Paramétrer la fonction Catch Mail

Plusieurs étapes de paramétrage sont nécessaires et obligatoires.

: : Créer un compte mail dédié sur votre système de messagerie

Veuillez vous référer à la documentation de votre service de messagerie.

: : Créer une catégorie MAIL dans Akuiteo

Si une catégorie n'est pas saisie dans le titre du mail, un événement de type MAIL sera automatiquement créé.

Il faut donc s'assurer qu'une catégorie d’événement MAIL a été paramétrée dans Akuiteo depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Transverse > Catégories d’événements.

: : Créer un utilisateur collaborateur dédié dans Akuiteo

Depuis Tiers > Gestion des utilisateurs, créez un utilisateur collaborateur dédié au Catch Mail avec les droits suivants :

Veuillez vous référer au Guide de l'outil Tiers - CRM pour en savoir plus.

: : Configurer l’envoi de mail depuis la console d’administration

1 Depuis l'Application Desktop, allez dans Outils > Utilitaires > > Saisissez vos identifiants de connexion.
2 Depuis la console d’administration, allez dans Configuration > Catch Mail pour renseigner les informations de configuration (Voir le tableau Configuration CatchMail).
3 Sauvegardez puis relancez le serveur Tomcat.
Configuration CatchMail
Paramètres Fonctions
Configuration Catch Mail
Case Utiliser le Catch Mail À cocher pour activer la fonction
Utilisateur Akuiteo

Saisir le nom de l’utilisateur Catch Mail paramétré dans l'Application Desktop.

Ex : CATCH

Mot de passe Saisir le mot de passe de cet utilisateur.
Délai de démarrage (par défaut 20s)

Saisir un délai à prendre en compte entre le démarrage du serveur et celui du service Catch mail. En seconde.

Ex : 20

Intervalle d'analyse des mails (par défaut 60s)

Saisir l’intervalle d’attente entre chaque vérification d’un nouvel email. En seconde.

Ex : 60

Configuration de la messagerie
Nom de la configuration

Donner un nom à votre configuration (Optionnel).

Ex : ConfigCatchMail

Mail du compte

Saisir le nom du compte pour utiliser le catch mail.

Ex : CatchMail Akuiteo

Type de compte de messagerie

Sélectionner votre type de messagerie.

Ex : EXCHANGE ou POP3

Adresse du serveur Mail

Si Exchange : Indiquer l’adresse du Web Service Exchange.

Ex : https://serveraddress/EWS/exchange.asmx

Si POP3 : Indiquer l’adresse du serveur POP3.

Ex : mail.serveraddress.net

Port du serveur Mail

Si Exchange : Indiquez le port du serveur de mail.

Ex : 443 (si sécurisé)

Si POP3 : Indiquez le port sur serveur POP3.

Ex : 110 pour POP, 995 pour POP SSL

Case Est sécurisé À cocher si le serveur de messagerie utilise le port sécurisé.
Utilisateur

Indiquer l’adresse mail du compte Catch mail.

Ex : catchmail@akuiteo.com

Mot de passe Saisir le mot de passe de ce compte.
Répertoire de messagerie Indiquer le répertoire dans lequel sont sauvegardés les e-mails dans votre messagerie.
Vérifier la connexion Cliquer sur le lien pour vérifier la bonne configuration.

: : Paramétrer le parseur CatchMail

Le parseur Catchmail permet d'analyser les chaînes de caractères contenues dans l'objet du mail selon un ordre pré-défini afin d'établir les correspondances entre l'objet du mail et les éléments Akuiteo.

Il est donc important de le paramétrer correctement pour faire fonctionner le Catch Mail de manière optimale.

Note

Il faut au minimum une ligne pour que le parseur fonctionne.

1 Depuis Akuiteo Client Riche, allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Paramètres spécifiques > Paramétrage Catchmail.
2 Cliquez sur pour ajouter un nouveau paramètre.
3 Renseignez les informations de paramétrage suivantes :
Paramétrage CatchMail
Colonne Description
Numéro d'ordre Ordre suivant lequel le parseur analyse la chaîne de caractère après # ou @.
Type pièce Tiers ou pièces de gestion recherchés.
Associer tiers lié Action à réaliser par le Catch Mail : si une pièce de gestion ou un tiers est retrouvé, le lien avec le tiers est ajouté.
Associer affaire liée Action à réaliser par le Catch Mail : si une pièce de gestion ou un tiers est retrouvé, le lien vers l’affaire est ajouté.
Recherche avec libellé Par défaut, la recherche se fait sur le code (ou n° de pièce). Si cette case est cochée, la recherche se fait sur le code puis sur le libellé si le code n’est pas trouvé (nom d'appel ou intitulé de la pièce).

Exemple

Supposons que vous voulez :

OU

Vous devez alors paramétrer l'écran comme suit :

Exemple de paramétrage du Catch Mail

Résultats :