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Guide de paramétrage - Approbations 4.2

Ce guide de paramétrage explique comment paramétrer les approbations dans la version d'Akuiteo 4.2.

Paramétrer les DMF

Paramétrer les niveaux d'approbation

Le paramétrage des approbations permet de définir les différents niveaux d'approbation ainsi que les approbateurs pour les pièces de gestion suivantes : devis, commande client, cotation, commande fournisseur, facture fournisseur et demande interne. Ce paramétrage est accessible depuis Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Approbations. Les niveaux d'approbation et les approbateurs sont paramétrés depuis l'onglet Approbations.

L'écran de paramétrage affiche les règles d'approbation paramétrées pour la société de l'utilisateur connecté. Il est également possible de paramétrer des règles d'approbation sur la société ***** pour que celles-ci soient disponibles pour toutes les sociétés.

Pour chaque règle d'approbation, il faut définir :

• le type de pièce de gestion ;
• les données concernées par la règle (les champs disponibles dépendent du type de la pièce de gestion) ;
• l'approbateur et son rang.

Il vous faudra donc définir une règle différente par type d'objet / type de données / approbateur.

Paramétrer les règles avancées pour les approbations

Le paramétrage des approbations permet également de définir des règles avancées pour l'approbation de chaque type de pièce de gestion. Ce paramétrage est accessible depuis Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Approbations. Les règles avancées sont paramétrées depuis l'onglet Règles avancées pour les approbations.

Une règle avancée permet de définir les éléments suivants pour un type de pièce de gestion :

• Si les approbateurs de même rang doivent tous approuver ou non.
• Si la pièce approuvée est validée automatiquement ou non.
• Si les approbateurs sont notifiés par email ou non.
• Si le demandeur est notifié par email ou non lorsque la pièce est approuvée ou refusée.

Il vous faudra donc définir une règle avancée par type d'objet, sachant que vous ne pouvez pas définir plusieurs règles avancées pour le même type d'objet.

Paramétrer les notifications par email

Les notifications par email sont activées depuis le paramétrage des règles avancées pour les approbations. Il existe deux types d'emails :

• Les notifications envoyées aux approbateurs lorsque les demandes d'approbation sont générées ;
• Les notifications envoyées aux demandeurs lorsque les pièces de gestion sont approuvées ou refusées.

L'expéditeur de l'email peut être soit l'utilisateur qui fait l'action qui déclenche le mail, soit le postmaster (s'il est forcé dans la console d'administration > configuration > mail).

Les destinataires de l'email sont les approbateurs ou le demandeur, en fonction du cas.

Mots clés

Si les mots clés suivants sont paramétrés, ceux-ci sont utilisés dans les emails :

• MAIL-APPRO-REQUEST-OBJ
• MAIL-APPRO-REQUEST-TXT
• MAIL-APPROVE-OBJ
• MAIL-APPROVE-TXT

Si les mots clés ne sont pas paramétrés, les valeurs par défaut sont utilisées.

Valeurs par défaut : Email de génération des approbations

Objet : Demande d'approbation : [TypeDePièce] n° [NuméroDeLaPièce] par [PrénomNomDuDemandeur]

Texte mail (HTML) :

Bonjour,
Vous trouverez ci-joint la demande pour approbation : [TypeDePièce] n° [NuméroDeLaPièce] - [DatePièce]

Libellé : [LibelléDeLaPièce]
Tiers : [NomAppelClientOuFournisseur] -- pour demande interne : [PrénomNomDuDemandeur]
Affaire : [NomAppelAffaire] ([CodeAffaire]) -- ou multi si plusieurs
Libellé : [LibelléDeLaPièce] -- pour demande interne : [NomAppelDemandeInterne]
Montant : [MontantTotal] [DevisePièce]
Demandé par : [PrénomNomDuDemandeur]

Valeurs par défaut : Email d'approbation ou de refus de la pièce

Objet : Demande [approuvée/refusée] : [TypeDePièce] n° [NuméroDeLaPièce] par [PrénomNomDuDemandeur]

Texte mail (HTML) :

Bonjour,
La demande suivante a été [approuvée/refusée] : [TypeDePièce] n° [NuméroDeLaPièce] - [DatePièce]

Libellé : [LibelléDeLaPièce]
Tiers : [NomAppelClientOuFournisseur] -- pour demande interne : [PrénomNomDuDemandeur]
Affaire : [NomAppelAffaire] ( [CodeAffaire]) -- ou multi si plusieurs
Libellé : [LibelléDeLaPièce] -- pour demande interne : [NomAppelDemandeInterne]
Montant : [MontantTotal] [DevisePièce]

Approbations :
[Approuvé/Refusé] : [PrénomNomD'unApprobateur] le [DateDeL'approbation] : [CommentaireApprobationSiNonVide]
[Approuvé/Refusé] : [PrénomNomD'unApprobateur] le [DateDeL'approbation] : [CommentaireApprobationSiNonVide]
[Approuvé/Refusé] : [PrénomNomD'unApprobateur] le [DateDeL'approbation] : [CommentaireApprobationSiNonVide]
...

Paramétrer la génération automatique des BAP à l'enregistrement des factures

Il est possible de générer automatiquement les demandes d'approbation lors de la comptabilisation de la facture fournisseur, afin de garantir une cohérence entre les approbations demandées et reçues sur la facture et la réalité de la facture.

Pour mettre en place la génération automatique des approbations, trois éléments doivent être paramétrés :

• Dans le menu Paramétrage Général > Achat > Enregistrement des factures d'achat, l'option suivante doit être à OUI : Si vous souhaitez que le logiciel impose un visa ou un bon à payer [...] ;
• Dans la fiche du fournisseur > onglet Finances > section Paramètres Comptables, l'option BAP doit être cochée ;
• Dans le menu Paramétrage Général > Ressources et Main d'œuvre > Approbations, il faut définir qui doit approuver les factures fournisseur et quelles factures sont concernées (selon des critères de dates, montants, nature, établissement, responsable d’affaires, etc.).

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