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Les écrans d’administration de l'affaire sont disponibles depuis la barre de menu Édition > Administration de l'affaire.
Cette fonction permet d'indiquer qu'une affaire a été budgétée ou non. Elle permet de régénérer les budgets initiaux comme s'ils n'avaient pas déjà été fixés.
Au prochain calcul du budget, les nouvelles lignes de budget ajoutées porteront la valeur de l'indice en cours (ex : commande supplémentaire ajoutée à l'affaire).
Avant la génération des budgets initiaux, il est utile que le chargé d'affaire ait un indicateur lui indiquant que son affaire a bien été visée par son supérieur et qu'il peut par conséquent générer ses flux initiaux.
Cette fonction permet aux supérieurs du chargé d'affaire d'indiquer que son affaire a été contrôlée à une date donnée.
Cette fonction permet d'indiquer la clôturée administrative d'une affaire. Elle permet d'éviter d'associer l'affaire à des objets de gestion - en fonction du paramétrage effectué dans les options de la gestion d'affaire. Une affaire clôturée n’apparaît plus dans la liste d'aide d'affaire.
Cette fonction vous permet de changer le client d'une affaire rapidement. Deux contraintes existent :
Pour modifier le client d'une affaire, cliquez sur le menu Édition > Administration de l'affaire > Modifier le client de l'affaire.
Exemple : vous voulez passer votre affaire commandée en affaire interne.
1 | Cliquez sur Menu Édition > Administration de l'affaire > Changer le code état. |
2 | Dans la boîte de dialogue Choix d'un code état, sélectionnez le code souhaité et validez. |
Vous pouvez modifier l’établissement de l'affaire à la volée.
Cliquez sur Édition > Administration de l'affaire > Changer l'établissement de l'affaire et validez.
L'affaire peut être liée à une campagne et ainsi faire ressortir les coûts de cette campagne. Vous pouvez donc changer à tout moment une campagne directement depuis une affaire.
1 | Pour modifier la campagne liée à une affaire, cliquez sur le menu Édition > Administration de l'affaire > Changer la campagne de l'affaire. |
2 | Dans la boîte de dialogue Changer la campagne de l'affaire, sélectionnez la campagne adéquate et validez. |
L'affaire est en général issue d'une opportunité. Vous pouvez changer à tout moment une opportunité directement depuis une affaire.
1 | Pour modifier l'opportunité liée à une affaire, cliquez sur le menu Édition > Administration de l'affaire > Changer l'opportunité de l'affaire. |
2 | Dans la boîte de dialogue Changer l'opportunité de l'affaire, sélectionnez l'opportunité adéquate et validez. |
Vous pouvez transférer une affaire ou seulement des lots et sous-lots à la volée vers une autre affaire.
1 | Pour transférer une affaire vers une autre affaire, depuis une fiche Affaire, cliquez sur le menu Édition > Administration de l'affaire > Transferts > Transferts d'affaire. |
2 | Dans la fenêtre de transfert, indiquez le code de l'affaire source et de destination. |
3 | Renseignez l'intervalle des dates concernées par le transfert d'informations. Toutes les pièces de gestion de l'affaire source seront reliées à l'affaire de destination. |
4 | Validez. |
5 | Répétez la procédure pour les lots et sous-lots. |
Note
Si aucune période n'est sélectionnée, tous les lots et sous-lots associés à l'affaire initiale sont dupliqués sur l'affaire destinataire puis détruits. Cela permet d'éviter des incohérences.
Une affaire peut être millésimée, c’est-à-dire associée à une année.
Vous pouvez ainsi créer en avance, une affaire pour l’année suivante (en 2017, créer une affaire qui débutera en 2018). Lors de la création de l'affaire, vous pouvez ainsi choisir le millésime : 2017 ou 2018.
Ainsi, après la fin de l'exercice 2017, vous ne pourrez plus saisir une affaire avec le millésime 2017, mais vous pourrez tout de même rechercher les affaires du Millésime 2017.
Pour cela, deux actions :
Vous retrouvez ensuite cette information dans les écrans suivants :
Pour cela, renseignez les champs suivants :
Sous la section Date de validité :