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## : : Créer une note de frais

Pré-requis :

- Avant de saisir des notes de frais, vous devez paramétrer certaines données depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Note de frais. Pour plus d'informations, veuillez consulter le Guide des modules Akuiteo section Paramétrage général - Note de frais.
- La saisie des notes de frais s'effectue frais par frais. La société doit impérativement être mise à jour avant toute création de note de frais. Si ce n'est pas le cas, l'utilisateur prend le risque de saisir une ou plusieurs notes de frais fausses qu'il ne pourra pas modifier.

| 1 | Allez dans Favoris > Ma note de frais > .

| 2 | Dans l'écran de création de note de frais, saisissez le numéro d'ordre de mission qui a donné lieu à des frais et précisez la date de création de la note de frais.

| 3 | Cliquez sur à droite de l'écran pour faire apparaître les champs de saisie.

| 4 | Renseignez les informations suivantes :

- Date dépense : date à laquelle le collaborateur a réalisé la dépense.
- Nature de la dépense : nature de la dépense engagée par le collaborateur (ex : frais kilométriques). Le code TVA du produit acheté lié à la nature de la dépense sélectionnée initialise le code TVA de la ligne.

Exemple

Objectif : Automatiser le libellé d'une ligne de note de frais concernant des indemnités kilométriques

Vous devez paramétrer Péage entre Villes et Distance entre Villes depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage général pour mettre à jour immédiatement le libellé de la ligne de la note de frais selon la structure suivante lors de la sélection d'une nature de dépense :

- Si Distance entre Villes
  - A/R => "Trajet Aller-Retour : " + VilleA + " - " + VilleB
  - Aller => "Trajet Simple : " + VilleA + " - " + VilleB
- Si Péage entre Villes
  - A/R => "Péage Aller-Retour : " + VilleA + " - " + VilleB
  - Aller => "Péage Simple : " + VilleA + " - " + VilleB

- Prix Unitaire et quantité de la note de frais. Grâce à ces informations, les champs Montants sont automatiquement remplis.
- Puissance et km : si le type de la dépense correspond à une indemnité kilométrique, ces champs apparaissent. A chaque puissance est associé un tarif (montant en devise de référence/km).
- Devise : code de la devise dans laquelle la dépense a été réalisée. Par défaut, la devise est la monnaie de référence. Pour plus d'informations, veuillez consulter le Guide des modules Akuiteo section Général - Devises.
- Code TVA et Taux : le code TVA est initialisé avec le code TVA du produit acheté, mais il est modifiable. Le Taux de TVA correspondant au code de TVA et à la date de la dépense est affiché.
- Taux : taux de la devise en vigueur à la date de la dépense. Défaut: 1.00000000.
- Client : nom d'appel et code du client concerné.
- Affaire/lot/sous-lot permettant d'imputer la dépense sur une affaire définie.
- Titre et résumé de la note de frais.

| 5 | Cochez les cases suivantes si besoin :

- Refacturable : la dépense est re-facturable.
- Non remboursable : la dépense n'est pas remboursable.
- Conserver les infos de cette ligne : permet de conserver une image de la ligne saisie. Cette "duplication" permet de faciliter la prochaine saisie des notes de frais si les dépenses sont semblables.

| 6 | Ajoutez un justificatif ou une facture en glissant-déposant votre document sur l'écran de note de frais. L'onglet Documents liés apparaît contenant le justificatif et sauvegardez. Vous pouvez aussi ajouter un justificatif à partir d'une fiche Document depuis Outils > Nouveau document > Pièce de gestion liée > Associer une note de frais.

Note

En cas d'erreur dans vos notes de frais, il est possible de les dé-valider. Cette fonction est à manipuler avec précaution. Vous devez activer les DMF suivants :

- 041520 ACHATS NOTES DE FRAIS DEVALIDER NDF
- 041521 ACHATS NOTES DE FRAIS ANNULER TERMINAISON NDF

Depuis le menu Édition, l'entrée pour dé-valider ou pour annuler la terminaison est alors disponible.

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