Intervenir sur une demande

Lorsqu'une demande simplifiée est créée, une première intervention doit être créée pour matérialiser la prise en compte de la demande. Pour faire évoluer la demande et répondre au besoin initial, il faut créer et terminer des interventions : interventions de qualifitication, de développement, de suivi qualité, etc.

Une intervention représente une action ou une tâche à effectuer pour participer à la résolution d'une demande. Une intervention peut être attribuée à un groupe de travail ou à un utilisateur spécifique. Pour gagner en rapidité, les utilisateurs peuvent saisir leurs temps directement depuis une intervention. Une fois l'intervention effectuée, celle-ci est terminée et une intervention suivante est créée. Ainsi, l'avancement d'une demande est géré en interne grâce aux interventions.

: : Paramétrages

Le paramétrage disponible pour les interventions utilisées dans les demandes simplifiées est le même que pour les demandes classiques. Cependant, deux types de données ont évolué pour gérer les demandes multi-sociétés :

les Types d'intervention ;
les Groupes de travail.

: : Types d'intervention

Un type d'intervention peut être créé sur la société ***** pour avoir un type commun à toutes les sociétés et utilisable par tous les collaborateurs. Pour créer des types d'intervention qui apparaîtront dans toutes les sociétés lors de la saisie ou de la modification d'une demande simplifiée, l'utilisateur doit se placer dans le contexte de la société *****.

Si l'option Affectation multi-sociétés est cochée dans le profil d'un utilisateur, celui-ci est considéré comme un intervenant multi-sociétés. Si un type d'intervention est créé sur la société ***** ou sur toute autre société, cet utilisateur peut donc être sélectionné comme Intervenant par défaut.

Si le type d'intervention est créé sur la société *****, les champs suivants affichent uniquement des valeurs paramétrées sur ***** lors de la création ou de la modification de ce type :

Action
Type par défaut de l'intervention suivante
Groupe de travail
Intervenant par défaut
Statut par défaut
État par défaut
(Filtrer sur) Nature de demande
(Filtrer sur) Type de produit
(Restreindre à) Groupe de travail

: : Groupes de travail

Un groupe de travail peut être créé sur la société ***** pour regrouper des utilisateurs de plusieurs sociétés différentes. Pour créer des groupes de travail qui apparaîtront dans toutes les sociétés lors de la saisie ou de la modification d'une demande, l'utilisateur doit se placer dans le contexte de la société *****.

Si l'option Responsable multi-sociétés est cochée dans le profil d'un utilisateur, celui-ci est considéré comme tel. Si un groupe de travail est créé sur la société ***** ou sur toute autre société, cet utilisateur peut donc être sélectionné comme Responsable.

Si l'option Affectation multi-sociétés est cochée dans le profil d'un utilisateur, celui-ci est considéré comme un intervenant multi-sociétés. Si un groupe de travail est créé sur la société ***** ou sur toute autre société, cet utilisateur peut donc être sélectionné lors de l'ajout de membres au groupe.

: : Créer une intervention

Note

Une intervention peut uniquement être créée dans le contexte d'une demande.

Depuis le premier onglet d'une demande en modification, cliquez sur

en haut à droite de la section Intervention.

Une nouvelle intervention vide est ajoutée à la demande, avec le numéro de l'intervention incrémenté de 1.

Renseignez les champs suivants :

Type de l'intervention, par exemple une intervention de qualification ou de développement. Les différents types d'intervention sont paramétrables et peuvent être liés à des états de demande spécifiques.
Groupe de travail associé à l'intervention. Ce groupe permet de désigner l'équipe qui sera en charge de l'intervention. Les différents groupes de travail sont paramétrables.

Les champs Type / Groupe sont les seuls champs obligatoires pour pouvoir enregistrer la demande et donc créer l'intervention. Les autres champs peuvent être renseignés ensuite et tout au long de la vie de l'intervention.

Enregistrez la demande pour valider la création de l'intervention.

Note

Une intervention peut être annulée lorsqu'elle est en cours de création et tant que la demande n'est pas enregistrée. Une fois la demande enregistrée, celle-ci peut seulement être supprimée.

Pour annuler une intervention, cliquez sur en haut à droite de la section Intervention. Ainsi, la création de l'intervention est annulée et l'intervention disparaît.

: : Description de la section Intervention

Dans l'onglet principal de l'écran d'une demande simplifiée, la section Intervention affiche toutes les informations de la dernière intervention créée. Ces informations ont été renseignées au moment de la création ou au cours de l'intervention.

