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# Fiche collaborateur

Après avoir fait l’inventaire de l'usage de vos données personnelles, les actions suivantes sont possibles sur la fiche collaborateur pour protéger les coordonnées personnelles et professionnelles de vos collaborateurs.

## : : Dans les versions 3.7 et 3.8

L'accès à la fiche collaborateur peut être limité par paramétrage en permettant aux utilisateurs de visualiser uniquement les données qui ne sont pas personnelles :

- Avec les codes DMF commençant par 1608, il est possible d'autoriser ou non l'affichage et la modification des différentes sections de la fiche collaborateur. Il est également possible de limiter l'ouverture d'une fiche collaborateur depuis les résultats de recherche.
- Le DMF 160816, qui permet d'exporter des listes de collaborateurs au format Excel, doit être attribué aux seuls utilisateurs autorisés à consulter les données personnelles des collaborateurs.
- Certaines données liées aux collaborateurs peuvent être considérées comme personnelles. Il faut donc vérifier les profils disposant des DMF de recherche suivants :
  - 041504 pour les notes de frais ;
  - 060204 pour les plannings ;
  - 060304 pour les fiches de temps ;
  - 160204 pour la gestion des absences.

La règle de gestion PLG_MASQUER_ABS peut être activée pour masquer les libellés des affaires, lots, sous-lots et tâches d'absence dans le planning d'une équipe de collaborateurs si les natures d'absences ne doivent pas être visibles. Dans ce cas, seuls les utilisateurs qui disposent du DMF 060245 peuvent voir les natures d'absence.

## : : à partir de la version 4.1

Un collaborateur qui ne fait plus partie des effectifs de l'entreprise peut être marqué « à anonymiser ». Grâce à un batch d'anonymisation, toutes les données personnelles (nom, prénom, téléphones, e-mails, adresses, coordonnées bancaires, photo, etc.) dans les fiches collaborateurs marquées « à anonymiser » seront anonymisées de manière irréversible. Dans ce cas, chaque fiche collaborateur est conservée, mais les données personnelles sont vidées ou remplacées par une valeur commune si un champ est obligatoire.

#### Marquer une fiche collaborateur « à anonymiser »

Pour marquer une fiche collaborateur « à anonymiser », il faut posséder le DMF 160869. La fiche peut seulement être anonymisée si le collaborateur n'est plus actif sur la société, c'est-à-dire si le collaborateur possède une date de départ.

Depuis la fiche du collaborateur souhaité, accédez au menu Edition > Marquer à anonymiser puis cliquez sur Oui pour confirmer l'anonymisation.

Un indicateur est ajouté dans l'en-tête de la fiche collaborateur.

Fiche collaborateur marquée « à anonymiser »

Tant que la fiche n'a pas été anonymisée, c'est-à-dire tant que le batch d'anonymisation n'a pas été lancé, il est possible d'annuler l'état « à anonymiser » depuis le menu Edition > Annuler à anonymiser.

Une fois la fiche anonymisée, le champ Anonymisé le est affiché dans la section Identité de la fiche collaborateur. Ce champ n'est pas modifiable et est uniquement visible lorsque la fiche a été anonymisée. Le champ est renseigné automatiquement par le batch d'anonymisation.

#### Marquer en lot des fiches collaborateurs à anonymiser

Les fiches collaborateurs peuvent être marquées « à anonymiser » en lot depuis les résultats de recherche des collaborateurs. Pour cela, il faut posséder le DMF 160870. Sélectionnez les collaborateurs puis faites un clic droit et sélectionnez Administration > Marquer à anonymiser.

De la même façon, il est possible d'annuler en lot cet état en faisant un clic droit > Administration > Annuler à anonymiser.

#### Rechercher des collaborateurs

Des critères de recherche sont présents dans la section Types de la recherche de collaborateurs :

Champ | Description
--- | ---
Bouton radio : Tous / A anonymiser / Ne pas anonymiser | Tous : les résultats de recherche incluent les collaborateurs marqués à anonymiser et les collaborateurs non marqués. A anonymiser : les résultats de recherche incluent uniquement les collaborateurs marqués à anonymiser. Ne pas anonymiser : les résultats de recherche incluent uniquement les collaborateurs qui ne sont pas marqués à anonymiser.
Anonymisé entre le xxx et le yyy | Permet de rechercher les fiches collaborateurs déjà anonymisées sur une période de temps donné.

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