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Le contrôle des temps rassemble les temps des collaborateurs dont le manager est responsable dans une vue synthétique par semaine et par mois. Le manager peut voir les temps passés de ces collaborateurs mais également obtenir le détail des temps de chacun. Le manager dispose ainsi de toutes les informations nécessaires pour valider les temps saisis par un collaborateur spécifique, mais il peut également valider en une fois les temps de tous les collaborateurs dont il est responsable.
Si certains collaborateurs prennent du retard pour la terminaison de leurs temps (à la semaine ou au mois), le manager peut les relancer directement depuis l'interface de contrôle des temps. Il peut également forcer ou annuler la terminaison des temps en fonction des besoins.
Le contrôle des temps est géré depuis le menu Contrôle des temps de la partie Manager.
Cette fonction est soumise aux DMF suivants :
1917** CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS
191701 ACCÈS CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS
191702 CHANGER DE RESPONSABLE
191703 DROIT ETAT VALIDATION TEMPS : CONTROLE
191704 DROIT ETAT VALIDATION TEMPS : VALIDE
191705 DROIT ETAT VALIDATION TEMPS : GRATUIT
191706 DROIT ETAT VALIDATION TEMPS : NON FACTURE
191707 DROIT ETAT VALIDATION TEMPS : FACTURE
191708 DROIT ETAT VALIDATION TEMPS : REFUSE
191709 ANNULER VALIDATION TEMPS (permet de retourner les temps passés à l'état de validation "Brut", action impossible pour les temps "facture", sauf si le responsable a le DMF 190810 ci-dessous)
191710 ANNULER VALIDATION TEMPS FACTURE
191711 ANNULER TERMINAISON TEMPS→ valable seulement si le pilote TPS_TERMINAISON est actif
191712 MODIFIER TEMPS
191713 VALIDER TEMPS NON TERMINÉ (permet au responsable d'utiliser les DMF de 190803 à 190810 (s'il a ces DMF) sur des temps non terminés par le collaborateur) → valable seulement si le pilote TPS_TERMINAISON est actif
191714 MODIFIER TEMPS NON TERMINÉ (permet au responsable d'utiliser les DMF de 190803 à 190810 (s'il a ces DMF) sur des temps non terminés par le collaborateur ET de les modifier). Valable seulement si le pilote TPS_TERMINAISON est actif.
191715 RELANCER COLLABORATEURS
191716 FORCER TERMINAISON TEMPS
191717 VALIDATION TEMPS EN MASSE
191718 VALIDATION COLLABORATEURS EN MASSE
Les pilotes suivants peuvent être utilisés en même temps :
Le menu Contrôle des temps contient deux types de vues :
Pour accéder à la vue synthétique, cliquez sur le menu Contrôle des temps. Depuis cette vue synthétique, cliquez sur le bloc de temps passés d'un collaborateur pour ouvrir la vue détaillée.
Note
Les fonctions de recherche et de tri ne fonctionnent que sur les temps passés affichés à l'écran. Akuiteo n'ira donc pas chercher les temps passés avant ou après le mois affiché ou la semaine affichée.
Depuis le champ de recherche , renseignez les premières lettres du nom du collaborateur. Les collaborateurs correspondant à la recherche sont mis à jour en temps réel pour vous permettre d'afficher rapidement les temps passés recherchés.
Les critères de filtre sont disponibles dans le menu à la droite de l'écran. Sélectionnez les filtres souhaités pour afficher uniquement les collaborateurs et les temps passés correspondants.
La vue synthétique est accessible directement depuis le menu Contrôle des temps. Cette vue rassemble tous les collaborateurs managés par l'utilisateur connecté ou le responsable sélectionné. Cela permet ainsi d'avoir une vue d'ensemble des temps passés validés, à valider et non saisis pour l'ensemble de ces collaborateurs.
La vue synthétique peut être affichée par mois ou par semaine. Pour cela, cliquez sur l'affichage Mois ou Semaine en haut à droite de l'écran. En fonction du type de terminaison utilisée dans l'entreprise (terminaison au mois ou à la semaine), les fonctions disponibles sont différentes entre les deux affichages. Pour naviguer d'un mois ou d'une semaine à l'autre, utilisez les flèches gauche et droite en haut à gauche de l'écran. Cliquez sur Mois courant ou Semaine courante pour revenir au mois ou à la semaine en cours.
Dans la liste des collaborateurs de l'équipe :
La vue détaillée est accessible en cliquant sur la barre de progression des temps d'un collaborateur depuis le menu Contrôle des temps. Cette vue affiche le détail des temps du collaborateur, c'est-à-dire toutes les lignes de temps passés saisies chaque jour. Cela permet de valider des temps au cas par cas.
La vue détaillée peut être affichée par mois ou par semaine. Pour cela, cliquez sur l'affichage Mois ou Semaine en haut à droite de l'écran. Pour naviguer d'un mois ou d'une semaine à l'autre, utilisez les flèches gauche et droite en haut à gauche de l'écran. Cliquez sur Mois courant ou Semaine courante pour revenir au mois ou à la semaine en cours.
Le nom du collaborateur est affiché en haut de l'écran. Cliquez sur les flèches ou
pour naviguer parmi la liste des collaborateurs de l'équipe et afficher les temps passés correspondants.
