Prérequis
Pour pouvoir utiliser le module Ventes dans Akuiteo, il faut :
- Créer des pièces de gestion (devis, commande, livraison, facture).
- Créer une affaire dans le cadre d'un projet global.
- Créer des produits qui seront proposés à la vente, appelés "produits vendus."

Une affaire peut être structurée en lot, sous-lot et tâches.
- Le lot et le sous-lot sont à privilégier dans le cadre d'une analyse de votre projet.
- La tâche est à privilégier pour l’utilisation du planning.
Astuce
Pour une cohérence optimale de votre projet et de vos analyses, il est important de choisir un seul type de structure et de l'appliquer pour toutes vos affaires.

Exemple
- Affaires :Développement (DEV)
- Lot 1 : Version majeure
- Sous lot 1.1 : Version mineure 1
- Sous lot 1.2 : Version mineure 2
- Tâche : Développement (DEV)
Pré-requis : Le Code état d'une affaire doit avoir été paramétré auparavant depuis Paramétrage général > Affaire > Code état affaires. Vous pouvez en paramétrer plusieurs.
1 | Allez dans Gestion > Affaires > ![]() |
2 | Dans la section Affaire, glissez-déposez si besoin une image sur la zone Logo puis indiquez : |
- le code unique de l'affaire (10 caractères max.) . Ce code peut être généré automatiquement si vous avez activé Numérotation automatique des pièces avec un type AFF depuis le module Paramétrage.
- le nom d'appel de l'affaire qui permet de rechercher une affaire et qui figurera dans les éditions d'affaire.
- le marché qui contient l'affaire. Si le code marché sur la fiche affaire n'existe pas, il est créé à partir du code affaire.
- le budget initial à caractère informatif. Si l'affaire a été créée à partir d'une opportunité, la somme des lignes se retrouve dans ce champ.
- la langue et le pays de référence de l'affaire.
3 | Dans la section Client, indiquez les informations liées au client de l'affaire. Par défaut, une affaire ne peut être rattachée qu'à un seul client. |
4 | Cochez la case Multi-client pour pouvoir ajouter plusieurs clients par la suite. Le client indiqué dans le champ Client est le client principal de l'affaire. |
5 | Il est toutefois possible de modifier le client d'une affaire si aucune facture n'a été validée via le menu Édition > Administration de l'affaire > Modifier le client de l'affaire. |
6 | Dans la section Responsables, indiquez les collaborateurs responsables (Commercial, Financier et Production de l'affaire) ainsi que le collaborateur responsable ou le chargé d'affaire. L'icône Resp. Contrôle situé sur la droite permet de voir les collaborateurs travaillant sur l'affaire ayant un droit de contrôle sur l'affaire. |
7 | Dans la section Client Final, indiquez le code du client pour lequel l'affaire va être réalisée. Le client et le client final sont par défaut les mêmes. Notez que c'est le client de l'affaire qui est affiché par défaut, et non le client final. |
8 | Dans la section Calendrier, indiquez : |
- la date réelle de début de la phase d'avant vente face à la ligne Début de prospection.
- les dates initiales, prévisionnelles et réelles de signature de la commande face à la ligne Signature 1ère cde.
- les dates initiales, prévisionnelles et réelles d'entrée en production face à la ligne Début Production.
À la création de l'affaire, il faut renseigner la date d'entrée en production prévisionnelle pour voir l'affaire s'afficher dans le planning graphique. Quant à la date d'entrée en production, sa saisie indique que l'affaire est en cours.
- les dates finales, prévisionnelles et réelles de production prévue face à la ligne Fin Production.
Note
Une fois l'affaire en production, il faut renseigner la date pour voir l'affaire dans le planning graphique et pouvoir mettre à jour la date prévisionnelle lors d'une révision d'affaire. Aucune information ne doit être saisie sur l'affaire après avoir renseigné la date réelle si le contrôle est activé dans le paramétrage.
9 | Dans la section Classification, indiquez : |
- l'établissement de la société auquel l'affaire a été affectée. Lors des recherches d'objets de gestion par établissement (commande, facture, écritures comptables, etc.), la recherche se fait par établissement de l'affaire lié à la pièce de gestion.
- le département auquel l'affaire est lié et l'activité de la société.
- la famille et sous famille d'affaire basées sur la nature des contrats (ex :projet, maintenance, SAV, distribution forfait).

