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# Approbation des pièces de gestion

Depuis l'Application Desktop, les collaborateurs peuvent demander l'approbation du manager ou d'une personne responsable pour faire avancer le cycle de vie de certaines pièces de gestion. Par exemple, lorsqu'un collaborateur crée un devis depuis le Desktop, celui-ci peut avoir à demander l'approbation d'un manager ou d'un responsable avant de pouvoir transformer ce devis en commande. Ces demandes d'approbation sont centralisées et accessibles depuis le portail pour que le manager puisse approuver rapidement et facilement les différentes pièces de gestion.

Un manager peut approuver six types de pièces de gestion :

- les devis ;
- les commandes client ;
- les cotations ;
- les commandes fournisseur ;
- les factures fournisseur ;
- les demandes internes, qui peuvent également être demandées depuis le module Collaborateur du portail.

Un manager peut afficher le détail de la pièce avant de l'approuver ou de la refuser. Le manager peut également télécharger tous les documents liés à la pièce de gestion ou encore générer le bon à payer dans le cas d'une facture fournisseur. En fonction du paramétrage, les pièces de gestion peuvent être approuvées par plusieurs personnes : il s'agit d'une approbation à plusieurs niveaux.

Les approbations sont gérées depuis le menu Mes Approbations du module Manager.

## : : Rechercher et filtrer les approbations

Le menu Mes Approbations permet de visualiser toutes les approbations existantes de l'utilisateur connecté ou d'un autre collaborateur. Ce menu permet ainsi de visualiser toutes les pièces de gestion ou demandes qui sont en attente d'approbation, qui ont déjà été approuvées ou encore celles qui ont été refusées.

### : : Rechercher les approbations

Depuis le champ de recherche , renseignez les premières lettres du nom de la demande interne, de la pièce de gestion, du demandeur ou encore de l'affaire. Les approbations correspondant à la recherche sont mises à jour en temps réel pour vous permettre de trouver rapidement l'approbation recherchée.

Depuis l'en-tête de l'écran, il est également possible de restreindre les approbations affichées pour faciliter la recherche :

Critères de recherche d'une approbation
Champ | Description
--- | ---
Trier par | Sélectionnez l'ordre de tri depuis la liste déroulante pour trier les approbations. Date - tri en fonction de la date, par ordre croissant ou décroissant Tiers - tri en fonction du demandeur, par ordre alphabétique ou inversé Montant - tri en fonction du montant associé à la pièce de gestion, par ordre croissant ou décroissant
Approbateur | Sélectionnez l'approbateur depuis la liste déroulante pour afficher ses approbations. Par défaut, l'utilisateur connecté est sélectionné.

### : : Filtrer les approbations

Les approbations peuvent être filtrées par type (devis, commande, demande interne, etc.) ou par état (à approuver, approuvé, refusé).

| 1 | Depuis la liste des approbations, cliquez sur Filtrer.

Une fenêtre Filtres avancés s'ouvre.

| 2 | Dans la fenêtre, cochez les cases pour les filtres à appliquer. Vous pouvez combiner autant de filtres que nécessaire.

| 3 | Cliquez sur Appliquer.

Les approbations correspondant aux filtres renseignés sont affichées. Les autres approbations sont masquées.

Pour supprimer les filtres appliqués, cliquez sur Filtrer puis sur Supprimer les filtres.

## : : Gérer les demandes d'approbation

### : : Ouvrir une demande

Pour approuver ou refuser une demande d'approbation, il faut ouvrir la demande en elle-même.

Pour cela, cliquez sur la demande souhaitée dans la liste du menu Mes Approbations. Le détail de la demande est affiché à la droite de l'écran.

### : : Approuver une demande

| 1 | Ouvrez la demande d'approbation et cliquez sur le bouton Approuver.

Une fenêtre s'ouvre.

| 2 | Dans la fenêtre, renseignez si besoin un Commentaire puis cliquez sur Confirmer.

La demande est approuvée.

Pour annuler l'approbation, ouvrez la demande approuvée, cliquez sur Retirer l'approbation puis confirmez l'annulation.

Note

Lorsque tous les approbateurs de rangs différents ont approuvé la facture, le bon à payer de la facture passe à 100 %. La date du BAP correspond à la date de la dernière approbation.

### : : Refuser une demande

| 1 | Ouvrez la demande d'approbation et cliquez sur le bouton Refuser.

Une fenêtre s'ouvre.

| 2 | Dans la fenêtre, renseignez si besoin un Commentaire pour détailler le refus puis cliquez sur Confirmer.

La demande est refusée.

### : : Télécharger les documents liés

Depuis le détail d'une demande d'approbation, cliquez sur pour télécharger les documents liés.

### : : Éditer une demande

Pour éditer une demande d'approbation, un modèle d'édition des approbations doit être paramétré au préalable.

| 1 | Depuis le détail d'une demande, cliquez sur .

Une fenêtre s'ouvre.

| 2 | Dans la fenêtre :

- Sélectionnez le modèle d'édition depuis la liste déroulante du champ Modèle.
- Cliquez sur le format dans lequel la demande d'approbation sera enregistrée (par exemple .pdf ou .doc).
- Cochez la case Associer le document pour ajouter l'édition dans la liste des documents liés.

| 3 | Cliquez sur Valider.

L'édition de la demande d'approbation est lancée et enregistrée sur votre machine.

### : : Retirer une approbation

Important

L'approbation ne peut pas être retirée pour :

- les devis et cotations signé(e)s ou archivé(e)s ;
- les commandes validées ;
- les factures fournisseurs dont le BAP est à 100 %.

Depuis le détail d'une demande approuvée ou refusée, cliquez sur le bouton Retirer l'approbation puis confirmez.

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