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## : : Créer un collaborateur

Cet écran est disponible depuis la barre de menu Tiers > Collaborateurs > .

Saisir les coordonnées et informations générales

| 1 | Sous l'onglet Collaborateur, ajoutez la photo du collaborateur en déposant directement l'image dans la zone correspondante.

| 2 | Renseignez les informations basiques sur l'identité du collaborateur et ses coordonnées professionnelles.

| 3 | Renseignez les informations importantes comme :

- le nom de l'établissement auquel le collaborateur est rattaché,
- le code de son responsable hiérarchique,
- le type d'emploi ou nature de l'emploi exercé,
- les dates d'arrivée et de départ dans la société,
- le secteur commercial rattaché, son statut : cadre, employé...etc. Le statut Générique permet de créer un collaborateur "virtuel" afin de planifier en avance, dans l'attente d'affecter un collaborateur réel. Ce collaborateur ne pourra alors être affecté que sur le planning.
- Responsable multi-sociétés : Il peut être intéressant, dans certaines organisations, de définir un collaborateur comme responsable d'affaire (ou d'une pièce de gestion) dans différentes sociétés paramétrées dans Akuiteo. En cochant cette case, vous aurez ainsi le choix de sélectionner ce collaborateur sur des affaires de différentes sociétés. Par contre, cette option n'est pas active sur le champ responsable hiérarchique d'un collaborateur.

| 4 | Si vous avez paramétré des critères personnalisés dans la section Paramétrage via Outils > Paramétrage, saisissez-les.

| 5 | Renseignez les informations de facturation :

- Service : service responsable du collaborateur.
- Compétence principale : grade du poste.
- Fonction : intitulé exact du poste.
- Horaire jour : nombre d'heures de travail effectif journalier.
- Coût horaire direct : rémunération horaire brute directe versée avant déduction des impôts et cotisations sociales légales à charge des salariés, primes, salaires et traitement en nature, rémunération pour journées non ouvrées et payées ainsi que les congés payés.
- Coût horaire standard : coût horaire prévisionnel du collaborateur.
- Salaire : rémunération mensuelle.
- Coût journalier : coût journalier effectif moyen du collaborateur.
- Taux occupation : pourcentage du temps que le collaborateur consacre à sa fonction.
- Coef. de lissage : coefficient qui permet de lisser la valorisation des temps prévus et passés pour ce collaborateur.

| 6 | Renseignez les paramètres de signature :

- Signature : permet de mémoriser la signature (code crypté). Utiliser pour pouvoir signer des pièces de gestion.
- Confirmation : permet de confirmer votre signature.

| 7 | Renseignez les paramètres de notes de frais comme le code fournisseur associé pour la saisie des notes de frais. Un profil de note de frais est disponible en activant le paramètre depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Note.de Frais > Profils NDF (soumis au DMF 041509 ACHATS / NOTES DE FRAIS /PARAMETRER).

| 8 | Sous l'onglet Données personnelles, renseignez les coordonnées du collaborateur (adresse, téléphone, e-mail, réseaux sociaux professionnels).

| 9 | Sous l'onglet Coordonnées bancaires, Renseignez les coordonnées bancaires telles que Établissement / Guichet / Numéro de compte / Clé RIB : informations venant d'un Relevé d'Identité Bancaire.

| 10 | Sous l'onglet Semaine type, renseignez sa semaine type et ses horaires hebdomadaires.

Cette information est utilisée dans le contrôle des temps et dans le tableau personnel interactif. La saisie des temps est considérée comme obligatoire si cette rubrique est renseignée. Akuiteo vérifie alors que l'horaire hebdomadaire est respecté.

Renseigner des informations complémentaires

Cliquez sur l'onglet Informations complémentaires.

Si vous avez paramétré des informations complémentaires dans la section Paramétrage via Outils > Paramétrage, saisissez-les.

Planifier des actions automatiques

| 1 | Cliquez sur l'onglet Paramètres.

| 2 | Paramétrez des alertes sur les demandes :

- Mode de transmission : choix du mode de transmission des alertes sur demandes.
- Destinataire pour les cas : inclure le collaborateur comme destinataire pour certains cas précis comme par exemple, pour des alertes ouvertes, résolues, clôturées, etc.

| 3 | Sélectionnez le type de planification.

| 4 | Indiquez les parcs auxquels le collaborateur a accès.

