Afficher la Table des Matières
Pour en savoir plus sur le paramétrage, veuillez vous rapprocher de votre Chef de Projet.
1 | Après avoir reçu l’e-mail, cliquez sur Transférer depuis votre boite mail. |
2 | Dans la zone Destinataire, entrez l’adresse catchmail@mycompany.com. |
Si vous saisissez exactement le nom du tiers ou de la pièce de gestion, voire la catégorie, la création de l'événement se fera immédiatement.
Dans l’Objet du mail, entrez au moins une des informations suivantes puis cliquez sur Envoyer :
Type | Format | Exemple |
---|---|---|
Nom ou code du tiers |
Par exemple @nomduclient ou @codeduclientou ou @"nom du client" si il y a des espaces dans le nom. Cela peut être un client, collaborateur ou fournisseur. Note : obligatoire si aucun numéro d’affaire n’est renseigné. |
@AKUITEO
|
Pièce de gestion |
#numeroAffaire Cela peut être une affaire, commande client, commande fournisseur, cotation, devis, facture client, facture fournisseur ou opportunité. Note : obligatoire si aucun nom de client n’est renseigné. |
#AFF_1234
|
Catégorie de l'événement | /nomcategorie | /NEGO
|
Exemples
Objet du mail : FW: titre du mail @AKUITEO
|
Ou
Objet du mail : FW: titre du mail @AKUITEO #AFF_1234
|
Ou
Objet du mail : FW: titre du mail @akuiteo /NEGO
|
Ou
Objet du mail : FW: titre du mail #AFF_1234 /nego
|
Ou
Objet du mail : @AKUITEO FW: titre du mail #aff_1234 /NEGO
|
Ou
Objet du mail : FW: titre du mail @"nom du client"
|
Ou
Objet du mail : FW: titre du mail @'nom du client'
|
Si vous ne connaissez pas exactement le nom de la pièce de gestion ou du tiers, vous pouvez n’en saisir qu’une partie, à condition qu'il n'y ait qu'une seule pièce de gestion ou qu'un seul tiers portant ce nom.
Exemples
Objet du mail : FW: titre du mail #aff_
|
Ou
Objet du mail : FW: titre du mail @AK
|
Akuiteo crée automatiquement l'événement après le transfert du mail.
Depuis Akuiteo, faites une recherche d’événement et ouvrez-le.
Liens entre le mail et l'événement
Dans l'événement, vous retrouvez bien toutes les informations contenus dans l'e-mail.
Élément du mail | Devient dans la fiche Événement... |
---|---|
Corps du mail | Contenu de la zone Notes |
Nom de l'expéditeur | Tiers dans la zone Tiers lié |
Affaire saisie dans l’objet du mail | Affaire dans la zone Objets liés |
Date de réception du mail par le serveur de mail | Date de début de l’événement |
Personne qui a transféré l'e-mail | Propriétaire de l’événement |
Objet du mail Pensez à changer l'objet si besoin avant de transférer le mail. |
Titre de l’événement |
Liens avec un type de pièce de gestion ou un tiers
Si vous avez saisi des éléments sur une pièce de gestion ou un tiers, Akuiteo fait le lien dans la fiche Événement.
Élément du mail | Conséquences |
---|---|
Une seule pièce de gestion ou un seul tiers commence par une partie de l'objet saisi | Akuiteo crée directement la fiche Événement liée à la pièce de gestion ou au tiers en question. |
Plusieurs pièces de gestion ou tiers commencent de la même manière | Un mail est envoyé à l’adresse de l’expéditeur pour qu’il donne plus de précision et affine son envoi. Dans ce cas, aucun événement n'est créé. |
Plusieurs pièces de gestion ou tiers commencent de la même manière et une seule pièce de gestion ou tiers correspond exactement à cette partie | Akuiteo crée directement la fiche Événement liée à la pièce de gestion ou au tiers en question. |
Si le mail contient des pièces jointes, elles seront bien récupérées dans Akuiteo sous l’onglet Documents liés.
Catégorie d'événements automatiquement créée
Le type d’événement créé par défaut dépend du paramétrage des catégories d’événement.
Cela se fait dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Transverse > Catégorie d’événements.
L'ordre de création par défaut est le suivant : note, rendez-vous, tâche.
Type de catégorie de l'e-mail | Type d’événement créé |
---|---|
NEGO | Une note sera créée. |
Un rendez-vous sera créé. | |
PVRecette | Une tâche sera créée. |
Adresse e-mail dans le corps du texte
Si une adresse e-mail se trouve dans le corps du mail, Akuiteo fait une recherche automatique dessus.
Adresse e-mail... | Conséquences dans la Fiche Événement |
---|---|
D'un seul contact client | Le client s’affiche dans la zone Tiers lié. |
D'un collaborateur | Le collaborateur ne s’affiche PAS dans la zone Tiers lié. |
D'un groupe de plusieurs contacts | Les contacts ne s’affichent PAS dans la zone Tiers lié. |
Il arrive qu'un événement ne puisse être créé, notamment dans les cas ci-dessous.
Si... | Alors... |
---|---|
Plusieurs tiers sont associés à l'affaire | Aucun événement n'est créé. |
Mauvaise saisie du tiers ou de la catégorie | Aucun événement n'est créé et un mail d'erreur est envoyé. |
Cas du multi-société
La fonction CatchMail prend en compte les utilisateurs dans un contexte multi-sociétés :
Si... | Alors... |
---|---|
Aucun collaborateur n'est trouvé à partir du mail de l'expéditeur au sein de toutes les sociétés | Un mail de retour d'erreur est envoyé et l'événement n'est pas créé |
Un seul collaborateur est trouvé à partir du mail de l'expéditeur au sein de toutes les sociétés | La société qui sera prise en compte sera celle du collaborateur à la date du jour. |
Plusieurs collaborateurs sont trouvés à partir du mail de l'expéditeur sur différentes sociétés | La société sera déterminée selon les tags qui permettent au programme de déterminer la société. |