Afficher la Table des Matières
À savoir :
Les documents sont généralement associés à un tiers ou une pièce de gestion. Pour associer automatiquement une édition à une pièce de gestion, il faut activer la préférence utilisateur correspondante (Édition > Préférences > Générales > Documents).
Dans ce cas, la fiche (affaire, client, etc) comporte un onglet Documents liés depuis lequel vous pouvez afficher le document par un simple clic.
1 | Allez dans Outils > Nouveau document. |
2 | Sélectionnez votre document sur votre poste selon la méthode souhaitée : |
Note
Depuis une fiche autre (client, devis, produits, etc), glissez-déposez un fichier. L'onglet Document lié s'affiche automatiquement à la fiche et une fiche Document est créée en parallèle.
3 | Indiquez le numéro de version du document, la famille et renseignez les propriétés du document comme son titre, la langue ou encore les dates de création ou modification. |
4 | Sous la section Publication, indiquez le temps de publication du document et s'il doit être publié sur le Portail Client. |
5 | Sous la section Mot clés, saisissez des mots clés contenus dans le document permettant d'en faciliter la recherche. |
6 | Sous la section Tiers lié, liez un tiers (collaborateur, client/prospect, fournisseur ou un autre tiers) à l’événement en cliquant sur ![]() |
7 | Liez une pièce de gestion de type en cliquant sur ![]() |
En fonction du niveau de confidentialité du document, vous pouvez indiquer un niveau d'habilitation pour consulter ou modifier le document.
1 | Cliquez sur l'onglet Autorisation. |
2 | Précisez le niveau d’habilitation de l'utilisateur pour consulter le document : |
Ces onglets fournissent les informations sur les changements apportés au document. Vous pouvez également vérifier si votre client a bien téléchargé le document que vous avez partagé avec lui sur le Portail Client.
Prérequis : DMF 100114 BUREAUTIQUE ECRIRE DUPLIQUER
1 | Ouvrez une fiche document. |
2 | Allez dans Edition > Dupliquer. |
La fiche document est créée à l’identique.
Prérequis :
DMF 100115 BUREAUTIQUE ECRIRE AJOUTER TIERS CIBLE
Une cible doit exister. Pour plus d'informations sur les cibles, veuillez consulter le Guide Tiers - CRM
1 | Dans le résultat de recherche, sélectionnez les documents. |
2 | Faites un clic droit et cliquez sur Ajouter les tiers depuis une cible. |
3 | Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez le code de la cible et validez. |
1 | Créez une fiche document ou ouvrez la fiche de votre choix. |
2 | Cliquez sur le bouton à droite .![]() |
3 | Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez le code de la cible et validez. |
Les documents sont maintenant accessibles aux tiers concernés.
Si vous avez publié ces documents sur le Portail Client, ils sont visibles également sous l’onglet Documents.
1 | Activez le DMF 100116 BUREAUTIQUE ECRIRE VERROUILLER |
2 | Ouvrez une fiche document et allez dans Édition > Verrouiller le document. |
Pour le déverrouiller, ouvrez à nouveau le document et allez dans Édition > Déverrouiller le document.
Vous pouvez également verrouiller le document depuis un résultat de recherche.
1 | Lancez une recherche de documents. |
2 | Dans le résultat de recherche, faites un clic droit sur le document à verrouiller. |
3 | Sélectionnez Verrouiller/Déverrouiller. Une icône vous indique que le document est bien verrouillé. |
Pour le déverrouiller, faites un clic droit à nouveau sur la ligne du document et cliquez sur Verrouiller/Déverrouiller.