Demandes internes

Les demandes internes permettent aux collaborateurs de saisir des demandes spécifiques aux besoins de chaque entreprise. Par exemple, une entreprise peut décider de créer une catégorie de demande interne pour que les collaborateurs puissent demander des journées de travail à distance, un déplacement ou encore faire une demande d'achat. Chaque entreprise peut utiliser autant de demandes internes qu'elle le souhaite pour gérer ses processus internes.

Une demande interne doit être approuvée par un manager ou par une personne désignée pour l'approbation. Lorsqu'une demande interne est créée, celle-ci est en état "À demander". Le collaborateur doit ensuite demander l'approbation pour la demande interne afin de transférer cette demande à son manager pour approbation. La demande interne est ainsi en état "À approuver". Les demandes internes approuvées par le manager sont affichées dans l'état "Approuvé".

Une demande interne est constituée :

Note

En fonction des données personnalisées, certaines demandes internes peuvent ne pas être exploitables dans le portail.

Dans l'Application Desktop, la demande interne est constituée de plusieurs onglets : un onglet principal qui contient les champs communs à toutes les demandes internes et un nombre indéterminé d'onglets contenant les données personnalisées (entièrement paramétrable en fonction des besoins de l'utilisateur). Il est possible d'afficher quelques données personnalisées dans l'onglet principal.

Dans le portail, le nombre de données personnalisées qui peuvent être affichées est limité. Si certaines données personnalisées nécessaires ne sont pas accessibles depuis le formulaire de demande interne du portail, la demande interne ne sera pas exploitable.

Les catégories de demandes internes sont créées et paramétrées depuis l'Application Desktop, mais ces demandes peuvent être exploitées depuis le portail, dans des menus spécifiques de la partie Collaborateur.

: : Saisir une demande interne

Les demandes internes peuvent être saisies :

: : À partir de zéro

1 Depuis le menu correspondant à la catégorie de demande interne souhaitée, cliquez sur Nouveau.

Un écran de saisie de la demande interne s'ouvre. Cet écran affiche les champs communs à toutes les demandes internes ainsi que les données personnalisées propres à la demande interne.

2 Dans l'écran de saisie, renseignez les champs communs à toutes les demandes internes :
Saisir une demande interne
Champ Description
Nom d'appel Renseignez le nom de la demande interne.
Client Renseignez les premières lettres du client souhaité. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec le(s) client(s) correspondant. Sélectionnez le client souhaité depuis la liste d'aide.
Date

Cliquez sur l'icône Calendrier pour sélectionner la date et l'heure de la demande interne.

Exemple

Je souhaite effectuer une journée de formation le 3 mars. Lorsque je saisis ma demande interne de formation, je renseigne la date du 3 mars.

Description Renseignez un commentaire pour apporter plus de précision sur la demande.
Devise Sélectionnez la devise depuis la liste d'aide. Cette devise sera utilisée si la demande interne implique des dépenses.
Dépenses

Cochez la case Avec dépense si la demande interne implique des dépenses ou Sans dépense sinon.

Exemple

Je souhaite effectuer un déplacement professionnel, je coche donc la case Avec dépense lorsque je saisis ma demande interne de déplacement.

Je souhaite effectuer une journée de télétravail, je coche donc la case Sans dépense lorsque je saisis ma demande interne de télétravail.

Affaire, Lot et Sous-lot Sélectionnez l'affaire, le lot et le sous-lot depuis les listes d'aide respectives. S'il n'y a qu'une seule valeur possible pour un champ, celle-ci est renseignée automatiquement.
Multi affaires Cochez cette case si la demande interne concerne plusieurs affaires. Si la case est cochée, les champs Client, Affaire, Lot et Sous-lot sont grisés.
3 Renseignez les données personnalisées propres à la catégorie de demande interne.
4 Cliquez sur Sauvegarder.

La demande interne est créée mais n'est pas encore transférée au manager pour approbation. La demande interne est classée dans la catégorie À demander dans le menu correspondant.

: : En dupliquant une demande interne existante

Une demande interne existante peut être dupliquée pour créer rapidement une nouvelle demande de la même catégorie.