1 | Cliquez sur l'onglet Informations secondaires. |
2 | Renseignez les données de gestion : |
- Nature affaire : code regroupement libre sans contrôle de saisie.
- Interne : affaire interne ou affaire de coût. Pour cela, il faut associer l'affaire à un client interne (onglet Finances de la fiche client). Si l'affaire est associée à un client interne et que l'indicateur Interne n'est pas coché, il s'agit d'une affaire indirecte externe (affaires d'investissement et de R&D qui vont déboucher sur des affaires externes directes).
- Absence : permet de créer une Affaire de gestion d'absences (Congés, RTT, Maladie …)
- Formation : permet de créer une Affaire de gestion des Formations.
- Fiscale : répartition des charges indirectes : valorisation fiscale (données éventuellement utilisées dans les états de situation analytique).
- Comptable : répartition des charges indirectes : valorisation comptable (données éventuellement utilisées dans les états de situation analytique).
- Stock : l'affaire utilise une gestion par stocks, il faut renseigner le code du dépôt.
- Parc : l'affaire utilise une gestion par parc. Les cases Stock et Parc ne peuvent pas être cochées toutes les deux en même temps.
- Budget : permet la saisie du budget initial à titre informatif (non exploité par l'application). Ce budget est le même que celui présent dans le premier onglet, de ce fait une modification de la valeur impacte automatiquement l'autre champ.
- Indice de révision du budget : non saisissable (Cet indice est incrémenté automatiquement lorsqu'on demande une révision du budget de l'affaire).
- Numéro Cote : numéro de cote de l'affaire (informatif, peut être utilisé pour mémoriser un n° de document physique correspondant à l'affaire).
- Pays de l'affaire : code du pays et libellé du pays.
3 | Renseignez les conditions contractuelles de règlement : |
- Nombre de jours : nombre de jours à partir de la date de livraison.
- Le : jour de règlement.
- Journal de banque : choix du journal (en comptabilité) de la banque utilisée pour le règlement.
- Mode de tarification : mode de tarification pour la facturation des temps et la refacturation des notes de frais.
- Flux analytiques non gérés : si cette case est cochée alors la gestion des flux sera désactivée pour l'affaire.
- Devise : devise monétaire utilisée.
- Taux couvert : taux correspondant à la devise utilisée.
4 | Saisissez une description de l'affaire si vous le souhaitez. |
5 | Saisissez le code de l'action à ajouter dans la liste dans la section Actions autorisées sur l'affaire. Seules les actions figurant dans ce tableau seront autorisées avec cette affaire. |

Cliquez sur l'onglet Clients.
Cet onglet présente tous les clients liés à l'affaire sous forme de tableau, y compris le client principal. Afin de pouvoir ajouter des clients dans cette liste, vous devez avoir coché la case Multi-Clients sous l'onglet Informations Principales.

Cochez les cases à prévoir lorsque l’affaire passera en pièce de gestion en fonction du type de facturation et selon les notes de frais et d’achats que cela implique.

Cet onglet permet le rattachement d'un ou plusieurs services de la société à cette affaire (si des services ont été créés dans le Paramétrage).
1 | Cliquez sur l'onglet Services. |
2 | Lancez une recherche de service dans le champ jaune puis sélectionnez le service. |
3 | Pour supprimer un service, cliquez sur l’icône de suppression ou faites un clic droit et sélectionnez Supprimer le service. |
Après avoir enregistré, plusieurs onglets s'affichent pour vous permettre d'affiner votre création. Vous pouvez :

