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: : Creating an Expense Report
Pré-requis :
- Before creating new expense reports, you must configure some data from Tools > Setup > General setup > Expense reports. Pour plus d'informations, veuillez consulter le Guide des modules Akuiteo section General - Expense Reports.
- Expense reports are done expense per expense. The company must be updated before creating an expense report. If this is not the case, the user may take the risk to have one or several expense reports that he will not be able to modify.
- Go to Bookmarks > My Expense report > .

- In the expense report creation screen, enter the mission number that generated an expense and enter the expense report creation date.
- Click on
on the right of the screen to display the input fields.
- Renseignez les informations suivantes :
- Date dépense : date à laquelle le collaborateur a réalisé la dépense.
- Nature de la dépense : nature de la dépense engagée par le collaborateur (ex : frais kilométriques). The VAT code of the purchased product linked to the selected expense type initializes the line VAT code.
Automatiser le libellé d'une ligne de note de frais concernant des indemnités kilométriques
Vous devez paramétrer Péage entre Villes et Distance entre Villes depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage général pour mettre à jour immédiatement le libellé de la ligne de la note de frais selon la structure suivante lors de la sélection d'une nature de dépense :
Si Distance entre Villes
Return => "Return trip "+ CityA + "-" + CityB
Aller => "Trajet Simple : " + VilleA + " - " + VilleB
Si Péage entre Villes
Return => "Toll trip "+ CityA + "-" + CityB
Aller => "Péage Simple : " + VilleA + " - " + VilleB
- Prix Unitaire et quantité de la note de frais. This information is retrieved to automatically fill the Amounts field.
- Puissance et km : si le type de la dépense correspond à une indemnité kilométrique, ces champs apparaissent. Each power is associated with a price (amount in reference current/km).
- Devise : code de la devise dans laquelle la dépense a été réalisée. By default, the currency is the reference one. Pour plus d'informations, veuillez consulter le Guide des modules Akuiteo section Général - Devises.
- Code TVA et Taux : le code TVA est initialisé avec le code TVA du produit acheté, mais il est modifiable. The VAT rate matching the VAT code and the expense date is displayed.
- Taux : taux de la devise en vigueur à la date de la dépense. Default: 1.00000000.
- Client : nom d'appel et code du client concerné.
- Affaire/lot/sous-lot permettant d'imputer la dépense sur une affaire définie.
- Titre et résumé de la note de frais.
- Cochez les cases suivantes si besoin :
- Refacturable : la dépense est re-facturable.
- Non remboursable : la dépense n'est pas remboursable.
- Conserver les infos de cette ligne : permet de conserver une image de la ligne saisie. This copy allows you to easily enter the next expense report if the expenses are similar.
- Add a voucher or an invoice by dragging-dropping your document on the expense report screen. The Linked documents tab is displayed with the voucher. Save. You can also add a voucher from a Document record sheet from Tools > New document > Link an accounting voucher to the document > Associate an expense report.
Note: If there is an error in your expense reports, you can unvalidate them. You must use this option with caution. Vous devez activer les DMF suivants :
- 041520 ACHATS NOTES DE FRAIS DEVALIDER NDF
- 041521 ACHATS NOTES DE FRAIS ANNULER TERMINAISON NDF
From the Edit menu, the menu entry to invalidate or cancel the finishing process if available.
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