Paramétrer la fonction Catch Mail

Plusieurs étapes de paramétrage sont nécessaires et obligatoires.

: : Créer un compte mail dédié sur votre système de messagerie

Veuillez vous référer à la documentation de votre service de messagerie.

: : Créer une catégorie MAIL dans Akuiteo

Si une catégorie n'est pas saisie dans le titre du mail, un événement de type MAIL sera automatiquement créé.

Il faut donc s'assurer qu'une catégorie d’événement MAIL a été paramétrée dans Akuiteo depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Transverse > Catégories d’événements.

: : Créer un utilisateur collaborateur dédié dans Akuiteo

Depuis Tiers > Gestion des utilisateurs, créez un utilisateur collaborateur dédié au Catch Mail avec les droits suivants :

Consultation d’affaires
Consultation de collaborateurs
Consultation de clients
Consultation de sites
Création d’événements

Veuillez vous référer au Guide de l'outil Tiers - CRM pour en savoir plus.

: : Configurer l’envoi de mail depuis la console d’administration

Depuis l'Application Desktop, allez dans Outils > Utilitaires >

> Saisissez vos identifiants de connexion.

Depuis la console d’administration, allez dans Configuration > Catch Mail pour renseigner les informations de configuration (Voir le tableau Configuration CatchMail).

Sauvegardez puis relancez le serveur Tomcat.

Configuration CatchMail
Paramètres	Fonctions
Configuration Catch Mail
Case Utiliser le Catch Mail	À cocher pour activer la fonction
Utilisateur Akuiteo	Saisir le nom de l’utilisateur Catch Mail paramétré dans l'Application Desktop. Ex : CATCH
Mot de passe	Saisir le mot de passe de cet utilisateur.
Délai de démarrage (par défaut 20s)	Saisir un délai à prendre en compte entre le démarrage du serveur et celui du service Catch mail. En seconde. Ex : 20
Intervalle d'analyse des mails (par défaut 60s)	Saisir l’intervalle d’attente entre chaque vérification d’un nouvel email. En seconde. Ex : 60
Configuration de la messagerie
Nom de la configuration	Donner un nom à votre configuration (Optionnel). Ex : ConfigCatchMail
Mail du compte	Saisir le nom du compte pour utiliser le catch mail. Ex : CatchMail Akuiteo
Type de compte de messagerie	Sélectionner votre type de messagerie. Ex : EXCHANGE ou POP3
Adresse du serveur Mail	Si Exchange : Indiquer l’adresse du Web Service Exchange. Ex : https://serveraddress/EWS/exchange.asmx Si POP3 : Indiquer l’adresse du serveur POP3. Ex : mail.serveraddress.net
Port du serveur Mail	Si Exchange : Indiquez le port du serveur de mail. Ex : 443 (si sécurisé) Si POP3 : Indiquez le port sur serveur POP3. Ex : 110 pour POP, 995 pour POP SSL
Case Est sécurisé	À cocher si le serveur de messagerie utilise le port sécurisé.
Utilisateur	Indiquer l’adresse mail du compte Catch mail. Ex : catchmail@akuiteo.com
Mot de passe	Saisir le mot de passe de ce compte.
Répertoire de messagerie	Indiquer le répertoire dans lequel sont sauvegardés les e-mails dans votre messagerie.
Vérifier la connexion	Cliquer sur le lien pour vérifier la bonne configuration.

: : Paramétrer le parseur CatchMail

Le parseur Catchmail permet d'analyser les chaînes de caractères contenues dans l'objet du mail selon un ordre pré-défini afin d'établir les correspondances entre l'objet du mail et les éléments Akuiteo.

Il est donc important de le paramétrer correctement pour faire fonctionner le Catch Mail de manière optimale.

Note

Il faut au minimum une ligne pour que le parseur fonctionne.

Depuis Akuiteo Client Riche, allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Paramètres spécifiques > Paramétrage Catchmail.

Cliquez sur

pour ajouter un nouveau paramètre.

Renseignez les informations de paramétrage suivantes :

Paramétrage CatchMail
Colonne	Description
Numéro d'ordre	Ordre suivant lequel le parseur analyse la chaîne de caractère après # ou @.
Type pièce	Tiers ou pièces de gestion recherchés.
Associer tiers lié	Action à réaliser par le Catch Mail : si une pièce de gestion ou un tiers est retrouvé, le lien avec le tiers est ajouté.
Associer affaire liée	Action à réaliser par le Catch Mail : si une pièce de gestion ou un tiers est retrouvé, le lien vers l’affaire est ajouté.
Recherche avec libellé	Par défaut, la recherche se fait sur le code (ou n° de pièce). Si cette case est cochée, la recherche se fait sur le code puis sur le libellé si le code n’est pas trouvé (nom d'appel ou intitulé de la pièce).

Exemple

Supposons que vous voulez :

créer un événement à partir du code ou du nom de la facture client et lier les tiers et les affaires associés dans l'événement.

créer un événement à partir du code du client et lier l'affaire associée dans l'événement.

Vous devez alors paramétrer l'écran comme suit :

Résultats :

si le parseur trouve la facture client selon le code ou le titre, comme paramétré en ligne 1, alors l'événement sera créé avec les tiers et les affaires liés.
si le parseur ne trouve pas la facture client correspondant à la chaîne de caractère, comme paramétré en ligne 1, l'événement ne sera pas créé et la recherche se basera sur la ligne suivante.
si le parseur trouve le client selon son code uniquement, comme paramétré en ligne 2, alors l'événement sera créé avec les affaires liées.
si le parseur ne trouve pas le client selon son code, comme paramétré en ligne 2, alors un mail d'erreur sera envoyé indiquant que l'événement ne peut pas être créé.

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