1 | Cliquez sur l’onglet Lots et taches. |
2 | Effectuez les opérations suivantes et sauvegardez : |
Ajouter un lot
1 | Cliquez sur l'icône ![]() |
2 | Cliquez sur le sous-onglet Détail du lot et saisissez les informations suivantes : |
- Code du lot
- Nom d'appel : désignation courante du lot.
- Responsable : nom du collaborateur responsable.
- État : code état du lot.
- N° d'ordre : numéro d'ordre du lot.
- Cote Numéro : n° cote du lot.
- Contact client : nom du contact chez le client.
- Nom et coordonnées du site de réalisation du lot. Vous pouvez choisir un site déjà paramétré en cliquant sur
.
- Dates de début et de fin prévisionnelles et réelles.
- Description complémentaire du lot
3 | Cliquez sur l’onglet Données personnalisées et saisissez les informations personnalisées d'un lot, que vous pouvez paramétrer via Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Affaire > Données personnalisées des lots. |
4 | Cliquez sur l’onglet Documents liés puis sur ![]() |
5 | Cliquez sur l’onglet Événements liés puis sur ![]() |
Ajouter un sous-lot
1 | Cliquez sur l'icône ![]() |
2 | Cliquez sur le sous-onglet Détail du sous-lot et saisissez les informations suivantes : |
- Code du lot : code du lot auquel appartient le sous-lot.
- Code du sous-lot : code du sous-lot.
- Nom d'appel : désignation courante du sous-lot.
- Responsable : nom du collaborateur responsable.
- État : code état du sous-lot.
- N° d'ordre : numéro d'ordre du sous-lot.
- Dates de début et de fin prévisionnelles et réelles.
- Description complémentaire du sous-lot.
3 | Cliquez sur l’onglet Données personnalisées et saisissez les informations personnalisées d'un sous-lot, que vous pouvez paramétrer via Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Affaire > Données personnalisées des sous-lots. |
4 | Cliquez sur l’onglet Documents liés et cliquez sur ![]() |
5 | Cliquez sur l’onglet Événements liés et cliquez sur ![]() |
Ajouter une tâche
1 |
Cliquez sur l'icône ![]() |
2 | Cliquez sur le sous-onglet Détail d’une tâche et saisissez les informations suivantes : |
- Tâche normale : tâche avec une durée dans le temps.
- Jalon fixe : tâche ponctuelle.
- Jalon non fixe : tâche ponctuelle non fixe.
- Lot : code du lot auquel appartient la tâche.
- Sous-lot : code du sous-lot auquel appartient la tâche.
- Libellé : intitulé de la tâche / du jalon.
- N° d'ordre : numéro d'ordre du sous-lot.
- Lieu où se déroule la tâche.
- Commentaires supplémentaires concernant la tâche.
- Date de début et date de fin.
- Charge : valeur du budget.
- Avancement %: pourcentage d'avancement de la tâche dans le temps par rapport aux dates prévues.
- Niveau de risque : évaluation du niveau de risque de l'avancement.
- Compétences liées: compétence(s) demandées pour réaliser la tâche.
3 | Cliquez sur l’onglet Collaborateurs et sélectionnez l’employé qui peut saisir la tâche. |
4 | Cliquez sur l’onglet Éléments variables et cliquez sur ![]() |
5 | Renseignez les informations concernant les personnes associées à la tâche. |

L'onglet Position comptable est un onglet contextuel. Il s'ouvre depuis une affaire en cliquant dans la barre de menu sur Édition > Tableau de bord > Position comptable.
Trois tableaux liés à l'affaire sont visibles grâce à cette fonction :
- Liste des factures ventes : ce tableau liste les factures de ventes de l'affaire (soldées ou non) ainsi que le montant total.
- Liste des factures achats : ce tableau liste les factures d'achats de l'affaire ainsi que le montant total.
- Liste des encaissements : ce tableau liste tous les encaissements comptabilisés de l'affaire.
Par défaut, cet onglet n'est pas affiché.

1 | Cliquez sur l’onglet Contacts. |
2 | Cliquez sur le bouton pour ajouter différents contacts à l’affaire : |
- Créer contact : affiche une fenêtre de création de contact avec les informations essentielles (e-mail, noms et site).
- Contacts du client : affiche une liste de contact du client de l’affaire.
- Contacts du répertoire : affiche une fenêtre de recherche dans votre répertoire.
- Clients : affiche une fenêtre de recherche de clients.
- Répertoires : affiche une fenêtre de recherche de clients de votre répertoire.
- Collaborateurs : affiche une liste de vos collaborateurs.
3 | Pour supprimer les contacts, cliquez sur le bouton Supprimer ou faites un clic droit sur le contact puis sélectionnez Supprimer l’association. |
4 | Pour contacter rapidement par mail un contact, faites un clic droit dessus et sélectionnez Envoyer un mail aux contacts sélectionnés. |
5 | Pour définir un contact comme principal ou donneur d’ordre, faites un clic droit dessus et sélectionnez l’option correspondante. |

