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Une alerte peut être envoyée dans 4 cas après enregistrement d’une demande :
Ces alertes dépendent des contrats d'engagement et doivent être activées depuis un contrat.
Définir les contacts à alerter
Vous devez en premier lieu définir les contacts qui seront destinataires des alertes. Ils doivent être liés au contrat et avoir un mode de réception ‘e-mail’ ou ‘fax’ actif.
Plusieurs types de contacts sont possibles, à savoir les contacts et collaborateurs liés :
1 | Allez dans Support > Produits maintenus > lancez une recherche. |
2 | Ouvrez la fiche correspondante et cliquez sur l'onglet Interlocuteurs contacts ou Interlocuteurs collaborateurs selon vos besoins puis passez en modification. |
3 | Cliquez sur ![]() |
On parle aussi de site du client lié au contrat.
1 | Allez dans Support > Contrats > Contrats clients > lancez une recherche. |
2 | Ouvrez la fiche correspondante et cliquez sur l'onglet Principal. |
3 | Cliquez sur le lien hypertexte du client pour accéder à sa fiche. |
4 | Dans la fiche du client, cliquez sur l'onglet Sites et double cliquez sur le site. |
5 | Depuis la fiche Site, allez dans Édition > Gestion des alertes. |
6 | Cliquez sur ![]() |
1 | Allez dans Support > Contrats > Contrats clients > lancez une recherche. |
2 | Ouvrez la fiche correspondante et cliquez sur l'onglet Contact alertes. |
3 | Dans la section Détail du contact, cliquez sur ![]() |
1 | Allez dans Support > Contrats > Contrats clients > lancez une recherche. |
2 | Ouvrez la fiche correspondante et cliquez sur l'onglet Prestations > ![]() |
3 | Cliquez sur l'icône Insérer un interlocuteur puis sur la coche verte pour valider. |
4 | Sauvegardez. |
1 | Allez dans Support > Contrats > Contrats clients > lancez une recherche. |
2 | Ouvrez la fiche correspondante et cliquez sur l'onglet Principal. |
3 | Cliquez sur le lien hypertexte du client pour accéder à sa fiche. |
4 | Dans la fiche du client, allez dans Édition > Gestion des alertes et passez en modification. |
5 | Dans la section Détail interlocuteurs, cliquez sur ![]() |
Activer les alertes
1 | Allez dans Support > Contrats > Contrats clients > lancez une recherche > Ouvrez la fiche correspondante et cliquez sur l'onglet Maintenance et pénalités. |
2 | Allez dans Édition > Gestion des alertes pour passer en modification. |
3 | Dans la section Gestion des alertes du contrat, cochez les cases des destinataires selon vos besoins et sauvegardez. |
Ces cases permettent d'enclencher l'alerte dans Akuiteo qui va se baser sur les contacts définis auparavant.
Définir le format des alertes qui seront envoyées par e-mail aux contacts du client
Remarque : le contact doit être lié au site principal du client.
1 | Ouvrez la fiche d'un client lié au contrat depuis Tiers > Client/Prospects. |
2 | Depuis la fiche Client, allez dans Édition > Gestion des alertes. L'onglet Alertes support s'ajoute à la fiche client. |
3 | Passez en modification, cliquez sur ![]() |
4 | Sélectionnez le type de la demande qui provoquera une alerte : ouvert, résolution, clôture et/ou changement d'état. |
5 | Pour chaque option, indiquez le mot clé à afficher dans l'objet de l'e-mail et le type de modèles d'e-mail de type ALERTE. |
6 | Rajoutez des détails sur le collaborateur ou contact dans la section Détail interlocuteur et cliquez sur ![]() |
7 | Cliquez sur l'onglet Contacts et sélectionnez votre contact. |
8 | Dans la fiche Contacts, cliquez sur l'onglet Alertes support et sélectionnez les cases adéquates. |
Définir le format des alertes qui seront envoyées par e-mail aux collaborateurs
1 | Ouvrez la fiche de votre collaborateur. |
2 | Cliquez sur l'onglet Paramètres et passez en modification. |
3 | Cochez les cases adéquates et sauvegardez. |