Pour afficher les autres interventions créées pour la demande, naviguez en utilisant les flèches gauche et droite situées en haut à droite de la section Intervention.

Section **Intervention** d'une demande
Champ	Description
Type / Groupe	Le type d'une intervention permet de catégoriser l'intervention et l'action à effectuer. La résolution d'une demande implique de passer par un ou plusieurs types d'intervention : la qualification, le développement, le suivi qualité, etc. Les différents types d'intervention sont paramétrables. Le groupe d'une intervention permet d'attribuer l'intervention à un groupe de travail. Les différents groupes de travail sont paramétrables.
Intervenant	La personne qui gère l'intervention, c'est-à-dire l'utilisateur qui effectue les actions nécessaires pour terminer l'intervention et ainsi faire avancer la demande. Lorsque la demande n'est pas en modification, vous pouvez cliquer sur pour prendre la main sur l'intervention, c'est-à-dire renseigner automatiquement le nom de l'utilisateur connecté en tant qu'intervenant et rendre le champ non modifiable. Pour libérer l'intervention, cliquez sur . Cliquez sur l'option Me l'affecter à la droite du champ pour vous affecter la demande : le nom de l'utilisateur connecté est renseigné automatiquement. La liste des intervenants disponibles depuis la liste d'aide contient : les collaborateurs de la société de rattachement de la demande ; les intervenants multi-sociétés. Pour qu'un utilisateur soit un intervenant multi-sociétés, l'option Affectation multi-sociétés doit être cochée dans son profil. Ainsi, l'utilisateur peut être associé à des demandes, quelle que soit la société de rattachement. Note Un utilisateur qui a seulement la propriété Affectation multi-sociétés ne peut pas consulter l'ensemble des demandes des différentes sociétés, mais seulement être affecté par d'autres sur des demandes de différentes sociétés.
Prévue le	La date de fin prévisionnelle de l'intervention.
Intervention diffusable	Si la case est cochée, le contenu renseigné dans le champ Info client de l'intervention est visible côté client, sous forme de message depuis le Portail Client et l'onglet Messages de la demande. Si la case n'est pas cochée, aucun contenu de l'intervention n'est visible côté client.
Info client	Les informations relatives à l'intervention qui peuvent être utiles pour le client. Si la case Intervention diffusable est cochée, ces informations sont visibles côté client sous forme de messages depuis le Portail Client et depuis l'onglet Messages de la demande.
Info interne	Les informations relatives à l'intervention qui décrivent les actions effectuées et donnent du contexte. Ces informations sont uniquement visibles en interne. Chaque Info interne est ajoutée dans l'onglet Infos internes d'interventions de la section Compte-rendu.
Temps passés	Permet de saisir rapidement les temps passés sur l'intervention. Référence Pour plus d'informations, voir Saisir des temps depuis une intervention.
Inter suivante	L'intervention suivante peut être renseignée : manuellement par l'utilisateur ; automatiquement en fonction du type de l'intervention en question. Pour chaque type d'intervention, il est possible de paramétrer un type d'intervention suivante pour que le champ Inter suivante soit renseigné automatiquement.
Total temps	Le temps total passé sur l'intervention. Ce champ est renseigné automatiquement en faisant la somme de tous les temps passés saisis pour l'intervention en question.
Planifié	Le temps planifié pour réaliser l'intervention.
RAF	Le temps restant à faire pour réaliser l'intervention.

: : Saisir des temps depuis une intervention

Un utilisateur peut saisir ses temps passés sur une intervention directement depuis une demande simplifiée. Il existe deux types de saisie de temps depuis une intervention :

Saisie de temps automatique qui permet d'ajouter des temps en un clic.
Saisie de temps manuelle qui permet d'accéder à la création des temps passés avec les informations de la demande simplifiée pré-remplies.

Il est possible de voir la liste des temps passés saisis pour toutes les interventions d'une demande simplifiée, tous utilisateurs confondus. Depuis une demande simplifiée qui n'est pas en modification, cliquez sur Edition > Temps associés dans le menu supérieur.

