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## : : Administrer une affaire

Les écrans d’administration de l'affaire sont disponibles depuis la barre de menu Édition > Administration de l'affaire.

Marquer l'affaire comme budgétée / non budgétée

Cette fonction permet d'indiquer qu'une affaire a été budgétée ou non. Elle permet de régénérer les budgets initiaux comme s'ils n'avaient pas déjà été fixés.

- Cliquez sur le menu Édition > Administration de l'affaire > Marquer comme budgété et validez. Une fois l'affaire budgétée, la mention budgétée apparaît à côté du titre de la fiche Affaire.
- Pour marquer l'affaire comme non budgétée, cliquer à nouveau sur la fonction.

Incrémenter l'indice de révision du budget

Au prochain calcul du budget, les nouvelles lignes de budget ajoutées porteront la valeur de l'indice en cours (ex : commande supplémentaire ajoutée à l'affaire).

- Pour incrémenter un budget, cliquez sur le menu Édition > Administration de l'affaire > Incrémenter l'indice de révision du budget.

Viser une affaire pour contrôle

Avant la génération des budgets initiaux, il est utile que le chargé d'affaire ait un indicateur lui indiquant que son affaire a bien été visée par son supérieur et qu'il peut par conséquent générer ses flux initiaux.

Cette fonction permet aux supérieurs du chargé d'affaire d'indiquer que son affaire a été contrôlée à une date donnée.

- Pour viser une affaire, cliquez sur le menu Édition > Administration de l'affaire > Visa de contrôle.

Marquer l'affaire comme clôturée / non clôturée

Cette fonction permet d'indiquer la clôturée administrative d'une affaire. Elle permet d'éviter d'associer l'affaire à des objets de gestion - en fonction du paramétrage effectué dans les options de la gestion d'affaire. Une affaire clôturée n’apparaît plus dans la liste d'aide d'affaire.

- Pour clôturer une affaire (ou la dé-clôturer), cliquez sur le menu Édition > Administration de l'affaire > Clôturer l'affaire.

Modifier le client de l'affaire

Cette fonction vous permet de changer le client d'une affaire rapidement. Deux contraintes existent :

- Il n'est pas possible de modifier un client si au moins une facture de l'affaire a été validée au préalable.
- Cette fonction n'est pas utilisable si votre affaire comporte plusieurs clients (case Multi-clients cochée). Elle n'est utilisable qu'avec une affaire comportant un seul client.

Pour modifier le client d'une affaire, cliquez sur le menu Édition > Administration de l'affaire > Modifier le client de l'affaire.

Modifier le code état d'une affaire

Exemple : vous voulez passer votre affaire commandée en affaire interne.

| 1 | Cliquez sur Menu Édition > Administration de l'affaire > Changer le code état.

| 2 | Dans la boîte de dialogue Choix d'un code état, sélectionnez le code souhaité et validez.

Changer l'établissement d'une affaire

Vous pouvez modifier l’établissement de l'affaire à la volée.

Cliquez sur Édition > Administration de l'affaire > Changer l'établissement de l'affaire et validez.

Changer la campagne d'une affaire de coût

L'affaire peut être liée à une campagne et ainsi faire ressortir les coûts de cette campagne. Vous pouvez donc changer à tout moment une campagne directement depuis une affaire.

| 1 | Pour modifier la campagne liée à une affaire, cliquez sur le menu Édition > Administration de l'affaire > Changer la campagne de l'affaire.

| 2 | Dans la boîte de dialogue Changer la campagne de l'affaire, sélectionnez la campagne adéquate et validez.

Changer l'opportunité de l'affaire

L'affaire est en général issue d'une opportunité. Vous pouvez changer à tout moment une opportunité directement depuis une affaire.

| 1 | Pour modifier l'opportunité liée à une affaire, cliquez sur le menu Édition > Administration de l'affaire > Changer l'opportunité de l'affaire.

| 2 | Dans la boîte de dialogue Changer l'opportunité de l'affaire, sélectionnez l'opportunité adéquate et validez.

