Gestion des PDF originaux par type de document

DMF 090171 ADMINISTRATEUR PARAMETRAGE PARAMÉTRAGE DE LA GESTION DES PDF ORIGINAUX

Le paramétrage des PDF originaux par type de document permet de définir si un PDF original doit être généré ou doit être obligatoire pour les pièces de gestion suivantes : notes de frais, factures et avoirs client et fournisseur.

Pour les pièces de gestion concernées, il est possible de rendre obligatoire :

  • la présence d'un PDF original pour pouvoir facturer une note de frais ou comptabiliser une facture ou un avoir fournisseur ;
  • la génération d'un PDF original lors de la facturation d'une note de frais ou de la comptabilisation d'une facture ou d'un avoir client ;
  • le cachetage d'un PDF original grâce à un certificat de type RGS*.

Le paramétrage pour la gestion des PDF originaux en fonction du type de document est accessible depuis Paramétrage Général > Documents > Gestion des PDF originaux par type de document.

L'écran de paramétrage affiche le paramétrage pour la société de l'utilisateur connecté. Il est également possible de paramétrer la gestion des PDF originaux sur la société ***** pour que celle-ci soit disponible pour toutes les sociétés.

Paramétrer la gestion des PDF originaux

Notes de frais

La section Lors de la facturation de la note de frais permet de gérer les PDF originaux pour les notes de frais :

Champ Description
Aucun Sélectionnez cette option si le PDF original ne doit ni être généré ni contrôlé.
Génération d'un PDF original

Sélectionnez cette option pour que le PDF original soit automatiquement généré lors de la facturation d'une note de frais.

Si cette option est sélectionnée :

  • la note de frais ne peut posséder qu'un seul document original ;
  • le document original est généré lors de la facturation et/ou de l'édition de la note de frais (et uniquement à ce moment).
Contrôle de la présence d'un PDF original

Sélectionnez cette option pour vérifier qu'il existe un PDF original lors de la facturation de la note de frais.

Si cette option est sélectionnée :

  • un contrôle est effectué lors de la facturation de la note de frais ;
  • si la note de frais ne possède pas de PDF original, celle-ci ne pourra pas être facturée ;
  • la note de frais peut posséder plusieurs documents originaux ;
  • lorsqu'un document PDF est lié à la note de frais, une pop-up propose d'ajouter le document comme PDF original.
Cachetage

Cochez cette case pour signer le PDF original grâce à un certificat de sécurité paramétré sur le serveur.

Si cette case est cochée, le champ Répertoire est disponible pour indiquer l'endroit où le PDF sera déplacé lorsqu'il sera marqué comme Original.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage du cachetage des PDF originaux, voir Paramétrer le cachetage des PDF originaux.

Verrouiller les autres documents liés

Cette case est seulement disponible si l'option Génération d'un PDF original est sélectionnée.

Si cette case est cochée, les autres documents liés à la note de frais seront automatiquement verrouillés et ne pourront donc plus être modifiés ou supprimés.

Factures et avoirs client

La section Lors de la comptabilisation de la facture / avoir client permet de gérer les PDF originaux pour les factures et avoirs client :

Champ Description
Génération d'un PDF original

Sélectionnez cette option pour que le PDF original soit automatiquement généré lors de la comptabilisation d'une facture ou d'un avoir client.

Si cette option est sélectionnée :

  • la facture ou l'avoir client ne peut posséder qu'un seul document original ;
  • le document original est généré lors de la comptabilisation et/ou de l'édition de la facture ou de l'avoir client (et uniquement à ce moment).
Cachetage

Cochez cette case pour signer le PDF original grâce à un certificat de sécurité paramétré sur le serveur.

Si cette case est cochée, le champ Répertoire est disponible pour indiquer l'endroit où le PDF sera déplacé lorsqu'il sera marqué comme Original.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage du cachetage des PDF originaux, voir Paramétrer le cachetage des PDF originaux.

Verrouiller les autres documents liés

Cette case est seulement disponible si l'option Génération d'un PDF original est sélectionnée.

Si cette case est cochée, les autres documents liés à la facture ou à l'avoir client seront automatiquement verrouillés et ne pourront donc plus être modifiés ou supprimés.

Factures et avoirs fournisseur

La section Lors de la comptabilisation de la facture / avoir fournisseur permet de gérer les PDF originaux pour factures et avoirs fournisseur :

Champ Description
Contrôle de la présence d'un PDF original

Sélectionnez cette option pour vérifier qu'il existe un PDF original lors de la comptabilisation de la facture ou de l'avoir fournisseur.

Si cette option est sélectionnée :

  • un contrôle est effectué lors de la comptabilisation de la facture ou de l'avoir fournisseur ;
  • si la facture ou l'avoir fournisseur ne possède pas de PDF original, la comptabilisation sera impossible ;
  • la facture et l'avoir fournisseur peuvent posséder plusieurs documents originaux ;
  • lorsqu'un document PDF est lié à la facture ou à l'avoir fournisseur, une pop-up propose d'ajouter le document comme PDF original.
Cachetage

Cochez cette case pour signer le PDF original grâce à un certificat de sécurité paramétré sur le serveur.

Si cette case est cochée, le champ Répertoire est disponible pour indiquer l'endroit où le PDF sera déplacé lorsqu'il sera marqué comme Original.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage du cachetage des PDF originaux, voir Paramétrer le cachetage des PDF originaux.

Paramétrer le cachetage des PDF originaux

Akuiteo permet d'utiliser des certificats de type RGS* afin de cacheter électroniquement les PDF originaux.

Pour paramétrer le cachetage des PDF originaux :

  • Ajoutez les variables d'environnement suivantes dans le paramétrage du serveur Tomcat :
    • pdf.sign.pfxfile - chemin d'accès vers le fichier pfx contenant le certificat de signature des PDF
    • pdf.sign.pfxpassword - mot de passe du fichier pfx
  • Activez le pilote applicatif DOC_ORIG_CACHETAGE. Si ce pilote n'est pas activé, le champ Cachetage n'est pas affiché dans l'écran de paramétrage Gestion des PDF originaux par type de document.