant. La devise est indiquée entre parenthèses dans le nom du champ. Pour la modifier, cliquez sur la devise dans la ligne de TOTAL, sélectionnez une nouvelle devise dans la liste déroulante puis cliquez sur Valider. |
| Récurrence |
En fonction du type de vente, renseignez la récurrence :
|
| Données personnalisées |
Les 4 premières données personnalisées paramétrées pour les lignes d'opportunités sont affichées pour chaque ligne d'estimation. Renseignez les données personnalisées en fonction des besoins. |
| 3 | Cliquez sur  pour valider la ligne d'estimation. |
Pour ajouter des lignes supplémentaires, cliquez sur le bouton + Ligne en bas du tableau.
Pour dupliquer une ligne, cliquez sur 
tout à gauche de la ligne souhaitée. Une nouvelle ligne est créée avec les informations de la ligne d'origine.
Pour supprimer une ligne, cliquez sur 
tout à gauche de la ligne souhaitée puis confirmez la suppression.
Note
Pour revenir à une estimation générale, cliquez sur l'option Estimation ou sur le bouton < Retour tout en bas du tableau. Cependant, toutes les informations renseignées dans l'estimation détaillée seront perdues.
Une action peut être ajoutée à une opportunité :
à la droite de l'écran.Référence
Pour en savoir plus sur la création d'une action et les champs nécessaires, voir Créer une action.
Un document peut être ajouté à une opportunité depuis une fiche opportunité :
à la droite de l'écran.Les documents ajoutés à une opportunité sont visibles depuis l'onglet Documents de l'opportunité. Lorsqu'un document est associé à une opportunité, celui-ci est créé sur la société de l'opportunité.
Pour consulter un document, cliquez sur le document souhaité pour le télécharger.
Pour retirer un document, cliquez sur 
puis sur Supprimer.
| 1 | Depuis une fiche opportunité, cliquez sur  à la droite de l'écran. |
| 2 | Dans le champ Client, renseignez les premières lettres du client ou prospect associé au contact. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec les clients correspondants. Sélectionnez le client souhaité depuis la liste d'aide. |
| 3 | Dans le champ Contact, ouvrez la liste déroulante pour afficher tous les contacts du client sélectionné puis sélectionnez le contact souhaité. |
| 4 | Cliquez sur Valider. |
Le contact est lié à l'opportunité et est visible depuis l'onglet Contacts de l'opportunité.
Pour ouvrir la fiche d'un contact, cliquez sur le nom du contact souhaité ou cliquez sur puis sur Voir la fiche.
Pour retirer un contact, cliquez sur puis sur Supprimer l'association.
Important
La suppression d'une opportunité est définitive. Cependant, le client et les contacts liés ne seront pas supprimés.
Note
Les opportunités rattachées à des commandes ou des devis ne peuvent pas être supprimées.
Depuis le portefeuille des opportunités, sélectionnez et faites glisser la carte de l'opportunité souhaitée puis déposez-la dans le cadre Supprimer qui apparaît en bas à droite de l'écran. Confirmez la suppression.
Depuis la fiche de l'opportunité, cliquez sur Actions dans l'en-tête puis cliquez sur Supprimer et confirmez la suppression.
Un portefeuille d'opportunités contient différents stades de vente pour gérer l'évolution de chaque opportunité en fonction des processus propres à chaque équipe commerciale. Ainsi, lorsqu'une opportunité est créée, elle se trouve dans le premier stade de vente paramétré, dans la colonne la plus à gauche. Au fil de son évolution, l'opportunité va passer de stade en stade.
| 1 | Depuis le portefeuille des opportunités, sélectionnez et faites glisser la carte de l'opportunité puis déposez-la dans la colonne du stade de vente souhaité. |
En fonction de la personnalisation liée au changement de stade, une fenêtre s'ouvre avec les champs à renseigner obligatoirement pour changer de stade.
| 2 | Renseignez les champs obligatoires au changement de stade. Si l'opportunité passe plusieurs stades, les fenêtres propres à chaque changement de stade s'enchaînent. |
| 3 | Cliquez sur Sauvegarder. |
L'opportunité est affichée dans la colonne du nouveau stade de vente.
Note
Les champs à renseigner obligatoirement pour passer d'un stade de vente à un autre sont personnalisables pour chaque stade. Pour plus d'informations sur cette personnalisation, voir Personnaliser les changements de stade de vente.
