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Gérer une facture dématérialisée
Référence
Ce guide explique comment dématérialiser des factures pour CHORUS PRO. Pour savoir comment paramétrer Akuiteo, référez-vous au Guide de paramétrage Dématérialisation des factures - Chorus.
: : Prérequis
Les éléments suivants doivent obligatoirement figurer sur les factures dématérialisées et donc être renseignés dans Akuiteo pour les sites client :
- Le numéro de SIRET dans l'onglet Général > section Informations du Site > champ N° SIRET. Les factures sont adressées à un SIRET qui représente un établissement d'une structure publique.
- L'adresse et le Pays dans l'onglet Général > section Coordonnées.
En fonction des exigences de l'établissement public qui va recevoir les factures dématérialisées, les données personnalisées suivantes peuvent être obligatoires :
- Le code du service destinataire, c'est-à-dire le service exécutant. Ce code est défini dans les données personnalisées du site client.
- Le numéro de contrat, qui référence le contrat chez le fournisseur. Ce numéro est défini dans les données personnalisées des pièces de gestion vente.
- Le numéro de marché (ou numéro de convention chez le client). Ce numéro est défini dans les données personnalisées des pièces de gestion vente.
- Le numéro d'engagement (engagement juridique = référence au marché ou bon de commande). Ce numéro est défini dans les données personnalisées des pièces de gestion vente.
: : Préparer les clients
Pour pouvoir dématérialiser une facture, le site client associé à la facture doit être préparé pour la dématérialisation.
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Depuis la fiche du client concerné, allez dans l'onglet Sites puis double-cliquez sur la ligne du site souhaité pour ouvrir sa fiche. |
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Assurez-vous que le numéro de SIRET soit correctement renseigné dans l'onglet Général > section Informations du Site > champ N° SIRET. |
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Ouvrez le menu Edition > Modifier la gestion de la dématérialisation. |
La fenêtre Dématérialisation s'ouvre.
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Cochez Dématérialisation des factures. |
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Dans le champ Code dématérialisation, sélectionnez le code CHORUS depuis la liste d'aide. |
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Depuis l'onglet des données personnalisées CHORUS, renseignez le Code service, le Nom service et le Numéro IBAN en fonction des exigences de l'établissement public. |
Le site client est préparé pour la dématérialisation.
: : Préparer les pièces de gestion vente
: : Rechercher une facture
Ouvrez le menu Gestion > Ventes > Factures pour accéder à l'écran de recherche des factures.
Pour retrouver facilement les factures concernées par la dématérialisation, cochez le critère Dématérialisation gérée depuis l'onglet Critères principaux > section Types.
: : Données personnalisées
Avant de dématérialiser une facture, vous pouvez renseigner certaines données personnalisées afin de préparer cette facture pour la dématérialisation. Pour anticiper, vous pouvez également choisir de renseigner ces informations dès le devis ou la commande.
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Depuis la fiche du devis, de la commande ou de la facture, allez dans l'onglet des données personnalisées CHORUS. |
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Renseignez le Numéro de contrat, le Numéro de marché, le Numéro d'engagement et la Date d'effet en fonction des exigences de l'établissement public. |
: : Générer les factures au format CHORUS PRO
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Ouvrez le menu Trésorerie > Editions et traitements en lots > Dématérialisation des factures. |
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Depuis l'écran de recherche, renseignez les critères de sélection des factures à dématérialiser puis lancez la recherche. Seul le Code dématérialisation est obligatoire. |
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Depuis les résultats de recherche, sélectionnez les factures à dématérialiser puis cliquez sur  . |
Les factures sélectionnées sont affichées dans un écran Dématérialisation des factures.
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Pour imprimer le récapitulatif des factures à transmettre, ouvrez le menu Edition > Lancer l'édition afin de lancer une édition de synthèse. |
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Ouvrez le menu Edition > Générer les fichiers Chorus. |
Les fichiers XML sont générés et mis à disposition dans le répertoire de stockage associé au code de dématérialisation. Vous pouvez ainsi transmettre les fichiers XML à CHORUS.
Les factures dématérialisées passent en statut de transmission 2 - Transmise dans Akuiteo et la date de transmission est ajoutée dans l'onglet Entête.
: : Modifier le statut de dématérialisation
Si une facture est refusée après sa transmission, le statut de dématérialisation doit être actualisé manuellement.
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Lancez une recherche de factures avec les critères nécessaires. |
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Depuis les résultats de recherche, faites un clic droit sur la facture concernée puis cliquez sur Actualiser le statut de dématérialisation. |
La fenêtre Statut de dématérialisation s'ouvre.
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Sélectionnez le nouveau statut de dématérialisation depuis la liste déroulante du champ Statut. |
Le statut de dématérialisation de la facture est actualisé.
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