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Vous pouvez créer des événements sur différents types d'objets :
Il existe trois types d’événements : tâches, rendez-vous et notes. Les tâches et rendez-vous sont visibles dans le planning des collaborateurs, mais en consultation uniquement. Leur modification ne peut se faire que directement depuis leur fiche en faisant un double clic sur la zone du planning.
Si vous créez un événement depuis un module Akuiteo comme Achat, Tiers ou Affaire, les informations principales du module d'origine seront reprises.
Sur les fiches des tiers et des pièces de gestion liées, le lien vers l’événement est visible depuis la page "événement lié".
Pour créer un nouvel événement, ouvrez le menu Outils et sélectionnez l'événement de votre choix : Nouvelle tâche / Nouveau rendez-vous / Nouvelle note.
1 | Sous l'onglet Détail, saisissez la catégorie et le libellé/objet de l'événement. |
2 | Précisez le Propriétaire. Par défaut, le collaborateur associé à l'utilisateur connecté est automatiquement affiché. Vous pouvez sélectionner un propriétaire différent si vous voulez, par exemple, qu'un rappel sur un rendez-vous ou événement soit affiché dans son TBI. |
3 | Indiquez si l'événement est lié au support en cochant la case correspondante. |
4 | Renseignez les dates et heures de l’événement : |
5 | Indiquez le niveau d'importance de l’événement depuis le champ déroulant Priorité. Concernant une tâche, vous pouvez aussi sélectionner son état et son pourcentage d'avancement. |
6 | [Rendez-vous et tâche uniquement] Cochez la case Rappel et indiquez la date et l'horaire qui nécessitent un rappel (rappel de démonstration, rappel d'un prospect). La date de rappel sera exploitée par le tableau de bord Événements. |
7 | Rajoutez un commentaire dans le champ Notes. |
8 | Liez un tiers (collaborateur, client/prospect, fournisseur ou un autre tiers) à l’événement en cliquant sur ![]() |
9 | Liez une pièce de gestion de type en cliquant sur ![]() |
En fonction du niveau de confidentialité de l'événement, vous pouvez indiquer un niveau d'habilitation pour consulter les informations à ce sujet.
1 | Cliquez sur l'onglet Autorisation et précisez le niveau d’habilitation de l'utilisateur pour consulter l'événement : |
2 | Sélectionnez les collaborateurs concernés pour les ajouter à la liste. |
Cette fonction permet de créer une nouvelle fiche événement basée sur le contenu de l’événement précédent. Il est par exemple possible de créer un rendez-vous à partir d'une note ou d'une tâche
Cette fonction permet de modifier soit le contenu de l’événement, soit le type d’événement (rendez-vous / tâche / note) sans obligatoirement en changer le contenu.
1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Paramètres spécifiques > Règles de gestion. |
2 | Activez le pilote V9_CONFID puis sauvegardez. |
3 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Sécurité > Gestion des DMF. |
4 | Activez les DMF suivants : |
À la prochaine création d'un événement, celui-ci sera automatiquement considéré comme confidentiel. Vous pourrez également consulter les événements confidentiels.
Vous pouvez préciser les catégories par défaut à faire apparaître dans une note créée depuis un rendez-vous de planning ou d'un e-mail.
Pour cela :
1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Transverse > Catégories d'événements. |
2 | Ouvrez une catégorie ou créez-en une. |
3 | Sous la section Informations principales, cochez les cases Défaut depuis l'agenda et/ou Défaut depuis les mails. |
4 | Validez. |
5 | Ouvrez un agenda et ajouter un événement. |
6 | Faites un clic droit et sélectionnez Créer une note. |
La catégorie est indiquée par défaut.
2 préférences Utilisateur sont également disponibles depuis Édition > Préférences > Générales :
À la création d'un événement, Akuiteo ira voir si l'utilisateur a positionné une préférence. Autrement, il ira chercher la catégorie paramétrée par défaut.