A
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C'est aussi une affaire de coûts, mais elle est censée à terme générer directement ou indirectement du chiffre d’affaires. Une affaire d’investissement est une affaire externe sur un client interne.
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Une affaire externe est obligatoirement associée à un client réel appelé client externe dans Akuiteo. Ces affaires centralisent des produits et des charges et génèrent normalement un résultat ou une marge. Le chiffre d’affaire associé à ces affaires doit couvrir les coûts directs et les coûts indirects (affaires internes et affaires d’investissement). En regroupant les affaires dans des états de situations analytiques, on sait déterminer le Chiffre d’affaires, les charges et le résultat d’un marché, d'un client, d'une Business Unit, d'une division et d’une société.
C
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Name of the project, customer, etc. Enables searching quickly for an element.
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Les commandes peuvent être créées soit à travers la transformation d’un devis, soit d’une saisie directe de la commande dans le module des commandes clients. Une commande porte les éléments financiers (liée à une affaire ou plusieurs) avec les montants et des dates de facturation prévisionnelles. Ce sont ces éléments qui vont permettre de suivre un tableau de bord de commandes en cours, ventilées dans le temps.
Il peut y avoir plusieurs commandes en cours pour une même affaire (dans le cas d’un avenant par exemple).
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La chaîne Achat débute avec la cotation ou demande de cotation, également appelée demande d’achat. Cette pièce est une précommande avant de transmettre la commande au fournisseur.
La cotation est ensuite transformée en commande fournisseur. Les commandes sont donc issues de la transformation d’une demande de cotation Akuiteo formalisant une demande de prix et d’une saisie directe de la commande dans le module des commandes d’achats.
D
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Les devis sont utilisés pour enregistrer et suivre les propositions financières. Ils peuvent être pondérés suivant la probabilité de signature. A chaque niveau correspond une pondération (coefficients dont le paramétrage est libre) dans les prévisions de chiffre d’affaires.
Il est possible de suivre les devis avec une date de signature prévisionnelle qui peut être rendue obligatoire à la saisie, et à partir de laquelle il est possible d’envoyer des rappels dans le Tableau de Bord personnel Interactif (TBI) des responsables de l’affaire (Responsable Affaire et Responsable Commercial via des modèles de contrôles).
Les devis permettent de suivre le tableau de bord prévisionnel des propositions remises à des clients en termes de montants, délais (par indication des dates prévisionnelles : de signature / de facturation), responsable des propositions, probabilité de signature.
Le rédacteur de la proposition peut figurer sur le devis en tant que collaborateur responsable du devis.
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Domain Module Function. Akuiteo's structure model. For example Domain = Third-parties; Module = Customers/Prospects; Function = create, modify...
E
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Official document describing a training center's activities. It must be issued each year.
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Company's personnel. The employee can be a user of Akuiteo.
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Company's subdivision (site, decision-making or profit center...). It is possible to allocate each account maintenance documents to entities for analytical purposes.
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Can be a task, an appointment (telephone, customer) or a memo.
F
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Les factures sont émises dans Akuiteo par les collaborateurs autorisés, à partir d’une ou plusieurs livraisons d’un même client; d’une ou plusieurs lignes d’un tableau de facturation; depuis le module "Facture" pour créer une facture indépendante.
Les factures seront comptabilisées par un utilisateur habilité qui peut être celui qui a généré les factures temporaires, ou par un autre collaborateur ayant l’autorisation. Cette action va générer automatiquement des écritures comptables.
La facture client peut être éditée dans Akuiteo. L’édition d’une facture temporaire sera dite "Brouillon" ou "Proforma", tandis que la première édition d’une facture comptabilisée sera considérée comme étant l’originale. Le fichier sera automatiquement ajouté comme document associé sur la facture dans Akuiteo. Les autres éditions réalisées dans Akuiteo (à partir de la fonction "Editer") seront considérées comme des "Duplicata".
Les conditions de règlements sont paramétrables sur le client et/ou sur l’affaire. A la création de la facture, Akuiteo calcule la date prévisionnelle de règlement en fonction de ces conditions de règlements, à partir de la date de pièce. L’utilisateur peut modifier au besoin cette date (la date d’échéance initiale est conservée).
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Si les commandes fournisseurs sont enregistrées en amont, le service comptable pourra utiliser les commandes pour les transformer en facture sans ressaisie, en passant par l’étape de réception (équivalent des livraisons en chaîne ventes), directement avec le bon code affaire.
Si une facture ne correspond pas exactement à sa commande/réception, il faut la créer indépendamment, puis la rattacher manuellement.
Les écritures comptables sont générées, comme pour les ventes, à la validation dans le système des factures d’achats.
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Allows creating project's financial statements quickly and at anytime. It is necessary to centralize data into an analytical posting called flows. Using the generated flows, you can create the initial and projected budget, as well as the project's results and forecast.
G
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Garantie de Temps de Rétablissement.
Délai contractuel dans lequel un service accidentellement interrompu doit être rétabli.
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Garantie de Temps d'Intervention.
La GTI est une garantie certifiant que l'intervention aura commencé dans le délai défini par cette dernière.
