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Le planning permet à un collaborateur d'organiser ses journées de travail à l'avance et de planifier son emploi du temps. Par exemple, un consultant peut utiliser son planning pour organiser ses semaines en fonction de ses clients, ou un développeur pourra planifier ses journées de support à l'avance pour mieux organiser son emploi du temps. Le planning permet ainsi de visualiser les tâches prévues sur une ou plusieurs affaires ou encore de vérifier le plan de charge d'un collaborateur.
Les collaborateurs peuvent modifier leur planning à tout moment jusqu'à ce qu'ils transfèrent leur planning dans leurs temps passés. Ainsi, un bloc de planning est converti automatiquement en bloc de temps passés sans que le collaborateur ait besoin de saisir le bloc de temps passés séparément.
Le planning peut être gérés depuis deux menus dans la partie Collaborateur :
Les temps passés sont gérés de la même façon que le planning. Cependant, les temps passés représentent des blocs de temps de travail réellement effectués par le collaborateur alors que le planning est une prévision des journées de travail d'un collaborateur. Le planning peut donc changer en fonction des besoins et le collaborateur devra mettre à jour ses temps passés avec ce qui s'est réellement produit.
Le planning peut être saisi :
1 | Depuis les menus Agenda ou Mon activité, positionnez-vous sur le jour souhaité : |
2 | Cliquez sur l'icône Plus dans l'agenda pour le jour souhaité ou sur Créer depuis la section Actions du menu situé à la droite de l'écran. |
Une fenêtre pop-up de saisie du planning s'ouvre.
3 | Dans la fenêtre de saisie, assurez-vous que l'onglet Planning est sélectionné, puis renseignez les champs suivants pour le travail prévu : |
4 | Cliquez sur Valider. |
Un bloc de couleur rouge est créé dans l'agenda pour la date renseignée. Ce bloc correspond au planning renseigné. Ce bloc est également disponible sous forme de ligne dans le menu Mon activité.
Un bloc de planning existant peut être dupliqué pour créer rapidement un nouveau bloc.
Il existe deux manières pour dupliquer un bloc de planning depuis le menu Agenda :
Depuis le menu Mon activité, cliquez sur l'icône Autres dans la colonne Actions pour la ligne de planning à dupliquer, puis cliquez sur l'icône Dupliquer. Modifiez les informations souhaitées dans la fenêtre de saisie puis cliquez sur Valider pour créer la nouvelle ligne de planning.
Pour modifier un bloc de planning, cliquez sur le bloc pour ouvrir la fenêtre pop-up Planning puis cliquez sur l'icône Modifier.
Si vous souhaitez déplacer un bloc d'un jour à l'autre, glissez et déposez le bloc sur le jour souhaité.
Si vous souhaitez rapidement modifier la durée d'un bloc, sélectionnez le bord haut ou bas du bloc, puis glissez le curseur vers le haut ou vers le bas. La durée du bloc est directement modifiée.
Pour valider un bloc de planning ou dévalider un bloc déjà validé, cliquez sur le bloc pour ouvrir la fenêtre pop-up Planning puis cliquez sur l'icône Valider/Dévalider. La validation du planning permet au collaborateur de s'organiser en ajoutant un indicateur validé ou non pour ses journées planifiées. Un bloc de planning validé ne peut plus être modifié.
Pour modifier une ligne de planning, cliquez sur l'icône Modifier pour la ligne de temps souhaitée.
Pour valider une ligne de planning ou dévalider une ligne déjà validée, cliquez sur l'icône Autres dans la colonne Actions pour la ligne de planning puis cliquez sur l'icône Valider/Dévalider. La validation du planning permet au collaborateur de s'organiser en ajoutant un indicateur validé ou non pour ses journées planifiées. Une ligne de planning validée ne peut plus être modifiée.
Pour éditer un planning, un modèle d'édition du planning doit être paramétré au préalable.
1 | Depuis les menus Agenda ou Mon activité, ouvrez le menu situé à la droite de l'écran. |
2 | Cliquez sur Planning dans la section Actions. |
3 | En fonction de vos paramétrages, une fenêtre pop-up Paramètres de l'édition peut s'ouvrir. Renseignez les champs puis cliquez sur Télécharger. |
L'édition du planning est lancée et enregistrée sur votre machine.
Le planning peut être transféré en temps passés afin de reprendre automatiquement les informations du planning sans avoir à tout saisir pour créer les temps passés. En fonction de la durée contractuelle par jour, le planning en pourcentage est converti en heures minutes.
Depuis le menu Agenda, cliquez sur le bloc pour ouvrir la fenêtre pop-up Planning puis cliquez sur l'icône Transférer. Le bloc de planning est converti en bloc de temps passés.
Depuis le menu Mon activité, cliquez sur l'icône Autres dans la colonne Actions pour la ligne de planning à transférer, puis cliquez sur l'icône Transférer. La ligne de planning est convertie en ligne de temps passés.
Il est également possible de transférer en temps passés tous les blocs de planning sur une semaine complète.
1 | Depuis les menus Agenda ou Mon activité, positionnez-vous sur la semaine souhaitée (vue Semaine). |
2 | Depuis la section Actions du menu situé à la droite de l'écran, cliquez sur Transférer planning dans les temps. |
3 | Cliquez sur Valider. |
Les plannings de la semaine sont convertis en temps passés.
Le menu Mon activité permet d'afficher les temps passés et les plannings sous forme de tableau détaillé. Cette vue permet aux utilisateurs de visualiser plus rapidement le détail de leurs temps et plannings pour le mois, la semaine ou le jour, principalement si le collaborateur saisit de nombreuses lignes différentes.
Les fonctionnalités disponibles depuis le menu Agenda se retrouvent dans le menu Mon activité. Il est également possible d'effectuer les actions suivantes depuis les trois icônes disponibles en bas de l'écran Mon activité :
Important
La suppression d'un planning est définitive.
Note
Les plannings validés ne peuvent pas être supprimés.
4 | Depuis le menu Agenda, cliquez sur le bloc pour ouvrir la fenêtre pop-up Planning, puis cliquez sur l'icône Supprimer et confirmez la suppression. |
5 | Depuis le menu Mon activité, cliquez sur l'icône Autres dans la colonne Actions pour la ligne de planning, puis cliquez sur l'icône Supprimer et confirmez la suppression. |