Renseigner l'historique du collaborateur au sein de la société

| 1 | Cliquez sur l'onglet Historique des situations.

| 2 | Cliquez sur et indiquez les dates de début et de fin dans la société, les compétences, le taux horaire et les informations liées à son poste au sein de votre société.

| 3 | Cochez la case Absent seulement si vous avez renseigné une date de fin pour signifier le départ du collaborateur. Cette option est utilisée dans le cas d’un congé sabbatique ou lors du changement de société ou filiale au sein d’un même groupe. Elle permet d’interdire la saisie de temps passés sur des périodes d’absence.

| 4 | Ajoutez l'historique en validant via le bouton .

Renseigner la semaine type du collaborateur

| 1 | Cliquez sur l'onglet Semaine type.

| 2 | Cliquez sur et indiquez la période de travail du collaborateur et son modèle de semaine type.

| 3 | Ajoutez l'historique en validant via le bouton .

Indiquer les compétences du collaborateur

Vous pouvez préciser les compétences professionnelles de chacun de vos collaborateurs et ainsi utiliser ces informations dans vos plannings ou pour rechercher le collaborateur le mieux adapté pour un projet.

Pour cela, plusieurs étapes :

Paramétrez les types de compétence :

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Ressources > Type de compétence.

| 2 | Cliquez sur + et saisissez un code, libellé et numéro d’ordre puis sauvegardez.

Paramétrez les compétences :

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Ressources > Compétence.

| 2 | Cliquez sur + et indiquez : le type de la compétence paramétré auparavant.

- un numéro d’ordre dans la liste
- un code et libellé
- un collaborateur déjà attitré si besoin
- des informations complémentaires
- une date de fin de validité si cette compétence ne doit durer qu’un certain temps, pour un projet précis par exemple.

| 3 | Sauvegardez.

Paramétrez le niveau de compétences :

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Ressources > Niveaux de compétence.

| 2 | Cliquez sur + et indiquez :

- un type de la compétence paramétré auparavant.
- un code, libellé et numéro d’ordre puis sauvegardez.
- une date de fin de validité.
- une couleur pour pouvoir visualiser rapidement le niveau dans le tableau de bord des compétences des collaborateurs.

Associer les compétences au collaborateur

1. Depuis la fiche du collaborateur, allez dans Édition > Paramétrages complémentaires > Gestion des compétences.
2. Cliquez sur pour ajouter les compétences souhaitées.
3. Ajoutez les compétences et la date à partir de laquelle elles doivent être prises en compte.
4. Sauvegardez.

Rechercher un collaborateur selon ses compétences

Vous souhaitez mettre un consultant parlant anglais sur un projet.

| 1 | Pour cela, allez dans Tiers > Collaborateurs > onglet Compétences.

| 2 | Sélectionnez la compétence principale du collaborateur (ex : consultant) et sa compétence supplémentaire (ex : anglais).

| 3 | Indiquez si besoin le niveau requis.

| 4 | Lancez la recherche pour obtenir la liste des collaborateurs adaptés.

Note

Seule la compétence principale apparaîtra dans les plannings graphiques et permettra de voir les différents regroupements de collaborateurs.

Les compétences secondaires n’apparaissent pas directement dans les plannings, elles servent uniquement à filtrer les recherches sur les collaborateurs.

Tableau de bord des compétences

Ce tableau de bord vous permet de voir en un coup d’oeil les différentes compétences et les niveaux de chacun de vos collaborateurs.

Vous pouvez également modifier les compétences au besoin.

D'autres actions sont ensuite possibles. Vous pouvez :

Créer un code utilisateur

Pour créer un code utilisateur, allez dans le menu Édition > Créer le code utilisateur correspondant.

Modifier un code collaborateur

Pour modifier le code du collaborateur (ex : si celui-ci doit correspondre à un éventuel changement de nom de famille afin d'être compatible avec d’autres logiciels), allez dans le menu Édition > Changer le code du collaborateur.

Associer une fiche fournisseur à un collaborateur

Localisation : Menu Édition / Créer le fournisseur collaborateur courant

Cette fonction permet de créer une fiche fournisseur associée à la fiche du collaborateur.

Cette association est utilisée pour la saisie des notes de frais.

