Afficher la Table des Matières
Une affaire peut être structurée en lot, sous-lot et tâches.
Astuce
Pour une cohérence optimale de votre projet et de vos analyses, il est important de choisir un seul type de structure et de l'appliquer pour toutes vos affaires.
Exemple
Pré-requis : Le Code étatCycle de vie d'une affaire. Permet d'identifier l'état dans lequel se trouve l'affaire (avant-vente, en cours de signature, en production, en recette, terminé...). Ces états sont définis dans la table des codes états. Il est possible de paramétrer des règles de gestion différentes pour chaque état. d'une affaire doit avoir été paramétré auparavant depuis Paramétrage général > Affaire > Code état affaires. Vous pouvez en paramétrer plusieurs.
1 | Allez dans Gestion > Affaires > ![]() |
2 | Dans la section Affaire, glissez-déposez si besoin une image sur la zone Logo puis indiquez : |
3 | Dans la section Client, indiquez les informations liées au client de l'affaire. Par défaut, une affaire ne peut être rattachée qu'à un seul client. |
4 | Cochez la case Multi-client pour pouvoir ajouter plusieurs clients par la suite. Le client indiqué dans le champ Client est le client principal de l'affaire. |
5 | Il est toutefois possible de modifier le client d'une affaire si aucune facture n'a été validée via le menu Édition > Administration de l'affaire > Modifier le client de l'affaire. |
6 | Dans la section Responsables, indiquez les collaborateurs responsables (Commercial, Financier et Production de l'affaire) ainsi que le collaborateur responsable ou le chargé d'affaire. L'icône Resp. Contrôle situé sur la droite permet de voir les collaborateurs travaillant sur l'affaire ayant un droit de contrôle sur l'affaire. |
7 | Dans la section Client Final, indiquez le code du client pour lequel l'affaire va être réalisée. Le client et le client final sont par défaut les mêmes. Notez que c'est le client de l'affaire qui est affiché par défaut, et non le client final. |
8 | Dans la section Calendrier, indiquez : |
À la création de l'affaire, il faut renseigner la date d'entrée en production prévisionnelle pour voir l'affaire s'afficher dans le planning graphique. Quant à la date d'entrée en production, sa saisie indique que l'affaire est en cours.
Note
Une fois l'affaire en production, il faut renseigner la date pour voir l'affaire dans le planning graphique et pouvoir mettre à jour la date prévisionnelle lors d'une révision d'affaire. Aucune information ne doit être saisie sur l'affaire après avoir renseigné la date réelle si le contrôle est activé dans le paramétrage.
9 | Dans la section Classification, indiquez : |
1 | Cliquez sur l'onglet Informations secondaires. |
2 | Renseignez les données de gestion : |
3 | Renseignez les conditions contractuelles de règlement : |
4 | Saisissez une description de l'affaire si vous le souhaitez. |
5 | Saisissez le code de l'action à ajouter dans la liste dans la section Actions autorisées sur l'affaire. Seules les actions figurant dans ce tableau seront autorisées avec cette affaire. |
Cliquez sur l'onglet Clients.
Cet onglet présente tous les clients liés à l'affaire sous forme de tableau, y compris le client principal. Afin de pouvoir ajouter des clients dans cette liste, vous devez avoir coché la case Multi-Clients sous l'onglet Informations Principales.
Cochez les cases à prévoir lorsque l’affaire passera en pièce de gestion en fonction du type de facturation et selon les notes de frais et d’achats que cela implique.
Cet onglet permet le rattachement d'un ou plusieurs services de la société à cette affaire (si des services ont été créés dans le Paramétrage).
