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: : Créer une note de frais

Pré-requis :

- Avant de saisir des notes de frais, vous devez paramétrer certaines données depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Note de frais. Pour plus d'informations, veuillez consulter le Guide des modules Akuiteo section Paramétrage général - Note de frais.

- La saisie des notes de frais s'effectue frais par frais. La société doit impérativement être mise à jour avant toute création de note de frais. Si ce n'est pas le cas, l'utilisateur prend le risque de saisir une ou plusieurs notes de frais fausses qu'il ne pourra pas modifier.

  1. Allez dans Favoris > Ma note de frais > .
  2. Dans l'écran de création de note de frais, saisissez le numéro d'ordre de mission qui a donné lieu à des frais et précisez la date de création de la note de frais.
  3. Cliquez sur à droite de l'écran pour faire apparaître les champs de saisie.
  4. Renseignez les informations suivantes :

    Automatiser le libellé d'une ligne de note de frais concernant des indemnités kilométriques

    Vous devez paramétrer Péage entre Villes et Distance entre Villes depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage général pour mettre à jour immédiatement le libellé de la ligne de la note de frais selon la structure suivante lors de la sélection d'une nature de dépense :

    Si Distance entre Villes
    A/R => "Trajet Aller-Retour : " + VilleA + " - " + VilleB
    Aller => "Trajet Simple : " + VilleA + " - " + VilleB

    Si Péage entre Villes
    A/R => "Péage Aller-Retour : " + VilleA + " - " + VilleB
    Aller => "Péage Simple : " + VilleA + " - " + VilleB

  5. Cochez les cases suivantes si besoin :
  6. Ajoutez un justificatif ou une facture en glissant-déposant votre document sur l'écran de note de frais. L'onglet Documents liés apparaît contenant le justificatif et sauvegardez. Vous pouvez aussi ajouter un justificatif à partir d'une fiche Document depuis Outils > Nouveau document > Pièce de gestion liée > Associer une note de frais.
  7. Note : En cas d'erreur dans vos notes de frais, il est possible de les dé-valider. Cette fonction est à manipuler avec précaution. Vous devez activer les DMF suivants :
    - 041520 ACHATS NOTES DE FRAIS DEVALIDER NDF
    - 041521 ACHATS NOTES DE FRAIS ANNULER TERMINAISON NDF
    Depuis le menu Édition, l'entrée pour dé-valider ou pour annuler la terminaison est alors disponible.