Associer un fournisseur collaborateur déjà existant

Localisation : Menu Édition / Associer le fournisseur collaborateur correspondant

Cette fonction consiste à associer au collaborateur, un fournisseur collaborateur déjà existant. Cette association est indispensable pour la création d'une note de frais. Lors de la création d'une note de frais, le collaborateur doit choisir le fournisseur associé à ses dépenses.

Modifier en lot l'historique de situation d'un ou plusieurs collaborateurs

Vous pouvez modifier de nombreux éléments liés à l’historique de situation de plusieurs collaborateurs en même temps.

| 1 | Activez les DMFs 160815 SERVICES/COLLABORATEUR/MODIFIER EN LOT et 0615** AFFAIRE/VALORISATION COUT/* (si vous souhaitez modifier les coûts).

| 2 | Lancez une recherche de collaborateurs.

| 3 | Dans le résultat de recherche, sélectionnez les collaborateurs à modifier en lot.

| 4 | Cliquez sur en haut du tableau.

| 5 | Dans la fenêtre Modifier en lot, cochez et détaillez les informations que vous souhaitez modifier en une seule fois.

| 6 | Modifiez la date à laquelle les modifications prendront effet puis validez.

Vous retrouvez les nouvelles informations sous l'onglet Historique des situations des fiches collaborateur.

Associer des droits d'absence

| 1 | Depuis la fiche collaborateur, allez dans Édition > Paramétrages complémentaires > Suivi des droits acquis pour les absences.

| 2 | Cliquez sur et sélectionnez une nature d'absence (paramétrée dans les motifs d'absence). Ex: RTT, congé payé, Compte épargne temps, etc.

| 3 | Indiquez la période à laquelle il a droit à ses congés et le nombre de congés acquis.

| 4 | Ajoutez un commentaire si besoin et validez en cliquant sur en haut à droite de l'écran.

Lier des collaborateurs entre eux

Si un responsable commercial travaille au quotidien avec un assistant attitré, vous pouvez indiquer cette relation spécifique dans Akuiteo. Ainsi, l’assistant sera indiqué comme contact à privilégier si le commercial n’est pas disponible par exemple.

Pour cela, 2 étapes :

- Le paramétrage depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Ressources > Type de lien où vous indiquez les liens entre collaborateurs.
- La création du lien depuis la fiche collaborateur principal (dans notre exemple le commercial). Les modifications seront automatiquement répercutées dans la fiche du collaborateur lié (dans notre exemple l’assistant).

Collaborateur : profil de notes de frais

Un profil de Notes de frais a été mis en place dans Akuiteo afin de pouvoir saisir par catégorie de collaborateurs des natures de dépenses et des plafonds spécifiques.

Le principe consiste à définir des profils de notes de frais (ex : Profil Standard, Profil Assistant, Profil Associé ) par catégorie de collaborateurs et les affecter aux fiches Collaborateurs.

Cette fonction est disponible dans Akuiteo Client, sur le Portail Collaborateur et dans la toute nouvelle application mobile Notes de frais.

Pour utiliser cette nouvelle fonction, 3 étapes sont nécessaires :

| 1 | Paramétrez le profil depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Note de Frais > Profils NDF (soumis au DMF 041509)

| 2 | Depuis la fiche Collaborateur, ajoutez le profil dans le champ Profil NDF sous la section Paramètres notes de frais.

| 3 | Saisissez une dépense.

En fonction du collaborateur qui saisit une dépense, la liste des dépenses sera filtrée en fonction de son profil de notes de frais.

Si un collaborateur n'a pas de profil de notes de frais, toutes les valeurs de natures de dépenses sont disponibles.

Vous pourrez rechercher un collaborateur selon le critère Profil de notes de frais.

Transférer un collaborateur d'une société à une autre

Pour transférer un collaborateur d'une société A à une société B :

| 1 | Ouvrez la fiche Collaborateur depuis la société A.

| 2 | Allez dans Edition > Transférer le collaborateur dans une autre société.

| 3 | Indiquez la date départ du collaborateur de la société A et précisez la nouvelle société B.

| 4 | Validez.

Le collaborateur est en cours de transfert.

Cette information sera ensuite disponible sur la fiche du Collaborateur dans la société B sous l'onglet Historique des changements de société, à J+1 (J étant la date renseignée). Ainsi, le collaborateur aura le temps nécessaire pour saisir ses derniers temps, notes de frais etc ... sur la société A.

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