Dans la liste des temps passés :
Cliquez sur le bouton Retour tout en haut à gauche de l'écran pour revenir à la vue détaillée du contrôle des temps.
Relancer un collaborateur permet d'envoyer un email automatique au collaborateur pour lui indiquer que ses temps de la semaine ou du mois ne sont pas encore saisis ou terminés. La relance permet ainsi de rappeler aux collaborateurs en retard de saisir et/ou de terminer leurs temps passés afin qu'ils puissent être validés par un manager.
Un collaborateur peut être relancé :
Depuis la vue synthétique, affichez le mois ou la semaine souhaité(e), cliquez sur pour le collaborateur à relancer puis confirmez la relance.
Depuis la vue détaillée des temps d'un collaborateur, affichez le mois ou la semaine souhaité(e), cliquez sur le bouton Relancer en haut à droite de l'écran puis confirmez la relance.
Depuis la vue synthétique, affichez le mois ou la semaine souhaité(e). Cochez les cases sur la gauche du nom des collaborateurs à sélectionner, cliquez sur le bouton Relancer dans l'en-tête de la liste puis confirmez la relance.
Depuis la vue synthétique, affichez le mois ou la semaine souhaité(e). Assurez-vous qu'aucun collaborateur n'est sélectionné puis cliquez sur le bouton Relancer tous dans l'en-tête de la liste et confirmez la relance.
Si un collaborateur ne termine pas ses temps passés de la semaine ou du mois, le manager peut lui envoyer un mail de relance. Le manager peut également décider de terminer les temps à la place du collaborateur, en forçant la terminaison. Si le collaborateur a besoin de modifier des temps passés qui ont déjà été terminés, le manager peut annuler la terminaison de ces temps depuis l'interface du contrôle des temps.
Note
La fonction de terminaison est accessible soit dans l'affichage au mois si la terminaison se fait au mois, soit dans l'affichage à la semaine si la terminaison se fait à la semaine.
Depuis la vue synthétique, affichez le mois ou la semaine souhaité(e), cliquez sur pour le collaborateur concerné puis confirmez la terminaison.
Depuis la vue détaillée des temps d'un collaborateur, affichez le mois ou la semaine souhaité(e), cliquez sur le bouton Terminer le mois ou Terminer la semaine en haut à droite de l'écran puis confirmez la terminaison.
Depuis la vue synthétique, affichez le mois ou la semaine souhaité(e), cliquez sur pour le collaborateur concerné puis confirmez l'annulation de la terminaison.
Depuis la vue détaillée des temps d'un collaborateur, affichez le mois ou la semaine souhaité(e), cliquez sur le bouton Annuler la terminaison en haut à droite de l'écran puis confirmez l'annulation de la terminaison.
Lorsque les temps passés d'un collaborateur sont terminés pour le mois ou la semaine, le manager ou la personne en charge de la validation peut valider les temps. La validation permet d'indiquer que les temps ont été contrôlés et acceptés.
Les temps passés peuvent être validés au fur et à mesure de la saisie des temps par le collaborateur. La fonction de validation est disponible à partir du moment où le collaborateur possède des temps saisis non validés, c'est-à-dire des temps avec un code état BRUT. Si tous les temps saisis par le collaborateur sont validés, la fonction de validation n'est plus disponible.
En fonction des processus de validation mis en place dans l'entreprise, les temps passés peuvent être validés par différentes personnes. Par exemple, les temps d'une équipe peuvent d'abord passer par une validation intermédiaire par le responsable de l'affaire, puis par le manager d'une équipe. L'interface du contrôle des temps permet de gérer la validation sur plusieurs niveaux, en modifiant le code état de validation. Les codes état de validation des temps sont paramétrables depuis l'Application Desktop et permettent de définir différents niveaux de validation, par exemple Validé par responsable affaire et Validé N+1.
Depuis la vue synthétique, affichez le mois ou la semaine souhaité(e), cliquez sur pour le collaborateur concerné, sélectionnez le code état de validation puis confirmez la validation. Tous les temps du mois ou de la semaine sont validés simultanément.
Depuis la vue détaillée des temps d'un collaborateur, affichez le mois ou la semaine souhaité(e). Il est possible de valider tous les temps affichés ou de valider les temps passés individuellement :
Note
Si une ligne de temps doit être refusée, c'est-à-dire si le code état sélectionné est REFUSE, un motif doit être renseigné avant de pouvoir confirmer le refus.
Depuis la vue synthétique, affichez le mois ou la semaine souhaité(e). Cochez les cases sur la gauche du nom des collaborateurs à sélectionner, cliquez sur le bouton Valider dans l'en-tête de la liste, sélectionnez le code état de validation puis confirmez la validation.
Depuis la vue synthétique, affichez le mois ou la semaine souhaité(e) et assurez-vous de désélectionner tous les collaborateurs. Cliquez sur le bouton Valider tous dans l'en-tête de la liste, sélectionnez le code état de validation puis confirmez la validation.
Si besoin, il est possible d'annuler la validation des temps passés, c'est-à-dire revenir au code état BRUT. L'annulation est uniquement possible pour les temps d'un collaborateur, c'est-à-dire depuis la vue détaillée des temps du collaborateur.
Depuis la vue détaillée, affichez le mois ou la semaine souhaité(e). Il est possible d'annuler la validation pour tous les temps affichés ou pour chaque ligne de temps individuellement :