1 | Cliquez sur l'onglet Services. |
2 | Lancez une recherche de service dans le champ jaune puis sélectionnez le service. |
3 | Pour supprimer un service, cliquez sur l’icône de suppression ou faites un clic droit et sélectionnez Supprimer le service. |
Après avoir enregistré, plusieurs onglets s'affichent pour vous permettre d'affiner votre création. Vous pouvez :
1 | Cliquez sur l’onglet Lots et taches. |
2 | Effectuez les opérations suivantes et sauvegardez : |
1 | Cliquez sur l'icône ![]() |
2 | Cliquez sur le sous-onglet Détail du lot et saisissez les informations suivantes : |
3 | Cliquez sur l’onglet Données personnalisées et saisissez les informations personnalisées d'un lot, que vous pouvez paramétrer via Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Affaire > Données personnalisées des lots. |
4 | Cliquez sur l’onglet Documents liés puis sur ![]() |
5 | Cliquez sur l’onglet Événements liés puis sur ![]() |
1 | Cliquez sur l'icône ![]() |
2 | Cliquez sur le sous-onglet Détail du sous-lot et saisissez les informations suivantes : |
3 | Cliquez sur l’onglet Données personnalisées et saisissez les informations personnalisées d'un sous-lot, que vous pouvez paramétrer via Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Affaire > Données personnalisées des sous-lots. |
4 | Cliquez sur l’onglet Documents liés et cliquez sur ![]() |
5 | Cliquez sur l’onglet Événements liés et cliquez sur ![]() |
1 |
Cliquez sur l'icône ![]() |
2 | Cliquez sur le sous-onglet Détail d’une tâche et saisissez les informations suivantes : |
3 | Cliquez sur l’onglet Collaborateurs et sélectionnez l’employé qui peut saisir la tâche. |
4 | Cliquez sur l’onglet Éléments variables et cliquez sur ![]() |
5 | Renseignez les informations concernant les personnes associées à la tâche. |
L'onglet Position comptable est un onglet contextuel. Il s'ouvre depuis une affaire en cliquant dans la barre de menu sur Édition > Tableau de bord > Position comptable.
Trois tableaux liés à l'affaire sont visibles grâce à cette fonction :
Par défaut, cet onglet n'est pas affiché.
1 | Cliquez sur l’onglet Contacts. |
2 | Cliquez sur le bouton pour ajouter différents contacts à l’affaire : |
3 | Pour supprimer les contacts, cliquez sur le bouton Supprimer ou faites un clic droit sur le contact puis sélectionnez Supprimer l’association. |
4 | Pour contacter rapidement par mail un contact, faites un clic droit dessus et sélectionnez Envoyer un mail aux contacts sélectionnés. |
5 | Pour définir un contact comme principal ou donneur d’ordre, faites un clic droit dessus et sélectionnez l’option correspondante. |
Un collaborateur contrôleur d'affaire possède certaines responsabilités, paramétrés dans des modèles de contrôles. Les alertes s'affichent ainsi sur son Tableau de Bord Interactif et il est le seul autorisé à saisir des temps sur l'affaire (planning/temps passés). Pour plus d'informations, consultez le Guide de gestion des Favoris
1 | Cliquez sur l’onglet Resp. contrôles. |
2 | Cliquez sur l'icône pour ajouter un collaborateur. Lorsque vous le sélectionnez, ses tâches de contrôles sont affichées. |
3 | Pour supprimer le collaborateur contrôleur, cliquez sur le bouton Supprimer. |
Les ressources associées à l'affaire sont les seuls collaborateurs habilités à saisir des temps, du planning et des notes de frais liés à l'affaire. Votre affaire est ainsi cloisonnée et sécurisée.
1 | Cliquez sur l'onglet Ressources associées. |
2 | Lancez une recherche de ressource dans le champ jaune puis sélectionnez-la. Elle est automatiquement ajoutée dans le tableau. |
3 | Pour supprimer une ressource, cliquez sur la ressource puis sur l'icône de suppression. |
La fonction Dupliquer l'Affaire courante consiste à créer une nouvelle Fiche affaire basée sur le contenu de l'affaire précédente.
Cliquez sur Édition > Dupliquer l'affaire courante.