Planning

Le planning permet à un collaborateur d'organiser ses journées de travail à l'avance et de planifier son emploi du temps. Par exemple, un consultant peut utiliser son planning pour organiser ses semaines en fonction de ses clients, ou un développeur pourra planifier ses journées de support à l'avance pour mieux organiser son emploi du temps. Le planning permet ainsi de visualiser les tâches prévues sur une ou plusieurs affaires ou encore de vérifier le plan de charge d'un collaborateur.

Les collaborateurs peuvent modifier leur planning à tout moment jusqu'à ce qu'ils transfèrent leur planning dans leurs temps passés. Ainsi, un bloc de planning est converti automatiquement en bloc de temps passés sans que le collaborateur ait besoin de saisir le bloc de temps passés séparément.

Le planning peut être gérés depuis deux menus dans la partie Collaborateur :

Les temps passés sont gérés de la même façon que le planning. Cependant, les temps passés représentent des blocs de temps de travail réellement effectués par le collaborateur alors que le planning est une prévision des journées de travail d'un collaborateur. Le planning peut donc changer en fonction des besoins et le collaborateur devra mettre à jour ses temps passés avec ce qui s'est réellement produit.

: : Saisir un planning

Le planning peut être saisi :

: : À partir de zéro

1 Depuis les menus Agenda ou Mon activité, positionnez-vous sur le jour souhaité :
2 Cliquez sur l'icône Plus dans l'agenda pour le jour souhaité ou sur Créer depuis la section Actions du menu situé à la droite de l'écran.

Une fenêtre pop-up de saisie du planning s'ouvre.

3 Dans la fenêtre de saisie, assurez-vous que l'onglet Planning est sélectionné, puis renseignez les champs suivants pour le travail prévu :
Saisir un planning
Champ Description
icône Date

La date est déterminée par défaut en fonction de la méthode utilisée :

  • Si vous avez cliqué sur l'icône plus pour un jour en particulier, c'est ce jour qui est renseigné.
  • Si vous avez cliqué sur Créer, c'est le premier jour du mois, de la semaine ou le jour en question qui est renseigné, en fonction du filtre choisi (Mois, Semaine ou Jour).

Si besoin, cliquez sur le champ pour afficher un calendrier et modifier la date renseignée.

icône Planning

Sélectionnez depuis la liste déroulante la position du bloc de planning dans la journée.

La journée de travail est divisée en quart de journée. Par exemple, si vous sélectionnez Premier quart de la journée, le bloc de planning sera positionné au début de la journée.

icône Client

Renseignez les premières lettres du client souhaité. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec le(s) client(s) correspondant. Sélectionnez le client souhaité depuis la liste d'aide.

icône Affaire

Sélectionnez l'affaire depuis la liste d'aide. Si le client sélectionné ne possède qu'une seule affaire, celle-ci est renseignée automatiquement.

Si les DMF 190110 jusqu’à 190118 sont activés, cliquez sur l'icône filtre pour définir les filtres à appliquer sur les affaires.

icône Lot Sélectionnez le lot depuis la liste d'aide. Si l'affaire sélectionnée ne possède qu'un seul lot, celui-ci est renseigné automatiquement.
icône Tâche

Sélectionnez la tâche depuis la liste d'aide. Si le lot sélectionné ne possède qu'une seule tâche, celle-ci est renseignée automatiquement.

Cliquez sur l'icône calculatrice pour ouvrir une pop-up contenant les informations suivantes pour les tâche, lot et affaire sélectionnés :

  • Charge : lue sur l'élément
  • Temps passés : somme de tous les temps passés sur l'élément
  • Planifié : somme de tous les plannings sur l'élément
  • Ecart = Charge - Temps passés - Planifié
icône Action Sélectionnez l'action depuis la liste d'aide.
icône Durée Pour renseigner la durée, indiquez une valeur dans le champ ou cliquez sur la roue pour sélectionner la durée souhaitée. Il est possible de renseigner une durée de 0,25 à 1 jour.
icône Lieu Renseignez le lieu.
icône Commentaire Renseignez un commentaire pour apporter plus de précision sur le travail effectué.
icône Descriptif Renseignez une description supplémentaire pour le bloc de planning.
4 Cliquez sur Valider.

Un bloc de couleur rouge est créé dans l'agenda pour la date renseignée. Ce bloc correspond au planning renseigné. Ce bloc est également disponible sous forme de ligne dans le menu Mon activité.

: : En dupliquant un planning existant

Un bloc de planning existant peut être dupliqué pour créer rapidement un nouveau bloc.