Il existe deux manières pour dupliquer une demande interne depuis le menu correspondant :

: : Gérer une demande interne

Depuis le menu correspondant à la catégorie de demande interne souhaitée, cliquez sur l'icône Détail pour la ligne souhaitée afin d'ouvrir l'écran de la demande interne. Cet écran permet de gérer la demande interne.

Cliquez sur l'icône Annuler dans l'en-tête pour annuler la demande interne. Cette fonction est seulement disponible pour les demandes à approuver et approuvées.

Cliquez sur l'icône Mail dans l'en-tête pour envoyer la demande interne par email au manager.

Cliquez sur l'icône Imprimer dans l'en-tête pour éditer la demande interne. Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés pour les demandes internes.

Cliquez sur l'icône Supprimer dans l'en-tête pour supprimer la demande interne.

Depuis l'écran de la demande interne, modifiez les informations souhaitées puis cliquez sur Sauvegarder au bas de l'écran.

: : Gérer les dépenses prévues d'une demande interne

Un collaborateur peut ajouter une ou plusieurs dépenses prévues dans une demande interne. S'il s'agit d'un ordre de mission par exemple, le collaborateur peut renseigner les dépenses prévues pour son déplacement (hôtel, transport, repas, etc.).

Les dépenses prévues sont gérées dans la section Dépenses prévues de l'écran d'une demande interne.

: : Ajouter une ligne de dépense

1 Depuis la section Dépenses prévues, cliquez sur Ajouter.

Une fenêtre pop-up de saisie s'ouvre. Les informations relatives au client et à l'affaire sont déjà renseignées avec les valeurs de la demande interne.

2 Dans la fenêtre de saisie, renseignez les informations suivantes :
Ajouter une dépense prévue
Champ Description
icône Nature de dépense Sélectionnez la nature de dépense prévue depuis la liste d'aide.
Icône Quantité x PU

Renseignez la quantité et le prix unitaire pour la nature de dépense prévue sélectionnée.

La devise est renseignée automatiquement en fonction de la devise sélectionnée pour la demande interne.

icône Description

Renseignez une description pour apporter plus de précision sur la dépense.

Notes de frais Cochez cette case pour reporter automatiquement la dépense prévue en note de frais à la date de la demande interne.
3 Cliquez sur Valider.

La ligne de dépense est ajoutée à la demande interne dans la section Dépenses prévues.

: : Ajouter des dépenses depuis un modèle

Des modèles de dépenses prévues peuvent être paramétrés afin de simplifier la saisie des dépenses pour les collaborateurs. Un modèle contient une ou plusieurs lignes de dépense déjà renseignées. Ces lignes sont ainsi ajoutées automatiquement à la demande interne et le collaborateur peut seulement modifier les informations nécessaires au lieu de devoir ajouter chaque dépense manuellement.

1 Depuis la section Dépenses prévues, cliquez sur Ajouter depuis modèle.

Une fenêtre pop-up s'ouvre pour afficher la liste des modèles de dépenses prévues paramétrés.

2 Sélectionnez le modèle souhaité puis cliquez sur Ajouter les lignes.

Les lignes paramétrées dans le modèle sélectionné sont ajoutées automatiquement à la demande interne dans la section Dépenses prévues.

: : Modifier ou supprimer une dépense

Depuis la section Dépenses prévues :

: : Demander l'approbation du manager

3 Lorsqu'une demande interne est créée, cette demande n'est pas automatiquement transférée au manager pour approbation, ce qui permet au collaborateur de modifier et compléter sa demande. Cependant, il faut absolument demander l'approbation du manager pour lui transmettre la demande interne afin qu'il l'approuve.
1 Depuis le menu correspondant à la catégorie de demande interne souhaitée, ouvrez la catégorie À demander.
2 Cliquez sur l'icône Modifier pour la ligne de demande souhaitée pour ouvrir l'écran de la demande interne.
3 Cliquez sur Demander l'approbation.

La demande interne est transférée au manager pour approbation. La demande interne est classée dans la catégorie À approuver dans le menu correspondant.

: : Voir la liste des demandes internes

Dans les menus correspondant aux demandes internes, la liste des demandes internes est affichée dans différentes catégories. Cette liste permet aux collaborateurs de visualiser rapidement leurs demandes internes afin de connaître leur état. Dépliez chaque catégorie pour afficher la liste des demandes internes correspondantes.