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Définitions

A
- Affaire
  L'affaire est le cœur de la gestion analytique dans Akuiteo. Chaque ligne de vente, chaque ligne d’achat, les temps passés et les planning sont obligatoirement imputés à une affaire. Il existe trois types d’affaires : 1) Les affaires internes 2) Les affaires externes 3) Les affaires d’investissement
- Affaire d'investissement
  C'est aussi une affaire de coûts, mais elle est censée à terme générer directement ou indirectement du chiffre d’affaires. Une affaire d’investissement est une affaire externe sur un client interne.
- Affaire externe
  Une affaire externe est obligatoirement associée à un client réel appelé client externe dans Akuiteo. Ces affaires centralisent des produits et des charges et génèrent normalement un résultat ou une marge. Le chiffre d’affaire associé à ces affaires doit couvrir les coûts directs et les coûts indirects (affaires internes et affaires d’investissement). En regroupant les affaires dans des états de situations analytiques, on sait déterminer le Chiffre d’affaires, les charges et le résultat d’un marché, d'un client, d'une Business Unit, d'une division et d’une société.
- Affaire interne
  Une affaire interne est une affaire de coûts. Elle centralise tous les coûts non imputables à un client. Une affaire interne est donc associée au client interne.
- Affectation de planning
  Une affectation est une partie d'une tâche de planning. Elle fait le lien entre un collaborateur et une tâche pour une date et pour une durée donnée.
B
- Bilan Pédagogique et Financier
  BPF. Document retraçant l'activité d'un organisme de formation. Il doit être établi chaque année.
C
- Code état
  Cycle de vie d'une affaire. Permet d'identifier l'état dans lequel se trouve l'affaire (avant-vente, en cours de signature, en production, en recette, terminé...). Ces états sont définis dans la table des codes états. Il est possible de paramétrer des règles de gestion différentes pour chaque état.
- Collaborateur
  Personne physique d'une société. Il n'est pas forcément un utilisateur d'Akuiteo.
- Commandes clients
  Les commandes peuvent être créées soit à travers la transformation d’un devis, soit d’une saisie directe de la commande dans le module des commandes clients. Une commande porte les éléments financiers (liée à une affaire ou plusieurs) avec les montants et des dates de facturation prévisionnelles. Ce sont ces éléments qui vont permettre de suivre un tableau de bord de commandes en cours, ventilées dans le temps. Il peut y avoir plusieurs commandes en cours pour une même affaire (dans le cas d’un avenant par exemple).
- Cotation
  Créer des demandes de cotation permet de recueillir des propositions de la part des différents fournisseurs et d'obtenir ainsi les meilleurs prix. L'objectif de ce document est de vous permettre de saisir, de modifier, de réviser, de rechercher et d´éditer des demandes de cotation.
- Cotations et commandes fournisseurs
  La chaîne Achat débute avec la cotation ou demande de cotation, également appelée demande d’achat. Cette pièce est une précommande avant de transmettre la commande au fournisseur. La cotation est ensuite transformée en commande fournisseur. Les commandes sont donc issues de la transformation d’une demande de cotation Akuiteo formalisant une demande de prix et d’une saisie directe de la commande dans le module des commandes d’achats.
D
- Devis clients
  Les devis sont utilisés pour enregistrer et suivre les propositions financières. Ils peuvent être pondérés suivant la probabilité de signature. A chaque niveau correspond une pondération (coefficients dont le paramétrage est libre) dans les prévisions de chiffre d’affaires. Il est possible de suivre les devis avec une date de signature prévisionnelle qui peut être rendue obligatoire à la saisie, et à partir de laquelle il est possible d’envoyer des rappels dans le Tableau de Bord personnel Interactif (TBI) des responsables de l’affaire (Responsable Affaire et Responsable Commercial via des modèles de contrôles). Les devis permettent de suivre le tableau de bord prévisionnel des propositions remises à des clients en termes de montants, délais (par indication des dates prévisionnelles : de signature / de facturation), responsable des propositions, probabilité de signature. Le rédacteur de la proposition peut figurer sur le devis en tant que collaborateur responsable du devis.
