Demandes d’absence

Un collaborateur acquiert différents types de jours d'absence lorsqu'il travaille pour une entreprise : congés payés, RTT, jours de récupération, etc. Le nombre de jours dépend du contrat de travail du collaborateur ainsi que des politiques mises en place au sein de l'entreprise. Ces compteurs d'absence sont disponibles dans le portail afin qu'un collaborateur puisse rapidement et facilement faire une demande d'absence auprès de son manager ou de toute personne habilitée à valider ces demandes.

Il existe autant de compteurs d'absence qu'il n'y a de natures d'absence. Chaque compteur affiche une synthèse des droits acquis afin de savoir exactement le nombre de jours à poser avant de faire une demande d'absence. Le collaborateur peut également transférer les jours acquis pour une certaine nature d'absence vers une autre nature d'absence.

Lorsqu'un collaborateur fait une demande d'absence, celle-ci est transférée à la personne habilitée afin que la demande soit validée. Le collaborateur peut consulter à tout moment le récapitulatif de ses demandes, pour savoir si sa demande est toujours en attente ou si elle a été acceptée ou refusée.

Les absences sont gérées depuis le menu Demandes d'absence dans la partie Collaborateur.

: : Description des compteurs d'absence

Les compteurs d'absence affichent clairement au collaborateur ses droits acquis. Il y a autant de compteurs que de natures d'absence : un compteur pour les congés payés, un autre pour les RTT, etc. Il y a également autant de compteur que de périodes définies.

Exemple

Nous sommes le 26 décembre. Depuis mes demandes d'absence, je vois mon compteur de RTT pour la période du 01/01 au 31/12 de cette année. En fonction des paramétrages de mon entreprise, je peux également voir un deuxième compteur de RTT pour l'année suivante.

Chaque compteur affiche les informations suivantes :

Description du compteur d'absence
En-tête du compteur Le type d'absence, par exemple Congés payés ou RTT.
Du jj/mm/aaaa au jj/mm/aaaa La période de validité du compteur. Cette période dure généralement un an, de janvier à décembre ou de mai à avril, en fonction des règles mises en place par l'entreprise pour la gestion des absences et l'acquisition des droits.
X jour(s) acquis Le nombre de jours acquis par le collaborateur pour la période donnée.
X jour(s) de régulation  
X jour(s) pris Le nombre de jours déjà pris par le collaborateur, c'est-à-dire le nombre d'absences validées pour la période donnée.
X jour(s) à poser Le nombre de jours qui restent à poser pour la période donnée.
X jour(s) planifié(s) Le nombre de jours en attente pour la période donnée, c'est-à-dire le nombre d'absences qui n'ont pas encore été validées.
3 jour(s) restant(s) Le nombre de jours qui restent à poser pour la période donnée.

: : Demander une absence

1 Depuis le menu Demandes d'absence, cherchez le compteur souhaité en fonction de la nature d'absence puis cliquez sur Demander.

Une fenêtre pop-up de saisie de la demande d'absence s'ouvre.

2 Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs suivants :
Demander une absence
Champ Description
icône Date La date de la demande d'absence. Il s'agit de la date du jour lorsque le collaborateur effectue sa demande. Cette date n'est pas modifiable.
nature d'absence

La nature d'absence sélectionnée par défaut est celle du compteur choisi pour la demande d'absence.

Si besoin, sélectionnez une autre nature d'absence depuis la liste d'aide.

Démarre Cochez le matin ou l'après-midi pour indiquer que votre période d'absence doit commencer au début de la journée ou en début d'après-midi.
Période

Cliquez sur le champ pour ouvrir un outil de sélection pour la période d'absence.

Si vous souhaitez poser un seul jour, renseignez le même jour pour la période. Si vous souhaitez poser plusieurs jours, renseignez les premier et dernier jours de congés souhaités pour la période.

Exemples

Je souhaite poser un jour de congé le 9 décembre. Je vais donc renseigner une période du 09/12 au 09/12.

Je souhaite poser une semaine complète de congés du 11 au 15 mars. Je vais donc renseigner une période du 11/03 au 15/03.

Une fois la période renseignée, cliquez sur OK pour valider.

Nb jours

Le nombre de jours d'absence est calculé automatiquement en fonction de la période renseignée et de certains éléments de paramétrage : jours fériés, temps partiel, etc.

Si besoin, vous pouvez renseignez le nombre de jours manuellement ou cliquer sur l'icône Calculatrice pour recalculer la durée en fonction de la période.

