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Les demandes internes permettent aux collaborateurs de saisir des demandes spécifiques aux besoins de chaque entreprise. Par exemple, une entreprise peut décider de créer une catégorie de demande interne pour que les collaborateurs puissent demander des journées de travail à distance, un déplacement ou encore faire une demande d'achat. Chaque entreprise peut utiliser autant de demandes internes qu'elle le souhaite pour gérer ses processus internes.
Une demande interne doit être approuvée par un manager ou par une personne désignée pour l'approbation. Lorsqu'une demande interne est créée, celle-ci est en état "À demander". Le collaborateur doit ensuite demander l'approbation pour la demande interne afin de transférer cette demande à son manager pour approbation. La demande interne est ainsi en état "À approuver". Les demandes internes approuvées par le manager sont affichées dans l'état "Approuvé".
Une demande interne est constituée :
Note
En fonction des données personnalisées, certaines demandes internes peuvent ne pas être exploitables dans le portail.
Dans l'Application Desktop, la demande interne est constituée de plusieurs onglets : un onglet principal qui contient les champs communs à toutes les demandes internes et un nombre indéterminé d'onglets contenant les données personnalisées (entièrement paramétrable en fonction des besoins de l'utilisateur). Il est possible d'afficher quelques données personnalisées dans l'onglet principal.
Dans le portail, le nombre de données personnalisées qui peuvent être affichées est limité. Si certaines données personnalisées nécessaires ne sont pas accessibles depuis le formulaire de demande interne du portail, la demande interne ne sera pas exploitable.
Les catégories de demandes internes sont créées et paramétrées depuis l'Application Desktop, mais ces demandes peuvent être exploitées depuis le portail, dans des menus spécifiques de la partie Collaborateur.
Les demandes internes peuvent être saisies :
1 | Depuis le menu correspondant à la catégorie de demande interne souhaitée, cliquez sur Nouveau. |
Un écran de saisie de la demande interne s'ouvre. Cet écran affiche les champs communs à toutes les demandes internes ainsi que les données personnalisées propres à la demande interne.
2 | Dans l'écran de saisie, renseignez les champs communs à toutes les demandes internes : |
3 | Renseignez les données personnalisées propres à la catégorie de demande interne. |
4 | Cliquez sur Sauvegarder. |
La demande interne est créée mais n'est pas encore transférée au manager pour approbation. La demande interne est classée dans la catégorie À demander dans le menu correspondant.
Une demande interne existante peut être dupliquée pour créer rapidement une nouvelle demande de la même catégorie.
Il existe deux manières pour dupliquer une demande interne depuis le menu correspondant :
Depuis le menu correspondant à la catégorie de demande interne souhaitée, cliquez sur l'icône Détail pour la ligne souhaitée afin d'ouvrir l'écran de la demande interne. Cet écran permet de gérer la demande interne.
Cliquez sur l'icône Annuler dans l'en-tête pour annuler la demande interne. Cette fonction est seulement disponible pour les demandes à approuver et approuvées.
Cliquez sur l'icône Mail dans l'en-tête pour envoyer la demande interne par email au manager.
Cliquez sur l'icône Imprimer dans l'en-tête pour éditer la demande interne. Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés pour les demandes internes.
Cliquez sur l'icône Supprimer dans l'en-tête pour supprimer la demande interne.
Depuis l'écran de la demande interne, modifiez les informations souhaitées puis cliquez sur Sauvegarder au bas de l'écran.
Un collaborateur peut ajouter une ou plusieurs dépenses prévues dans une demande interne. S'il s'agit d'un ordre de mission par exemple, le collaborateur peut renseigner les dépenses prévues pour son déplacement (hôtel, transport, repas, etc.).
Les dépenses prévues sont gérées dans la section Dépenses prévues de l'écran d'une demande interne.
1 | Depuis la section Dépenses prévues, cliquez sur Ajouter. |
Une fenêtre pop-up de saisie s'ouvre. Les informations relatives au client et à l'affaire sont déjà renseignées avec les valeurs de la demande interne.
2 | Dans la fenêtre de saisie, renseignez les informations suivantes : |
3 | Cliquez sur Valider. |
La ligne de dépense est ajoutée à la demande interne dans la section Dépenses prévues.
Des modèles de dépenses prévues peuvent être paramétrés afin de simplifier la saisie des dépenses pour les collaborateurs. Un modèle contient une ou plusieurs lignes de dépense déjà renseignées. Ces lignes sont ainsi ajoutées automatiquement à la demande interne et le collaborateur peut seulement modifier les informations nécessaires au lieu de devoir ajouter chaque dépense manuellement.
1 | Depuis la section Dépenses prévues, cliquez sur Ajouter depuis modèle. |
Une fenêtre pop-up s'ouvre pour afficher la liste des modèles de dépenses prévues paramétrés.
2 | Sélectionnez le modèle souhaité puis cliquez sur Ajouter les lignes. |
Les lignes paramétrées dans le modèle sélectionné sont ajoutées automatiquement à la demande interne dans la section Dépenses prévues.
Depuis la section Dépenses prévues :
3 | Lorsqu'une demande interne est créée, cette demande n'est pas automatiquement transférée au manager pour approbation, ce qui permet au collaborateur de modifier et compléter sa demande. Cependant, il faut absolument demander l'approbation du manager pour lui transmettre la demande interne afin qu'il l'approuve. |
1 | Depuis le menu correspondant à la catégorie de demande interne souhaitée, ouvrez la catégorie À demander. |
2 | Cliquez sur l'icône Modifier pour la ligne de demande souhaitée pour ouvrir l'écran de la demande interne. |
3 | Cliquez sur Demander l'approbation. |
La demande interne est transférée au manager pour approbation. La demande interne est classée dans la catégorie À approuver dans le menu correspondant.
Dans les menus correspondant aux demandes internes, la liste des demandes internes est affichée dans différentes catégories. Cette liste permet aux collaborateurs de visualiser rapidement leurs demandes internes afin de connaître leur état. Dépliez chaque catégorie pour afficher la liste des demandes internes correspondantes.