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### : : Générer les questionnaires

Prérequis : vous devez vous assurer que les séances ont toutes bien été planifiées et que les intervenants ont bien été affectés. Les sessions ne doivent pas être terminées, annulées ou archivées.

Vous pouvez planifier les envois automatiques par batch des évaluations en différents formats. Pour programmer des batchs, merci de contacter votre correspondant Akuiteo.

Liste des batchs disponibles

Nom | Description | Destinataire | À savoir
--- | --- | --- | ---
EvaluationAvertissement | Prévient qu’une évaluation va avoir lieu à partir d’aujourd’hui ou dans quelques jours. | Responsables de la formation | Envoyé lorsque les périodes d’évaluations sont non clôturées. Le Délai permet de définir la date d’envoi du mail.
EvaluationEnvoiSynthesePeriode | Envoie la synthèse de la formation sur une période spécifique. | Responsables de la formation et formateurs | Envoyé lorsque les périodes d’évaluations sont clôturées.
EvaluationEnvoiSyntheseSessionPeriode | Envoie la synthèse de la formation sur toute la session. | Responsables de la formation et formateurs | Envoyé lorsque les périodes d’évaluations sont clôturées
EvaluationInvitation | Invite à répondre aux évaluations. | Participants et formateurs | Envoyé lorsque les périodes d’évaluations sont non clôturées
Evaluationrelance | Envoie un rappel à répondre aux évaluations. | Participants et formateurs | Envoyé lorsque les périodes d’évaluations sont non clôturées. Dépend des niveaux de relances paramétrés.

Principe des évaluations en PDF

Un mail sera envoyé à l’organisateur de la formation pour rappeler que les questionnaires PDF (papier) doivent être fournis au stagiaire.

Dans ce cas, vous pouvez envoyer à chaque participant le document qu’il devra remplir manuellement. Pour utiliser les outils d’analyse tels que ceux présents dans le module Tableaux de bord, vous devrez ensuite saisir les questions manuellement dans Akuiteo. Consultez votre représentant Akuiteo pour plus d'informations.

Principe des évaluations web

Un mail sera envoyé automatiquement par batch à chaque destinataire.

Vous pourrez ainsi demander à vos stagiaires de se connecter à l’adresse adresse_serveur/akuiteo.formation. Consultez votre administrateur pour plus d'informations.

Le stagiaire devra saisir son identifiant, mot de passe et le code de la session à laquelle il a participé. Pensez bien à lui fournir ce numéro pour rappel.

Un mail envoyé à chaque stagiaire, contenant un lien URL vers le questionnaire sans passer par la case LOGIN, est aussi proposé.

| 1 | Lancez une recherche sur une session à évaluer et ouvrez-la.

| 2 | Allez dans Édition > Gérer les évaluations. L’onglet Évaluation s’ouvre.

| 3 | Sélectionnez le modèle de questionnaire participant ou formateur dans le champ correspondant.

| 4 | Sélectionnez le modèle de mail d’invitation (à répondre au questionnaire) dans le champ correspondant.

| 5 | Indiquez l’heure d’envoi du mail d’invitation.

| 6 | Définissez les Périodes d'évaluation de votre session dans la section correspondante :

- automatiquement : cliquez sur l’icône 30 à droite de l’écran. Par défaut une ligne d’évaluation est générée par rupture d’UI (ex : il y a une semaine de libre entre 2 UI) .
- manuellement : cliquez sur et ajoutez des périodes à la main. Cochez la case Papier uniquement (participant) ou (formateur) si l’évaluation doit être envoyée au format papier et qu'aucun mail ne sera envoyé aux participants ou aux formateurs. Notez que la case Alerte responsable envoyée est à titre informatif et non cliquable.
- Cliquez sur les hyperliens pour voir la liste des participants qui doivent répondre, ou qui ont déjà répondu au questionnaire.
- Cochez sur la case de la colonne État pour indiquer l'état de l'évaluation. Elle doit être clôturée quand toutes les réponses ont été réceptionnées ou qu'on est à la fin du processus de relance.

Important

L'ordre des périodes est important :

- La 1ère ligne de période saisie prendra en compte toutes les UI incluses entre la date de début de session jusqu'à la Date proposée ou date de fin de période d'évaluation.
- La 2ème ligne de période prendra en compte toutes les UI de la 1ère période + 1 jour jusqu'à la Date proposée ou date de fin de période d'évaluation.
- etc...

| 7 | Sauvegardez.

| 8 | Sur la ligne de la session, faites un clic droit et sélectionnez un des deux modèles d'édition de questionnaire pour vérifier le rendu en PDF et le générer manuellement.

Note

Les questionnaires ne sont plus modifiables si l’invitation a été envoyée ou si le participant a répondu au questionnaire.

Clôturer un questionnaire

Si tous les participants (sans les formateurs) ont répondu, alors la période d’évaluation est clôturée automatiquement avec le batch Evaluationrelance.

Pour clôturer chacune des évaluations sélectionnées :

| 1 | Allez sur les évaluations.

| 2 | Pour chaque période, faites un clic droit et sélectionnez Clôturer l'évaluation sélectionnée.

Aucun envoi mail n'est déclenché dans ce cas.

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