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### : : Créer le programme détaillé de la formation

Le programme d’une formation est découpé en plusieurs parties, c’est-à-dire en modules ou thématiques spécifiques.

Exemple

Session Formation élargie au SIRH

Vous avez une Partie avec les modules suivants :

Module 1 : Les problématiques du SIRH

Module 2 : La couverture progicielle des processus RH

Chacune des parties ou sous-parties sont composées d'éléments détaillés appelés Unités d’Intervention comme :

Module 1 : Les problématiques du SIRH

- UI 1 : L’évolution du SIRH
- UI 2 : Approche par processus
- UI 3 : Urbanisation et externalisation
- UI 4 : L’organisation du SIRH

Module 2 : La couverture progicielle des processus RH

- UI 1 : Développement RH
- UI 2 : Gestion administrative
- UI 3 : Politique RH (poste et emploi, compétence, mobilité)
- UI 4 : Diffusion et communication (e-RH, organigramme)

Créer une partie

Rappel : vous pouvez créer plusieurs parties seulement si la session est multi-partie (bien cocher la case Multi-parties dans la session).

Pour créer une partie (et une unité d’intervention) :

| 1 | Ouvrez votre session > faites un clic droit sur le nom de la session dans l’arborescence de gauche > Créer une partie.

| 2 | Définissez le nom de la partie ou du module, horaires et dates. Ces dates doivent être cohérentes par rapport à celles de la session.

| 3 | Dans le champ Durée en heure, saisissez le nombre d'heures de la partie..

| 4 | Précisez les affaires auxquelles la partie doit être rattachée :

- Affaire de réalisation
- Affaire de charge

Utiliser différentes affaires permet de ventiler une partie du chiffre d’affaires sur une affaire autre que l’affaire principale d'une session. Cela implique :

- que la partie peut être rattachée à la même affaire et au même lot que la session ou à une affaire et à un lot différent.
- que l'affaire de réalisation sera utilisée pour la facturation des clients.
- que l'affaire de charge sera utilisé pour la facturation des intervenants.
- de définir une clé de répartition : définir le pourcentage du chiffre d’affaires à affecter sur l'affaire secondaire et définir les parties sur lesquelles la ventilation se fera. Pour un % de répartition différent de 100%, le reliquat est affecté à la dernière partie liée à l’affaire principale.

Exemple :

Session A : affaire principale X

Partie 1 : 3 jours et rattachée à une affaire secondaire Y

Partie 2 : 3 jours et rattachée à une affaire principale X

Tarif : 6000 euros rattachés aux parties 1 et 2 avec une clé de répartition de 40% par jour.

Résultat dans le dossier de facturation :

Tarif sur la partie 1 au prorata du nombre de jours : (6000 x 3/6) x 40 % = 1200 euros

Tarif sur la partie 2 au prorata du nombre de jours : prorata du tarif sur la partie 2 + reliquat du tarif sur la partie 1

Résultat : (6000 x 3/6) + [(6000 x 3/6) – 1200] = 4800 euros

| 5 | Renseignez les informations obligatoires comme le responsable de la formation, l’établissement et le lieu de formation.Vous pouvez cliquez sur le lien Lieu de formation.

| 6 | Sauvegardez. De nouveaux onglets s’affichent, dont celui des Unités d’Intervention.

| 7 | Répétez l'opération si vous êtes en session multi-partie.

Une fois toutes les parties créées, vous pouvez voir leur liste sous l'onglet Liste des parties de la session. Si s'affiche, cela signifie que la partie n'est pas valide (la somme des UI ne correspond pas au nombre d'heures dans la partie).

Créer une Unité d’Intervention

Pour renseigner l’Unité d’Intervention :

| 1 | Cliquez sur l’onglet Unités d’intervention > > .

| 2 | Pour chaque UI créée, renseignez les périodes de formation, durée, nombre de séances puis validez en cliquant sur l’icône . Cela servira au calcul des coûts de l'intervenant :

- Type d’Unité d'Intervention : permet de payer l'intervenant en fonction du type de formation délivrée
- Date de début /fin : jours à compter pour payer l'intervenant par jour
- Durée : à renseigner seulement si l'intervenant est payé à l’heure
- Nb séances : à renseigner seulement si l'intervenant est payé par séance

| 3 | Une fois la ligne créée, double-cliquez dessus pour ouvrir la boite de dialogue Séance.

| 4 | Allouez l’intervenant en utilisant le bouton + et précisez dans le champ Action le code correspondant si vous voulez utiliser le planning Akuiteo.

| 5 | Ajoutez des commentaires sur la salle dans les zones de saisie libre puis validez.

Note

En général, on indique un intervenant par séance mais il est possible d'en avoir 2 ou plus par séance (ex : binôme).

Calculer les coûts d'intervention

Pour calculer les coûts, vous devez définir les coûts d’intervention.

| 1 | Cliquez sur l’onglet Coût d’intervention. Si l’intervenant (que vous avez alloué sous l'onglet Unités d'intervention), est bénévole, il n'apparaît pas dans la liste des coûts d’intervention. Vous pouvez paramétrer cette fonction depuis Paramétrage > Paramétrage formation > Administratif > Mode de paiement.

| 2 | Cliquez pour voir les détails des coûts.

| 3 | Indiquez la base de calcul puis validez. Le champ Montant à payer se met à jour automatiquement.

| 4 | Si besoin, vous pouvez aussi :

- modifier le tarif unitaire sous la section Détail pour chaque ligne d'UI.
- ajouter un tarif forfaitaire.
- forcer le montant global.

| 5 | Validez.

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