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## : : Utiliser le contrôle budgétaire par affaire

Accéder au contrôle budgétaire

Pour accéder au contrôle budgétaire depuis une affaire, au choix :

- Allez dans Édition > Tableau de bord > Contrôle budgétaire par affaire.
- Cliquez sur > Contrôle budgétaire par affaire.

Pour accéder au contrôle budgétaire depuis une recherche d'affaires :

- Cliquez sur > Contrôle budgétaire par affaire.

Pour afficher directement le contrôle budgétaire depuis la barre d'outils :

- Allez dans ses préférences Édition > Préférences > Générales > Affaire > Actions et cochez Contrôle budgétaire.

En fonction de la date d’arrêté choisie, les résultats seront différents.

Visualiser le détail du Réalisé/Prévisionnel

Depuis les lignes du contrôle budgétaire, faites un clic droit sur les postes > Détail réalisé et vérifiez que les données rapportées sont justes.

Cela ramène tous les objets de gestion utilisés pour ce poste, comme par exemple l’ensemble des factures fournisseurs avec leurs dates, montant, description, Tiers, Famille de produit, Affaire et compte, ainsi que le Total H.T qui permettra de vérifier la justesse du contrôle budgétaire.

La démarche est identique pour le détail du prévisionnel.

Le contrôle budgétaire est exportable vers Excel à l’aide d’un clic droit directement dans le tableau.

Saisir le budget

La colonne budget fait partie des colonnes disponibles par défaut dans le contrôle budgétaire.

Pour cela, allez dans Paramétrage > décocher la case Budget.

Il est conseillé de saisir son budget initial pour effectuer divers calculs.

Ex : voir l’évolution de son budget par rapport au réalisé et au prévisionnel. Pour cela, on insère une nouvelle colonne de type formule permettant de voir le dépassement du budget :

- Code : DB
- Libellé : Dépassement du budget

Cette formule doit être saisie quand on dispose de données prévisionnelles.

Pour éditer un contrôle budgétaire :

| 1 | Passer en modification et double cliquez sur la ligne.

| 2 | Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez le budget.

Les colonnes saisissables apparaissent en bleu dans le contrôle budgétaire.

Saisir le Reste à Faire

Règles de gestion et prérequis

La règle de gestion nécessite un Reste à Faire (RAF) uniquement si Akuiteo n’est pas suffisamment alimenté pour calculer une colonne de prévisionnel (ex : PR). Le RAF doit être déclaré le prévisionnel (plannings et commandes) n'est pas pris en compte.

Les saisies du budget et du RAF permettent de réaliser un contrôle budgétaire plus riche en gérant les données du mois (M) et du mois précédent (M-1).

Les données de l'historique sont figées et ne peuvent plus être modifiées, ce qui facilite la gestion du RAF du mois en cours.

Si le RAF doit être géré, il faut activer 06 ** ** AFF_MEMO_ARRETE Arrêté pour les Ctrl Bud.

L’arrêté société

Depuis la recherche d’affaires, allez dans le menu Édition > Arrêté société.

Cette fonction permet d’historiser le RAF présent jusqu’à la date d’arrêté. Cette date est, par défaut, le dernier jour du mois précédent. Cela permettra la saisie du RAF pour le mois en cours.

Donc tout le RAF présent sur toutes les affaires en cours, jusqu’à cette date sera historisé dans le RAF n-1.

Mise à jour du budget et du RAF

Depuis le contrôle budgétaire, ajout d’un bouton supplémentaire dans la barre d’outils . En cliquant sur la flèche noire, un menu se déroule :

Ainsi, en fonction du choix fait pendant le paramétrage de votre contrôle budgétaire sur la saisie du budget et du RAF (détail ou affaire), vous pouvez choisir votre type de mise à jour. Cette option permet de saisir le budget puis le RAF.

Saisie des budgets et RAF visibilité des postes

Dans le paramétrage des postes, ajout d’une option de visibilité sur la saisie des budgets et RAF : en cochant cette option, on autorise la saisie du budget et RAF dans la fonction de mise à jour du budget et RAF pour ce poste. Sinon, vous ne pourrez pas saisir de montant dans les colonnes saisissables pour ce poste.

Nouvelles colonnes

Dans le paramétrage, vous pouvez ajouter des colonnes standards.

Toutes les colonnes (n-1) correspondent aux données de la période précédente qui ont été historisées (si l’on historise les données à chaque fin de mois, alors le RAF n-1 correspond au RAF du mois précédent).

Saisie des budgets et RAF : visibilité des colonnes

Dans le paramétrage des colonnes, onglet Général, ajout d’options : détail et affaire correspondent au choix de saisie dont on dispose dans le paramétrage des postes (cf. ci-dessus). On peut choisir de masquer les colonnes lors de la mise à jour du budget et RAF (c’est-à-dire la saisie des montants). Par défaut, toutes les colonnes sont invisibles sauf les saisissables (donc budget et RAF).

Nouvelles périodes

Dans le paramétrage des colonnes > onglet Objets de gestion, ajout de périodes, plusieurs choix sont disponibles.

Vous devez cocher les périodes pertinentes pour que la colonne récupère les données correspondantes pour chaque poste.

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