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# Notes de frais

Un collaborateur amené à effectuer des dépenses professionnelles doit saisir une note de frais pour être remboursé par son entreprise. Le collaborateur doit donc saisir chaque dépense effectuée ainsi que les informations requises par son entreprise.

Une note de frais est composée de plusieurs lignes de dépense. Lorsqu'une nouvelle note de frais est ouverte et que le collaborateur ajoute des lignes de dépense au fur et à mesure, la note de frais est en "brouillon". Une fois les dépenses du mois ajoutées, le collaborateur doit terminer sa note de frais. La terminaison de la note de frais permet de transférer cette note au manager afin qu'il la valide (ou la refuse). La note de frais est ainsi en état "terminé" et le collaborateur ne peut plus ajouter de lignes supplémentaires.

Les notes de frais sont principalement gérées depuis le menu Notes de frais dans le module Collaborateur. Cependant, il est également possible d'ajouter des lignes de dépense depuis des temps ou des plannings.

## : : Saisir une dépense dans une note de frais

Une note de frais est composée d'une ou plusieurs lignes de dépense. S'il n'y a aucune note de frais en cours lorsqu'un collaborateur saisit une ligne de dépense, une nouvelle note est créée automatiquement. Si une note de frais est déjà ouverte, la ligne de dépense s'ajoute aux autres lignes de dépense de la note en cours.

Les lignes de dépense peuvent être saisies :

- À partir d'une dépense vide ;
- À partir des temps, pour reprendre automatiquement tous les champs renseignés dans un bloc de temps et modifier uniquement les valeurs souhaitées ;
- En dupliquant une ligne de dépense existante.

### : : À partir d'une dépense vide

| 1 | Depuis le menu Notes de frais, positionnez-vous sur le jour souhaité :

- Cliquez sur Aujourd'hui pour afficher la date du jour directement, ou sur les flèches pour naviguer jusqu'au jour souhaité.
- Depuis le panneau de droite, utilisez le calendrier pour faire défiler les mois et trouver une date précise.

| 2 | Cliquez sur dans l'agenda pour le jour souhaité ou sur Créer depuis la section Actions du panneau de droite.

Une fenêtre de saisie de la dépense s'ouvre.

| 3 | Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs suivants pour la dépense :

