Contacter le client

Vous pouvez créer des événements sur différents types d'objets :
- des tiers (clients, prospects, fournisseurs…)
- des affaires
- des pièces de gestion (chaîne achat et vente)
- d'autres objets (contrats de maintenance, chiffrages, lots, sous-lots…)
Il existe trois types d’événements : tâches, rendez-vous et notes. Les tâches et rendez-vous sont visibles dans le planning des collaborateurs, mais en consultation uniquement. Leur modification ne peut se faire que directement depuis leur fiche en faisant un double clic sur la zone du planning.
Créer un nouvel événement
Si vous créez un événement depuis un module Akuiteo comme Achat, Tiers ou Affaire, les informations principales du module d'origine seront reprises.
Sur les fiches des tiers et des pièces de gestion liées, le lien vers l’événement est visible depuis la page "événement lié".
Pour créer un nouvel événement, ouvrez le menu Outils et sélectionnez l'événement de votre choix : Nouvelle tâche / Nouveau rendez-vous / Nouvelle note.
Renseigner les informations générales de l’événement
1 | Sous l'onglet Détail, saisissez la catégorie et le libellé/objet de l'événement. |
2 | Précisez le Propriétaire. Par défaut, le collaborateur associé à l'utilisateur connecté est automatiquement affiché. Vous pouvez sélectionner un propriétaire différent si vous voulez, par exemple, qu'un rappel sur un rendez-vous ou événement soit affiché dans son TBI. |
3 | Indiquez si l'événement est lié au support en cochant la case correspondante. |
4 | Renseignez les dates et heures de l’événement : |
- date et heure limites à laquelle la tâche doit être réalisée ainsi que son état d'avancement (les différents états seront fixés dans Akuiteo et suivront les états Outlook : Non commencée / en cours / terminée …)
- dates de début et fin et journée entière ou non du rendez-vous
- date de fin de validité de la note
5 | Indiquez le niveau d'importance de l’événement depuis le champ déroulant Priorité. Concernant une tâche, vous pouvez aussi sélectionner son état et son pourcentage d'avancement. |
6 | [Rendez-vous et tâche uniquement] Cochez la case Rappel et indiquez la date et l'horaire qui nécessitent un rappel (rappel de démonstration, rappel d'un prospect). La date de rappel sera exploitée par le tableau de bord Événements. |
7 | Rajoutez un commentaire dans le champ Notes. |
8 | Liez un tiers (collaborateur, client/prospect, fournisseur ou un autre tiers) à l’événement en cliquant sur ![]() |
- Collaborateur : trigramme et nom,
- Client/Prospect/Site/Contact : nom de la société, du site et des contacts
- Fournisseur/Site/Contact : nom de la société, du site et des contacts
- Un autre tiers : type (concurrent, partenaire, etc), nom, site
9 | Liez une pièce de gestion de type en cliquant sur ![]() |
- ventes : opportunité, devis, commande, etc.
- achats : cotation, commande fournisseur, etc.
- support : contrat de maintenance, demande, etc.
- autre : stage, session, pays
Autoriser les utilisateurs à consulter un événement
En fonction du niveau de confidentialité de l'événement, vous pouvez indiquer un niveau d'habilitation pour consulter les informations à ce sujet.
1 | Cliquez sur l'onglet Autorisation et précisez le niveau d’habilitation de l'utilisateur pour consulter l'événement : |
- Sans restriction,
- Si vous sélectionnez les options Niveau d’habilitation égal/supérieur à, vous devez saisir un chiffre entre 0 et 999 dans le champ Niveau d'habilitation, correspondant au niveau d'habilitation paramétré dans la fiche utilisateur,
- Si vous sélectionnez l'option Collaborateurs autorisés (non géré sur le portail client), vous pouvez préciser les employés autorisés à consulter la fiche dans le tableau Collaborateurs autorisés.
2 | Sélectionnez les collaborateurs concernés pour les ajouter à la liste. |
Créer un nouvel événement lié à l’événement courant
Cette fonction permet de créer une nouvelle fiche événement basée sur le contenu de l’événement précédent. Il est par exemple possible de créer un rendez-vous à partir d'une note ou d'une tâche
- Depuis l'événement, allez dans Édition > Nouvel événement lié à l’événement courant et choisissez tâche, rendez-vous et note.
Convertir l’événement en rendez-vous, tâche ou note
Cette fonction permet de modifier soit le contenu de l’événement, soit le type d’événement (rendez-vous / tâche / note) sans obligatoirement en changer le contenu.
- Depuis l'événement, allez dans Édition > Modifier > Convertir en rendez-vous / tâche / note en fonction de votre événement à transformer.
- Vous pouvez aussi y accéder depuis
et cliquez sur Convertir en...
Consulter et créer un événement confidentiel par défaut
1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Paramètres spécifiques > Règles de gestion. |
2 | Activez le pilote V9_CONFID puis sauvegardez. |
3 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Sécurité > Gestion des DMF. |
4 | Activez les DMF suivants : |
- 1701** DONNEES EVENEMENTS *
- 170101 DONNEES EVENEMENTS VOIR LES EVENEMENTS CONFIDENTIELS
- 170201 DONNEES EVENEMENTS INS EVT CONFID DEFAUT
À la prochaine création d'un événement, celui-ci sera automatiquement considéré comme confidentiel. Vous pourrez également consulter les événements confidentiels.
Automatiser la saisie de la catégorie d'événement
Vous pouvez préciser les catégories par défaut à faire apparaître dans une note créée depuis un rendez-vous de planning ou d'un e-mail.
Pour cela :
1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Transverse > Catégories d'événements. |
2 | Ouvrez une catégorie ou créez-en une. |
3 | Sous la section Informations principales, cochez les cases Défaut depuis l'agenda et/ou Défaut depuis les mails. |
4 | Validez. |
5 | Ouvrez un agenda et ajouter un événement. |
6 | Faites un clic droit et sélectionnez Créer une note. |
La catégorie est indiquée par défaut.
2 préférences Utilisateur sont également disponibles depuis Édition > Préférences > Générales :
- Catégorie par défaut pour l'agenda
- Catégorie par défaut pour les mails
À la création d'un événement, Akuiteo ira voir si l'utilisateur a positionné une préférence. Autrement, il ira chercher la catégorie paramétrée par défaut.

