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# Utiliser la fonction CatchMail

Pour en savoir plus sur le paramétrage, veuillez vous rapprocher de votre Chef de Projet.

## : : Transférer l’e-mail

| 1 | Après avoir reçu l’e-mail, cliquez sur Transférer depuis votre boite mail.

| 2 | Dans la zone Destinataire, entrez l’adresse catchmail@mycompany.com.

### : : Rédiger précisément l’objet du mail

Si vous saisissez exactement le nom du tiers ou de la pièce de gestion, voire la catégorie, la création de l'événement se fera immédiatement.

Dans l’Objet du mail, entrez au moins une des informations suivantes puis cliquez sur Envoyer :

Type | Format | Exemple
--- | --- | ---
Nom ou code du tiers | Par exemple @nomduclient ou @codeduclientou ou @"nom du client" si il y a des espaces dans le nom. Cela peut être un client, collaborateur ou fournisseur. Note : obligatoire si aucun numéro d’affaire n’est renseigné. | `@AKUITEO`
Pièce de gestion | #numeroAffaire Cela peut être une affaire, commande client, commande fournisseur, cotation, devis, facture client, facture fournisseur ou opportunité. Note : obligatoire si aucun nom de client n’est renseigné. | `#AFF_1234`
Catégorie de l'événement | /nomcategorie | `/NEGO`

À savoir

- Vous pouvez combiner toutes ces informations dans le sujet du mail.
- Chaque information doit être précédée par un espace.
- L'ordre des éléments dans l'objet du mail n'a pas d'importance.
- Ces informations ne sont pas sensibles à la casse, majuscules ou minuscules sont autorisées.
- Les guillemets simples ' ou doubles " peuvent être utilisés pour retrouver une chaîne de caractères avec espace.

Exemples

`Objet du mail : FW: titre du mail @AKUITEO`

Ou

`Objet du mail : FW: titre du mail @AKUITEO #AFF_1234`

Ou

`Objet du mail : FW: titre du mail @akuiteo /NEGO`

Ou

`Objet du mail : FW: titre du mail #AFF_1234 /nego`

Ou

`Objet du mail : @AKUITEO FW: titre du mail #aff_1234 /NEGO`

Ou

`Objet du mail : FW: titre du mail @"nom du client"`

Ou

`Objet du mail : FW: titre du mail @'nom du client'`

### : : Rédiger partiellement l’objet du mail

Si vous ne connaissez pas exactement le nom de la pièce de gestion ou du tiers, vous pouvez n’en saisir qu’une partie, à condition qu'il n'y ait qu'une seule pièce de gestion ou qu'un seul tiers portant ce nom.

Exemples

`Objet du mail : FW: titre du mail #aff_`

Ou

`Objet du mail : FW: titre du mail @AK`

## : : Créer l’événement dans Akuiteo

Akuiteo crée automatiquement l'événement après le transfert du mail.

Depuis Akuiteo, faites une recherche d’événement et ouvrez-le.

Liens entre le mail et l'événement

Dans l'événement, vous retrouvez bien toutes les informations contenus dans l'e-mail.

Élément du mail | Devient dans la fiche Événement...
--- | ---
Corps du mail | Contenu de la zone Notes
Nom de l'expéditeur | Tiers dans la zone Tiers lié
Affaire saisie dans l’objet du mail | Affaire dans la zone Objets liés
Date de réception du mail par le serveur de mail | Date de début de l’événement
Personne qui a transféré l'e-mail | Propriétaire de l’événement
Objet du mail Pensez à changer l'objet si besoin avant de transférer le mail. | Titre de l’événement

Liens avec un type de pièce de gestion ou un tiers

Si vous avez saisi des éléments sur une pièce de gestion ou un tiers, Akuiteo fait le lien dans la fiche Événement.

Élément du mail | Conséquences
--- | ---
Une seule pièce de gestion ou un seul tiers commence par une partie de l'objet saisi | Akuiteo crée directement la fiche Événement liée à la pièce de gestion ou au tiers en question.
Plusieurs pièces de gestion ou tiers commencent de la même manière | Un mail est envoyé à l’adresse de l’expéditeur pour qu’il donne plus de précision et affine son envoi. Dans ce cas, aucun événement n'est créé.
Plusieurs pièces de gestion ou tiers commencent de la même manière et une seule pièce de gestion ou tiers correspond exactement à cette partie | Akuiteo crée directement la fiche Événement liée à la pièce de gestion ou au tiers en question.

Pièces jointes

Si le mail contient des pièces jointes, elles seront bien récupérées dans Akuiteo sous l’onglet Documents liés.

Catégorie d'événements automatiquement créée

Le type d’événement créé par défaut dépend du paramétrage des catégories d’événement.

Cela se fait dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Transverse > Catégorie d’événements.

L'ordre de création par défaut est le suivant : note, rendez-vous, tâche.

Exemple de paramétrage possible

Conséquence

Type de catégorie de l'e-mail | Type d’événement créé
--- | ---
NEGO | Une note sera créée.
MAIL | Un rendez-vous sera créé.
PVRecette | Une tâche sera créée.

Adresse e-mail dans le corps du texte

Si une adresse e-mail se trouve dans le corps du mail, Akuiteo fait une recherche automatique dessus.

Adresse e-mail... | Conséquences dans la Fiche Événement
--- | ---
D'un seul contact client | Le client s’affiche dans la zone Tiers lié.
D'un collaborateur | Le collaborateur ne s’affiche PAS dans la zone Tiers lié.
D'un groupe de plusieurs contacts | Les contacts ne s’affichent PAS dans la zone Tiers lié.

Événement non créé

Il arrive qu'un événement ne puisse être créé, notamment dans les cas ci-dessous.

Si... | Alors...
--- | ---
Plusieurs tiers sont associés à l'affaire | Aucun événement n'est créé.
Mauvaise saisie du tiers ou de la catégorie | Aucun événement n'est créé et un mail d'erreur est envoyé.

Cas du multi-société

La fonction CatchMail prend en compte les utilisateurs dans un contexte multi-sociétés :

Si... | Alors...
--- | ---
Aucun collaborateur n'est trouvé à partir du mail de l'expéditeur au sein de toutes les sociétés | Un mail de retour d'erreur est envoyé et l'événement n'est pas créé
Un seul collaborateur est trouvé à partir du mail de l'expéditeur au sein de toutes les sociétés | La société qui sera prise en compte sera celle du collaborateur à la date du jour.
Plusieurs collaborateurs sont trouvés à partir du mail de l'expéditeur sur différentes sociétés | La société sera déterminée selon les tags qui permettent au programme de déterminer la société.

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