Un collaborateur contrôleur d'affaire possède certaines responsabilités, paramétrés dans des modèles de contrôles. Les alertes s'affichent ainsi sur son Tableau de Bord Interactif et il est le seul autorisé à saisir des temps sur l'affaire (planning/temps passés). Pour plus d'informations, consultez le Guide de gestion des Favoris
1 | Cliquez sur l’onglet Resp. contrôles. |
2 | Cliquez sur l'icône pour ajouter un collaborateur. Lorsque vous le sélectionnez, ses tâches de contrôles sont affichées. |
3 | Pour supprimer le collaborateur contrôleur, cliquez sur le bouton Supprimer. |

Les ressources associées à l'affaire sont les seuls collaborateurs habilités à saisir des temps, du planning et des notes de frais liés à l'affaire. Votre affaire est ainsi cloisonnée et sécurisée.
1 | Cliquez sur l'onglet Ressources associées. |
2 | Lancez une recherche de ressource dans le champ jaune puis sélectionnez-la. Elle est automatiquement ajoutée dans le tableau. |
3 | Pour supprimer une ressource, cliquez sur la ressource puis sur l'icône de suppression. |

La fonction Dupliquer l'Affaire courante consiste à créer une nouvelle Fiche affaire basée sur le contenu de l'affaire précédente.
Cliquez sur Édition > Dupliquer l'affaire courante.

