Se préparer au RGPD

Afin de vous aider à vous préparer au RGPD dans Akuiteo, nous vous donnons les éléments clés de paramétrage et d'usages liés aux exigences du RGPD.

De plus, vous êtes amenés à nous confier vos données (hébergement, intervention de notre service support) : Nous mettons en place un dispositif pour limiter l'accès aux données personnelles de votre entreprise par vos interlocuteurs Akuiteo habituels.

: : Établir un inventaire de vos usages des données personnelles saisies dans Akuiteo

: : Modules concernés

: : Contacts et collaborateurs

Les données personnelles à protéger, qui sont gérées dans Akuiteo, concernent les coordonnées personnelles et professionnelles des collaborateurs et contacts.

Vous devez donc vérifier votre paramétrage et l’accès aux données personnelles. Ainsi seules les personnes ayant besoin de ces données peuvent y accéder.

: : Données non personnelles mais dont l'usage peut les transformer en personnelles

Données personnalisables / paramétrables

Certains champs personnalisés Akuiteo peuvent être paramétrés pour contenir des données personnelles, comme les champs personnalisés sur la fiche collaborateur ou la fiche contact (Ex : données RH spécifiques sur la fiche collaborateur, informations commerciales d'un contact, liées à la personne.)

Il faudra donc vérifier l’accès des données personnalisées par les utilisateurs (Accès des séquences par DMF), si vous avez paramétré dans cette fonctionnalité des données personnelles.

Documents attachés aux collaborateurs

Certains modules Akuiteo génériques peuvent être utilisés pour contenir des données personnelles, comme les pièces jointes (Documents Akuiteo) ou les événements. (Exemple : documents rattachés depuis une fiche collaborateur et/ou événements créés depuis une fiche collaborateur). Les documents et les événements peuvent voir leur accès restreint avec un niveau d’habilitation, ou peuvent être limités à une liste de collaborateurs désignés.

: : Identifier les données personnelles que vous confiez à Akuiteo

Vous êtes amenés à nous confier vos données Akuiteo, lorsque l'intervention de notre service Support le nécessite, pour reproduire un cas précis.

Akuiteo contenant certaines données personnelles directement concernées par le RGPD, nous mettons en place un dispositif pour qu’elles soient rendues anonymes sur nos serveurs de tests.

Ainsi, les intervenants Akuiteo ne pourront pas visualiser les données personnelles des collaborateurs et des contacts que vous gérez dans Akuiteo (cela ne concerne pas les autres données, comme les fiches clients, documents et événements par exemple).