Envoyer par mail
Cette fonction permet d'envoyer un e-mail avec toutes les informations relatives à l’événement.
1 | Depuis l'événement, allez dans Édition > Envoyer par mail ou cliquez sur ![]() |
2 | Dans l'écran Envoyer par mail, sélectionnez les destinataires collaborateur. |
3 | Sélectionnez le modèle de mail et saisissez un objet de mail. |
4 | Sélectionnez les formats de mail, les pièces jointes ou non puis validez. |
Le mail contenant les informations de l’événement est envoyé.
Archiver l’événement
Cette fonction permet d'archiver ou, à l'inverse, de désarchiver l'événement courant. Une fois archivé, il ne peut plus être modifié ni supprimé, et n’apparaît pas par défaut dans les listes (ex : Tableau de Bord). La mention Archivé est indiquée sur l'événement.
- Depuis l'événement, allez dans Édition > Archiver l’événement.
Vous pouvez également archiver un événement que vous avez lié à un tiers ou un objet directement depuis une fiche :
1 | Ouvrez la fiche (ex : fiche client). |
2 | Sous l'onglet Événements liés, faites un clic droit sur l'événement et sélectionnez Archiver l’événement. |
L’événement disparaît de la liste et est archivé.
Figer l’événement
Cette fonction permet de figer l'événement courant. Ainsi il ne peut plus être modifié ni supprimé. La mention Figé est indiquée sur l'événement.
- Depuis l'événement, allez dans Édition > Figer l’événement.
Dupliquer l’événement
Cette fonction appelée Nouvel événement lié à l'événement courant permet de copier le contenu d'un événement à l'identique. Cela vous permet de gagner du temps en rapatriant les données personnalisées et les tiers liés dans la nouvelle fiche.
Gérer la confidentialité de l’événement
Cette fonction permet de rendre confidentiel un événement ou, à l'inverse, de le rendre à nouveau accessible à tous.
Pour automatiser la confidentialité des événements, référez-vous à la section Créer un événement.
- Depuis l'événement, allez dans Édition > Gérer la confidentialité de l’événement.
Créer une opportunité
Cette fonction permet de transformer un événement en une opportunité de vente ou formation et ainsi démarrer le processus de vente ou de formation. L'opportunité est ainsi pré-remplie.
- Depuis l'événement, allez dans Édition > Créer une pièce de gestion > Créer une opportunité ou cliquez directement sur
.

Ces entrées vous permettent de gérer et distribuer vos données Akuiteo à travers différents media.
Les écrans de gestion des éditions, e-mails et synchronisation Outlook sont disponibles depuis la barre de menu Outils > cliquer sur l'entrée souhaitée.
Édition de synthèse
Contrairement aux éditions standards qui se paramètrent lorsque vous vous trouvez dans un module donné, les éditions de synthèse se lancent sans contexte particulier.
L'édition doit contenir ses propres requêtes pour pouvoir remonter les données à afficher. Ces éditions sont développées avec l'outil de design BIRT. Pour en savoir plus sur BIRT, merci de contacter votre interlocuteur Akuiteo.
Gestion des mails
Cette fonction vous permet de rechercher et afficher vos e-mails contenus dans un répertoire Outlook, directement depuis Akuiteo
Synchronisation
Il est possible de synchroniser le contenu du calendrier d'Outlook avec le contenu de la fiche Mon Planning d'Akuiteo. Les éléments à synchroniser (événements, tâches d'une affaire...) sont définis dans les préférences utilisateur.