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La saisie des temps passés permet à un collaborateur de renseigner son activité quotidienne et de répartir son temps en fonction de ses différentes tâches et des différents projets. Lorsqu'un collaborateur saisit ses temps, il indique qu'il a passé un certain nombre de temps sur une tâche spécifique.
Les temps passés peuvent donc être utilisés pour contrôler les temps réellement effectués par un collaborateur, pour analyser la charge de travail en fonction des critères souhaités (par client, par projet, etc.) ou encore pour suivre les temps effectués sur chaque tâche.
Pour rendre la saisie des temps passés plus rapide, il est possible d'utiliser les saisies rapides. Une saisie rapide est un modèle créé à partir d'un bloc de temps passés et qui reprend les critères à l'identique. Les collaborateurs ont seulement à modifier les valeurs qui diffèrent pour créer leur nouveau bloc de temps passés, au lieu de devoir tout saisir à chaque fois.
Les collaborateurs peuvent modifier leurs temps passés à tout moment, tant qu'ils ne les ont pas terminés. La terminaison des temps applique un verrou aux temps passés pour qu'ils ne soient plus modifiables par le collaborateur et permet de transférer ces temps au manager afin qu'il les valide.
Les temps passés peuvent être gérés depuis deux menus dans la partie Collaborateur :
Les temps passés sont gérés de la même façon que le planning. Cependant, les temps passés représentent des blocs de temps de travail réellement effectués par le collaborateur alors que le planning est une prévision des journées de travail d'un collaborateur. Le planning peut donc changer en fonction des besoins et le collaborateur devra mettre à jour ses temps passés avec ce qui s'est réellement produit.
Les temps passés peuvent être saisis :
1 | Depuis les menus Agenda ou Mon activité, positionnez-vous sur le jour souhaité : |
2 | Cliquez sur l'icône Plus dans l'agenda pour le jour souhaité ou sur Créer depuis la section Actions du menu situé à la droite de l'écran. |
Une fenêtre pop-up de saisie des temps passés s'ouvre.
3 | Dans la fenêtre de saisie, assurez-vous que l'onglet Temps est sélectionné, puis renseignez les champs suivants pour le travail effectué : |
4 | Cliquez sur Valider. |
Un bloc de couleur bleue est créé dans l'agenda pour la date renseignée. Ce bloc correspond aux temps passés renseignés. Ce bloc est également disponible sous forme de ligne dans le menu Mon activité.
Note
Cette procédure explique comment saisir des temps passés en utilisant les saisies rapides. Pour créer des saisies rapides, voir Gérer les saisies rapides.
1 | Depuis les menus Agenda ou Mon activité, positionnez-vous sur le jour souhaité : |
2 | Depuis le menu situé à la droite de l'écran, affichez la section Saisies rapides. |
3 | Sélectionnez puis faites glisser la saisie rapide souhaitée et déposez-la sur le jour souhaité. |
Un bloc de couleur bleue est créé dans l'agenda pour le jour souhaité. Ce bloc correspond aux temps passés renseignés avec la saisie rapide. Si besoin, modifiez ce bloc de temps pour ajuster certaines des valeurs pré-remplies. Ce bloc est également disponible sous forme de ligne dans le menu Mon activité.
Un bloc de temps passés existant peut être dupliqué pour créer rapidement un nouveau bloc.
Il existe deux manières pour dupliquer un bloc de temps passés depuis le menu Agenda :
Depuis le menu Mon activité, cliquez sur l'icône Autres dans la colonne Actions pour la ligne de temps à dupliquer, puis cliquez sur l'icône Dupliquer. Modifiez les informations souhaitées dans la fenêtre de saisie puis cliquez sur Valider pour créer la nouvelle ligne de temps.
Une semaine complète peut également être dupliquée. Cette duplication ne prend pas en compte les absences. De plus, si les semaines concernées par la duplication contiennent des blocs de temps pour certains jours, la semaine de référence ne sera pas dupliquée pour les jours en question.
1 | Depuis les menus Agenda ou Mon activité, positionnez-vous sur la semaine à dupliquer (vue Semaine). |
2 | Depuis la section Actions du menu situé à la droite de l'écran, cliquez sur Dupliquer semaine (temps). |
3 | Renseignez le nombre de semaines concernées par la duplication. Par exemple, si vous renseignez 3 semaines, la semaine de référence sera dupliquée sur les trois semaines suivantes. |
4 | Cliquez sur Valider. |
Les temps passés de la semaine de référence sont dupliqués sur le nombre renseigné de semaines suivantes.
Pour modifier un bloc de temps passés, cliquez sur le bloc pour ouvrir la fenêtre pop-up Temps passés puis cliquez sur l'icône Modifier.
Si vous souhaitez déplacer un bloc d'un jour à l'autre, glissez et déposez le bloc sur le jour souhaité.
Si vous souhaitez rapidement modifier la durée d'un bloc, sélectionnez le bord haut ou bas du bloc, puis glissez le curseur vers le haut ou vers le bas. La durée du bloc est directement modifiée.
