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Guide de paramétrage - Portail CRM 4.2

Ce guide de paramétrage explique comment paramétrer le portail CRM dans sa version 4.2.

Paramétrer le pilotage applicatif

Le pilotage applicatif PORTAIL_COMMERCIAL doit être activé.

Paramétrer les DMF

Menu Opportunités

Code | Domaine | Module | Fonction
--- | --- | --- | ---
1914** | PORTAIL | OPPORTUNITES | OPPORTUNITES
191401 | PORTAIL | OPPORTUNITES | VOIR MES OPPORTUNITES
191402 | PORTAIL | OPPORTUNITES | VOIR LES OPPORTUNITES DE MON EQUIPE (MÊME N+1)
191403 | PORTAIL | OPPORTUNITES | VOIR LES OPPORTUNITES DE MON SERVICE
191404 | PORTAIL | OPPORTUNITES | VOIR TOUTES LES OPPORTUNITES
191410 | PORTAIL | OPPORTUNITES | CREER
191411 | PORTAIL | OPPORTUNITES | MODIFIER
191412 | PORTAIL | OPPORTUNITES | GAGNER / PERDRE
191413 | PORTAIL | OPPORTUNITES | CREER / MODIFIER EVENEMENTS SUR OPPORTUNITES
191414 | PORTAIL | OPPORTUNITES | PARAMETRAGE DES CHAMPS A RENSEIGNER LORS DU CHANGEMENT DE STADE
191415 | PORTAIL | OPPORTUNITES | FORCER LA MARGE SUR LES LIGNES
191416 | PORTAIL | OPPORTUNITES | FORCER LE TYPE DE RÉCURRENCE DES LIGNES D’OPPORTUNITÉ
191417 | PORTAIL | OPPORTUNITES | FORCER LA DATE DE DÉBUT DE PRODUCTION PRÉVISIONNELLE DE L’OPPORTUNITÉ
191418 | PORTAIL | OPPORTUNITES | AJOUTER DES LIGNES D’OPPORTUNITÉS
191419 | PORTAIL | OPPORTUNITES | SUPPRIMER

Menu Comptes & contacts

Code | Domaine | Module | Fonction
--- | --- | --- | ---
1915** | PORTAIL | SOCIETES & CONTACTS | SOCIETES & CONTACTS
191501 | PORTAIL | SOCIETES & CONTACTS | VOIR LES PROSPECTS
191502 | PORTAIL | SOCIETES & CONTACTS | MODIFIER LES PROSPECTS
191503 | PORTAIL | SOCIETES & CONTACTS | VOIR LES CLIENTS
191504 | PORTAIL | SOCIETES & CONTACTS | MODIFIER LES CLIENTS
191505 | PORTAIL | SOCIETES & CONTACTS | VOIR LES CONTACTS
191506 | PORTAIL | SOCIETES & CONTACTS | MODIFIER LES CONTACTS
191507 | PORTAIL | SOCIETES & CONTACTS | CREER DOCUMENT
191508 | PORTAIL | SOCIETES & CONTACTS | SUPPRIMER DOCUMENT
191509 | PORTAIL | SOCIETES & CONTACTS | VOIR LES DOCUMENTS
191510 | PORTAIL | SOCIETES & CONTACTS | VOIR LES OPPORTUNITÉS
191511 | PORTAIL | SOCIETES & CONTACTS | MODIFIER LES OPPORTUNITÉS
191512 | PORTAIL | SOCIETES & CONTACTS | ÉDITION FICHE CLIENT
191513 | PORTAIL | SOCIETES & CONTACTS | ÉDITION FICHE PROSPECT

Menu Actions

Code | Domaine | Module | Fonction
--- | --- | --- | ---
1918** | PORTAIL | MES ACTIONS | MES ACTIONS
191801 | PORTAIL | MES ACTIONS | MODIFIER / SUPPRIMER LES ACTIONS D'AUTRUI

Personnalisation de l'interface

Code | Domaine | Module | Fonction
--- | --- | --- | ---
1916** | PORTAIL | PERSONNALISATION | PERSONNALISATION
191601 | PORTAIL | PERSONNALISATION | PERSONNELLE
191602 | PORTAIL | PERSONNALISATION | GLOBALE

Paramétrer les stades

Un stade est une étape de l’opportunité dans son cycle de vente au sein d’un portefeuille. Les stades sont paramétrés depuis Paramétrage Général > Vente > Stades des opportunités.

Chaque stade est associé à un statut progiciel. Le même statut peut être utilisé pour N stades.

Seuls les stades avec un statut de type En cours sont affichés sous forme de colonnes dans le portefeuille des opportunités du portail CRM.