I
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Une affaire interne est une affaire de coûts. Elle centralise tous les coûts non imputables à un client. Une affaire interne est donc associée au client interne.
L
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La livraison peut être considérée comme un élément de préfacturation qui peut être gérée (ou demandée) par un chef de projet. La livraison va décrémenter la commande et sera par la suite transformée en facture temporaire (sans ressaisie).
La génération des livraisons à partir des lignes de commandes peut se faire depuis une commande client (en montant et en quantité); depuis un contrat client; depuis l’outil de refacturation des temps passés; depuis l’outil de refacturation en lot des temps passés.
N
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L'écran de saisie d'une nouvelle demande permet de retrouver rapidement des informations sur un client (identité, contrats, produits, anciennes demandes) pour créer la demande correspondante à ses attentes (extranet, bugs) lors de la création d'une demande support.
O
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An opportunity is created as soon as a project is proposed. It is usually linked to a prospect. Once this opportunity is validated, a Project is automatically created.
P
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It is the subdivision of a project and potentially can be further divided into sub-phases for analysis purposes.
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L'affaire est le cœur de la gestion analytique dans Akuiteo. Chaque ligne de vente, chaque ligne d’achat, les temps passés et les planning sont obligatoirement imputés à une affaire.
Il existe trois types d’affaires : 1) Les affaires internes 2) Les affaires externes 3) Les affaires d’investissement
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Gathers a set of projects, this is the top-most element in Akuiteo.
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Contains quotes, orders or supplier orders.
Q
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Quotes allow the collection of various suppliers' offers in order to choose the best price. This document aims at entering, modifying, revising, searching and editing quote requests.
R
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Fait de toper une ligne d’écriture comptable sur un compte de banque (512 pour la France) lorsque le montant correspondant apparait sur le relevé bancaire (Papier et/ou Numérique).
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La réception est créée à partir d’une commande fournisseur. Dès lors qu’un produit acheté est réceptionné, qu’il s’agisse de matériel ou prestations, cela se matérialise par une réception.
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A response is the immediate step after the support request. This is an action that enables the evolution of a request through various phases like created, open, suspended or resolved.
S
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Contains quotes, orders or customer invoices.
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Dans Akuiteo, le planning "de l'affaire" peut être visualisé de 3 manières : via le planning graphique (GANTT) de l’affaire complète ; via le planning d’une affectation regroupée par collaborateur ; via le planning d’une affectation regroupée par tâche.
Enfin, un planning "du Collaborateur" est aussi disponible depuis la fiche Collaborateur et offre une vue centrée sur l’individu en priorité, même si, là aussi, l'affaire reste liée au planning.
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An assignment is part of a schedule task. It is the link between an employee and a task on a given date and duration.
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A schedule task is a project's schedule task. Indeed, when you divide a project into phase/sub-phase/task, only the task is taken into account when following the schedule linked to the project. You cannot create a schedule without a task.
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Project life cycle. It allows the identification of the project status (pre-sales, pending signature, in production, in test phase, ended...). These statuses are defined in the status code table. It is possible to configure different management rules for each status.
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Tool used for report-generation and management of data control. Il est avant tout destiné aux contrôleurs de gestion mais peut être utilisé par tous les managers de votre société.
Most reports generated by the Manager tool are able to be edited. You can access and update account maintenance documents.
The Manager Tool can be used to manually or automatically email a reminder to project managers.
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Les tableaux de facturation permettent de constater des échéances de facturation. Ils permettent de décorréler la facturation de la réalisation des prestations. Il est ainsi possible d’avoir un bon de commande décrivant un contrat (avec lots et sous lots), relié à un tableau de facturation (qui peut avoir un contenu organisé différemment, ex: avec uniquement des échéances et peu de détails dans les lots).
La commande peut être livrée, mais ne donnera pas lieu à des factures. En effet, lorsqu’une commande est liée à un tableau de facturation et que ses lignes sont livrées, le bon de livraison généré est directement dans un statut "facturé". Il ne sera jamais envoyé pour facturation.
Les factures sont établies à partir des lignes d’échéances du tableau de facturation.
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Les tableaux de facturation permettent de constater des échéances de facturation. Ils permettent de décorréler la facturation de la réalisation des prestations. On peut avoir ainsi un bon de commande décrivant un contrat (avec lots et sous lots), relié à un tableau de facturation (qui peut avoir un contenu organisé différemment, ex : avec uniquement des échéances et peu de détails dans les lots) :
La commande peut être réceptionnée, mais ne donnera pas lieu à des factures. En effet, lorsqu’une commande est liée à un tableau de facturation et qu’on réceptionne une ligne, le bon de réception généré est directement dans un statut "facturé". Il ne sera jamais envoyé pour facturation.
Les factures sont établies à partir des lignes d’échéances du tableau de facturation.
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A task is an event like a note or an appointment. It works like a memo that you can associate with a schedule without having any impact on it, contrary to the 'schedule task'. Therefore, it cannot be transferred into the time spent schedule.
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A third party is an individual or a legal entity linked to your company. Suppliers, customers and employees can be considered as third parties.