Afficher la Table des Matières
Cet écran est disponible depuis la barre de menu Tiers > Collaborateurs > .
1 | Sous l'onglet Collaborateur, ajoutez la photo du collaborateur en déposant directement l'image dans la zone correspondante. |
2 | Renseignez les informations basiques sur l'identité du collaborateur et ses coordonnées professionnelles. |
3 | Renseignez les informations importantes comme : |
4 | Si vous avez paramétré des critères personnalisés dans la section Paramétrage via Outils > Paramétrage, saisissez-les. |
5 | Renseignez les informations de facturation : |
6 | Renseignez les paramètres de signature : |
7 | Renseignez les paramètres de notes de frais comme le code fournisseur associé pour la saisie des notes de frais. Un profil de note de frais est disponible en activant le paramètre depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Note.de Frais > Profils NDF (soumis au DMF 041509 ACHATS / NOTES DE FRAIS /PARAMETRER). |
8 | Sous l'onglet Données personnelles, renseignez les coordonnées du collaborateur (adresse, téléphone, e-mail, réseaux sociaux professionnels). |
9 | Sous l'onglet Coordonnées bancaires, Renseignez les coordonnées bancaires telles que Établissement / Guichet / Numéro de compte / Clé RIB : informations venant d'un Relevé d'Identité Bancaire. |
10 | Sous l'onglet Semaine type, renseignez sa semaine type et ses horaires hebdomadaires. |
Cette information est utilisée dans le contrôle des temps et dans le tableau personnel interactif. La saisie des temps est considérée comme obligatoire si cette rubrique est renseignée. Akuiteo vérifie alors que l'horaire hebdomadaire est respecté.
Cliquez sur l'onglet Informations complémentaires.
Si vous avez paramétré des informations complémentaires dans la section Paramétrage via Outils > Paramétrage, saisissez-les.
1 | Cliquez sur l'onglet Paramètres. |
2 | Paramétrez des alertes sur les demandes : |
3 | Sélectionnez le type de planification. |
4 | Indiquez les parcs auxquels le collaborateur a accès. |
1 | Cliquez sur l'onglet Historique des situations. |
2 | Cliquez sur ![]() |
3 | Cochez la case Absent seulement si vous avez renseigné une date de fin pour signifier le départ du collaborateur. Cette option est utilisée dans le cas d’un congé sabbatique ou lors du changement de société ou filiale au sein d’un même groupe. Elle permet d’interdire la saisie de temps passés sur des périodes d’absence. |
4 | Ajoutez l'historique en validant via le bouton ![]() |
1 | Cliquez sur l'onglet Semaine type. |
2 | Cliquez sur ![]() |
3 | Ajoutez l'historique en validant via le bouton ![]() |
Vous pouvez préciser les compétences professionnelles de chacun de vos collaborateurs et ainsi utiliser ces informations dans vos plannings ou pour rechercher le collaborateur le mieux adapté pour un projet.
Pour cela, plusieurs étapes :
1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Ressources > Type de compétence. |
2 | Cliquez sur + et saisissez un code, libellé et numéro d’ordre puis sauvegardez. |
1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Ressources > Compétence. |
2 | Cliquez sur + et indiquez : le type de la compétence paramétré auparavant. |
3 | Sauvegardez. |
1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Ressources > Niveaux de compétence. |
2 | Cliquez sur + et indiquez : |
Vous souhaitez mettre un consultant parlant anglais sur un projet.
1 | Pour cela, allez dans Tiers > Collaborateurs > onglet Compétences. |
2 | Sélectionnez la compétence principale du collaborateur (ex : consultant) et sa compétence supplémentaire (ex : anglais). |
3 | Indiquez si besoin le niveau requis. |
4 | Lancez la recherche pour obtenir la liste des collaborateurs adaptés. |
Note
Seule la compétence principale apparaîtra dans les plannings graphiques et permettra de voir les différents regroupements de collaborateurs.
Les compétences secondaires n’apparaissent pas directement dans les plannings, elles servent uniquement à filtrer les recherches sur les collaborateurs.
Ce tableau de bord vous permet de voir en un coup d’oeil les différentes compétences et les niveaux de chacun de vos collaborateurs.
Vous pouvez également modifier les compétences au besoin.
