Le Tableau de Bord Interactif
Le Tableau de Bord Interactif (TBI) permet à vos collaborateurs de mettre à jour leurs informations dans Akuiteo et lister les tâches à réaliser.
Le TBI est accessible depuis le menu Favoris > Tableau de bord personnel interactif. Il est soumis au DMF 1610** (en plus des DMF spécifiques aux actions à réaliser sur le TBI).
Des pilotes applicatifs sont également à paramétrer :
- TBI_ETAT_AFF : permet de préciser les codes états d’affaire à exclure des actions du TBI.
- TBI_ALL_AFF : permet d’inclure également les affaires clôturées dans les contrôles du TBI.
Pré-requis : Vous devez définir les actions possibles, par affaire ou transverse, depuis le TBI. Pour cela,vous devez Définir des modèles de contrôles ou tâches à effectuer obligatoirement depuis le TBI par l'utilisateur connecté.
Définir des modèles de contrôles
Les modèles de contrôles vous permettent de définir des profils de responsabilité, que vous pourrez par la suite affecter à des utilisateurs collaborateurs liés à une affaire. Vous pouvez créer une infinité de modèles de contrôles.
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Allez dans Outils > Paramétrages > Paramétrage général > Affaire > Modèles de contrôle. |
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Sous l'onglet Résultat contrôle, cliquez sur . |
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Pour chaque modèle de contrôle, définissez : |
- Un type :
- Contrôle par affaire : s'applique uniquement aux collaborateurs désignés sur les affaires. Il est utilisé pour les chefs de projet et leurs affaires. Ex : Responsable Commercial.
- Contrôle transverse : s'applique aux collaborateurs associés à ce modèle sans qu’il soit nécessaire de les associer à des affaires. Il est utilisé pour les managers afin d’obtenir une vue transversale.
- Un nom : permet d'indiquer à quel profil s’adresse ce modèle.
- Un ensemble de contrôles : permet de choisir les contrôles qui seront à effectuer une fois la case Sélection cochée face à la règle correspondante.
Définir les modèles de contrôle transverse
Pour définir les modèles de contrôles transverses,vous devez associer le ou les modèles de contrôles de type transverse à un collaborateur.
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Ouvrez une fiche collaborateur. |
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Allez dans Édition > Paramétrages complémentaires > Paramétrage des contrôles associés. L'onglet Contrôles associés s'ouvre. |
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Pour associer un nouveau modèle, dans la section Liste des modèles de contrôle associés, recherchez les contrôles depuis le champ Modèles. Le modèle est automatiquement associé au collaborateur et apparaît dans le tableau. |
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Pour supprimer un modèle, sélectionnez-le dans le tableau et cliquez sur le bouton Supprimer. |
Définir les modèles de contrôle par affaire
Deux étapes sont nécessaires :
- Associer un ou plusieurs modèles de contrôles au collaborateur.
- Associer un "collaborateur avec modèle de contrôle" à l’affaire .
Étape 1 : Associer un ou plusieurs modèles de contrôles à un collaborateur
Étape 2 : Associer un "collaborateur avec modèles de contrôles" à l’affaire
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Si vous souhaitez associer de manière automatique le collaborateur avec modèle de contrôles à l'affaire, créez simplement une nouvelle affaire. Akuiteo ajoute alors à l’affaire les collaborateurs désignés dans les champs Resp. Affaire et Resp. Commercial. |
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Si vous souhaitez associer manuellement le collaborateur avec modèle de contrôles à l’affaire : |
- Activez l'onglet Resp. contrôle dans la fiche Affaire depuis Édition > Préférences > Générales > Affaire > Fiche Affaire.
- Décochez la case Ne pas afficher l'onglet responsables de contrôles et sauvegardez.
- Ouvrez une fiche affaire et cliquez sur l'onglet Resp. contrôle.
- Cliquez sur
et sélectionnez le ou les collaborateur(s) avec la touche Ctrl dans la liste d’aide qui s'affiche. Les collaborateurs sont affichés dans la partie gauche de l'écran.
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Pour supprimer un collaborateur avec modèle de contrôles, sélectionnez-le et cliquez sur . |
Note
Lorsque vous cliquez sur un collaborateur dans le tableau de gauche, le tableau de droite affiche la liste des contrôles associé au profil du collaborateur.
Étape additionnelle : Associer une affaire à un "collaborateur avec modèles de contrôles"
l'inverse du cas cité dans l'étape 2, vous pouvez associer une affaire au collaborateur commercial ou responsable d'affaire, avec modèle associé, depuis sa fiche.
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Ouvrez une fiche collaborateur.
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Allez dans Édition > Paramétrages complémentaires > Paramétrage des contrôles associés. L'onglet Contrôles associés s'ouvre. |
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Sélectionnez dans le tableau du haut les modèles déjà associés au collaborateur afin de vérifier les affaires déjà liées au collaborateur courant et au modèle sélectionné. |
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Si certaines affaires ne sont pas associées, ajoutez-en en cliquant sur le bouton +. |
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Dans la fenêtre qui s'ouvre, recherchez les affaires par responsable d’affaire ou par responsable commercial en cliquant sur Recherche. |
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Dans le tableau Liste des affaires non-clôturées, sélectionnez les affaires souhaitées et cliquez sur Valider. |
Le collaborateur est désormais désigné sur chacune de ces affaires avec le modèle de contrôle sélectionné.
Lancer automatiquement le TBI
Le TBI regroupe en un écran toute une liste de tâche à réaliser Akuiteo, il est donc important qu'il soit à disposition rapidement et à tout moment.
Vous pouvez donc demander à Akuiteo d'afficher automatiquement le TBI dès qu'un utilisateur se connecte.
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Allez dans Tiers > Gestion des utilisateurs > lancez une recherche et ouvrez une fiche utilisateur. |
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Cochez la case Lancement du TBI au démarrage et sauvegardez. |
À la prochaine connexion de l'utilisateur, le TBI s'affichera automatiquement en page d'accueil.
Relancer sur les temps passés
Lorsque vous activez le TBI, le contrôle intitulé les temps passés doivent être saisis sur les 4 semaines précédant la semaine courante se déclenche par défaut. Cela signifie que les collaborateurs seront relancés par e-mail si jamais ils n'ont pas saisi leurs temps passés au cours des 4 dernières semaines.
Si vous souhaitez désactiver cette relance pour certains collaborateurs (Direction, par exemple), cochez la case Ne pas relancer sur les temps passés dans les fiches collaborateur correspondantes.