Les stades avec un statut de type Gagné, Perdu, Abandonné et Hors cible ne sont pas représentés sous forme de colonnes dans le portail CRM. Ils sont utilisés pour qualifier les opportunités lorsque qu'elles sont gagnées ou perdues.

Paramétrer les portefeuilles

Le portefeuille est un conteneur d’opportunités. Les portefeuilles peuvent être créés sur ***** ou sur une société. Il faut obligatoirement en paramétrer un depuis Paramétrage Général > Vente > Portefeuilles.

Important

Dans le portail CRM, l’utilisateur peut afficher les portefeuilles paramétrés sur ***** ou sur sa société. Les opportunités affichées sont celles contenues dans le portefeuille choisi, quelle que soit la société de l’opportunité. C’est une sorte de décloisonnement via les portefeuilles.

Chaque portefeuille se décompose en N stades, qui sont affichés sous forme de colonnes dans le portail. Un stade est une étape de l’opportunité dans son cycle de vente au sein d’un portefeuille. Un portefeuille peut par exemple être constitué des stades suivants : Premier contact > Projet qualifié > Réponse en cours > Négociation.

C’est dans le paramétrage de chaque portefeuille que les stades qui le composent sont définis. Pour chaque portefeuille :

1. Ajoutez tous les stades qui peuvent exister au sein du portefeuille, en incluant les stades particuliers de type Gagné, Perdu, Abandonné ou encore Hors cible.
2. Définissez l'ordre de ces stades.

Paramétrer les motifs d’archivage

Lorsqu’une opportunité est perdue, l’utilisateur doit renseigner les raisons de cette perte. Pour cela, une liste déroulante avec les différents motifs d'archivage est disponible. Les motifs d'archivage sont paramétrés depuis Paramétrage Général > Vente > Motif d'archivage.

Pour chaque motif d'archivage à afficher sur le portail CRM :

1. Le motif doit être de type Opportunité.
2. L'option Portail commercial doit être cochée.
3. Au moins un stade de type Perdu, Abandonné ou Hors cible doit être renseigné. Lors de la perte d'une opportunité, celle-ci sera automatiquement placée dans le stade paramétré en fonction du motif d'archivage choisi.

Paramétrer les catégories d’événement

Il existe trois types d’événement : les tâches, les rendez-vous et les notes. Pour chaque type d’événement, il est possible de rattacher une ou plusieurs catégories d’événement (par exemple une catégorie « appel téléphonique » dans le type « tâche » et une catégorie « rencontre client » dans le type « rendez-vous »). Par défaut, les catégories déjà existantes ne sont pas affichées sur le portail.

Note

Les notes ne sont pas affichées depuis le menu Actions. Il n’est donc pas possible de créer une action de type "note" depuis ce menu.

Ces catégories d’événement sont paramétrées depuis Paramétrage Général > Transverse > Catégories d’événements.

Pour chaque catégorie d’événement à afficher sur le portail CRM :

1. Dans l’onglet Catégorie d’évènements > section Portail CRM, l’option Visible dans le portail CRM doit être cochée.
2. Dans la même section, une icône doit être associée à la catégorie.
3. La catégorie peut être de type Tâches, Rendez-vous ou Notes, mais elle ne peut pas être de plusieurs types en même temps.

Personnaliser les champs affichés sur le portail CRM

Dans le portail CRM, il est possible de choisir les champs à afficher sur les fiches client, prospect, opportunité, contact et action.

Deux niveaux de personnalisation sont possibles :

- La Personnalisation générale qui est appliquée à tous les utilisateurs. Il en existe une en standard dans Akuiteo, à vous de la paramétrer avec le client. Ce paramétrage est accessible aux utilisateurs possédant le DMF 191602.
- Ma personnalisation qui permet de laisser certains utilisateurs paramétrer leurs propres champs. Ce paramétrage est accessible aux utilisateurs possédant le DMF 191601.

Les utilisateurs qui possèdent ces 2 DMF pourront passer d’un mode à l’autre, en sachant que la personnalisation propre à l'utilisateur est prioritaire. Les utilisateurs qui ne possèdent aucun de ces 2 DMF ne pourront pas faire de paramétrage et se verront appliquer la Personnalisation générale.

Personnaliser les changements de stade

Dans le portail CRM, il est possible de créer une opportunité très rapidement, ce qui permet de réduire le temps passé par l’utilisateur dans son ERP. Toutefois, il peut être intéressant de l’inviter à en dire plus lorsque cette opportunité franchit de nouveaux stades.

Pour chaque changement de stade, il est possible de personnaliser les champs que l’utilisateur peut remplir, ou qu'il doit remplir si un champ est rendu obligatoire. Ce paramétrage est accessible aux utilisateurs possédant le DMF 191414.

La personnalisation des changements de stade est accessible depuis le portefeuille des opportunités du menu Opportunités.

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