D'autres actions sont ensuite possibles. Vous pouvez :
Pour créer un code utilisateur, allez dans le menu Édition > Créer le code utilisateur correspondant.
Pour modifier le code du collaborateur (ex : si celui-ci doit correspondre à un éventuel changement de nom de famille afin d'être compatible avec d’autres logiciels), allez dans le menu Édition > Changer le code du collaborateur.
Localisation : Menu Édition / Créer le fournisseur collaborateur courant
Cette fonction permet de créer une fiche fournisseur associée à la fiche du collaborateur.
Cette association est utilisée pour la saisie des notes de frais.
Localisation : Menu Édition / Associer le fournisseur collaborateur correspondant
Cette fonction consiste à associer au collaborateur, un fournisseur collaborateur déjà existant. Cette association est indispensable pour la création d'une note de frais. Lors de la création d'une note de frais, le collaborateur doit choisir le fournisseur associé à ses dépenses.
Vous pouvez modifier de nombreux éléments liés à l’historique de situation de plusieurs collaborateurs en même temps.
1 | Activez les DMFs 160815 SERVICES/COLLABORATEUR/MODIFIER EN LOT et 0615** AFFAIRE/VALORISATION COUT/* (si vous souhaitez modifier les coûts). |
2 | Lancez une recherche de collaborateurs. |
3 | Dans le résultat de recherche, sélectionnez les collaborateurs à modifier en lot. |
4 | Cliquez sur ![]() |
5 | Dans la fenêtre Modifier en lot, cochez et détaillez les informations que vous souhaitez modifier en une seule fois. |
6 | Modifiez la date à laquelle les modifications prendront effet puis validez. |
Vous retrouvez les nouvelles informations sous l'onglet Historique des situations des fiches collaborateur.
1 | Depuis la fiche collaborateur, allez dans Édition > Paramétrages complémentaires > Suivi des droits acquis pour les absences. |
2 | Cliquez sur ![]() |
3 | Indiquez la période à laquelle il a droit à ses congés et le nombre de congés acquis. |
4 | Ajoutez un commentaire si besoin et validez en cliquant sur ![]() |
Si un responsable commercial travaille au quotidien avec un assistant attitré, vous pouvez indiquer cette relation spécifique dans Akuiteo. Ainsi, l’assistant sera indiqué comme contact à privilégier si le commercial n’est pas disponible par exemple.
Pour cela, 2 étapes :
Un profil de Notes de frais a été mis en place dans Akuiteo afin de pouvoir saisir par catégorie de collaborateurs des natures de dépenses et des plafonds spécifiques.
Le principe consiste à définir des profils de notes de frais (ex : Profil Standard, Profil Assistant, Profil Associé ) par catégorie de collaborateurs et les affecter aux fiches Collaborateurs.
Cette fonction est disponible dans Akuiteo Client, sur le Portail Collaborateur / Manager / CRM et dans la toute nouvelle application mobile Notes de frais.
Pour utiliser cette nouvelle fonction, 3 étapes sont nécessaires :
1 | Paramétrez le profil depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Note de Frais > Profils NDF (soumis au DMF 041509) |
2 | Depuis la fiche Collaborateur, ajoutez le profil dans le champ Profil NDF sous la section Paramètres notes de frais. |
3 | Saisissez une dépense. |
En fonction du collaborateur qui saisit une dépense, la liste des dépenses sera filtrée en fonction de son profil de notes de frais.
Si un collaborateur n'a pas de profil de notes de frais, toutes les valeurs de natures de dépenses sont disponibles.
Vous pourrez rechercher un collaborateur selon le critère Profil de notes de frais.
Pour transférer un collaborateur d'une société A à une société B :
1 | Ouvrez la fiche Collaborateur depuis la société A. |
2 | Allez dans Edition > Transférer le collaborateur dans une autre société. |
3 | Indiquez la date départ du collaborateur de la société A et précisez la nouvelle société B. |
4 | Validez. |
Le collaborateur est en cours de transfert.
Cette information sera ensuite disponible sur la fiche du Collaborateur dans la société B sous l'onglet Historique des changements de société, à J+1 (J étant la date renseignée). Ainsi, le collaborateur aura le temps nécessaire pour saisir ses derniers temps, notes de frais etc ... sur la société A.