Les critères à respecter pour considérer qu'une opportunité est gagnée peuvent être différents dans chaque entreprise. Par exemple, une entreprise peut considérer qu'une opportunité est gagnée lorsque le prospect ou le client a donné son accord verbal, alors qu'une autre entreprise doit récupérer physiquement le contrat signé. Cependant, la procédure pour marquer une opportunité comme gagnée reste la même pour toutes les entreprises.
| 1 | Depuis le portefeuille des opportunités, sélectionnez et faites glisser la carte de l'opportunité souhaitée puis déposez-la dans le cadre Gagnée qui apparaît en bas à droite de l'écran. |
Une fenêtre s'ouvre avec les champs à renseigner obligatoirement pour marquer l'opportunité comme gagnée. Si l'opportunité ne se trouvait pas dans le dernier stade de vente du portefeuille, les fenêtres propres à chaque changement de stade s'enchaînent.
| 2 | Renseignez les champs obligatoires pour marquer l'opportunité comme gagnée : |
| 3 | Cliquez sur Marquer comme gagnée. |
L'opportunité est gagnée et n'est plus affichée dans le portefeuille des opportunités. Vous pouvez la retrouver dans la liste des opportunités gagnées en cliquant sur Opportunités gagnées en bas à droite de l'écran.
Une opportunité est considérée comme perdue lorsqu'un prospect ou un client n'accepte pas le contrat proposé, refuse de signer un devis, etc. Comme lorsqu'une opportunité est considérée comme gagnée, les critères peuvent être différents d'une entreprise à l'autre en ce qui concerne la perte d'une opportunité. Cependant, la procédure reste la même.
| 1 | Depuis le portefeuille des opportunités, sélectionnez et faites glisser la carte de l'opportunité souhaitée puis déposez-la dans le cadre Perdue qui apparaît en bas à droite de l'écran. |
Une fenêtre s'ouvre avec les champs à renseigner obligatoirement pour marquer l'opportunité comme perdue. Même si l'opportunité ne se trouvait pas dans le dernier stade de vente du portefeuille, une seule fenêtre est affichée car les champs non remplis de l'opportunité n'ont plus d'importance.
| 2 | Renseignez les champs obligatoires pour marquer l'opportunité comme perdue : |
| 3 | Cliquez sur Marquer comme perdue. |
L'opportunité est perdue et n'est plus affichée dans le portefeuille des opportunités. Vous pouvez la retrouver dans la liste des opportunités perdues en cliquant sur Opportunités perdues en bas à droite de l'écran.
Pour gagner du temps lors de la création d'une opportunité similaire à une opportunité gagnée ou perdue, il est possible de réutiliser une opportunité gagnée ou perdue.
| 1 | Depuis le menu Opportunités, cliquez sur Opportunités gagnées ou Opportunités perdues en bas à droite de l'écran. |
La liste des opportunités gagnées ou perdues s'ouvre.
| 2 | Utilisez les fonctions de recherche et de filtre pour retrouver l'opportunité souhaitée. |
| 3 | Cliquez sur  pour l'opportunité souhaitée. |
Une fenêtre s'ouvre. Le compte et le nom de l'opportunité sont repris automatiquement et ne peuvent pas être modifiés.
| 4 | Sélectionnez le Portefeuille dans lequel l'opportunité sera déplacée depuis la liste déroulante. |
| 5 | Cliquez sur Sauvegarder. |
L'opportunité n'est plus affichée dans la liste des opportunités gagnées ou perdues car elle a été déplacée dans le portefeuille des opportunités. La carte de l'opportunité est ajoutée dans le premier stade de vente du portefeuille des opportunités. La carte est également visible dans le calendrier des signatures à la date de signature prévisionnelle indiquée, le cas échéant.
Le calendrier des signatures permet de visualiser de mois en mois les opportunités qui doivent être signées. Ces opportunités sont classées en fonction de la date de signature prévisionnelle renseignée dans la fiche de l'opportunité. Les opportunités ne possédant aucune date de signature sont regroupées dans la colonne la plus à gauche du calendrier, la colonne Sans date.
Pour naviguer d'un mois à l'autre, cliquez sur les flèches gauche et droite dans l'en-tête du calendrier. Cliquez sur Mois courant pour revenir au mois en cours.
Pour rapidement changer la date de signature provisionnelle d'une opportunité :
Lorsqu'une opportunité est déplacée, la date de signature est changée pour le dernier jour du mois sélectionné.
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