Transférer des affaires, lots et sous-lots vers une autre affaire

Vous pouvez transférer une affaire ou seulement des lots et sous-lots à la volée vers une autre affaire.

| 1 | Pour transférer une affaire vers une autre affaire, depuis une fiche Affaire, cliquez sur le menu Édition > Administration de l'affaire > Transferts > Transferts d'affaire.

| 2 | Dans la fenêtre de transfert, indiquez le code de l'affaire source et de destination.

| 3 | Renseignez l'intervalle des dates concernées par le transfert d'informations. Toutes les pièces de gestion de l'affaire source seront reliées à l'affaire de destination.

| 4 | Validez.

| 5 | Répétez la procédure pour les lots et sous-lots.

Note

Si aucune période n'est sélectionnée, tous les lots et sous-lots associés à l'affaire initiale sont dupliqués sur l'affaire destinataire puis détruits. Cela permet d'éviter des incohérences.

Millésimer une affaire

Une affaire peut être millésimée, c’est-à-dire associée à une année.

Vous pouvez ainsi créer en avance, une affaire pour l’année suivante (en 2017, créer une affaire qui débutera en 2018). Lors de la création de l'affaire, vous pouvez ainsi choisir le millésime : 2017 ou 2018.

Ainsi, après la fin de l'exercice 2017, vous ne pourrez plus saisir une affaire avec le millésime 2017, mais vous pourrez tout de même rechercher les affaires du Millésime 2017.

Pour cela, deux actions :

1. Paramétrer le millésime depuis le menu Outils > Paramétrage Général > Affaire > Millésimes.
2. Ajouter l’année dans le champ Millésime sur une fiche Affaire.

Vous retrouvez ensuite cette information dans les écrans suivants :

- Fiche opportunité et recherches d'opportunités, d'affaires et de lots
- Fiche affaire et Recherche d'affaires : Recherche d'historique d'affaire, Analyse des contrôles budgétaires, Analyse des comptes d'exploitation, Historisation du rattachement des charges, Historisation du rattachement des produits
- Recodification en lot des affaires
- La recherche d'écritures comptables (Menu Comptabilité / Ecritures / Ecritures, dans la section « Sélection »).
- Etat de situation analytique (« Critères à sélection multiple »).
- Les tableaux de bord
- Facturation prévisionnelle (Menu Tableaux de bord / Ventes / Facturation prévisionnelle)
- Le tableau de bord des ventes et achats (Menu Tableaux de bord / Ventes / TDB des ventes).
- Le tableau de bord du planning (Menu Tableaux de bord / Main d'œuvre / Planning)
- Le tableau de bord des tâches (Menu Tableaux de bord / Main d'œuvre / Tâches)
- Validation et analyse des temps passés (Menu Tableaux de bord / Main d'œuvre / Temps passés / Validation des temps passés)
- Tableau de bord des temps et des plannings (Menu Tableaux de bord / Main d'œuvre / TDB temps et planning)
- Les états financiers (Menu Tableaux de bord / Comptabilité / Etats financier)
- Les pièces de gestion ventes et achats et leur recherche
- Les favoris
- Saisie des Temps passés
- Mes saisies rapides
- Planning / Planning hebdomadaire
- Les événements et recherche d'événements
- Les documents et recherche

Pour cela, renseignez les champs suivants :

- Société : société sur laquelle le paramétrage a été défini
- Code (10 caractères alphanumérique) : code du millésime (obligatoire)
- Libellé (100 caractères) : libellé du millésime (obligatoire)
- Millésime précédent (10 caractères) : liste d'aide de tous les millésimes paramétrés.

Sous la section Date de validité :

- Date de fin de validité : JJ/MM/AAAA (masque la valeur en critère de recherche)
- Inactif le : JJ/MM/AAAA (inactif pour créer/modifier une affaire)
- Récurrent : Si "Récurrent" est coché pour un millésime, il sera possible de dupliquer en lot plusieurs affaires du-dit millésime.

  - Récurrent : Si "Récurrent" est coché pour un millésime, il sera possible de dupliquer en lot plusieurs affaires du-dit millésime.
  - Si le millésime n'est pas récurrent il ne sera pas possible de réaliser cette action : Akuiteo bloquera la création en lot.

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