Il existe deux manières pour dupliquer un bloc de planning depuis le menu Agenda :

Depuis le menu Mon activité, cliquez sur l'icône Autres dans la colonne Actions pour la ligne de planning à dupliquer, puis cliquez sur l'icône Dupliquer. Modifiez les informations souhaitées dans la fenêtre de saisie puis cliquez sur Valider pour créer la nouvelle ligne de planning.

: : Modifier un planning

: : Depuis le menu Agenda

Pour modifier un bloc de planning, cliquez sur le bloc pour ouvrir la fenêtre pop-up Planning puis cliquez sur l'icône Modifier.

Si vous souhaitez déplacer un bloc d'un jour à l'autre, glissez et déposez le bloc sur le jour souhaité.

Si vous souhaitez rapidement modifier la durée d'un bloc, sélectionnez le bord haut ou bas du bloc, puis glissez le curseur vers le haut ou vers le bas. La durée du bloc est directement modifiée.

Pour valider un bloc de planning ou dévalider un bloc déjà validé, cliquez sur le bloc pour ouvrir la fenêtre pop-up Planning puis cliquez sur l'icône Valider/Dévalider. La validation du planning permet au collaborateur de s'organiser en ajoutant un indicateur validé ou non pour ses journées planifiées. Un bloc de planning validé ne peut plus être modifié.

: : Depuis le menu Mon activité

Pour modifier une ligne de planning, cliquez sur l'icône Modifier pour la ligne de temps souhaitée.

Pour valider une ligne de planning ou dévalider une ligne déjà validée, cliquez sur l'icône Autres dans la colonne Actions pour la ligne de planning puis cliquez sur l'icône Valider/Dévalider. La validation du planning permet au collaborateur de s'organiser en ajoutant un indicateur validé ou non pour ses journées planifiées. Une ligne de planning validée ne peut plus être modifiée.

: : Éditer un planning

Pour éditer un planning, un modèle d'édition du planning doit être paramétré au préalable.

1 Depuis les menus Agenda ou Mon activité, ouvrez le menu situé à la droite de l'écran.
2 Cliquez sur Planning dans la section Actions.
3 En fonction de vos paramétrages, une fenêtre pop-up Paramètres de l'édition peut s'ouvrir. Renseignez les champs puis cliquez sur Télécharger.

L'édition du planning est lancée et enregistrée sur votre machine.

: : Transférer un planning en temps passés

Le planning peut être transféré en temps passés afin de reprendre automatiquement les informations du planning sans avoir à tout saisir pour créer les temps passés. En fonction de la durée contractuelle par jour, le planning en pourcentage est converti en heures minutes.

Bloc de planning

Depuis le menu Agenda, cliquez sur le bloc pour ouvrir la fenêtre pop-up Planning puis cliquez sur l'icône Transférer. Le bloc de planning est converti en bloc de temps passés.

Depuis le menu Mon activité, cliquez sur l'icône Autres dans la colonne Actions pour la ligne de planning à transférer, puis cliquez sur l'icône Transférer. La ligne de planning est convertie en ligne de temps passés.

Semaine complète

Il est également possible de transférer en temps passés tous les blocs de planning sur une semaine complète.

1 Depuis les menus Agenda ou Mon activité, positionnez-vous sur la semaine souhaitée (vue Semaine).
2 Depuis la section Actions du menu situé à la droite de l'écran, cliquez sur Transférer planning dans les temps.
3 Cliquez sur Valider.

Les plannings de la semaine sont convertis en temps passés.

: : Voir la liste des plannings

Le menu Mon activité permet d'afficher les temps passés et les plannings sous forme de tableau détaillé. Cette vue permet aux utilisateurs de visualiser plus rapidement le détail de leurs temps et plannings pour le mois, la semaine ou le jour, principalement si le collaborateur saisit de nombreuses lignes différentes.

Les fonctionnalités disponibles depuis le menu Agenda se retrouvent dans le menu Mon activité. Il est également possible d'effectuer les actions suivantes depuis les trois icônes disponibles en bas de l'écran Mon activité :

: : Supprimer un planning

Important

La suppression d'un planning est définitive.

Note

Les plannings validés ne peuvent pas être supprimés.

4 Depuis le menu Agenda, cliquez sur le bloc pour ouvrir la fenêtre pop-up Planning, puis cliquez sur l'icône Supprimer et confirmez la suppression.
5 Depuis le menu Mon activité, cliquez sur l'icône Autres dans la colonne Actions pour la ligne de planning, puis cliquez sur l'icône Supprimer et confirmez la suppression.