Contrôle des temps

Un manager peut visualiser et valider rapidement les temps passés de son équipe depuis le Portail Collaborateur, qui propose une vue synthétique des temps d'une équipe (N-1), par semaine ou mois.

: : Prérequis

Cette fonction est soumise aux DMFs suivants :

1917** CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS

191701 ACCÈS CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS

191702 CHANGER DE RESPONSABLE

191703 DROIT ETAT VALIDATION TEMPS : CONTROLE

191704 DROIT ETAT VALIDATION TEMPS : VALIDE

191705 DROIT ETAT VALIDATION TEMPS : GRATUIT

191706 DROIT ETAT VALIDATION TEMPS : NON FACTURE

191707 DROIT ETAT VALIDATION TEMPS : FACTURE

191708 DROIT ETAT VALIDATION TEMPS : REFUSE

191709 ANNULER VALIDATION TEMPS (permet de retourner les temps passés à l'état de validation "Brut", action impossible pour les temps "facture", sauf si le responsable a le DMF 190810 ci-dessous)

191710 ANNULER VALIDATION TEMPS FACTURE

191711 ANNULER TERMINAISON TEMPS→ valable seulement si le pilote TPS_TERMINAISON est actif

191712 MODIFIER TEMPS

191713 VALIDER TEMPS NON TERMINÉ (permet au responsable d'utiliser les DMF de 190803 à 190810 (s'il a ces DMF) sur des temps non terminés par le collaborateur) → valable seulement si le pilote TPS_TERMINAISON est actif

191714 MODIFIER TEMPS NON TERMINÉ (permet au responsable d'utiliser les DMF de 190803 à 190810 (s'il a ces DMF) sur des temps non terminés par le collaborateur ET de les modifier). Valable seulement si le pilote TPS_TERMINAISON est actif.

191715 RELANCER COLLABORATEURS

Les pilotes suivants peuvent être utilisés en même temps :

TPS_TERMINAISON

CTL_VALID_TPS

TPSCTRL_SIMPLE

TPSCTRL_MOIS

TPS_HORHEBDOCOL

: : Gérer les temps de TOUS les collaborateurs

: : Visualiser

Pour visualiser les temps saisis par vos collaborateurs : Allez dans Manager > Contrôle des temps. La liste de vos collaborateurs s’affiche. Une liste par mois de vos collaborateurs et de leur temps s’affiche.

Actions Description
< et > Naviguer d’un mois à l’autre (et numéros de semaine correspondantes). Exemple : "Avril 2018 : S14 à S18"
Case à cocher Sélectionner ou désélectionner tous les collaborateurs affichés
Filtre de recherche Filtrer dynamiquement sur Nom, Prénom, Code
+ et -

Déplier/replier

Trier par Liste déroulante permettant de choisir entre un classement par "Reste à saisir" ou "Reste à valider". Un bouton à droite de cette liste permet d'inverser le sens du tri (croissant ou décroissant).
Bouton Relancer tous" et "Valider tous" Valider et/ou relancer plusieurs collaborateurs à la fois.
Panneau de droite Ouvre une liste déroulante de l'ensemble des N+1. En cliquant sur l'un des N+1 de la liste, on actualise la vue avec l'affichage du contrôle des temps des N-1 dont la validation des temps est gérée par ce N+1.
Filtres Si le pilote TPS_TERMINAISON au mois est actif.
Afficher les collaborateurs À relancer / À valider / Tous
Barre de progression Somme des temps passés du collaborateur sur le mois. Ventilés par : temps bruts (temps pas encore validés par le N+1) en bleu clair.
Petite flèche vers le bas Permet de déplier des informations pour les semaines composant le mois
Cadenas en fin de barre de progression au bout de la barre du mois/semaine si terminaison au mois/semaine + mois/semaine terminé par le collaborateur
Boutons individuels de relance et de validation Les boutons de relance sont affichés pour les collaborateurs :
  • ayant un reste à saisir par semaine > 0
  • n'ayant pas terminé un mois écoulé (le dernier jour du mois est passé) si terminaison au mois
  • n'ayant pas terminé une semaine écoulée (le dernier jour de la semaine est passée) si terminaison à la semaine
  • Les boutons de validation, sont affichés pour les collaborateurs ayant un reste à valider > 0.
  • Pour les collaborateurs ayant à la fois des temps à faire valider par le N+1 et des temps à saisir / à terminer, les deux boutons (permettant relance et validation) sont donc affichés

: : Relancer

Relance soumise au DMF 191715.

Cliquez sur Relancer Tous.

Cas 1 : le pilote tps-terminaison est inactif

Cas 2 : le pilote tps-terminaison est actif

: : Relancer sur un collaborateur

Cliquez sur le bouton Relancer en fin de ligne d’un collaborateur.