Note

Un utilisateur peut avoir à intervenir sur les demandes d'une autre société que celle à laquelle il est rattaché :

Si l'option Affectation multi-sociétés est cochée dans son profil utilisateur, l'utilisateur peut saisir ses temps depuis l'intervention d'une demande qui est rattachée à une autre société. Les temps saisis viendront alimenter les temps passés de sa société de rattachement.
Si l'option n'est pas cochée, l'utilisateur ne peut pas saisir ses temps sur une demande d'une autre société.

: : Saisie de temps automatique

Depuis une demande en modification, affichez l'intervention souhaitée dans la section Intervention.

Renseignez le temps passé sur l'intervention dans le champ Temps passés, puis cliquez sur

à la droite du champ.

Le temps est ajouté automatiquement les temps passés de l'utilisateur connecté, à la date du jour. Les champs Affaire, Lot, Sous lot et Tâche sont repris automatiquement et sont identiques à ceux de la demande. Si ces champs ne sont pas renseignés au niveau de la demande, il faut les renseigner manuellement.

: : Saisie de temps manuelle

Ce type de saisie permet d'accéder à une fenêtre de saisie des temps, pour mieux contrôler les informations et modifier des champs si nécessaire.

Depuis une demande en modification, affichez l'intervention souhaitée dans la section Intervention puis cliquez sur Saisir....

La fenêtre Saisie de temps sur intervention s'ouvre.

Dans la fenêtre Saisie de temps sur intervention, renseignez les champs suivants :

la Date à utiliser pour la saisie de temps (par défaut, la date du jour est renseignée) ;
la Durée passée sur l'intervention.

Les autres champs de la saisie de temps sont pré-remplis avec les informations de la demande simplifiée, mais les valeurs sont modifiables si besoin.

Pour effacer toutes les valeurs pré-remplies en une fois, cliquez sur en haut à droite de la section Saisie d'une fiche de temps.
La section Saisies rapides affiche la liste des saisies rapides de l'utilisateur. Cliquez sur une saisie rapide pour remplir automatiquement les champs dans la section Saisie d'une fiche de temps.

Une fois les champs renseignés, cliquez sur Valider.

Le temps est ajouté dans les temps passés de l'utilisateur connecté, à la date renseignée.

: : Terminer une intervention

La terminaison d'une intervention permet d'indiquer que l'action attendue pour l'intervention a bien été réalisée et que la demande peut suivre son cours, avec la création d'autres interventions ou la clôture de la demande.

Important

Une intervention peut être paramétrée pour être la dernière de la chaîne, c'est-à-dire sans intervention suivante. Dans ce cas, il n'est pas possible de terminer ce type d'intervention et il faut à la place clôturer la demande. Pour plus d'informations, voir Clôturer une demande simplifiée.

Note

Une intervention terminée peut toujours être modifiée.

Avant de terminer une intervention :

Assurez-vous de renseigner une description dans le champ Info client ou Info interne. Sinon, l'intervention ne peut pas être terminée et un message d'erreur est affiché lors d'une tentative de terminaison.
Vérifiez le champ Inter suivante. Certains types d'interventions sont paramétrés pour ne pas avoir d'intervention suivante et, pour d'autres, l'intervention suivante est ajoutée automatiquement. Pour tous les autres cas, le champ Inter suivante doit être renseigné pour pouvoir terminer l'intervention.
Saisissez vos temps passés. Cette étape est optionnelle. Un message est affiché à la terminaison d'une intervention pour rappeler à l'utilisateur de saisir ses temps.

Pour terminer une intervention :

Depuis une demande en modification, affichez l'intervention souhaitée dans la section Intervention, puis cliquez sur Terminer.

Confirmez la terminaison.

Le statut de l'intervention est modifié et celle-ci est considérée comme terminée. L'écran de la demande simplifiée est mis à jour. Si une intervention suivante était renseignée, la demande affiche la nouvelle intervention créée automatiquement.

: : Supprimer une intervention

Important

La suppression d'une intervention est définitive.

Une intervention peut seulement être supprimée si :

L'intervention est en cours. Une intervention terminée ne peut pas être supprimée.
L'intervention n'est pas la seule intervention en cours dans la demande simplifiée. S'il ne reste qu'une intervention non terminée dans une demande, cette intervention ne peut pas être supprimée.

Depuis une demande qui n'est pas en modification, affichez l'intervention souhaitée dans la section Intervention, puis cliquez sur

Confirmez la suppression.

L'intervention est supprimée. La numérotation des interventions n'est pas mise à jour après une suppression : le numéro de l'intervention supprimée sera donc manquant dans la liste des interventions de la demande.

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