- DMF
  Domaine Module Fonction. Correspond au découpage dans Akuiteo. Par exemple Domaine = Tiers; Module = Clients/Prospects ; Fonction = créer, modifier...
E
- Etablissement
  Subdivision d'une société. Il est possible d'affecter tous les objets de gestion à des établissements dans un but analytique (site, centre de décision, centre de profit....).
- Evènement
  Peut être une tâche, un rendez-vous (téléphonique, client) ou une note.
F
- Factures clients
  Les factures sont émises dans Akuiteo par les collaborateurs autorisés, à partir d’une ou plusieurs livraisons d’un même client; d’une ou plusieurs lignes d’un tableau de facturation; depuis le module "Facture" pour créer une facture indépendante. Les factures seront comptabilisées par un utilisateur habilité qui peut être celui qui a généré les factures temporaires, ou par un autre collaborateur ayant l’autorisation. Cette action va générer automatiquement des écritures comptables. La facture client peut être éditée dans Akuiteo. L’édition d’une facture temporaire sera dite "Brouillon" ou "Proforma", tandis que la première édition d’une facture comptabilisée sera considérée comme étant l’originale. Le fichier sera automatiquement ajouté comme document associé sur la facture dans Akuiteo. Les autres éditions réalisées dans Akuiteo (à partir de la fonction "Editer") seront considérées comme des "Duplicata". Les conditions de règlements sont paramétrables sur le client et/ou sur l’affaire. A la création de la facture, Akuiteo calcule la date prévisionnelle de règlement en fonction de ces conditions de règlements, à partir de la date de pièce. L’utilisateur peut modifier au besoin cette date (la date d’échéance initiale est conservée).
- Factures fournisseurs
  Si les commandes fournisseurs sont enregistrées en amont, le service comptable pourra utiliser les commandes pour les transformer en facture sans ressaisie, en passant par l’étape de réception (équivalent des livraisons en chaîne ventes), directement avec le bon code affaire. Si une facture ne correspond pas exactement à sa commande/réception, il faut la créer indépendamment, puis la rattacher manuellement. Les écritures comptables sont générées, comme pour les ventes, à la validation dans le système des factures d’achats.
- Flux
  Permet de produire des états de synthèse sur affaire rapidement et à tout moment. il est nécessaire de centraliser les informations sous forme d´écritures analytiques appelées flux. A partir de la génération des flux, on peut créer le budget initial, le budget prévisionnel, le réalisé et la prévision actualisée (reprévision) d'une affaire.
G
- GTI
  Garantie de Temps d'Intervention. La GTI est une garantie certifiant que l'intervention aura commencé dans le délai défini par cette dernière.
- GTR
  Garantie de Temps de Rétablissement. Délai contractuel dans lequel un service accidentellement interrompu doit être rétabli.
I
- Intervention
  Une intervention suit une demande support. C'est une action qui permet de faire évoluer la demande en passant par plusieurs stades, par exemple créée, en cours, terminée ou annulée.
L
- Livraison
  La livraison peut être considérée comme un élément de préfacturation qui peut être gérée (ou demandée) par un chef de projet. La livraison va décrémenter la commande et sera par la suite transformée en facture temporaire (sans ressaisie). La génération des livraisons à partir des lignes de commandes peut se faire depuis une commande client (en montant et en quantité); depuis un contrat client; depuis l’outil de refacturation des temps passés; depuis l’outil de refacturation en lot des temps passés.
- Lot
  Permet de subdiviser une affaire en lot et éventuellement en sous-lot pour des besoins d'analyse.
M
- Marché
  Rassemble un ensemble d'Affaire, c'est le regroupement le plus élevé dans Akuiteo.
N
- Nom d'appel
  Nom courant de l'affaire, du client, etc. Il permet de rechercher un élément rapidement.
- Nouvelle demande
  L'écran de saisie d'une nouvelle demande permet de retrouver rapidement des informations sur un client (identité, contrats, produits, anciennes demandes) pour créer la demande correspondante à ses attentes (extranet, bugs) lors de la création d'une demande support.