Cas 1 : le pilote tps-terminaison est inactif

Cas 2 : le pilote tps-terminaison est actif

: : Valider et terminer

Valider tous les temps d’un ou plusieurs collaborateurs

Prérequis : DMF de 191703 à 191707

: : Valider depuis la fin de ligne d’un collaborateur

Si plusieurs collaborateurs ont été cochés et que vous cliquez sur un type de validation en bout de ligne d'un collaborateur, seuls les temps du collaborateur correspondant sont validés.

Lorsqu'un ou plusieurs collaborateurs ont des temps à valider sur la période affichée et que vous confirmez la validation au cours de l'une des précédentes situations :

: : Annuler

L'option "Annuler la terminaison des temps" est possible depuis le cadenas au bout de la barre de progression du mois (si terminaison au mois) ou de chaque semaine (si terminaison à la semaine).

Prérequis : DMF 191711 pour annuler

Note : Le bouton cadenas n'est plus affiché pour le collaborateur pour la ligne du mois ou de la semaine dont la terminaison a été annulée.

Les temps éventuellement saisis par le collaborateur pour la période dont la terminaison a été annulée apparaissent désormais dans le "reste à saisir" de l'écran de Contrôle des temps.

Les collaborateurs peuvent à nouveau saisir des temps pour le mois ou la semaine ou les semaines dont la terminaison a été annulée.

: : Gérer les temps d’un collaborateur

Faites un clic sur la barre de progression d'un collaborateur pour ouvrir mois ou semaine.

: : Visualiser

Actions Description
Boutons de navigation dans le temps "<", "Aujourd'hui" et ">" - Indication de la Période affichée - Boutons Mois / Semaine.
Barre de progression Barre de progression par semaine ou par mois selon la vue affichée.
Cadenas en fin de barre de progression en vue mois si terminaison au mois + mois terminé par le collab
en vue semaine si terminaison à la semaine + semaine terminée par le collab
Prénom NOM - CODE du collaborateur + navigation entre collabs

Affichage du Prénom NOM - CODE du collaborateur affiché, et navigation d'un collaborateur à l'autre.

Filtre de recherche Filtre dynamiquement les lignes de temps en fonction de la saisie.
Checkbox et tri des colonnes La checkbox en tête de liste permet de sélectionner ou de désélectionner tous les temps affichés. L'en tête des colonnes permettent un tri des données (croissant / décroissant par colonne).
Panneau de droite  
Photo et Prénom et Nom Responsable sous lequel l'utilisateur est connecté (pas de changement possible depuis cette vue).
Filtres Afficher les temps : À valider / Validés / Tous Terminés / Non terminés / Tous
Liste des temps passés du collaborateur Vue sous la forme d'une liste / d'une table, un peu similaire à la page du portail collaborateur "Mon activité".
Boutons de validation / dévalidation en fin de ligne Le bouton de validation en fin de ligne est affiché pour les temps passés dont le code état est "Brut".
"Détails" d'une ligne Affichage de l'ensemble des informations sur la saisie de la ligne de temps.

: : Relancer

La relance du collaborateur porte sur l'ensemble du mois ou sur une seule semaine (selon choix de l'utilisateur).

: : Valider et terminer

Prérequis : DMF de 191703 à 191707.

Cas 1 : vous avez le DMF 191709

Aucun temps passé n'est sélectionné ou la check box de sélection générale est cochée (toutes les lignes sont donc cochées). Vous devrez cocher la ou les types de temps qu'il veut valider.

Cas 2 : vous n'avez pas le DMF 191709

Note

Les lignes déjà validées ne sont pas "cochables" / sélectionnables si vous n'avez pas le DMF 191709.

: : Annuler

La validation des temps

Vous cliquez sur "Annuler la validation" :

La terminaison des temps

Si le pilote TPS_TERMINAISON est actif, l'icône cadenas est affichée au bout de la barre de progression en haut de l'écran

Lorsque vous confirmez l'annulation de la terminaison :

Valider

Contrairement aux demandes de confirmation lors d'un clic sur le bouton "Valider tous" général en haut de l'écran, un clic que l'un des types de validation passe immédiatement la ligne dans le code état choisi, sans avoir à "confirmer" le choix dans une boîte de dialogue.

Refuser

En plus des éventuelles possibilités de changement de code état de validation, le bouton "Valider" en bout de ligne de temps passés permet de "REFUSER" le temps, si vous avez le DMF 191708.

Vous cliquez sur "REFUSE" dans le menu déroulant de la ligne du temps passé et devez ajouter un commentaire. Vous ne pouvez pas confirmer le "refus" tant que vous n'avez pas saisi un commentaire.

Lorsque vous confirmez le refus du temps passé :

"Détails" d'une ligne

Lors du passage de la souris sur l'icône "œil" dans la colonne "Détails" d'une des lignes de temps passés, les infos sur la saisie du temps passé apparaissent.