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Une opportunité représente une affaire en cours pour l'équipe commerciale : par exemple une nouvelle opportunité apportée par un prospect, une opportunité de vente sur parc pour un client existant, etc. Le commercial en charge fait avancer son opportunité parmi différents stades de vente jusqu'à pouvoir marquer cette opportunité comme gagnée ou perdue, le cas échéant.
Les opportunités sont organisées en portefeuilles. Un portefeuille d'opportunités regroupe toutes les opportunités appartenant à la même activité commerciale. Chaque portefeuille comprend des stades de vente différents paramétrés en fonction des besoins spécifiques à chaque entreprise et aux processus commerciaux.
Ces stades de vente permettent de faire avancer l'opportunité : lorsqu'une opportunité est créée, celle-ci se retrouve dans le premier stade de vente paramétré. Une fois la première étape du processus de vente effectuée, le commercial peut faire avancer son opportunité au stade suivant, et ainsi de suite jusqu'à ce que tous les stades soient passés et que l'opportunité soit gagnée. À tout moment, si une opportunité ne répond pas aux critères pour passer au stade suivant, le commercial peut déclarer cette opportunité comme perdue.
Pour faire avancer une opportunité, le commercial doit réaliser un certain nombre de tâches, appelées des événements. Le commercial doit par exemple appeler son prospect, effectuer une démonstration d'un produit ou encore envoyer une proposition commerciale. Ces événements peuvent être attribués à une opportunité spécifique, ou plus généralement à un client, prospect ou contact.
L'opportunité est affichée sous forme de carte dans la vue Kanban du portefeuille des opportunités. Ces cartes affichent quelques informations seulement sur l'opportunité. Depuis la carte, il est possible d'ouvrir la fiche de l'opportunité pour afficher toutes les informations nécessaires, ainsi que les différents événements, documents ou contacts liés à l'opportunité.
Les opportunités sont gérées depuis le menu Opportunités dans la partie CRM.
Le menu Opportunités contient deux vues :
Pour basculer d'une vue à l'autre, cliquez sur l'icône correspondante depuis l'en-tête de la vue.
Dans le calendrier des signatures, il est possible de naviguer d'un mois à l'autre grâce aux flèches gauche et droite. Cliquez sur Mois courant pour revenir au mois en cours.
Note
Les fonctions de recherche et de tri ne fonctionnent que sur les opportunités affichées à l'écran. Akuiteo n'ira donc pas chercher dans toute la base d'opportunités, ce qui s'avère pratique si les opportunités sont nombreuses.
Depuis le champ de recherche (icône Rechercher), renseignez les premières lettres du nom du client ou de l'opportunité. Les opportunités correspondant à la recherche sont mises à jour en temps réel pour vous permettre de trouver rapidement l'opportunité recherchée.
Depuis le portefeuille des opportunités ou le calendrier des signatures, il est également possible de restreindre les opportunités affichées pour faciliter la recherche :
1 | Depuis le portefeuille des opportunités ou le calendrier des signatures, cliquez sur Filtrer. |
Une fenêtre pop-up Filtres avancés s'ouvre.
2 | Dans la fenêtre pop-up, cochez les cases pour les filtres à appliquer. Vous pouvez combiner autant de filtres que nécessaire. |
3 | Cliquez sur Appliquer. |
Les opportunités correspondant aux filtres renseignés sont affichées. Les autres opportunités sont masquées.
Pour supprimer les filtres appliqués, cliquez sur Filtrer puis sur Supprimer les filtres.
1 | Une opportunité peut être créée : |
Une fenêtre pop-up de saisie s'ouvre.
2 | Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs suivants : |
3 | Cliquez sur Sauvegarder. |
L'opportunité est créée. La carte de l'opportunité est ajoutée dans le premier stade de vente du portefeuille des opportunités. La carte est également visible dans le calendrier des signatures à la date de signature prévisionnelle indiquée.
Le menu Opportunités permet de visualiser les cartes des opportunités dans une vue Kanban ou dans un calendrier. Depuis ce menu, vous pouvez par exemple faire avancer une opportunité d'un stade de vente à un autre, mais vous ne pouvez pas directement modifier le contenu de l'opportunité.
Pour cela, il faut ouvrir la fiche d'une opportunité :
Les informations relatives à l'opportunité sont affichées dans la colonne de gauche. Modifiez les valeurs nécessaires puis cliquez sur Sauvegarder dans le bandeau en bas de l'écran.
Référence
Les champs affichés dans l'opportunité dépendent de la personnalisation paramétrée. Pour plus d'informations sur la personnalisation d'une opportunité, voir Personnaliser les champs d'une opportunité.
Un événement peut être ajouté à une opportunité :
Référence
Pour en savoir plus sur la création d'un événement et les champs nécessaires, voir Créer un événement.
Un document peut être ajouté à une opportunité depuis une fiche opportunité :
Les documents ajoutés à une opportunité sont visibles depuis l'onglet Documents de l'opportunité.
Pour consulter un document, cliquez sur le document souhaité pour le télécharger.
Pour retirer un document, cliquez sur les trois points puis sur Supprimer.