Saisir une dépense
Champ | Description
--- | ---
| La date de la note de frais est renseignée par défaut. Si besoin, cliquez sur le champ pour afficher un calendrier et modifiez la date renseignée.
| Affiche le libellé de la note de frais en cours. Si besoin, modifiez ce libellé.
| Sélectionnez la nature de la dépense depuis la liste d'aide. Cette nature représente le type de dépense effectuée : une nuit d'hôtel, un repas au restaurant, un péage autoroutier, etc. Les différentes natures sont paramétrables depuis l'Application Desktop. Un profil de note de frais peut être attribué à un collaborateur. Ce profil permet d'indiquer les natures de dépense autorisées pour le collaborateur et permet ainsi de filtrer la liste des natures disponibles lorsque le collaborateur saisit ses notes de frais.
ou | La valeur à renseigner dépend de la nature de dépense sélectionnée : Si la dépense correspond à une nuit d'hôtel, un repas au restaurant ou autres, renseignez le prix unitaire, la quantité et la devise de la dépense. La devise est renseignée automatiquement avec la devise paramétrée par défaut, mais elle reste modifiable. Si la dépense correspond à une indemnité kilométrique, renseignez le nombre de kilomètres et la puissance fiscale. Un tarif au kilomètre est appliqué en fonction de la puissance sélectionnée pour déterminer le montant de la dépense. Exemple Si la dépense est une nuit d'hôtel à 50 euros, sélectionnez la nature de dépense correspondante puis renseignez : 50 X 1 EUR Si la dépense est un trajet de 450 km avec une voiture à 6 chevaux fiscaux, sélectionnez la nature de dépense correspondante puis renseignez : 450 KM 6 CV (0.568/km) Note Les montants des dépenses sont contrôlés pour appliquer les éventuels plafonds de remboursement paramétrés. Si la nature de la dépense est plafonnée, il est impossible de saisir une quantité différente de 1.
TVA | Sélectionnez depuis la liste d'aide la TVA correspondant à la nature de la dépense. Le montant de la TVA est ainsi calculé automatiquement en fonction du montant ou des kilomètres renseignés et est affiché dans le champ grisé sur la droite. La TVA peut être paramétrée pour être renseignée automatiquement en fonction de la nature de dépense. Cette TVA reste modifiable. Si une double TVA est paramétrée pour la nature de dépense sélectionnée :
| 1 | Sélectionnez les deux taux de TVA depuis les listes d'aide.
| 2 | Renseignez le montant de chaque TVA manuellement.
| Renseignez un commentaire pour apporter plus de précisions sur la dépense effectuée.
Non remboursable | Cochez cette case pour indiquer que la dépense ne doit pas être remboursée.
| La date de la dépense est déterminée par défaut en fonction de la méthode utilisée : Si vous avez cliqué sur pour un jour en particulier, c'est ce jour qui est renseigné. Si vous avez cliqué sur Créer, c'est la date du jour qui est renseignée. Si besoin, cliquez sur le champ pour afficher un calendrier et modifiez la date renseignée.
| Renseignez les premières lettres du client concerné par la dépense. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec les clients correspondants. Sélectionnez le client souhaité depuis la liste d'aide.
| Sélectionnez l'affaire associée à la dépense depuis la liste d'aide. Si le client sélectionné ne possède qu'une seule affaire, celle-ci est renseignée automatiquement. Si besoin, renseignez le lot et le sous-lot de la même manière. Le lot est visible seulement si l'affaire sélectionnée possède au moins un lot, et le sous-lot est visible seulement si le lot sélectionné possède au moins un sous-lot. Astuce Saisissez l'affaire en premier pour renseigner automatiquement le client associé dans le champ précédent.
| Sélectionnez la demande interne associée à la dépense depuis la liste d'aide.
Refacturable | Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir refacturer la dépense au client sélectionné.
| Renseignez le numéro de justificatif associé à la dépense.

| 3 | Dans la fenêtre de saisie, ajoutez un ou plusieurs justificatifs de dépense, par exemple la photo d'un ticket de caisse ou le justificatif d'achat d'un billet de train. Pour cela, vous pouvez :

- glisser et déposer les justificatifs souhaités dans le cadre Ajouter un justificatif ;
- cliquer sur le cadre Ajouter un justificatif pour ouvrir l'explorateur de documents et sélectionner les justificatifs souhaités.

| 4 | Cliquez sur Valider.

La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais en cours. La dépense est affichée dans l'agenda du menu Notes de frais. Depuis le menu Agenda, une icône indique les jours avec des dépenses.

### : : À partir des temps

| 1 | Pour créer une dépense directement liée à des temps :

- Depuis le menu Agenda, cliquez sur le bloc de temps concerné par la dépense pour ouvrir la palette Temps passés, puis cliquez sur .
- Depuis le menu Mon activité, cliquez sur dans la colonne Actions pour la ligne de temps concernée par la dépense, puis cliquez sur .

Une fenêtre de saisie de la note de frais s'ouvre. Le client et l'affaire renseignés dans les temps sont repris automatiquement.

| 2 | Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs nécessaires. Pour plus d'informations sur les champs à remplir, voir Saisir une dépense.

| 3 | Cliquez sur Valider.

La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais en cours. La dépense est affichée dans l'agenda du menu Notes de frais. Depuis le menu Agenda, une icône indique les jours avec des dépenses.

### : : En dupliquant une ligne de dépense existante

Une dépense existante peut être dupliquée pour créer rapidement une nouvelle dépense.

Il existe deux manières pour dupliquer une ligne de dépense depuis le menu Notes de frais :

- Cliquez sur dans la dépense souhaitée pour ouvrir la fenêtre de saisie. Tous les champs de la dépense d'origine sont repris à l'identique. Modifiez les informations souhaitées puis cliquez sur Valider pour créer la nouvelle dépense.
- Cliquez sur dans la dépense souhaitée pour ouvrir la fenêtre de saisie. Le client et l'affaire de la dépense d'origine sont repris automatiquement. Renseignez les champs manquants puis cliquez sur Valider pour créer la nouvelle dépense.