Commentaire Renseignez un commentaire pour apporter plus de précisions sur la demande d'absence.
Envoyer par mail

Positionnez l'indicateur sur YES pour avertir par email la personne habilitée de votre demande d'absence. L'adresse mail d'envoi est affichée en dessous et est modifiable. Cet email ne peut être envoyé qu'une seule fois, à la création de la demande d'absence.

3 Cliquez sur Valider.

La demande d'absence est créée. Les jours pris sont décomptés du compteur d'absence. La demande est visible dans le tableau récapitulatif des demandes, depuis l'onglet En attente.

: : Modifier une demande d'absence

Une demande d'absence peut être modifiée par le collaborateur tant que cette demande n'a pas encore été validée ou refusée par le manager. Si vous devez modifier une demande déjà validée ou refusée, demandez à votre manager de dévalider la demande.

Pour modifier une demande d'absence depuis le menu Demandes d'absence, cliquez sur l'onglet En attente dans le tableau récapitulatif des demandes, puis cliquez sur l'icône Modifier dans la colonne Actions pour la ligne concernée.

: : Annuler une demande d'absence

Une demande d'absence peut être annulée par le collaborateur tant que cette demande n'a pas encore été validée ou refusée par le manager. Si vous devez annuler une demande déjà validée ou refusée, demandez à votre manager de dévalider la demande. Une demande annulée peut être réactivée à tout moment.

Pour annuler une demande d'absence depuis le menu Demandes d'absence, cliquez sur l'onglet En attente dans le tableau récapitulatif des demandes, puis cliquez sur l'icône Annuler dans la colonne Actions pour la ligne concernée. La demande annulée se retrouve dans l'onglet Annulées.

: : Supprimer une demande d'absence

Une demande d'absence peut être supprimée par le collaborateur tant que cette demande n'a pas encore été validée ou refusée par le manager. Si vous devez supprimer une demande déjà validée ou refusée, demandez à votre manager de dévalider la demande. Une demande supprimé ne peut pas être récupérée.

Pour supprimer une demande d'absence depuis le menu Demandes d'absence, cliquez sur l'onglet En attente dans le tableau récapitulatif des demandes, puis cliquez sur l'icône Supprimer dans la colonne Actions pour la ligne concernée.

: : Transférer des jours d'absence

Un collaborateur peut transférer les jours d'un compteur d'absence à un autre compteur d'absence, par exemple pour transférer des jours de congés non pris dans un compte épargne temps.

1 Depuis le menu Demandes d'absence, cherchez le compteur souhaité en fonction de la nature d'absence puis cliquez sur Transférer.

Une fenêtre pop-up s'ouvre.

2 Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs suivants :
Transférer des jours d'absence
Champ Description
icône Date La date de la demande de transfert. Il s'agit de la date du jour lorsque le collaborateur effectue sa demande. Cette date n'est pas modifiable.
nature d'absence d'origine La nature d'absence sélectionnée par défaut est celle du compteur choisi pour la demande de transfert. Cette nature d'absence d'origine n'est pas modifiable.
nature d'absence de destination Sélectionnez la nature d'absence de destination depuis la liste déroulante. Les jours seront transférés vers le compteur associé à la nature de destination.
Nb jours

Renseignez le nombre de jours à transférer. Vous ne pouvez pas renseigner un nombre supérieur au nombre de jours restants dans le compteur d'origine.

Commentaire Renseignez un commentaire pour apporter plus de précisions sur la demande de transfert.
3 Cliquez sur Valider.

La demande de transfert est créée. Les jours transférés sont décomptés du compteur d'origine. La demande est visible dans le tableau récapitulatif des demandes, depuis l'onglet Transfert.

Une demande de transfert peut être annulée par le collaborateur tant que cette demande n'a pas encore été validée ou refusée par le manager. Si vous devez annuler une demande déjà validée ou refusée, demandez à votre manager de dévalider la demande.

Pour annuler une demande de transfert depuis le menu Demandes d'absence, cliquez sur l'onglet Transfert dans le tableau récapitulatif des demandes, puis cliquez sur l'icône Annuler dans la colonne Actions pour la ligne concernée.

: : Consulter les demandes d'absence

Dans le menu Demandes d'absence, un tableau récapitulatif permet d'afficher l'historique complet des demandes d'absence. Ce tableau permet aux collaborateurs de visualiser rapidement leurs demandes d'absence ainsi que de modifier ou annuler certaines demandes en fonction de leur état.

Par défaut, seules les demandes relatives à la période en cours sont affichées. Pour afficher toutes les demandes, cochez la case Voir les demandes passées au-dessus de la liste des demandes.