1 | Depuis une fiche opportunité, cliquez sur l'icône contact à la droite de l'écran. |
2 | Dans le champ Client, renseignez les premières lettres du client ou prospect associé au contact. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec les clients correspondants. Sélectionnez le client souhaité depuis la liste d'aide. |
3 | Dans le champ Contact, ouvrez la liste déroulante pour afficher tous les contacts du client sélectionné puis sélectionnez le contact souhaité. |
4 | Cliquez sur Valider. |
Le contact est lié à l'opportunité et est visible depuis l'onglet Contacts de l'opportunité.
Pour ouvrir la fiche d'un contact, cliquez sur le nom du contact souhaité, ou cliquez sur les trois points puis sur Voir la fiche.
Pour retirer un contact, cliquez sur les trois points puis sur Supprimer l'association.
Important
La suppression d'une opportunité est définitive. Cependant, le client et les contacts liés ne seront pas supprimés.
Note
Les opportunités rattachées à des commandes ou des devis ne peuvent pas être supprimées.
5 | Depuis le portefeuille des opportunités, sélectionnez et faites glisser la carte de l'opportunité souhaitée puis déposez-la dans le cadre Supprimer qui apparaît en bas à droite de l'écran. Confirmez la suppression. |
6 | Depuis la fiche de l'opportunité, cliquez sur Actions dans l'en-tête puis cliquez sur Supprimer et confirmez la suppression. |
Un portefeuille d'opportunités contient différents stades de vente pour gérer l'évolution de chaque opportunité en fonction des processus propres à chaque équipe commerciale. Ainsi, lorsqu'une opportunité est créée, elle se trouve dans le premier stade de vente paramétré, dans la colonne la plus à gauche. Au fil de son évolution, l'opportunité va passer de stade en stade.
1 | Depuis le portefeuille des opportunités, sélectionnez et faites glisser la carte de l'opportunité souhaitée puis déposez-la dans la colonne du stade de vente souhaité. |
En fonction de la personnalisation liée au changement de stade, une fenêtre pop-up s'ouvre avec les champs à renseigner obligatoirement pour changer de stade.
2 | Renseignez les champs obligatoires au changement de stade. Si l'opportunité passe plusieurs stades, les fenêtres propres à chaque changement de stade s'enchaînent. |
3 | Cliquez sur Sauvegarder. |
L'opportunité est affichée dans la colonne du nouveau stade de vente.
Note
Les champs à renseigner obligatoirement pour passer d'un stade de vente à un autre sont personnalisables pour chaque stade. Pour plus d'informations sur cette personnalisation, voir Personnaliser le passage d'un stade de vente.
Les critères à respecter pour considérer qu'une opportunité est gagnée peuvent être différents dans chaque entreprise. Par exemple, une entreprise peut considérer qu'une opportunité est gagnée lorsque le prospect ou le client a donné son accord verbal, alors qu'une autre entreprise doit récupérer physiquement le contrat signé. Cependant, la procédure pour marquer une opportunité comme gagnée reste la même pour toutes les entreprises.
1 | Depuis le portefeuille des opportunités, sélectionnez et faites glisser la carte de l'opportunité souhaitée puis déposez-la dans le cadre Gagnée qui apparaît en bas à droite de l'écran. |
Une fenêtre pop-up s'ouvre avec les champs à renseigner obligatoirement pour marquer l'opportunité comme gagnée. Si l'opportunité ne se trouvait pas dans le dernier stade de vente du portefeuille, les fenêtres propres à chaque changement de stade s'enchaînent.
2 | Renseignez les champs obligatoires pour marquer l'opportunité comme gagnée : |
3 | Cliquez sur Marquer comme gagnée. |
L'opportunité est gagnée et n'est plus affichée dans le portefeuille des opportunités. Vous pouvez la retrouver dans la liste des opportunités gagnées en cliquant sur Opportunités gagnées en bas à droite de l'écran.
1 | Sélectionnez la carte opportunité. |
2 | À l’aide de la souris, déplacez la carte et déposez-la sur la zone Perdue qui apparaît en bas à droite. |
3 | Indiquez les informations concernant le motif de la perte dans la boite de dialogue qui s’affiche. |
4 | Validez. |
L’opportunité disparaît de l’écran et un message vous confirme que l’opportunité a été marquée comme perdue.
Vous pouvez la retrouver dans la liste des opportunités perdues en cliquant sur Opportunités perdues sous la section ARCHIVES en bas à droite de l’écran.
Pour la catégorie Perdu, il faut renseigner le motif d'archivage (paramétrage). Ce n'est pas un statut directement. L'opportunité est reliée à un motif, qui est relié à un stade. Les motifs de perte sont reliés aux statuts progiciels perdu / abandonné / hors cible.
Le motif d'archivage existait déjà. Les stades n'existaient pas, mais pour les opportunités perdues les motifs d'archivage existaient déjà, donc ils n'ont pas voulu refaire le monde.
Pour gagner du temps, vous pouvez réutiliser une opportunité déjà gagnée ou perdue.
1 | Cliquez sur Opportunités perdues ou Opportunités gagnées. |
2 | Identifiez l'opportunité dans la liste grâce aux filtres. |
3 | Indiquez le portefeuille dans lequel vous voulez la déplacer. |
L'opportunité choisie est désormais disponible dans le premier stade (la première colonne) du portefeuille choisi.