## : : Compléter une dépense

Lorsqu'une dépense est créée depuis le portail, tous les champs obligatoires à la création de cette dépense doivent être remplis afin de pouvoir valider cette création.

Cependant, lorsqu'une dépense est saisie depuis l'application Akuiteo Mobile, celle-ci peut être créée sans que tous les champs obligatoires soient remplis. Dans ce cas, la dépense peut être complétée directement depuis l'application mobile, mais également depuis le menu A compléter dans le module Collaborateur du portail.

Référence

Pour plus d'informations sur l'utilisation de l'application Akuiteo Mobile, voir le Guide général Akuiteo Mobile.

Pour compléter une dépense, cliquez sur le libellé de la nature de dépense pour ouvrir la fenêtre de saisie, complétez les champs nécessaires puis cliquez sur Valider.

## : : Modifier une dépense

Les dépenses saisies peuvent être modifiées à tout moment tant que la note de frais qui contient ces dépenses est à l'état de "brouillon". Lorsque la note de frais est terminée, les dépenses ne sont plus modifiables.

Pour modifier une dépense depuis le menu Notes de frais, cliquez sur le libellé de la nature de dépense pour la dépense souhaitée.

Si vous souhaitez déplacer une dépense d'un jour à l'autre, glissez et déposez la dépense sur le jour souhaité.

## : : Supprimer une dépense

Important

La suppression des dépenses est définitive.

Les dépenses saisies peuvent être supprimées à tout moment tant que la note de frais contenant ces dépenses est à l'état de "brouillon". Lorsque la note de frais est terminée, les dépenses ne peuvent plus être supprimées.

Depuis le menu Notes de frais, cliquez sur pour la dépense souhaitée et confirmez la suppression.

## : : Terminer une note de frais

Une fois toutes les dépenses créées pour la note de frais en cours, le collaborateur doit terminer sa note de frais afin de la transférer en validation à son manager.

| 1 | Depuis le menu Notes de frais, ouvrez le panneau de droite.

| 2 | Cherchez la note de frais à terminer. Cette note de frais est repérable facilement par son état Brouillon et l'icône .

| 3 | Cliquez sur puis confirmez la terminaison.

La note de frais est terminée. Elle est affichée en état Terminée dans le panneau de droite et l'icône de terminaison est remplacée par l'icône .

Les dépenses associées à cette note de frais ne sont plus modifiables. Si le collaborateur pense avoir fait une erreur dans la saisie et qu'il dispose des droits requis, la terminaison peut être annulée en cliquant sur .

## : : Éditer une note de frais

Pour éditer une note de frais, un modèle d'édition des notes de frais doit être paramétré au préalable.

| 1 | Depuis le menu Notes de frais, ouvrez le panneau de droite.

| 2 | Cliquez sur pour la note de frais à éditer. Vous pouvez également cliquer sur pour afficher le détail de la note de frais et cliquez sur Imprimer.

| 3 | En fonction de vos paramétrages, une fenêtre Paramètres de l'édition peut s'ouvrir. Renseignez les champs puis cliquez sur Télécharger.

L'édition de la note de frais est lancée et enregistrée sur votre machine.

## : : Voir le détail d'une note de frais

Le détail de la note de frais affiche toutes les informations relatives à la note de frais ainsi que la liste des dépenses associées. Ce détail ne permet pas de modifier la note de frais ou les dépenses.

Depuis le menu Notes de frais, ouvrez le panneau de droite puis cliquez sur pour la note de frais souhaitée.

Ce détail affiche :

- les informations relatives à la note de frais, à son état, ainsi que les différentes dates de création, terminaison et validation et les conditions de refus le cas échéant ;
- la liste des dépenses associées.

Cliquez sur une ligne de dépense pour afficher son détail.

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