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### : : Relancer les clients par courrier

Plusieurs étapes sont nécessaires pour mettre en place les relances par courrier.

Paramétrer les relances

À savoir : Il est possible de définir jusqu’à 5 niveaux de relance mais il n’est possible de ne faire qu’un paramétrage par niveau de relance.

| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Vente > Relance > .

| 2 | Dans le champ Borne Inférieure, définissez le nombre de jours de retard minimum de l’échéance pour démarrer une relance.

| 3 | Dans le champ Borne Supérieure, définissez le nombre de jours de retard maximum de l’échéance pour démarrer une relance.

| 4 | Indiquez le modèle BIRT (ex : relanceCli_N4.rptdesign) à utiliser.

| 5 | Sauvegardez.

| 6 | Activez la règle de gestion RELCLI_BORNEREL depuis Outils > Paramétrage > Paramètres spécifiques > Règles de gestion.

Exemple

Une échéance sera concernée par la relance N1 si la date d’échéance est comprise entre (date échéance + 5 et date échéance + 30) ET si elle n’a pas encore fait l’objet de relance N1.

Notez qu'il est possible de définir des bornes négatives pour pouvoir relancer avant la date d’échéance.

Exemple de paramétrage
Code | Objet | Borne Inf | Borne Sup | Modèle BIRT
--- | --- | --- | --- | ---
N1 | Lettre de rappel | 0 | 30 | relanceCli_N1.rptdesign
N2 | Rappel avant mise en demeure | 31 | 60 | relanceCli_N3.rptdesign
N3 | Mise en demeure | 61 | 99999 | relanceCli_N4.rptdesign

Définir les clients ou les factures à relancer

Par défaut, si vous activez l'option de relance, tous les clients ou les factures de vente sont soumises à relance. Cependant, vous pouvez les exclure de la relance :

- Depuis la fiche client > cliquez sur l'onglet Finances puis cochez la case Automatiquement ou Manuellement sous la section Relance.
- Depuis la fiche facture > cliquez sur le menu Edition > Relance pour accéder aux options qui permettent d'activer ou d'arrêter les blocages ponctuels et permanents de la relance.

Rechercher des factures non soldées

| 1 | Allez dans Gestion > Ventes > Factures et lancez une recherche avec les critères suivants :

- non soldées
- relançable

| 2 | Sous la section Libellés, Commentaires, Infos arriérés, cochez la case Afficher les informations arriérés pour afficher les échéances et filtrer sur les dates.

Vous obtenez alors la liste des échéances répondant à vos critères :

- En rouge les échéances dépassées,
- La date de dernière relance,
- Le niveau de relance actuel.

Lancer les relances

| 1 | Depuis ce résultat de recherche, faites un clic droit sur la ou les lignes sélectionnées

| 2 | Sélectionnez l'entrée de menu Générer des lettres de relance automatique.

| 3 | La fenêtre qui s'affiche vous donne la liste des échéances qui seront relancées :

- Niveau de relance : définit le niveau de relance appliqué à l’échéance
- Date de relance : date de la dernière relance

| 4 | Vous pouvez ensuite, en faisant un clic droit sur une ou plusieurs lignes :

- Décrémenter le niveau de relance
- Incrémenter le niveau de relance
- Exclure une échéance de la liste de relance

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