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Un collaborateur acquiert différents types de jours d'absence lorsqu'il travaille pour une entreprise : congés payés, RTT, jours de récupération, etc. Le nombre de jours dépend du contrat de travail du collaborateur ainsi que des politiques mises en place au sein de l'entreprise. Ces compteurs d'absence sont disponibles dans le portail afin qu'un collaborateur puisse rapidement et facilement faire une demande d'absence auprès de son manager ou de toute personne habilitée à valider ces demandes.
Il existe autant de compteurs d'absence qu'il n'y a de natures d'absence. Chaque compteur affiche une synthèse des droits acquis afin de savoir exactement le nombre de jours à poser avant de faire une demande d'absence. Le collaborateur peut également transférer les jours acquis pour une certaine nature d'absence vers une autre nature d'absence.
Lorsqu'un collaborateur fait une demande d'absence, celle-ci est transférée à la personne habilitée afin que la demande soit validée. Le collaborateur peut consulter à tout moment le récapitulatif de ses demandes, pour savoir si sa demande est toujours en attente ou si elle a été acceptée ou refusée.
Les absences sont gérées depuis le menu Demandes d'absence dans la partie Collaborateur.
Les compteurs d'absence affichent clairement au collaborateur ses droits acquis. Il y a autant de compteurs que de natures d'absence : un compteur pour les congés payés, un autre pour les RTT, etc. Il y a également autant de compteur que de périodes définies.
Exemple
Nous sommes le 26 décembre. Depuis mes demandes d'absence, je vois mon compteur de RTT pour la période du 01/01 au 31/12 de cette année. En fonction des paramétrages de mon entreprise, je peux également voir un deuxième compteur de RTT pour l'année suivante.
Chaque compteur affiche les informations suivantes :
1 | Depuis le menu Demandes d'absence, cherchez le compteur souhaité en fonction de la nature d'absence puis cliquez sur Demander. |
Une fenêtre pop-up de saisie de la demande d'absence s'ouvre.
2 | Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs suivants : |
3 | Cliquez sur Valider. |
La demande d'absence est créée. Les jours pris sont décomptés du compteur d'absence. La demande est visible dans le tableau récapitulatif des demandes, depuis l'onglet En attente.
Une demande d'absence peut être modifiée par le collaborateur tant que cette demande n'a pas encore été validée ou refusée par le manager. Si vous devez modifier une demande déjà validée ou refusée, demandez à votre manager de dévalider la demande.
Pour modifier une demande d'absence depuis le menu Demandes d'absence, cliquez sur l'onglet En attente dans le tableau récapitulatif des demandes, puis cliquez sur l'icône Modifier dans la colonne Actions pour la ligne concernée.
Une demande d'absence peut être annulée par le collaborateur tant que cette demande n'a pas encore été validée ou refusée par le manager. Si vous devez annuler une demande déjà validée ou refusée, demandez à votre manager de dévalider la demande. Une demande annulée peut être réactivée à tout moment.
Pour annuler une demande d'absence depuis le menu Demandes d'absence, cliquez sur l'onglet En attente dans le tableau récapitulatif des demandes, puis cliquez sur l'icône Annuler dans la colonne Actions pour la ligne concernée. La demande annulée se retrouve dans l'onglet Annulées.
Une demande d'absence peut être supprimée par le collaborateur tant que cette demande n'a pas encore été validée ou refusée par le manager. Si vous devez supprimer une demande déjà validée ou refusée, demandez à votre manager de dévalider la demande. Une demande supprimé ne peut pas être récupérée.
Pour supprimer une demande d'absence depuis le menu Demandes d'absence, cliquez sur l'onglet En attente dans le tableau récapitulatif des demandes, puis cliquez sur l'icône Supprimer dans la colonne Actions pour la ligne concernée.
Un collaborateur peut transférer les jours d'un compteur d'absence à un autre compteur d'absence, par exemple pour transférer des jours de congés non pris dans un compte épargne temps.
1 | Depuis le menu Demandes d'absence, cherchez le compteur souhaité en fonction de la nature d'absence puis cliquez sur Transférer. |
Une fenêtre pop-up s'ouvre.
2 | Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs suivants : |
3 | Cliquez sur Valider. |
La demande de transfert est créée. Les jours transférés sont décomptés du compteur d'origine. La demande est visible dans le tableau récapitulatif des demandes, depuis l'onglet Transfert.
Une demande de transfert peut être annulée par le collaborateur tant que cette demande n'a pas encore été validée ou refusée par le manager. Si vous devez annuler une demande déjà validée ou refusée, demandez à votre manager de dévalider la demande.
Pour annuler une demande de transfert depuis le menu Demandes d'absence, cliquez sur l'onglet Transfert dans le tableau récapitulatif des demandes, puis cliquez sur l'icône Annuler dans la colonne Actions pour la ligne concernée.
Dans le menu Demandes d'absence, un tableau récapitulatif permet d'afficher l'historique complet des demandes d'absence. Ce tableau permet aux collaborateurs de visualiser rapidement leurs demandes d'absence ainsi que de modifier ou annuler certaines demandes en fonction de leur état.
Par défaut, seules les demandes relatives à la période en cours sont affichées. Pour afficher toutes les demandes, cochez la case Voir les demandes passées au-dessus de la liste des demandes.