Pour dévalider un bloc déjà validé, cliquez sur le bloc pour ouvrir la fenêtre pop-up Temps passés puis cliquez sur l'icône Dévalider.
Pour modifier une ligne de temps passés, cliquez sur l'icône Modifier pour la ligne de temps souhaitée.
Pour dévalider une ligne déjà validée, cliquez sur l'icône Autres dans la colonne Actions pour la ligne de temps puis cliquez sur l'icône Dévalider (fonctionnalité soumise à DMF).
Pour éditer des temps passés, un modèle d'édition des temps passés doit être paramétré au préalable.
1 | Depuis les menus Agenda ou Mon activité, ouvrez le menu situé à la droite de l'écran. |
2 | Cliquez sur Temps passés dans la section Actions. |
3 | En fonction de vos paramétrages, une fenêtre pop-up Paramètres de l'édition peut s'ouvrir. Renseignez les champs puis cliquez sur Télécharger. |
L'édition des temps passés est lancée et enregistrée sur votre machine.
Pour créer une saisie rapide :
1 | Depuis les menus Agenda ou Mon activité, cherchez le bloc de temps passés à utiliser pour créer la saisie rapide. |
2 | Ouvrez la section Saisies rapides dans le menu situé à la droite de l'écran. |
3 | Sélectionnez le bloc souhaité, faites-le glisser vers la section Saisies rapides puis déposez-le dans le cadre Glissez ici votre nouvelle saisie rapide. |
Important
Pour déposer le bloc, assurez-vous que le cadre apparaisse en pointillé. Sinon, la saisie rapide ne sera pas créée.
Une fenêtre pop-up Nouvelle saisie rapide s'ouvre. Les informations propres au bloc sélectionné sont pré-remplies dans les champs de la fenêtre.
4 | Renseignez le libellé de la saisie rapide. Ce libellé n'est plus modifiable une fois la saisie rapide créée. Pour modifier le libellé d'une saisie rapide existante, il faut la supprimer puis la recréer avec le nouveau libellé. |
5 | Modifiez les champs nécessaires. Ces champs seront repris automatiquement et à l'identique lorsque vous créerez des blocs de temps passés avec cette saisie rapide. |
6 | Cliquez sur Valider. |
La saisie rapide est créée et est disponible depuis la section Saisies rapides du menu situé à la droite de l'écran.
Pour supprimer une saisie rapide :
1 | Depuis les menus Agenda ou Mon activité, cherchez la saisie rapide dans la section Saisies rapides du menu situé à la droite de l'écran. |
2 | Survolez la saisie rapide puis cliquez sur l'icône Supprimer. |
3 | Confirmez la suppression. |
La saisie rapide est supprimée.
Référence
Pour saisir des temps passés en utilisant les saisies rapides, voir À partir d'une saisie rapide.
Lorsqu'un collaborateur a fini de saisir ses temps pour la semaine ou pour le mois, il doit les terminer pour transférer ses temps afin que son manager puisse les valider.
La terminaison des temps passés se fait à la semaine ou au mois en fonction des procédures mises en place dans votre entreprise.
Avant de terminer vos temps passés, assurez-vous que ceux-ci soient complets et respectent les règles fixées par votre entreprise. Les temps passés sont contrôlés avant d'être terminés. Si certains temps ne sont pas complets, la terminaison ne pourra pas être réalisée.
Pour terminer des temps passés :
1 | Depuis les menus Agenda ou Mon activité, ouvrez la section Actions dans le menu situé à la droite de l'écran. |
2 | Cliquez sur Terminer la semaine ou Terminer le mois. |
3 | Cliquez sur Valider pour confirmer la terminaison. |
Les temps sont terminés et ne sont donc plus modifiables. Les temps terminés sont affichés avec une icône de cadenas.
Note
Si vous avez besoin de modifier des temps terminés, demandez à votre manager d'annuler la terminaison de vos temps. Une fois vos modifications effectuées, vous devrez terminer à nouveau vos temps.
Le menu Mon activité permet d'afficher les temps passés et les plannings sous forme de tableau détaillé. Cette vue permet aux utilisateurs de visualiser plus rapidement le détail de leurs temps et plannings pour le mois, la semaine ou le jour, principalement si le collaborateur saisit de nombreuses lignes différentes.
Les fonctionnalités disponibles depuis le menu Agenda se retrouvent dans le menu Mon activité. Il est également possible d'effectuer les actions suivantes depuis les trois icônes disponibles en bas de l'écran Mon activité :
Important
La suppression des temps passés est définitive.
Note
Les temps terminés ou validés ne peuvent pas être supprimés.
4 | Depuis le menu Agenda, cliquez sur le bloc pour ouvrir la fenêtre pop-up Temps passés, puis cliquez sur l'icône Supprimer et confirmez la suppression. |
5 | Depuis le menu Mon activité, cliquez sur l'icône Autres dans la colonne Actions pour la ligne de temps, puis cliquez sur l'icône Supprimer et confirmez la suppression. |