O
- Opportunité
  Une opportunité est créée dès qu'une possibilité d'affaire se met en marche. Elle est liée le plus souvent au prospect. Une fois cette opportunité concrétisée, elle se transforme en Affaire.
P
- Pièce de gestion Achat
  Inclut les cotations, commandes ou factures fournisseur.
- Pièce de gestion Vente
  Inclut les devis, commandes ou factures client.
- Planning
  Dans Akuiteo, le planning "de l'affaire" peut être visualisé de 3 manières : via le planning graphique (GANTT) de l’affaire complète ; via le planning d’une affectation regroupée par collaborateur ; via le planning d’une affectation regroupée par tâche. Enfin, un planning "du Collaborateur" est aussi disponible depuis la fiche Collaborateur et offre une vue centrée sur l’individu en priorité, même si, là aussi, l'affaire reste liée au planning.
R
- Rapprochement bancaire
  Fait de toper une ligne d’écriture comptable sur un compte de banque (512 pour la France) lorsque le montant correspondant apparait sur le relevé bancaire (Papier et/ou Numérique).
- Réceptions
  La réception est créée à partir d’une commande fournisseur. Dès lors qu’un produit acheté est réceptionné, qu’il s’agisse de matériel ou prestations, cela se matérialise par une réception.
T
- Tableaux de bord
  Outil d'analyse et de contrôle de vos données de gestion. Il est avant tout destiné aux contrôleurs de gestion mais peut être utilisé par tous les managers de votre société. La plupart des analyses sont exportables et permettent à partir d´un élément de synthèse, d'accéder dynamiquement aux pièces de gestion qui le constituent et ou de les actualiser. Enfin, ce domaine permet de relancer automatiquement ou manuellement les responsables affaires par mail avec des messages préformatés.
- Tableaux de facturation Client
  Les tableaux de facturation permettent de constater des échéances de facturation. Ils permettent de décorréler la facturation de la réalisation des prestations. Il est ainsi possible d’avoir un bon de commande décrivant un contrat (avec lots et sous lots), relié à un tableau de facturation (qui peut avoir un contenu organisé différemment, ex: avec uniquement des échéances et peu de détails dans les lots). La commande peut être livrée, mais ne donnera pas lieu à des factures. En effet, lorsqu’une commande est liée à un tableau de facturation et que ses lignes sont livrées, le bon de livraison généré est directement dans un statut "facturé". Il ne sera jamais envoyé pour facturation. Les factures sont établies à partir des lignes d’échéances du tableau de facturation.
- Tableaux de facturation Fournisseur
  Les tableaux de facturation permettent de constater des échéances de facturation. Ils permettent de décorréler la facturation de la réalisation des prestations. On peut avoir ainsi un bon de commande décrivant un contrat (avec lots et sous lots), relié à un tableau de facturation (qui peut avoir un contenu organisé différemment, ex : avec uniquement des échéances et peu de détails dans les lots) : La commande peut être réceptionnée, mais ne donnera pas lieu à des factures. En effet, lorsqu’une commande est liée à un tableau de facturation et qu’on réceptionne une ligne, le bon de réception généré est directement dans un statut "facturé". Il ne sera jamais envoyé pour facturation. Les factures sont établies à partir des lignes d’échéances du tableau de facturation.
- Tâche
  Une tâche est un événement au même titre qu'une note ou qu'un rendez-vous. C’est une sorte de post-it que vous pouvez faire apparaître dans le planning pour rappel, mais qui ne sert pas à prévoir l'activité restant à faire. Il ne peut donc pas être transféré dans les temps passés.
- Tâche de planning
  Une tâche de planning correspond à une tâche de planning d'une affaire. En effet, lorsque vous découpez une affaire en lot/sous-lot/tâche, seule la tâche est prise en compte dans la réalisation d’un planning lié à l'affaire. Vous ne pouvez pas créer de planning sans tâche.
- Tiers
  Un tiers est une personne, physique ou morale, en relation avec votre société. Les fournisseurs, les clients et même vos employés peuvent être enregistrés parmi les tiers.

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