Afficher la Table des Matières
Prérequis : vous devez vous assurer que les séances ont toutes bien été planifiées et que les intervenants ont bien été affectés. Les sessions ne doivent pas être terminées, annulées ou archivées.
Vous pouvez planifier les envois automatiques par batch des évaluations en différents formats. Pour programmer des batchs, merci de contacter votre correspondant Akuiteo.
Nom | Description | Destinataire | À savoir |
---|---|---|---|
EvaluationAvertissement | Prévient qu’une évaluation va avoir lieu à partir d’aujourd’hui ou dans quelques jours. | Responsables de la formation | Envoyé lorsque les périodes d’évaluations sont non clôturées. Le Délai permet de définir la date d’envoi du mail. |
EvaluationEnvoiSynthesePeriode | Envoie la synthèse de la formation sur une période spécifique. | Responsables de la formation et formateurs | Envoyé lorsque les périodes d’évaluations sont clôturées. |
EvaluationEnvoiSyntheseSessionPeriode | Envoie la synthèse de la formation sur toute la session. | Responsables de la formation et formateurs | Envoyé lorsque les périodes d’évaluations sont clôturées |
EvaluationInvitation | Invite à répondre aux évaluations. | Participants et formateurs | Envoyé lorsque les périodes d’évaluations sont non clôturées |
Evaluationrelance | Envoie un rappel à répondre aux évaluations. | Participants et formateurs | Envoyé lorsque les périodes d’évaluations sont non clôturées. Dépend des niveaux de relances paramétrés. |
Un mail sera envoyé à l’organisateur de la formation pour rappeler que les questionnaires PDF (papier) doivent être fournis au stagiaire.
Dans ce cas, vous pouvez envoyer à chaque participant le document qu’il devra remplir manuellement. Pour utiliser les outils d’analyse tels que ceux présents dans le module Tableaux de bord, vous devrez ensuite saisir les questions manuellement dans Akuiteo. Consultez votre représentant Akuiteo pour plus d'informations.
Un mail sera envoyé automatiquement par batch à chaque destinataire.
Vous pourrez ainsi demander à vos stagiaires de se connecter à l’adresse adresse_serveur/akuiteo.formation. Consultez votre administrateur pour plus d'informations.
Le stagiaire devra saisir son identifiant, mot de passe et le code de la session à laquelle il a participé. Pensez bien à lui fournir ce numéro pour rappel.
Un mail envoyé à chaque stagiaire, contenant un lien URL vers le questionnaire sans passer par la case LOGIN, est aussi proposé.
1 | Lancez une recherche sur une session à évaluer et ouvrez-la. |
2 | Allez dans Édition > Gérer les évaluations. L’onglet Évaluation s’ouvre. |
3 | Sélectionnez le modèle de questionnaire participant ou formateur dans le champ correspondant. |
4 | Sélectionnez le modèle de mail d’invitation (à répondre au questionnaire) dans le champ correspondant. |
5 | Indiquez l’heure d’envoi du mail d’invitation. |
6 | Définissez les Périodes d'évaluation de votre session dans la section correspondante : |
Important
L'ordre des périodes est important :
7 | Sauvegardez. |
8 | Sur la ligne de la session, faites un clic droit et sélectionnez un des deux modèles d'édition de questionnaire pour vérifier le rendu en PDF et le générer manuellement. |
Note
Les questionnaires ne sont plus modifiables si l’invitation a été envoyée ou si le participant a répondu au questionnaire.
Si tous les participants (sans les formateurs) ont répondu, alors la période d’évaluation est clôturée automatiquement avec le batch Evaluationrelance.
Pour clôturer chacune des évaluations sélectionnées :
1 | Allez sur les évaluations. |
2 | Pour chaque période, faites un clic droit et sélectionnez Clôturer l'évaluation sélectionnée. |
Aucun envoi mail n'est déclenché dans ce cas.