Un produit vendu correspond à une prestation vendue (formation, assistance, etc).
Note
La création de produits vendus est généralement réalisée lors de la reprise de données. Néanmoins, vous pouvez avoir ponctuellement besoin d'en créer d'autres.
Comprendre le concept de produit vendu
L’un des axes fort d’analyse des ventes (comprenant le prévisionnel, la trésorerie et la facturation) est la nomenclature des produits vendus. Cette nomenclature est structurée en familles et sous-familles de produits et utilisée dans les devis / commandes / livraisons / factures et avoirs.
Non seulement ces familles, sous-familles et produits sont les axes d’analyse standard de la facturation, mais les produits eux-mêmes sont la base qui permet la génération des écritures en comptabilité à partir des factures et des avoirs.
Un produit vendu correspondra à une prestation globale vendue, c’est à dire que la facture sera constituée d’une ligne avec un code produit vendu, un prix et une description détaillée.
On associe un compte comptable à chaque produit vendu.
Un produit vendu dans Akuiteo est composé des éléments suivants :
Éléments | Description |
---|---|
Regroupement | Code qui permet de regrouper les produits vendus |
Référence | Référence du produit vendu. Regroupement + référence : clé d’unicité par référentiel (produits achetés ou produits vendus). Cette combinaison peut s’utiliser à la fois dans les produits achetés et dans les produits vendus. |
Désignation | Désignation apparaissant par défaut après le choix du produit vendu lors de la saisie d’une commande |
Famille / Sous-famille | Axe d’analyse des ventes |
Comptes comptables CG | Comptes de destination finale en comptabilité |
Code TVA | Code / Taux de TVA appliqué par défaut |
Saisir les informations générales sur le produit vendu
1 | Allez dans Gestion > Ventes > Produits vendus > ![]() |
2 | Sous la section Principal, ajoutez le logo du produit en le glissant déposant sur la zone Logo et renseignez les champs suivants : |
- Établissement : établissement de la société.
- Regroupement : code permettant de regrouper des produits vendus pour aider à la saisie.
- Référence : référence du produit (ex : module optionnel).
- Désignations produit.
- Famille et sous-famille du produit.
- Reconnaissance du CA : indique le produit vendu comme reconnu en chiffre d'affaires.
- Remise % : à remplir si une remise doit être accordée.
3 | Ajoutez un commentaire sur le produit. |
4 | Sous la section Stock et Conditionnement, renseignez les champs suivants : |
- Nature : type du produit. Permet de préciser si le produit peut être fourni en série. Cette information est visible en gestion de stock.
- Délais réappro : délai de réapprovisionnement en jour.
- Unité : quantité du conditionnement.
- Seuil : stock minimum. Seuil à partir duquel le réapprovisionnement doit être effectué.
5 | Sous la section Lien Ressource, renseignez le collaborateur et ses actions réalisées. |
6 | Sous la section Compte CG, renseignez les champs suivants : |
- Produit : compte comptable pour les pièces liées à des clients situés en France, dans l’union européenne ou hors UE.
- Groupe : compte comptable pour les achats liés à des clients d'une filiale située en France, dans l’union européenne ou hors UE.
- Interne : compte comptable interne pour les ventes en France et dans l'UE.
- A établir : code du produit.
- Code T.V.A. : code TVA du produit.
- Fin de validité : date à laquelle le produit ne sera plus disponible dans les ventes.
7 | Sous la section Prestation associée, indiquez : |
- la prestation associée à ce produit (ex : Test) et le produit vendu associé. Cela permet d'associer automatiquement le produit vendu au contrat de la prestation associée.
- le pourcentage du prix de la ligne de commande. Cela permet de déterminer le prix du produit dans le contrat.
8 | Sauvegardez. |
Lier les produits vendus et achetés entre eux
Vous pouvez avoir des produits vendus et achetés dans Akuiteo.
Lier des produits vendus et achetés entre eux est utile dans le cas où les produits achetés sont ensuite revendus. Cela permet de :
- générer des cotations à partir des devis
- générer des commandes fournisseurs à partir des commandes clients.
- calculer une marge prévisionnelle sur les devis.
1 | Cliquez sur l'onglet Liens produits achetés et cliquez sur ![]() |
2 | Renseignez les champs suivants : |
- Regroupement : code du produit acheté.
- Référence et désignation (famille et sous-famille), du produit acheté.
- Quantité : quantité en stock du produit acheté correspondant.
3 | Cliquez sur ![]() |
Ajouter le tarif du produit vendu
Pour définir un tarif de produit vendu, vous avez 3 possibilités :
- définir un tarif simple.
- définir un tarif qui s'applique à un client en particulier.
- définir un tarif de base qui sera repris pour tous les produits inclus dans ce mode de tarif.
Définir un tarif simple
1 | Cliquez sur l'onglet Tarifs puis sur ![]() ![]() |
2 | Renseignez un code, un libellé et éventuellement une clé. |
3 | Remplissez l'intervalle de quantité de produits achetés pour le tarif dans les champs Quantité et Tarif puis sauvegardez. |
Définir un tarif de base
1 | Allez dans le menu Gestion > Ventes > Tarif de vente > Tarif de base > ![]() |
2 | Sous l'onglet Nouveau tarif de base, cliquez sur ![]() |
- Mode tarif de base paramétré dans le module Paramétrage.
- Regroupement, référence et désignation du produit vendu que vous venez de créer.
- Date de début et de fin à laquelle le tarif s'applique.
- Seuil : stock minimum.
- Tarif, remise accordée et coefficient.
3 | Sauvegardez. |
Définir un tarif client
1 | Allez dans le menu Gestion > Ventes > Tarif de vente > Tarifs client > ![]() |
2 | Sous l'onglet Nouveau tarif spécifique client, cliquez sur ![]() |
3 | Sauvegardez. |
Modifier le produit
1 | Depuis la fiche de produit vendu, cliquez dans le menu Édition. |
2 | Sélectionnez la modification à apporter : |
- Dupliquer le produit vendu
- Éditer le produit vendu : les destinataires des éditions seront pré-paramétrés par votre administrateur.
- Envoyer par mail.
- Modifier le regroupement de la référence : lors d'une modification classique, il n'est pas possible de modifier la référence du produit. Cette fonction permet donc de modifier le code de regroupement ainsi que la référence du produit.
- Modifier la famille / sous-famille : lors d'une modification classique, il n'est pas possible de modifier la famille ni la sous-famille du produit. Cette fonction permet donc de modifier le code de la famille ainsi que celui de la sous famille .
- Supprimer le lien vers le collaborateur et l'action.
- Associer un collaborateur et une action : permet d'associer un collaborateur et une action à un produit vendu. Ces liens sont utilisés pour la génération du planning à partir d'un devis.
- Rechercher les quantités de produits commandés / livrés / facturés : permet de rechercher toutes les commandes, livraisons et factures contenant le produit vendu pour la période renseignée.
- Créer une demande de matériel.
- Afficher l'historique détaillé depuis Édition > Historique détaillé.
Créer un pack à partir d'un ensemble de produits vendus
Vous pouvez vendre des produits vendus sous forme de packs et ainsi les associer à un devis. Exemple : Pack SAS.
1 | Allez dans Gestion > Ventes > Packs > ![]() |
2 | Sélectionnez l'établissement qui propose le pack. |
3 | Saisissez un regroupement, une référence, une désignation et une date de fin de validité si besoin. |
4 | Sous la section Produits vendus, cliquez sur ![]() |
5 | Saisissez les quantités, prix unitaire pour chaque produit puis sélectionnez le code TVA à appliquer. |
6 | Cliquez sur ![]() |
7 | Sauvegardez. |