Vérifier les arriérés client et fournisseur

A travers votre balance Akuiteo, vous avez accès à tous les comptes clients ou fournisseurs dont les comptes ne sont pas soldés.
Vous pouvez ainsi relancer vos clients sur les factures impayées selon l’échéance de règlement prévu.
1 | Pour lancer la balance, allez dans Tableaux de bord > Trésorerie > Balance âgée client / fournisseur. |
2 | Dans l'écran de la balance, sélectionnez les informations à afficher, masquer ou regrouper. |
3 | Appuyez sur Entrée. Un tableau de résultat s'affiche dans lequel vous retrouvez les éléments de votre balance âgée, à savoir : |
- Le compte client ou fournisseur
- Le nom et code du client.
- Le détail des opérations (date, n° de pièce comptable, libellé)
- Le nombre de jours qui sépare la date de facture et le jour d’édition de la balance âgée (moins de 30 jours, plus de 30 jours, plus de 60 jours, plus de 90 jours, plus de 180 jours.).
- Le montant de chaque opération.

Ouvrez une fiche client et allez dans Édition > Tableau de bord > Suivi de l’arriéré.
Sous l'onglet Suivi de l'arriéré, vous retrouvez la liste des contacts du client et la liste des factures non soldées.
À savoir :
Seuls les contacts marqués comme Décideur, Interlocuteur Financier, Interlocuteur Principal seront visibles dans la liste.
L’e-mail utilisé sera celui défini dans la section Identité ou dans la section Coordonnées chez le client.
Si les deux e-mails sont renseignés, celui de la section Coordonnées chez le client sera pris en compte.
Relancer les clients
1 | Sélectionnez le ou les contacts concernés ou factures concerné(e)s. |
2 | Faites un clic droit sur la liste des factures et sélectionnez l'option au choix : |
- Relancer par mail les contacts sélectionnés pour relancer votre client.
- Relancer par mail les responsables des factures sélectionnées pour une relance en interne, c'est-à-dire relancer les responsables d’affaire.
- Communiquer par mail les informations de l’arriéré des factures sélectionnées pour une relance en interne.
Mettre à jour les informations de l’arriéré
Une fois la relance effectuée, vous devez mettre à jour les informations de l’arriéré pour avoir un suivi. Cette mise à jour peut se faire unitairement ou en lot.
Pour mettre à jour en lot, faites un clic droit sur les lignes et sélectionnez Modifiez les informations d'arriéré en lot.
Pour mettre à jour unitairement, ouvrez la ligne de facture pour en voir le détail.
Note
Les statuts de l’échéance sont paramétrables. À chaque mise à jour des champs commentaire, vous pouvez avoir un historique.

Plusieurs étapes sont nécessaires pour mettre en place les relances par courrier.
Paramétrer les relances
À savoir : Il est possible de définir jusqu’à 5 niveaux de relance mais il n’est possible de ne faire qu’un paramétrage par niveau de relance.
1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Vente > Relance > ![]() |
2 | Dans le champ Borne Inférieure, définissez le nombre de jours de retard minimum de l’échéance pour démarrer une relance. |
3 | Dans le champ Borne Supérieure, définissez le nombre de jours de retard maximum de l’échéance pour démarrer une relance. |
4 | Indiquez le modèle BIRT (ex : relanceCli_N4.rptdesign) à utiliser. |
5 | Sauvegardez. |
6 | Activez la règle de gestion RELCLI_BORNEREL depuis Outils > Paramétrage > Paramètres spécifiques > Règles de gestion. |
Exemple
Une échéance sera concernée par la relance N1 si la date d’échéance est comprise entre (date échéance + 5 et date échéance + 30) ET si elle n’a pas encore fait l’objet de relance N1.
Notez qu'il est possible de définir des bornes négatives pour pouvoir relancer avant la date d’échéance.
Code | Objet | Borne Inf | Borne Sup | Modèle BIRT |
---|---|---|---|---|
N1 | Lettre de rappel | 0 | 30 | relanceCli_N1.rptdesign |
N2 | Rappel avant mise en demeure | 31 | 60 | relanceCli_N3.rptdesign |
N3 | Mise en demeure | 61 | 99999 | relanceCli_N4.rptdesign |
Définir les clients ou les factures à relancer
Par défaut, si vous activez l'option de relance, tous les clients ou les factures de vente sont soumises à relance. Cependant, vous pouvez les exclure de la relance :
- Depuis la fiche client > cliquez sur l'onglet Finances puis cochez la case Automatiquement ou Manuellement sous la section Relance.
- Depuis la fiche facture > cliquez sur le menu Edition > Relance pour accéder aux options qui permettent d'activer ou d'arrêter les blocages ponctuels et permanents de la relance.
Rechercher des factures non soldées
1 | Allez dans Gestion > Ventes > Factures et lancez une recherche avec les critères suivants : |
- non soldées
- relançable
2 | Sous la section Libellés, Commentaires, Infos arriérés, cochez la case Afficher les informations arriérés pour afficher les échéances et filtrer sur les dates. |
Vous obtenez alors la liste des échéances répondant à vos critères :
- En rouge les échéances dépassées,
- La date de dernière relance,
- Le niveau de relance actuel.
Lancer les relances
1 | Depuis ce résultat de recherche, faites un clic droit sur la ou les lignes sélectionnées |
2 | Sélectionnez l'entrée de menu Générer des lettres de relance automatique. |
3 | La fenêtre qui s'affiche vous donne la liste des échéances qui seront relancées : |
- Niveau de relance : définit le niveau de relance appliqué à l’échéance
- Date de relance : date de la dernière relance
4 | Vous pouvez ensuite, en faisant un clic droit sur une ou plusieurs lignes : |
- Décrémenter le niveau de relance
- Incrémenter le niveau de relance
- Exclure une échéance de la liste de relance

Prérequis : paramétrez les niveaux de relance comme décrit dans Paramétrer les relances.
Programmer un batch
1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Batchs > Batch création et modification. |
2 | Créez un batch et sélectionnez le modèle RelancesAutomatiques. |
Veuillez contacter votre référent Akuiteo pour plus d 'informations sur les batchs.
Lancer les relances
Pour toutes les échéances non-réglées sur les factures client, le batch déterminera à partir de la date d’échéance le niveau de relance à utiliser à l’aide des bornes min et max paramétrées. Il vérifiera que le niveau inférieur a bien été utilisé la fois d’avant.
Les destinataires :
- Les contacts topés Décideur, Interlocuteur Financier, Interlocuteur Principal sur le client.
- Les destinataires en copie sont ceux définis dans le paramétrage du batch.
Nombre d'e-mails reçus :
- Si les clients à facturer ET destinataires ET copies ET niveaux sont les mêmes, vous obtiendrez un même mail.
- Sinon il y aura un mail par facture.
Une fois le mail envoyé :
- Le niveau de relance sera mis à jour dans l’échéance.
- La date de relance sera positionnée dans le champ Dernière relance.
- Le commentaire dans l’échéance sera mis à jour avec la phrase Relancé automatiquement par mail le DD/MM/YYYY.